Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/292
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/292
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 9 oktober 2020 diende xxx een verzoek in bij het kabinet van Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook (e-mails, brieven, notulen, beleidsdocumenten, geluidsen video-opnames, eventuele bijlagen, etc.) die kunnen beschouwd worden als milieu-informatie en/of energiebeleid en over de periode van 1 januari 2014 tot en met 9 oktober 2020 werden uitgewisseld tussen het kabinet van de Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme (de huidige en zijn voorgangers) en: Ondernemingen waarvan duidelijk is of u bekend is dat zij deel uitmaken van Exxon Mobil Petroleum & Chemical en van Total Belgium; Fédération Belge de l'Automobile & du Cycle (FEBIAC Asbl); Belgische Federatie der Brandstoffenhandelaars (Brafco); Fédération Pétrolière Belge (FPB) ; Traxio ; De Minister-President van de Vlaamse Regering en zijn kabinet. Het kabinet van Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme heeft het verzoek tot openbaarmaking bij mailbericht d.d. 23 oktober 2020 geweigerd. Op 5 november 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de voormelde weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 9 november 2020.
www.vlaanderen.be
Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 9 oktober 2020. De in beroep aangevochten beslissing van het kabinet van Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme d.d. 23 oktober 2020 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het ingediende beroep van 5 november 2020 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Bij mail d.d. 23 oktober 2020 heeft het kabinet van Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme het openbaarheidsverzoek afgewezen omwille van het feit dat ze van oordeel waren dat het openbaarheidsverzoek d.d. 9 oktober 2020 quasi identiek was aan de eerder verzoeken inzake openbaarheid van bestuur van 26 augustus 2020 van dezelfde verzoekster. Deze verzoeken tot openbaarheid van bestuur werden na een verzoek tot herformulering van 18 september 2020 op 7 oktober 2020 afgewezen als kennelijk onredelijk. Derhalve handhaaft het kabinet van Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme haar eerder ingenomen standpunt van 7 oktober 2020. Daarom wordt ook dit verzoek tot openbaarheid van bestuur afgewezen op grond van artikel II.33, eerste lid, 1° van het Bestuursdecreet (kennelijke onredelijkheid).
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker dient een beroep in tegen de afwijzing van de Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme van het openbaarheidsverzoek. Zij stelt in haar beroepschrift het volgende: “Het kabinet van de Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme wijst ons verzoek af als zijnde hetzelfde verzoek als het verzoek dat we ingediend hadden op 26 augustus 2020. Wij betwisten dit argument: de twee verzoeken zijn duidelijk verschillend.”
3. Standpunt van de beroepsinstantie
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/292
pagina 2 van 5
De beroepsinstantie stelt vooreerst vast dat met het openbaarheidsverzoek d.d. 9 oktober 2020 een aantal documenten worden opgevraagd die dateren van vóór 2 oktober 2019, dit is de datum waarop de huidige Vlaamse Regering is aangetreden. Hieromtrent is de beroepsinstantie van oordeel dat, gezien de vraagstelling van de beroeper effectief gericht is aan het kabinet van mevrouw Demir in haar hoedanigheid van Vlaams minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme en gezien ook het voorwerp van de vraagstelling in de initiële vraagstelling in die zin wordt aangegeven: “Alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook , uitgewisseld tussen het kabinet van de Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme (de huidige en zijn voorgangers)”, het inderdaad zo is dat mevrouw Demir pas sinds 2 oktober 2019 Vlaams minister is. Dat maakt dat er geen correspondentie tussen het kabinet van mevrouw Demir in die hoedanigheid, en de diverse bestemmelingen bestaat van vóór 2 oktober 2019. Het gaat aldus om documenten die het kabinet niet in het bezit heeft. Bijgevolg heeft het verzoek, in de mate dat het betrekking heeft op correspondentie van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019, betrekking op documenten die geen bestuursdocumenten zijn in de zin van het Bestuursdecreet. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Het kabinet van minister Demir deelde aan de beroepsinstantie ook nog het volgende mee met betrekking tot de documenten die van vóór 2 oktober 2019 dateren: “Het behoort niet tot de geplogenheid dat deze data van aftredende naar opvolgende kabinetten wordt overgedragen. Pro memorie wordt vermeld dat de Archiefwet bepaalt dat de besturen ertoe gehouden zijn hun archieven na dertig jaar over te maken aan het Rijksarchief maar dat, bij mijn weten, deze verplichting zich niet uitstrekt tot de kabinetsarchieven.” Het beroep is bijgevolg, in de mate dat het betrekking heeft op correspondentie van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019, ongegrond. De beroepsinstantie stelt voorts vast dat, wat de tijdsperiode 2 oktober 2019 tot en met 9 oktober 2020 betreft, het kabinet van Vlaams minister Demir beroep doet op de uitzonderingsgrond vermeld in artikel II.33, 1° Bestuursdecreet. Volgens artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet kan een overheidsinstantie een openbaarheidsverzoek afwijzen wanneer