Issuu

BAANBREKERS Verkeersborden registreren doen we voortaan met een app

VAARWEL PRIKKLOK Vijf vragen over de afschaffing van de prikklok

ONZE WERKING ONDER DE LOEP De volgende stappen in ons verbetertraject

08 NOVEMBER 2019

Jij SharePoint toch ook?

Hoe Cleo en Steven beter samenwerken dankzij CO&GO

OMLEIDING

Oud en nieuw

Het is met een nieuw regeerakkoord een beetje zoals met een nieuw jaar. Na een feestelijke start met de bekendmaking en de aanstelling van de nieuwe regering kan je aan de slag met het regeerakkoord. Tijdens de eerste contacten met onze minister Lydia Peeters mocht ik gaan vertellen waar we als departement en beleidsdomein mee bezig zijn. Voor mij een moment van trots bij de ruime expertise die we als departement te bieden hebben. Maar net als bij de start van een nieuw jaar, weet je ook hier nog niet wat de toekomst brengt. Het hoofdstuk mobiliteit en openbare werken in het regeerakkoord is ruim en bevat heel wat uitdagingen. Sommige daarvan zijn duidelijk, van andere kunnen we op dit moment nog niet inschatten wat ze de komende jaren precies gaan betekenen. Duidelijk is alleszins dat investeren een belangrijke prioriteit blijft, met investeringen in fietsinfrastructuur voorop. Zeker is ook dat we met het departement meermaals worden genoemd als ‘regisseur’ voor een aantal zaken. Minder duidelijk is de bijlage bij het regeerakkoord die stelt dat we moeten onderzoeken hoe we onze uitvoerende expertise rond water en rond land kunnen bundelen. Ongeruste collega’s spraken me daar de voorbije weken al over aan. Om die onzekerheid zo snel mogelijk te counteren, heb ik samen met het managementcomité (de leidend ambtenaren uit de agentschappen van ons beleidsdomein), meteen de handschoen opgenomen om uit te zoeken wat juist wordt verwacht. Ondanks de nieuwe start staat ook nu de wereld niet stil. Terwijl we uitzoeken hoe we andere accenten kunnen leggen, lopen onze onderzoeken, beleidsvoorstellen, adviezen, technische beproevingen en infrastructuurprojecten gewoon door, en vragen ze dagelijks jullie aandacht. Ik was al langer trots op onze winkel. Maar erover mogen vertellen aan een nieuwe minister maakt dat alles nog eens in het uitstalraam komt te liggen, en zorgt voor nog meer glans. Die deel ik graag met jullie. Bedankt!

Bruggenbouwers

Samen verder met CO&GO

Prikklok

Baanbrekers

DMOW en AWV lanceren app om verkeersborden te registreren

Doe mee aan de MOW bake-off

Onze werking onder de loep

Car Free Week

Filip Boelaert

Secretaris-generaal van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken.

Mijn fiets, mijn vrijheid

Informatieveiligheid

MOWmag is een initiatief van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken. | November 2019 | COÖRDINATIE EN EINDREDACTIE: Nick Arys, Machteld Ryckaert, Leen De Dycker | CONCEPT EN VORMGEVING: Absoluut I COPYWRITING: Anneleen Stollman www.thewritething.be | FOTO’S: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Jokko, Marco Mertens, Jente Boone, Wilhelm Westergren | DRUK: Drukkerij Haletra | Deze publicatie is met de grootste zorg samengesteld. Departement Mobiliteit en Openbare Werken is niet aansprakelijk voor eventuele wijzigingen en/of onnauwkeurigheden in de opgenomen gegevens. | VERANTWOORDELIJKE UITGEVER: Filip Boelaert, secretaris-generaal, Koning Albert II-laan 20 bus 2, 1000 Brussel.

Aan het stuur

17 3

SNEL WEG Het belangrijkste nieuws in hapklare brokjes.

Welkom Lydia Peeters!

Team EU & Internationaal leidt Thaise delegatie rond in Vlaamse zeehavens

Lydia Peeters (Open Vld) is de komende vijf jaar de minister van Mobiliteit en Openbare Werken. Peeters was sinds eind vorig jaar, als opvolger van Bart Tommelein, al Vlaams minister van Begroting, Financiën en Energie (en Jeugd, Cultuur en Media) in de regering Bourgeois en later in de regering Homans. Peeters is in Maaseik geboren en heeft rechten gestudeerd in Leuven. In 2001 werd ze voor Open Vld burgemeester in Dilsen-Stokkem. Ze zetelt sinds 2009

Nieuw e-loket e-Contracting in pilootfase In de laatste week van augustus kwam een delegatie van de ‘Port Authority of Thailand’ (PAT) kijken hoe we in Vlaanderen werken aan duurzamere en groenere havens. Het team EU & Internationaal van de Stafdienst leidde het bezoek van de zeskoppige Thaise delegatie in goede banen. In samenwerking met het Departement Omgeving en FITA (Flanders Interna tional Technical Agency) was voor de delegatie een specifiek programma op maat uitgewerkt. De delegatie bezocht de havens van Antwerpen, Zeebrugge, Oostende en North Sea Port in Gent. Telkens was er een toelichting over de havenwerking en de duurzaamheidsinitiatieven. Aanvullend kregen de deelnemers inzicht in de activiteiten van Europese federaties ESPO en EFIP, die respectievelijk de belangen van de Europese zeehavens en binnenvaarthavens verdedigen. Het bezoek van de delegatie kadert in de goede samenwerking met de Thaise havenautoriteit. Die kwam al in

1992 tot stand met de ondertekening van een vriendschapsakkoord. Tijl Dendal is nieuw binnen het team EU & Internationaal en ervoer voor het eerst hoe we onze samenwerking met Zuidoost-Azië concreet maken: “Een zeer prettige ervaring. Collega’s Heleen Claes en Sara Caudron (midden op de foto) hadden alles tot in de puntjes voorbereid, waardoor alles zeer vlot verliep. Het was ook een toffe, leergierige en jonge delegatie. Eind dit jaar krijgen we nog een aantal delegaties op bezoek. We hernieuwen dan onze ‘letters of intent’ met de Port Authority of Thailand, Vietnam en Cambodja. Ik kijk er alvast naar uit om meer inzicht te krijgen in hun culturen en werkmethodes”.

