Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/042

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 19 december 2020 diende xxx een verzoek in bij de stad Eeklo om een afschrift te verkrijgen van de volgende documenten: Met betrekking tot de concessie parkeren (betalend parkeren en blauwe zone) met Optimal Parking Control (OPC) : 1. De concessieovereenkomst 2. Voor het werkingsjaar 2019 en 2018: - Het financieel jaarverslag door OPC aan de stad/gemeente, met daarbij alle details en de toelichtingen door OPC zoals door de stad/gemeente gevraagd in de concessieovereenkomst; - Overzicht inkomsten en uitgaven, alsook afrekening van de vergoeding. - Rapportering ingezette personeelsleden; detail aangerekende personeelskosten ( uren/lonen/indexering) - Gedetailleerd overzicht van de geïnde opbrengsten, met detail maandelijkse schijven en vergoedingspercentages, details (piaf,bewonerskaarten e.a.), details per onderdeel (parkeerautomaten, proton, retributiebonnen, abonnementen ...) - Financieel overzicht van de investeringen en annuïteiten - Financieel overzicht van de exploitatiekosten met details - Activiteitenverslag - Tussentijdse verslagen (kwartaaloverzichten, rapporten begeleidingscomité ..) Op 18 januari 2021 liet de stad Eeklo aan verzoekster weten dat zij de antwoordtermijn met twintig dagen verlengde, gezien de hoeveelheid van de gevraagde gegevens.

www.vlaanderen.be

Diezelfde dag diende verzoekster beroep in tegen het uitblijven van een antwoord van de stad Eeklo, aangezien de verlenging van de initiële antwoordtermijn laattijdig gebeurde. Dit beroep werd geregistreerd op 18 januari 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoekschrift dateert van 19 december 2020. De stad Eeklo heeft nagelaten om dit verzoek binnen de decretaal bepaalde termijn te beantwoorden, aangezien zij pas op 18 januari 2021 – 28 kalenderdagen na datum van registratie van het oorspronkelijke verzoek op 21 december 2020, heeft beslist om de initiële antwoordtermijn te verlengen. Conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet heeft de termijn om beroep in te stellen bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroep d.d. 18 januari 2021 werd bijgevolg tijdig ingediend en is dan ook ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Inhoud van het beroepschrift

Verzoekster dient beroep in tegen het uitblijven van een beslissing van de stad Eeklo, binnen de in het Bestuursdecreet voorziene termijn, over haar oorspronkelijk verzoek van 19 december 2020. Verzoekster wijst er ook op dat de beslissing tot uitstel volgens de Memorie van Toelichting bij het Bestuursdecreet moet worden aangevraagd binnen de oorspronkelijke antwoordtermijn van 20 dagen. De beslissing tot verlenging van 18 januari 2021 is volgens haar dan ook laattijdig genomen.

2. Toelichting door de stad Eeklo De beroepsinstantie heeft, om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen, de stad Eeklo op 18 januari 2021 om nadere toelichting verzocht betreffende dit beroep. Hierna heeft de stad Eeklo op 25 januari 2021 alsnog een document bezorgd aan verzoekster, waarvan zij aangaf dat het de concessieovereenkomst betrof. Volgens de stad ging het om een bestek, dat na sluiting van de overeenkomst met OPC geldt als contract. Voor wat betreft de andere documenten die verzoekster opvroeg voor het werkingsjaar 2018 en 2019, verwijst de stad Eeklo naar artikel II.35, 3° van het Bestuursdecreet. De opgevraagde documenten kunnen niet openbaar worden gemaakt omwille van het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie. Deze informatie dient te worden afgeschermd om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren. Na afweging blijkt volgens de stad dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van het ondernemingsbelang, dat bovendien legitiem dient te zijn van aard. Ook de omvang van de mogelijke schade en het competitief voordeel dat aan concurrenten zou worden gegeven door de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 2 van 12

openbaarmaking moeten in overweging genomen worden. De stad Eeklo meent dat de openbaarmaking niet tot gevolg mag hebben dat andere commerciële belangen te niet gedaan worden.

