Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/075

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/075

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 10 februari 2020 diende xxx, een verzoek in bij de stad Borgloon tot het verkrijgen van een afschrift van en uitleg over bestuursdocumenten betreffende â€œadministratieve handhaving door stad Borgloonâ€?. De stad Brogloon deelde xxx op 27 februari 2020 mee dat hem reeds alle bij de stad beschikbare documenten en informatie werd overgemaakt conform de uitspraak OVB/2019/266 van de beroepsinstantie. Op 13 maart 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze beslissing van de stad Borgloon. Dit beroep werd geregistreerd op 17 maart 2020. De stad Borgloon vroeg op 6 april 2020 om de behandelingstermijn op te schorten, omwille van de buitengewone omstandigheden veroorzaakt door de coronacrisis. In het geval een overheidsinstantie omwille van dergelijke omstandigheden niet tijdig de nodige documenten kan bezorgen aan de beroepsinstantie, kan de beroepsinstantie een opschorting van de termijn toestaan tot alle documenten en antwoorden worden ontvangen. De stad Borgloon werd een opschorting van de behandelingstermijn toegestaan.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep Zoals verzoeker ook opwerpt in zijn beroepschrift werd de beslissing van 27 februari 2020 genomen door het college van burgemeester en schepenen. De vraag rijst of de beroepsinstantie wel mag rekening houden met een beslissing die werd genomen door een orgaan dat daartoe niet bevoegd is. Artikel II.29 1° van het Bestuursdecreet draagt de beslissingsbevoegdheid over een bij de gemeente ingediende aanvraag tot openbaarmaking immers op aan de algemeen directeur. De stad Borgloon werd hier in het verleden trouwens al op gewezen (OVB/2019/144). De beroepsinstantie kan niet anders dan oordelen dat de beslissing van 27 februari 2020 in eerste aanleg strikt genomen uitging van een daartoe onbevoegd orgaan. Wat de beoordeling van de ontvankelijkheid betreft, moet de beslissing genomen door een onbevoegd orgaan worden gelijkgesteld met de afwezigheid van een beslissing. In de huidige zaak moet dan ook worden geoordeeld dat het bevoegde orgaan, dat wil zeggen de algemeen directeur, geen beslissing heeft genomen. Op grond van artikel II.48 vierde lid van het Bestuursdecreet neemt de beroepstermijn bij een ontstentenis van een beslissing geen aanvang. Het beroepschrift van 13 maart 2020 werd dan ook tijdig ingediend. Het beroepschrift is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Bestreden beslissing

De stad Borgloon deelde aan verzoeker mee dat hem reeds alle bij de stad beschikbare documenten en informatie werd overgemaakt conform de uitspraak OVB/2019/266 van de beroepsinstantie en dat zij hiermee aan haar verplichtingen heeft voldaan.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt beroep in omdat enerzijds de beslissing van de stad Borgloon d.d. 27 februari 2020 door het college werd genomen, dat ter zake geen bevoegdheid heeft (dit beroepsonderdeel werd behandeld onder de paragraaf “Ontvankelijkheid van het beroep”). Anderzijds is het beroep gericht tegen de weigering van het bestuur om hem de gevraagde afschriften en informatie te bezorgen.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/075

pagina 2 van 6

Aangezien het oorspronkelijke verzoekschrift volgens de beroepsinstantie onduidelijk werd opgesteld, vroeg zij verzoeker per e-mail van 3 april 2020 om een verduidelijking. Op 4 en 6 april 2020 liet verzoeker weten dat het concreet gaat over het volgende:

