Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/061
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/061
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 13 januari 2021 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Aalter om een afschrift te verkrijgen van het bestuursdocument door de gemeente Aalter op 11 december 2020 opgemaakt voor het Rijksregister met betrekking tot de vragen die xxx aan het Rijksregister gesteld had. Op 27 januari 2021 weigerde de gemeente Aalter in te gaan op dit openbaarheidsverzoek. Op 29 januari 2021 diende verzoeker beroep in tegen de voormelde weigeringsbeslissing van de gemeente Aalter. Dit beroep werd geregistreerd op 2 februari 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoekschrift dateert van 13 januari 2021. De weigeringsbeslissing van de gemeente Aalter dateert van 27 januari 2021, en maakt melding van de beroepstermijn en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in het Bestuursdecreet. Het beroepschrift d.d. 29 januari 2021 is binnen de decretaal bepaalde termijn ingediend.
www.vlaanderen.be
Het beroepschrift is uitdrukkelijk ook gericht tegen de aanrekening van 100 euro op 21 oktober 2020 door de gemeente Aalter voor een afschrift van een uittreksel uit het vergunningsregister (bouwhistoriek van het pand gelegen aan xxx pand dat verzoeker bewoont). Verzoeker meent dat een dergelijke retributie van 100 euro voor een document van 9 bladzijden strijdig is met Afdeling 2 artikel II.31 Bestuursdecreet, en dat dit geen redelijke prijs is. De beroepsinstantie stelt vast dat de gemeente Aalter deze retributie vastgelegd heeft in een retributiereglement op het afleveren van afschriften van administratieve niet-persoonsgebonden stukken, dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 16 december 2019. De toezichthoudende overheid voor retributiereglementen de gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen of de minister voor binnenlands bestuur. De beroepsinstantie is niet bevoegd om zich uit te spreken over het vastleggen van de tarieven voor het bekomen van afschriften van bestuursdocumenten. Conform Artikel II.48. §1 Bestuursdecreet kan bij de beroepsinstantie immers enkel beroep ingesteld worden tegen: 1° een beslissing van een overheidsinstantie als vermeld in artikel II.28, § 1, over een aanvraag als vermeld in artikel II.40 of II.47; 2° het uitblijven van een beslissing nadat de termijn waarbinnen de beslissing moest worden genomen, verstreken is; 3° een onwillige uitvoering van een beslissing tot openbaarmaking, aanvulling of verbetering. Dit onderdeel van het beroepschrift is bijgevolg onontvankelijk. Het beroep tegen de weigeringsbeslissing van 27 januari 2021 inzake het openbaarheidsverzoek van 13 januari 2021 is wel ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
In haar weigeringsbeslissing van 27 januari 2021 stelde de gemeente enerzijds dat het gevraagde bestuursdocument niet bestond, en anderzijds dat er door het gemeentebestuur wel een verduidelijkend schrijven aan het Rijksregister te Gent verzonden werd in het kader van zijn klacht aan BIZ (Binnenlandse Zaken) naar aanleiding van het opnemen van zijn rijksregisternummer op zijn factuur. Verder motiveerde de gemeente haar weigering om dit laatste document openbaar te maken als volgt: ‘Dit bestuursdocument bevat onder meer een beschrijving van de interne informaticatoepassingen van de
gemeente en diens facturatie naar burgers. Om die reden oefent de gemeente een belangenafweging uit tussen enerzijds het belang van de openbaarheid en anderzijds het belang van het vertrouwelijk karakter van de handelingen van een overheidsinstantie (art. II.35, 5° Bestuursdecreet). Er werd geoordeeld dat de openbaarheid van het bestuursdocument dat verduidelijking verschaft aan de diensten van het Rijksregister niet opweegt tegen het belang van de bescherming van de vertrouwelijkheid van de handelingen van de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/061
pagina 2 van 5
gemeente als overheidsinstantie, aangezien dit noodzakelijk is voor een deugdelijke politieke besluitvorming.’ 2. Inhoud van het beroepschrift Op 29 januari 2021 diende verzoeker beroep in tegen deze weigeringsbeslissing. Hij meent dat zijn vraag niet onredelijk is, en verduidelijkt dat alle gegevens die personen zouden kunnen identificeren verwijderd/gemaskeerd mogen worden. Het beroep heeft bijgevolg als voorwerp het schrijven d.d. 11 december 2020 van de gemeente Aalter aan het Rijksregister, zonder de informatie die personen zou kunnen identificeren.
