e-IB_Jaarrapport2011_digitaal.pdf by Vlaanderen-be

e-IB ICT-diensten en producten voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid

Jaarrapport 2011

Inhoud Inhoud p2 Voorwoord p3 De entiteit e-government en ICT-Beheer p4 Onze kernwaarden p4 Strategische doelstellingen en overzicht processen, programma’s en projecten per organisatiedoelstelling p5

Strategische doelstellingen p6 Overzicht processen, programma’s en projecten per organisatiedoelstelling p7

Processen p9 Architectuur p10 Contractbeheer p11 Coördinatiecel Vlaams e-government p12 Financieel en administratief beheer p13 Interne IT-dienstverlening (CIP) p14 Netwerk en veiligheid p15 Relatiebeheer p16 Stafdienst p17 Programma’s p19 Afsluiten telefoniecontracten 2011 p20 Geïntegreerde communicatie p21 Externe benchmarking gemeenschappelijke ICT-dienstverlening p21 Communicatie e-IB p22 Computerzalen p24 Opslag- en back-upomgeving p24 Realisatie nieuw datacenter p25 Gebruikersbeheer, Toegangsbeheer & Digitaal Tekenen p26 Mailomgeving p27 Architectuur p28 De entiteit e-government en ICT-Beheer als gemeenschappelijk ICT dienstencentrum p29 Optimalisatie interne controle en organisatiebeheersing entiteit e-government en ICT-Beheer p30

Programma’s (vervolg) ICT-contract 2008 – uitbreiding naar de lokale besturen (afzonderlijk project) p30 Netwerk p31 Databanken en business intelligence p32 Gemeenschappelijke testen integratieomgeving en verificatievoorzieningen p33 Enterprise Content Management (ECM) p33 Gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Ondersteunende Systemen (GIOS) p34 Mainframe p35 E-governmentprojecten voor lokale besturen p36 MAGDA geografische informatie – GEO p37 MAGDA ondernemingsdiensten p38 Magda 2.0 p39 MAGDA persoonsdiensten - Vlaamse kruispuntbank personen (VKBP) p40 (Project) Afronden van de inrichting van de “beheer op afstand”-dienstverlening p41 Serveroptimalisatie p42 Het platform voor dienstengeoriënteerde architectuur p43 Evaluatie van het ICT-veiligheidsniveau p44 Verbeteren van het veiligheidsniveau p44 Datacenterstrategie p45 Verhuisbewegingen en nieuwe VAC’s p45 Info & contact p47 Info p48 Contact p49 Colofon Harmonicatekst

voorwoord

Ook in 2011 leverde e-IB inspanningen die u kunnen ondersteunen bij het besparen van kosten. We bleven inzetten op de verdere uitbouw van gedeelde omgevingen en bouwstenen. Door deze te gebruiken, kunt u zich focussen op uw kernactiviteiten in plaats van op het zelf uitbouwen en onderhouden van uw ICT-infrastructuur; investeringskosten worden door u gedeeld met e-IB en andere klanten; u geniet van schaalvoordelen. De lijst van de belangrijkste ontwikkelingen van het voorbije jaar is lang. Bij de voornaamste verwezenlijkingen horen: de upgrades van de Oracleontwikkelingsomgeving, de migratie naar de nieuwe infrastructuur van de netwerk-backbone (WAN), de nieuwe versie van het COD-opslag en back-up aanbod, de prijsherziening van het serveraanbod en de uitbreiding naar x86/Linux, de introductie van ondersteunende productietools voor de

productieomgeving, het verbeterde platform voor toegangsbeheer (met federatiemogelijkheden), het betere beheer van het internetverkeer, de uitwerking van een datacenterstrategie voor de gemeenschappelijke dienstverlening, de verdere implementaties van de ICT-voorzieningen voor de VAC’s (Leuven, Brugge, ...), etc.

Meer informatie m.b.t. de afgewerkte projecten en de bijgestuurde diensten vindt u op de volgende pagina’s. Met dit jaarrapport bieden we een overzicht op de verwezenlijkingen van e-IB gedurende het afgelopen jaar. Ik hoop dat u het kunt gebruiken als inspiratiebron voor het uitstippelen van uw eigen ICT-beleid. Veel leesplezier gewenst.

Onze inspanningen op het vlak van e-government leidden tot meer efficiëntie: de uitbouw van de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC) - een project dat de samenwerking vergroot tussen Vlaamse overheidsdiensten en lokale en provinciale besturen; de verderzetting van het i-Scanproject; het project ‘Citadel on the Move’; de uitbouw van een open geo-platform (mogelijke integratie van de geografische informatieloketten in eigen websites); de upgrade naar MAGDA 2.0; de start van het project ‘Digitale Bouwaanvraag’; … .

Luc Chauvin ICT-manager Vlaamse overheid Manager entiteit e-government en ICT-Beheer

Ook voor de noodzakelijke efficiëntieverhogingen (lees kostenverlagingen) worden de inspanningen onverminderd voortgezet. Afnemen van het telefoniecontract, afgesloten in 2011, levert u voor zowel vaste als mobiele telefonie een aanzienlijke kostendaling van respectievelijk 14% en 42% en er werden lagere prijzen gerealiseerd voor opslag, back-up en ICT-profielen. Om de nodige middelen voor de verdere uitbreiding van onze diensten (zowel qua capaciteit als functionaliteit) te kunnen garanderen, werden terug aanzienlijke efficiëntieverhogingen doorgevoerd bij onze ICToutsourcingspartner.

De wereldwijde economische crisis zorgde in 2011 opnieuw voor budgettaire uitdagingen. Ook u staat ongetwijfeld weer voor de opdracht om meer te doen met minder. De entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) kan u hierbij helpen. Door af te nemen van ons gemeenschappelijk ICT-aanbod bespaart u in uw directe ICT-uitgaven. Bovendien kunt u met behulp van onze diensten uw werkprocessen efficiënter inrichten. Bijvoorbeeld door het slim inzetten van ICT bij het delen van informatie; het digitaliseren van bedrijfsprocessen; het hergebruiken van de bestaande ICT-bouwstenen; het afnemen van gemeenschappelijk opgezette licentieovereenkomsten, … .

De entiteit e-government en ICT-Beheer

onze kernwaarden

De entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) biedt ICTen e-government-diensten aan, aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid.

Samenwerken als partners De Vlaamse overheid geniet van een synergie-effect als alle entiteiten elkaar als partners ondersteunen vanuit hun unieke expertise.

Zo kan elke entiteit zich concentreren op de eigen kerntaken. Dit draagt bij aan een slagkrachtige werking, levert schaalvoordelen op en zorgt voor een betere integratie van de ICT-systemen.

Uw businessnoden bepalen het ICT-aanbod Gedreven door uw businessnoden werken wij een aangepast en betrouwbaar ICT-aanbod uit dat samen met u evolueert.

e-IB levert een bijdrage tot het beleid; biedt een ruime waaier aan ICT- en e-governmentdiensten aan; investeert in gemeenschappelijke platformen en bouwstenen; en verleent advies.

Optimaliseren van ICT-uitgaven Bespaar door gebruik te maken van het gedeelde ICT-aanbod; bespaar in uw directe ICT-uitgaven; door ICT slim in te zetten & door gebruik te maken van innovatieve ICT. Uw vertrouwen verdienen met robuuste en veilige diensten Wij dragen betrouwbaarheid en veiligheid hoog in het vaandel, wat we vertalen in een degelijke en continue ICT-dienstverlening. Focussen op uw kerntaken Focus als entiteit op uw kerntaken en de vele uitdagingen van uw business, wij zorgen voor de nodige ICT-expertise en ondersteuning. Anticiperen door innoveren Door in te spelen op sociale, economische, politieke, demografische, ecologische en technologische evoluties, oogsten we competitieve voordelen, vandaag en morgen.

Strategische doelstellingen & overzicht processen, programmaâ€™s en projecten per organisatiedoelstelling

Strategische doelstellingen

De minister bevoegd voor ICT en e-government - dit is de minister bevoegd voor Bestuurszaken - schrijft een beleidsnota uit met de strategische ICT-beleidsdoelstellingen voor de komende legislatuur. Binnen deze beleidsnota kadert de jaarlijkse beleidsbrief. In deze brief worden de operationele ICT-beleidsdoelstellingen afgebakend binnen de termijn van een jaar. Uiteraard gebeurt hierbij, binnen de getrokken strategische krijtlijnen, een vertaling waarbij de specifieke businessbehoeften van de verschillende klantenorganisaties maximaal worden meegenomen.

ICT-minister, ICT-beleid

Beleidsnota Bestuurszaken (legislatuur)

Beleidsbrief Bestuurszaken (jaarlijks)

Strategische en operationele ICT-beleidsdoelstelingen

Op basis van de strategische en operationele ICT-beleidsdoelstellingen van de minister, worden de strategische en operationele organisatiedoelstellingen van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) bepaald en/of bijgestuurd. De uitvoering van deze organisatiedoelstellingen gebeurt enerzijds via het uitvoeren van een aantal processen en anderzijds via de uitvoering van ICT-meerjarenprogramma’s. Elk programma bestaat uit een of meerdere onderliggende projecten. De organisatiedoelstellingen van e-IB voor 2011: • Organisatiedoelstellingen voor de realisatie van het beleid: - Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening - Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT-omgevingen - e-government - Groene ICT • Organisatiedoelstelling voor de optimalisatie van de interne werking

Uitvoering Strategische en operationele organisatiedoelstellingen Technologische & maatschappelijke evoluties

ICT-meerjarenprogramma’s entiteit e-government en ICT-Beheer ICT-projecten entiteit e-government en ICT-Beheer

Continuïteit (groei en optimalisatie)

Klanten, evolutie behoeften

overzicht processen, programma’s en projecten per organisatiedoelstelling Enkele programma’s sluiten aan bij meerdere organisatiedoelstellingen, afhankelijk van de projecten die onder dit programma uitgewerkt zijn. Organisatiedoelstellingen voor de realisatie van het beleid Organisatiedoelstelling

Programma’s/projecten

Proces

Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT- dienstverlening

• • • • • • • • • •

• • • • • • •

Optimalisatie en verdere uitbouw van • gemeenschappelijke ICT- omgevingen • • • • • • • • • • • • •

Uitbreiding van het ICT-contract 2008 naar de lokale besturen Afronden van de “Beheer op afstand” - dienstverlening Afsluiten telefoniecontracten 2011 Externe benchmarking gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Serveroptimalisatie Storage- en back-upomgeving Netwerk Verbeteren veiligheidsniveau Mailomgeving Enterprise Content Management (ECM)

Relatiebeheer Contractbeheer Financieel en administratief beheer Architectuur Netwerk en veiligheid Infrastructuur Programma- en projectmanagement

Datacenterstrategie • Architectuur Computerzalen • Netwerk en veiligheid Storage en back-up-omgeving • Infrastructuur Netwerk Mailomgeving Geïntegreerde communicatie Service Oriented Architectuur-platform Toegangscontrole en e-signing Enterprise Content Management (ECM) Database- en Business Intelligence (BI) Serveroptimalisatie Verbeteren veiligheidsniveau Verhuisbewegingen en nieuwe VAC’s Gemeenschappelijke testen integratieomgeving en verificatievoorzieningen • Mainframe

Groene ICT

• Computerzalen • Serveroptimalisatie

Niet van toepassing

e-government

• • • • •

• Coördinatiecel Vlaams e-government

Magda 2.0 Magda persoonsdiensten Magda Ondernemingsdiensten Magda Geografische informatie Geïntegreerd e-government

Organisatiedoelstelling voor de optimalisatie van de interne werking Programma / project

Proces

• • • • • •

• • • • •

Optimalisatie interne controle en organisatiebeheersing Architectuur Evaluatie van het ICT-veiligheidsniveau Gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Ondersteunende Systemen (GIOS) e-IB als gemeenschappelijk dienstencentrum Communicatie

Contractbeheer Financieel en administratief beheer Architectuur Netwerk en veiligheid Interne IT-dienstverlening

Processen

Architectuur Procesbeheerder: Wim Martens Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening • Evaluatie en bijsturing van de architectuur binnen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening, via onafhankelijke audits, analyserapporten, conformiteitsrevisies en de resultaten van operationele audits en revisies door de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener: in de maandelijkse OAV (“Overleg Architectuur en Veiligheid”) worden de inputs vanuit verschillende bronnen (aandachtspunten vanuit de exploitatie organisatie, vragen en behoeften van klanten via het relatiebeheer of het RRT, opportuniteiten vanuit innovatie, …) behandeld. Daarnaast werden verschillende breakout meetings georganiseerd die verder inzoomden op bepaalde thema’s. Belangrijke thema’s waren: IP printing, de structuur van Active Directory, beheer op afstand, technology policy aanpak, scheiding der netwerken, server virtualisatie, Service Oriented Architecture, … • Het rapporteren aan en adviseren van alle betrokkenen rond ICT-architectuur en het verschaffen van managementduiding: het verstrekken van advies is een belangrijke activiteit, zowel proactief als op vraag van de klant. • Het aansturen naar de ICT-dienstverleners en het sensibiliseren van klanten over architectuurconcepten binnen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening. Optimalisatie en verdere uitbouw van gemeenschappelijke ICT-omgevingen • Het beheren van ICT-standaarden, -architectuurconcepten en -richtlijnen, in overeenstemming met het

ICT-standaardenbeleid voor de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid: o Vanuit de cel werd actief meegewerkt aan het uitwerken van een visie en strategie over architectuur binnen de Vlaamse overheid. o Binnen de werkgroep “Architectuur” van het BIA-overleg (Business-ICT-Alignment) was de cel Architectuur een belangrijke speler bij het bepalen van een gereduceerde set van architectuurprincipes. • In 2011 is gewerkt aan het verhogen van de flexibiliteit op het vlak van beheer van ICT-systemen: beheer op afstand, zelfbeheer, beheer door “derden”, … Strategische organisatiedoelstellingen voor de optimalisatie van de interne werking • Bestuderen van de evolutie van technologie en trends op het vlak van ICT –architectuur: naast het bijwerken van de roadmaps van de technology policies, lag de focus in 2011 qua innovatie op volgende aspecten: het cloud gebeuren en de toepasbaarheid binnen de ICT-dienstverlening, het verhogen van de flexibiliteit van gebruikersinfrastructuur (additionele PDA’s, Apple ondersteuning, “bring your own device”, …), het concept van “federation” in de context van toegangs- en gebruikersbeheer, nieuwe concepten inzake datacenterdiensten (verbeterde computerzaalfaciliteiten, krachtige servers, alternatieve beheerssystemen, …).

processen

Contractbeheer Procesbeheerder: Benny Vanspringel Belangrijkste realisaties 2011 In 2011 zette de cel Contractbeheer ongeveer 1,7 VTE in voor prestatie in het kader van programma’s en projecten e-IB (zie het luik programma’s en projecten). De overige capaciteit werd ingezet voor de volgende activiteiten: Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Kwaliteitscontrole van de bestaande ICT-dienstverleningsprocessen en ondersteunende processen om waar nodig bij te sturen (proces “Uitvoeren kwaliteitscontrole bestaande ICT-dienstverlening processen” in VOPS). Bijzondere focus op projectmanagement-processen: • Voor kwaliteitscontroles op de HB-processen werd in 2011 ongeveer 1,6 VTE ingezet. • Deze kwaliteitscontroles omvatten enerzijds de maandelijks terugkerende controles op basis van metrieken en rapporten over de geleverde dienstverlening en anderzijds de specifieke thematische kwaliteitscontroles waarbij maandelijks op een specifiek deel van de dienstverlening dieper ingegaan wordt. De bevindingen worden besproken tijdens het maandelijkse overleg met de HB-verantwoordelijken. Waar nodig worden correctieve acties en/of verbeteringsinitiatieven opgestart. • Deze continue bewaking en bijsturing zorgde er mee voor dat het dienstverleningsniveau globaal gezien op een hoog peil bleef. • Voor de specifieke thematische controles werden in 2011 in het totaal 894 individuele diensten (incidenten, werkaanvragen, …) gecontroleerd en werden hierbij in het totaal 65 criteria gebruikt.

