Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/063
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/063
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 14 januari 2022 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de provincie Vlaams-Brabant tot het verkrijgen van een afschrift van een aantal documenten in het kader van de omgevingsvergunning xxx. Op 3 februari 2022 werd dit verzoek door de provincie geweigerd. Op 5 maart 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur tegen vermelde weigering. Op 7 maart 2022 werd dit beroep door de beroepsinstantie geregistreerd. Ontvankelijkheid van het beroep De weigeringsbeslissing van de provincie Vlaams-Brabant dateert van 3 februari 2022. Deze beslissing maakt slechts gedeeltelijk melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (verder ‘Bestuursdecreet’). Met name werd de beroepstermijn niet uitdrukkelijk vermeld in de beslissing van de provincie Vlaams-Brabant.
www.vlaanderen.be
Dit wordt gelijkgesteld met het ontbreken van de vermelding van de beroepsmogelijkheid en bijgevolg start de termijn om een beroep in te dienen overeenkomstig artikel II.48, §1, vierde lid van het Bestuursdecreet pas vier maanden na de kennisgeving van het antwoord. Op 5 maart 2022 diende verzoeker beroep in tegen de voormelde weigeringsbeslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Het beroepschrift van 5 maart 2022 is gericht tegen de weigeringsbeslissing d.d. 3 februari 2022 van de provincie Vlaams-Brabant over de oorspronkelijke vraag d.d. 14 januari 2022 van verzoeker om een afschrift te krijgen van de volgende documenten in het kader van de omgevingsvergunning xxx: 1- De door de provincie Vlaams Brabant opgestelde inventaris van het administratief dossier dat werd ingediend middels het omgevingsloket. 2- Alle stukken die deel uitmaken van het administratief dossier dat op 2 november 2021 door de provincie Vlaams-Brabant werd ingevoerd in het omgevingsloket. Deze weigering werd door de provincie gesteund op het feit dat de gevraagde inventaris een niet-bestaand document is, en dat de stukken van het administratief dossier niet (allemaal) in het bezit zijn van de provincie en deel uitmaken van het digitaal omgevingsloket. De vraag om alle stukken van het administratief dossier te bezorgen wordt bovendien kennelijk onredelijk en te vaag geformuleerd geacht.
2.
Inhoud van het beroepschrift
Via het indienen van het beroepschrift wenst verzoeker alsnog de gevraagde documenten te verkrijgen. De weigeringsgronden van de provincie worden door verzoeker betwist, waarbij onder meer het volgende wordt gesteld: “Daargelaten het feit dat verzoekende partij in zijn aanvraag tot openbaarheid van bestuur stelde dat hij
geen toegang heeft tot het Omgevingsloket van de Vlaamse Overheid en daarenboven niet over de nodige habiliteit & materialiteit beschikt om kennis te kunnen nemen middels digitale weg van de stukken en documenten welke de Provincie-Vlaams BRABANT behoort te bezorgen bij toepassing van artikel 8 § 3 en 4 in samenlezing met artikel 74 van het Besluit van de Vlaamse Executieve van 16 mei 2014 ( houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse Bestuurscolleges), beoogde het verzoek tot openbaarheid van bestuur AFGIFTE d.w.z. een modaliteit van openbaarheid van bestuur voorzien in artikel II.26 van het (Vlaams) Bestuursdecreet van 07 december 2018.” 3.