3. Toelichting door de gemeente Aalter d.d. 8 februari 2021 De beroepsinstantie heeft, om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen de gemeente Aalter op 2 februari 2021 om nadere toelichting verzocht betreffende dit beroep. Per mail van 8 februari 2021 bezorgde de gemeente het gevraagde document en enige toelichting aan de beroepsinstantie. Vooreerst schetst zij de context bij het volgens haar aanhoudende gebruik/misbruik van het recht op openbaarheid van bestuur door niet aflatende verzoeken, aanspraken en eisen van verzoeker. Hij gebruikt de inlichtingen die hij daarmee verkrijgt om artikels en opiniestukken te publiceren op zijn lokale online nieuwsbrief. Gedurende de laatste 6 maanden ontving de gemeente onder meer ingebrekestellingen, dringende meldingen, vereiste acties en aanvragen inzake openbaarheid van bestuur van betrokkene over een variëteit aan onderwerpen. De gemeente stelt dat de continuïteit van de werking van haar diensten hierdoor in het gedrang dreigt te komen, maar dat ze zich desondanks onverminderd en rigoureus houdt aan de geldende regelgeving openbaarheid van bestuur en de decretale uitzonderingen op dit recht. Specifiek wat betreft het gevraagde document, geeft de gemeente het volgende mee: ‘Ingevolge artikel II.35, 5° Bestuursdecreet is het de gemeente toegestaan om een aanvraag tot
openbaarmaking te weigeren wanneer zij na een belangenafweging oordeelt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van interne belangen. De gemeente wenst in dit geval het belang van het vertrouwelijk karakter van de communicatie tussen overheidsinstanties te beschermen en is van oordeel dat deze vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de correcte uitoefening van haar administratieve taken en politieke besluitvorming. De vertrouwelijkheid moet de gemeente toestaan ingevolge een klacht van een inwoner bij een hiërarchische overheid haar rechten en haar rechtspositie te vrijwaren. De gemeente wil tevens vermijden dat betrokkene misbruik maakt van de informatie die in het kader van een klachtstelling van de betrokken burger aan een andere overheid wordt meegedeeld, en die in realiteit geen bestuursdocument betreft doch een toelichting in het kader van een klachtbehandeling door de FOD BiZa uitmaakt. In dit geval heeft de gemeente een zorgvuldige beoordeling gemaakt van de hiervoor uiteengezette omstandigheden en het verzoek van xxx Het opgevraagde document betreft een verantwoording en uiteenzetting aan de FOD Binnenlandse Zaken omtrent de interne facturatie van de gemeente. xxx vraagt dit document op spijts de hem ter kennis gebrachte tussengekomen beslissing van de FOD BiZa. De openbaarmaking van het gevraagde document kan dan ook geen ander doel dienen dan de verspreiding ervan op zijn publieke forum, in navolging van eerdere gelijkaardige situaties. De gemeente heeft het verzoek op grond van deze belangenafweging geweigerd, waarbij zij het nut van de informatie vervat in de interne correspondentie tussen overheidsdiensten niet inziet wanneer de klacht inmiddels op
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/061
pagina 3 van 5
grond van gekende motieven en in een definitief bestuursdocument van de FOD BiZa werd behandeld en beoordeeld.’ 4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vooreerst vast dat het gevraagde document, een brief d.d. 11 december 2020 van de gemeente Aalter aan het Rijksregister, in tegenstelling tot wat de gemeente voorhoudt, wel degelijk een bestuursdocument is. Artikel I.4, 3° Bestuursdecreet bepaalt immers dat onder bestuursdocumenten verstaan wordt: alle
informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie.