• Als gevolg van de controles werden in 2011 118 correctieve acties opgestart. • Daarnaast werd voor enkele klachten ook een arbitrage uitgevoerd. Continu verbeteren van de dienstverlening • Voor de continue verbetering van de dienstverlening werd in 2011 1,35 VTE ingezet. • In het kader van het continu verbeteren werden in 2011 110 verbeterinitiatieven opgestart. Dit heeft naast verbeteringen aan de achterliggende processen en systemen ook geleid tot de volgende wijzigingen aan het dienstenaanbod (zie ICT-extranet voor meer info): o 23 nov 11 - Uitbreiding dienstentype ‘2.2.1 Installeren, bijkomend installeren en of leveren gebruikersinfrastructuur’ om nog meer modulair te kunnen bestellen. o 4 nov 11 - Nieuw dienstentype ‘2.2.9 Werkaanvraag - Filtering van het internetverkeer’ toegevoegd. Hiermee kunnen filters aangevraagd worden op de centrale firewall-infrastructuur. o 2 nov 11 - dienstencataloog: kleine wijziging dienstentype '3.2.1 Beschikbaar houden computerzaalfaciliteiten’. o 28 okt 11 - Uitbreiding ‘Capacity on Demand (COD)’aanbod met de mogelijkheid om een virtuele server af te nemen met besturingssysteem LINUX. o 17 okt 11 - Uitbreiding van het dienstentype ‘3.2.2 Beschikbaar houden van netwerkomgeving’ met de mogelijkheid om bijkomende WAN-aansluitingen te bestellen met een bepaalde bandbreedte voor toegang tot één logisch netwerk. o 01 sep 11 - Toevoegen van de ondersteuning voor Apple-PC’s in het dienstenaanbod

o 1 jul 11 - Toevoeging van de mogelijkheid tot zelfbeheer op afstand en toevoeging van ondersteuning voor tablets. o 16 feb 11 - Verhoging van het dienstverleningsniveau voor smartphones (zonder prijsverhoging). o 13 jan 11 - Uitbreiding van de waarborgtermijn voor PC’s en toevoeging van de ondersteuning voor het gebruik van hardwaretokens (VO-token) voor sterke authenticatie. Beleidsondersteuning en adviesverlening m.b.t. gemeenschappelijke ICT-dienstverlening • Hier werd in 2011 ongeveer 0,25 VTE voor ingezet. Strategische organisatiedoelstellingen voor de optimalisatie van de interne werking • Kwaliteitscontroles op e-IB-processen (zie proces ‘Uitvoeren kwaliteitscontrole e-IB-processen’ in VOPS). Hier werd in 2011 ongeveer 0,3 VTE voor ingezet. • Onderzoek en advies m.b.t. diverse juridische onderwerpen (intellectuele eigendom, privacy, overheidsopdrachten, personeelsaangelegenheden, verbintenissenrecht, informaticarecht, …). Hier werd in 2011 ongeveer 0,5 VTE voor ingezet. • Tenslotte werd voor de volgende drie activiteiten samen nog ongeveer 0,6 VTE ingezet: o Ondersteuning e-IB op het vlak van integriteitsbeleid. o Ondersteuning op het vlak van organisatiebeheersing e-IB. o Ondersteuning op het vlak van e-IB-processen.

Coördinatiecel Vlaams e-government Procesbeheerder: Geert Mareels Belangrijkste realisaties 2011 • Ontwikkelen van kennis over e-government in de Vlaamse overheidsdiensten door: o Bepalen van strategische doelstellingen en krachtlijnen inzake e-government: - Meewerken aan de conceptnota Vlaamse regering “Open data binnen de Vlaamse overheid”. - Meewerken aan het ontwerpdecreet houdende de oprichting en organisatie van een Vlaamse dienstenintegrator. - Adviserend en ondersteunend participeren inzake e-government. - Methodologische ondersteuning bieden op vlak van de organisatie van de back-office. - Ondersteunen van e-governmentinitiatieven binnen de Vlaamse overheid. • Ondersteunen van de diensten van de Vlaamse overheid met betrekking tot het gebruik van gegevens uit authentieke gegevensbronnen bij andere overheden en derde partijen. • Opzetten, coördineren en faciliteren van het overleg tussen de verschillende beleidsdomeinen over de aanpak en de uitrol van e-government en geïntegreerde dienstverlening. • Opvolgen van e-government ontwikkelingen binnen de Europese Unie en bij buitenlandse overheden. • Periodieke meting en communicatie m.b.t. de stand van zaken van de geïntegreerde dienstverlening en e-government binnen Vlaanderen.

• Sensibiliseren, samenwerken en signaleren betreffende e-government door: o Formuleren van adviezen over e-government. o Coördineren van de modaliteiten voor gegevensextractie uit de authentieke gegevensbronnen (o.a. het Rijksregister , de Kruispuntbank Sociale zekerheid en de Kruispuntbank ondernemingen) bij de federale overheid. o Participatie in de interbestuurlijke e-government overlegorganen met de federale overheid, de provinciale en lokale overheden. o Intern en extern communiceren over de resultaten van de geïntegreerde dienstverleningsinitiatieven binnen de Vlaamse overheid. o Communiceren en sensibiliseren over e-government binnen de Vlaamse overheid: - Brochures: * Engelstalige folder over de “Citadel on the move” * folder “KBO verbeteren” (ism KBO) - Verscheidene infosessies werden ingericht in 2011: * infosessies IPDC voor lokale besturen + infosessies IPDC voor dienstenleveranciers * werkgroep MAGDA standaarden - Presentaties * (Geert Mareels) Presentaties over de Citadel Statement en het Vlaams E-government op verschillende evenementen doorheen Europa. * (Jan Godderis) Presentatie geïntegreerd e-government in Athene. - Nominaties / Awards * Nominaties IPDC, Digitale Bouwaanvraag en LED voor eGovAwards

* Winnaar Innovatieprijs 2011 in de categorie Efficiëntie: Interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus (CORVE). * Winnaar Innovatieprijs 2011 in de categorie Burgergerichtheid: Leer- en ErvaringsbewijzenDatabank (O&V). * Winnaar Publieksprijs Innovatie 2011: Digitale Bouwaanvraag (RWO). - Persmoment: Lancering project digitale bouwaanvraag (Minister Muyters + Minister Bourgeois). o Programma- en projectmanagement (zie verder)

processen

Financieel en administratief beheer

Procesbeheerder: Chris Van de Vijver Optimalisatie en verdere uitbouw van gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Het financiële team controleerde de kostenmodellen voor de verschillende dienstentypes en de periodieke wijzigingen daaraan. Het toetste de maandelijkse vorderingstaten voor de centraal betaalde exploitatiekosten aan de gecontroleerde en goedgekeurde kostenmodellen. Het controleerde de kosten die HB doorrekent voor contracten afgesloten met externe leveranciers voor het onderhoud van de gemeenschappelijke omgevingen. Het werkte samen met de cel contractbeheer en HB een voorstel van procedure uit voor het goedkeuren van wijzigingen aan de samenstellende elementen van bestaande kostenmodellen, of voor nieuwe diensten. Strategische organisatiedoelstellingen voor de optimalisatie van de interne werking Het financiële team maakte de begroting 2011 op. Het bewaakte de budgetten en rapporteerde aan het management. Hierbij werd rekening gehouden met de impact van zes herverdelingsbesluiten (twee besluiten van de Vlaamse regering en vier ministeriële besluiten) op de uitgavenkredieten 2011. De initiële begroting 2012 werd opgemaakt. Hierbij anticipeerde het financiële team op het Rekendecreet en de daaruit voortvloeiende gewijzigde aanrekeningsregels (inwerkingtreding op 1 januari 2012). Een meer doorgedreven oefening op dit vlak wordt bij de begrotingscontrole 2012 uitgevoerd.

Het financiële team beheerde het budget met: • het officiële boekhoudsysteem van de Vlaamse overheid (Orafin) dat voornamelijk de actuals weergeeft; • een eigen tool die toelaat om prognoses te maken voor te verwachten uitgaven, op grond van historische gegevens of van gekende dossiers. De vergelijking tussen de twee rapporteringen laat een extra controle toe. Hierdoor was het mogelijk een aantal fouten te (laten) verbeteren: zowel in de registraties in de eigen tool als in de verwerking van bepaalde invoer door Orafin. Het financiële team heeft een initiatief genomen voor een aanpassing van de processen-verbaal van oplevering door HB: • het toevoegen van meer gedetailleerde informatie over de opgenomen elementen, • de eventuele registratie ervan in de inventaris, • de verwijzing naar de offerte en eventueel daaraan aangebrachte aanpassingen. De bedoeling is de controle op projectmatige uitgaven in middelenverbintenis te verbeteren, en een basis te leggen voor een correcte economische en analytische verwerking. Deze actie dient verder gezet te worden in 2012. Om de controle op de inkomsten te verbeteren, werden volgende acties ondernomen: • In het initieel ontworpen dienstverleningsproces werd de tussenkomst van de cel relatiebeheer voorzien. Zowel bij het opmaken van offertes voor de klanten, als in een latere fase om eventueel vastgestelde onduidelijkheden of probleempunten uit te klaren en op te lossen in overleg met de klanten.

• De bevestiging van de klant met de aangeleverde gegevens wordt opgevraagd, om tot een correcte facturatie te komen. • Het initieel opgezette proces wordt onderworpen aan een evaluatie door een externe consultant. Deze acties dienen in 2012 verder gezet te worden. Het financiële team bood inhoudelijk ondersteuning aan collega’s van zowel e-IB als van andere entiteiten. Volgende dossiers kregen extra aandacht: De ontwikkeling van een nieuwe Kruispuntbank Inburgering Het agentschap Binnenlands Bestuur beheert dit dossier inhoudelijk. De financiële middelen zijn ondergebracht bij de DAB ICT. Het financiële team zorgt ervoor dat deze middelen bewaard worden voor het doel waarvoor ze zijn toegekend, en dat ze ter beschikking zijn in overeenstemming met het moment van gunning en met de betaalkalender. Subsidiëring door de Europese Commissie van het project Citadel on the Move Dit project wordt uitgevoerd door een 14-tal participanten uit verschillende landen van de Europese Unie. Het wordt getrokken door de collega’s van de cel Corve binnen e-IB. De Europese Commissie stelde enkele specifieke eisen vooraleer de subsidiëring goed te keuren – in dit kader droeg het financiële team inhoudelijk bij aan dit dossier. Ondersteuning van de stafdienst bij de opmaak van het personeelsplan

Interne IT-dienstverlening (CIP) Procesbeheerder: Wim Martens Belangrijkste realisaties 2011 Taken van het “complementair ingezet personeel” (CIP) - dit personeel wordt ingezet bij de externe IT-dienstverlener binnen de volgende domeinen: • Het ontwikkelen van bedrijfskritische toepassingen (voornamelijk Weddensysteem O&V en Elektronisch Personeelsdossier). • Het beheer van de windowsomgeving, inclusief het antivirusgebeuren. • Het beheer van de mailomgeving. • Het beheer van de databankplatformen. • Het beheer van eindgebruikersinfrastructuur (service delivery, technische ondersteuning) • Het beheer van de mainframeomgeving, en meer bepaald de flows van de verschillende uitvoeringskettingen. Beheer van het “complementair ingezet personeel” (CIP) • Bepalen van de doelstellingen, de opdrachten en de werkprocedures voor de individuele IT-personeelsleden: in de loop van 2011 zijn de opdrachten voor twee IT-personeelsleden grondig gewijzigd. • Adviseren en ondersteunen m.b.t. het complementair inzetten van IT-personeel: door de toenemende autonomie van de verschillende Vlaamse overheidsentiteiten en de verruiming van de Vlaamse overheid als organisatie, worden voor de IT-personeelsleden nieuwe opportuniteiten inzake mobiliteit gecreëerd. In deze context worden er gesprekken gevoerd over het complementair inzetten van IT-personeelsleden bij de beleidsdomeinen zelf.

• Bepalen en bijsturen van de gebieden waarin en de wijze waarop het intern IT-personeel wordt ingezet voor de uitoefening van complementaire taken: voor het CIP werden de evaluatielijnen herzien zodat het intern IT-personeel in de toekomst wordt begeleid door ambtenaren waarvan het werkgebied beter aansluit bij het domein waarin de CIP-er actief is. • Bepalen van de strategische kennis en het niveau van de competenties teneinde de begeleiding en de vorming van de interne IT-medewerkers bij te sturen en als dusdanig hun marktwaarde te actualiseren: in de loop van 2011 zijn 2 individuele IT-personeelsleden bevorderd, zodat ze verder kunnen doorgroeien binnen het domein waarin ze actief zijn. • Het optimaal laten verlopen van de contractuele afspraken, met zorg voor de belangen van het IT-personeel van de Vlaamse overheid: met de externe ICT-dienstverlener werden een aantal afspraken vernieuwd over de aansturing en begeleiding van het CIP, permanentiediensten, telewerken, het gebruik van ICT-middelen en het gebruik van bedrijfswagens. • Opvolgen van de activiteiten van het intern IT-personeel: de opvolging van het CIP gebeurt in de context van de PLOEG-cyclus. • Analyseren van mogelijke conflictsituaties tussen de interne- en de externe IT-dienstverleners, het zoeken en voorstellen van oplossingen voor deze conflictsituaties: een aantal conflictsituaties zijn in de loop van 2012 behandeld. Concrete afspraken werden vastgelegd om dergelijke escalaties in de toekomst te vermijden.

