AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
percentage
2020
Jaarverslag Auditcomité van de lokale besturen Auditcomité van de Vlaamse administratie
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
INHOUD INHOUD
2
INLEIDING
3
OVER AUDIT VLAANDEREN
5
AUDIT VLAANDEREN EN DE LOKALE BESTUREN
7
Auditopdrachten in 2020 ICT-veiligheidsaudits met cofinanciering De opvolging van de aanbevelingen Sensibilisering van het werkveld
AUDIT VLAANDEREN EN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Auditopdrachten in 2020 Beleidsgerichte rapporten Sensibilisering van het werkveld
7 8 8 9
14 14 15 16
SINGLE AUDIT
20
INTERNE WERKING
22
De medewerkers van Audit Vlaanderen Inzet van mensen Inzet van financiële middelen
HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN De taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen De vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen
HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE De taken en de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie De vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie
Deze publicatie bevat actieve links waarop u kunt klikken. Met behulp van deze aanklikbare hyperlinks verwijzen we u graag door naar achterliggende informatie op onze website. U herkent ze dankzij de grijze onderlijning.
22 22 24
26 26 29
31 31 33
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
INLEIDING Beste lezer, 2020 was een bijzonder jaar. Een jaar van mondmaskers dragen, handen ontsmetten en afstand houden. De wereldwijde pandemie zorgde voor een nieuwe manier van leven én werken, ook bij Audit Vlaanderen. En hoewel 2020 op alle vlakken anders was, kunnen we toch met een tevreden gevoel terugblikken op een jaar vol mooie resultaten. Om de verspreiding van het coronavirus zoveel als mogelijk te beperken, vond een nieuwe manier van werken zijn ingang bij Audit Vlaanderen. Fysieke vergaderingen werden virtuele ontmoetingen en de digitalisering van onze werking kwam in een stroomversnelling terecht. Het coronavirus creëerde dan wel afstand, maar heeft ons online dichter dan ooit tevoren bij elkaar gebracht. Audit Vlaanderen voerde in 2020 meer dan 100 audits uit: 82 audits uit bij de lokale besturen en 24 audits bij de Vlaamse administratie. In samenspraak met en maximaal rekening houdende met de prioriteiten van de geauditeerden, werden ook onze auditwerkzaamheden zoveel mogelijk van op afstand georganiseerd. Niet altijd even evident, maar toch zijn we erin geslaagd om onze auditplanning van 2020 grotendeels te realiseren. Dit was niet mogelijk geweest zonder de constructieve medewerking van de mensen en organisaties uit onze werkterreinen. Ook de beide auditcomités, respectievelijk het Auditcomité van de Vlaamse administratie en het Auditcomité van de lokale besturen, hebben in 2020 de stap gezet naar virtuele vergaderingen. Samen met Audit Vlaanderen zijn de auditcomités er ook in geslaagd om hun jaarprogramma’s af te werken. Toch kijken Audit Vlaanderen en de auditcomités uit naar een toekomst waar opnieuw plaats is voor fysieke, maar veilige bijeenkomsten. We bedanken graag alle geauditeerde organisaties en onze medewerkers voor de bijzonder goede samenwerking in het afgelopen jaar.
Jean-Pierre Garitte, Voorzitter van de auditcomités van de lokale besturen en de Vlaamse administratie Mark Vandersmissen, Administrateur-generaal
3
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Mark Vandersmissen, Administrateur-generaal van Audit Vlaanderen
01 Over Audit Vlaanderen
4
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
OVER AUDIT VLAANDEREN Audit Vlaanderen voert al zeven jaar audits uit bij lokale besturen en al negentien jaar bij de Vlaamse administratie. Hier vindt u meer informatie over: •
Organisatiebeheersing,
•
Het werkterrein van Audit Vlaanderen,
•
Het auditcharter met de belangrijkste elementen van de auditwerkzaamheden,
•
De soorten audits die Audit Vlaanderen uitvoert,
•
De aansturing door het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
5
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
02 Audit Vlaanderen en de lokale besturen
6
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
AUDIT VLAANDEREN EN DE LOKALE BESTUREN AUDITOPDRACHTEN IN 2020 Audits bij de lokale besturen
Afgerond in 2020
Detectie-oefening Budgetbeheer
1
Forensische audits
10
Interbestuurlijke audit Bedrijfsruimten
13
Organisatie-audits
25
Thema-audit Geldmiddelen
13
Thema-audit Informatiebeveiliging 2020
5
Thema-audit Sportinfrastructuur bij lokale besturen
6
Thema-audit Standgelden
3
Thema-audit Systeem I
6
Totaal
82
Tabel 1: aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de lokale besturen in 2020
Evolutie van het aantal uitgevoerde auditopdrachten Jaartal 2016 2017 2018 2019 2020
Aantal uitgevoerde auditopdrachten bij lokale besturen 58 77 82 74 82
7
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Klantentevredenheid In 2020 vulden 265 medewerkers van 68 lokale besturen na een audit de klantenbevraging van Audit Vlaanderen in. Op het criterium “Audit Vlaanderen geeft algemeen genomen een goede indruk” werd gemiddeld de score 4,10 op 5 behaald. Bekijk de resultaten van de klantenbevragingen in 2020.