3. Repliek van verzoekster d.d. 19 januari 2021 Verzoekster liet na het ontvangen van het document vanwege de stad Eeklo aan de beroepsinstantie weten dat zij haar beroep wenst te handhaven. Zij stelt dat het merendeel van de documenten haar werd geweigerd, met name al diegene die betrekking hebben op het werkingsjaar 2019 en 2018:

“De stad Eeklo baseert zich op art II.35 van het bestuursdecreet, en (her)haalt de bepalingen waarop zij zich steunt. Echter wordt geen motivatie opgegeven. Nochtans voorziet de Memorie van Toelichting wel degelijk ook dat die motivering moet gebeuren. Het is zelfs niet mogelijk te zien WELKE informatie onleesbaar werd gemaakt, zodat zeker niet aannemelijk werd gemaakt of de informatie een concurrentiële positie van de concessionaris of de gemeente KAN in gevaar brengen. Ik merk bijvoorbeeld op dat deze offerte een gedeelte ‘Invorderen’ bevat, de rapportering waarnaar ik vroeg en die me volledig werd geweigerd bevat meestal informatie over het aantal verzonden herinneringen, in welke vorm (bijv: aangetekend of niet), hoe snel die wordt verzonden etc… Ik zie niet in in hoeverre dat bedrijfseigen informatie kan zijn die per sé moet afgeschermd worden. Dit is bovendien een belangrijk instrument voor de burger die voor de rechtbank wordt gedaagd. Niet alleen worden soms de in het retributiereglement beschreven procedures van invordering niet gerespecteerd, soms geven die aanleiding tot discussie over de interpretatie daarvan; soms worden de in de offerte en het mij deze keer geweigerde jaarverslag beschreven procedures van invordering niet gerespecteerd. Als burger moet men kunnen weten of de concessionaris effectief doet wat hij volgens zijn jaarverslag presteert. Bovendien gaan concessionarissen inzake betalend parkeren soms hun boekje te buiten, en rekenen ze al eens sommen aan die hoger zijn dan wat ze mogen aanrekenen, waarbij ze een overtreding begaan tegen de Wet op de Minnelijke invordering van schulden bij de consument. Om die overtreding te kunnen aantonen moeten zij kunnen aantonen dat de contractuele bepalingen werden geschonden. Dat betreft niet alleen bedragen, maar ook procedures. Soms worden bijv. de gegevens van het DIV sneller geraadpleegd dan wettelijk of contractueel is voorzien. In december 2020 nog werden een parkeerbedrijf en haar gerechtsdeurwaarder veroordeeld tot resp. 50.000 € en 15.000 € boete door de GBA, omdat zij sneller de database hadden geraadpleegd dan was overeengekomen met de stad. Wat specifiek de aangerekende kosten voor herinneringen betreft (deel van de minnelijke fase van invordering) moet de burger zelf ook kunnen weten of de hem aangerekende kosten wel degelijk retributies zijn, of of ze de kosten overtreffen, en dus belastingen zijn en onwettig geïnd worden obv een retributiereglement. Door de weigering tot voorlegging van deze invorderingsprocedure wordt de burger een argument ontnomen en wordt hij in zijn rechten van verdediging geschaad. Het bestek verwijst naar rapportering over de invorderingsprocedure, de kwaliteit ervan, de controle erop. Burgers moeten kunnen weten of , als van hen een bedrag wordt geëist jaren na 8 of 11 maanden (zoals al meer dan eens het geval was) … dit gaat over een ‘vergissing’ …of of er meer aan de hand is. Het Vredegerecht van Eeklo oordeelde op 25 februari 2010: ”De gemeente kan conform 173 GW retributies opleggen mits deze evenredig zijn met de kosten van de dienstverlening. Zo kan zij het parkeergebeuren in haar gemeente uitbesteden aan een derde op een contractuele basis. Maar deze concessiehouder dient zich te houden aan de contractuele opdracht en strikt