• Rapporteren over de invulling : een overzicht van de invulling wordt bij iedere wijziging bijgestuurd, zodat de rapportering op permanente basis beschikbaar is.

processen

Netwerk en veiligheid Procesbeheerder: Paul De Vroede Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening • Evalueren en bijsturen van het ICT-veiligheidsniveau binnen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening d.m.v. onafhankelijke audits, analyses, conformiteitrevisies, en operationele audits en revisies door de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener. • Rapporteren aan - en adviseren (incl. bewustmaking) van alle betrokkenen op vlak van ICT- veiligheid en verschaffen van de nodige managementduiding. • Zorgen voor het tot stand brengen van een veiligheidscultuur, met bijzondere aandacht voor het goede evenwicht tussen flexibiliteit en veiligheid. • Het nauwgezet opvolgen van telecomcontracten op juridisch en financieel vlak, door o.a. marktconformiteit en eenheidsprijzen te bewaken. • Het nauwgezet opvolgen van contracten op technisch vlak door de kwaliteit van de telecomdienstverleners op het vlak van servicelevel agreements te meten, te bewaken en bij te sturen. • Inrichting van een nieuwe dienst ‘Beheer Internetverkeer’ voor filtering en rapportering van het internetverkeer. Dit is nu realiseerbaar op entiteitsniveau. • In het kader van de nieuwe machtiging voor ACM/ IDM werd nagegaan of de ICT-dienstenleverancier voldoet aan de nodige veiligheidsvereisten m.b.t. het omgaan met persoonsgegevens. • Het beheren van ICT-veiligheidsbeleidslijnen, -methodieken en - richtlijnen, in overeenstemming met het ICT-veiligheidsbeleid voor de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid. • In de diverse periodieke overlegfora (GISEC, GIDO en OSIV) werd aandacht gegeven aan het evalueren

en bewustmaken van nieuwe risico’s (bvb m.b.t. cybercriminaliteit). • Verfijning van de procedure voor het verwijderen van gevonden Malware (specifiek spyware) op een gebruikers PC. Dit wordt nu effectiever gedetecteerd met de nieuwe Palo Alto firewall. • HB werd gevraagd om een veiligheidsincident response procedure uit te werken – dit is een operationeel proces dat beschrijft hoe te reageren bij een veiligheidsincident. • Deelname aan de rondvraag van de privacycommissie m.b.t. cybersurveillance (controle van het gebruik van internet op de werkvloer). Optimalisatie en verdere uitbouw van gemeenschappelijke ICT-omgevingen • Bestuderen van de evolutie van technologie en trends op het vlak van ICT-veiligheid, inclusief nieuwe wet- en regelgeving. • Introductie van een “next generation firewall” (Palo Alto) om de nieuwe dienstverlening voor beheer van het internetverkeer mogelijk te maken, waardoor ook de beveiliging tegen nieuwe vormen van cybercriminaliteit verbeterd is. • Voorbereiding Palo Alto fase II, voor het verhogen van de beveiliging in de internet straat, en voor een betere bescherming van mobiele toestellen. Strategische organisatiedoelstellingen voor de optimalisatie van de interne werking • Ontwerp van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) voor de eigen werking van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB).

Relatiebeheer Procesbeheerder: Dirk Vergauwen Optimalisatie en verdere uitbouw van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Informeren van klanten • Het informeren van klanten is een continue opdracht. • De communicatiefunctie werd geïntegreerd in de stafdienst van e-IB om meer overkoepelend te kunnen werken. Kennis van de (potentiële) klanten opbouwen en onderhouden • In maart 2011 was er een ronde tafel over de problematiek van ICT binnen de Vlaamse overheid en over de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening. Deze bijeenkomst leidde tot enkele verbeteracties zoals een betere integratie van de besteltool en de inventaristool. • Er werden twee extra relatiebeheerders aangeworven, onder meer om beter te kunnen focussen op elke klant. • Er werd contact gelegd met enkele nieuwe klanten zoals Muntpunt en het agentschap Flanders Investment and Trade. Kennis van het gemeenschappelijk ICT-dienstenaanbod opbouwen en onderhouden. Zie de evolutie van de dienstverlening zoals beschreven bij Contractbeheer. Het gemeenschappelijk ICT-dienstenaanbod promoten • Relatiebeheer biedt klanten proactief oplossingen aan en speelt in op toekomstige noden. • Er werd een ontwerp van ondernemingsplan e-IB 2012 gepresenteerd, waarop de entiteiten feedback konden geven. Relatiebeheer gaf bijkomende

toelichtingen, beantwoordde vragen en registreerde opmerkingen. Deze nieuwe activiteit moet verder versterkt worden om het aanbod steeds beter af te stemmen op de noden binnen de Vlaamse overheid. • De belangen van klanten behartigen binnen de entiteit e-government en ICT-Beheer om te komen tot een competitief of uniek aanbod. • Sinds 2011 verwerken de relatiebeheerders systematischer alle signalen in een CRM-tool (Salesforce) om de nodige informatie door te geven aan betrokken overlegorganen en cellen en om entiteiten beter te kunnen opvolgen.

processen

Stafdienst Procesbeheerder: Hilde De Paepe Met het oog op de optimalisatie van de interne werking van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) werden een aantal ondersteunende taken gecentraliseerd in een nieuw opgerichte stafdienst. Concreet gaat het om: • de interne en externe communicatie van de entiteit; • de uitbouw van een specifieke dienstverlening op vlak van personeel en organisatie; • de opname van algemene ondersteuningsactiviteiten ten dienste van de entiteit (typische taken in dit verband zijn o.m. behandeling werkaanvragen, prikklokbeheer, administratieve en organisatorische ondersteuning van management- en overlegorganen, specifieke ondersteuning naar de diverse cellen, verzamelen en verwerken van gegevens waarbij verschillende actoren betrokken zijn …); • advies en ondersteuning inzake niet IT-gerelateerde materies zoals het gelijke kansen- en diversiteitsbeleid, het welzijnsbeleid, …. Voor de realisatie worden 6,3 VTE ingezet. Voor wat betreft interne en externe communicatie werd het volgende gerealiseerd in 2011 • Het kernteam communicatie werd opgenomen in de werking van het gemeenschappelijke ICT-dienstverleningsoverleg onder de naam GICOM. • Tijdens een communicatieronde bij verschillende beleidsdomeinen werd de ICT-communicatie geëvalueerd met het oog op verbetering en afstemming op de wensen van de entiteiten. • Infosessies: doorheen het jaar werden heel wat infosessies georganiseerd. Een overzicht vindt u terug op het ICT-extranet: http://ict.vonet.be. • e-IB leverde een bijdrage aan de website van

• • • • •

bestuurszaken voor het thema ICT en e-government: http://www.bestuurszaken.be/ict-e-government In 2011 verschenen er twee edities van de In Perspectief – de nieuwsbrief voor en door leidend ambtenaren. U kunt ze nalezen op het ICT-extranet. In april verscheen het Jaarrapport 2010. Een groot aantal nieuwe en herwerkte infofiches maakten klanten wegwijs in ons aanbod. De e-IB-community werd verder ingericht als kanaal voor interne communicatie. Er werd een programma communicatie ingericht (zie verder).

Dienstverlening op vlak van personeel en organisatie • De realisatie van een organisatiewijziging. De cel infrastructuur werd opgeheven. De functies werden geherpositioneerd binnen de andere cellen. Personeel en organisatie, communicatie en een aantal ondersteunende e-IB taken werden geconcentreerd in een nieuw opgerichte ‘Stafdienst’. • De uitvoering van het personeelsplan 2011. Twee vacatures, zes bevorderingsbetrekkingen en één mandaat werden ingevuld. • De uitwerking en validering van het HR-beleid 2011-2014. • De verbetering van een aantal e-IB processen zoals ‘in- en uitstroom’ en ‘’vormingsaanvragen’. Advies en ondersteuning m.b.t. niet IT- gerelateerde materies • e-IB beschikt thans over een Welzijnsverklaring. De gegevens m.b.t. de ziekte-indicatoren werden in 2011 verrijkt met de ziektebeelden.

• Het gelijke kansen- en diversiteitsplan 2011 werd grotendeels uitgevoerd (zie evaluatie Gelijke kansen – en diverstiteitsplan 2011). De streefcijfers voor ‘kansengroepen’ konden in 2011 niet worden verhoogd maar worden in 2012 herbekeken in functie van wat realistisch en mogelijk is in de toekomst. Algemene ondersteuningstaken ten dienste van de entiteit De grootste activiteit betreft ongetwijfeld de behandeling van de werkaanvragen. In 2011 werden ongeveer 130 werkaanvragen aangemaakt in Ariba en 170 bestellingen gelanceerd en verder opgevolgd.

Programmaâ€™s

Afsluiten telefoniecontracten 2011 Programmamanager: André Van Vyve In 2011 werden alle nodige activiteiten uitgevoerd voor het afsluiten van nieuwe telefoniedienstverleningscontracten in 2011, inclusief de transitie van de oude naar de nieuwe telefoniecontracten. Zo blijft er gegarandeerd een gemeenschappelijk telefoniedienstverleningsaanbod beschikbaar na het aflopen van de telefoniecontracten op 20/7/2011. Belangrijkste realisaties 2011

André Van Vyve, Projectleider Telecommunicatie

“De invoering van de nieuwe prijzenrasters (begin

Het vernieuwde aanbod van bel- en dataprofielen is

augustus en begin september 2011) betekende een

duidelijker en overzichtelijker. Het belprofiel dient

prijsverlaging van 14% voor de vaste telefonie en van

minder gecorrigeerd te worden. De kans op fouten

42% voor de mobiele telefonie en mobiele datacom-

bij het activeren van sim-kaarten vermindert.”

municatie – bij een zelfde verbruikspatroon.

• De overheidsopdrachtenprocedure werd afgerond en de nieuwe telefoniecontracten werden tijdig gegund. In de nieuwe telefoniecontracten is ook de uitbreiding naar de lokale besturen voorzien. • De transitie naar de nieuwe telefoniecontracten ging van start - inclusief de opstart van een aankoopcentrale voor lokale en provinciale overheden. • Vanaf 21/7/2011 tot het einde van de transitieperiode op 31/1/2012 werden er voorbereidende werken uitgevoerd die het volgende betekenen voor de klanten: o Er wordt een e-care-portaal beschikbaar gesteld bij Mobistar (vanaf maart 2012). o Actualisatie en vereenvoudiging van de bel- en dataprofielen. o Naast de entiteiten van de Vlaamse overheid, kunnen ook lokale (steden, gemeenten, ocmw’s, intercommunales en lokale politiezones) en provinciale overheden toetreden tot het telefoniedienstverleningscontract, via een aankoopcentrale.

programma’s

Geïntegreerde communicatie

Externe benchmarking gemeenschappelijke ICT-dienstverlening

Programmamanager: André Van Vyve

Programmamanager: Jan Van den Bossche

Onze specialisten op vlak van vaste en mobiele telefonie en datacommunicatie werkten aan het samensmelten van communicatiemogelijkheden tot een geïntegreerd geheel dat zorgt voor een efficiëntere samenwerking. Daarnaast werken ze continu aan het verbeteren van de binnenhuisontvangst van mobiele operatoren in prioritaire gebouwen.

Jaarlijks wordt er een externe benchmark uitgevoerd op een deel van het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod. Zo waakt e-IB erover dat haar aanbod marktconform is.

Belangrijkste realisaties 2011 De entiteit e-government en ICT-Beheer schreef de belangrijkste leveranciers en integratoren (CISCO, Microsoft, Real Dolmen) aan voor informatie. Op basis van de ontvangen antwoorden werd een budgettaire raming opgesteld. Er is een project opgestart om de frequenties van de mobiele operator Base te versterken voor het Ferrarisgebouw en voor het gebouw van de Vlaamse Regering op het Markiesplein te Brussel. Dit project wordt verder gezet in 2012.

Belangrijkste realisaties 2011 • Afronden van de externe benchmark m.b.t. de exploitatie van de netwerkomgeving. • Opstarten en uitvoeren (via aparte overheidsdracht) van een benchmark m.b.t. storage- en back-upomgeving

“De prijs die betaald wordt voor het exploiteren van de netwerkomgeving wordt als marktconform beschouwd, door een onafhankelijke externe partij (Gartner).” Jan Van den Bossche, SLA-beheerder

Communicatie e-IB Programmamanager: Tina Mafrans Het programma communicatie e-IB is de vertaling van de doelstellingen uit de communicatiestrategie van e-IB in concrete projecten op vlak van interne en externe communicatie. De communicatiedoelstellingen vloeien voort uit de strategische organisatiedoelstellingen van e-IB.

Hiervoor werd een usability-onderzoek uitgevoerd, inclusief een gebruikersonderzoek bij de verschillende (interne en externe) doelgroepen van het ICT-extranet, aangevuld met een reeks classificatieworkshops – met vertegenwoordiging van zowel de interne steakholders als de vraagzijde.

Belangrijkste realisaties 2011

Herziening en aanmaak infofiches e-IB In 2011 ging een project van start om de presentatie van het gemeenschappelijke ICT-aanbod in infofiches te updaten en aan te vullen met nieuwe infofiches: • Projectplanning. • De infofiche ‘platform voor beheer internetverkeer’ werd nieuw aangemaakt en gepubliceerd.

Uitbouw van de ICT-community (open sites in SharePoint) De ICT-community is een uitbreiding op het bestaande informatieaanbod. Het is gericht op het delen van ervaring en kennis tussen medewerkers die bezig zijn met ICT binnen de Vlaamse overheid. In een eerste fase werden nieuwe communities ingericht voor ICT-omgevingen waarvoor een overlegforum bestaat: Ariba, CMDB, Mainframe, Computerzalen en realisatie nieuw datacenter, Capacity on demand. Verbetering van de structuur van het ICT-extranet In 2011 startte e-IB een project op om de structuur van het ICT-extranet te verbeteren, met het oog op het vernieuwen van de website. • Deel I: Het opstellen van een nieuwe informatiearchitectuur voor het ICT-extranet (2011) • Deel II: Het implementeren van deze nieuwe informatiearchitectuur in DRUPAL (2012) Het eerste deel van het project ging van start in 2011. Bij de ontwikkeling van een nieuwe informatiearchitectuur was het belangrijk dat er een strategie en visie ontwikkeld werd op het ICT-extranet, waarbij deze visie de overige digitale kanalen duidelijk positioneert ten opzicht van het ICT-extranet.

Herbedenken formule jaarraport e-IB Het jaarrapport e-IB wordt inhoudelijk en structureel geëvalueerd en vernieuwd: • Uit ecologische overwegingen wordt de gedrukte versie van het jaarrapport e-IB gereduceerd. • In het jaarrapport komt het breder verhaal van het gemeenschappelijke ICT-aanbod aan bod: • wat doet e-IB; waarom kiezen voor e-IB; wat is het aanbod van e-IB (bijlage). De inhoud koppelt terug naar het e-IB-ondernemingsplan 2011 met een overzicht van wat verwezenlijkt is. • Het jaarrapport bevat nieuwe elementen zoals HR-verwezenlijkingen en communicatieprojecten. • Quotes van specialisten maken van het jaarrapport een levend verhaal.

