Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/150
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/150
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 17 maart 2021 diende xxx (Leuven), een verzoek in bij de provincie Vlaams-Brabant om een afschrift te ontvangen van de uitslag van de stemming in de provincieraad van 16 maart 2021 over het voorstel nr. 23. Verzoeker wou ook meer precies weten wie van de aanwezige raadsleden welke stem heeft uitgebracht Op 30 maart 2021 weigerde de provincie Vlaams-Brabant om een afschrift te verlenen van het gevraagde. Op 31 maart 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 1 april 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 17 maart 2021. De in beroep aangevochten beslissing van de provincie Vlaams-Brabant van 30 maart 2021 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het ingediende beroep van 31 maart 2021 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk.
www.vlaanderen.be
Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
De provincie Vlaams-Brabant weigerde om verzoeker het gevraagde afschrift te bezorgen omdat het onmogelijk was om binnen de termijn van 20 kalenderdagen op de vraag van verzoeker in te gaan, aangezien de bijlage van de stemmingen deel uitmaakt van het zittingsverslag. De notulen worden steeds goedgekeurd tijdens de eerstvolgende provincieraad (in dit geval 27 april 2021). Zodra deze zijn goedgekeurd, zou de provincie Vlaams-Brabant de gevraagde documenten aan verzoeker bezorgen.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker is het er niet mee eens dat hij moet wachten tot na de goedkeuring van de betreffende notulen naar aanleiding van de provincieraad van 27 april e.k. Tijdens de digitaal verlopen provincieraad van 17 maart 2021 was er een stemming over het oppositievoorstel agendapunt 23, waarbij een aantal raadsleden van de meerderheid meestemden met de oppositie. Het was tijdens de vergadering echter onduidelijk wie dat deed of van welke fractie ze deel uitmaakten. Op vraag van het raadslid Louis Tobback bleef de raadsvoorzitter Linda Van den Eede het antwoord hierop schuldig. De woordvoerder van de provincie kon verzoeker nadien geen uitleg geven en verwees hem door naar de wetgeving openbaarheid van bestuur.
3. Toelichting door de provincie Vlaams-Brabant Op 2 april 2021 heeft de beroepsinstantie de provincie Vlaams-Brabant om wat toelichting gevraagd bij het beroepschrift. In eerste instantie bezorgde de provincie verzoeker daarop op 8 april 2021 volgende uiteenzetting:
“In het kader van uw openbaarheidsvraag kunnen wij u meedelen dat voor voorstel nr. 23 - aanpassing van artikel 2 en 5 van het delegatiebesluit van 29/01/2019 en van artikel 20 van het huishoudelijk reglement van de provincieraad - tijdens de raadzitting van 16 maart 2021 8 raadsleden voor het voorstel hebben gestemd, 10 raadsleden hebben zich onthouden en 16 raadsleden hebben tegen gestemd. Bovenstaand voorstel werd dus verworpen. Daarnaast kunnen wij u ook meegeven dat 4 raadsleden de raadsvoorzitter op de hoogte hebben gebracht dat ze een verkeerde stem hadden uitgebracht. Dit werd zo opgenomen in het zittingsverslag. De bijlage van de stemmingen die u opvraagt maakt deel uit van het zittingsverslag. Een detail van deze stemming kunnen wij u bezorgen zodra het zittingsverslag is goedgekeurd. De notulen worden steeds goedgekeurd tijdens de eerstvolgende provincieraad (in dit geval 27 april 2021). Zodra de gevraagde documenten zijn goedgekeurd zullen wij u deze bezorgen en zijn deze tevens raadpleegbaar op onze website.”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/150
pagina 2 van 4
Diezelfde dag verzocht de beroepsinstantie verzoeker om haar te willen meedelen of die toelichting voor hem kon volstaan. Verzoeker antwoordde hierop nog dezelfde dag dat dit niet het geval was:
“Ik heb de griffier gevraagd mij nog mee te delen welk raadslid welke stem heeft uitgebracht. Ik wil met name te weten komen of er iemand van de meerderheid meegestemd heeft met dit punt dat aangebracht werd door de oppositie. Op basis van de uitslag van de stemming tijdens de raad was het overduidelijk dat dit het geval was. Nu lees ik dat 4 leden van de meerderheid hebben gemeld dat ze een verkeerde stem hebben uitgebracht. Of er toch iemand van de meerderheid het punt heeft goedgekeurd is op basis van de informatie waarover ik thans beschik nog niet duidelijk. Ik wil dus voorlopig mijn beroep handhaven.” 4. Beoordeling door de beroepsinstantie Voor de beoordeling van het beroepschrift verwijst de beroepsinstantie naar artikel 33 van het Provinciedecreet:
“De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de provincieraad worden onder de verantwoordelijkheid van de provinciegriffier opgesteld overeenkomstig artikelen 176 en 177. Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de provincieraadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. Als een provincieraadslid daarom verzoekt, worden de notulen en het zittingsverslag elektronisch ter beschikking gesteld. Elk provincieraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de provincieraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de provincieraad en de provinciegriffier. In het geval de provincieraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de provincieraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.” Uit deze bepalingen blijkt dat de door de provinciegriffier opgestelde notulen en het zittingsverslag van de provincieraad pas, al dan niet aangepast, worden goedgekeurd tijdens de eerstvolgende vergadering van de provincieraad. Artikel II.33 2° van het Bestuursdecreet bepaalt dat, tenzij het belang van de openbaarheid primeert, de overheidsinstanties vermeld in artikel II.28, § 1 een aanvraag mogen afwijzen als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn. De memorie van toelichting bij dit decreetartikel stelt het volgende: “Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden, verschilt van
document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is.”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/150
pagina 3 van 4
In casu dient de provincieraad de notulen en het zittingsverslag goed te keuren vooraleer zij als definitief af kunnen worden beschouwd. Dit kan pas gebeuren nadat de provincieraadsleden de gelegenheid hebben gehad om eventuele opmerkingen te formuleren bij de redactie, meer concreet tijdens de eerstvolgende provincieraadszitting. De beroepsinstantie treedt de provincie Vlaams-Brabant er bijgevolg in bij dat het door verzoeker gevraagde afschrift betreffende de provincieraad d.d. 17 maart 2021 niet openbaar kan worden gemaakt, zolang de notulen en het zittingsverslag naar aanleiding van de eerstvolgende provincieraad van 27 april 2021 niet werden goedgekeurd. Deze documenten dienen tussentijds als onaf te worden beschouwd. Bovendien geeft de provincie aan het gevraagde afschrift aan verzoeker te zullen bezorgen van zodra de provincieraad de notulen en het zittingsverslag heeft goedgekeurd. Artikel II.33 2° van het Bestuursdecreet voorziet wel de mogelijkheid dat documenten die niet af zijn toch voor openbaarmaking in aanmerking kunnen komen, indien het belang van de openbaarheid primeert. De beroepsinstantie meent echter geen openbaar belang te kunnen vaststellen, aangezien het betreffende stemresultaat van de provincieraad pas formeel kan vaststaan op het ogenblik dat de provincieraad tijdens de eerstvolgende zitting en desgevallend na aanpassingen, de notulen en het zittingsverslag in kwestie heeft goedgekeurd. Het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 31 maart 2021 tegen de weigeringsbeslissing vanwege de provincie VlaamsBrabant wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.
Brussel, 13 april 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/150
pagina 4 van 4