Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/375
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/375
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 16 september 2021 diende xxx (verder: verzoeker) een verzoek in bij de stad Dendermonde om een afschrift te verlenen van alle berekeningen die werden opgesteld in uitvoering van de procedure voor het Hof van Beroep te Gent met rolnummer xxx, inzonderheid het tussenarrest van 12 mei 2020. Op 24 september 2021 deelde de stad Dendermonde aan verzoeker mee dat er één berekening werd opgemaakt in dit dossier, dewelke werd overgemaakt aan zijn raadsman en werd neergelegd bij het Hof van Beroep te Gent. De stad Dendermonde wees verzoeker erop dat deze berekening dan ook kon worden geraadpleegd/opgevraagd bij zijn raadsman. Verzoeker diende op 4 oktober 2021 bij de beroepsinstantie beroep in tegen die beslissing van de stad Dendermonde. Het beroepschrift werd geregistreerd op 5 oktober 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 16 september 2021. De in beroep aangevochten beslissing van de stad Dendermonde van 24 september 2021 maakt geen melding van de beroepstermijn en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet, zodat de beroepstermijn pas aanvangt vier maanden na kennisgeving van de beslissing.
www.vlaanderen.be
Het ingediende beroep van 4 oktober 2021 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
Verzoeker verduidelijkt dat het hier een gerechtelijke procedure betreft omtrent geleverde prestaties voor de brandweer van Dendermonde tijdens de periode 2010-2014. Deze werden niet volledig en correct uitbetaald, verzoeker werd hiervoor in het gelijk gesteld door het Hof van Beroep. Het Hof heeft reeds meerdere keren gevraagd aan het stadsbestuur om de correcte berekening te maken. Verzoeker stelt dat meermaals een berekening werd ontvangen, die echter steeds op hetzelfde neerkwam en foutief zou zijn. Dit terwijl de stad Dendermonde volgens verzoeker wel degelijk beschikt over de correcte herberekening. In het tussenarrest van 14 september 2021 heeft het Hof hier nogmaals op aangedrongen maar men weigert dit volgens verzoeker pertinent. Verzoeker dient beroep in tegen de beslissing d.d. 24 september 2021 van de stad Dendermonde omdat hij geen enkel document heeft ontvangen. Het antwoord van de stad Dendermonde dat het document is overgemaakt aan zijn advocaat volstaat volgens verzoeker niet, aangezien er enkel sprake zou zijn van een document dat dateert van april 2021. Verzoeker is er dan ook sterk van overtuigd dat men niet alle documenten heeft toegestuurd die beschikbaar zijn.
2. Toelichting door de stad Dendermonde Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de stad Dendermonde om een reactie gevraagd. Op 11 oktober 2021 bezorgde de stad Dendermonde de beroepsinstantie een aantal documenten en de volgende toelichting bij de genomen beslissing:
“Gelet op de lopende gerechtelijke procedure heeft de Stad verwezen naar de raadsman van betrokkene, m.n. xxx omtrent deze berekening, aangezien de berekening opgemaakt werd in opdracht van het Hof van Beroep en deze werd overgemaakt aan de raadsman van de aanvrager alsook werd neergelegd bij het Hof zelf. Dit alles maakt dus onderdeel uit van een lopend geschil. De aanvrager verwijst in zijn beroep naar het feit dat de Stad een foutieve berekening maakt, maar dat we zouden beschikken over een correcte herberekening maar dat we dit zouden weigeren over te maken. Dit is niet correct. Vooreerst wenst de Stad te wijzen op de aard van de procedure. Enkele vrijwillige brandweermannen/ambulanciers hebben eind 2015 de Stad gedagvaard stellende dat zij niet correct werden uitbetaald voor hun prestaties als vrijwillige brandweerman/ambulancier in de periode 2010-2015 omdat zij vinden dat ze te weinig uitbetaald werden. Alvorens over te gaan tot dagvaarding heeft
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/375
pagina 2 van 5
de Stad geen enkele ingebrekestelling of wat dan ook ontvangen. Huidig geschil is meteen gestart met een dagvaarding. Vroeger was de brandweer lokaal en werd de personeelsadministratie bijgehouden bij de brandweer dewelke dan de informatie overmaakte aan de personeelsdienst van de Stad die dan via een specifiek programma (waar de Stad op heden niet meer over beschikt) de lonen berekende. In Eerste Aanleg werd de Stad in het gelijk werd gesteld en diende er dus geen herberekening te gebeuren. Nu is er een procedure lopende bij het Hof van Beroep, dewelke nog steeds aanhangig is en nog niet werd afgesloten, waarbij de Stad wel een herberekening dient op te maken (arrest van 12 mei 2020 in bijlage). De Stad heeft rekening houdend met de opmerkingen van het Hof, en van de tegenpartij een berekening opgemaakt en neergelegd, echter is de tegenpartij niet akkoord met deze berekening, en heeft het Hof bij tussenarrest van 14 september 2021 enkele zaken aangegeven waar er rekening moet mee worden gehouden bij de berekening en dienen er nog conclusies te