Infosessies Om haar klanten optimaal te informeren, organiseerde e-IB samen met HP-Belgacom opnieuw heel wat infosessies en demo’s. Dit waren de onderwerpen: Opslag- en serverdiensten

1/03

Ondernemingsplan 2011

4/04

Verhuis databanken naar Nossegem

6/05

Servervirtualisatie met VMWare

20/05

Klantentevredenheidsonderzoek (KTO) 2011

23/06

e-IB-ondernemingsplan 2012: voorgestelde prioriteiten

30/06

Verbeterd applicatiebeheer – toepassing 6/07 van het SOA-beheerplatform bij de optimalisatie van het applicatiebeheer Demo: SharePoint aanpassen aan actuele Anysurfer-richtlijnen

27/09

ESRI-gebruikersdag

10/10

programma’s

“De entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) draagt communicatie hoog in het vaandel. Om onze klanten optimaal te bereiken is het belangrijk dat we blijven evolueren in ons informatieaanbod, daarom sturen we onze communicatiekanalen voortdurend bij.”

Links: Tina Mafrans, Externe Communicatieverantwoordelijke Rechts: Lobke Kerkhofs, Interne Communicatieverantwoordelijke

Computerzalen

Opslag- en back-upomgeving

Programmamanager: Dirk De Beule

Programmamanager: Dirk De Beule Met dit programma houdt de entiteit e-government en ICT-Beheer de centrale computerzalen kwalitatief operationeel en voorziet e-IB de nodige uitbreiding. Van computerzalen wordt een steeds grotere beschikbaarheid en capaciteit gevraagd. Dit programma omvat investeringen in de drie computerzalen van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening (Boudewijngebouw, Colt, Conscience). Belangrijkste realisaties 2011

Dirk De Beule, expert ICT-omgeving

“De centrale computerzalen bieden kwalitatieve datacenterdiensten. Meer virtualisatie betekent minder elektriciteitsverbruik – er zijn meer servers in gebruik dan in 2010, maar zonder een toename van het elektriciteitsverbruik – hiermee leveren we een positieve bijdrage aan Groene IT.”

De bestaande computerzaalomgeving werd technologisch up-to-date gehouden: • De verouderde computerzalen Ferraris en Conscience werden maximaal afgebouwd (cf. beleidsbrief 2011). • In de Colt computerzaal werd een elektriciteitsaanpassing uitgevoerd zodat het Windows serverchassis de redundante stroomkringen optimaal kan gebruiken. • In de Conscience computerzaal werd de elektrische bekabeling naar de Virtual tape library aangepast om te voldoen aan de wettelijke bepalingen. • Om de groeibehoeften te kunnen opvangen werd in Colt de UTP-bekabeling uitgebreid tussen kooi 1 en kooi 2. • Een flexibele oplossing voor KVM (keyboard, video, mouse) werd geïmplementeerd. • De capaciteitsuitbreiding in Colt (110m2 extra) werd afgerond.

De opslagbehoeften van de Vlaamse overheid groeien jaarlijks met 50%. Om dit op te vangen, actualiseert de entiteit e-government en ICT-beheer (e-IB) de opslagomgeving voortdurend. Onze experten bieden voor opslag en back-upomgeving meerdere capaciteits- en prestatielagen aan. Het gebruik van meerdere lagen heeft meerdere voordelen: de meest efficiënte tier (naar prijs-/performantieverhouding) kan worden toegepast, met een zo optimaal mogelijke energiefactuur. De verschillende lagen zijn: • Opslag van toepassingen en databases • Opslag van fileservers • Back-uptier voor toepassingen, databases en fileservers • Archivering: voor e-mail wordt een archiveringstier gebruikt Belangrijkste realisaties 2011 • Nieuwe versie COD-aanbod storage en back-up sinds begin 2011. • Technologisch up-to-date houden van de storage- en backup-omgeving: o Eliminatie van verouderde diskarrays, tapearrays en tapedrives door consolidatie op grotere en nieuwere platformen (o.a. in kader van de verhuis VAC Brugge, Sint-Niklaas casinostraat en migratie UNIX-server Gent Van Eyckstraat). De bestaande SAN-storage werd uitgebreid met een nieuwe storagebox en bijkomende disken in bestaande boxen.

programma’s

Realisatie nieuw datacenter

Programmamanager: Dirk De Beule o Uitvoeren van een studie voor gebruik van datadeduplicatietechniek in de back-upomgeving. o Uitwerken van een haalbaar meerjarenprogramma dat, rekening houdend met de ouderdom van het beheerde park en de beschikbare kredieten, toelaat om de omgeving structureel up-to-date te kunnen houden. De mogelijkheden voor een nieuwe NAS-oplossing werden onderzocht. • Implementatie van een centrale printserveroplossing in het kader van de uitrol van Windows 7 PC’s.

Het huurcontract voor het Boudewijngebouw eindigt ten laatste op 16 januari 2017. De verhuis van datacenter met 100 racks is een complex en tijdrovend project: migratie servers, storage, netwerk (bv. Boudewijn als netwerkknooppunt te migreren). Dit programma omvat verschillende projecten die nodig zijn om de Boudewijn computerzaal te migreren naar een andere fysieke locatie. Belangrijkste realisaties 2011 De entiteit e-government en ICT-Beheer startte dit project midden 2011 op en hield eind 2011 een marktbevraging voor externe computerzaalcapaciteit (co-locatie).

“De upgrade van toepassingen kan de migratie van de Boudewijncomputerzaal faciliteren.”

Gebruikersbeheer, Toegangsbeheer & Digitaal Tekenen Programmamanager: Erik Van Zuuren

Erik Van Zuuren, expert ICT-omgeving

“Er werd een hele reeks toepassingen gekoppeld aan het toegangs- en gebruikersbeheerplatform. De performantie van het online gebruikersbeheer verbeterde aanzienlijk. Het werd mogelijk om de wachtwoorden – om onder meer aan te melden op pc en Vlimpers – online te beheren en te laten synchroniseren.”

De toegang tot e-governmentdiensten voor burgers, ondernemingen en overheden dient veilig en efficiënt te verlopen. Daartoe bouwen de experten van e-IB platformen uit voor: • het beheren van identiteiten, hoedanigheden, mandaten, rollen en rechten; • het veilig, eenvoudig en snel toegankelijk maken van toepassingen voor verschillende doelgroepen en omgevingen; • het digitaal ondertekenen van documenten en dossiers. Met deze platformen kunnen processen eenvoudiger, sneller, verbeterd geautomatiseerd en gedigitaliseerd worden. De verschillende partijen binnen de Vlaamse overheid kunnen gemakkelijk (rechtsgeldig ondertekende) documenten uitwisselen en toepassingen beschikbaar maken voor elkaar. De platformen zijn aanpasbaar aan verschillende contexten. Elk beleidsdomein/agentschap kan de eigen data beheren. Het veiligheidsniveau verhoogt. Gebruikersinformatie en -rechten worden beheerd op een eenduidige manier door aangewezen beheerders.

Gebruikers moeten valideren wie ze zijn en over de juiste machtigingen beschikken. Belangrijkste realisaties 2011 Een verbeterd platform voor toegangsbeheer. Dit platform maakt federation mogelijk met andere overheden. Daardoor hoeft een gebruiker slechts eenmaal aan te melden (single sign-on) om meerdere toepassingen te gebruiken. Tot het nieuwe platform geïmplementeerd is, is er een tussentijdse oplossing waarmee partijen de nodige identiteit-/ autorisatie-informatie wel al in reële tijd kunnen ophalen. [Federation is een techniek waarbij login-, identiteit-, en attribuutinformatie doorgegeven wordt tussen partners of tussen systemen/toepassingen.]

Verschillende entiteiten sloten aan op het platform voor gebruikersbeheer. • Er werd een realtime koppeling opgestart met het rijksregister en de ‘Vlaamse Kruispuntbank Personen’ om de correcte inbreng van identiteiten te verbeteren. • De uitrol van VO-gebruikers-

beheer voor ambtenaren, inclusief de koppeling met een VO-overstijgende telefoongids Vlaanderen, ging van start. Hiermee kunnen beleidsdomeinen hun toegangen efficiënter beheren. De eerste departementen zijn geactiveerd. • In het gebruikersbeheer en toegangsbeheer van actoren in het kader van werkgelegenheid en sociale economie, en in het kader van welzijn en volksgezondheid – in samenspraak met de betrokken beleidsdomeinen werden verdere stappen ondernomen. • Er werd een studie opgestart rond het voeden van het gebruikersbeheer van Sharepoint, Documentum, en de BOB-tool vanuit het gebruikersbeheerplatform – met het oog op het hergebruik van investeringen en een efficiënter intern beheer van toegangen. e-IB zette de eerste stappen om het digitale tekenplatform ook te kunnen aanbieden aan de lokale besturen.

programma’s

Mailomgeving Programmamanager: Wai-Kong Yu e-IB biedt een centrale gemeenschappelijke mailinfrastructuur afgestemd op de noden en behoeften van de Vlaamse overheid. e-IB waarborgt de continuïteit en de veiligheid van de mailinfrastructuur en verbetert deze continu door o.a. nieuwe functionaliteiten ter beschikking te stellen, verbeteringen te introduceren en de laatste technologische evoluties op te volgen. Mail is één van de meest kritieke toepassingen binnen de Vlaamse overheid. De sterke groei, de populariteit en het belang van e-mail als werkinstrument en communicatiemiddel in de dagelijkse werking van de Vlaamse overheid vereist een flexibele, stabiele en veilige mailinfrastructuur die kan meegroeien met de veranderende gebruikersbehoeften. Belangrijkste realisaties 2011 De omgeving voor mailarchivering kende een upgrade en uitbreiding: • De Enterprise-Vault-servers werden geactualiseerd naar een versie die een betere ondersteuning en integratie biedt met Windows 7 en Office 2010. • De beschikbare diskcapaciteit op de EMC-centera werd uitgebreid om aan de stijgende groei te kunnen voldoen. Aan de clientzijde startte de uitrol van een nieuwe outlookarchiveringsclient. • De Exchange-2007-serveromgeving werd uitgebreid met een tweede mailcluster op basis van Exchange-2007-technologie. Daardoor kan de oude Exchange-2003-omgeving uitgefa-

•

seerd worden. De nieuwe cluster biedt een verbeterde performantie en hogere beschikbaarheid. De gebruikers werden gemigreerd van de oude Exchange-2003-omgeving naar de nieuwe Exchange-2007-clusters. Hierdoor genieten ze o.a. van een verbeterde webmailfunctionaliteit, synchronisatie met hun mobiele toestellen en integratie met Outlook. Mobiele mail is opgenomen in het disasterrecovery-plan voor e-mail. In geval van een ramp zullen de mobiele maildiensten opnieuw beschikbaar zijn binnen een tijdspanne van 16 uur. Het gaat hier om de mobiele maildiensten als BlackBerry en deze gebaseerd op het protocol ActiveSync, waaronder iPhone, iPad, Windows Mobile vallen. Dankzij het disaster-recovery-plan verhoogt ook de operationele beschikbaarheid van het mobiele netwerk ‘vlaamseoverheid.be’, dat door ActiveSync wordt gebruikt. Dit mobiele netwerk werd redundant opgebouwd tussen Boudewijn (primair) en Colt (secundair) enerzijds en de mobiele integrator Mobistar anderzijds. Faalt één van beide verbindingen dan wordt er automatisch omgeschakeld naar de andere verbinding. Er werd een marktverkenning en een marktbevraging gedaan om na te gaan welke aanbieder van cloudmaildiensten het beste aansluit op onze omgeving.

Wai-Kong Yu, expert ICT-omgeving

“De Vlaamse overheid beschikt over een moderner en performanter mailplatform dat beter afgestemd is op de groei en noden van haar gebruikers. De beschikbaarheid van de mobiele maildienst is verhoogd dankzij een redundante verbinding met de mobiele operator.

Architectuur Programmanager: Wim Martens

“Na bekrachtiging van de architectuurprincipes door het CAG, beschikt de klant over duidelijke krachtlijnen die richtinggevend zijn bij het uittekenen van de businessarchitectuur, de applicatiearchitectuur, de informatiearchitectuur en de technische architectuur. Een duidelijk overzicht toont klanten welke toepassingen vernieuwd dienen te worden om in lijn te zijn met de technologische evolutie. En welke ‘standaardproducten’ - waarvoor de ondersteuning bij de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening is ingeregeld - men kan gebruiken om deze vernieuwing te realiseren.”

Met dit programma werkt de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) een methodologie en proces uit voor het beheren van architectuurbeschrijvingen. Ze brengt de architectuur in kaart van de bestaande ICT-omgeving en huurt de nodige expertise in op vlak van technische architectuur.

approach, waarbij goede praktijkvoorbeelden worden gepromoot tot referentiearchitecturen. De methodiek om te komen tot referentiearchitecturen werd verfijnd en zal worden toegepast op twee businesscases in de context van het proefproject inzake BizzDesign Architect.

Een goed beheer van architectuurbeschrijvingen (proces, methodologie, tools,...) moet ertoe leiden: • dat standaardoplossingen (referentiearchitecturen gebaseerd op gemeenschappelijke bouwstenen) bruikbaar zijn voor een breed spectrum van klantenbehoeften, • dat projectoffertes sneller aangeleverd en goedkoper worden, • dat de implementatie van projecten goedkoper en sneller gebeurt, • en dat de exploitatie van systemen goedkoper wordt.

BizzDesign Architect versie 3 werd geïnstalleerd. Deze versie biedt een aantal bijkomende voordelen: het refereren naar architectuurmodellen (waardoor hergebruik tussen beleidsdomeinen mogelijk is) en een sterk verbeterde schaalbaarheid en performantie.

Belangrijkste realisaties 2011 De initiële set van architectuurprincipes werd vereenvoudigd en getoetst op relevantie en toepasbaarheid. Dit uitgaande van de strategische doelstellingen vervat in het meerjarenprogramma “slagkrachtige overheid” en in de context van de BIA-architectuurwerkgroep. Het resultaat van deze oefening wordt begin 2012 ter validatie aan het CAG voorgelegd.