e-Contracting, het nieuwe e-loket voor de uitwisseling van administratieve dossierstukken bij overheidsopdrachten, is sinds 3 oktober in gebruik. Met e-Contracting kan je administratieve dossierstukken digitaal uitwisselen en bewaren. Papieren kopieën worden zo overbodig. Wat vroeger per post verliep, kan via e-Contracting sneller, veiliger, goedkoper én efficiënter. Tijdens de pilootfase die tot midden 2020 loopt, kunnen kandidaat-op drachtnemers van ons departement, het Agentschap Wegen en Verkeer, het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en de Vlaamse Waterweg de toepassing gebruiken voor schuldvor deringen en factuuraanvragen. Vanaf midden 2020 wordt het e-loket uitgebreid met alle soorten dossierstukken. Vanaf dan kunnen de andere entiteiten van de Vlaamse overheid die met eDelta werken er ook mee aan de slag gaan.

in het Vlaams Parlement en zat vroeger ook in de Limburgse Provincieraad. Begin oktober presenteerde de nieuwe Vlaamse Regering haar regeerakkoord. Uit het regeerakkoord blijkt dat binnen het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken ingezet zal worden op een hechtere samenwerking tussen alle entiteiten via een geïntegreerd investeringsprogramma en een doorgedreven afstemming rond mobiliteit in de 15 vervoerregio’s in

Vlaanderen. Meer details over het volgende Vlaamse mobiliteitsbeleid worden verwacht in de beleidsnota die de minister aan het Vlaams Parlement voorlegt.

WL verhuist tijdelijk naar voortuin Eind september zijn de collega’s van het Water bouwkundig Laboratorium (WL) in Antwerpen verhuisd naar kantoorunits in de voortuin. De komende twee jaar wordt het WL grondig verbouwd waardoor er een tijdelijke oplossing nodig was. De renovatiewerken zullen duren tot de zomer van 2021. Tot dan nemen de collega’s hun intrek in compacte containers in de voortuin. Het project omvat zowel de afbraak, renovatie en aanpassing van een aantal be s taande gebouwen als het optrekken van nieuwe gebouwen. De werken zullen gefaseerd gebeuren. Dit jaar worden de kleinere bijgebouwen afgebroken, wordt het hoofdgebouw gestript en wordt gestart

met de torenbouw. Op de site komt een nieuwbouw van 5 verdiepingen met ontvangstruimte en publie k e functies. Aan het torengebouw zal ook dit jaar al gestart worden. Aangezien het WL in een woonwijk ligt, hecht het veel belang aan een goede communicatie met de buurtbewoners. Zo was er begin oktober een contactmoment met de aannemer waar buurt bewoners terecht konden met hun bezorgdheden.

Danny Bosmans, Greet Van Kerkhove en Michiel Dockx maken er alvast het beste van.

Lees meer over de nieuwe toepassing op www.overheid. vlaanderen.be/e-contracting.

SNEL WEG

TELEX Steve Bormans portfoliomanager MCB-projecten

Doe mee aan de MOW bake-off

Een blik op het nieuwe kantoorgebouw in Brussel

Voor de Warmste Week van VRT organiseert ons departement een heuse MOW bake-off. Noteer vrijdag 13 december met stip in je agenda, want dan worden er desserts geveild in het Ferrarisgebouw in Brussel. We roepen alle collega’s op om te bakken en te proeven voor het goede doel. Het goede doel dat we met het departement zullen steunen, wordt binnenkort vastgelegd. Secretaris-generaal Filip Boelaert verleent vanaf 15 uur dienstvrijstelling aan alle collega’s. Zo kan iedereen genieten van een kopje koffie en een stukje taart in een ongedwongen sfeer.

Finnen bezoeken Geotechniek Eind september kreeg de afdeling Geotechniek een delegatie op bezoek van het Finse bedrijf Ramboll, gespecialiseerd in geotechnisch onderzoek en bouwprojecten. De meer dan 30 ingenieurs kregen een rondleiding in het laboratorium en konden expertise en ervaringen uitwisselen met de collega’s van Geotechniek.

Zin om mee de handen uit de mouwen te steken? Stuur dan snel een mail naar teamcommunicatie@ mow.vlaanderen.be.

In 2024 nemen de collega’s uit het Graaf de Ferrarisgebouw hun intrek in een gloednieuw gebouw. MOWmag geeft een voorsmaak hoe dat er zal uitzien. De WTC-torens aan de Simon Bolivarlaan worden helemaal omgevormd tot een uniek bijna energie-neutraal gebouw met wisselende kantoor- en woonverdiepingen. Een nieuwe centrale balk zal de 2 bestaande torens verbinden waardoor 14 kantoorverdiepingen ontstaan. Naast kantoorruimtes komen er ook appartementen, een hotel, sport- en vrijetijdsruimtes, horeca- en handelszaken en een gemeen schap pelijk dakterras. In totaal zullen 21 entiteiten van de Vlaamse overheid naar het nieuwe gebouw verhuizen. Er zullen 2.600 werkplekken zijn voor 3.900 medewerkers (rekening houdend met telewerken).

Laagste energieverbruik Het nieuwe gebouw wordt het kantoorgebouw met het laagste energieverbruik van België en zal heel goed scoren op het vlak van duurzaamheid. Het zal volgens circulaire principes worden gebouwd: producten

en materialen worden zoveel mogelijk hergebruikt en het restafval geminimaliseerd. Door de neutrale opbouw kan de indeling tussen kantoren, woningen en hotelkamers makkelijk worden aangepast aan de behoeften van morgen. Het Facilitair Bedrijf zorgt voor de realisatie. De Vlaamse overheid huurt het gebouw voor 18 jaar van bouwheer Befimmo.

