Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/440
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/440
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 12 oktober 2021 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Scherpenheuvel-Zichem om een afschrift te verlenen van de notulen van overlegvergaderingen die er zijn geweest tussen de gemeente en het gewest over het vrachtvervoer op het grondgebied van de gemeente Scherpenheuvel-Zichem, alsook alle andere schriftelijke documenten en voorbereidingen die samenhangen met deze overlegvergaderingen. Op 29 oktober 2021 heeft de gemeente Scherpenheuvel-Zichem aan verzoeker gevraagd om zijn aanvraag te verduidelijken. Op 29 oktober 2021 heeft verzoeker de gevraagde verduidelijking bezorgd aan de gemeente. De gemeente Scherpenheuvel-Zichem liet na om binnen de decretaal bepaalde termijn een beslissing te nemen. Op 3 december 2021 diende verzoeker beroep in tegen de ontstentenis van beslissing van de gemeente Scherpenheuvel-Zichem. Dit beroep werd geregistreerd op 6 december 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 12 oktober 2021.
www.vlaanderen.be
De gemeente Scherpenheuvel-Zichem reageerde niet binnen de decretaal bepaalde termijn van 20 kalenderdagen (artikel II. 43 §1 2de lid Bestuursdecreet). Conform artikel II. 48 §1 5de lid Bestuursdecreet heeft de termijn om een beroep in te dienen bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroepschrift d.d. 3 december 2021 is tijdig ingediend en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Ontstentenis van beslissing
De gemeente Scherpenheuvel-Zichem reageerde niet tijdig op het openbaarheidsverzoek d.d. 12 oktober 2021.
2. Inhoud van het beroepschrift Op 3 december 2021 diende verzoeker beroep in tegen het uitblijven van een beslissing van de gemeente Scherpenheuvel-Zichem.
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de gemeente Scherpenheuvel-Zichem om toelichting te geven bij dit openbaarheidsverzoek en aan te geven over welke documenten ze in verband met dit openbaarheidsverzoek beschikken. De gemeente liet vooreerst aan de beroepsinstantie weten dat er om onverklaarbare reden geen antwoord werd verstuurd vanuit de gemeente op de formele vraag van verzoeker d.d. 12 oktober 2021 en verontschuldigde zich daarvoor bij de beroepsinstantie en de verzoeker. Er wordt wel op gewezen dat uit voorafgaand mailverkeer tussen de dienst mobiliteit van de gemeente en verzoeker blijkt dat de gemeente steeds van goede wil is geweest om zijn eerdere vragen te beantwoorden. Uit de thans verkregen informatie vanuit de gemeente is gebleken dat er wel degelijk één overleg heeft plaatsgevonden tussen de gemeente en het Agentschap Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant (over een aantal verschillende onderwerpen), waarop ondermeer de problematiek van het zwaar doorgaand verkeer werd besproken, doch het betrof hier een zeer informeel overleg waarover nooit notulen werden opgesteld. Het betrof hier een informeel overleg, een werkvergadering tussen de gemeente en het Agentschap Wegen en Verkeer op 9 februari 2021 met een gedachtewisseling rond een aantal projecten, ideeën en planningen om één en ander op elkaar af te stemmen. Voor een dergelijk overleg bestaat geen enkele formele grondslag, het gaat daarbij gewoon om een kwestie van goed partnership. Het inhoudelijke dossier, waarnaar verzoeker in casu verwijst, is geen voorwerp van een specifiek besluitvormingstraject. De problematiek van zwaar doorgaand verkeer is een lang aanslepend probleem dat
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/440
pagina 2 van 3
de gemeente ook onder de aandacht wil brengen bij andere overheden en partners. De gemeente geeft nog mee dat er formeel geen zwaar doorgaand verkeer door het centrum mogelijk is, daar dit eigenlijk verboden is. In de praktijk stelt de gemeente evenwel vast dat dit wel gebeurt en daarom probeert de gemeente bij partners aan te dringen op bijkomende maatregelen. Vandaar dat dit item ter sprake is gekomen op voormeld informeel overleg. De gemeente geeft ook aan dat het niet beschikt over andere schriftelijke documenten en voorbereidingen die samenhangen met de voormelde informele overlegvergadering. Uit de bij de gemeente ingewonnen informatie is bijgevolg gebleken dat de door verzoeker gevraagde documenten niet in het bezit zijn van de gemeente Scherpenheuvel-Zichem, daar het onbestaande documenten betreffen. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de gemeente Scherpenheuvel-Zichem niet in het bezit is van de door verzoeker opgevraagde documenten (de notulen van overlegvergaderingen die er zijn geweest tussen de gemeente en het gewest over het vrachtvervoer op het grondgebied van de gemeente Scherpenheuvel-Zichem, alsook alle andere schriftelijke documenten en voorbereidingen die samenhangen met deze overlegvergaderingen), daar het onbestaande documenten betreffen. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 3 december 2021 tegen de ontstentenis van beslissing van de gemeente Scherpenheuvel-Zichem wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 23 december 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur,
Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/440
pagina 3 van 3