Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/136

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 21 april 2020 diende xxx bij het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs een verzoek in tot het verkrijgen van een afschrift van de volgende documenten:

- Het register van de inkomende briefwisseling (met uitzondering van de gegevens die afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) in de periode juli 2019 tot 30 september 2019, bijgehouden door de Vlaams minister van Onderwijs. - Het register van de inkomende briefwisseling (met uitzondering van de gegevens die afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) in de periode van 17 maart 2020, de start van de lockdown tot op heden, bijgehouden door de Vlaams minister van Onderwijs. - Digitaal afschrift van het register openbaarheid van de Vlaams minister van Onderwijs sinds april 2019. Op 7 mei 2020 werd voormeld openbaarheidsverzoek afgewezen. Op 2 juni 2020 diende verzoeker hiertegen beroep in bij de beroepsinstantie. Het beroepschrift werd geregistreerd op 3 juni 2020.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van xxx dateert van 21 april 2020. Het antwoord d.d. 7 mei 2020 hierop van het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden en modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet zodat de beroepstermijn pas aanvangt vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het ingediende beroep van 2 juni 2020 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Bestreden beslissing

De bestreden beslissing van het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs d.d. 7 mei 2020 stelt dat dat gevraagde documenten niet bestaan. Er bestaat geen wettelijke verplichting in hoofde van een minister of zijn/haar kabinet om de bestuursdocumenten waarover deze beschikt, te archiveren of over te dragen. Daarbij wordt verwezen naar artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

2. Inhoud van het beroepschrift Beroeper neemt hiermee geen genoegen en stelt in zijn beroepschrift het volgende : -

De minister van onderwijs beschikt niet over de gevraagde informatie. In dat geval is het conform het bestuursdecreet een vereiste dat de vraag wordt doorgezonden aan het bestuur dat vermoedelijk nog beschikt over deze gegevens. Bijgevolg dient conform het Bestuursdecreet deze vraag inzake openbaarheid te worden doorgestuurd aan de voormalige minister van onderwijs.

De minister laat weten geen register van inkomende briefwisseling bij te houden op zijn kabinet. Dit lijkt voor de verzoeker zeer onwaarschijnlijk. Hij vraagt de beroepsinstantie te onderzoeken of de minister van onderwijs inderdaad geen register van inkomende briefwisseling heeft op zijn kabinet.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

pagina 2 van 7

Betreffende het register vanaf de periode waarvoor hij verantwoordelijk is, laat de minister eigenlijk weten dat hij dit register reeds vernietigd heeft. Het is strijdig met de vereiste van het Bestuursdecreet.

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft, om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen, het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs om nadere toelichting verzocht betreffende dit beroep. Op 15 juni 2020 en 30 juni werd de gevraagde informatie bezorgd aan de beroepsinstantie.

Eerste onderdeel: Het register van de inkomende briefwisseling in de periode juli 2019 tot 30 september 2019, bijgehouden door de Vlaams minister van Onderwijs Uit het onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs niet in het bezit is van het register van inkomende briefwisseling voor de periode van juli 2019 tot 30 september 2019. Er vond immers geen overdracht plaats van dat gevraagde register vanuit het vorige bevoegde kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs. Het kabinet van de huidige Minister van Onderwijs startte pas zijn activiteiten in oktober 2019. De beroepsinstantie wijst in dit verband op artikel II.40, Â§1, tweede lid Bestuursdecreet dat bepaalt dat als de aanvraag wordt ingediend bij een overheidsinstantie die het bestuursdocument niet bezit, deze overheidsinstantie de aanvraag zo snel mogelijk doorstuurt naar de overheidsinstantie die het document vermoedelijk bezit en dat de aanvrager daarvan onmiddellijk op de hoogte wordt gebracht. De beroepsinstantie stelt vast dat het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs dit niet heeft gedaan. Evenwel koppelt het Bestuursdecreet hieraan geen enkel gevolg. Het recht op openbaarheid van bestuur kan maar worden uitgeoefend, zoals blijkt uit artikel I.4, 3Â° van het Bestuursdecreet, voor zover een instantie in het bezit is van de beoogde bestuursdocumenten. Gezien kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs niet in het bezit is, zoals hierboven aangegeven, van de gevraagde informatie, is de beroepsinstantie bijgevolg redelijkerwijze van oordeel dat er ook geen afschrift kan van verleend worden. Om bovenvermelde redenen wordt het beroep, wat dit onderdeel betreft, als ongegrond beschouwd.

