Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/007
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 20 december 2021 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Alken om een digitaal afschrift te krijgen van de volgende documenten:
- “Opdracht aan Vastgoedtransactie om beslissing gemeenteraad 30 september 2021 uit te voeren/verder te zetten ondanks lopende beroepsprocedure (zie verwijzing naar deze opdracht in mail Vastgoedtransacties van 9 december 2021: “De gemeente Alken heeft ons alleszins bevestigd dat we mogen (moeten) doorgaan met minnelijke onderhandelingen.). - De uitvoeringsplannen van de werken in de Hameestraat (volledig tracé) zoals ook getoond tijdens de recente onderhandelingen door de afdeling Vastgoedtransacties.” Op 28 december 2021 werd door de gemeente Alken geantwoord aan verzoeker. Op 4 januari 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen vermeld antwoord. Op 5 januari 2022 werd het beroep geregistreerd bij de beroepsinstantie. Op 2 februari 2022 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.
www.vlaanderen.be
Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 20 december 2021. De bestreden beslissing van de gemeente Alken dateert van 28 december 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet). Op 4 januari 2022 diende verzoeker beroep in tegen voormelde beslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
In haar antwoord van 28 december 2021 heeft de gemeente Alken aan verzoeker de volgende documenten bezorgd: •
• • •
“de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 16 juni 2021 om de dienst Vastgoedtransacties o.a. aan te stellen voor: - het opstellen van de verkoopbeloftes - het vertegenwoordigen in naam van de gemeente Alken voor het voeren van de onderhandelingen en het ondertekenen van de aktes in naam van de gemeente Alken na goedkeuring van de ontwerpaktes door de gemeenteraad. de beslissing van de gemeenteraad van 24 juni 2021 waarbij het rooilijnenplan van de Hameestraat voorlopig werd vastgesteld. de beslissing van de gemeenteraad van 30 september 2021 waarbij het rooilijnenplan van de Hameestraat definitief werd vastgesteld, alsook de bijhorende en goedgekeurde rooilijnenplannen. de beslissing van de gemeenteraad van 30 september 2021 waarin de kredietraming werd goedgekeurd en het perceel gelegen 2e Afdeling Sie F nr.901/02 privé-eigendom van de gemeente Alken werd gedesaffecteerd naar openbaar domein van de gemeente Alken.” 2. Inhoud van het beroepschrift
Verzoeker dient op 4 januari 2022 beroep in tegen deze beslissing van 28 december 2021, en argumenteert daarbij als volgt:
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
pagina 2 van 7
“Ten eerste vroeg ik het bestuursdocument waarbij aan de afdeling Vastgoedtransacties de opdracht werd gegeven om ondanks de lopende beroepsprocedure (mijn raadsman tekende beroep aan tegen het vastleggen van een nieuwe rooilijn-bijlage 3) toch verder te werken. De afdeling Vastgoedtransacties verwijst immers naar een dergelijke opdracht in de mail van 9 december 2021 (bijlage 4). Aan mijn verzoek wordt geen gevolg gegeven, maar men beperkt zich tot het opsturen van een aantal (mij reeds bekende) beslissingen van college en gemeenteraad die geen antwoord zijn op mijn vraag, met name een bestuursdocument afkomstig van de gemeente Alken gericht aan de afdeling Vastgoedtransacties van de Vlaamse Overheid. Tegen dit niet inwilligen van mijn verzoek tot openbaarmaking teken ik beroep aan. Ten tweede vroeg ik openbaarmaking van de uitvoeringsplannen van de geplande werken in de Hameestraat. Volgens de algemeen directeur betreft het hier geen bestuursdocumenten omdat de plannen nog niet definitief zijn. Ik kan met dit standpunt niet akkoord gaan: het is uiteraard mogelijk dat de plannen in een latere fase nog wijzigen, maar in casu werden de plannen door de gemeente Alken officieel bezorgd aan een andere overheid, de afdeling Vastgoedtransacties van de Vlaamse Overheid. Bovendien is het zo dat plannen wel degelijk werden getoond en gebruikt als overtuigingsstuk tijdens onderhandelingen met aanpalende eigenaars. Verder konden de eigenaars ook foto’s maken van de plannen. Ter illustratie bezorg ik een kopie van een dergelijke foto mij bezorgd door een verontruste buur (bijlage 5). Ikzelf was (omwille van het lopende beroep) niet aanwezig bij de onderhandelingen met de afdeling Vastgoedtransacties op 8 en 15 december 2021 en was aldus niet in de mogelijkheid om inzage te krijgen in de plannen, laat staan er een foto van te maken. Ik merk op dat ik openbaarmaking vraag van het volledige tracé van de werken en dus niet van enkel van mijn perceel. (…). Ook tegen deze weigering teken ik beroep aan.“ Verzoeker beoogt aldus, via het instellen van het voorliggende beroep, alsnog de gevraagde documenten te verkrijgen.