ICT-VEILIGHEIDSAUDITS MET COFINANCIERING Lokale besturen maken nu meer dan ooit gebruik van digitale instrumenten om te communiceren met burgers en ondernemingen en om hun (thuis)werking en dienstverlening te kunnen garanderen. Daarbij is er nood aan robuuste en veilige lokale ICT-systemen die de informatieveiligheid, inclusief de bedrijfscontinuïteit maximaal waarborgen. In 2018 en 2020 voerde Audit Vlaanderen een thema-audit uit rond informatieveiligheid bij lokale besturen. De auditresultaten tonen aan dat de geauditeerde lokale besturen de risico’s rond informatiebeveiliging nog onvoldoende beheersen. De Vlaamse Regering besliste in 2020 om lokale besturen ondersteuning te bieden om de informatiebeveiliging te verbeteren. Zo kunnen lokale besturen onder meer gebruikmaken van cofinanciering voor de inzet van professionele auditfirma’s. Reeds 84 lokale besturen bestelden in 2020 een ICT-veiligheidsaudit met cofinanciering. Nog zeker tot eind 2021 kan van dit aanbod verder gebruik gemaakt worden om zeer voordelig ondersteuning in te huren om de meest prioritaire risico’s rond cyberveiligheid te identificeren én aan te pakken. Lees meer over dit aanbod van ICT-veiligheidsaudits met cofinanciering.
DE OPVOLGING VAN DE AANBEVELINGEN In 2020 volgde Audit Vlaanderen 224 aanbevelingen op bij 70 lokale besturen. Deze opvolging vond plaats op twee momenten. De eerste opvolgronde werd gestart in april 2020. De focus in deze opvolgronde lag op de thema-audit Budgetbeheer. Hierin werden 103 aanbevelingen opgevolgd bij 26 lokale besturen. De tweede opvolgronde vond plaats in het najaar van 2020 waarbij 121 aanbevelingen werden opgevolgd bij 44 lokale besturen. Het uitgangspunt van de tweede opvolgronde was de jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing. •
De lokale besturen realiseerden minder dan de helft (41%) van de opgevolgde aanbevelingen volledig.
•
Voor ongeveer evenveel aanbevelingen (42%) was de realisatie lopend. 8
AUDIT VLAANDEREN •
2020 JAARVERSLAG
Voor de overige aanbevelingen is: o o o o
een plan of concept voor de realisatie uitgewerkt; het risico geaccepteerd; er nog geen initiatief genomen; de aanbeveling niet meer van toepassing.
Wat zijn de belangrijkste conclusies voor de opvolging van de aanbevelingen bij de lokale besturen in 2020? •
Aanbevelingen n.a.v. de thema-audit budgetbeheer (waarbij de risico’s groter zijn dan bij andere thema-audits) werden te weinig gerealiseerd. Procentueel werden de aanbevelingen hier zelfs minder gerealiseerd dan de aanbevelingen uit andere thema-audits.
•
Aanbevelingen n.a.v. een forensisch auditrapport werden procentueel minder gerealiseerd in vergelijking met de vorige jaren. Deze cijfers zijn mogelijk vertekend door het lage aantal opgevolgde aanbevelingen bij forensische audits in 2020. Over de jaren heen ligt de realisatiegraad van aanbevelingen uit forensische audits wel een stuk hoger dan de realisatiegraad van aanbevelingen uit andere soorten audits.
•
Er zijn nauwelijks besturen die niets doen met de aanbevelingen. Een belangrijk deel van de aanbevelingen blijft om uiteenlopende redenen nog niet (helemaal) gerealiseerd.
•
56% van de besturen waarvan de aanbevelingen opgevolgd werden in de tweede opvolgronde, hebben een rapportering organisatiebeheersing die voldoende uitgewerkt is.
SENSIBILISERING VAN HET WERKVELD Audit Vlaanderen zet naast het uitvoeren van audits ook in op informeren over de meerwaarde van een degelijke organisatiebeheersing en het sensibiliseren van de lokale besturen.
Goede praktijken ter inspiratie Tijdens een audit treffen auditoren regelmatig werkmethoden aan die inspiratie kunnen bieden voor andere organisaties. Wanneer deze werkmethoden een interne procedure bij Audit Vlaanderen doorstaan en goedgekeurd worden, zijn het – na een finale aftoetsing met het lokaal bestuur – goede praktijken. Eind 2020 heeft Audit Vlaanderen in totaal 161 goede praktijken online staan. Ontdek alle goede praktijken voor lokale besturen.
9
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Jaar
Totaal aantal gepubliceerde goede praktijken
2020
161
2019
143
2018
110
2017
91
2016
38
Tabel 2: aantal gepubliceerde goede praktijken
Globale rapporten van de lokale besturen In 2020 werden vier globale rapporten voor lokale besturen gepubliceerd. Klik op de afbeeldingen om de globale rapporten te lezen. •
•
Globaal verslag over de detectie-oefening Budgetbeheer Naar aanleiding van de vaststelling van belangrijke onbeheerste risico’s in de thema-audit Budgetbeheer, besliste Audit Vlaanderen om een detectie-oefening Budgetbeheer op te starten bij 60 bijkomende lokale besturen. Deze detectie-oefening was een geassisteerde zelfevaluatie (en dus geen audit) en beoogde het bereiken van twee doelstellingen: ▪ Zelfevaluatie over het budgetbeheerproces: besturen helpen bij de uitvoering van een gestructureerde zelfinschatting, om zo in kaart te brengen waar bijkomende beheersmaatregelen nodig kunnen zijn. ▪ Via data-analyse knipperlichten zichtbaar maken die kunnen wijzen op mogelijke onregelmatigheden en/of fouten. Globaal rapport over de derde reeks organisatie-audits In 2020 verscheen een nieuw globaal rapport over de bevindingen van de 51 organisatie-audits die in 2018-2019 uitgevoerd werden. De belangrijkste conclusies uit de vorige globale rapporten van de organisatie-audits blijven wel nog steeds overeind. De lokale besturen blijven met succes inspanningen leveren om hun werking te versterken, maar er is nog steeds ruimte voor verbetering. Dit zijn de belangrijkste bevindingen van het globaal rapport: ▪ In de audits waren amper de helft van de onderzochte decretaal verplichte instrumenten beschikbaar. ▪ De instrumenten waarmee het management verantwoording aflegt over de uitvoering van taken, ontbreken het vaakst. 10
AUDIT VLAANDEREN ▪ ▪
•
2020 JAARVERSLAG
Kleine besturen (minder dan 10.000 inwoners) konden een stuk minder vaak dan grotere besturen de decretaal verplichte documenten voorleggen. Het idee dat kleine lokale besturen vanzelfsprekend op alle vlakken een zwakkere organisatiebeheersing hebben, is niet correct.