Materiaal hergebruiken De sloop van het gebouw start in 2020. Alleen de ondergrondse verdiepingen en de circulatiekernen blijven behouden. Ter voorbereiding wordt het circulair materiaal met kranen afgevoerd. Dat is materiaal dat men in het nieuwe gebouw of elders wil hergebruiken. Houten panelen worden bijvoorbeeld omgevormd tot nieuw meubilair en ook de natuurstenen platen uit de inkomhallen van de WTC-gebouwen krijgen een nieuw leven.

Meer informatie over het nieuwe kantoorgebouw vind je op https://overheid.vlaanderen.be/kantoor2023.

De warmste cd van Geotechniek Ook de collega’s van Geotechniek zetten een warme actie op poten. Danny Van Rysselberghe en Stephanie Verleyen sloegen de muzikale handen in elkaar en maakten de warmste cd voor het goede doel. De cd ‘Trying to keep out the cold’ bestaat uit 13 nummers, waaronder 11 covers en 2 eigen creaties. De opbrengst gaat naar de Eye Hope Foundation, een

Steve Bormans nam deze zomer de fakkel over van Nathalie Gosseye als portfoliomanager voor de MCB-projecten. Steve’s opdracht bestaat erin om de samenwerking te stimuleren rond cruciale projecten in het beleidsdomein. Voordien was hij portfoliomanager bij de Vlaamse Waterweg. Nathalie zet haar schouders onder de digitalisering van de beleidsuitvoerende processen.

instelling die fondsen verzamelt voor wetenschappelijk onderzoek naar het Wolfram-syndroom. Dat is een zeldzame, genetische ziekte die de hersenen, de hersenstam en het centrale zenuwstelsel aantast. Koop je graag een exemplaar van de warmste cd? Stuur dan een mail naar ilse.beurms@ mow.vlaanderen.be. De kostprijs bedraagt 12 euro.

Kathy Vandenmeersschaut naar kabinet Kathy Vandenmeersschaut, afdelingshoofd Algemene Technische Ondersteuning, stapte in oktober over naar het nieuwe kabinet Peeters. MOWmag wenst Kathy veel succes met de nieuwe uitdaging en hoopt op een vruchtbare samenwerking. De afdeling ATO zal tijdelijk geleid worden door Nick Landuyt.

BAANBREKERS

Geert Van Gaever GIS-technicus Werkt sinds 2008 bij AWV

DMOW en AWV lanceren app om verkeersborden te registreren 1,4 miljoen verkeersborden vind je langs Vlaamse wegen. De inventarisatie van al die borden is een continu werk voor steden, gemeenten en wegbeheerders. Om die opdracht sneller en makkelijker te maken, ontwikkelde ons departement een mobiele webapplicatie samen met het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV).

“We hebben de applicatie ontwikkeld op vraag van de wegbeheerders en de lokale besturen”, zo steekt projectcoördinator Stephen Tuerlinckx van de afdeling Algemene Technische Ondersteuning (ATO) van wal. “Steden en gemeenten zetten vaak jobstudenten in om de verkeersborden op hun grondgebied te controleren. Ze gaan op pad met een kaart, pen en papier, maken foto’s en schrijven opmerkingen over de verkeersborden op de kaart. Op kantoor moeten ze die dan overtypen in onze toepassing. Met de nieuwe app verloopt dat voortaan veel makkelijker. Het enige wat je nodig hebt, is een tablet met 4G. Via de applicatie zie je op het terrein onmiddellijk waar er in de omgeving verkeersborden staan en kan je ze meteen updaten. Je kunt ook nieuwe borden aan een locatie toekennen en zelfs foto’s toevoegen. Op kantoor heb je de mogelijkheid om alles nog eens na te kijken en indien nodig te corrigeren.”

Tevreden testers Applicatiebeheerder Geert Van Gaever: “De eerste versie van de app hebben we laten testen door 12 steden en gemeenten en twee intercommunales. Tussen 5 augustus en 3 september waren er meer dan 10.000 pageviews,

Stephen Tuerlinckx ICT-projectleider (ATO) Werkt sinds 2014 bij DMOW

wat betekent dat de app zeer intensief gebruikt wordt. Dat de inventarisatie voortaan digitaal kan, ervaren steden en gemeenten als een grote stap vooruit. Hoe vlotter dat kan, hoe beter. In september sloten we het proefproject af. Momenteel zijn we aan de slag met de feedback en verbetersuggesties van de testgebruikers. We voeren de nodige aanpassingen door en zullen eind dit jaar de mobiele app in heel Vlaanderen uitrollen.”

Up-to-date staat netjes

alle steden en gemeenten met die toepassing. Alle wegbeheerders beheren daarin de verkeersborden langs de Vlaamse wegen. Een up-to-date verkeersbordendatabank heeft niets dan voordelen. Niet in het minst voor de steden en gemeenten zelf. Eerst en vooral heb je zo op elk moment een accuraat beeld van de verkeersborden op je grondgebied. Een goede basis dus om je beleid op af te stemmen. Bovendien helpt het om een wildgroei aan verkeersborden te voorkomen.”

“De mobiele app is een handige aanvulling op Verkeersborden.Vlaanderen”, zegt Stephen. “Sinds 2018 werken AWV én

En er is meer. Geert: “Vanuit Verkeers borden.Vlaanderen maken we afgeleide data die we delen met onder meer kaar-

tenmakers zoals TomTom en HERE om hun GPS-systemen op punt te stellen. In een latere fase is het de bedoeling om ook artificiële intelligentie in de applicatie te integreren zodat het gefotografeerde verkeersbord meteen herkend wordt.”

