Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/324
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 9 oktober 2020 diende xxx een verzoek in bij het kabinet van Vlaams minister Peeters, Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook (e-mails, brieven, notulen, beleidsdocumenten, geluidsen video-opnames, eventuele bijlagen, etc…), die kunnen beschouwd worden als milieu-informatie en/of energiebeleid, uitgewisseld tussen het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken (de huidige en voorgangers) tussen 1 januari 2014 tot en met 26 augustus 2020, en
“- Ondernemingen waarvan duidelijk is of u bekend is dat zij deel uitmaken van Exxon Mobil Petroleum & Chemical en van Total Belgium; - Fédération Belge de l'Automobile & du Cycle (FEBIAC Asbl); - Belgische Federatie der Brandstoffenhandelaars (Brafco); - Fédération Pétrolière Belge (FPB); - Traxio; - De Vlaamse minister van Financiën en Begroting, Wonen en Onroerend Erfgoed en de leden van zijn kabinet; - De Vlaamse minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme en de leden van zijn kabinet.” Het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken heeft bij mailbericht van 21 oktober 2020 een verzoek tot specifiëring aan verzoeker gericht. Hierop werd door xxx gereageerd bij mailbericht d.d. 9 november 2020.
www.vlaanderen.be
Het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken heeft het verzoek tot openbaarmaking bij mailbericht d.d. 3 december 2020 geweigerd. Op 4 december 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de voormelde weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 7 december 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 9 oktober 2020. De weigeringsbeslissing van het kabinet van Vlaams minister Peeters dateert van 3 december 2020. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift d.d. 4 december 2020 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Bij mailbericht van 21 oktober 2020 heeft het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken aan de verzoeker gevraagd om de aanvraag te specificeren. Bijkomend werd er reeds op gewezen dat het verzoek in de mate dat het betrekking heeft op documenten van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019 betrekking heeft op documenten die geen bestuursdocumenten in de zin van het Bestuursdecreet zijn. Het kabinet geeft aan dat de minister pas op 02 oktober 2019 de eed heeft afgelegd als minister van Mobiliteit en Openbare Werken, wat maakt dat er geen correspondentie in die hoedanigheid, alsook van het kabinet, en de diverse bestemmelingen bestaat van vóór 02 oktober 2019. Eveneens wordt aangegeven dat noch de minister noch de kabinetsmedewerkers beschikken over enig dossier, laat staan documenten, over de periode voorafgaand aan 02 oktober 2019 daar er geen fysieke noch digitale overdracht plaatsvond, zodat er geen documenten kunnen bijgebracht worden die door de toenmalige bevoegde minister werden uitgewisseld. xxx reageert bij mailbericht d.d. 9 november 2020 als volgt: “Wat betreft de correspondenten: we hebben
de lijst van correspondenten sterk beperkt. Het gaat hier over vijf organisaties en twee kabinetten. Die organisaties hebben elk aangeduide woordvoerders die met jullie in contact zijn. We vragen enkel naar de correspondentie die direct met hen gebeurd is. We vragen niet naar algemene emails die geen opvolging van jullie heeft vereist (dus niet algemene uitnodigingen of nieuwsbrieven enz.). Wat betreft de onderwerpen: we hebben dit met opzet open gelaten, omdat ons vorig verzoek door jullie als te breed werd beschouwd. We hebben dus geen lijst van onderwerpen opgemaakt maar laten aan jullie overweging over wat jullie beschouwen als milieu-informatie. Het is voor ons moeilijk om op voorhand in te schatten over welke bestuursdocumenten jullie beschikken omdat we geen toegang hebben tot een
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 2 van 8