3. Standpunt van de gemeente Alken De gemeente Alken heeft op 17 januari 2022 aan de beroepsinstantie nadere toelichting en gegevens betreffende dit dossier bezorgd. De gemeente stelt daarbij onder meer het volgende:
Betreffende de opdracht gegeven aan de dienst Vastgoedtransacties. “Het college van burgemeester en schepenen heeft in haar zitting van 16 juni 2021 de beslissing genomen om de Dienst Vastgoedtransacties van de Vlaamse Overheid, Jaarbeurslaan 19 bus 22 te 3600 Genk, aan te stellen voor: - het opstellen van het schattingsverslag - het opstellen van de verkoopbeloftes - het opstellen van de aktes - het verlijden van de aktes - het vertegenwoordigen in naam van de gemeente Alken voor het voeren van de onderhandelingen en het ondertekenen van de aktes in naam van de gemeente Alken na goedkeuring van de ontwerpaktes door de gemeenteraad. Daarnaast zal er op het gemeentehuis een kantoorruimte ter beschikking gesteld worden voor Dienst Vastgoedtransacties om de onderhandelingen te voeren. Er werd door het college van burgemeester en schepenen, na de goedkeuring van het rooilijnenplan door de gemeenteraad van 30 september 2021, geen nieuwe beslissing genomen die de opdracht van de dienst Vastgoedtransacties genomen in de beslissing van het college van 16 juni 2021 wijzigt. Bijgevolg kan er ook geen ander besluit overgemaakt worden aan verzoeker en is de vraag van de verzoeker ook niet gevat door het bestuursdecreet op de openbaarheid van bestuursdocumenten.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
pagina 3 van 7
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 16 juni 2021 werd aan verzoeker overgemaakt op 28 december 2021.” Betreffende de uitvoeringsplannen van de werken in de Hameestraat (volledig tracé) “zoals ook getoond tijdens de recente onderhandelingen door de afdeling vastgoedtransacties.” “Op de gemeenteraad van 26.06.2014 werd de samenwerkingsovereenkomst met Infrax (ondertussen ‘fluvius’) en het gemeentebestuur goedgekeurd voor de riolerings- en wegeniswerken Hameestraat. Door het studiebureau Arcadis werden diverse voorontwerpen opgemaakt, zijnde: • • • •
in 2015 het GIP dossier in 2018 herziening GIP dossier nav opmerkingen Aquafin en VMM in 2019 aanpassingen omwille van opmerkingen GBC, … in 2020 aanpassingen omwille van opmerkingen GBC, …
De ontwerpen hebben door het studiebureau duidelijk de status van werkdocumenten ontvangen. Dit wordt zeer duidelijk gemaakt door de rode markering van de dag en het uur op de ontwerpen.
Het ontwerpplan van de dwarsprofielen heeft op 18.12.2020 de status van werkdocument ontvangen. Het ontwerpplan van de inrichting van de wegenis deel 1 heeft op 22.1.2021 de status van werkdocument ontvangen heeft. Het ontwerpplan van de inrichting van de wegenis deel 2 dat op 18.12.2020 de status van werkdocument ontvangen heeft.