INFORMATIEVEILIGHEID

Zes tips om veilig om te gaan met privacygegevens Privé of op het werk, iedereen komt wel eens in contact met persoonsgegevens of andere gevoelige informatie. Dat je die niet zomaar mag opslaan of doorsturen, weten de meesten intussen wel. Maar hoe kan je er dan wel veilig mee om? Johan Soons, data protection officer (DPO) voor ons departement, bezoekt de komende maanden alle afdelingen om de regels toe te lichten.

Gebruik een sleutel als je gevoelige informatie uitwisselt Stuur geen mails met persoonsgegevens naar externen. Moet je dat toch doen? Versleutel dan het document en verstuur de sleutel langs een ander kanaal. Lees hoe je informatie kan versleutelen op het DMOWintranet: Thema’s > ICT - informatieveiligheid > Tips en tricks > Ga voorzichtig om met vertrouwelijke informatie.

Alles wat je op het internet zet, blijft er eeuwig staan Controleer of je informatie klopt en of je geen vertrouwelijke gegevens gebruikt voor je ze op sociale media of op een webpagina gooit. Deel nooit vertrouwelijke of schadelijke informatie over collega’s, klanten of derde partijen zonder hun goedkeuring.

Wat doet een DPO? Vraag bij foto of video altijd toestemming Wil je foto’s of een video gebruiken voor sociale media, een presentatie of een webpagina? Wie herkenbaar getoond wordt, moet daarvoor zijn toestemming geven. Voor algemene sfeeropnames waarop individuele personen niet herkenbaar zijn, is dat niet nodig.

Even koffie halen? Vergrendel je scherm met de toetsencombinatie +L Zo krijgt niemand zomaar toegang tot jouw computer en gegevens.

Gebruik het toestemmingsformulier op het DMOW-intranet: Thema’s > ICT - informatieveiligheid > Tips en tricks.

Verwerk persoonsgegevens alleen voor een welbepaald doel Stel jezelf altijd de vraag waarvoor je bepaalde gegevens precies nodig hebt, hoe lang, of ze correct zijn en hoe je ze beschermt. Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het specifieke doel.

Gebruik VOBO en SharePoint in plaats van Google Docs, Dropbox of WeTransfer. Wil je vertrouwelijke informatie uitwisselen met iemand van buiten het departement? Gebruik dan de veilige tools van de Vlaamse overheid: SharePoint om samen te werken aan documenten, VOBO om bestanden en documenten door te sturen.

Sinds eind 2017 is Johan Soons aan de slag bij ons departement als data protection officer (DPO). Zijn taak bestaat erin om het verwerken van persoonsgegevens in goede banen te leiden. De aanstelling van een DPO is verplicht sinds de nieuwe Europese privacyregels van kracht zijn gegaan op 25 mei vorig jaar. Johans belangrijkste opdracht bestaat erin om ons departement klaar te stomen voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR). “We volgen daarvoor de algemene richtlijnen van de Vlaamse overheid en stellen in samenspraak met de afdelingen specifieke regels op. We hebben al enkele zaken gerealiseerd, zoals het verwerkingsregister voor persoonsgegevens en de DPIA-tool (Data Protection Impact Assessment) die risico’s in kaart brengt bij de

verwerking van persoonsgegevens. We hebben ook alle websites doorgelicht op het gebied van informatieveiligheid en waar nodig aangepast.”

Roadshow Het is ook Johans taak om alle MOW’ers bewust te maken van de risico’s bij de verwerking van persoonsgegevens. “Daarom starten we met roadshows bij alle afdelingen. Doel is om iedereen extra te informeren over de GDPR en om alle MOW’ers aan te sporen om de richtlijnen na te leven. Ons departement kan maar veilig omgaan met persoonsgegevens als iedereen weet wat wel en niet kan.”

Met deze problemen en vragen kan je bij Johan terecht: • Laptop, usb-stick, badge of andere personeelsdocumenten kwijt geraakt?

• Vraagt iemand welke gegevens het departement van hem bezit en verwerkt?

• Heb je gegevens doorgestuurd naar een verkeerde persoon?

• Heb je een andere vraag rond informatieveiligheid, persoonsgegevens of privacy?

• Wil je een bevraging of enquête verspreiden?

Stuur dan een mail naar privacy. departement@mow.vlaanderen.be.

VAARWEL PRIKKLOK

5 vragen over de afschaffing van de prikklok Op 1 januari nemen we definitief afscheid van de prikklok. De focus op het realiseren van doelstellingen vervangt vanaf dan de tijdsregistratie. Dat is een nieuwe stap in de overgang naar Plaats- en Tijdsonafhankelijk Werken (PTOW).

Bestaan er nog andere onder steunende registratiesystemen in het departement? Jawel. Meerdere teams en collega’s gebruiken prestatieregistratie- en rapporteringssystemen. Die helpen hen om een overzicht te krijgen van hun tijdsbesteding, om efficiëntiewinsten te boeken en om expertise verder uit te bouwen. Binnen EBS en ATO wordt dezelfde digitale tool gebruikt. Die geeft een overzicht van de gepresteerde tijd op maanden jaarbasis,

automatiseert de administratieve rompslomp (zoals toelagen en vergoedingen) en helpt om te rapporteren aan klanten. Bij de cel Terreinproeven van Geotechniek gebruiken ze een dagprestatietool. En ook in het Waterbouwkundig Laboratorium en bij alle MCB-projecten en -kenniscellen wordt tijdsregistratie toegepast.

Wat ging vooraf aan deze beslissing? Waarom schaffen we de prikklok af? Als flexibele en dynamische organisatie focussen we op resultaatgericht werken. De resultaten die iemand behaalt, staan los van het al dan niet

registreren via een prikklok wanneer iemand op zijn werkplek aankomt en ze verlaat.

Wat verandert er voor de collega’s? Weinig of niets. De meeste MOW’ers prikten al enkele jaren niet meer. De laatste 54 prikkers kunnen nog prikken tot 1 januari 2020. Bovendien blijft het huidige dienstorder MOW/ DEP/2017/11 van toepassing. We blijven dus gemiddeld 38 uur per

week werken, de stam- en glijtijden blijven onveranderd en diensten moeten nog altijd bereikbaar zijn van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.15 tot 17 uur.