“Architectuur levert de lijm voor BBB”

Verfijnde methodiek Naast de top-down benadering op basis van architectuurprincipes, is er nood aan een bottom-up

De activiteiten van het proefproject inzake BizzDesign Architect werden verder gezet. De deelnemende partijen zijn: PIB, O&V, EWI en e-IB. De focus ligt op de bruikbaarheid van de tool op de verschillende lagen (businessarchitectuur, informatiearchitectuur, applicatiearchitectuur en technische architectuur) en mogelijkheden om deze verschillende lagen met elkaar te verbinden binnen de tool. Er vond een validatie plaats van de technologypolicies aan de hand van de “end of service life” problematiek in 2012. Daarnaast werden nieuwe producten geselecteerd (WebLogic Application Server, IBM Tivoli Access Manager, Drupal, Linux Redhat) om deel uit te maken van het standaardaanbod.

programma’s

De entiteit e-government en ICT-Beheer als gemeenschappelijk ICT-dienstencentrum

Programmamanager: Wim Martens Er bestaan een heel aantal gemeenschappelijke behoeften bij de verschillende entiteiten. Daardoor moeten vele gelijkaardige vragen op maat uitgewerkt worden en betaald worden door de klant. De experten van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) willen deze nood invullen met een standaard aanbod dat inspeelt op de grootste gemene deler van de behoeften van de entiteiten en dat modulair afgenomen kan worden. Dit programma schept het kader voor en het aanbod van de entiteit e-government en ICT-Beheer als gemeenschappelijk ICT-dienstencentrum. Onze experten werken processen, procedures, tools en een organisatiestructuur uit voor het ontwikkelen, het promoten, het leveren en het factureren van diensten. Ook worden er concrete diensten uitgewerkt: zowel bestaande als nieuwe – zowel structureel als reactief. Voor bestaande diensten maakt e-IB infofiches aan en vanuit een expertvisie werkt e-IB een aantal nieuwe diensten conceptueel uit. De diensten zullen worden toegelicht bij de klanten en de klanten wordt om feedback gevraagd, waarna de planning en prioriteiten worden opgemaakt voor het opleveren van de nieuwe diensten. Voorafgaand aan de structurele aanpak speelt e-IB in op (gemeenschappelijke) klantenbehoeften die naar boven komen in het kader van projecten of vragen van klanten. Deze aanpak is eerder reactief: er wordt immers slechts gestart met het uitbouwen van de dienst op het moment dat er een concrete behoefte is.

Belangrijkste realisaties 2011 • Via workshops met het management van e-IB werden de verschillende opties mbt de e-IB servicestrategie in kaart gebracht en werd de impact van de mogelijke keuzes op de processen en de e-IB organisatie aangeduid. Deze opties zullen verder worden aangewend bij het uittekenen van de DAB Informatie Vlaanderen. • De “beheer op afstand”-dienstverlening werd gefinaliseerd en is bestelbaar. • Er is een project opgestart inzake een nieuwe aanpak voor netwerkdiensten.

Wim Martens, Strategiebeheerder

“Wat we samen doen, doen we beter”

Optimalisatie interne controle & organisatiebeheersing entiteit e-government en ICT-Beheer Programmamanager: Benny Vanspringel De entiteit e-government en ICT-Beheer zette voor eind 2010 een gedocumenteerd en operationeel organisatiebeheerssysteem op. Dit alles in lijn met de afspraken van de vorige regering en de vereisten zoals vermeld in het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid en in de beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014. Een goede organisatiebeheersing zorgt ervoor dat een organisatie afgestemd is op het behalen van haar doelstellingen en biedt een redelijke zekerheid dat die doelstellingen ook werkelijk bereikt worden. Er werden ook de nodige processen opgezet om de interne controle continu te blijven verbeteren. Belangrijkste realisaties 2011 Op 13 mei 2011 ontving e-IB het definitieve rapport van een validatie-audit die uitgevoerd werd door het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). Dit vrij beperkte rapport bevatte geen bruikbare aanbevelingen. Daardoor was het niet nodig om op basis van het rapport de organisatiebeheersing bij te sturen. Wel werd het programma- en projectmanagement verder geoptimaliseerd in het kader van de continue verbetering van de e-IB-processen. In het najaar van 2011 werd via enkele voorbereidende vergaderingen met IAVA de thema-audit m.b.t. de contractbewaking voorbereid. De formele startvergadering ging door op 8/12/2011. Benny Vanspringel, Contractbeheerder

De afronding van de IAVA-audit is gepland tegen mei 2012.

ICT-contract 2008 – uitbreiding naar lokale besturen (afzonderlijk project) Projectleider: Benny Vanspringel Belangrijkste realisaties 2011 Het lopende ICT-contract voor de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening van de Vlaamse overheid werd in het voorjaar van 2011 opengesteld naar de lokale en provinciale besturen onder bepaalde voorwaarden. Belangrijk is dat een afname enkel mogelijk is indien daarmee ook de doelstellingen van de Vlaamse overheid gerealiseerd worden. De uitbreiding betekent dus in eerste instantie een ondersteuning van de entiteiten van de Vlaamse overheid in hun samenwerking met de lokale en provinciale besturen.

“Voor de lokale en provinciale besturen vormt de uitbreiding een nieuwe opportuniteit om via het ICT-contract 2008 bijvoorbeeld een nieuwe toepassing te ontwikkelen of een bestaande toepassing aan te passen, noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van één van de platformen ontwikkeld door de Vlaamse overheid in het kader van e-government: o.a. MAGDA-platform, het digitaal tekenplatform en de platformen voor toegangs- en gebruikersbeheer.”

programma’s

Netwerk Programmamanager: Harro Verton e-IB optimaliseert het netwerk van de Vlaamse overheid en zorgt voor een continue werking ervan. Het wordt up-to-date gehouden door waar nodig te vervangen, te verhuizen, en de capaciteit uit te breiden. e-IB bouwt nieuwe dienstverlening uit op vlak van netwerken – afgestemd op de businessbehoeften binnen de Vlaamse overheid. Nieuwe investeringen op vlak van netwerken houden rekening met de doelstelling van de Vlaamse overheid om tegen 2020 CO2-neutraal te zijn voor wat betreft de eigen werking. In dit kader bouwt e-IB aan een groen netwerk. Belangrijkste realisaties 2011

uitvoering technisch niet mogelijk en vier sites wachten op een aantal vergunningen. Dit project wordt verder afgewerkt in 2012. Het lopende project m.b.t. de migratie naar een nieuwe backbone en de consolidatie van de aansluitingen werd verder uitgevoerd. Zeven van de elf POP’s zijn ontmanteld. Vier wachten nog op bandbreedtemigraties of op een sitemigratie. Dit project wordt verder afgewerkt in 2012. Site

De netwerkomgeving werd up-to-date gehouden. De toestellen die voor eind 2011 uit dienst moesten, werden vervangen. Evenals de andere verouderde routers en switches op vijf toestellen na. Het local area network van het Boudewijngebouw werd gerenoveerd op die verdiepingen waar dit de vorige jaren nog niet gebeurde. De capaciteit werd uitgebreid in functie van de evolutie van de afname. e-IB paste de infrastructuur aan voor klanten van decentrale VO-sites die afnemen van het gemeenschappelijke ICT-aanbod. Zodat deze entiteiten ook normaal gebruik kunnen maken van de dienstverlening m.b.t. gebruikersinfrastructuur en de daarbij horende achterliggende file- en printdienstverlening. Voor elke site werden de optimale technische oplossingen gekozen met het oog op minimale kosten. Dit project werd volledig uitgevoerd op tien sites na. Bij zes sites was de

Site

PoP

Site

...

PoP

Site

PoP

DC NMC

OUDE SITUATIE: totaal 11 PoP-locaties

Site

PoP

Site

PoP

DC BOU

[POP’s zijn points of presence: knooppunten van connectiviteit. Vroeger waren regionale/zonale verbindingen goedkoper. Daarom werden alle siteconnecties binnen een geografische zone gecentraliseerd in zo’n POP. Van daaruit werden de connecties naar Brussel gelegd. Door te kiezen voor een andere architectuur is het aantal POP’s fors gereduceerd.]

Site

PoP

DC BOU

DC NMC

NIEUWE SITUATIE: totaal 3 PoP-locaties

De beschikbare bandbreedte naar de buitensites is in 2011 met gemiddeld 25% toegenomen.

Databanken en business intelligence Programmamanager: Baldwin Van Sande De uitbouw van de gemeenschappelijke databankfaciliteiten, de business-intelligence (BI)- en de DataWarehouse-faciliteiten (DWH) dienen tot moderne bedrijfsvoering via informatie- en procesbeheer, en tot de realisatie van een managementinformatiesysteem. De gedeelde databankomgeving is een cruciale pijler voor verschillende bedrijfstoepassingen. De behoefte aan afzonderlijke databankservers wordt weggenomen. Licenties kunnen optimaal ingezet worden. Zo kan de Vlaamse overheid een aanzienlijke kostenbesparing realiseren op vlak van hard- en software. Bovendien bieden de extra mogelijkheden een meerwaarde, zoals een hoge beschikbaarheid.

Baldwin Van Sande, expert ICT-omgeving

“De verbeteringen aan het VOBIP-platform zorgden voor een verhoogd gebruiksgemak en een betere performantie. De klant beschikt nu over een nieuwe en ruime gedeelde databankserveromgeving voor de bedrijfstoepassingen in de Vlaamse overheid.”

De gedeelde omgeving voor business intelligence (BI), DataWarehouse (DWH) en Extract Transform Load (ETL) draagt binnen de VO de naam Vlaamse overheid bedrijfsinformatieplatform, afgekort VOBIP. Dit platform neemt een belangrijke plaats in voor beleidsvoering en operationele rapportering. Deze omgeving is gebaseerd op IBM-Cognos en IBM-InformationServer-producten. Ze omvat de nodige ontwikkelingsomgevingen en is flexibel ontsluitbaar naar verschillende doelgroepen – via VOnet en internet. Er wordt continu gewerkt aan het verbeteren van deze prestatiegerichte en schaalbare omgeving.

Belangrijkste realisaties 2011 Gedeelde databankomgevingen • Het Oracle-Apexplatform onderging een upgrade naar versie 4. De meeste toepassingen konden door de Apexgebruikers zelf getest en overgezet worden. Apex dient voor het snel en gemakkelijk in eigen beheer ontwikkelen van datageoriënteerde webtoepassingen. • In de computerzaal bij de firma Colt werd een nieuwe geclusterde Unix-databankomgeving met ruime capaciteit opgezet. Daarop werden de eerste toepassingsdatabanken geïmplementeerd. In 2012 zal dit de primaire omgeving worden voor toepassingsdatabanken. VOBIP In samenspraak met de klanten in de VOBIPbeheersgroep werd het volgende verbeterd: • Het business-intelligence-platform migreerde naar een nieuwe blade–infrastructuur. De security-set-up en de gebruiks- en auditrapportering werden verbeterd. • De vernieuwing van de ETL-omgeving werd uitgetekend en beproefd. Op basis daarvan zal in 2012 de overgang naar een nieuwe actuele omgeving worden gemaakt. • Een vernieuwde licentie- en onderhoudsovereenkomst voor het Cognosplatform garandeert ook in de toekomst een makkelijke instap en een vlot gebruik.

programma’s

Gemeenschappelijke testen integratieomgeving en verificatievoorzieningen Programmamanager: Baldwin Van Sande Met deze omgeving kunnen alle entiteiten van de Vlaamse overheid hun nieuwe of gewijzigde bedrijfstoepassingen vlot testen. In functie van de noden worden deze omgeving en het beheer ervan continu verbeterd om de efficiëntie te verhogen. Deze omgeving biedt de nodige servercapaciteit van applicatie- en databankservers, en integratie met andere gemeenschappelijke ondersteunende systemen voor bv. samenwerking, toegangs-, gebruikers-, en documentbeheer. De T&I-omgeving is dynamisch inzetbaar en permanent beschikbaar. Het gedeelde gebruik van de centraal beheerde omgeving biedt aanzienlijke voordelen en kostenbesparing ten opzichte van diverse afzonderlijke omgevingen. Belangrijkste realisaties 2011 Medio 2011 werd loadbalancing geactiveerd voor gebruik in de testen integratieomgeving. Dit biedt extra mogelijkheden voor productierealistische testen. [Load balancing is een techniek waarbij werk verdeeld wordt over verschillende computers,processen, harde schijven en andere hulpbronnen. Zo kunnen deze optimaal gebruikt worden, en vermindert de benodigde verwerkingstijd.]

Nieuwe Unixservers vervangen de oudere en minder performante servers, zoals de databaseserver. Dit leidt tot minder fysieke machines met meer verwerkingskracht en capaciteit, die beter in lijn zijn met wat in de productieomgevingen wordt gebruikt.

Enterprise Content Management (ECM) Programmamanager: Baldwin Van Sande Verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid hebben nood aan een systeem voor professioneel digitaal informatie- en archiefbeheer – voor het beheren van ondermeer informatie, processen, documenten en archief. Daarom voorziet de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) gemeenschappelijke platformen voor: • documentbeheer op basis van Documentum, • samenwerking en publicatie van websites op basis van SharePoint, • centrale scanverwerking. Deze omgevingen worden uitgebouwd met kostenefficiënte en functioneel rijkere voorzieningen ter ondersteuning van de werkprocessen. e-IB verzekert continu de kwaliteit van de platformen. Dit programma ondersteunt doelstellingen op het vlak van moderne bedrijfsvoering; het optimaliseren van e-government en het samenwerken met lokale besturen; en het verzoenen van continuïteit met functionele verbetering en kostenbesparing.

Belangrijkste realisaties 2011 Op vlak van inhoudsmanagement ging de voorbereiding van de vervanging van iPublish en Fatwire door Drupal van start. In samenwerking met het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid werd een behoeftenbevraging uitgevoerd. Op basis van de resultaten werd het opzetten van Drupaldiensten in de Vlaamse overheid voorbereid. • De beheersgroepen voor de platformen SharePoint, Documentum & Kofax maakten afspraken rond diverse verbeteringen. Deze werden uitgevoerd en opgevolgd samen met de klanten/gebruikers. • Migraties naar de actuele versie SharePoint 2010 werden succesvol doorgevoerd. • In 2011 werd de eerste toepassing rond Documentum en Business Process Management (BPM) actief bij het departement Bestuurszaken. • Alle scanverwerkingstoepassingen werden begin 2011 succesvol naar een nieuwe en performantere Kofax-9-omgeving gemigreerd.

“SharePoint 2010 is nu met verbeterde functiona-

“De overgang naar de nieuwe Unix-testomgeving gebeurt

liteit beschikbaar voor de Vlaamse overheid en

begin 2012. Er zullen dan meer toepassingen tegelijkertijd

publieke sites. Vooral de verbeterde Office-integratie en

actief kunnen draaien in de testen integratieomgeving. De

gebruiksvriendelijkheid kunnen bijdragen tot

entiteiten kunnen hogere eisen stellen aan de testtrajecten

meer samenwerking en effectiviteit

en de testtrajecten kunnen vlotter doorlopen worden.”

in de dagelijkse werking.”

Gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Ondersteunende Systemen (GIOS) Programmamanager: Dirk Vergauwen

Dirk Vergauwen, Coördinator IT-relatiebeheer

De ondersteunende ICT-systemen binnen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening dienen beheerd te worden op een gestructureerde en overlegde manier. Ze moeten aangepast worden aan contractuele evoluties; afgestemd worden op de behoeften binnen de Vlaamse overheid en technologische evoluties ondergaan waar nodig.

Een e-IB-portaal vormt een verzamelpunt van informatie over de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening (http://ict.vonet.be).

De configuration management database (CMDB 2.0) is de inventaris van hard- en software, gekoppeld aan gegevens over organisatie, personeel en locaties – o.a. gevoed vanuit Vlimpers.

CMDB: - ICT-inventaris Anomalieën werden opgezocht en verbeterd om de betrouwbaarheid van de gegevens te verhogen. Er is een project gestart om in juni 2012 een nieuwe release op te leveren met kleine aanvullende functionaliteiten, zoals afgesproken in de werkgroep.

Het digitaal documentatiecentrum (DDC) vormt een gestructureerd verzamelpunt voor documentatie over de dienstverlening. Het is een middel om de continuïteit te waarborgen. Het bestaat uit een documentmanagementsysteem voor het bijhouden van documentatie (DDC-DMS); een datawarehouse voor alle meet- en rapporteringdoeleinden (DDC-DWH); en een systeem voor het beheer van fouten, aandachtspunten, verbeterpunten en dergelijke (DDC-JIRA).

Ariba Er zijn enkele kleine aanpassingen gebeurd zoals afgesproken in de werkgroep. Enkele voorbeelden: de koppeling tussen de offerteaanvraag voor een project en de bestelaanvraag, een sterke verbetering van de helpfunctie, ... .

WONDER biedt een systeem voor tijdsregistratie voor de ICT-prestaties van een of meerdere ICT-dienstverleners. De toepassing Ariba is een bestelsysteem om verzoeken en bestellingen in te dienen. Daarnaast worden in Ariba deels metadata beheerd over contracten met leveranciers, periode, bestelbare producten, modaliteiten (prijs, levertijd, …).

Vlimfin is een systeem dat het beheer van de begroting en de boekhouding gedeeltelijk ondersteunt. Belangrijkste realisaties 2011

e-IB-portaal • De structuur en gebruiksvriendelijkheid van het ICT-extranet werden geanalyseerd in samenwerking met de entiteiten (zie ook programma Communicatie). • De ICT-community werd verder uitgebouwd met subcommunities over verschillende gemeenschappelijke platformen zoals capacity on demand, computerzalen en realisatie nieuw datacenter, CMDB, … wat nog uitgebreid zal worden naar andere materies. Zo verhoogt de interactie, de informatiedoorstroming en transparantie tussen de klanten, e-IB en de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener. • Zelfservice: het VO-gebruikersbeheer is opgestart bij de eerste entiteiten.

programma’s

Mainframe Programmamanager: Wouter Van Den Bosch Het mainframe is een gigantische server met een eigen besturingssysteem, die werkt aan grootschalige operaties – in een uiterst gecontroleerde en beveiligde omgeving. Het mainframeplatform dat aangeboden wordt door de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB), vormt een onderdeel (een virtuele machine) van een veel grotere fysische mainframe van HP-Belgacom die te Ruesselsheim in Duitsland staat. Momenteel wordt het mainframe voornamelijk gebruikt door het beleidsdomein Onderwijs & Vorming, ondermeer om de personeelsdossiers van het onderwijspersoneel te beheren en de lonen uit te betalen. Het mainframeplatform staat echter open voor alle beleidsdomeinen. De experten van e-IB hebben als doel om een goed presterende, veilige en kostenefficiënte mainframeomgeving ter beschikking te stellen aan onze klanten. Belangrijkste realisaties 2011 Stopzetten van de MVG03 productieomgeving van het mainframeplatform. De kleinere MVG03-omgeving was - in tegenstelling tot de grotere MVG01 omgeving -een sterk verouderde, risicovolle en zeer kosteninefficiënte omgeving. De bedrijfstoepassingen op de MVG03-omgeving die niet konden uitgefaseerd worden, werden gemigreerd naar de MVG01-partitie op het mainframe. Hierdoor beschikken we over een uniformer, betrouwbaarder en kostenefficiënter mainframeplatform. Dit laat ons ook beter toe om een aantal projecten op te zetten rond het beheer van opslag en het runnen van bedrijfstoepassingen die in 2012 zullen gerealiseerd worden.

Optimaliseren van een aantal procedures om de load op het mainframeplatform efficiënter te kunnen draaien O.a. met betrekking tot het prioriteren van transacties en jobs. Doorlichting van de systeemsoftware van het mainframeplatform, in het kader van de kostenoptimalisatie. Heel wat software werd stopgezet of vervangen door kostenefficiëntere producten. Voor sommige software werd een akkoord bereikt met de leveranciers over een reductie van de licentiekost. Upgrade van sommige software zodat de continuïteit van de ondersteuning gegarandeerd blijft. Zo blijft de Vlaamse overheid in lijn met de rest van het mainframe centrum en kan de exploitatie zo efficiënt mogelijk verlopen. Zo werd het operating system zOS geupgraded naar versie 1.11. CICS, een transactiemonitor, werd geupgraded naar versie 3.2 en CAGen, een ontwikkelingstool, werd geüpgraded naar versie 7.6. Wouter Van Den Bosch, Relatiebeheerder

“In 2011 maakte e-IB het mainframeplatform veel uniformer en efficiënter waardoor de omgeving gemakkelijker verder kan afgestemd worden op de noden van de klant. Ook is er meer capaciteit ter beschikking gekomen voor het draaien van bedrijfstoepassingen.”

e-governmentprojecten voor lokale besturen Programmamanager: Geert Mareels Belangrijkste realisaties 2011 Door het uitrollen van projecten opgezet voor de Vlaamse overheid naar provinciale en lokale besturen, wordt met beperkte middelen een grote meerwaarde gecreëerd. Dit geldt bij uitstek voor de Verrijkte Kruispuntbank van Ondernemingenen voor gebruikersbeheer (webIDM). Het project Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus vergroot de samenwerking tussen Vlaamse overheidsdiensten en lokale en provinciale besturen. Het kan de informatieverstrekking door provinciale en lokale besturen grondig hertekenen en een grote ‘return on investment’ opleveren voor de verschillende overheidsniveaus. Geert Mareels, e-Government projectleider

De interbestuurlijke productencatalogus (IPDC) Dit project is klaar voor de pilootfase die in 2012 start. Het richt zich op een verbeterde informatieverstrekking door de verschillende overheden. Het project wordt gerealiseerd in samenwerking met de Vlaamse Infolijn, de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG), de Vlaamse ICT-organisatie (V-ICT-OR), de Vereniging van Vlaamse Provincies (VVP) en KORTOM (Vereniging voor overheidscommunicatie). Dit project is bijzonder door de grote wisselwerking tussen de verschillende overheidsniveau’s. Het is een zeldzaam voorbeeld van een dienstverlening die in co-design vormgegeven wordt. Het ontwikkelen van de interbestuurlijke productencatalogus heeft bovendien een grote impact op de informatieverstrekking door lokale en provinciale besturen. Het heeft een groot potentieel voor integratie in de interne werking van lokale besturen. In die zin is de productencatalogus nog meer een organisatieproject dan een ICT-project. Het I-scanproject Dit project werd verder ondersteund. I-scan onderzoekt bij lokale overheden de wisselwerking tussen de twee centrale componenten van e-government - ICT en organisatie – en geeft advies. Dit resulteerde ondermeer in de studie ‘Lokale besturen als participanten in een interbestuurlijk egovernment. Casestudie van de Kruispuntbank van Ondernemingen’. De publicatie volgt in 2012.

De Verrijkte Kruispuntbank van Ondernemingen (VKBO) De VKBO werd verder uitgerold naar lokale besturen. Hierbij valt vooral de tendens naar meer integratie op: de verschillende ICT-leveranciers van lokale besturen realiseren structurele koppelingen met de VKBO voor meerdere gemeenten. Het gebruikersbeheer (webIDM) voor lokale besturen werd verder uitgerold. Citadel on the Move In 2011 werd door de Europese Unie een aanzienlijke financiering toegekend aan het project “Citadel on the Move”. Dit is een project met 14 partners uit meerdere lidstaten en met de steden Athene, Manchester, Gent en Issy-les-Moulineaux als pilootsteden. Het project heeft als doel om het voor gemeenten zeer eenvoudig te maken gegevens als “open data” te publiceren en voor ontwikkelaars om met die gegevens applicaties te bouwen voor mobiele telefoons. Zo kan er met één applicatie dezelfde soort gegevens (bijvoorbeeld openbaar vervoer, toeristische informatie, parkeerplaatsen ) geconsulteerd worden voor de gemeente waar men zich op dat ogenblik bevindt. Het project is een concretisering van de principes uit de “Citadel Statement” in 2010. De Vlaamse e-governmentmanager is de projectleider van dit Europese project.

programma’s

MAGDA geografische informatie – GEO

Programmamanager: Lieven Raes Geografische gegevens vormen een steeds belangrijker onderdeel van de Vlaamse gegevenshuishouding Dit programma wil e-governmenttoepassingen realiseren waarin geografische informatie een belangrijke meerwaarde biedt. Daarnaast wil het geografische authentieke gegevensbronnen en alfanumerieke authentieke gegevensbronnen aan elkaar koppelen met het oog op een vlotte integratie van gegevens. Belangrijkste realisaties 2011 Lancering van een generiek en open geo-platform Hiermee kunnen besturen geografisch gerelateerde gegevens ter beschikking krijgen d.m.v. eenvoudig geografische informatieloketten. Het geo-platform laat toe om deze informatieloketten naadloos te integreren in de eigen website. Zo kan hetzelfde loket met vb. erfgoedinformatie geïntegreerd worden in de website van het VIOE, de portaal Vlaanderen en in de website van 308 gemeenten. Elk van deze besturen kan de data combineren met een groot aantal themalagen. In 2010 werd op die manier een geïntegreerd geoloket met ondernemingsgegevens gerealiseerd, waardoor meer dan 1 miljoen ondernemingen voor het eerst exact op kaart worden weergegeven. Het GEO-platform werd in 2011 uitgebouwd tot een volwaardige e-government dienstverlening. In 2011 werden de volgende projecten afgerond: • Bedrijvenloket AO: de huidige VKBO Geo applicatie wordt uitgebreid met nieuwe gegevens en met de mogelijkheid om gegevens te editeren. Hierdoor zal de kwaliteit van de

aangeboden informatie gevoelig verhoogd worden. • Onderwijsinstellingen online: overzicht van alle onderwijsinstellingen in Vlaanderen en Brussel incl. informatie over scholen. • Gehandicaptenvoorzieningen online: overzicht van alle gehandicaptenvoorzieningen op maat van de zorgbehoevende. • Monumenten online: overzicht van alle monumenten (meer dan 80.000) in Vlaanderen of in een specifieke gemeente. Voor elk monument wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste kenmerken. Digitale bouwaanvraag In samenwerking met RWO wordt verder gewerkt aan het project digitale bouwaanvraag. Hiermee zal het gehele aanvraagproces van het indienen van de bouwaanvraag tot en met de realisatie van de werken vereenvoudigd en gestroomlijnd worden tussen alle betrokken bestuursniveaus. Door middel van een aantal pilootimplementaties samen met de stad Antwerpen en digipolis zal het project in 2012 operationeel zal zijn. • Dienst aanbieden voor het ontsluiten van VKBO/CRAB-gegevens. • Realisatie van geografische webservices voor het aanbieden van geografisch gepositioneerde gegevens van ondernemingen (VKBO/ CRAB gegevens).

“Dankzij Magda Geo is er een geavanceerd en open platform beschikbaar waarmee geografische gegevens kunnen ontsloten worden op een kosten-efficiënte en voor de gebruiker toegankelijke manier. Klanten (burgers en ondernemingen) krijgen toegang tot een groot aantal geografische gegevens van de Vlaamse overheid via een aantal interessante thematische toepassingen (ondernemingen, erfgoed, onderwijs, gehandicaptenzorg). De belangrijke vraag van diverse overheids- en onderzoeksinstellingen naar de ligging van ondernemingen in Vlaanderen kan worden ingevuld op een klantgerichte manier.” Lieven Raes, Adviseur data integratie geografische gegevens

MAGDA ondernemingsdiensten Programmamanager: Bart Misseeuw De Verrijke Kruispuntbank voor ondernemingen (VKBO) is één van de drie pijlers van het MAGDAprogramma, waarbij authentieke gegevensbronnen ontsloten worden naar de Vlaamse en lokale besturen. De andere pijlers zijn de persoonsgegevens en de geografische informatie. VKBO vereenvoudigt de toegang voor alle Vlaamse diensten en gemeenten (Vlaamse overheid, provincies en lokale besturen) tot de gegevens uit de federale Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). VKBO verrijkt de KBO-gegevens met extra informatie over de ondernemingen: RSZ-gegevens, jaarrekeninggegevens en adresgegevens (o.a. x,y-coördinaten). De VKBO maakt authentieke gegevens over ondernemingen onderling uitwisselbaar door het koppelen van deze gegevens aan het unieke ondernemingsnummer. Zo kan alle beschikbare informatie over één onderneming elektronisch gekoppeld worden en hoeven gegevens niet langer opgevraagd te worden bij de onderneming zelf. Bart Misseeuw, Adviseur data integratie ondernemingsgegevens

“Dankzij de VKBO-basisdienstverlening kunnen de Vlaamse en lokale besturen een aanzienlijke opstap maken richting efficiënt en authentiek databeheer in de processen t.a.v. de Vlaamse ondernemingen. In 2011 werden er tientallen nieuwe besturen afnemer van de VKBO-producten.”