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 3 van 12

binnen deze grenzen te blijven.. Wanneer de concessiehouder voor de rechter tot invordering overgaat, dient deze de concessieovereenkomst voor te leggen, zodat de rechter deze contuele opdracht kan nagaan en of de in rekening gebrachte kost in verhouding is met de verstrekte dienstverlening. Bovendien dienen de contractuele voorwaarden van de concessieovereenkomst aan de burger zijn medegedeeld.. De eigenlijke concessieovereenkomst wordt niet overgelegd, enkel de princiepsbeslissing van de gemeente Maldegem van 23 februari 2005, alsmede de gunnigsbeslissing van de concessie aan de eisende partij, van 3 april 2006.” Ook de inzet van personeel is belangrijk voor de burger. Het jaarverslag dat me werd geweigerd bevat meestal ook een rapportering over de inzet en de kost, maar bovendien ook over de opleiding. Ik stel vast dat het bestek dat me werd bezorgd voorziet in opleiding van de werknemers en dat de offerte ook daarover informatie moet bevatten. Dit is niet echt een bedrijfsgeheim, of mag het niet zijn, ook wettelijk niet. Het is namelijk van belang om te kunnen zien of de opleidingsuren en kost van de werknemers die vermeld wordt in dat verslag wel klopt of kan kloppen met de officiële cijfers die door de concessionaris verplicht worden bekend gemaakt bij de balansencentrale van de Nationale Bank van België. Ook bevat het geweigerde jaarverslag meestal een opsomming van het aantal en de soort klachten. Die informatie weigeren aan burgers is het hen onmogelijk maken om na te gaan of zij de enigen zijn met dit soort klachten, en eventueel op basis van die rapportering nadien gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid tot burgerparticipatie die het Bestuursdecreet ook nadrukkelijk voorziet. Het bestek verwijst ook uitdrukkelijk naar rapportering over klachten van bijv. de parkeerautomaten. Burgers moeten zich eveneens kunnen beroepen op het aantal klachten mbt deze infrastructuur, waarover velen klagen, maar soms geen verdere stappen durven zetten omdat ze vrezen ‘alleen’ te zijn. Burgers moeten inzake de klachtenbehandeling ook kunnen zien of bijvoorbeeld de nauwgezette controle door de concessionaris van de enkele mm verschil van een parkeerschijf met de afmetingen in het KB al eens eerder te berde kwam (bijv. in Leuven in 2004 en in Aalst tweemaal op een week tijd). Of het dus gaat om een ‘vergissing’ of of er gewoon winstbejag of een gebrek aan opleiding van het personeel achter zit, en vooral: of het conform het bestek/de overeenkomst is, en/of conform het jaarverslag dat daar meestal ook over rapporteert. Wanneer de burger tekort gedaan wordt door de concessionaris, aansluitend aan het stadsbestuur tussenkomst en rechtzetting vraagt, en het stadsbestuur dat weigert, moet de burger in rechte kunnen optreden in de plaats van de overheid bij overheidsfalen zoals een gebrek bij de toezichtsplicht. Een rechter zal dan eerst moeten oordelen over er voldoende relevante middelen naar voor worden gebracht. Het weigeren van de cijfers, jaarverslagen over klachten, kosten, inkomsten etc.. maakt het de burger in deze onmogelijk dat te doen, en ontzegt hem een democratisch recht en een juridisch middel.” 4. Beoordeling door de beroepsinstantie Op 25 januari 2020 bezorgde de stad Eeklo de jaarverslagen 2019 en 2018 aan de beroepsinstantie, met de melding dat dit de documenten zijn die zij in haar bezit heeft. Daarbij benadrukte zij nogmaals het belang van artikel II.35, 3° van het bestuursdecreet, waarbij de openbaarmaking van bedrijfsgevoelige informatie niet tot gevolg mag hebben dat andere commerciële belangen te niet gedaan worden. De beroepsinstantie vroeg de stad Eeklo op 28 januari 2021 om haar nog de overeenkomst met OPC – naast het bestek dat reeds aan verzoekster werd bezorgd, de offerte en het gunningsbesluit – toe te sturen. Daarnaast vroeg de beroepsinstantie de stad Eeklo om te bevestigen dat zij niet over de gevraagde documenten beschikt met betrekking tot de werkingsjaren 2019 en 2018, uitgezonderd de jaarverslagen.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 4 van 12