inventaris die dit duidelijk zou maken. Daarom heb ik ook mijn intentie gespecifieerd : mijn doel is om een beeld te vormen van jullie relaties met de olie- en auto-industrie m.b.t. milieu-gevoelige onderwerpen. Graag zouden we willen weten wat die organisaties aan jullie gevraagd hebben over belangrijke dossiers, zoals de Voorstel van resolutie betreffende een sterk Vlaams klimaatbeleid, de Nationale Energie- en Klimaatplan, de uitfasering van de verbrandingsmotor, alternatieve brandstoffen enz. Ik kan mijn vraag nog specifiëren door te herhalen dat wij alleen geïnteresseerd zijn door de correspondentie die een opvolging heeft vereist: wanneer jullie effectief hebben geantwoord, wanneer jullie meetings hebben georganiseerd om die dossiers met die organisaties te bespreken, enz. Wat betreft de periode: het Bestuursdecreet van 7 december 2018 regelt het recht om inzage te hebben in bestuursdocumenten die berusten bij een Vlaamse overheidsinstantie. Het is niet relevant of dat document opgesteld of ontvangen is tijdens de ambtstermijn van de persoon die op dit moment aan het hoofd staat van die instantie. Zolang de informatie of het document aanwezig is, vallen jullie onder de openbaarmakingsplicht.” Bij mail d.d. 3 december 2020 heeft het kabinet van Vlaams minister Peeters het openbaarheidsverzoek afgewezen. Het kabinet geeft vooreerst aan dat in het voormeld mailbericht van 9 november 2020 absoluut geen richting aan enige specifiëring wordt gegeven. Vervolgens wordt ingegaan op voormeld mailbericht:
“1. U stelt dat er slechts gevraagd wordt naar de correspondentie tussen mijn minister en collega’s en de Vlaamse minister van Financiën en Begroting, Wonen en Onroerend Erfgoed en de leden van zijn kabinet en de Vlaamse minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme en de leden van haar kabinet, alsook 5 organisaties. Mag ik u erop wijzen dat : - Het kabinet MOW inhoudelijk is samengesteld als volgt: minister, 18 raadgevers, 3 medewerkers en 3 persoonlijke secretariaten die briefwisseling ontvangen/versturen over de betreffende onderwerpen. - Het kabinet F&B inhoudelijk is samengesteld als volgt : minister, 13 raadgevers, woordvoerder en X-aantal secretariaten – volgens website https://www.vlaanderen.be/organisaties/vlaamse-regering/matthiasdiependaele-vlaams-minister-van-financien-en-begroting-wonen-en-onroerend-erfgoed/kabinet-van-devlaamse-minister-van-financien-en-begroting-wonen-en-onroerend-erfgoed - Het kabinet Omgeving is samengesteld als volgt : minister, 20 raadgevers, woordvoerders en X-aantal secretariaten – volgens website https://www.vlaanderen.be/organisaties/vlaamse-regering/zuhal-demirvlaams-minister-van-justitie-en-handhaving-omgeving-energie-en-toerisme/kabinet-van-de-vlaamseminister-van-justitie-en-handhaving-omgeving-energie-en-toerisme En dit los van de 5 organisaties waarnaar u verwijst. De hoeveelheid aan mogelijke correspondenten is m.a.w. zeer omvangrijk. 2. U geeft geen onderwerp mee van documenten met motivering dat uw eerder verzoek te breed was geformuleerd. Dit houdt mi geen steek aangezien het open laten van alle onderwerpen de meest brede invulling aan een verzoek kan geven. U geeft aan uw vraag te specifiëren door te herhalen dat u alleen geïnteresseerd bent in de correspondentie die een opvolging heeft vereist: wanneer jullie effectief hebben geantwoord, wanneer jullie meetings hebben georganiseerd om die dossiers met die organisaties te bespreken, enz. Dit houdt m.a.w. wel degelijk een scan in van alle documenten tussen de personen in punt 1 vermeld. De zeer ruime scope, waardoor de hoeveelheid aan documenten vermoedelijk heel groot is waarbij deze eerst allemaal zouden moeten worden verzameld en dan nog eens moeten gescreend worden op mogelijke uitzonderingsgronden, betreft onmiskenbaar een kennelijk onredelijk verzoek waardoor hier niet op ingegaan kan worden conform de uitzonderingsgrond vermeld in artikel II.33, 1° Bestuursdecreet. 3. Wat betreft uw repliek mbt de periode van de gevraagde documenten, verwijzende naar het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 3 van 8