• In 2014 werd ‘Het Nieuwe • Uit de personeelsbevraWerken’ geïntroduceerd in ging van oktober 2018 de Vlaamse overheid: een bleek dat het merendeel arbeidsorganisatieconcept van de collega’s voor de dat inspeelt op de hedenafschaffing van de prikdaagse noden van het klok is. personeel. Bij de Vlaamse • Om tegemoet te komen overheid zijn er steeds aan enkele vragen meer pure kenniswerkers en bekommernissen die plaats- en tijdsonafzijn er begeleidende hankelijk kunnen werken. maatregelen opgezet. • Binnen ons departement Leidinggevenden kunnen wordt sinds 2015 plaatsbijvoorbeeld maatoponafhankelijk gewerkt. leidingen volgen, zoals Vandaag mogen colle‘Resultaatgericht leidingga’s zes werkdagen per geven’ en ‘Leidinggeven in maand plaatsonafhankeeen POW-context’. lijk werken.

Hoe bereiken we de volgende stap binnen tijdsonafhankelijk werken? De afschaffing van de prikklok is de eerste stap naar tijdsonafhankelijk werken. Het werken met flexibele uren zal geleidelijk ingevoerd worden. Een werkgroep met vertegenwoordigers van alle afdelingen zal onderzoeken hoe we dat het best organiseren, implementeren en communiceren. De werkgroep is dit najaar de eerste keer samengekomen

en zal rekening houden met de belangen van de werknemers, leidinggevenden én de organisatie. Ze zal onder meer onderzoeken wat de mogelijke risico’s en knelpunten zijn bij PTOW en wat we daaraan kunnen doen. Daarnaast wordt bekeken hoe we invulling zullen geven aan de individuele werktijd en collectieve servicetijd.

Meer informatie? Heb je een vraag over de afschaffing van de prikklok, plaats- en tijdsonafhankelijk werken of het nieuwe werken? • Surf naar het DMOW-intranet: Thema’s > Personeel en Organisatie > Plaats- en Tijdsonafhankelijk Werken. • Neem contact op met je leidinggevende. • Of stuur een berichtje naar het team HR/Personeelsbeleid: DMOW_personeel_HR@mow.vlaanderen.be.

GEFLITST

5 DAGEN AUTOVRIJ NAAR HET WERK

Tijdens de Week van de Mobiliteit (16 tot 22 september) organiseerde ons departement samen met het Agentschap Wegen en Verkeer een Car Free Week.

Car Free Week

Opdracht voor alle collega’s: 5 dagen autovrij naar het werk komen en een selfie nemen van elke verplaatsing. Voor elke selfie kreeg je een tombolalotje waarmee je een prijs kon winnen. We kregen veel fiets-, trein- en stapselfies binnen.

collega’s namen deel

Sidney Crabs | Maritieme Toegang • woon-werkafstand: 2,9 km • de fiets, de boot en de step

Nicolas Van Bossuyt

Vlaams Huis voor de Verkeersveiligheid • woon-werkafstand: 36 km • de trein

Joris Deboel | Beleid • woon-werkafstand: 20 km • de fiets en te voet

roen Moens | Expertise Bet on en Staal • woon-werkafstand: 46 km • de fiets

27.000 km

| Beleid Gijs Dayers tand: 64 km

autovrije verplaatsingen van DMOW en AWV in 1 week tijd

Judith De Corte | Organisatie • woon-werkafstand: 64 km • de fiets, te voet en de trein

Nikka Curinckx | Beleid

fs • woon-werka • de fiets

• woon-werkafstand: 6 km • de fiets en te voet

Combimobiliteit

Viki Kruyniers

Waterbouwkundig Lab oratorium • woon-werkafstand: 22 km • de fiets

Veel collega’s combineren verschillende vervoersmiddelen

Jiri Nossent

Waterbouwkundig Lab oratorium • woon-werkafstand: 37 km • te voet, de bus, de tra m en de trein

de langste autovrije woon-werkverplaatsing (heen en terug)

177 km

s | Geotechniek Joren Andtarinde: 10 km fs

• woon-werka • de fiets

Car Free Week

Een leidinggevende praat over besturen.

AAN HET STUUR

Eveline Lamont | Geote chn

iek

• woon-werkafstand: 22 km • de fiets

Jan Hemelaer is afdelingshoofd van de Stafdienst, een afdeling die bij veel processen betrokken is en met veel partijen in contact komt. “In mijn leidinggeven hecht ik daarom veel belang aan cocreatie en samen verantwoordelijkheid nemen.”

Bart De Maerschalck

Waterbouwkundig Lab oratorium • woon-werkafstand: 70 km • de fiets en de trein

Eric Kenis | Beleid

• woon-werkafstand: 69 km • de fiets en de trein

Stephen Tuerlinckx

ing Algemene Technische Ondersteun km 68 • woon-werkafstand: • de fiets, te voet en de trein

Jurgen Silence | Stafdienst • woon-werkafstand: 69 km • de fiets

pertise Beton

Ex Kris Avauxnd| : 60 km

en Staal

fsta

• woon-werka • de fiets

Populairste transportmiddelen

55,2%

24,8%

Resultaten bereiken op een menselijke manier

13,3%

De secretaris-generaal en de organisatie ondersteunen: het is de rode draad doorheen Jans loopbaan bij de Vlaamse overheid. Al 19 jaar is het Ferrarisgebouw zijn uitvalsbasis. Hij begon er als beleidsmedewerker en is nu afdelingshoofd van de Stafdienst. “De Staf is op veel terreinen actief. Zo coördineren we het Europees en internationaal beleid van ons departement, zorgen we voor vlotte dossierstromen en een waterdichte informatieveiligheid, maar evenzeer voor een open en constructieve communicatie, intern en naar de buitenwereld. Wanneer zich nieuwe opdrachten aandienen of wanneer er iets misloopt, is de Staf er vaak als eerste bij om aan een oplossing te werken.”