Belangrijkste realisaties 2011 In 2011 werd er vooral nagedacht over de rol die VKBO nog kan spelen in een wereld van ‘open KBO-data’ en met een KBO (de authentieke bron) die steeds meer diensten zelf gaat uitvoeren. De uitkomst is dat VKBO zich zal toeleggen op het maximaal rechtstreeks ontsluiten van de KBO-data binnen de VKBO-dienstverlening. Dit is een zeer belangrijke verschuiving:

De VKBO-klanten zullen maximaal de online KBO-data kunnen gebruiken in hun processen. Op die manier komen we nog dichter bij het principe van het overwicht van de authentieke bron - de Vlaamse en lokale applicaties komen naar het VKBO-dataknooppunt maar ontvangen toch de authentieke KBO-data. De KBO-kopie die door VKBO wordt onderhouden (dagelijkse synchronisatie) zal des te intensiever worden gebruikt. Dit voor de creatie van toegevoegde waarde: interpretatie van data, fijnmaziger publicaties en rapporten. De verrijkingen worden nog opgevoerd. Andere officiële data worden binnengehaald of verder verspreid. Er wordt bekeken of (een deel van) het inhoudelijke VKBO-beheer kan worden overgeheveld naar de Vlaamse administratie die het dichtst bij de ondernemingen staat (EWI/AO). Dit is een logische trend waarbij CORVE/MAGDA steeds meer aansprakelijk wordt voor de IT-dienstverlening en zich steeds minder inlaat met inhoudelijk ( business-) beheer.

programma’s

Magda 2.0 Programmamanager: Hans Arents De entiteit e-government en ICT-Beheer wilt met dit programma het bestaande Magdaplatform functioneel, technisch en organisatorisch verbeteren en uitbreiden. Hiervoor werd het Magda 2.0-platform in 2011 opgesplitst in vier verschillende deelplatformen: • een gegevensplatform om (authentieke) gegevens op te slaan, te beheren en beschikbaar te stellen; • een businessplatform om (authentieke) gegevens te verwerken, combineren en verrijken; • een gateway-platform om (authentieke) gegevens uit te wisselen met de systemen van de afnemers. Hierbij wordt het vier-ogenprincipe gerespecteerd. • een front-end-platform, dat gebruikt wordt om (authentieke) gegevens af te leveren aan menselijke eindgebruikers bij de afnemers, met behulp van webtoepassingen (VKBO-GO, VKBP-GUI, VKBO-GEO GUI, …) Belangrijkste realisaties 2011 Het MAGDA-2.0-platform werd verder uitgebouwd. Met de nadruk op de ontwikkeling en inproductiename van het gateway-platform en de bouw van de eerste gateways. Dit nieuwe gateway-platform werd een eerste keer succesvol gebruikt voor de ontsluiting van de Leer- en Ervaringsbewijzen Databank (LED), de allereerste Vlaamse authentieke gegevensbron. Update bestaande MAGDA-diensten Er werden een aantal bestaande MAGDA- diensten

geüpdatet om gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden van het MAGDA-2.0-platform. Onderzoek gebruik dummy persoonsgegevens Er werd onderzocht hoe het gebruik van dummy persoonsgegevens op het MAGDA-platform het de afnemers mogelijk kan maken om de MAGDAdiensten aan te spreken nog voordat hiertoe de benodigde machtiging van de Privacycommissie bekomen werd. Dit zal de totale doorlooptijd van een aansluiting voor een afnemer aanzienlijk reduceren. Onderzoek gebruik MAGDA-platform voor opvragen authentieke gegevens Er werd eveneens onderzocht op welke wijze het MAGDA-platform kan gebruikt worden om authentieke gegevens op te vragen en op basis hiervan beslissingen te nemen. Dit moet toelaten om op vraag van afnemers (die daartoe gemachtigd zijn) te bepalen of hun klanten aan bepaalde criteria voldoen, zodat aan hen automatisch de voordelen kunnen toegekend worden waar zij wettelijk recht op hebben. Goedkeuring decreet Vlaamse dienstenintegrator Op 3 februari 2012 werd het ontwerp van decreet houdende de oprichting en organisatie van een Vlaamse dienstenintegrator goedgekeurd door de Vlaamse regering. Hierdoor wordt de status van e-IB/CORVE als dienstenintegrator voor elektronisch bestuurlijk gegevensverkeer decretaal verankerd binnen de Vlaamse overheid.

“Dankzij de vernieuwingen en verbeteringen aan het MAGDA-platform is e-IB/CORVE nu nog beter in staat om de rol van Vlaamse dienstenintegrator volwaardig op zich te nemen. De succesvolle ontsluiting van de Leer- en Ervaringsbewijzen Databank (LED) is hiervan een eerste mooi voorbeeld.” Hans Arents, Adviseur e-government strategie en programmabeheer

MAGDA persoonsdiensten - Vlaamse kruispuntbank personen (VKBP) Programmamanager: Bruno De Vrieze Om als overheid efficiënt taken te kunnen uitvoeren zijn accurate gegevens over personen een absolute noodzaak, zowel in termen van actuele als van historische gegevens. Het MAGDA-personenprogramma voorziet in de ontwikkeling van een netwerkcentrische dienstverlening: men raadpleegt zoveel mogelijk rechtstreeks de authentieke gegevensbron. CORVE treedt hier op als dienstenintegrator. Via het MAGDA-platform willen we zoveel mogelijk authentieke gegevens uitwisselen over personen. Op termijn moet CORVE als onderdeel van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) uitgroeien tot hét aanspreekpunt in Vlaanderen voor de ontsluiting van zowel federale als Vlaamse persoonsgegevens. De MAGDA-persoonsdiensten zijn van groot belang in sectoren zoals volksgezondheid en onderwijs, maar ook voor diensten rond werk, allerhande subsidies en toelagen, … . Ook in het kader van de administratieve lastenverlaging zijn dataopslag en -uitwisseling van persoonsgegevens nodig. Bruno De Vrieze, Adviseur data integratie persoonsgegevens

Belangrijkste realisaties 2011

“Dankzij MAGDApersoonsdiensten dient de overheid niet meer te vragen wat ze al weet.”

In 2011 werden een aantal bestaande aansluitingen op het MAGDA-platform uitgebreid met nieuwe diensten. Onder andere diensten m.b.t. tewerkstelling. Iedere nieuwe aansluiting op het MAGDA-platform is op zich een apart project, omwille van de uitgebreide toelatingsprocedure die diverse modaliteiten voor toegang op het platform controleert. Daartoe begeleidde het CORVE-personenteam bij het opstellen van de relevante machtigingen,

de contacten met de authentieke bronnen, ... . Zo werden er aansluitingen gerealiseerd van de Kruispuntbank Inburgering, de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank, uitbreidingen voor WonenVlaanderen, De Lijn, het Agentschap Ondernemen, de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB), SYNTRA Vlaanderen, connecties met Databank Hoger Onderwijs, Secundair Onderwijs, het ACM/IDM-platform voor beveiligde toegang tot applicaties van de Vlaamse overheid, ... . In 2011 werd het bestaande dienstenaanbod gevoelig uitgebreid met: • Een nieuwe dienst "GeefWerkRelaties" die toegang geeft tot het personeelsbestand van de werkgevers (consolidatie van de DIMONAaangifte). • Nieuwe diensten met betrekking tot Bewijzen: "GeefBewijs", "RegistreerBewijs", "AnnuleerBewijs" en "PubliceerBewijs". Met deze nieuwe reeks diensten kunnen gebruikers Bewijzen opladen in de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED). Deze diensten maken allemaal gebruik van het gatewayplatform en is de eerste realisatie van CORVE op dit platform. • Uitbreiding van de VKBP-GUI schermapplicatie met de nieuwe dienst GeefWerkrelaties. Op deze manier kunnen kleinere entiteiten binnen de Vlaamse overheid deze diensten aanroepen zonder zelf een nieuwe applicatie te ontwikkelen. • De nieuwe dienst "Persoon 2.0" die rechtstreeks toegang zal geven op het Rijksregister werd ontwikkeld en in de testomgeving reeds extensief getest. De in productie name

programma’s

Afronden van de inrichting van de “beheer op afstand”-dienstverlening (Project)

Projectleider: Paul De Vroede

•

• •

van deze dienst is voorzien in de eerste maanden van 2012. Deze dienst zal ook uitgebreid worden met de bestaande diensten. De bestaande dienst voor de kinderbijslagattesten werd omgevormd naar een nieuw formaat, waardoor de performantie van de dienst is toegenomen en de doorlooptijd significant zal afnemen. Deze dienst komt in januari 2012 in productie. Een aantal oudere diensten werd opgewaardeerd zodanig dat deze in lijn gebracht werden met de Magda 2.0 standaarden. Voor het Agentschap voor Onderwijsdiensten en het Agentschap voor Overheidspersoneel lopen de RSZ-aangiftes (DIMONA, DmfA) nu over het Magda-platform. De uitwisseling van gegevens over personen met een handicap tussen KSZ en De Lijn loopt via het Magda-platform. De in 2009 opgerichte gebruikersgroep op de collaboratieve sharepoint-omgeving werd in 2011 nog verder uitgebreid. Hierop hebben de afnemers van persoonsdiensten op een beveiligde manier toegang tot de beschikbare documentatie en gebruikershandleidingen. De sharepointsite dubbelt ook als forum, voor de uitwisseling van ideeën, voor het lanceren van rondvragen voor mogelijk nieuwe diensten en de ontsluiting ervan, voor het aankondigen van nieuwe diensten etc. Zo is er in 2011 een werkgroep “architectuur en standaarden” opgezet om de bestaande Magda-standaarden en richtlijnen te verduidelijken en toe te lichten, zodanig dat deze een grotere bekendheid en een uitgebreidere toepasbaarheid krijgen.

Belangrijkste realisaties 2011 In 2011 werd de inrichting van zowel de dienst “beheer op afstand” als de dienst “basis zelfbeheer toepassingen”afgerond . Hiervoor werden de volgende acties uitgevoerd: • In de dienstencataloog werd het onderdeel ‘BHV Beveiliging’ aangepast. • Er werd een rapport voor e-IBexploitatie-kosten opgesteld • Er werd een Kostenmodel voor het basispakket opgemaakt. • In Ariba werd een basispakket bestelbaar gemaakt. • De klanten kregen informatie. • Er werd een beslissingsmatrix rond basis zelfbeheer opgesteld. • Ook rond uitgebreid zelfbeheer werd een beslissingsmatrix opgesteld. • De infrastructuur werd operationeel. • Verder werd een helpdeskdossier ingediend • Ook een exploitatiedossier werd ingediend. • Er werd algemene documentatie beschikbaar gesteld.

“Dankzij basis zelfbeheer toepassingen, kunnen entiteiten - of hun eigen ICT-dienstverlener - zelf handelingen binnen uw toepassing uitvoeren. Dit kan helpen om snelheid te winnen en/of kosten te besparen. In combinatie met de dienst “beheer op afstand”, kan dit bovendien met een beveiligde toegang over internet. Ook voor leveranciers die niet permanent aanwezig zijn in de gebouwen van de Vlaamse overheid is dit interessant: zij hoeven zich niet te verplaatsen voor een eenvoudige handeling op de toepassing.” Paul De Vroede, ICT Security Officer

Serveroptimalisatie Programmamanager: Stefaan Becu

“Dankzij dit programma werd het CoD-serveraanbod uitgebreid en goedkoper gemaakt. Met het SO10 consolidatieproject draaien toepassingen van betrokken klanten op een actueel serverplatform. Klanten kunnen beschikken over de nodige capaciteit op het shared X86 platform en over een actueel virtualisatieplatform dat betere beschikbaarheid en beheersbaarheid realiseert.” Stefaan Becu, expert ICT-omgeving

De entiteit e-government en ICT-Beheer zorgt met dit programma voor het verbeteren van het beheer van het serverpark en het verminderen van de exploitatiekosten. Daarnaast realiseren we met dit programma ook een aantal objectieven op vlak van Groene ICT. Onze experten doen dit door middel van consolidatie, centralisatie, virtualisatie en het aanbieden van gedeelde servers. We betrekken de betrokken klanten zo veel mogelijk bij de verschillende acties. De autonomie van de beleidsdomeinen verhoogt en responsabilisering wordt mogelijk. Belangrijkste realisaties 2011 Prijsherziening van het COD-serveraanbod (begin 2011). Uitbreiding van het COD-server dienstenaanbod met X86/Linux gebaseerde servers. Hiervoor werd ook het volgende uitgevoerd: • Inrichting (fase 1) van de procedures en technische ondersteuning bij de ICT-dienstverlener • Aankoop van de nodige licenties Capaciteitsuitbreiding van het shared X86 serverplatform. Opstellen van een aangepast design voor de upgrade naar de nieuwe versie van VMWARE, rekening houdend met de nieuwe functionaliteiten die interessant zijn voor de Vlaamse overheid. De implementatie van het basisgedeelte (beheerslaag en basiscapaciteit) voor de vernieuwde VMWare (Vsphere) virtualisatielaag werd groten-

deels uitgevoerd. De nieuwe virtualisatielaag laat toe om de beschikbaarheid en de beheersbaarheid van de X86-gebaseerde serverplatformen de komende jaren te verbeteren. Uitvoeren van een aantal resterende serverconsolidaties in het kader van het server consolidatieproject SO10. Het gaat om consolidaties waarbij er een afhankelijkheid is van andere projecten. Deze consolidaties reduceren het stroomverbruik in de computerzaal en dragen zo bij aan de doelstellingen rond Groene ICT. Toepassingen van klanten draaien op een actueel serverplatform en er is ook een positief effect op de uitbatingskosten van e-IB. Onderzoek van de kostenstructuur van de operationele dienstverlening en uitwerking van een aantal voorstellen om de exploitatiekosten in de toekomst te laten dalen. Deze zullen een vervolg krijgen in de programma’s van 2012. Informeren van de klanten (medio 2011) over de impact van end-of-service life componenten op hun toepassingen, door het aanreiken van een gedetailleerd rapport. De klant werd met concrete instructies aangespoord om tijdig de nodige acties te ondernemen om de toepassingen te migreren richting een actueel serverplatform dat beter kan ondersteund worden, aan lagere kosten.

programma’s

het platform voor Dienstengeoriënteerde architectuur

Programmamanager: Stefaan Becu De entiteit e-government en ICT-Beheer wilt met dit programma een dienstengeoriënteerde architectuur uitwerken voor de Vlaamse overheid. Een dienstengeoriënteerde architectuur is een set van ontwerpprincipes, toegepast bij de ontwikkeling en integratie van ICT-systemen. Centraal staat het concept van diensten die een losse koppeling toelaten tussen de verschillende systemen. Een systeem dat volgens een DGA opgebouwd is, voorziet een reeks diensten die raadpleegbaar zijn door meerdere systemen of toepassingen - zelfs uit meerdere bedrijfsdomeinen. Het DGA-platform voor de Vlaamse overheid neemt de concrete vorm aan van: • een aanbod van ‘virtuele private servers (VPS)’ volgens het ‘COD-serverdienstenmodel’, met de nodige licenties voor DGA-tools en middleware softwares die door klantzijde gebruikt kunnen worden om DGA-gebaseerde systemen te ontwikkelen en te runnen; • een aanbod van generieke diensten op het vlak van beveiliging, monitoring, logging, messagediensten, enzovoort; • een VO-brede service-repository (in opbouw) die definities bevat van herbruikbare diensten binnen de VO-applicaties; • een DGA-referentiearchitectuur (in opbouw) die zowel de middleware als de opbouw van een generieke DGA-gebaseerde applicatie beschrijft.

