Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/054
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/054
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 19 januari 2020 diende xxx een openbaarheidsverzoek in bij de Vlaamse Vervoersmaatschappij De Lijn (hierna vermeld als De Lijn), waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle verslagen van de Raad van Bestuur van De Lijn in de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, met bijhorende bijlagen. Tot op heden werd niet gereageerd op voormeld verzoek door De Lijn. Op 24 februari 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de ontstentenis van beslissing vanwege De Lijn. Het beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 25 februari 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 19 januari 2020. De Lijn heeft nagelaten om dit verzoek binnen de decretaal bepaalde termijn te beantwoorden. Conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet heeft de termijn om beroep in te stellen bijgevolg geen aanvang genomen.
www.vlaanderen.be
Het beroep d.d. 24 februari 2020 werd bijgevolg tijdig ingediend en is dan ook ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
Verzoeker stelt een beroep in bij de beroepsinstantie omdat hij na zijn oorspronkelijk openbaarheidsverzoek d.d. 19 januari 2020 en na een herinnering op 21 februari 2020 geen enkele reactie mocht ontvangen vanwege De Lijn.. Hij vraagt de beroepsinstantie om de passende stappen te ondernemen zodat hij zou kunnen beschikken over de door hem opgevraagde documenten: alle verslagen van de Raad van Bestuur van De Lijn in de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, met bijhorende bijlagen.
2. Toelichting door De Lijn De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met De Lijn op 27 februari 2020. Op 3 maart 2020 en 24 maart 2020 werd vanuit De Lijn meegedeeld aan de beroepsinstantie dat ze de gevraagde documenten niet kunnen toesturen aan verzoeker. Zij beschouwen het openbaarheidsverzoek als kennelijk onredelijk en verwijzen daarvoor naar de toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Op 24 maart 2020 is er vanuit De Lijn een mail gestuurd aan de beroepsinstantie, met de opgevraagde stukken voor één vergadering als bijlage. Daarbij werd nog meegedeeld dat er twee volledige werkdagen nodig zijn om nog maar de stukken van die éne vergadering te gaan toetsen aan de diverse uitzonderingsgronden.
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt in de eerste plaats vast dat De Lijn geen correcte toepassing heeft gemaakt van de ingeroepen uitzonderingsregel om niet in te gaan op het verzoek tot openbaarheid. Volgens artikel II.33 1° van het Bestuursdecreet kan een overheidsinstantie een openbaarheidsverzoek enkel afwijzen wanneer de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42. Zo een verzoek tot herformulering werd bij dit openbaarheidsverzoek nooit gesteld, zo is gebleken. Dergelijk verzoek tot herformulering werd wel al gedaan door De Lijn bij eerdere ruime openbaarheidsverzoeken van dezelfde
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/054
pagina 2 van 4
verzoeker, doch daar werd toen nooit op ingegaan door verzoeker. De beroepsinstantie wenst De Lijn toch te duiden op het belang van de correcte toepassing van de openbaarheidsregelgeving, zoals geformuleerd in het Bestuursdecreet en de naleving van de bepaling van artikel II.42 van het Bestuursdecreet in het bijzonder. De beroepsinstantie moet daarnaast in casu echter vaststellen dat de vraagstelling van verzoeker wel bijzonder ruim is: alle verslagen van de Raad van Bestuur van De Lijn in de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, met de bijhorende bijlagen. Na daartoe de nodige informatie te hebben ingewonnen bij De Lijn, kan de beroepsinstantie zich zelf een concreet beeld vormen van de omvang van de opgevraagde documenten en de inhoud ervan: het gaat hierbij dus om de verslagen van de Raden van Bestuur bij De Lijn, met de bijhorende bijlagen. De Beroepsinstantie heeft steekproefsgewijs alle documenten opgevraagd met betrekking tot één enkele vergadering van de Raad van Bestuur bij De Lijn. Daaruit is gebleken dat het om meer dan 450 bladzijden gaat aan documenten (38 MB), die verband houden met één vergadering van de Raad van Bestuur: notulen, nota’s, beslissingsfiches, bijhorende stukken … Vanuit De Lijn werd meegedeeld aan de beroepsinstantie dat er twee dagen werd gewerkt door een personeelslid om de documenten van één vergadering van de Raad van Bestuur te screenen. Aangezien er op jaarbasis 12 vergaderingen plaatsvinden van de Raad van Bestuur, komt dit dus neer op méér dan 5000 bladzijden die het voorwerp uitmaken van dit openbaarheidsverzoek. Er kan voor de beroepsinstantie dan ook geen twijfel over bestaan dat het zeer zeker een enorm tijdrovend werk zou zijn om al die duizenden documenten, zoals hiervoor beschreven, volledig te gaan nalezen en dan nog eens te gaan screenen op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden (onder meer de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bescherming van vertrouwelijke commerciële informatie van bedrijven, economische en financiële belangen van de overheidsinstanties zelf, …). Een grondige en gedetailleerde screening van alle betrokken documenten is hier aan de orde en dit voor duizenden stukken. In casu beschikt de beroepsinstantie wel degelijk over concrete aanduidingen die wijzen op een kennelijk onredelijk karakter van dit openbaarheidsverzoek. Het verzoek heeft immers betrekking op duizenden documenten, zoals hiervoor al werd uiteengezet. Het voorwerp is dan ook dermate omvangrijk dat de aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd, omdat een screening van al die documenten met het oog op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden een enorm en overdreven tijdrovend werk zou inhouden voor de betrokken instantie, De Lijn. Artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd. Het komt een overheidsinstantie of de beroepsinstantie in principe niet toe om de motieven van de aanvragen of van de beroepen te onderzoeken. Dit kan echter geen vrijgeleide zijn om een dermate grote hoeveelheid documenten aan te vragen, waardoor
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/054
pagina 3 van 4
een onredelijke werkoverlast ontstaat voor de instantie en waardoor de normale werking ervan in het gedrang komt. Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van het bestuur. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. De beroepers hebben aldus het volste recht gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die ze zich ter harte hebben genomen, na te gaan. Zij zijn er echter niet van ontslagen om hun rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen. Het belang dat de beroepers bij de uitoefening van hun rechten hebben, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. De beroepsinstantie stelt vast dat het openbaarheidsverzoek van verzoeker in casu een al te ruime omvang heeft, vermits het betrekking heeft op duizenden documenten die zich bij De Lijn bevinden. Het voorwerp is dermate omvangrijk en de toetsing van alle documenten aan de uitzonderingsgronden is zo tijdrovend, dat deze aanvraag dan ook als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd. Na billijke afweging van ieders belangen, komt de beroepsinstantie, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, dan ook tot de conclusie dat het huidig openbaarheidsverzoek moet worden afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt (door het opvragen van duizenden documenten bij De Lijn) weegt kennelijk niet op tegen de last die deze veel te algemeen geformuleerde aanvraag veroorzaakt voor de betrokken instantie. Het ingediende beroepschrift moet dan ook als ongegrond worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 24 februari 2020 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege De Lijn wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 26 maart 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur,
Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/054
pagina 4 van 4