Inzetten op samenwerken “Voor mijn visie op leidinggeven, verwijs ik graag naar een citaat van de Franse schrijver en piloot Antoine de SaintExupéry, bekend van Le Petit Prince. ‘Als je een schip wil bouwen, roep dan geen mannen en vrouwen bij elkaar om hen bevelen te geven, om ze elk detail uit te leggen, om ze te vertellen waar ze alles

kunnen vinden. In plaats daarvan, leer ze verlangen naar de enorme eindeloze zee.’ Cocreëren en samen verantwoordelijkheid nemen, zorgen voor een hogere betrokkenheid en samenwerking. In het streven naar resultaten hanteer ik steeds een mensgerichte aanpak. De magie zit ‘m erin om de juiste balans te vinden, zodat het resultaatgerichte en het menselijke elkaar versterken. Dat is de manier waarop ik dagelijks leidinggeef. Ik ben niet degene die steeds zegt hoe het moet. Binnen het departement zetten we sterk in op samenwerking. Het zou erg inconsequent zijn als we zelf niet zouden toepassen waar we in geloven.”

Waardering “Ik probeer altijd verwachtingen en prioriteiten helder te maken. Maar ik geef veel vrijheid in de concrete uitvoering. Het is fijn wanneer mensen met voorstellen van oplossingen komen waar ik zelf niet aan gedacht had. Mensen moeten hier graag werken, zich gewaardeerd voelen. Dat komt niet vanzelf. Je moet tijd vrijmaken voor je mensen: om een complexe knoop te

IDKIT

Jan Hemelaer (49) studeerde Toegepaste Economische Wetenschappen werkt sinds 1 januari 2000 bij de Vlaamse overheid sinds 2012 afdelingshoofd, eerst van Algemeen Beleid, sinds 2016 van de Stafdienst heeft een zoon van 6, Misha geraakt nooit uitgelezen

ontwarren, of te brainstormen over een strategie. Daarnaast is het belangrijk om eens samen te lunchen en om successen te vieren.”

Potten en pannen Welke dingen buiten het werk maken hem gelukkig? “Er kruipt veel energie in het opvoeden van een zoon, maar niks is zo leuk als dat. Ik lees graag en ervaar aan den lijve het drama van meer te kopen dan je kan lezen. Ik kook ook graag. Die overgang van de drukke werkdag naar een huiselijke avond, vind ik heerlijk. Tussen de potten en pannen kom ik tot rust.”

SS AAMME ENN WWEERRKKEENN AAAANN EEEE NN B BE ET TE ERR DDEEPPAARRTTEEMMEENNTT

Onze Onze werking werking onder onder de de loep loep Ons departement heeft weer enkele stappen gezet in het Ons departement heeftinterne weer enkele stappen gezet in hetheeft streven naar een betere werking. De directieraad streven naar een beterevoor interne 12 ambities geformuleerd de werking. komendeDe vijfdirectieraad jaar en legt heeft 12 ambities geformuleerd voorwerking de komende jaar in december het programma interne voor vijf 2020 vast. en legt inwordt december hetaan programma interne met werking voor Daarnaast er druk de slag gegaan de quick 2020 we concrete druk aan realisatie de slag met quick wins en vast. quickDaarnaast starts. Eengaan eerste vandedie wins en quick starts. eerste realisatie van die verbetervoorstellen is deEen uitrol vanconcrete de wie-is-wie-tool Delve. verbetervoorstellen is de uitrol van de wie-is-wie-tool Delve. Partners Partners Klanten Klanten

Efficiënte, kwaliteitsvolle Coherente en consistente en digitale Efficiënte, kwaliteitsvolle communicatie Coherente en consistente dienstverlening en digitale communicatie dienstverlening

Gericht partnership Gericht partnerschap

Mensen Mensen

Gedragen departementale Gedragen waarden departementale waarden

Toekomstgerichte wekgever Toekomstgerichte werkgever

Kennisdeling en informatiebeheer Kennisdeling en informatiebeheer

Middelen Middelen

Kennisschakelaar op Kennisschakelaar het gebied opdata het gebied van van data

Resultaatsgerichte Resultaatgerichte begroting begroting

Focus op resultaten Focus op resultaten en kerntaken en kerntaken

Proces Proces

Vastleggen duidelijke Vastleggen rollen en duidelijke rollen en verantwoordelijkheden verantwoordelijkheden

Departementale 5-jaren Departementale planning interne5-jaren planning werkinginterne werking

Integraal portfolio-, Integraal portfolio-, projecten procesbeheer projecten procesbeheer

12 ambities

stellen onze focus scherp en zetten in op samenwerken, werkdruk, kennisIn september legde de directieraad 12 deling, leiderschap en betrokkenheid. ambities vast waar we met het deparIn september legde de directieraad 12 ambiWe stellen onze we focus scherp en zetten in op Zo willen een betere organisatement over vijf jaar willen staan op samenwerken, werkdruk, kennisdeling, leidertie worden, mensen helpen om beter ties vast waar we met het departement het gebied van interne werking. Die betrokkenheid. Zo en willen een hunenjob uit te oefenen onzewe partwillen op één over vijfambities jaar willen staanwe op niet het gebied vandag schap betere organisatie worden, mensen helpen om ners de dienstverlening geven waar ze realiseren, maar zullen ons helpen interne werking. Die ambities willen we recht De twaalf ambities beter hunop jobhebben. uit te oefenen en onze partom prioriteiten te stellen. Op die niet op één dag realiseren, maar zullen een link metgeven onzewaar visie,zemissie de dienstverlening recht manier kunnen we bewuster kiezen nershebben ons helpen om prioriteiten te stellen. en waarden en worden De twaalf ambitiesonderverdeeld hebben een link welke projecten we willen realiseren op hebben. Op die en manier kunnenhoeveel we bewuster kiezen viervisie, thema’s. ambitie heeft ook vastleggen tijd en midde- metinonze missieElke en waarden en worden welke projecten we willen realiseren en vast-We onderverdeeld een aanspreekpunt. len we daarin willen investeren. in vier thema’s. Elke ambitie leggen, en hoeveel tijd en middelen we daarin heeft een aanspreekpunt een Meer informatie over de twaalf ambities vind je en opeen onssponsor: intranet: willen investeren. https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/dmow/Departement/ lid van de directieraad die mee aanstuurt.