Globaal rapport over de thema-audit Systeem i Audit Vlaanderen voerde bij twaalf OCMW’s een thema-audit uit over het beheer van persoonlijke middelen van cliënten met een systeem i-rekening. Audit Vlaanderen ging na of het bestuur zich bewust is van de risico’s die verbonden zijn aan het systeem iproces en of hiervoor gepaste beheersmaatregelen zijn genomen. De algemene conclusie van deze thema-audit is dat er nog verschillende risico’s onvoldoende beheerst zijn. Zo ontbreekt vaak een duidelijk beleidskader voor het openen van systeem irekeningen, is er te weinig aandacht voor het vierogenprincipe binnen de verschillende processtappen en is er onvoldoende transparantie ingebouwd bij het uitvoeren van betalingen, maar ook bij het uitkeren van het zakgeld.
•
Globaal rapport over de thema-audit Sportinfrastructuur bij lokale besturen Van oktober 2018 tot april 2020 ging Audit Vlaanderen na of lokale besturen op gestructureerde wijze het sportbeleid voorbereiden, opvolgen en evalueren, en of ze maatregelen treffen om de sportinfrastructuur efficiënt te beheren en ter beschikking te stellen aan gebruikers. De algemene vaststellingen werden gepubliceerd in het globaal verslag: de risico’s bij het gebruik van sportinfrastructuur zijn grotendeels onder controle. Voor bepaalde aspecten zijn echter bijkomende maatregelen nodig, zoals bij het beheer van patrimonium en de keuze van de beheersvorm.
11
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Enkele andere kerncijfers van 2020 Website Audit Vlaanderen: 18.813 bezoekers (+ 5.27 % ten opzichte van 2019) Workshops, webinars, toelichtingen en studiedagen: •
Toelichting op ABB Academie over de werking van Audit Vlaanderen en de samenwerking met ABB op 21 januari 2020
•
Toelichting op nieuwjaarsevent van Exello.net op 23 januari 2020
•
Jaarlijkse opleidingssessie Audits en Organisatiebeheersing in het kader van de postgraduaat Openbare Besturen van de Hogeschool PXL op 5 maart 2020
•
Webinars over de jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing op 28 en 29 mei 2020
•
Toelichting op studiedag ‘Politiek-ambtelijke verhoudingen in gemeentebesturen’ in Genk en Gent op 1 en 13 oktober 2020
•
Toelichting op de Cyber & Information Security (CIS-)Dag van V-ICT-OR op 10 november 2020
•
Toelichting aan college van gouverneurs op 7 december 2020
•
Diverse toelichtingen welzijnsverenigingen.
aan
gemeente-
en
OCMW-raden
en
vergaderingen
van
Nieuwsbrieven en mailings: •
In totaal zijn er 1589 inschrijvingen op de nieuwsbrieven en mailings over lokale besturen.
•
In 2020 werden vier nieuwsbrieven voor lokale besturen verstuurd.
Audit Vlaanderen in vaktijdschriften: •
Impuls, een magazine voor lokale besturen, publiceerde in januari 2020 een interview met administrateur-generaal Mark Vandersmissen over de impact van het Decreet lokaal bestuur vanuit auditinvalshoek.
12
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
03
Audit Vlaanderen en D de Vlaamse administratie
13
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
AUDIT VLAANDEREN EN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE AUDITOPDRACHTEN IN 2020 Audits bij de Vlaamse administratie
Afgerond in 2020
Evaluatie maturiteit risicomanagement
4
Forensische audits
1
Interbestuurlijke audit Bedrijfsruimten
1
Organisatie-audits
7
Procesaudits
9
Thema-audit GSM-beheer
1
Thema-audit ICT-organisatie
1
Totaal
24
Tabel 3: aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de Vlaamse administratie in 2020
Evolutie van het aantal uitgevoerde auditopdrachten Jaartal 2016 2017 2018 2019 2020
Aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de Vlaamse administratie 36 43 54 37 24
Klantentevredenheid Aangezien de organisatie-audits en de audits in het kader van de maturiteit van het risicomanagement anders verlopen dan de fases van een reguliere audit, werd voor deze audits geen bevraging verstuurd. Voor de andere audits waren de resultaten van het klantentevredenheidsonderzoek positief. Bekijk hier de resultaten.
14
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
COVID-19 auditplanning In 2020 ging Audit Vlaanderen na of zij een rol en meerwaarde kon spelen in de aanpak van de COVID-19-crisis. Het ondersteunen van de entiteiten van de Vlaamse administratie bij de aanpak van de huidige en toekomstige crisissen stond hierbij centraal. De auditplanning 2020 werd in die zin bijgestuurd en een aantal opdrachten zoals een evaluatie van de werking van het Crisiscentrum Vlaamse Overheid werd eind 2020 uitgevoerd. Een thema-audit rond informatieveiligheid werd opgestart en zal naast een aantal aspecten rond digitale veiligheid ook de beschikbaarheid van systemen en data evalueren. Ook de mate waarin risicomanagement, continuïteitsmanagement en crisismanagement bijdragen aan de veerkracht van overheidsorganisaties in crisissituaties wordt momenteel onderzocht. Een onderzoek naar de steunmaatregelen in het kader van COVID-19 werd tijdelijk on hold gezet aangezien het Rekenhof een gelijkaardige opdracht had opgestart. Om overbelasting van bepaalde entiteiten door de COVID-19-crisis te vermijden, werden mogelijke audits rond specifieke processen m.b.t. de gezondheidszorg uitgesteld.