Tweede onderdeel: Het register van de inkomende briefwisseling in de periode van 17 maart 2020, de start van de lockdown tot op heden, bijgehouden door de Vlaams minister van Onderwijs. Uit het onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat in de praktijk alle individuele papieren stukken die op het kabinet binnenkomen worden geregistreerd en enkele data meekrijgen: datum, onderwerp, verzender, ontvanger, etc. Deze lijst wordt opgemaakt door de mensen aan het onthaal van het kabinet en zij scannen daarbij ook de stukken die via briefwisseling zijn binnengekomen.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

pagina 3 van 7

Uit de aan de beroepsinstantie bezorgde lijsten kon worden afgeleid dat er in de geregistreerde gegevens enorm veel persoonsgegevens van natuurlijke personen voorkomen en dit in verschillende velden van het registratiesysteem. Zelfs voor de door verzoeker vermelde periode gaat het al om honderden records in het registratiesysteem, waardoor het echt onmogelijk is om manueel door deze lijsten te gaan en deze te onderwerpen aan een grondige en gedetailleerde screening om alles te gaan aftoetsen aan de decretale en wettelijke uitzonderingsgronden. Er kan voor de beroepsinstantie dan ook geen twijfel over bestaan dat het zeer zeker een enorm tijdrovend werk zou zijn om het register van de inkomende briefwisseling volledig te gaan nalezen en dan nog eens te gaan screenen op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden (onder meer de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bescherming van vertrouwelijke commerciĂŤle informatie, â€Ś). Een grondige en gedetailleerde screening van alle inkomende briefwisseling is hier aan de orde en dit voor honderden stukken. In casu wijst de beroepsinstantie dan ook op het kennelijk onredelijk karakter van dit onderdeel van dit openbaarheidsverzoek. Het verzoek heeft immers betrekking op een register met honderden documenten, zoals hiervoor al werd uiteengezet. Het voorwerp is dan ook dermate omvangrijk dat de aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd, omdat een screening van het register van al die documenten met het oog op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden een enorm en overdreven tijdrovend werk zou inhouden voor de betrokken instantie. Artikel II.40, Â§3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd. Het komt een overheidsinstantie of de beroepsinstantie in principe niet toe om de motieven van de aanvragen of van de beroepen te onderzoeken. Dit kan echter geen vrijgeleide zijn om een dermate grote hoeveelheid documenten aan te vragen, waardoor een onredelijke werkoverlast ontstaat voor de instantie en waardoor de normale werking ervan in het gedrang komt. Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van het bestuur. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. De beroepers hebben aldus het volste recht gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die ze zich ter harte hebben genomen, na te gaan. Zij zijn er echter niet van ontslagen om hun rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen. Het belang dat de beroepers bij de uitoefening van hun rechten hebben, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. De beroepsinstantie stelt vast dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek van verzoeker in casu evenwel een al te ruime omvang heeft. Het voorwerp is dermate omvangrijk en de toetsing van alle documenten aan de uitzonderingsgronden is zo tijdrovend, dat deze aanvraag dan ook als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

pagina 4 van 7

Na billijke afweging van ieders belangen, komt de beroepsinstantie, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, dan ook tot de conclusie dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek moet worden afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt (door het opvragen van een register met honderden documenten) weegt kennelijk niet op tegen de last die deze aanvraag veroorzaakt voor de betrokken instantie. Dit onderdeel van het ingediende beroepschrift moet dan ook als ongegrond worden beschouwd.

