Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/090
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/090
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedures Op 3 maart 2022 diende xxx (verzoeker) een openbaarheidsverzoek in bij de gemeente Schelle om een afschrift te krijgen van:
“A) de naam en functie van de verantwoordelijke, die zorg en het beheer (mogelijk: vernietiging) van de archieven (bestuurde zijn overuren) effectief waarnam voor de gemeente Schelle. B) Het schriftelijke hetzij elektronische bewijs: de selectielijst, waarop minstens de specificatie voorkomt van verzoekers tussen 1999-2008 gepresteerde, maar vernietigde overuren. Betreffende selectielijst zal aangeven (vermelden) op welke datum en grond de vernietiging is uitgevoerd, door de zorgdrager. 2) Als verwerende partij had de gemeente Schelle, een laatste memorie (noot: de laatste memorie en dus niet de voorlaatste) ingediend bij de Raad van State in de zaak A. 209.656/X-15862 m.b.t. de rechtspleging over ondergetekende. Verzoeker wenst afschrift te bekomen van voormelde neergelegde laatste memorie, inclusief kopie van de samengestelde inventaris. Er wordt hierbij momenteel GEEN kopie van de daarop vermelde inventarisstukken gevraagd! 3) U gelieve een volledig afschrift inclusief alle verzendingsbewijzen, van de uitvoering en genomen beslissingen over mijn ambtshalve ontslag dd. 3.06.2013 per kerende te bezorgen - bij voorkeur electronisch. Hiermee wordt dus zéker bedoeld de beslissingen, de afschriften, de briefwisselingen en bijlagen, inclusief de uitvoering van alle wettelijke verplichtingen, élke kopie aan derden…M.a.w niets door u uit te sluiten,
www.vlaanderen.be
aanhorig aan de uitvoering en nevenkwesties van voormelde ontslag. Eveneens inclusief alle bewijzen van de verzending ervan. Indien per mail bepaalde zaken werden afgehandeld, ook afschrift van betreffende mail aub.” Per brief van 14 maart 2022 willigde de gemeente Schelle het openbaarheidsverzoek van verzoeker als volgt in: A) Sinds 2004 doet de gemeente Schelle beroep op een externe firma voor de archivering. Per dienst werd een verantwoordelijke aangeduid voor het archief B) Er werden geen bestuursdocumenten gevonden 2) De laatste ingediende memorie werd aan verzoeker bezorgd Voor wat betreft het laatste onderdeel (3) bezorgde de gemeente Schelle verzoeker: -
Een kopie van haar aangetekend schrijven d.d. 03.06.2013 (met verzendingsbewijs) Het proces-verbaal van de hoorzitting d.d. 03.06.2016 Het collegebesluit d.d. 03.06.2013 houdende “Verlies van de hoedanigheid van statutair personeelslid – Ambtshalve ontslag”
Voor het overige deelde de gemeente Schelle verzoeker mee dat zijn aanvraag kennelijk onredelijk was en te algemeen en vroeg verzoeker te specificeren van welke documenten hij een afschrift wenste. De gemeente Schelle wees verzoeker er ook op dat zij niet verplicht is om alle bestuursdocumenten te analyseren in het licht van zijn vraag. Als reactie hierop verduidelijkte verzoeker op 20 maart 2022 aan de gemeente Schelle datgene waarvan hij (nog) een afschrift wenste:
“a) Elektronische kopie van uw zending opgesteld 14 maart ll. b) Elektronische kopie van, élk bestuursdocument, die betrekking hebben op de uitvoering van alle verplichtingen, die voortvloeien uit de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse ((andere (zie collegebesluit dd. 3.06.2013, artikel 2)) bepalingen, en al de bewijzen van daadwerkelijke verzending c) Elektronische kopie van de briefwisselingen naar mijn advocaat mr. Hans RIEDER en bewijs verzending. d) Al de overige bestuursdocumenten, inclusief emails, notities op papiertjes of neergeschreven op een kaft, al het overige geconcretiseerd en niet geconcretiseerd in deze vraag — wat rechtstreeks de uitvoering van mijn ambtshalve ontslag dd. 3.06.2013 betreft. e) De naam en functie van de verantwoordelijke (zorgdrager) die mijn overuren beheerde in het archief aub (en graag het telefoonnummer ervan).” Eveneens diende verzoeker op 20 maart 2022 beroep in bij de beroepsinstantie tegen de beslissing van de gemeente Schelle van 14 maart 2022, waarbij hij stelt:
“Enerzijds: werd een elektronische kopie verzocht maar er werd (onvolledig) per gewone post verzonden, zonder inventaris. Anderzijds: Er worden verantwoordelijkheid aan 8 personen en één firma aangewezen, terwijl één verantwoordelijke over ‘het beheer van de bestuursdocumenten overuren/selectielijst vernietigen van de paar duizend overuren’ verzocht werd; wat onmogelijk ernstig te nemen valt - er is over het verloren/vernietigde (?) bestuursdocument toch wel de info te geven wie het archief onder beheer had dunkt me;
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/090
pagina 2 van 4