BELEIDSGERICHTE RAPPORTEN Audit Vlaanderen stelde eind 2020 voor 44 entiteiten (dat is 96% van het huidige werkterrein) een beleidsgericht rapport op. Via dit rapport wordt een samenvatting gegeven van de uitgevoerde auditwerkzaamheden in het afgelopen jaar. Het rapport schetst de inspanningen die een entiteit leverde op het vlak van risicomanagement en de realisatie van de aanbevelingen. Het beleidsgericht rapport wordt overgemaakt aan de leidend ambtenaar en de bevoegde minister(s). De beleidsgerichte rapporten beogen de versterking van het politieke draagvlak en een verhoging van de betrokkenheid van de leidend ambtenaren voor de verdere uitbouw van de organisatiebeheersing en het risicomanagement. De resultaten uit deze rapporten geven de betrokken ministers input voor de evaluatie van de topambtenaren.
Maturiteit risicomanagement Audit Vlaanderen actualiseerde in het kader van de beleidsgerichte rapportering bij 44 entiteiten de maturiteitsinschatting van het risicomanagement. Onderstaande tabel schetst de evolutie bij deze entiteiten en geeft het gewogen gemiddelde voor enerzijds het proces van ‘risico-identificatie en -evaluatie’ en anderzijds het proces van ‘risicobeheer’ bij deze 44 entiteiten. Gewogen gemiddelde maturiteit VO Afdekking: 44/46 entiteiten
Risico-identificatie en- evaluatie
Eind 2018 2,5
Eind 2019 2,6
Eind 2020 2,7
Risicobeheer
2,2
2,3
2,5
Streefdoel: minstens 3 op 5 behalen Tabel 4: evolutie van de maturiteitsinschatting rond het risicomanagement in 2018, 2019 en 2020
15
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
De auditresultaten tonen aan dat de verschillende departementen en agentschappen van de Vlaamse administratie vooruitgang boeken bij de uitbouw van hun organisatiebeheersing en risicomanagement. Een gestructureerde aanzet is aanwezig, maar er is nog te weinig sprake van een matuur risicomanagement. Verschillende organisaties, maar ook de Vlaamse administratie als geheel, hebben vandaag nog onvoldoende zicht op hun belangrijkste externe en interne strategische en operationele risico’s. Belangrijke inspanningen zijn nodig zowel op het vlak van de opbouw van kennis en expertise als op het vlak van het versterken van een risicomanagementcultuur en het verhogen van het risicobewustzijn.
Opvolging aanbevelingen Eind 2020 volgde Audit Vlaanderen de aanbevelingen op die geformuleerd werden in de laatste 5 jaar en waarvan de realisatiedatum voorzien was vóór 30 september 2020. De rapportering aan de betrokken entiteiten over de resultaten gebeurt via de beleidsgerichte rapporten. De realisatiegraad van de opgevolgde aanbevelingen bedraagt eind 2020 78%. Dit is een sterke stijging t.o.v. de realisatiegraad in 2019 (69%). Deze resultaten wijzen erop dat de entiteiten binnen de Vlaamse administratie aan de slag gaan met deze aanbevelingen.
SENSIBILISERING VAN HET WERKVELD De globale rapporten van thema-audits, waarbij eenzelfde proces wordt beoordeeld bij meerdere entiteiten van de Vlaamse administratie, hebben een belangrijk sensibiliserend effect binnen het werkterrein. In 2020 werden globale rapporten van de thema-audit ICT-organisatie en van de thema-audit GSM-beheer opgemaakt en gepubliceerd. Naast het uitvoeren van auditopdrachten sensibiliseert Audit Vlaanderen het werkterrein ook sterk op het vlak van de verdere uitbouw van risicomanagement, organisatiebeheersing en deugdelijk bestuur.
Globale rapporten van de Vlaamse administratie In 2020 werden twee globale rapporten voor de Vlaamse administratie gepubliceerd. Klik op onderstaande afbeeldingen om de globale rapporten te lezen. •
Globaal rapport over de thema-audit ICT-organisatie Met deze thema-audit ging Audit Vlaanderen na of de geauditeerde entiteiten bij de uitbouw van hun ICT-organisatie de nodige beheersmaatregelen hebben geïmplementeerd om de werking van hun bredere organisatie optimaal te kunnen ondersteunen. De auditresultaten tonen aan dat de ICT-organisaties van de geauditeerde entiteiten de werking van die entiteiten ondersteunen en bijdragen aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. 16
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Naast enkele verbetermogelijkheden werden er geen overkoepelende aanbevelingen geformuleerd. De belangrijkste vaststellingen zijn: ▪
▪ ▪
▪ ▪
•
Er zijn verschillende manieren waarop een entiteit haar ICT-organisatie kan inrichten. Elke type heeft specifieke voor- en nadelen. Bij de geauditeerde ICT-organisaties werd geen correlatie vastgesteld tussen het huidige type en de mate van risicobeheersing. Het management van entiteiten neemt de ICT-governance soms onvoldoende ter harte. Bij de geauditeerde ICT-organisaties waren meestal alle noodzakelijke functies voorzien, maar de bijhorende rollen, verantwoordelijkheden en minimale verwachtingen zijn niet altijd voldoende concreet uitgewerkt en eenduidig toegewezen. Hoewel de entiteiten de meerwaarde ervan erkennen, is er onvoldoende samenwerking over de beleidsdomeinen heen. Een meerderheid van de geauditeerde entiteiten neemt nog te weinig structurele maatregelen om de gewenste noodzakelijke kennis en vaardigheden te verwerven, te ontwikkelen of te behouden en om de afhankelijkheid van (interne en externe) sleutelpersonen te verkleinen.