Standpunt van de beroepsinstantie
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/063
pagina 2 van 6
De beroepsinstantie heeft op 8 maart 2022 contact opgenomen met de provincie Vlaams-Brabant om meer informatie en duiding te krijgen betreffende dit beroepsdossier. De deputatie heeft op 18 maart 2022 geantwoord aan de beroepsinstantie, aan wie het thans toekomt te oordelen over het ingestelde beroep. Uit het antwoord van 18 maart 2022 blijkt effectief dat er geen inventaris bestaat, en dat de vermelding door de advocaat van de provincie dat zulks wel het geval zou zijn berust op een materiële vergissing. Er werd door de provincie geen inventaris van het administratief dossier bezorgd aan de Raad voor Vergunningsbetwistingen. De provincie onderbouwt dit verder met de volgende motivering, die door de beroepsinstantie wordt bijgetreden en als afdoend wordt beschouwd:
“Het kan niet voldoende benadrukt worden dat er door de provincie in een procedure voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen géén inventaris (meer) wordt opgemaakt van alle stukken die zich in een bepaald dossier in het omgevingsloket bevinden. Dat wordt trouwens niet langer vereist door de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Deze wenst van de provincie toegang te krijgen tot het dossier in het omgevingsloket en gaat daarmee dan verder aan de slag. Hiervoor is ook een rechtsgrond te vinden in het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges (het zogeheten ‘Procedurebesluit’ d.d. 16/05/2014). Waar het art. 74, §1, van dit besluit voorheen luidde als volgt : § 1. De verweerder dient een antwoordnota, een geïnventariseerd administratief dossier, als dat nog niet werd ingediend, en eventuele aanvullende en geïnventariseerde overtuigingsstukken in binnen een vervaltermijn van vijfenveertig dagen… (met eigen onderlijning en benadrukking) luidt datzelfde artikel, met ingang van 1 december 2021 als volgt : § 1. De verweerder dient een antwoordnota, een administratief dossier, als dat nog niet is ingediend, en eventuele aanvullende en geïnventariseerde overtuigingsstukken in binnen een vervaltermijn van vijfenveertig dagen Merk op dat in deze tekst het woord “geïnventariseerd” weggevallen is. Ook in art. 8, §3, laatste lid van dit Procedurebesluit wordt uitdrukkelijk bepaald dat voor de digitale beroepen het verlenen van toegang tot het omgevingsloket aan de Raad voor Vergunningsbetwistingen als de indiening van het administratief dossier wordt beschouwd, en dat in dat geval het administratief dossier, in afwijking van het tweede lid van dat artikel, geen inventaris meer dient te bevatten. In dit besluit heeft de Vlaamse Regering de regelgeving aangepast aan een gebruik dat reeds geruime tijd voor de inwerkingtreding van deze gewijzigde bepaling in voege was. Het is immers al geruime tijd de gewoonte om aan de Raad voor Vergunningsbetwistingen geen inventaris meer te bezorgen van dossiers die volledig in het omgevingsloket terug te vinden zijn (….). Dat onze advocaat, meester Socquet, de vergissing gemaakt heeft om – wellicht gewoontegetrouw – te verwijzen naar een inventaris die zou zijn ingediend, verandert hier niets aan.”
In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/063
pagina 3 van 6
aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die werd gematerialiseerd op een drager. In casu blijkt de provincie niet in het bezit te zijn van de door verzoeker gevraagde inventaris. Gelet op het voorgaande is het beroep met betrekking tot het eerste punt van het openbaarheidsverzoek (de door de provincie Vlaams Brabant opgestelde inventaris van het administratief dossier dat werd ingediend middels het omgevingsloket) ongegrond. Wat het tweede punt van het beroep betreft (alle stukken die deel uitmaken van het administratief dossier dat op 2 november 2021 door de provincie Vlaams-Brabant werd ingevoerd in het omgevingsloket) is de beroepsinstantie vooreerst van oordeel dat een aantal van de stukken van het ‘administratief dossier’ reeds in het bezit zijn van verzoeker, aangezien deze door of namens hem zelf werd bezorgd aan de deputatie en aan de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Het gaat daarbij om het verzoekschrift van xxx, de 38 pagina’s tellende nota van xxx voor de hoorzitting en de bijlage bij die nota. Voor de overige documenten is het van belang erop te wijzen dat er, sinds de inwerkingtreding van het omgevingsloket in 2018 voor digitale vergunningsdossiers in principe niet langer gewerkt wordt met één allesomvattend papieren administratief dossier doch enkel met het omgevingsloket dat als een overkoepelend digitaal platform met een boomstructuur functioneert als drager van alle informatie die wordt aangebracht en ingevoerd door de verschillende overheden. Ook voeren de adviesinstanties sindsdien hun advies rechtstreeks in het omgevingsloket in. Uit de toelichting die de provincie aan de beroepsinstantie heeft bezorgd, blijkt dat er slechts een aantal documenten zijn die de provincie zelf invoert in het loket. De bestuursdocumenten die zij zelf heeft opgeladen op het loket zijn de volgende: -
de beslissing omtrent de volledigheid en ontvankelijkheid van het beroep dd. 7 januari 2021 het verslag van de provinciale omgevingsambtenaar (POA) het besluit dd. 22 april 2021 (opgeladen op 25 mei 2021)