de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42. Op grond van de ontvangen toelichting van het kabinet Demir kan de beroepsinstantie wel inzien dat het voldoen aan het verzoek van de beroeper, gelet op de omvang ervan en de nodige tijdsbesteding hieraan, een significante impact heeft. De beroepsinstantie gaat niet akkoord met de zienswijze van verzoekster dat het huidige openbaarheidsverzoek in wezen verschilt van haar vorig verzoek d.d. 26 augustus 2020 (waarover door de beroepsinstantie een uitspraak werd gedaan op 6 november 2020 in dossier OVB/2020/265). De vraag moet zelfs gesteld worden of het huidige openbaarheidsverzoek niet nog ruimer is dan het eerste verzoek d.d. 26 augustus 2020. De beroepsinstantie stelt immers vast dat met dit nieuwe verzoek wordt gevraagd naar een afschrift van alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook (emails, brieven, notulen, beleidsdocumenten, geluids- en video-opnames, eventuele bijlagen, etc.) die kunnen beschouwd worden als milieu-informatie en/of energiebeleid. Bij het vorige verzoek d.d. 26 augustus 2020 werd de scope nog “beperkt” tot een opsomming van 22 thema’s, terwijl nu met het nieuwe openbaarheidsverzoek wordt gevraagd naar “alle documenten en correspondentie die kunnen beschouwd worden als milieu-informatie en/of energiebeleid”, zonder enige beperking qua thema of onderwerp. Daarom bevestigt de beroepsinstantie haar standpunt, zoals uiteengezet in het dossier OVB/2020/265 (met betrekking tot het eerdere openbaarheidsverzoek van verzoekster d.d. 26 augustus 2020)
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/292
pagina 3 van 5
Er kan voor de beroepsinstantie dan ook geen twijfel over bestaan dat het in casu, voor het huidige openbaarheidsverzoek d.d. 9 oktober 2020, eveneens zeer zeker een enorm intensief en tijdrovend werk zou zijn om - gezien de scope van het verzoek: het aantal correspondenten, en de verwijzing naar alle documenten en correspondentie die kunnen beschouwd worden als milieu-informatie en/of energiebeleid in het openbaarheidsverzoek en de tijdsperiode waarop het verzoek betrekking heeft - de grote hoeveelheid aan documenten te verzamelen door de talrijke kabinetsmedewerkers (naast de minister bestaat het kabinet uit +25 medewerkers) en dan nog eens te gaan screenen op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden. Een grondige en gedetailleerde screening van een grote hoeveelheid aan documenten is hier aan de orde. Gezien de diverse bevoegdheden en de daarmee gepaard gaande opdrachten en taken van (het kabinet van) Vlaams minister Demir, alsook gezien de grote uitdagingen die de huidige gezondheidscrisis (covid-19 pandemie) met zich meebrengt, is het duidelijk dat het kabinet over te weinig mankracht beschikt om het enorme werk voor deze screeningsopdracht uit te voeren. In casu wijst de beroepsinstantie dan ook op het kennelijk onredelijk karakter van dit onderdeel van dit openbaarheidsverzoek. Het voorwerp is dan ook dermate omvangrijk – zoals hierboven weergegeven - dat de aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd, omdat het verzamelen en de screening van al die documenten met het oog op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden een enorm en overdreven tijdrovend werk zou inhouden voor de betrokken instantie. Artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd. Het komt een overheidsinstantie of de beroepsinstantie in principe niet toe om de motieven van de aanvragen of van de beroepen te onderzoeken. Dit kan echter geen vrijgeleide zijn om een dermate grote hoeveelheid documenten aan te vragen, waardoor een onredelijke werkoverlast ontstaat voor de instantie en waardoor de normale werking ervan in het gedrang komt. Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van het bestuur. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. De beroepers hebben aldus het volste recht gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die ze zich ter harte hebben genomen, na te gaan. Zij zijn er echter niet van ontslagen om hun rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen. Het belang dat de beroepers bij de uitoefening van hun rechten hebben, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. De beroepsinstantie stelt vast dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek in casu evenwel een al te ruime omvang heeft. Het voorwerp is dermate omvangrijk en de toetsing van alle documenten aan de uitzonderingsgronden is zo tijdrovend, dat deze aanvraag dan ook als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd. Na billijke afweging van ieders belangen, komt de beroepsinstantie, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, dan ook tot de conclusie dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek terecht moet worden afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt weegt kennelijk niet op tegen de last die het inwilligen van deze omvangrijke aanvraag inzake openbaarheid van bestuur zou veroorzaken voor de betrokken instantie (kabinet van Vlaams minister Demir). Om deze redenen wordt het beroep, in de mate dat het betrekking heeft op de gevraagde correspondentie van 2 oktober 2019 tot en met 9 oktober 2020, eveneens als ongegrond beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/292
pagina 4 van 5
Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 5 november 2020 tegen de weigeringsbeslissing vanwege het kabinet van Vlaams Minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 1 december 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/292
pagina 5 van 5