leidraad
voor het opstellen van een
projectdefinitie
Het Kenniscentrum PPS is dé knooppunten netwerkorganisatie van en voor de Vlaamse overheid, die het PPS-beleid adviseert en inspireert, en die publiek-private samenwerkingsprojecten in Vlaanderen ondersteunt.
Koolstraat 35, 1e verdieping | 1000 Brussel | T 02-553 29 39 | F 02-553 28 09 | pps@vlaanderen.be www.vlaanderen.be/pps
Hieronder is te lezen hoe u een nota/projectdefinitie kan uitwerken en met welke elementen rekening kan worden gehouden bij het vormgeven van de oplossing die u met het project wil nastreven. Indicatief worden in het bijzonder een aantal kritische vragen meegegeven die kunnen helpen bij het uitschrijven van de tekst.
inleiding
Wat is de structuur van de nota?
situering en omvang Wat is de context van het project? Welke diensten zijn betrokken? Welke problemen ervaren de betrokkenen (opdrachtgever, betrokken diensten)? Welke oorzaken ziet men voor deze problemen? Wat zijn de resultaten van eventuele eerdere haalbaarheidsen omgevingsstudies? Wie heeft waarover een besluit genomen?
doelstelling
Waarom heeft de opdrachtgever het projectresultaat nodig? Wat wil de opdrachtgever met het project bereiken? Wat is de invloed van het project op organisatie, personeel, informatiesystemen? Wat is er klaar als het project afgerond is? Wat is er dan concreet? Hoe ziet het resultaat er dan uit (vorm, kleur, beweging, plaats, ruimte, taken, functies)? Wat zal het effect zijn? Wat verandert erdoor? Waar moet het in passen? Waar krijgt het mee te maken? Wat zijn samengevat de belangrijkste randvoorwaarden, eisen en wensen? Wat willen de betrokkenen bereiken? Wat hebben de betrokkenen eraan? Wat draagt u aan wie over? Waarop zal de opdrachtgever uiteindelijk afgerekend worden? Wat is de koppeling tussen de bedrijfsprocessen en het projectresultaat? Hoe druk je de gewenste efficiencyverbetering concreet en meetbaar uit? Hoe druk je de gewenste effectiviteitsverbetering concreet en meetbaar uit?
Drukt de omschrijving van de projectopdracht helder en eenduidig uit wat er van het project verwacht mag worden?
opdrachtformulering
Aan de hand waarvan (cijfers?) kan vastgesteld worden dat het projectresultaat voldoet aan de vooraf gestelde verwachtingen? Wat zijn de huidige meetwaarden (nulmeting)? Is duidelijk waar het project (procesmatig) over gaat? Is er een resultaat- of inspanningsverplichting? Is de relatie tussen opdrachtformulering en projectdoelstelling aangegeven? Is aangegeven waar het project wel en niet verantwoordelijk voor is?
eisen, wensen en beperkingen
Zijn alle eisen, wensen en beperkingen die de opdrachtgever heeft gesteld opgenomen? Zijn de eisen en beperkingen gekwantificeerd? Is het onderscheid tussen eisen en beperkingen ten aanzien van het resultaat en ten aanzien van het proces gescheiden? Zijn de benoemde presentatiecriteria van het resultaat toetsbaar en meetbaar? Zijn de benoemde acceptatiecriteria van het resultaat toetsbaar en meetbaar? Zijn er richtlijnen opgenomen ten aanzien van het gebruik van standaarden en methoden (bijvoorbeeld testen, interne controle)? Zijn er beperkingen in de beschikbaarheid of inzetbaarheid van geld, organisatie (mensen), kwaliteit, informatie en/of tijd?
scope
Wat behoort niet tot het probleem? Tot hoe ver moeten we gaan? Wat wordt er niet gedaan? Welke onderwerpen, disciplines, organisatieonderdelen, ruimtelijke onderdelen of regio’s worden er niet in betrokken? Wat hoeft er niet bereikt te worden? In hoeverre is het resultaat deel van een groter geheel? Waar moet het op aansluiten?
op te leveren werken en/of diensten
Welke mogelijkheden/alternatieven zijn er om de onderkende problemen op te lossen? Welke oplossing heeft de voorkeur? Waarom? Wat zijn de voor- en nadelen? Welke PPS-variant wordt overwogen? Hoe zit de klassieke realisatiewijze eruit? Zijn alle elementen uit de opdrachtformulering vertaald in op te leveren werken en/of diensten; indien men de lijst letterlijk afpunt, is dan het hele project gedekt?
randvoorwaarden
Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om het project succesvol te maken? Is werkelijk aan alle belemmerende factoren gedacht (commercieel, organisatorisch, personeel, administratief, financieel, informatief, technisch)? Wat heb je nodig om morgen van start te gaan? Is dat reeds opgenomen in je plan?
kritische succesfactoren/risicofactoren
Zijn de genoemde succesfactoren specifiek voor het project? Zijn de succesfactoren beïnvloedbaar door opdrachtgever en/of projectleider? Zijn de te nemen maatregelen voor de beïnvloeding van de succesfactoren beschreven en doorgesproken?
besluit
Wat zijn de voorlopige besluiten?