Derde onderdeel: het register openbaarheid van de Vlaams minister van Onderwijs sinds april 2019. Uit de ingewonnen informatie bij het kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs is gebleken dat zij in het bezit zijn van een register inzake openbaarheid van bestuur en dit voor de periode van oktober 2019 tot op heden. De beroepsinstantie werd in kennis gesteld van het feit dat er vanuit het kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs op 30 juni 2020 een mail werd gestuurd aan verzoeker, waarbij het gevraagde openbaarheidsregister werd bezorgd aan xxx. De beroepsinstantie ontving een afschrift van de mail waarmee dit gebeurde. Voor het ter beschikking gestelde register wordt dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek dan ook als zonder voorwerp beschouwd. In het meegestuurde register werden de persoonsgegevens van natuurlijke personen onleesbaar gemaakt, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen. Artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet bepaalt dat een aanvraag tot openbaarmaking, voor zover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, wordt afgewezen, “als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt”. Hoewel het hier om een absolute uitzonderingsgrond gaat waardoor er geen belangenafweging moet plaatsvinden tussen het door de uitzonderingsgrond beschermde belang met het belang van de openbaarheid, vertoont de in artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet bedoelde uitzonderingsgrond niettemin een relatief aspect. De decreetgever was weliswaar van oordeel dat er geen afweging vereist is met het openbaar belang dat met de openbaarheid is gediend, maar wijst er desondanks op dat telkens en in concreto geoordeeld moet worden of er al dan niet een inbreuk is gepleegd op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Vlaams Parlement, Parl. St. 2017-2018, nr. 1656/1, blz. 58). Artikel 22 van de Grondwet waarborgt uitdrukkelijk het recht op eerbiediging van het privé-leven. De bedoeling en het fundamentele uitgangspunt van de in artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet bedoelde uitzonderingsgrond bestaat er precies in om het aan iedereen toegekende grondwettelijke recht op de eerbiediging van zijn privéleven te beschermen. De identiteitsgegevens en adresgegevens met betrekking tot natuurlijke personen zijn ontegensprekelijk gegevens die behoren tot de persoonlijke levenssfeer van een natuurlijke persoon en dienen te worden beschermd. De beroepsinstantie is daarom van oordeel dat voormelde persoonsgegevens die in het register voorkomen, behoren tot de persoonlijke levenssfeer en daarom niet openbaar mogen gemaakt worden.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

pagina 5 van 7

Deze persoonsgegevens moeten dan ook onleesbaar worden gemaakt, in toepassing van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet. Het register inzake openbaarheid van bestuur (periode oktober 2019 – tot op heden), dat het kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs in zijn bezit heeft, werd bijgevolg dan ook terecht gedeeltelijk openbaar gemaakt, met weglating van de persoonsgegevens van natuurlijke personen. Het ingestelde beroep is dan ook, wat dit onderdeel betreft, als ongegrond te beschouwen. Daarnaast kon de beroepsinstantie vaststellen dat het kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs Vlaamse Regering geen andere registers inzake openbaarheid van bestuur in zijn bezit heeft, dan datgene dat hiervoor werd vermeld. Het openbaarheidsregister van de vorige Vlaamse minister van Onderwijs werd niet overgedragen aan het huidige kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs. De beroepsinstantie wijst in dit verband op artikel II.40, §1, tweede lid Bestuursdecreet dat bepaalt dat als de aanvraag wordt ingediend bij een overheidsinstantie die het bestuursdocument niet bezit, deze overheidsinstantie de aanvraag zo snel mogelijk doorstuurt naar de overheidsinstantie die het document vermoedelijk bezit en dat de aanvrager daarvan onmiddellijk op de hoogte wordt gebracht. De beroepsinstantie stelt vast dat het kabinet van Vlaams minister van Onderwijs dit niet heeft gedaan. Evenwel koppelt het Bestuursdecreet hieraan geen enkel gevolg. Het recht op openbaarheid van bestuur kan maar worden uitgeoefend, zoals blijkt uit artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, voor zover een instantie in het bezit is van de beoogde bestuursdocumenten. Gezien het kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs niet in het bezit is, zoals hierboven aangegeven, van het openbaarheidsregister van de vorige bevoegde Vlaamse minister van Onderwijs (voor de periode van april 2019 – oktober 2019), is de beroepsinstantie bijgevolg redelijkerwijze van oordeel dat er ook geen afschrift kan van verleend worden. Om bovenvermelde redenen wordt het beroep, wat dit onderdeel betreft, als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 2 juni 2020 tegen de weigeringsbeslissing vanwege het kabinet van de Vlaamse minister van Onderwijs wordt als ontvankelijk en deels als zonder voorwerp en deels als ongegrond beschouwd. Brussel, 1 juli 2020

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

pagina 6 van 7

Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/136

pagina 7 van 7