“1. i. Een afschrift van de volledige (dus alle) communicatie (én verstrekte bijlagen), die het bestuur/ambtenaar burgerlijke stand, voerde met xxx (minstens via email), betreffende mijn persoonlijke dossier. ii. Een afschrift van de inschrijving in het Register van inkomende poststukken van de stad, m.b.t. voormelde (email) communicatie. 2. Zo er nog stukken moeten/moesten overgemaakt worden, m.b.t. een eerder opgevraagd bekomen dossier (zie OVB/2019/144 ), dan alsnog afschrift van: i. het verslag van de ambtenaar van burgerlijke stand cf. het gestipuleerde in KB van 9 maart 2017 artikel 9; ii. afschrift van stukken (dus het bewijs), dat voldaan werd aan de hoorplicht inzake mijn ‘ambtshalve’ (sic) inschrijving door de stad. Voor zover enig van deze stukken worden overgemaakt: uitleg waarom nu pas deze overmaking. 3. Afschrift van enig (intern) verslag/email, m.b.t tot élke interne /externe besprekingen (stad) van mijn dossier, voor zover deze bestaan. 4. i. Afschrift van de basis, te lezen in haar overwegingen, waarover het college dd. 22/08/17 beschikte, om te acteren in haar kwestieuze beslissing 22/08/17 ‘ambtshalve inschrijving’: dat bestuurde (ik) enige tijd op haar grondgebied verbleef? ii. Uitleg te verschaffen, ofwel bij het voormelde gevraagde openbaar gemaakte stuk, ofwel bij de kwestieuze beslissing zélve, waarom korte tijd (= enige tijd, in de Nederlandse taal) verblijven aanleiding geeft tot ‘ambtshalve inschrijving’, volgens de stad & welke regelgeving zij daarin meent toe te passen aldus, voor ‘enige tijd'. 5. Twee maal werd door de stad, in haar bekende overgemaakte briefwisseling verwezen naar een (onbekende) procedure bij de minister (…) die bestuurde binnen de 14 dagen ‘had moeten doen’ (sic). Een afschrift van de precieze juridische basis daarvan (de procedure van 14 dagen). En uitleg waarom, de door het bestuur eenzijdig gewijzigde en ingekorte procedure van toepassing is? 6. Zo er een dossier 'administratieve handhaving’ zou bestaan bij de stad, jegens bestuurde een volledig afschrift, daarvan. 7. i. Afschrift van de volledige brief (inclusief de postbewijzen van aangetekende verzending), die bestuurde aangetekend dd. 7/11/19 ontving, maar welke geen begeleidend schrijven bevatte. ii. Uitleg waarom voormelde brief geen begeleidend schrijven bevatte? 8. (uitleg) waarom het bestuur uitdrukkelijk stelt (in bestuursdocumenten), in de ganse procedure van de ambtshalve inschrijving, art. 26 van de wet van 25/11/2018 toegepast te hebben, terwijl: a) deze wetgeving op het moment van het dossier nog niet van toepassing was b) zelfs op heden niet toepassing is c) hoe de foute toepassing de bestuurlijke gangen (documenten) etc. bezwaard heeft - wat niet blijkt uit reeds overgemaakte stukken; énkel blijkt dat de OVB meermaals noteerde dat de stad Borgloon beweerd

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/075

pagina 3 van 6

voormelde artikel toe te passen en voegde daad bij woord, door via email, gelet op OVB/2019/266. Bestuurde wenst voor dit ‘kluwen” een afdoende uitleg van het bestuur, voor de gemaakte fout.” 3. Toelichting door de stad Borgloon Om met kennis van zaken te kunnen oordelen vroeg de beroepsinstantie de stad Borgloon per e-mail van 19 maart 2020 naar een toelichting. De stad bezorgde de beroepsinstantie op 25 maart 2020 een overzicht van correspondentie tussen het bestuur en verzoeker inzake eerdere verzoeken om openbaarheid betreffende de, volgens haar, zelfde aangelegenheden. Volgens het bestuur werd verzoeker herhaaldelijk en meermaals dezelfde gevraagde documenten bezorgd. De stad Borgloon wijst erop dat in de beslissingen vanuit de beroepsinstantie eerdere beroepschriften van xxx hoofdzakelijk als ongegrond werden verklaard. Indien ze gedeeltelijk gegrond waren, werd steeds de gevraagde informatie aangeleverd. Het bestuur verklaart dat het verzoeker niet meer kan bezorgen dan wat zij ter beschikking heeft. Bovendien zorgt elk antwoord opnieuw voor een nieuwe vraag van betrokkene. De stad Borgloon heeft daarom besloten hierop niet meer te reageren en meent dat de herhaalde verzoeken onredelijk zijn. Aangezien de stad Borgloon de door verzoeker opgevraagde documenten niet heeft meegestuurd bij haar reactie, vroeg de beroepsinstantie per e-mail van 6 april 2020 om die nog te willen bezorgen, samen met een toelichting omtrent of en wanneer er al een afschrift van de betreffende stukken werd bezorgd en of er al werd ingegaan op de vragen om uitleg. Dezelfde dag heeft de stad Borgloon de beroepsinstantie verzocht om de behandelingstermijn op te schorten naar aanleiding van de coronacrisis, waarmee de beroepsinstantie ook dezelfde dag heeft ingestemd. Op 8 juni 2020 nam de beroepsinstantie opnieuw contact op met de stad Borgloon met de vraag of het bestuur zich inmiddels in de mogelijkheid bevond om de gevraagde stukken en een toelichting te kunnen bezorgen. Wegens het uitblijven van reactie nam de beroepsinstantie telefonisch contact op met het bestuur op 17 juni 2020. Het bestuur deelde mee dat omwille van de coronacrisis de diensten niet in staat waren om op volle kracht te functioneren en dat bovendien verzoeker de stad overstelpt met vragen en mails, wat volgens haar op stalking begint te lijken. Daarom heeft de stad Borgloon beslist de communicatie met xxx stop te zetten. De beroepsinstantie stelde voor om de samenvatting van het oorspronkelijke verzoek, die verzoeker op 4 en 6 april 2020 aan haar overmaakte, aan de stad Borgloon te bezorgen zodat zij dit toch nog zou bekijken. De stad was hiermee akkoord en de beroepsinstantie stuurde de samenvatting op 17 juni 2020 door. Hierop heeft zij evenwel geen reactie meer ontvangen.