Het lijdt geen twijfel dat de bewuste brief van de gemeente Aalter gericht aan het Rijksregister hieronder valt: het is informatie gematerialiseerd in een drager en in het bezit van de gemeente. Dit bestuursdocument komt bijgevolg principieel in aanmerking voor openbaarmaking. Hoewel de gemeente ten onrechte stelde dat de brief geen bestuursdocument is, beroept zij zich tegelijk op de uitzonderingsgrond van artikel II.35, 5° Bestuursdecreet om hiervan afschrift te weigeren:
“Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen: 5° het vertrouwelijke karakter van de handelingen van een overheidsinstantie als die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitoefening van de administratieve handhaving, een audit die in uitvoering is of de politieke besluitvorming;” De brief in kwestie is een toelichting aan het Rijksregister bij de vermelding van het rijksregisternummer van verzoeker op een factuur die aan hem gestuurd werd (betaling van de retributie voor een afschrift van een bestuursdocument). Hierin legt de gemeente uit dat het rijksregisternummer gebruikt wordt door een informaticatoepassing van de gemeente tot identificatie van de burger voor het uitschrijven van een retributie/contantbelasting voor het bekomen van stedenbouwkundige inlichtingen. Er wordt ook meegedeeld dat deze gegevens enkel op de factuur aan verzoeker terecht komen, en dat deze informatie op geen enkele manier door derden raadpleegbaar was. Verder geeft de gemeente ook de wettelijke grondslag mee op basis waarvan zij dit gebruik van het rijksregisternummer volgens haar mocht maken. De beroepsinstantie ziet totaal niet in op welke manier deze informatie noodzakelijk zou zijn voor de uitoefening van de administratieve handhaving, een audit die in uitvoering is of de politieke besluitvorming, en daarom vertrouwelijk zou moeten blijven. Er is hier geen sprake van enige administratieve handhaving of een audit die in uitvoering is, en evenmin kan de hierboven geschetste toelichting als ‘nodig voor de politieke besluitvorming’ beschouwd worden. Het is de beroepsinstantie een raadsel welke politieke besluitvorming dit dan zou zijn. De gemeente verwijst ook nog naar het belang om haar rechten en rechtspositie in een klacht bij een hiërarchische overheid te vrijwaren. Artikel II.35 4° van het Bestuursdecreet voorziet weliswaar in een uitzondering op de openbaarheid indien deze het belang van de gemeente zou schaden bij de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen. Maar deze uitzonderingsgrond mag niet louter hypothetisch ingeroepen worden, er moet met andere woorden al effectief sprake zijn van een rechtsgeding. Uit het dossier en uit de toelichting door de gemeente blijkt nergens dat er in casu effectief een burgerlijk of administratief rechtsgeding aanhangig is waarin de bewuste brief zou kunnen aangewend worden door verzoeker, en waarbij de openbaarmaking ervan de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/061
pagina 4 van 5
wapengelijkheid tussen partijen zou aantasten. Ook de uitzonderingsgrond van artikel II.35, 4°, die ingevolge artikel II.39 Bestuursdecreet restrictief moet worden uitgelegd, is bijgevolg in casu niet van toepassing. De beroepsinstantie ziet verder ook geen andere uitzonderingsgronden uit het Bestuursdecreet die op het openbaarheidsverzoek van xxx van toepassing zijn. Zoals reeds vermeld, gaf verzoeker in zijn beroep al aan dat informatie die kan leiden tot de identificatie van personen verwijderd/gemaskeerd mag worden, en valt deze informatie uit de brief (namen en telefoonnummer van de contactpersonen bij de gemeente Aalter en bij het Rijksregister) bijgevolg niet onder zijn beroep. De beroepsinstantie is dan ook van oordeel dat het beroep gegrond is. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 29 januari 2021 tegen de weigeringsbeslissing vanwege de gemeente Aalter wordt als deels onontvankelijk, deels ontvankelijk en gegrond beschouwd. Bijgevolg dient het volgende document openbaar te worden gemaakt, door er een afschrift van te bezorgen: - De brief d.d. 11 december 2020 van de gemeente Aalter aan het Rijksregister met een toelichting over het gebruik van het rijksregisternummer op een factuur aan verzoeker, met uitzondering van de namen en telefoonnummers van de contactpersonen van de gemeente en van het Rijksregister.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 19 februari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/061
pagina 5 van 5