Ik begrijp eerlijk niet hoe het zit met de beroepstermijn, in het gegeven dat: het antwoord van de gemeente opgesteld werd op 14.03 en leesbaar gepost werd op 14.03 dan op 18.03 ontvangen mét vermelding van de beroepstermijn van 30 dagen, terwijl in het antwoord staat dat ik bijkomende informatie mag aanbrengen om naar ik veronderstel bijkomende stukken te krijgen. Er kunnen m.i. geen twee beroepstermijnen lopen voor 1 toegangsvraag? Ik versta het niet. Wanneer gaat de beroepstermijn in, vb. als ik geen bijkomende inlichtingen geef, of wel deze geef maar zij die ‘verwerpen’, of wel deze geef maar ze onvolledig uitvoeren … Het is niet ernstig om het zo af te schilderen, dat het bestuur alle documenten zou moeten analyseren. De algemeen directeur in kwestie was diensthoofd personeelsdienst en rechtstreeks betrokken in 2013. Het ambtshalve ontslag 3.06.2013 kan onmogelijk veel stukken inhouden en zit gegroepeerd in het (digitale)archief (voor het beheer heeft men volk genoeg klaarblijkelijk). Bovendien werden de stukken toen door dezelfde persoon, opgevolgd en ondertekend - de huidige algemeen directeur = ex-diensthoofd personeel. Ik kan ook niet élk document van het ontslag apart gaan benoemen vanuit mijn geheugen om kopie te verkrijgen, mogelijk ken ik er een paar geheel niet. Als u na lezing van voormelde vindt dat eerst Schelle de aanvullende inlichtingen verwerken moet en pas na hun nieuwe antwoord dan de termijn loopt, schik ik me er uiteraard naar. Maar ik weet niet wat rechtmatig is alzo.” Dit beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 21 maart 2022. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 3 maart 2022. De in beroep aangevochten beslissing van de gemeente Schelle van 14 maart 2022 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroep van verzoeker heeft slechts betrekking op onderdelen A en 3 van zijn oorspronkelijke verzoek. De beroepsinstantie stelt vast dat verzoeker zijn oorspronkelijke verzoek voor wat betreft zijn vraag om een afschrift van de naam en functie van de verantwoordelijke, die zorg en het beheer (mogelijk:
vernietiging) van de archieven (bestuurde zijn overuren) effectief waarnam voor de gemeente Schelle
(onderdeel A) uitbreidt tot een vraag om afschrift van wie het archief onder beheer had betreffende het verloren/ vernietigde bestuursdocument (betreffende verzoekers gepresteerde overuren). De beroepsinstantie kan in graad van beroep echter enkel uitspraak doen over een openbaarheidsverzoek dat in eerste aanleg bij de overheidsinstantie werd ingediend. Een rechtstreeks verzoek tot openbaarmaking bij wijze van een ingesteld beroep bij de beroepsinstantie is dus niet mogelijk. Dit beroepsonderdeel dient bijgevolg als onontvankelijk te worden beschouwd. De beroepsinstantie stelt daarnaast vast dat verzoeker zijn oorspronkelijke verzoek in zijn brief van 20 maart 2022 aan de gemeente Schelle specificeerde voor wat betreft onderdeel 3 van dit verzoek – meer bepaald in de hierboven vermelde onderdelen b, c en d uit deze brief. Luidens artikel II.43 § 2 Bestuursdecreet begint, als de aanvraag overeenkomstig artikel II.42 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/090
pagina 3 van 4
geformuleerd is, voor de overheidsinstantie in kwestie een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft. In casu is de nieuwe termijn van twintig kalenderdagen voor de gemeente Schelle ingegaan op 20 maart 2022, de datum waarop verzoeker zijn oorspronkelijke verzoek specificeerde, waardoor het beroep van verzoeker – voor wat betreft punt 3, dat eveneens werd ingesteld op 20 maart 2022, als onontvankelijk dient te worden beschouwd. Verder is het zo dat verzoeker inderdaad het recht heeft om de vorm aan te geven waarin hij de gevraagde informatie wil ontvangen (cf. artikel II.40 §2 Bestuursdecreet). De beroepsinstantie kan enkel maar vaststellen dat verzoeker naar een elektronisch afschrift vroeg in zijn brief gericht aan de gemeente Schelle d.d. 20 maart 2022 en niet in zijn oorspronkelijke verzoek. De beroepsinstantie kan in graad van beroep echter enkel uitspraak doen over een openbaarheidsverzoek dat in eerste aanleg bij de overheidsinstantie werd ingediend. Een rechtstreeks verzoek tot openbaarmaking bij wijze van een ingesteld beroep bij de beroepsinstantie is dus niet mogelijk. Dit beroepsonderdeel dient bijgevolg als onontvankelijk te worden beschouwd. Verzoeker wijst er in zijn beroepschrift nog op dat de gemeente Schelle geen inventaris toevoegde bij de bezorgde stukken. Ook hier heeft verzoeker deze vraag niet gesteld in zijn oorspronkelijke verzoek aan de gemeente Schelle, waardoor de beroepsinstantie geen enkele uitspraak kan doen in graad van beroep en het beroepsonderdeel bijgevolg eveneens als onontvankelijk dient te worden beschouwd. Bovendien en ten overvloede is het zo dat overheidsinstanties volgens artikel II.31 Bestuursdecreet er niet toe verplicht kunnen worden om de gevraagde bestuursdocumenten te verwerken of te analyseren. Volgens de memorie van toelichting houdt dit in dat een instantie enkel verplicht is tot openbaarmaking van bestaande documenten en informatie en is de overheidsinstantie dus niet verplicht tot het creëren van nieuwe documenten op basis van bestaande gegevens of documenten. Men kan een instantie niet verplichten om de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren. Tenzij in het geval van gedeeltelijke openbaarmaking, is er geen verplichting tot verwerking. Indien de informatie ‘verwerkt’ moet worden, is er ook geen ‘beschikbaar’ document. De beroepsinstantie meent dan ook dat de gemeente Schelle er niet toe verplicht kan worden om een inventaris op te stellen van de documenten die door haar openbaar worden gemaakt. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 20 maart 2022 tegen de beslissing van de gemeente Schelle op zijn openbaarheidsverzoek d.d. 3 maart 2022 is onontvankelijk. Brussel, 4 april 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/090
pagina 4 van 4