Op 29 januari 2021 bevestigde de stad Eeklo dat zij enkel in het bezit is van de jaarverslagen. Zij meent echter wel dat veel van de gevraagde informatie vervat zit in deze verslagen. Zij bezorgde de beroepsinstantie eveneens de offerte en het gunningsbesluit. Op 8 februari 2021 bezorgde de stad Eeklo de beroepsinstantie vervolgens het gunningsverslag en de BAFO van OPC. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. De beroepsinstantie stelt vast dat de stad Eeklo niet beschikt over de volgende door verzoekster gevraagde documenten: - Overzicht inkomsten en uitgaven, alsook afrekening van de vergoeding. - Rapportering ingezette personeelsleden; detail aangerekende personeelskosten ( uren/lonen/indexering) - Gedetailleerd overzicht van de geïnde opbrengsten, met detail maandelijkse schijven en vergoedingspercentages, details (piaf,bewonerskaarten e.a.), details per onderdeel (parkeerautomaten, proton, retributiebonnen, abonnementen ...) - Financieel overzicht van de investeringen en annuïteiten - Financieel overzicht van de exploitatiekosten met details - Activiteitenverslag - Tussentijdse verslagen (kwartaaloverzichten, rapporten begeleidingscomité ..) Er kan dan ook geen afschrift worden verleend van documenten die niet bestaan. Bijgevolg dient dit onderdeel als ongegrond te worden beschouwd. Nu de beroepsinstantie volledig geïnformeerd is over de stukken die in het bezit zijn van de stad Eeklo en deze heeft kunnen ontvangen, komt het haar toe om het beroepschrift ten gronde te beoordelen. -

De concessieovereenkomst

De overeenkomst tussen de stad Eeklo en OPC betreffende de toekenning van concessie bestaat uit het bestek, de offerte van OPC (initiële offerte en BAFO – Best And Final Offer), het collegebesluit dat de concessie toewijst en het gunningsverslag. 1)

Het bestek

Dit document werd inmiddels op 25 januari 2021 aan verzoekster bezorgd. Op dit punt is het beroepschrift bijgevolg zonder voorwerp geworden. 2) De offerte van OPC De offerte die door OPC bij de stad Eeklo werd ingediend, bevat enerzijds algemene informatie over OPC en haar visie, en anderzijds meer specifieke informatie over haar interne keuken en de manier waarop zij de opdrachten die onder de concessie vallen, wenst aan te pakken. Na grondig onderzoek van deze offerte, is de beroepsinstantie van oordeel dat de hieronder opgesomde informatie in de offerte dient beschouwd te worden als vertrouwelijke commerciële informatie waarvan de openbaarmaking de legitieme economische belangen van OPC zou schaden. Er worden immers regelmatig soortgelijke concessies uitgeschreven door tal van lokale besturen. Potentiële concurrenten hebben er zeker voordeel bij om deze informatie over de concrete aanpak door OPC te kennen, waarbij zij er dan hun eigen offerte op af kunnen stemmen en zo hun concurrentiepositie verbeteren. Dit zou niet enkel ten nadele zijn

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 5 van 12

van OPC, maar ook van de besturen die een dergelijke concessie uitschrijven. Door hun aanpak af te stemmen op die van een concurrent, zouden andere kandidaat-concessionarissen dan immers mogelijks niet meer hun ‘beste voorwaarden’ geven, maar er voor kunnen zorgen dat ze nét iets betere voorwaarden dan OPC bieden. Dit zou niet in het voordeel van het concessiegevend bestuur zijn. De beroepsinstantie is dan ook van oordeel dat deze informatie inderdaad valt onder de uitzonderingsgronden van artikel II.35. 1° en 3° Bestuursdecreet: “Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel

II.28, § 1, 3° een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen: 1° een economisch, financieel of commercieel belang van de overheidsinstanties; 3° het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie, als die informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt;” Dit geldt volgens het oordeel van de beroepsinstantie concreet voor de volgende informatie uit de offerte: -