12 ambities voor de komende 5 jaar

Programma interne werking 2020 Dit najaar zullen de aanspreekpunten ambities interne werking onderzoeken welke projecten onze werking aanzienlijk kunnen verbeteren. Ze zullen inschatten hoeveel mankracht en welke middelen we de komende jaren nodig hebben om die projecten uit te voeren en zo onze ambities waar te maken. Ze vertrekken daarbij van de lijst met lopende en nieuwe projecten, de 58 quick wins en quick starts, én het regeerakkoord van de nieuwe Vlaamse Regering.

Daarna zal de directieraad op 17 december het programma interne werking voor 2020 vastleggen met daarin de definitieve selectie van de projecten en de prioritering van het portfolio. Voor elk project wordt rekening gehouden met de beschikbare capaciteit, de scope, de doorlooptijd en de bijdrage aan de ambities. Zo bepalen we of we een project opnemen en wanneer we dat doen.

Portfoliomanagement leidt tot prioriteiten Na de portfolio-oefening voor de projecten rond interne werking, zal het departement later ook werk maken van een businessportfolio met onze kernprocessen. Die belangrijke oefening zal de nodige tijd vragen en kadert binnen de ambitie ‘integraal portfolio-, projecten procesbeheer’. Door meer gestructureerd en projectmatig te gaan werken

én tegelijk met een portfolio al onze projecten te beheren, willen we een beter overzicht krijgen van wat we binnen het departement allemaal doen. Tegelijkertijd kunnen we zo de werklast beter in het oog houden, en zo nodig spreiden over meerdere jaren. Dit zal ons helpen om prioriteiten te stellen!

Paginas/Detail/Optimalisatietraject-Ambities-Interne-Werking.aspx. Meer informatie over de 12 ambities vind je op ons intranet: Departement > Optimalisatietraject interne werking.

FIETSER VAN DE AFDELING

Mijn fiets, mijn vrijheid Aan de slag met quick wins en quick starts Naast het meerjarige traject van de directieraad wil het departement op korte termijn 58 quick wins en quick starts realiseren. Alle MOW’ers konden zich kandidaat stellen om hieraan mee te werken. Begin september zijn 20 vrijwilligers een eerste keer samengekomen met de inhoudelijk verantwoordelijken. In verschillende groepjes stellen zij voor elk verbetervoorstel een plan van aanpak op en bespreken dat op het sBOB. Het Strategisch Bureau

Organisatiebeheersing (sBOB) is het managementorgaan voor de interne werking. Op 17 september kreeg de uitrol van Delve al groen licht. Delve is de nieuwe wie-is-wie-tool in het departement. In november staan de volgende verbetervoorstellen op de agenda: het delen van de Outlookagenda en agenda-etiquette, innovatie als doelstelling en principes van (opleiding) time management hanteren in het hele departement.

Eerste quick win: Delve De Stafdienst en de afdeling Beleid zijn ondertussen al aan de slag gegaan met de wie-is-wie-tool Delve. Het is een softwareprogramma van Microsoft waarmee je vlot je eigen profiel op het intranet kunt zetten en ook makkelijk overzichten kan maken van teams en afdelingen. In

je profiel stop je informatie over jezelf, je vaardigheden en je interesses. Andere collega’s van het departement en de hele Vlaamse overheid kunnen je dan makkelijk vinden. De andere afdelingen zullen in november en december tijdens middagsessies hun profielen op Delve invullen.

Kim De Beule, ingenieur bij Geotechniek, fietst elke dag met zijn speedpedelec van Lokeren naar Zwijnaarde en terug. Of is het eerder racen? “Racen? (lacht) Nee, hoor. Al geef ik grif toe dat 40 km per uur halen wel een voordeel is als je lange afstanden aflegt. Maar aan die topsnelheid kom ik enkel op de fietsostrade en op enkele rustige stukken. Elke dag 62 km in de benen valt qua inspanning trouwens reuze mee. Het grootste deel van het traject fiets ik in het groen en met relatief weinig verkeer. Het is heerlijk om de natuur te zien ontwaken. Af en toe spot ik een roofvogel onderweg. In de bebouwde kom is het uitkijken geblazen. Op sommige kruispunten stap ik sowieso

af, ook al heb ik voorrang, omdat ik weet dat ik anders van mijn sokken gereden word. Koning Auto is helaas nog vaak heer en meester in het verkeer.”

Hoofd op non-actief “Het aantal keren dat het pijpenstelen regent, kan je op één hand tellen. Voorspelt de weerman guur weer, dan las ik een thuiswerkdag in. Of ik houd Buienradar in de gaten en vertrek tussen 2 buien door. Mijn dagelijkse ritjes zou ik niet meer kunnen missen. Elke dag 2 keer een uur je hoofd op non-actief zetten, dat is zalig. Het is echt geen toeval dat steeds meer collega’s met de fiets komen werken.”

Van deur tot deur De combinatie fiets-treinfiets is ook een prima idee,

Een overzicht van de verbetervoorstellen vind je op ons intranet: Departement > Optimalisatietraject interne werking > Quick wins en quick starts.

vindt Kim. “Maar dan ben je wel nog altijd gebonden aan de uren van de trein. Nu ben ik helemaal vrij: ik fiets van deur tot deur en doe er even lang over. Dat fietsen goed is voor het milieu, vind ik mooi meegenomen. En het is nog gezond ook. Ik voel me veel fitter dan vroeger en word veel minder snel ziek. De laatste verkoudheid? Dat moet jaren geleden zijn.”