Ik verwijs naar de beslissing van de beroepsinstantie ikv een eerdere vraag van u ikv openbaarheid van bestuur dd. 06.10.2020 waarin reeds eerder geoordeeld werd over het verzoek tot overlegging van documenten voorafgaand aan 02.10.2019 waarbij uw vraag in die zin ongegrond werd verklaard. De beroepsinstantie stelt vast dat het kabinet Peeters in eerste instantie aangeeft dat het kabinet pas een overheidsinstantie is sinds 02/10/2019 (moment van de eedaflegging). Hieromtrent is de beroepsinstantie van oordeel dat, gezien de vraagstelling van de beroeper gericht is aan mevrouw Peeters in haar hoedanigheid van minister van Mobiliteit en Openbare Werken, het inderdaad zo is dat mevrouw Peeters pas sinds 02/10/2019 minister van Mobiliteit en Openbare Werken is, wat maakt dat er geen correspondentie tussen mevrouw Peeters in die hoedanigheid, alsook van haar kabinet, en de diverse bestemmelingen bestaat van vóór 02/10/2019. Het gaat aldus om documenten die de minister en haar kabinet niet in het bezit heeft. Bijgevolg heeft het verzoek, in de mate dat het betrekking heeft op correspondentie van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019, betrekking op documenten die geen bestuursdocumenten zijn in de zin van het Bestuursdecreet. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Voor de volledigheid kan ook meegegeven worden dat het kabinet van minister Peeters aan de beroepsinstantie bij mail van 5 oktober 2020 heeft meegedeeld dat het kabinet evenmin in het bezit is van documenten die van vóór 02/10/2019 dateren omdat er geen overdracht is geweest van het vorige kabinet. Ik ben het dan ook absoluut niet eens met uw standpunt dat het niet relevant of dat document opgesteld of ontvangen is tijdens de ambtstermijn van de persoon die op dit moment aan het hoofd staat van die instantie en zolang de informatie of het document aanwezig is onder de openbaarmakingsplicht valt. Ik herhaal hier dan ook nogmaals dat er geen documenten van vóór 02.10.2019 in het bezit zijn van minister noch kabinet. Er vond geen enkele fysieke noch digitale overdracht van documenten plaats.” 2. Inhoud van het beroepschrift xxx dient een beroep in tegen de weigeringsbeslissing van het kabinet van Vlaams minister Peeters. In eerste instantie geeft de beroeper aan dat het oorspronkelijk verzoek duidelijk op 9 november 2020 werd gespecifieerd. De beroeper argumenteert verder dat het kabinet thans stelt dat de vraag te ruim is geworden, terwijl een tweede aanvraag werd ingediend beperkt tot aangelegenheden die verband houden met milieu-informatie. Het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare werken kan, volgens de beroeper, wel moeilijk volhouden dat het ene verzoek te specifiek is en dat het te moeilijk is om al die documenten te selecteren op al de aangeduide thema’s, en vervolgens zeggen dat de selectie van documenten ivm milieu-informatie te vaag/ruim is. M.b.t. de verwijzing door het kabinet naar de uitspraak van de beroepsinstantie van 6 oktober 2020 om de vraag naar de documenten daterend van vóór 2019 af te wijzen, argumenteert de beroeper dat de beroepsinstantie zich had uitgesproken t.o.v. een verzoek dat gericht was aan mevrouw Peeters, terwijl het huidig verzoek daarentegen expliciet gericht is aan de Vlaamse minister van Mobiliteit en Openbare Werken, de huidige en zijn voorgangers, zodat de uitspraak van de beroepsinstantie niet geldig is voor dit dossier. Volgens de beroeper is het bovendien “chicaneus om te stellen, zoals het kabinet van Vlaams minister van
Mobiliteit doet, dat met het aantreden van minister Peeters op 2 oktober 2019 een nieuwe overheidsinstantie is ontstaan en een oude is komen te vervallen, en dat het verzoek wat betreft de periode vóór die datum dus op niet-bestaande documenten betrekking heeft. Mevrouw Peeters bekleedt een ambt binnen een overheidsinstelling, zij is niet zelf die overheidsinstelling. Het verzoek had dus redelijkerwijs opgevat moeten worden als een verzoek om documenten en correspondentie uitgewisseld door het kabinet van de huidige of voorgaande bekleders van het ambt van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken.”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 4 van 8