Onder paragraaf 1.3. (Selectievoorwaarden) van de offerte: de verdelingspercentages en het drempelbedrag waarop de geboden concessievergoeding berekend wordt (p. 16); De concrete informatie over de controlemodaliteiten door OPC, van p. 22 tot en met p. 28 met uitzondering van de titel en inleidende alinea op p. 22; De concrete informatie over het uitschrijven en opvolgen van retributiebonnen (vanaf ‘Praktische organisatie’ op p. 31 tot voor ‘Retributiebon’ op p. 33); De concrete informatie over het materiaal en de opvolgsystemen, de software Q2C en de gebruikte devices (vanaf de informatie onder de inleiding op p. 34 tot en met de informatie boven ‘Aanmaningen’ op p. 38); De informatie over de aanpak van aanmaningen en de klachtenbehandeling op p. 39, met uitzondering van de passage waarin gewoon de bepalingen uit het geldend retributiereglement worden overgenomen; De informatie over de verdere mogelijkheden van Q2C op p.40; De samenvatting van de sterke punten op p.41; De concrete informatie over de invorderingsprocedure, vanaf de tweede alinea op p.42 tot en met de samenvatting op p.46, met uitzondering van de informatie op p. 43 (5 alinea’s onder ‘opvolging wanbetalers’) en p. 63 die rechtstreeks gebaseerd is op het retributiereglement van Eeklo; De concrete informatie over de aanwerving, opleiding, evaluatie en begeleiding van het personeel (p. 48 – 53 met uitzondering van de paragraaf ‘Uniform’); De concrete informatie over het projectmanagement (p. 52 – 53); De samenvatting met de sterke punten op het vlak van personeel en projectmanagement, met uitzondering van de informatie over het uniform (p. 54); De concrete informatie over de behandeling en rapportering van klachten, vanaf p. 57 tot en met p. 62); De informatie over de aanpak door OPC van parkeervergunningen en bewonerskaarten (p. 64 t.e.m. p.67), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 64; De informatie over het beheer en onderhoud van de parkeerautomaten (p.68 t.e.m. p.74), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 74; De informatie over het mobiel betalen (p.75 t.e.m. p.78), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 75; De informatie over overige betaalsystemen (p.79 t.e.m. p.83), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 79;

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 6 van 12

De informatie over de specifieke controlemogelijkheden van en medezeggenschap door de gemeente die OPC aanbiedt (p. 86 t.e.m. p. 94), met uitzondering van de titels en de inleidende alinea’s op p. 87 en p. 92; De vernieuwende voorstellen voor het imago van de gemeente Eeklo (paragraaf 4.2 van de offerte, p. 101 t.e.m. p. 107); Hoofdstuk 5 van de offerte (p.109 t.e.m. 117) met uitzondering van de titel en de inleidende alinea en de paragraaf ‘Financieel plan – dienstverlening’ (p.109 – p.110)

Voor wat betreft de bijlagen bij de offerte gaat het om de volgende informatie: -

Bijlage 1: de in het offerteformulier opgenomen verdelingspercentages en het drempelbedrag waarop de in het offerteformulier geboden concessievergoeding berekend wordt; de indicatieve aanpassingspercentages voor optionele mogelijkheden voorzien in het bestek; de in het offerteformulier geboden overnameprijs voor het overnemen en verwijderen van de 30 parkeerautomaten Schlumberger Stelio bouwjaar 2002 en 4 parkeerautomaten zelfde type bouwjaar 2006; Bijlage 8: ‘Technische documenten handterminals’ Bijlage 9 ‘Selectie en training’; Bijlage 10 ‘Projectmanagement’; Bijlage 12 ‘Voorbeeld vragenlijst tevredenheidsstudie’ Bijlage 14 ‘Plastron parkeerautomaten en technische kenmerken STRADA’ Bijlage 16 ‘Flow informatie APP-parkeren’ Bijlage 18 ‘Flow toelichting parkeersensoren’ Bijlage 19 ‘Voorbeeld communicatieplan’; Bijlage 20 ‘Voorbeelden statistieken’: formule voor de berekening van de variabele concessievergoeding (p.20 en p.21); Bijlage 21 ‘Informatie inname publiek domein’

Na navraag door de beroepsinstantie liet OPC per mail van 1 februari 2021 weten geen instemming te geven om deze informatie alsnog openbaar te maken. Voor wat de overige informatie uit de offerte betreft, is de beroepsinstantie van oordeel dat deze ofwel te algemeen is, ofwel louter informatie is overgenomen uit het bestek, ofwel door haar aard zelf sowieso openbaar is, zodat deze niet kan beschouwd worden als vertrouwelijke commerciële informatie die onder de uitzonderingsgrond van artikel II. 35, 1° of 3° Bestuursdecreet zou vallen. De beroepsinstantie stelt wel vast dat in de offerte op verschillende plaatsen de namen en eventuele contactgegevens van personen voorkomen. Volgens het oordeel van de beroepsinstantie valt die informatie onder de uitzonderingsgrond van artikel II. 34, 2° Bestuursdecreet: “Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel

II.28, §1, een aanvraag tot openbaarmaking af als: 2° de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt.”