Het feit dat de ontwerpplannen de status van werkdocument hebben, kunnen we ook afleiden uit het gegeven dat er nog geen besluit van de gemeenteraad tot vaststelling van voorlopige en/of definitieve uitvoeringsplannen van de Hameestraat gebeurd is. De aanleg van een nieuwe straat met nieuwe riolering en een gescheiden fietspad is onderhevig aan diverse normen uit het fietsvademecum. Het voorontwerp houdt hier rekening mee en voorziet dan ook dat er bij sommige eigenaars van de aangrenzende percelen een grondinname dient te gebeuren. Zoals in het vorige deel besproken zet de dienst vastgoedtransacties de onderhandelingen in der minne voort enkel met deze eigenaars die door een grondinname getroffen worden. Niet alle eigenaars worden dus uitgenodigd voor een grondverwerving in der minne. Bijkomend heeft elke eigenaar het recht om niet op dit overlegmoment in te gaan. De verzoeker laat uitschijnen in zijn verzoek dat het totale tracé van de uitvoeringsplannen getoond werd tijdens de onderhandelingen door de dienst vastgoedtransacties. Deze bewering klopt evenwel niet. Het betrof evenwel steeds individueel getoonde schetsen. Tijdens het overlegmoment maakt de dienst Vastgoedtransacties visueel duidelijk aan de eigenaars welke de impact is van de nieuwe inrichting van de weg op hun eigendomsperceel en of ze bereid zijn om, in der minne en onder opschortende voorwaarde van het verkrijgen van een omgevingsvergunning door de opdrachtgever, een deel van hun eigendom te verkopen aan het bestuur. Het betreft hier nog geen akte van aankoop maar een verkoopbelofte onder opschortende voorwaarden welke in der minne bedongen wordt.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
pagina 4 van 7
Individueel getoonde schetsen tijdens overlegmomenten met bewoners hebben de status van werkplannen, dienen voor een visuele voorstelling tijdens de bespreking in der minne en hebben geen enkele juridische rechtsgrond ten aanzien van de beslissingsbevoegdheid van het gemeentebestuur bij het vaststellen van definitieve uitvoeringsplannen. (…) Gelet op hoger vermelde argumentatie behoud ik mijn besluit van 28.12.2021 om aan de verzoeker geen digitaal afschrift te bezorgen van de uitvoeringsplannen van de werken van de volledige Hameestraat.” Het komt thans aan de beroepsinstantie toe om het beroep te beoordelen.
4. Standpunt van de beroepsinstantie Betreffende de opdracht gegeven aan de dienst Vastgoedtransacties. De beroepsinstantie is van oordeel dat het gevraagde bestuursdocument “waarbij aan de afdeling
Vastgoedtransacties de opdracht werd gegeven om ondanks de lopende beroepsprocedure (mijn raadsman tekende beroep aan tegen het vastleggen van een nieuwe rooilijn-bijlage 3) toch verder te werken” onbestaande is, nu de gemeente Alken duidelijk aangeeft dat door het college van burgemeester en schepenen, na de goedkeuring van het rooilijnenplan door de gemeenteraad van 30 september 2021, geen nieuwe beslissing is genomen die de opdracht van de dienst Vastgoedtransacties (genomen in de beslissing van het college van 16 juni 2021, die aan verzoeker werd overgemaakt op 28 december 2021) wijzigt. De beroepsinstantie kan niet anders dan hieruit afleiden dat het gevraagde document niet bestaat. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Op grond van het voorgaande kan de beroepsinstantie redelijkerwijze niet anders dan het beroep op dit punt als ongegrond te beschouwen.
Betreffende de uitvoeringsplannen van de werken in de Hameestraat (volledig tracé) “zoals ook getoond tijdens de recente onderhandelingen door de afdeling vastgoedtransacties.” De beroepsinstantie stelt vooreerst vast dat het voorwerp van het voorliggende beroep bestaat uit het verkrijgen van een afschrift van “de uitvoeringsplannen van de werken in de Hameestraat (volledig tracé) zoals ook getoond tijdens de recente onderhandelingen door de afdeling vastgoedtransacties”. Er wordt dus niet gevraagd naar de definitief goedgekeurde uitvoeringsplannen, die overigens hoe dan ook nog niet blijken te bestaan. De beroepsinstantie heeft de door de gemeente Alken overgemaakte plannen ingekeken, en stelt vast dat deze plannen uitdrukkelijk bestempeld werden als “werkdocument”. Deze vaststelling is uiteraard niet determinerend om te beslissen dat het gaat om onafgewerkte documenten, doch het is wel een eerste aanwijzing in die richting. Daarnaast heeft de beroepsinstantie ook vastgesteld dat de betrokken uitvoeringsplannen geen enkele handtekening bevatten. Dit wordt verklaard door het feit dat het in deze fase nog steeds gaat om ontwerpplannen. De definitieve uitvoeringsplannen die nog het voorwerp moeten uitmaken van een beslissingsprocedure door het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad werden nog niet aan het bestuur overhandigd door de ontwerper.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