Volgens de beroeper had in casu toepassing gemaakt moeten worden van artikel II.40. §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, waarin wordt bepaald dat als de aanvraag wordt ingediend bij een overheidsinstantie die het bestuursdocument niet bezit, de overheidsinstantie de aanvraag zo snel mogelijk doorstuurt naar de overheidsinstantie die het document vermoedelijk bezit, hetgeen in casu niet is gebeurd. De beroeper stelt nog dat het niet denkbaar is dat de documenten en correspondentie uit de periode van de vorige ambtsdrager simpelweg verdwenen zijn, wat een ernstige overtreding van de archiefwetgeving zou zijn volgens de beroeper. Tenslotte argumenteert de beroeper dat moeilijk in te zien is waarom het verzoek, wat betreft de periode 2 oktober 2019 – 26 augustus 2020, volgens het kabinet “manifest onredelijk” is. Het betreft, volgens de beroeper, correspondentie met acht partijen gedurende een periode van minder dan 11 maanden, en dan niet alle correspondentie, maar alleen correspondentie die kan beschouwd worden als milieu-informatie én die een opvolging heeft vereist. De beroeper stelt nog volgende vraag: “Zouden het kabinet en de minister
nu werkelijk zoveel documenten en correspondentie uitwisselen met partijen als Exxon Mobil, Total Belgium, Fédération Belge de l'Automobile & du Cycle en de Belgische Federatie der Brandstoffenhandelaars dat daar met geen mogelijkheid doorheen te zoeken is?” 3. Toelichting door het kabinet van Vlaams minister Peeters
De beroepsinstantie nam op 17 december 2020 contact op met het kabinet van Vlaams minister Peeters om nadere toelichting te ontvangen. Bij mail van 18 december 2020 werd vanuit het kabinet aan de beroepsinstantie meegedeeld dat het huidige kabinet van de minister van Mobiliteit en Openbare Werken enkel de documenten kan overdragen die het zelf in bezit heeft. Aangezien er bij de kabinetswissel geen overdracht van documenten gebeurde en dit wettelijk ook niet nodig is, hebben zij geen documenten daterend van voor 02/10/2019 inzake de bevraagde materies. Het kabinet vervolgt dat er vooralsnog geen wettelijk kader is voor het archiveren van kabinetsarchieven. “Kabinetsarchieven vallen niet onder het toepassingsgebied van TITEL III, Hoofdstuk 3,
Afdeling 5 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, dat het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten regelt (zie het toepassingsgebied in artikel III.79). Kabinetsarchieven worden als private archieven beschouwd. Wel hebben de ministeriële kabinetten de taak om aan het einde van de legislatuur alle originele administratieve stukken en dossiers (originele ministeriële besluiten, begrotingsakkoord, adviezen IF …) terug te bezorgen aan de bevoegde administraties, die verantwoordelijk zijn voor het archiveren van de bestuursdocumenten. De documenten die u vraagt, vallen niet onder deze omschrijving. De voorgaande ministers van mobiliteit en openbare werken zijn op dit moment geen officiële overheidsinstanties meer en kunnen dan ook niet door ons bevraagd worden inzake deze vraag.” Tevens werd in voormelde toelichting aangegeven dat, in tegenstelling tot wat voorgehouden wordt, de zgn. herleiding van het aantal bestemmelingen de facto een verzwaring van de opdracht is nu ook de quasi voltallige kabinetten van zowel de minister van Omgeving en Energie als van Begroting toegevoegd werden. Het kabinet vervolgt dat ook inhoudelijk er geenszins een beperking is t.o.v. eerdere aanvragen in dit kader: om te kunnen vaststellen dat de correspondentie handelt over milieu-informatie én opvolging vereist, dienen alle documenten opgevraagd én gescreend te worden. Het kabinet handhaaft het standpunt dat het voldoen aan het verzoek van de beroeper, gelet op de omvang ervan en de nodige tijdsbesteding hieraan, een significante impact en derhalve een kennelijk onredelijk karakter heeft.