Globaal rapport over de thema-audit GSM-beheer Audit Vlaanderen voerde in 2020 een online bevraging uit bij 44 organisaties om de processen mobiele diensten en mobiele hardware te onderzoeken aan de hand van vier thema’s (richtlijnen, aankoopproces, beheersproces en facturatieproces). Daarnaast voerde Audit Vlaanderen een data-analyse uit op een aantal parameters (zoals o.a. bellen in het weekend, roaming, internationaal verbruik,…) De aanleiding voor de opstart van deze thema-audit was de uitvoering van twee forensische opdrachten op korte termijn over het gsmbeheer. Audit Vlaanderen stelt op basis van de antwoorden uit de online bevraging en de dataanalyse vast dat de 44 organisaties het proces gsm-beheer voldoende onder controle hebben. Er zijn door de organisaties richtlijnen bepaald in het proces gsm-beheer en er vinden uitgebreide controles plaats in het aankoop-, beheer- en facturatieproces. Audit Vlaanderen stelt op basis van de resultaten van de data-analyse vast dat de verbruikskosten binnen de onderzochte parameters laag zijn. Tussen de organisaties is er wel een verschil tussen de geldende richtlijnen en type controles. Uit deze veelheid en diversiteit van controles blijkt dat het proces gsm-beheer nog efficiënter kan ingevuld worden; hiervoor werden vier aanbevelingen geformuleerd.
17
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Organisatiebeheersing, risicomanagement en deugdelijk bestuur •
Netwerk organisatie-ontwikkeling Begin 2020 opteerde de Vlaamse Regering om alle expertise en kennis rond organisatieontwikkeling, waarvan organisatiebeheersing, risicomanagement en continuïteitsmanagement deel uitmaken, te positioneren binnen het Agentschap Overheidspersoneel. In 2020 ging Audit Vlaanderen het partnerschap met dit agentschap aan en werden voorbereidende werkzaamheden gelanceerd met het oog op enerzijds de heropstart van een netwerk rond organisatiebeheersing in 2021 en anderzijds de uitbouw van een VO-breed risicomanagement binnen de Vlaamse administratie.
•
Ondersteuning van twee gemeenschappelijke dienstencentra bij het behalen van een ISAE attestatie (International Standard on Assurance Engagements) In 2020 ondersteunde Audit Vlaanderen twee centrale dienstverleners (het Agentschap Overheidspersoneel en het Departement Financiën en Begroting) om hen optimaal voor te bereiden op een externe ISAE 3402-attestatie. Diverse workshops met deze dienstverleners werden door Audit Vlaanderen georganiseerd in 2020. Deze attestaties verhogen de professionalisering van deze dienstencentra en versterken de kwaliteit van de dienstverlening en het risicomanagement binnen deze dienstencentra. Op termijn zal dit ook leiden tot een verminderde audit- en controlelast. Deze aanpak werd ook eind 2020 gecommuniceerd op een studiedag georganiseerd door het Instituut van Bedrijfsrevisoren.
•
Governance inzake toezicht en controle bij EVA’s/VRT Verder werk maken van de professionalisering van de auditcomités binnen de bestaande extern verzelfstandigde agentschappen en de VRT is een belangrijke prioriteit van de Vlaamse Regering. Om dit te ondersteunen, maakte Audit Vlaanderen de laatste jaren werk van het uitwerken van een inspirerende handleiding over de werking van een auditcomité, rekening houdend met de principes van deugdelijk bestuur. De basisprincipes uit deze handleiding werden vertaald in een voorbeeldcharter voor de werking van een auditcomité en een charter voor een interne auditfunctie. In 2020 werden verdere sensibiliserende initiatieven opgezet om beide charters verder uit te dragen binnen de Vlaamse administratie. Beide charters worden inmiddels ook toegepast.
Toelichtingen aan de managementcomités en het politieke niveau Net zoals de voorbije jaren lichtte Audit Vlaanderen de belangrijkste auditresultaten van 2019 toe aan de managementcomités van de verschillende beleidsdomeinen en aan de ministers van de Vlaamse Regering. Ook de auditplanning 2020 kwam hierbij aan bod. Op 18 september 2020 ging een overleg door tussen de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen, de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie en de kernministers van de Vlaamse Regering. De belangrijkste structurele of beleidsmatige verbeterpunten, aandachtspunten, opportuniteiten, gebaseerd op de auditresultaten 2019 kwamen hierbij ter sprake. Actiepunten, voortvloeiend uit dit overleg werden meegenomen in het ondernemingsplan 2021. 18
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
04 Single audit
19
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
SINGLE AUDIT Ook in 2020 is verder geïnvesteerd in de samenwerking met andere controleactoren, bij: •
De lokale besturen
•
De Vlaamse administratie
Audit Vlaanderen en andere audit- en controleactoren streven ernaar om hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen, met behoud van elkaars autonomie en verantwoordelijkheden. De samenwerking tussen Audit Vlaanderen en andere audit- en controleactoren is opgenomen in het auditcharter van Audit Vlaanderen.
Lees hier meer over wat single audit inhoudt.