De provincie toont zeer duidelijk aan dat verzoeker (en zijn advocaat) via het omgevingsloket reeds in kennis werd(en) gesteld van deze documenten. Ter volledigheid wordt eveneens verwezen naar de inventaris van verzoeker die hij heeft toegevoegd bij zijn verzoekschrift aan de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Ook daaruit blijkt dat hij deze documenten reeds in zijn bezit heeft. Buiten de reeds vermelde documenten waarover verzoeker reeds beschikt, bevinden de overige bestuursdocumenten en ingevoerde informatie zich op digitale wijze in datablokken/tabbladen op het omgevingsloket, niet bij de provincie analoog. Gelet op het hangend rechtsgeding voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen, komt het aan verzoeker toe om deze overige documenten te consulteren via de daartoe geëigende procedure, met name via de raadpleging van het omgevingsloket. Nu verzoeker om een analoog afschrift van de dossierstukken vraagt, is het van belang te wijzen op artikel II.45, §1 van het Bestuursdecreet, dat luidt als volgt:
“§ 1. Als het bestuursdocument niet in de gevraagde vorm beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking kan gesteld worden, deelt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, § 1, in haar beslissing aan de aanvrager mee in welke andere vorm of vormen het bestuursdocument beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking gesteld kan worden.”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/063
pagina 4 van 6
Deze bepaling vindt in casu toepassing. Zoals hoger reeds aangehaald, bevat het omgevingsloket niet enkel bestuursdocumenten, maar ook informatie in de vorm van datablokken/tabbladen. De provincie geeft in dat verband uitdrukkelijk aan niet in staat te zijn om een analoog afschrift te bezorgen van het volledig administratief dossier. De provincie is met andere woorden niet in staat om informatie in de gevraagde vorm te verstrekken, maar zij heeft in toepassing van vermelde bepaling in haar beslissing van 3 februari 2022 wel duidelijk aangegeven in welke andere vorm de documenten wel beschikbaar zijn of redelijkerwijze ter beschikking kunnen gesteld worden. Zij heeft daarentegen wel aangegeven dat het dossier via digitale weg beschikbaar is voor verzoeker. Op die manier heeft de provincie aan verzoeker een redelijk alternatief aangeboden. Alle stukken van dit digitale administratief dossier zijn bijgevolg toegankelijk voor verzoeker, die als procespartij voor de Raad voor Vergunningsbetwisingen toegang heeft tot het omgevingsloket. Het feit dat hij beweert niet te beschikken over de nodige “habiliteit en materialiteit” om kennis te kunnen nemen middels digitale weg van de betrokken stukken is een feitenkwestie die, voor zover deze bevestigend beantwoord zou worden, een reden zou kunnen zijn om verzoeker, in de mate van het mogelijke, alsnog een papieren versie van de documenten te laten geworden. Deze feitenkwestie dient geval per geval beoordeeld te worden. De beroepsinstantie is evenwel van oordeel dat verzoeker wel degelijk over de nodige infrastructuur en bekwaamheid beschikt of minstens geacht wordt te beschikken, gelet op de feitelijke vaststelling dat het beroepschrift vanuit zijn mailadres en met vermelding van zijn naam onderaan, werd verstuurd naar de beroepsinstantie vanaf een digitaal medium, en wel onder de vorm van een “gescand attached image”, zoals verzoeker het door hem bijgevoegde verzoekschrift zelf noemt. Het kan dus bezwaarlijk aanvaard worden dat verzoeker digitaal ongeletterd zou zijn. Uit het voorgaande volgt dat beroeper de gevraagde documenten via het omgevingsloket actief kan consulteren. Hij kan de gewenste informatie daar stuk voor stuk uithalen. In de gegeven omstandigheden acht de beroepsinstantie het bovendien niet passend dat de beroeper ook nog eens via de omweg van de passieve openbaarheid al deze informatie die in het omgevingsloket beschikbaar is zou gaan opvragen bij de provincie Vlaams-Brabant, wier beslissing hij thans bestrijdt voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Ten overvloede en volledigheidshalve vermeldt de beroepsinstantie nog dat verzoeker, via zijn raadsman, voorafgaand aan huidig openbaarheidsverzoek, herhaaldelijk gevraagd heeft om een digitale kopie van hetzelfde administratief dossier. Met name werd op 29 november 2021, 7 december 2021 en nogmaals op 17 december 2021 door zijn advocaat verzocht om een digitale kopie van het volledige administratief dossier. Op deze vragen heeft de provincie geantwoord door -onder meer- te verwijzen naar het feit dat alle documenten die betrekking hebben op de vergunningsprocedure door de verschillende overheden, met inbegrip van de provincie wat betreft haar eigen documenten, worden opgeladen in het omgevingsloket. Om al deze redenen dient ook dit onderdeel van het beroep als ongegrond te worden afgewezen. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 5 maart 2022 van xxx, gericht tegen de weigeringsbeslissing d.d. 3 februari 2022 van de provincie Vlaams-Brabant wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/063
pagina 5 van 6
Brussel, 4 april 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/063
pagina 6 van 6