4. Standpunt van de beroepsinstantie
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 5 van 8
De beroepsinstantie stelt vooreerst vast dat met het openbaarheidsverzoek d.d. 9 oktober 2020, dat expliciet gericht is aan het kabinet van de (huidige en voorgaande) minister van Mobiliteit en Openbare Werken, een aantal documenten worden opgevraagd die dateren van vóór 2 oktober 2019 en dat het kabinet van minister Peeters pas een overheidsinstantie is sinds 02/10/2019 (moment van de eedaflegging van de Vlaamse Regering). Hieromtrent is de beroepsinstantie van oordeel dat, gezien de vraagstelling van de beroeper effectief gericht is aan het kabinet van mevrouw Peeters in haar hoedanigheid van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken en gezien ook het voorwerp van de vraagstelling in de initiële vraagstelling in die zin wordt aangegeven: “Alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook, (…) uitgewisseld tussen het kabinet van de Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken (de huidige en zijn voorgangers)”, het inderdaad zo is dat mevrouw Peeters pas sinds 02/10/2019 Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare Werken is, wat maakt dat er geen documenten tussen het kabinet van mevrouw Peeters in die hoedanigheid, en de diverse bestemmelingen bestaan van vóór 02/10/2019. Het gaat aldus om documenten die haar kabinet niet in het bezit heeft. Bijgevolg heeft het verzoek, in de mate dat het betrekking heeft op de tijdspanne van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019, betrekking op documenten die geen bestuursdocumenten zijn in de zin van het Bestuursdecreet. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. De beroepsinstantie stelt bijkomend vast, op basis van de ontvangen toelichting, dat het kabinet van minister Peeters evenmin in het bezit is van documenten die van vóór 02/10/2019 dateren omdat er geen overdracht is geweest van het vorige kabinet. De beroepsinstantie is tevens van oordeel dat het kabinet van Vlaams minister Peeters in de onmogelijkheid was om dat deel van het openbaarheidsverzoek door te sturen naar de overheidsinstantie waarvan het kabinet zou vermoeden dat die wel de gevraagde documenten in haar bezit zou hebben. Het gaat hier immers om documenten die behoren tot ministeriële kabinetten uit een eerdere regeringsperiode van de Vlaamse Regering (ambtsperiode 2014-2019) en een ministerieel kabinet is maar te beschouwen als een overheidsinstantie in de zin van artikel II.28, §1 van het Bestuursdecreet voor de periode dat de betrokken Vlaamse ministers deel uitmaken van de termijn van de desbetreffende Vlaamse Regering. Het is immers zo dat de Vlaamse Regering gebonden is aan de verkiezing van het Vlaams Parlement en dit gebeurt telkens voor een periode van 5 jaar. Het huidige openbaarheidsverzoek kon onmogelijk worden doorgestuurd naar het kabinet van de desbetreffende Vlaamse minister uit de vorige Vlaamse Regering, daar dat kabinet op dat ogenblik al ontbonden was en dus niet meer bestond. De beroepsinstantie geeft nog mee dat het niet naleven van de bepaling van artikel II.40, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet (de doorverwijzingsplicht) ook geen sanctie met zich meebrengt, daar het Bestuursdecreet dit niet voorziet. Maar zoals hiervoor uiteengezet, kon het kabinet van Vlaams minister Peeters in dit dossier onmogelijk het openbaarheidsverzoek doorverwijzen naar een andere instantie. De beroepsinstantie wijst er ook nog op dat er geen wettelijke of decretale verplichting bestaat in hoofde van de Vlaamse ministers of hun kabinetten om bestuursdocumenten waarover deze beschikken, te archiveren of over te dragen aan een Vlaamse minister die hem/haar opvolgt in een nieuwe Vlaamse Regering of diens kabinet. In Titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet zijn de bepalingen opgenomen voor wat betreft het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (bepalingen die ook in het opgeheven archiefdecreet van 9 juli 2010 voorkwamen): voormelde bepalingen zijn evenwel niet van toepassing op de ministeriële kabinetten van de Vlaamse Regering. Beroeper verwijst dan ook onterecht naar de archiefwetgeving.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 6 van 8