4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat verzoeker verwikkeld is in een dispuut met de stad Borgloon in verband met een ambtshalve inschrijving in het bevolkingsregister. Verzoeker heeft de stad in dat verband de afgelopen maanden meermaals benaderd, onder meer met een aantal vragen tot openbaarmaking van

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/075

pagina 4 van 6

bestuursdocumenten. De stad Borgloon heeft besloten om verzoeker niet langer van antwoord te dienen wegens overbelasting van de gemeentelijke diensten en het volgens haar onredelijke, herhalende karakter van de daaraan ten grondslag liggende vragen en berichten. Aangezien het bestuur niet langer wenst te reageren op onder meer de openbaarheidsverzoeken van verzoeker, heeft het in casu het oorspronkelijke verzoekschrift niet meer behandeld. Er werd bijgevolg niet onderzocht of het verzoek of onderdelen ervan al dan niet betrekking hadden op bestuursdocumenten waarvan verzoeker al in het verleden een afschrift heeft verkregen. De beroepsinstantie is van oordeel dat er een onderscheid dient te worden gemaakt tussen verzoeken om openbaarheid van bestuur enerzijds en andere vragen, mails en zo meer die verzoeker eventueel aan de stad Borgloon richtte. Om de kennelijke onredelijkheid van het oorspronkelijke verzoekschrift aan te kunnen tonen, omwille van een veelvuldig en herhaaldelijk karakter, kan de beroepsinstantie immers uitsluitend rekening houden met eerdere openbaarheidsverzoeken. Andere correspondentie tussen verzoeker en de stad kunnen daarbij niet in ogenschouw worden genomen. De stad Borgloon bezorgde de beroepsinstantie op 25 maart 2020 een overzicht van alle mailverkeer tussen de stad, verzoeker en de beroepsinstantie. Dit overzicht heeft betrekking op drie verzoekschriften tot openbaarheid, die uiteindelijk allen hebben geleid tot een beroepsprocedure (bij de beroepsinstantie gekend onder de nummers OVB/2019/144-238-266). Aangezien het bestuur geen verdere informatie heeft overgemaakt, gaat de beroepsinstantie ervan uit dat verzoeker bij de stad Borgloon tot nog toe vier openbaarheidsverzoeken heeft ingediend, het verzoekschrift waarop voorliggend beroepschrift betrekking heeft incluis, en dit binnen een tijdsbestek van acht maanden. De beroepsinstantie kan niet om de vaststelling heen dat het aantal door verzoeker ingediende verzoekschriften daarmee wel degelijk binnen de grenzen van de redelijkheid is gebleven. De vragen om afschriften en uitleg waren niet van buitensporige proportie en bovendien werden de verzoekschriften ingediend overheen een periode van 8 maanden. Het bestuur toont ook niet aan op welke wijze haar werking zou te lijden hebben gehad onder de behandeling van deze vier verzoeken. Aangezien de beroepsinstantie niet over meer informatie beschikt, oordeelt zij op basis van het hierboven vermelde overzicht dat het verzoekschrift d.d. 10 februari 2020 niet als kennelijk onredelijk kan worden beschouwd omwille van een te hoge en belastende frequentie aan door verzoeker ingediende verzoekschriften. De stad Borgloon beschouwt het verzoekschrift ook als kennelijk onredelijk omdat verzoeker volgens haar telkens dezelfde documenten en informatie opvraagt. Gelet op de informatie die de beroepsinstantie ter beschikking heeft, dient er evenwel te worden vastgesteld dat verzoeker met zijn verzoekschrift van 10 februari 2020 stukken opvraagt waarvan hij nog niet eerder om de openbaarheid heeft verzocht. Bijgevolg kan de beroepsinstantie de stad Borgloon er evenmin in bijtreden dat het oorspronkelijke verzoekschrift van kennelijk onredelijke aard zou zijn omwille van een repetitief karakter. De beroepsinstantie oordeelt dat de door de stad Borgloon ingeroepen kennelijke onredelijkheid, zoals bedoeld in artikel II.33 1Â° van het Bestuursdecreet, in casu bijgevolg geen toepassing kan vinden. Aangezien het bestuur de documenten en informatie in kwestie niet heeft bezorgd, wordt het beroepschrift als

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/075

pagina 5 van 6

gegrond beschouwd, onder voorbehoud van de eventuele toepassing van decretaal bepaalde uitzonderingsgronden. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 10 februari 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de stad Borgloon wordt als ontvankelijk en gegrond beschouwd, onder voorbehoud van de eventuele toepassing van decretaal bepaalde uitzonderingsgronden. Bijgevolg dient de stad Borgloon aan verzoeker een afschrift te bezorgen van de documenten, zoals gevraagd in het openbaarheidsverzoek van 10 februari 2020 en verder verduidelijkt op 4 en 6 april 2020, behoudens de eventuele toepassing van decretaal bepaalde uitzonderingsgronden.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 2 juli 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/075

pagina 6 van 6