Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/002
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/002
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 16 november2020 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de Vlaamse Belastingdienst (hierna vermeld als: VLABEL) om een afschrift te verlenen van de telefoongesprekken die er zijn geweest op 22 oktober 2020 tussen verzoeker en twee medewerkers van de Vlaamse Belastingdienst. Op 16 december 2020 werd voormeld openbaarheidsverzoek afgewezen door VLABEL. Op 24 december 2020 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de weigeringsbeslissing van VLABEL. Dit beroep werd geregistreerd op 4 januari 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 16 november 2020. De weigeringsbeslissing van VLABEL dateert van 16 december 2020. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift van verzoeker d.d. 24 december 2020 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd.
www.vlaanderen.be
Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
Verzoeker geeft aan dat VLABEL vroegtijdig geluidsopnames heeft verwijderd om zodoende deze niet meer in het kader van openbaarheid van bestuur te moeten overmaken. Zij beroepen zich op de GDPR wetgeving die erin voorziet dat deze gesprekken 1 maand bewaard moeten worden. Volgens verzoeker is dit een flagrante inbreuk op zowel de wet inzake openbaarheid van bestuur als op de GDPR wetgeving mbt het bewaren van gegevens. Verzoeker wenst alsnog deze gegevens conform de wetgeving te bekomen.
2. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met VLABEL, waarbij werd gevraagd om aan te geven of ze in het bezit zijn van de opgevraagde telefoongesprekke en hoe alles nu exact is verlopen. Uit de ingewonnen informatie is gebleken dat xxx op 22 oktober 2020 gesprekken heeft gevoerd met medewerkers van VLABEL. Verzoeker had daarvoor eerst gebeld naar het nummer 1700, het gratis informatienummer van de Vlaamse overheid. Van daaruit werd het gesprek door de voorlichter doorgeschakeld naar de medewerkers van VLABEL Het is inderdaad zo dat de gesprekken met het nummer 1700 worden opgenomen en een tijdje bewaard worden. Naar aanleiding van het openbaarheidsverzoek van xxx, heeft men bij VLABEL geprobeerd om de op 22 oktober 2020 gevoerde gesprekken te traceren en terug te vinden. Op 24 november 2020 is vanuit VLABEL aan het Agentschap Informatie Vlaanderen (die bevoegd zijn voor de diensten van het nummer 1700) gevraagd om de metadata van de opgevraagde gesprekken te achterhalen. Op 25 november 2020 heeft het contactcenter van het Agentschap Informatie Vlaanderen laten weten aan VLABEL dat de opgevraagde gesprekken al verwijderd waren, conform de GDPR-richtlijn, die voorschrijft dat gesprekken nog slechts één maand mogen bijgehouden worden. Dit alles verklaart dus waarom de opgevraagde gesprekken d.d. 22 oktober 2020 niet meer in het bezit zijn van VLABEL, noch in het bezit zijn van Agentschap Informatie Vlaanderen (die de dienst 1700 beheert). Het gaat dus om onbestaande documenten.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/002
pagina 2 van 3
De beroepsinstantie kan dus enkel maar vaststellen dat wat betreft de opgevraagde telefoongesprekken tussen verzoeker en VLABEL (via het contactcenter 1700), VLABEL niet in het bezit is van de gevraagde documenten. Het recht op openbaarheid van bestuur onder de vorm van een afschrift van een bestuursdocument geldt logischerwijze enkel voor effectief bestaande bestuursdocumenten of documenten die in het bezit zijn van de betrokken overheidsinstantie. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat VLABEL niet in het bezit is van de opgevraagde telefoongesprekken. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 24 december 2020 tegen de weigeringsbeslissing vanwege VLABEL wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 21 januari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/002
pagina 3 van 3