Namen en contactgegevens zijn ongetwijfeld informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de persoonlijke levenssfeer. Enkel voor de gegevens van de zaakvoerder van OPC is dit niet het geval, aangezien die eenvoudig terug te zijn op de website van OPC. Het Bestuursdecreet voorziet weliswaar dat men aan de betrokken personen de instemming kan vragen om deze alsnog openbaar te maken, en dat wanneer zoals in casu de bestuursinstantie deze toestemming niet gevraagd heeft, de beroepsinstantie dat alsnog kan doen, maar gelet op de geringe relevantie van deze informatie voor het doel waarom verzoekster openbaarheid gevraagd heeft (om te kunnen controleren of

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 7 van 12

OPC haar concessieopdracht in Eeklo correct uitvoert), en gelet op het grote tijdsverloop waardoor vermoedelijk heel wat van deze gegevens niet meer actueel zullen zijn, heeft de beroepsinstantie besloten hiervan af te zien. Ook in de voorbeeldbrieven in bijlage 13 ‘Voorbeeld voor bewonerskaart en herinneringsbrief’ zijn persoonsgegevens (namen, adressen, nummerplaten…) vermeld. Voor zover het hier gaat om echte en geen fictieve gegevens, valt deze informatie ook onder de uitzonderingsgrond van artikel II. 34, 2° Bestuursdecreet en mag deze niet openbaar gemaakt worden. 3) Het toewijzingsbesluit met BAFO (best and final offer) van OPC Het toewijzingsbesluit van het college van burgemeester en schepenen d.d. 26 januari 2016 verwijst naar het gunningsverslag/verslag van nazicht dat er volgens artikel 1 van het besluit aan gehecht is en er de motivering van vormt. Het gunningsbesluit zelf bevat geen informatie die niet voor openbaarmaking in aanmerking komt, de beroepsinstantie ziet dan ook geen reden waarom dit niet aan verzoekster kan worden bezorgd. Artikel 2 van het besluit bepaalt nog dat er een concessieovereenkomst met OPC zal worden afgesloten. Uit navraag bij de stad Eeklo is gebleken dat dit niet gebeurde en dat het gunningsbesluit, samen met de offerte en het bestek, bijgevolg de overeenkomst uitmaken. Het gunningsverslag omvat heel wat commerciële/financiële informatie en bedrijfsgevoelige informatie van de inschrijvers, die in toepassing van artikel II. 35, 1° of 3° van het Bestuursdecreet niet openbaar kan worden gemaakt. Een gedeeltelijke openbaarmaking, conform artikel II.45., §2 van voornoemd decreet, is volgens de beroepsinstantie wel mogelijk. De concrete toepassing van voormelde uitzonderingsgronden op het gunningsverslag, leidt tot de weglating van de volgende informatie in het betrokken gunningsverslag: -

Het forfait-bedrag dat aan de stad Eeklo toekomt, evenals de door de inschrijvers geboden percentages (p.4); Paragraaf 6 ‘Vergelijking van de BAFO-offertes en voorstel tot gunning’ (p.5 t.e.m. p.21).

Voor wat betreft de BAFO van OPC meent de beroepsinstantie dat hier eveneens de uitzonderingsgronden uit artikel II. 35 1° en 3° van toepassing zijn; hoewel ook hier een gedeeltelijke openbaarmaking mogelijk is, mits weglating van de volgende informatie: -

De forfaitaire som jaarlijks door de stad Eeklo te ontvangen, alsook de initieel door OPC geboden percentages en de aanpassingspercentages (p.1); De bedragen vermeld onder ‘A Parkeerautomaten’ en ‘B Software’ (p.1 t.e.m. p.3); De kolom ‘toelichting door OPC’ onder de paragraaf ‘Verdere toelichtingen OPC bij de door de stad Eeklo gestelde verwachtingen’ (p.5 t.e.m. p.7); Forfaitair aandeel van de stad Eeklo in het theoretisch jaarlijks totaal aan parkeerontvangsten, de te veredelen parkeerontvangsten onder stad en concessionaris en het door OPC voorgestelde verdelingspercentage onder de paragraaf ‘Simulatietabellen ontvangstverdeling tussen stad en concessionaris volgens BAFO met volgende uitganspunten’, alsook de bedragen uit de rijen b t.e.m. j uit de twee kruistabellen (p. 8); De bijlage ‘myParkfolio’ (p.13 t.e.m. p.69); De bijlage ‘Inname openbaar domein’ (p. 72 t.e.m. p.81).