IDKIT Kim De Beule Straffe fietser van Geotechniek Geotechnisch ingenieur 34 jaar Werkt sinds 2014 bij MOW Houdt van fietsen en uitwaaien met de hond

Wie is de fietser van Algemene Technische Ondersteuning? Ken jij een straffe fietser bij de afdeling Algemene Technische Ondersteuning? Wie doet de meeste kilo-

meters of fietst elke dag door weer en wind naar het werk? Laat het ons weten via teamcommunicatie@mow.

vlaanderen.be en geef hem/ haar een duwtje in de rug door een leuke fietsreportage in de volgende MOWmag.

BRUGGENBOUWERS

T W E E C O L L E G A’ S O V E R O N Z E N I E U W E D I G I TA L E W E R K P L E K Steven Lefever

Samen verder met CO&GO

adviseur-ingenieur bij Expertise Beton en Staal sinds 2003 aan de slag bij MOW als mobiliteitsbegeleider

Cleo De Wolf

Het departement is al enkele maanden met CO&GO aan de slag: het gemeenschappelijk virtueel samenwerkingsplatform op basis van SharePoint. Twee collega’s vertellen over hun ervaringen.

Cleo De Wolf is teammedewerker duurzame personenmobiliteit van de afdeling Beleid en werkt met SharePoint voor de voorbereiding en uitrol van basisbereikbaarheid, de nieuwe visie op mobiliteit in Vlaanderen. Ze gebruikt het platform om informatie te delen met mensen uit het hele beleidsdomein. Steven Lefever, adviseur-ingenieur bij Expertise Beton en Staal, volgt via SharePoint de wijzigingen op van het Standaardbestek 260. Dat bundelt in één publicatie alle gemeenschappelijke bepalingen voor de uitvoering van werken aan kunstwerken en waterbouw.

Hoe gebruiken jullie SharePoint? Steven: “De meldingen voor aanpassingen aan het Standaardbestek 260

maken we aan als opdrachten of taken. Die worden gekoppeld aan een dossier dat wordt toegewezen aan een behandelaar of een behandelende werkgroep. Bij het dossier hoort een handige werk ruimte die gedurende het hele proces beschikbaar is.” Cleo: “Ik gebruik SharePoint om het MCBproject basisbereikbaarheid op te volgen, vergaderingen te beleggen en om statusrapporteringen en prestatieregistraties bij te houden. De site ‘Samenwerking vervoerregio’s’ geeft mij een overzicht van de sites van de 15 vervoerregio’s.”

Wat zijn de voordelen? Steven: “Het volledige werkproces heeft plaats op hetzelfde platform, wat een meer gestructureerde manier van werken en samenwerken toelaat.

teammedewerker duurzame personenmobiliteit van de afdeling Beleid sinds 2017 aan de slag bij MOW als mobiliteitsbegeleider

De documenten blijven tijdens alle validatiestappen op één plaats staan. Alle documenten kan je ook raadplegen via een hyperlink. De link kan je mailen naar mensen die in het document moeten werken. Zo kunnen ze steeds de laatste versie openen zonder te moeten navigeren in EPM of SharePoint.” Cleo: “Alles staat online en niet op iemands harde schijf. Heel handig als je met veel partners betrokken bent bij één project. Het maakt complexe zaken

overzichtelijk en voor iedereen consulteerbaar. E-mails met bijlages versturen hoeft niet meer. Je werkt steeds met z’n allen op dezelfde, laatste versie van een document. Dat scheelt ook een hoop gedoe. Verder zijn er tal van handige functies zoals een agenda, bibliotheken en nieuwsberichten.”

En de nadelen? Steven: “De navigatie in de EPMomgeving is wat wennen. Dat vraagt in het begin wel een inspanning.” Cleo: “Door de veelheid aan functies en groepen is het belangrijk dat je het bos door de bomen blijft zien. Daar mis ik ervaring, maar dat is een kwestie van het systeem nog beter in de vingers te krijgen.“

Kregen jullie ondersteuning van het projectteam? Cleo: “Zeker en vast, en al vanaf de opstart. Ook als er problemen zijn, kunnen we op het projectteam rekenen. Voor de gebruikers in de vervoerregio’s waren er trainingssessies voorzien.” Steven: “De collega’s van CO&GO hebben ons zeer goed begeleid in het vertalen van onze eisen naar een projectdocument. Alle vragen en optimalisaties die we voor ogen hadden, werden heel snel opgepikt.”

Steven: “Een heel praktische tip: als je vaak werkt met bestanden in documentenbibliotheken of dossierwerkruimten, is het handig om die bibliotheek met Windows Verkenner te openen en daarna bij je favorieten te zetten. Zo kan je heel snel naar die bibliotheek of dossierwerkruimte. Een andere tip: plaats de link naar ‘mijn open dossiers’ in EPM bij je favorieten. Zo kan je snel navigeren.”

Welke tips hebben jullie voor de collega’s? Cleo: “Probeer het gewoon, je moet de voordelen echt ervaren. En als de online versie van een document je niet bevalt, kan je altijd naar de desktopversie waar je alle functies behoudt!”

BAKKEN EN PROEVEN VOOR HET GOEDE DOEL

Doe mee aan de MOW bake-off Ook ons departement draagt dit jaar zijn steentje bij aan de Warmste Week van de VRT. Op vrijdag 13 december organiseren we een MOW bake-off in het Ferrarisgebouw in Brussel. We roepen alle collega’s op om te bakken én te proeven. Taarten, muffins, cupcakes … Alle MOW-desserts gaan naar het goede doel. Zin om net als Sancho je handen uit de mouwen te steken? Stuur dan snel een mail naar teamcommunicatie@mow.vlaanderen.be. Meer info over de bake-off vind je op pagina 7.