20
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
05 Interne werking
21
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
INTERNE WERKING DE MEDEWERKERS VAN AUDIT VLAANDEREN Aantal medewerkers Deze tabel geeft een overzicht van het aantal medewerkers dat Audit Vlaanderen telde op 31 december 2020. Deze tabel houdt geen rekening met medewerkers die voor een lange periode afwezig zijn door het nemen van onder andere ambtshalve onbetaald verlof, politiek verlof, enzovoort. Functie
Aantal
Administrateur-generaal
1
Manager-auditoren
4
Auditoren en senior auditoren
32
Medewerkers voor ondersteuning en omkadering
4
Totaal
41
Tabel 5: aantal medewerkers op 31/12/2020
INZET VAN MENSEN Competenties Voor Audit Vlaanderen is auditervaring belangrijk. De medewerkers worden bovendien gestimuleerd om certificaten en bijkomende diploma’s te behalen. 25 van de 36 auditoren (ofwel 69,4%) hebben meer dan 3 jaar auditervaring. 12 auditoren (of 33,3%) hebben zelfs meer dan 10 jaar auditervaring. De auditoren bezitten allemaal minstens een masterdiploma. Heel wat auditoren hebben bovendien één of meer bijkomende diploma’s en certificaten. Lees meer details over de ervaring en kwalificaties van onze auditoren.
22
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Prestaties Globale tijdsbesteding (%) 2018
2019
2020
Auditopdrachten en auditgerelateerde activiteiten
83,4
66
62,5
Vorming
3,3
14,5
5,5
Projecten, hefboomwerking, sensibilisering en interne organisatie
13,3
19,5
32
Totaal gepresteerd
100
100
100
Tabel 6: globale tijdsbesteding in 2018, 2019 en 2020
In 2020 kon Audit Vlaanderen ondanks de context van COVID-19 de geplande audits grotendeels uitvoeren Een aantal vormingen werd omwille van COVID-19 uitgesteld, maar toch konden de personeelsleden nog 5,5 % van hun totale tijdsbesteding aan vorming besteden. Audit Vlaanderen investeerde in 2020 ook meer tijd in een aantal interne en auditprojecten, zoals ook voorzien in het ondernemingsplan. Onder deze projecten waren er verschillende gericht op het optimaliseren van de eigen werking en het verbeteren van de digitale werkomgeving, voor sommige van deze projecten werden ook tijdelijke medewerkers ingezet. Voor de auditprojecten werd er geïnvesteerd in nieuwe auditbenaderingen, risicoanalyse, hefboomwerking en sensibilisering. Verschillende projecten hebben een meerjarig karakter. Hierbij een overzicht van de bedoelde projecten •
Projecten audit Vlaamse administratie ▪ Project “attestatie gemeenschappelijke dienstencentra (ISAE) en continuous control monitoring” (OD 1.1.) ▪ Project “risicoanalyse en planning” (OD 1.1.) ▪ Project “assurance mapping” (OD 1.3) ▪ Project “governance auditcomités en samenwerking interne auditfuncties” (OD 1.3) ▪ Project “samenwerking AgO” (OD 1.2)
•
Projecten audit lokale besturen ▪ Project “actieve openbaarheid lokale auditrapporten” (OD. 4.2) ▪ Project “stageplaatsen medewerkers LB” (OD. 4.2) ▪ Project “vernieuwde aanpak opvolging aanbevelingen” (OD. 3.1) ▪ Project “versterken systematische aanpak organisatiebeheersing” (OD. 3.1 en 4.2) ▪ Project “risicoanalyse lokale besturen” (OD. 3.1)
•
Gemeenschappelijke (agentschapsbrede) projecten ▪ Project “interbestuurlijke audit” (OD 1.2) ▪ Project “risicomanagement Audit Vlaanderen” (OD 5.1) 23
AUDIT VLAANDEREN ▪ ▪ ▪ ▪
2020 JAARVERSLAG
Project “kwaliteitsbeleid” (OD 5.1) Project “project online” (OD 5.1) Project “communicatiestrategie en belanghebbendenmanagement” (OD 5.1) Project “operationalisering roadmap interne ondersteuning” (OD 5.1)
INZET VAN FINANCIËLE MIDDELEN De totale uitgaven van Audit Vlaanderen worden opgedeeld in twee grote rubrieken: lonen en werkingsmiddelen. Deze rubrieken worden gesplitst in uitgaven voor audits bij de Vlaamse administratie en uitgaven voor audits bij de lokale besturen, met respect voor de gemaakte afspraken tussen de Vlaamse regering en de lokale besturen. De werkingsmiddelen worden vooral ingezet voor externe ondersteuning bij auditopdrachten, op basis van een raamovereenkomst. Gemeenschappelijke kosten worden volgens de sleutel 2/3 – 1/3 aangerekend bij respectievelijk de lokale besturen en de Vlaamse administratie. De lokale besturen staan, via een voorafname van het Gemeentefonds, in voor 2 036 000 euro van de financiering van de auditwerkzaamheden van Audit Vlaanderen binnen de lokale besturen. Uitgaven
2018
2019
2020
Loonkredieten
3 056 676
3 389 271
3 240 740
Lokale besturen
2 037 785*
2 259 514*
2 160 494*
Vlaamse administratie
1 018 891*
1 129 757*
1 081 246*
Werkingskredieten
2 163 630
3 470 021
3 555 184
Lokale besturen
1 141 336
2 614 975
Vlaamse administratie
1 022 294
855 046
2 156 938 316 617** 1 081 630
Tabel 7: uitgaven loonkredieten en werkingskredieten 2018, 2019 en 2020
(*) de uitgaven van loonkredieten worden sinds 2018 volgens de sleutel 1/3 Vlaamse administratie en 2/3 lokale besturen aangerekend. De reële toewijzing en het saldo dat daaruit kan volgen, wordt via de effectieve tijdsbesteding opgevolgd en meegenomen in de verdeling van het daaropvolgende jaar. (**) bedrag voor Corona 2020 – ICT-veiligheidsaudits LB Hier vindt u meer informatie over de dienst met afzonderlijk beheer Audit Vlaanderen en de uitbestedingen. 24
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
06 De auditcomités
25
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN DE TAKEN EN DE SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie De taken en de wijze van samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie, zijn geregeld door het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten en door het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Bij Audit Vlaanderen werden twee auditcomités opgericht, die elk bestaan uit 7 leden: •
het auditcomité van de Vlaamse administratie, dat bestaat uit 4 onafhankelijke deskundigen en 3 vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering;
•
het auditcomité van de lokale besturen, dat bestaat uit 4 onafhankelijke deskundigen, 2 leden op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en 1 lid op voordracht van de Vereniging van de Vlaamse Provincies.
De Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, of zijn vertegenwoordiger woont de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen als waarnemer bij. De auditcomités staan in voor de aansturing en opvolging van, en de controle en het toezicht op Audit Vlaanderen. Beide auditcomités worden voorgezeten door een onafhankelijk deskundige. Meer specifiek hebben de auditcomités volgende taken: •
de auditcomités staan in voor de onafhankelijkheid van het agentschap Audit Vlaanderen;
•
de aansturing en de opvolging van, en het toezicht op het agentschap Audit Vlaanderen, gebeurt (onder meer) via het jaarlijks ondernemingsplan;
•
de auditcomités kunnen adviserend optreden naar de Vlaamse Regering;
•
de auditcomités stellen jaarlijks een publiek toegankelijk verslag op van hun activiteiten;
•
de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering. 26
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Wat de samenstelling betreft: •
worden de onafhankelijke deskundigen aangeduid door de Vlaamse Regering, op voordracht van de auditcomités, voor een periode van vijf jaar die maximaal eenmaal hernieuwbaar is;
•
worden de voorzitters van de auditcomités aangeduid door de Vlaamse Regering onder de onafhankelijke deskundigen, op voordracht van de auditcomités.
De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2020 De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen onderging in de loop van 2020 geen wijzigingen. De Vlaamse Regering hechtte op 21 februari 2020 haar goedkeuring aan de hernieuwing van het mandaat van Pierre Berger als onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de lokale besturen, voor een periode van vijf jaar, ingaand op 6 maart 2020. Naast de leden van het auditcomité en de vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur die als waarnemer deel uitmaakt van het auditcomité van de lokale besturen, nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van het management van Audit Vlaanderen).
Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2020 Leden van het auditcomité Voorzitter
Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige
Onafhankelijke leden-deskundigen
Diane Breesch, onafhankelijk deskundige Pierre Berger, onafhankelijk deskundige Kathleen Desmedt, onafhankelijk deskundige
Leden aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG)
Jan Leroy, directeur bestuur VVSG
Lid aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Provincies (VVP)
Tom Vandeput, gedeputeerde provincie Limburg
Linda Vandekerkhove, algemeen directeur Ronse
27
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Waarnemer van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur Vertegenwoordiger van de Vlaamse ministere bevoegd voor binnenlands bestuur
Gert Eeraerts
Nemen eveneens deel aan de vergaderingen Management van het agentschap Audit Vlaanderen
Mark Vandersmissen, administrateur-generaal Wim De Naeyer, manager-auditor Steven Van Roosbroek, manager-auditor Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité
Dieter Vanhee, adviseur, departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken
Vergoedingen van de leden van het auditcomité van de lokale besturen In de onderstaande tabel zijn de vergoedingen weergegeven die aan de leden van het auditcomité van de lokale besturen en de waarnemer van de minister bevoegd voor binnenlands bestuur werden betaald, ingevolge hun deelname aan de vergaderingen in 2020. Naam
Brutovergoeding (in €)
Jean-Pierre Garitte
12.965,26
Diane Breesch
8.643,51
Pierre Berger
8.643,51
Kathleen Desmedt
8.643,51
Jan Leroy
/ (*)
Linda Vandekerkhove
8.643,51
Tom Vandeput
8.643,51
Gert Eeraerts
4.321,76
(*) Jan Leroy heeft meegedeeld dat hij geen vergoeding wenst te ontvangen.
28
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
DE VERGADERINGEN VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN Vergaderdata Het auditcomité van de lokale besturen vergaderde 5 maal in 2020: •
18 februari 2020; dit was een gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie;
•
21 april 2020;
•
11 juni 2020;
•
29 oktober 2020;
•
17 december 2020.
Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen in 2020 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd en zijn publiek beschikbaar: •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 18 februari 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 april 2020
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 21 april 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 29 mei 2020
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 11 juni 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 10 juli 2020;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 29 oktober 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 27 november 2020;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 17 december 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 15 januari 2021.
De activiteiten van het auditcomité van de lokale besturen Hetgeen volgt zijn enkele van de belangrijkste activiteiten van het auditcomité van de lokale besturen. Dit is geen exhaustief overzicht. Daarvoor verwijzen we naar de publiek beschikbare notulen. Vergadering van het gemeenschappelijk auditcomité Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Goedkeuring van het meerjarig ondernemingsplan 2020-2024 van Audit Vlaanderen.
•
Goedkeuring van de auditplanning 2020 van Audit Vlaanderen. 29
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
•
Goedkeuring van het jaarverslag van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Actualisatie van het charter van Audit Vlaanderen.
•
Actualisatie van de huishoudelijke reglementen van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Uitvoeringsrapportering van het ondernemingsplan 2019 van Audit Vlaanderen.
Vergadering van het auditcomité van de lokale besturen Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Zelfevaluatie van het auditcomité van de lokale besturen en acties n.a.v. deze zelfevaluatie.