Het beroep is bijgevolg, in de mate dat het betrekking heeft op de gevraagde documenten van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019, ongegrond. De beroepsinstantie stelt vast dat het kabinet, wat de tijdsperiode 2 oktober 2019 tot en met 26 augustus 2020 betreft, beroep doet op de uitzonderingsgrond vermeld in artikel II.33, 1° Bestuursdecreet. Volgens artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet kan een overheidsinstantie een openbaarheidsverzoek afwijzen wanneer de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42. Bij mailbericht d.d. 21 oktober 2020 werd door het kabinet van minister Peeters een specificering gevraagd. Hierop werd door de beroeper gereageerd bij mailbericht van 9 november 2020. Op grond van de ontvangen toelichting van het kabinet Peeters kan de beroepsinstantie wel inzien dat het voldoen aan het huidig verzoek van de beroeper, gelet op de omvang ervan en de nodige tijdsbesteding hieraan, een significante impact heeft. Er kan voor de beroepsinstantie dan ook geen twijfel over bestaan dat het zeer zeker een enorm tijdrovend werk zou zijn om - gezien de scope van het verzoek: de verwijzing naar alle documenten en correspondentie die kunnen beschouwd worden als milieu-informatie en/of energiebeleid in het openbaarheidsverzoek, de tijdsperiode waarop het verzoek betrekking heeft, het aantal correspondenten - de wellicht grote hoeveelheid aan documenten te verzamelen door de talrijke kabinetsmedewerkers (naast de minister bestaat het kabinet uit 18 raadgevers, 3 medewerkers en 3 persoonlijke secretariaten) en dan nog eens te gaan screenen op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden. Een grondige en gedetailleerde screening van een grote hoeveelheid aan documenten is hier aan de orde. De beroepsinstantie sluit zich hierbij ook aan bij de toelichting van het kabinet zoals hierboven geformuleerd. De zgn. herleiding van het aantal bestemmelingen – in vergelijking met het eerder verzoek zoals behandeld in het dossier OVB/2020/255 – is de facto een verzwaring van de opdracht nu ook de quasi voltallige kabinetten van zowel de minister van Omgeving en Energie (20-25 medewerkers) als van Begroting (13 raadgevers) toegevoegd worden. Tevens is er ook inhoudelijk geenszins een beperking t.o.v. het eerder geformuleerd verzoek in het dossier OVB/2020/255: om te kunnen vaststellen dat de correspondentie/bestuursdocument handelt over milieu-informatie én opvolging vereist, dienen alle documenten immers opgevraagd én gescreend te worden. In casu wijst de beroepsinstantie dan ook op het kennelijk onredelijk karakter van dit onderdeel van dit openbaarheidsverzoek. Het voorwerp is dan ook dermate omvangrijk – zoals hierboven weergegeven - dat de aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd, omdat het verzamelen en de screening van al die documenten met het oog op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden een enorm en overdreven tijdrovend werk zou inhouden voor de betrokken instantie. Artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd. Het komt een overheidsinstantie of de beroepsinstantie in principe niet toe om de motieven van de aanvragen of van de beroepen te onderzoeken. Dit kan echter geen vrijgeleide zijn om een dermate grote hoeveelheid documenten aan te vragen, waardoor een onredelijke werkoverlast ontstaat voor de instantie en waardoor de normale werking ervan in het gedrang komt. Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van het bestuur. Het moet de burgers in staat stellen de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 7 van 8
rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. De beroepers hebben aldus het volste recht gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die ze zich ter harte hebben genomen, na te gaan. Zij zijn er echter niet van ontslagen om hun rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen. Het belang dat de beroepers bij de uitoefening van hun rechten hebben, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. De beroepsinstantie stelt vast dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek in casu evenwel een al te ruime omvang heeft. Het voorwerp is dermate omvangrijk en de toetsing van alle documenten aan de uitzonderingsgronden is zo tijdrovend, dat deze aanvraag dan ook als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd. Na billijke afweging van ieders belangen, komt de beroepsinstantie, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, dan ook tot de conclusie dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek terecht moet worden afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt weegt kennelijk niet op tegen de last die het inwilligen van deze omvangrijke aanvraag inzake openbaarheid van bestuur zou veroorzaken voor de betrokken instantie (kabinet van minister Peeters). Om deze redenen wordt het beroep, in de mate dat het betrekking heeft op de gevraagde documenten van 2 oktober 2019 tot en met 26 augustus 2020, eveneens als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 4 december 2020 tegen de weigeringsbeslissing vanwege het kabinet van Vlaams minister Peeters d.d. 3 december 2020 wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 6 januari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/324
pagina 8 van 8