Belangrijkste realisaties 2011 Implementatie van de toolset die de basis vormt om een Vlaamse service repository op te bouwen. Met deze toolset (HP Systinet) is het mogelijk om de meta-data van business services te beheren. Het gaat hierbij ondermeer over het ondersteunen van het ontwikkelingsproces van SOA gebaseerde ontwikkelingen en de ontwikkeling van Business Services. De repository definieert het SOA referentiemodel en legt de standaard “levenscyclus” van Business Services vast binnen de gemeenschappelijke dienstverlening en op termijn ook binnen de VO. De reposity laat toe om de documentatie van alle services op een centraal systeem te beheren, en zorgt voor de publicatie van de correcte en actuele gegevens hierover naar service afnemers. De repository zorgt ook voor het wijzigingsbeheer van de Business Services en de nodige coördinatie op dit vlak tussen service leverancier en service afnemer. Een service repository is een cruciale infrastructuur die nodig is om SOA-gebaseerde ontwikkelingen binnen een organisatie op elkaar af te stemmen. De toepassing van een service repository is ook een beste praktijk in de industrie. De realisatie van de toolset is één zaak, in de komende jaren zal verder gewerkt worden om de toolset te laten gebruiken door de verschillende ontwikkelingsteams die werkzaam zijn in service geörienteerde ontwikkelingen, onder andere voor de Magda- en WSE-services. Deze implementatie vergt de nodige inspanningen aan de kant van de VO op vlak van normering

en standaardisatie, en de nodige inspanningen aan de kant van de leveranciers om kwalitatieve documentatie te beheren via de repository, om de standaard levenscyclus te volgen bij de ontwikkeling en om de voorgeschreven processen te volgen. Implementatie van de toolsets die nodig zijn om SOA –gebaseerde systemen in productie te ondersteunen. Deze tools werden in de praktijk gebracht - voor een 3-tal applicaties. Het gaat hierbij om geavanceerde monitoringtools die in staat zijn om de werking van complexe IT-systemen op te volgen, om incidenten tijdig op te merken en te melden aan de exploitatieteams, om de oorzaak van deze incidenten snel te achterhalen, en om impactanalyses grondig en accuraat uit te voeren. De toolset omvat ook een geavanceerde configuratiemanagementdatabank die automatisch, snel en efficiënt de configuratie-informatie verzamelt met een detail en een nauwkeurigheid die de bestaande configuratiemanagementdatabank overtreft. Dit is o.m. van belang opdat exploitatieteams in staat zouden zijn om de impactanalyse uit te voeren bij wijziging van SOA-gebaseerde systemen. De komende jaren zal door toepassing van deze toolset – die ook inzetbaar is voor andere bedrijfskritische en complexe toepassingen die niet SOA-gebaseerd zijn – een efficiëntieverbetering en een kwaliteitswinst bij de gemeenschappelijke dienstverlening kunnen gerealiseerd worden.

“De shared service repository van e-IB is een cruciale schakel voor het succesvol toepassen van informatiedeling binnen de Vlaamse overheid. Dankzij het geavanceerde monitoring-systeem van e-IB kunnen complexe IT-systemen beter worden opgevolgd. Op termijn leidt dit tot lagere exploitatiekosten.”

Evaluatie van het ICT-veiligheidsniveau

verbeteren van het ICT-veiligheidsniveau

Programmamanager: Paul De Vroede

Programmamanager: Paul De Vroede De Vlaamse overheid streeft naar een adequate en kosteneffectieve beheersing van bedrijfsrisico’s in de ondersteunende ICT-omgeving. De gerichte inzet van passende beveiligingsmaatregelen om deze risico’s te vermijden, te reduceren of te verschuiven vereist een methodische aanpak. De experten van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) evalueren en identificeren het ICT-veiligheidsniveau vanuit verschillende invalshoeken en formuleren vervolgens aanbevelingen.

Met dit programma verbetert de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) de bedrijfscontinuïteit. Onze veiligheidsexperten werken passende beveiligingsmaatregelen uit om reële risico’s voor de ICT-omgeving en de business te beperken; en om de continuïteit van de ICT-dienstverlening te verzekeren – zowel bij dagdagelijkse dienstverlening als op niveau van SLA’s en door het uitwerken van disaster recovery plannen.

Belangrijkste realisaties 2011

• Inrichten van de nieuwe dienst “Beheer Internetverkeer” m.b.t. rapportering en filtering van het internetgebruik. Leidend ambtenaren kunnen met dit platform anonieme rapporten opvragen over het internetsurfgebruik binnen de eigen entiteit. De door het nieuwe platform aangeleverde informatie helpt bij het beoordelen of het internetgebruik binnen de entiteit conform is met de deontologische code en of uw internetpolicy al dan niet bijgestuurd moet worden. • Technologisch up-to-date houden van de omgeving (cfr metrieken/rapporten m.b.t. het up-to-date zijn van de beheerde omgevingen). • Uitbreiden van de capaciteit in functie van de evolutie van de afname (o.b.v. Capacitymanagement-rapporten). • Verhogen van de efficiëntie van de omgeving (cfr metrieken/rapporten m.b.t. de prijs per eenheid voor de exploitatiediensten). • De nieuwe Officescan 10 antivirus servers werden in productie genomen en gebruikers werden overgezet naar deze nieuwe omgeving. Deze migratie was o.a. nodig om ondersteuning

• Ontwerp van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) voor de eigen werking van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB). • Verbeteren van de controles op de aanwezigheid van malware door de implementatie van een 'platform voor het beheer van internetverkeer', (zie programma ‘verbeteren van het ICT-veiligheidsniveau’). Paul De Vroede, IT security officer

“De entiteit e-government en ICT-Beheer zelf is beter voorbereid op het omgaan met zware crisissen - dit verbetert de continuïteit van de ICT-dienstverlening. Het netwerk en alle pc’s die vallen binnen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening zijn aanzienlijk beter beveiligd tegen nieuwe vormen van cybercriminaliteit, o.a. door een duidelijk zicht op de gedecteerde en gestopte malware.”

Belangrijkste realisaties 2011

programma’s

te kunnen bieden aan het Windows 7 desktopplatform dat in 2011 massaal werd uitgerold en maakt de invoering van smartscanning mogelijk. Met behulp van smartscanning worden signature files in de cloud gebruikt, waardoor de signature files op de PC minder groot zijn en de PC minder wordt belast. • Realisatie van een nieuwe PKI-omgeving (Public Key Infrastructure - voor het uitreiken van digitale certificaten o.m. voor authenticatie naar VO-WLAN) met zeer hoge beschikbaarheid en geografische ontdubbeling van de infrastructuur. De vernieuwde PKI verhoogt de beschikbaarheid van de infrastructuur die instaat voor het aanmaken en beheren van de digitale certificaten die nodig zijn om PC’s op een veilige manier toegang te verlenen tot het VO-WLAN. De vernieuwde PKI zal tevens toelaten om op een efficiëntere manier certificaten aan te maken voor Apple-toestellen, om ook deze toestellen toegang te kunnen bieden tot het VO-WLAN.

“Dankzij het platform voor het beheer van internetverkeer is het mogelijk om de toegang tot websites en webtoepassingen verfijnd te filteren per entiteit. Het netwerk en alle pc’s die vallen binnen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening is aanzienlijk beter beveiligd tegen nieuwe vormen van cybercriminaliteit.”

Datacenterstrategie

verhuisbewegingen en nieuwe vac’s

Programmamanager: Paul De Vroede

De entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) werkt met dit programma een strategie uit voor de datacentra van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening, met bijbehorende aanbevelingen voor implementatie van deze strategie. Deze strategie is gericht op het verlenen van maximale toegevoegde waarde, het leveren van een gedifferentieerd aanbod van datacenterdiensten en het efficiënt inzetten van ICT-middelen.

De fysieke verhuis van personeel naar nieuwe gebouwen en de opening van nieuwe Vlaamse Administratieve Centra (VAC’s) beïnvloedt de ICT-infrastructuur. De nodige generieke ICT-infrastructuur wordt geïnstalleerd, verhuisd of geïntegreerd met andere ICT-systemen (consolidatie). Een efficiënte en effectieve coördinatie van de ICT-aspecten is cruciaal. Concreet ondersteunt de entiteit e-government en ICT-Beheer volgende verhuisoperaties: • geplande verhuisbewegingen als gevolg van organisatorische wijzigingen; • openingen van Vlaamse Administratieve Centra; • kleinere maar belangrijke verhuisbewegingen naar bestaande of nieuwe gebouwen.

Belangrijkste realisaties 2011 • Analyse van de behoeften en bepalen van het benodigde aanbod aan datacenterdiensten. • Uitwerken en goedkeuren van de datacenterstrategie. • Bepalen van de nodige implementatieprojecten en budgetten om de functie van de huidige computerzaal in het Boudewijngebouw tijdig te kunnen overnemen. • Bijsturen van de projectplannen in functie van de nieuwe timing voor de verhuis van het Boudewijngebouw.

Belangrijkste realisaties 2011 • Afwerking VAC Leuven; • opstarten en maximaal afwerken VAC Brugge (inclusief netwerk); • opstarten voorbereidingen voor VAC Gent.

“e-IB realiseert de WAN- en LAN-connectiviteit in de nieuwe VAC’s, zo kunnen de entiteiten zich volop concentreren op de fysieke verhuis.”

Info & contact

info

Meer informatie over de entiteit e-government en ICT-Beheer, en over het gemeenschappelijke ICT-aanbod binnen de Vlaamse overheid De site www.bestuurszaken.be/ict-e-government bevat informatie van e-IB over ICT binnen de Vlaamse overheid gericht op een breed publiek van burgers en bedrijven. Op de website vindt u informatie terug over het aanbod van ICT- en e-governmentdiensten binnen de Vlaamse overheid, inclusief de diensten van e-IB. De site www.corve.be biedt informatie aan lokale overheden in het kader van het aanbod van e-governmentdiensten van e-IB. Op de website www. corve.be vindt u actuele informatie terug over de e-governmentinitiatieven binnen de Vlaamse overheid. Via nieuwsberichten wordt de lezer op de hoogte gehouden van de meest recente nieuwtjes. De site bevat informatie op maat voor de diensten van de Vlaamse overheid, voor lokale overheden en tenslotte ook voor burgers en bedrijven.

http://ict.vonet.be (extranet Vlaamse overheid enkel voor VO-ambtenaren) Met de infofiches op het ICT-extranet informeert e-IB leidend ambtenaren over het gemeenschappelijke ICT-aanbod van de Vlaamse overheid. Deze informatie is high level, strategisch en niet-technisch van aard: ze moet leidend ambtenaren duidelijk maken hoe het ICT-aanbod van e-IB hun entiteit kan ondersteunen – zodat elke entiteit zich kan concentreren op de eigen kerntaken. Het ICT-extranet informeert ook ICT-functiehouders over nieuwigheden en aandachtspunten binnen de Gemeenschappelijk ICT-dienstverlening en over algemene en strategische thema’s in verband met ICT. Ook urgente meldingen, infosessies, productinformatie etc. krijgen een plaats. ICT-functiehouders kunnen zich abonneren op RSS-feeds om meteen nieuwe publicaties te ontvangen. Gebruikers vinden op het ICT-extranet praktische informatie over wat te doen bij problemen, en over hoe het ICT-aanbod te gebruiken. Berichten van op het ICT-extranet die alle gebruikers dienen te bereiken, worden ook op de koepelsite gepubliceerd. Het gaat dan bv. om informatie over het gebruik van ICT-diensten binnen de Vlaamse overheid: handleidingen, opleidingen, viruswaarschuwingen, incidenten, … enzovoort.

info & contact

contact

Hebt u vragen bij dit jaarrapport? Contacteer uw relatiebeheerder bij de entiteit e-government en ICT-Beheer

Van links naar rechts, van boven naar onder: Piet Verhenne - piet.verhenne@bz.vlaanderen.be, 02 553 1302 beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media beleidsdomein Ruimtelijke ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed Dirk Vergauwen - dirk.vergauwen@bz.vlaanderen.be, 02 553 1342 Kabinetten Annick Voets - annick.voets@bz.vlaanderen.be, 02 553 1340 Administratief medewerker cel relatiebeheer Patrick Natus - patrick.natus@bz.vlaanderen.be, 02 553 1335 beleidsdomein Internationaal Vlaanderen beleidsdomein Diensten Algemeen Regeringsbeleid beleidsdomein FinanciĂŤn en Begroting Wouter Van Den Bosch - wouter.vandenbosch@bz.vlaanderen.be, 02 553 1348 beleidsdomein Onderwijs en Vorming DaniĂŤl Du Seuil - daniel.duseuil@bz.vlaanderen.be, 02 553 5201 beleidsdomein Bestuurszaken beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Ingrid Denissen - ingrid.denissen@bz.vlaanderen.be, 02 553 1337 beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin beleidsdomein Werk en Sociale Economie Henk Smets - henk.smets@bz.vlaanderen.be, 02 553 1315 beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie Seppe Santens - seppe.santens@bz.vlaanderen.be, 02 553 5713 beleidsdomein Landbouw en Visserij beleidsdomein Economie, Wetenschappen en Innovatie [Seppe werd papa de dag voor de fotoshoot en staat daarom niet op deze foto. Onze gelukwensen aan het hele gezin!]

colofon

Verantwoordelijke uitgever entiteit e-government en ICT-Beheer – Luc Chauvin, ICT-manager Vlaamse overheid Redactie Lobke Kerkhofs Tina Mafrans Grafische vormgeving Tina Mafrans Foto’s • Foto Luc Chavin: David Plas • Overige foto’s: Paul Van den Keybus, Lobke Kerkhofs, eigen archief Druk Beleidsdomein Bestuurszaken, Agentschap Facilitair Management Digitale drukkerij Brussel Depotnummer D/2012/3241/071 Uitgave Maart 2012 Het reproduceren van dit document, ook gedeeltelijk, is toegestaan mits duidelijke vermelding van de bron: ‘Vlaamse overheid, beleidsdomein Bestuurszaken, entiteit e-government en ICT-Beheer’.

Over Vlaanderen

In Vlaanderen maken we het verzamelen van gegevens eenvoudiger door deze slechts één keer op te vragen en maximaal te delen. We maken overheidsgegevens toegankelijker en uitwisselbaar. We maken veilige webtoepassingen en elektronische diensten. We maken het digitaal ondertekenen van documenten mogelijk. We maken met ICT de papierberg kleiner en de efficiëntie groter. We maken systemen voor samenwerking en kennisdeling. We maken ruimte voor mobiel en flexibel werken. We maken de overheidswerking effectiever met intelligente ICT-voorzieningen. In Vlaanderen maken we alles, maar we maken niet te veel drukte. Vlaanderen, verbeelding werkt. Vlaanderen is de Noordelijke deelstaat van België met Brussel als hoofdstad. Het is de poort naar Europa.

Bedankt Dit jaarrapport kwam tot stand dankzij de inbreng van de programmamanagers en alle andere medewerkers van de entiteit e-government en ICT-Beheer. Daarom bedanken we graag het hele e-IB-team voor zijn enthousiaste inzet.