•
Personeels- en budgetrapportering van Audit Vlaanderen.
•
Kwaliteitsmanagement binnen Audit Vlaanderen.
•
De nieuwe raamovereenkomst voor ondersteuning bij of het zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten.
•
De openbaarheid van de auditrapporten.
•
Het werkterrein van Audit Vlaanderen bij de lokale besturen.
•
De opvolging van de aanbevelingen.
•
Informatiebeveiliging bij de lokale besturen.
•
Risicoanalyse van de lokale besturen.
•
Forensische audits.
•
Organisatie-audits.
•
Interbestuurlijke audits.
•
Thema-audits m.b.t. geldmiddelen, sportinfrastructuur, systeem i, omgevings-vergunningen, standgelden en informatiebeveiliging.
Ontmoetingen met Vlaamse Regering Op 22 januari 2020 bezocht minister Somers het agentschap Audit Vlaanderen, in aanwezigheid van de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen en de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie. Op 18 september 2020 ging een overleg door tussen de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen, de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie en de kernministers van de Vlaamse Regering.
30
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE DE TAKEN EN DE SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie Zie de tekst onder hoofdstuk “Het auditcomité van de lokale besturen”, punt “Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie”.
De samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie in 2020 De samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie onderging in 2020 geen wijzigingen. Naast de leden van het auditcomité nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen, deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van de leden van het management van Audit Vlaanderen).
Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse Administratie in 2020 Leden van het auditcomité Voorzitter
Luc Discry, onafhankelijk deskundige
Onafhankelijke leden-deskundigen
Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige Diane Breesch, onafhankelijk deskundige Iwona Muchin, onafhankelijk deskundige
Vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering
Miet Vandersteegen Martin Ruebens Myriam Parys 31
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
Nemen eveneens deel aan de vergaderingen Management van het agentschap Audit Vlaanderen
Mark Vandersmissen, administrateur-generaal Wim De Naeyer, manager-auditor Jo Fransen, manager-auditor Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité
Dieter Vanhee, adviseur, departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken
Vergoedingen van de leden van het auditcomité van de Vlaamse administratie In de onderstaande tabel zijn de vergoedingen weergegeven die aan de leden van het auditcomité van de Vlaamse administratie werden betaald, ingevolge hun deelname aan de vergaderingen in 2020. Naam
Brutovergoeding (in €)
Luc Discry (voorzitter)
12.914,27
Diane Breesch
6.908,01
Iwona Muchin
8.609,52
Jean-Pierre Garitte
6.908,01
Miet Vandersteegen
8.609,52
Martin Ruebens
8.609,52
Myriam Parys
6.908,01
32
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
DE VERGADERINGEN VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Vergaderdata Het auditcomité van de Vlaamse administratie vergaderde 5 maal in 2020: •
18 februari 2020; dit was een gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen;
•
26 maart 2020;
•
4 juni 2020;
•
24 september 2020;
•
26 november 2020.
Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie in 2020 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd en zijn publiek beschikbaar: •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 18 februari 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 april 2020;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 26 maart 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 30 april 2020;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 4 juni 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 juli 2020;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 24 september 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 23 oktober 2020;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 26 november 2020: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 8 januari 2021.
De activiteiten van het auditcomité van de Vlaamse administratie Hetgeen volgt zijn enkele van de belangrijkste activiteiten van het auditcomité van de Vlaamse administratie. Dit is geen exhaustief overzicht. Daarvoor verwijzen we naar de publiek beschikbare notulen. Vergaderingen van het gemeenschappelijk auditcomité Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Goedkeuring van het meerjarig ondernemingsplan 2020-2024 van Audit Vlaanderen.
•
Goedkeuring van de auditplanning 2020 van Audit Vlaanderen. 33
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
•
Goedkeuring van het jaarverslag van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Actualisatie van het charter van Audit Vlaanderen.
•
Actualisatie van de huishoudelijke reglementen van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Uitvoeringsrapportering van het ondernemingsplan 2019 van Audit Vlaanderen.
Vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Zelfevaluatie van het auditcomité van de Vlaamse administratie en acties n.a.v. deze zelfevaluatie.
•
Personeels- en budgetrapportering van Audit Vlaanderen.
•
Kwaliteitsmanagement binnen Audit Vlaanderen.
•
De nieuwe raamovereenkomst voor ondersteuning bij of het zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten.
•
De openbaarheid van de auditrapporten.
•
Het werkterrein van Audit Vlaanderen bij de Vlaamse administratie.
•
De samenwerking tussen Audit Vlaanderen en de Federale Interne Audit.
•
De opvolging van de aanbevelingen.
•
De beleidsgerichte rapporten 2019.
•
Forensische audits.
•
Organisatie-audits.
•
Audits m.b.t. de evaluatie van het risicomanagement.
•
Interbestuurlijke audits.
•
Procesaudits.
•
Thema-audits m.b.t. IT-beveiliging, GSM-beheer, Crisiscentrum van de Vlaamse overheid.
Ontmoetingen met Vlaamse Regering Op 22 januari 2020 bezocht minister Somers het agentschap Audit Vlaanderen, in aanwezigheid van de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen en de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie. Op 18 september 2020 ging een overleg door tussen de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen, de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie en de kernministers van de Vlaamse Regering.
34
AUDIT VLAANDEREN
2020 JAARVERSLAG
COLOFON VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Mark Vandersmissen Administrateur-generaal Audit Vlaanderen
CONTACT Audit Vlaanderen Havenlaan 88, bus 24 1000 Brussel 02 553 45 55 Deze publicatie is ook beschikbaar op www.auditvlaanderen.be
35