pagina 5 van 7
Bovendien worden de aanpassingen aan de plannen steeds besproken in de schoot van de projectstuurgroep waar het gemeentebestuur slechts één van de partners is, naast de provincie, het departement MOW, De Lijn, …. Op basis van de input door de projectstuurgroep koppelt de ontwerper Arcadis voorstellen m.b.t. de inrichting van de weg terug aan de projectstuurgroep. Om voor subsidie van Vlaanderen in aanmerking te komen dient er immers een consensus aanwezig te zijn binnen de projectstuurgroep. Pas indien het dossier op die manier definitief klaar en afgewerkt is om aanbesteed te worden, wordt het overgemaakt aan het gemeentebestuur. De gemeente Alken weigert de betrokken ontwerpplannen vrij te geven in toepassing van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet. Deze decreetbepaling stelt dat een instantie een aanvraag tot openbaarmaking mag afwijzen als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn. De memorie van toelichting bij dit decreetartikel stelt het volgende: “Het ogenblik waarop een document als
"af" kan beschouwd worden, verschilt van document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen. Andere documenten, die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Zo zal een document dat wordt opgesteld door een groep personen, slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document dient veranderd te worden, wat niet uitsluit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn ten gevolge van nieuwe omstandigheden.” De beroepsinstantie is van oordeel dat de voorliggende documenten, zijnde de ontwerpplannen, niet kaderen in een besluitvormingsprocedure. Verder stelt de beroepsinstantie vast dat uit de dossiergegevens blijkt dat de betrokken opdracht van Arcadis thans nog steeds in uitvoering is. Bij een dergelijke opdracht wordt verwacht dat de definitieve plannen, na het bereiken van een consensus binnen de bovenvermelde projectstuurgroep, ondertekend worden en als afgewerkt product worden bezorgd aan de opdrachtgevers.
Verzoeker haalt aan dat de kwestieuze plannen wel degelijk werden getoond en gebruikt als overtuigingsstuk tijdens onderhandelingen met aanpalende eigenaars. Uit de toelichting van de gemeente Alken blijkt echter dat deze bewering niet klopt indien daarmee bedoeld zou worden dat het totale tracé van de uitvoeringsplannen getoond werd tijdens de onderhandelingen door de dienst vastgoedtransacties. Het betrof klaarblijkelijk steeds individueel getoonde schetsen die tijdens het overlegmoment door de dienst Vastgoedtransacties werden getoond om aan de betrokken eigenaars visueel duidelijk te maken welke de impact is van de nieuwe inrichting van de weg op hun eigendomsperceel en of ze bereid zouden kunnen gevonden worden om in der minne en onder opschortende voorwaarde van het verkrijgen van een omgevingsvergunning door de opdrachtgever, een deel van hun eigendom te verkopen aan het bestuur. De beroepsinstantie besluit dat, op basis van deze elementen, duidelijk blijkt dat de gevraagde plannen zich nog in ontwerpfase bevinden, dat er nog geen definitieve consensus binnen de projectstuurgroep over bestaat en dat ze nog niet ondertekend werden, zodat ze door de gemeente Alken terecht werden gekwalificeerd als onafgewerkte documenten in de zin van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet. Het feit dat de plannen reeds bezorgd werden aan de dienst Vastgoedtransacties blijkt inderdaad correct, doch dit houdt daarom niet in dat het hier gaat om plannen die de status van afgewerkte documenten
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
pagina 6 van 7
kunnen genieten. De plannen zullen deze status, zoals reeds vermeld, pas verwerven wanneer zij, na consensus binnen de projectstuurgroep, en na ondertekening, de definitieve goedkeuring dragen van de bevoegde gemeentelijke organen. Deze goedkeuring is thans nog niet voorhanden. Na deze goedkeuring zullen de plannen uiteraard wel moeten worden beschouwd als bestuursdocumenten die “af” zijn en derhalve principieel voor openbaarmaking in aanmerking komen, behoudens de eventuele toepassing van de wettelijke en decretaal voorziene uitzonderingsgronden. De beroepsinstantie is aldus van mening dat het beroep, ook wat dit punt betreft, als ongegrond dient beschouwd te worden Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 4 januari 2022 van xxx, gericht tegen de beslissing d.d. 28 december 2021 van de gemeente Alken wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 10 februari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/007
pagina 7 van 7