Dit onderdeel van het beroepschrift wordt dan ook als deels zonder voorwerp en deels ongegrond en deels gegrond beschouwd. -

De door OPC opgestelde jaarverslagen voor de werkingsjaren 2018 en 2019

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 8 van 12

De beroepsinstantie stelt vast dat de jaarverslagen informatie bevatten waaruit opnieuw valt op te maken welke concessievergoeding OPC hanteert boven en onder een bepaalde drempelwaarde. Zoals hierboven reeds uiteengezet, meent de beroepsinstantie dat dit wel degelijk vertrouwelijke commerciële informatie is die van de openbaarheid moet worden afgeschermd op grond van artikel II.35. 3° Bestuursdecreet. De beroepsinstantie meent dan ook dat in beide verslagen volgende informatie onleesbaar dient te worden gemaakt: -

De informatie over de vaste vergoeding, de variabele vergoeding en de T-palmodules op p.10; De eerste drie kolommen met bedragen uit de kruistabel betreffende de afrekeningen werkingsjaar 2018 en 2019 op p.11; De bedragen betreffende de vaste vergoeding voor de stad, het saldo inkomsten min vaste vergoeding voor de stad en verrekening upgrade parkeerautomaten naar T-Pal. met betrekking tot alle kwartalen 2018 en 2019 op p. 12 t.e.m. 15.

Het argument van verzoekster, dat men deze bedragen moet kennen om te kunnen beoordelen of de retributies enkel ten behoeve van de gemeente werden geïnd en dat het algemeen belang hier dus boven gaat, overtuigt niet. Bij een concessie waarbij het toezicht op het betalend parkeren uitbesteed wordt aan een privé-partner, is het bijna altijd zo dat deze daarvoor vergoed wordt door een deel van de geïnde retributies te mogen behouden. Dit betekent niet dat deze door de privé-partner ingehouden retributies niet meer ten behoeve van de overheid werden geïnd; er is immers altijd een substantieel percentage van de bruto-inkomsten van OPC door de retributies dat naar de gemeente gaat, zodat elke geïnde retributie wel degelijk ten behoeve van de gemeente is. De beroepsinstantie is dan ook van oordeel dat dit onderdeel van het beroep deels ongegrond en deels gegrond is. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 18 januari 2021 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de stad Eeklo wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk zonder voorwerp, gedeeltelijk ongegrond en gedeeltelijk gegrond beschouwd. Bijgevolg dienen de volgende documenten openbaar te worden gemaakt, door er een afschrift van te bezorgen: •

De offerte van OPC, met uitzondering van de volgende informatie:

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 9 van 12

De concrete informatie over het materiaal en de opvolgsystemen, de software Q2C en de gebruikte devices (vanaf de informatie onder de inleiding op p. 34 tot en met de informatie boven ‘Aanmaningen’ op p. 38); De informatie over de aanpak van aanmaningen en de klachtenbehandeling op p. 39, met uitzondering van de passage waarin gewoon de bepalingen uit het geldend retributiereglement worden overgenomen; De informatie over de verdere mogelijkheden van Q2C op p.40; De samenvatting van de sterke punten op p.41; De concrete informatie over de invorderingsprocedure, vanaf de tweede alinea op p.42 tot en met de samenvatting op p.46, met uitzondering van de informatie op p. 43 (5 alinea’s onder ‘opvolging wanbetalers’) en p. 63 die rechtstreeks gebaseerd is op het retributiereglement van Eeklo; De concrete informatie over de aanwerving, opleiding, evaluatie en begeleiding van het personeel (p. 48 – 53 met uitzondering van de paragraaf ‘Uniform’); De concrete informatie over het projectmanagement (p. 52 – 53); De samenvatting met de sterke punten op het vlak van personeel en projectmanagement, met uitzondering van de informatie over het uniform (p. 54); De concrete informatie over de behandeling en rapportering van klachten, vanaf p. 57 tot en met p. 62); De informatie over de aanpak door OPC van parkeervergunningen en bewonerskaarten (p. 64 t.e.m. p.67), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 64; De informatie over het beheer en onderhoud van de parkeerautomaten (p.68 t.e.m. p.74), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 74; De informatie over het mobiel betalen (p.75 t.e.m. p.78), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 75; De informatie over overige betaalsystemen (p.79 t.e.m. p.83), met uitzondering van de algemene inleiding op p. 79; De informatie over de specifieke controlemogelijkheden van en medezeggenschap door de gemeente die OPC aanbiedt (p. 86 t.e.m. p. 94), met uitzondering van de titels en de inleidende alinea’s op p. 87 en p. 92; De vernieuwende voorstellen voor het imago van de gemeente Eeklo (paragraaf 4.2 van de offerte, p. 101 t.e.m. p. 107); Hoofdstuk 5 van de offerte (p.109 t.e.m. 117) met uitzondering van de titel en de inleidende alinea en de paragraaf ‘Financieel plan – dienstverlening’ (p.109 – p.110) Bijlage 1: de in het offerteformulier opgenomen verdelingspercentages en het drempelbedrag waarop de in het offerteformulier geboden concessievergoeding berekend wordt; de indicatieve aanpassingspercentages voor optionele mogelijkheden voorzien in het bestek; de in het offerteformulier geboden overnameprijs voor het overnemen en verwijderen van de 30 parkeerautomaten Schlumberger Stelio bouwjaar 2002 en 4 parkeerautomaten zelfde type bouwjaar 2006; Bijlage 8: ‘Technische documenten handterminals’ Bijlage 9 ‘Selectie en training’; Bijlage 10 ‘Projectmanagement’; Bijlage 12 ‘Voorbeeld vragenlijst tevredenheidsstudie’ Bijlage 14 ‘Plastron parkeerautomaten en technische kenmerken STRADA’ Bijlage 16 ‘Flow informatie APP-parkeren’ Bijlage 18 ‘Flow toelichting parkeersensoren’ Bijlage 19 ‘Voorbeeld communicatieplan’; Bijlage 20 ‘Voorbeelden statistieken’: formule voor de berekening van de variabele concessievergoeding (p.20 en p.21); Bijlage 21 ‘Informatie inname publiek domein’

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 10 van 12

De persoonsgegevens (namen, gsm-nummers, adressen en nummerplaten), uitgezonderd de gegevens van de zaakvoerder van OPC

•

Het toewijzingsbesluit, met uitzondering van de volgende informatie:

Het forfait-bedrag dat aan de stad Eeklo toekomt, evenals de door de inschrijvers geboden percentages, zoals vermeld in het gunningsverslag (p.4); Paragraaf 6 ‘Vergelijking van de BAFO-offertes en voorstel tot gunning’, zoals vermeld in het gunningsverslag (p.5 t.e.m. p.21)

•

De BAFO, met uitzondering van de volgende informatie:

De forfaitaire som jaarlijks door de stad Eeklo te ontvangen, alsook de initieel door OPC geboden percentages en de aanpassingspercentages (p.1); De bedragen vermeld onder ‘A Parkeerautomaten’ en ‘B Software’ (p.1 t.e.m. p.3); De kolom ‘toelichting door OPC onder de paragraaf ‘Verdere toelichtingen OPC bij de door de stad Eeklo gestelde verwachtingen’ (p.5 t.e.m. p.7); Forfaitair aandeel van de stad Eeklo in het theoretisch jaarlijks totaal aan parkeerontvangsten, de te veredelen parkeerontvangsten onder stad en concessionaris en het door OPC voorgestelde verdelingspercentage onder de paragraaf ‘Simulatietabellen ontvangstverdeling tussen stad en concessionaris volgens BAFO met volgende uitganspunten’, alsook de bedragen uit de rijen b t.e.m. j uit de twee kruistabellen (p. 8); De bijlage ‘myParkfolio’ (p.13 t.e.m. p.69); De bijlage ‘Inname openbaar domein’ (p. 72 t.e.m. p.81).

•

De door OPC opgestelde jaarverslagen voor de werkingsjaren 2018 en 2019

De informatie over de vaste vergoeding, de variabele vergoeding en de T-palmodules op p.10; De eerste drie kolommen met bedragen uit de kruistabel betreffende de afrekeningen werkingsjaar 2018 en 2019 op p.11; De bedragen betreffende de vaste vergoeding voor de stad, het saldo inkomsten min vaste vergoeding voor de stad en verrekening upgragde parkeerautomaten naar T-Pal. met betrekking tot alle kwartalen 2018 en 2019 op p. 12 t.e.m. 15.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 11 februari 2021

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 11 van 12

Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/042

pagina 12 van 12