worden ingenomen over een welbepaald onderdeel van de berekening (zie arrest van 14 september 2021). Er dient dus nog een herberekening te volgen. Uit bovenstaande blijkt dus duidelijk dat de Stad niet over een berekening hieromtrent beschikt, maar dat de opmaak van een berekening (dewelke handmatig moet gebeuren en dit voor 16 eisers over 5 jaren wat geen evidente klus is) voortvloeit uit een gerechtelijke uitspraak. De berekening is onlosmakelijk verbonden met huidig rechtsgeschil, en is dus geen gegeven of document waarover de Stad zou beschikken indien er geen procedure aanhangig zou zijn, waar dit bijvoorbeeld voor een omgevingsvergunning wel het geval is. Verkeerdelijk stelt de aanvrager tevens dat de Stad over nog een andere correcte herberekening beschikt. De Stad beschikt op heden enkel over de berekening zoals opgemaakt ten gevolge van het tussenarrest van 12 mei 2020 en dat bij het Hof werd neergelegd en via de raadsmannen werd overgemaakt (zie bijlage). Immers tijdens een lopend rechtsgeding verloopt de communicatie alsook de uitwisseling van stukken via de raadsmannen. Daarnaast betreft huidig stuk een stuk opgemaakt in uitvoering van een arrest van het Hof van Beroep, en is deze dus onlosmakelijk verbonden met het lopend rechtsgeschil. Indien er geen rechtsgeschil aanhangig zou zijn, zou de Stad over deze berekening helemaal niet beschikken. Het lijkt ons in het kader van het lopend geschil dan ook niet aangewezen om dit op een andere wijze dan via de raadsmannen aan de tegenpartij over te maken, en dit om binnen de procedure geen problemen te hebben. De Stad beroept zich dan ook op artikel II.35. punt 2° Bestuursdecreet, om de huidige aanvraag af te wijzen aangezien het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het belang van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen. Des te meer omdat aanvrager via zijn raadsman wel reeds over deze informatie beschikt, dat er ondanks de bewering van de aanvrager op heden geen enkele andere berekening is waarover de Stad beschikt en tot slot omdat het van belang is voor het verdere verloop van het geding dat de communicatie louter en alleen tussen raadsmannen verloopt. Als bijlage vindt u dan ook: - het arrest van het Hof van Beroep van 12 mei 2020, - het arrest van het Hof van Beroep van 14 september 2021 - de berekeningen die door de Stad werd opgemaakt in het kader van dit lopende rechtsgeschil betreffende alle 16 eisers n.a.v. het arrest van 12 mei 2020.”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/375
pagina 3 van 5
Na lezing van voormelde documenten stelde de beroepsinstantie vast dat de bedragen betreffende de herberekening zoals vermeld in het tussenarrest van 14 september 2021, ten bedrage waarvan de stad Dendermonde heeft gesteld dat de vordering kan worden toegekend, niet overeen kwamen met de berekeningen die de stad Dendermonde haar had overgemaakt. De beroepsinstantie heeft de stad Dendermonde hieromtrent om een bijkomende toelichting gevraagd, waarna de stad Dendermonde aan de beroepsinstantie meegaf dat er inderdaad twee herberekeningen werden opgemaakt:
“We hebben vooreerst een allereerste berekening gemaakt, betreffende alle 16 eisers, (zie bijlage) waarbij we keken naar 80% en 50%. Dit vormt inderdaad de eerste berekening naar aanleiding van het tussenarrest (wel op grond van nettobedragen en niet brutobedragen). Dit werd aan de tegenpartij overgemaakt via de raadsmannen alsook neergelegd bij het Hof (februari 2021). Hier was de tegenpartij niet mee akkoord, er werden nog conclusies uitgewisseld tussen de partijen. De tegenpartij had een voorbeeld opgemaakt van hoe zij oordeelden dat er moest gerekend worden en op grond hiervan hebben we een tweede berekening gemaakt (=berekening zoals deze voormiddag reeds bezorgd), maar ook hier zijn ze niet mee akkoord. Naar aanleiding van het tussenarrest van 12 mei 2020 hebben wij dus twee berekeningen uitgewerkt, waarmee de tegenpartij niet akkoord gaat. Het bedrag dat onder punt 3.2. staat van huidig tussenarrest zijn de bedragen van onze eerste berekening (nettobedragen). De eerste berekening is dus anders opgebouwd dan de tweede, omdat de tweede berekening de wachtvergoedingen heeft uitgesplist naar dag, nacht en weekend en zondagprestaties, naar een voorbeeld dat de tegenpartij aan ons bezorgd had gelet op hun conclusies van 9 april 2021.” De stad Dendermonde bevestigde eveneens dat beide herberekeningen – telkens 16 herberekeningen (in Excel-formaat, één per eiser) en dus 32 in totaal – aan de raadsman van de tegenpartijen werden bezorgd en werden neergelegd bij het Hof van Beroep Gent.
3. Beoordeling door de beroepsinstantie In zijn oorspronkelijke verzoekschrift heeft verzoeker enkel gevraagd naar de berekeningen die werden opgesteld in uitvoering van de procedure voor het Hof van Beroep te Gent met rolnummer xxx, inzonderheid het tussenarrest van 12 mei 2020. De beroepsinstantie kan bijgevolg geen uitspraken doen over mogelijke herberekeningen die werden opgemaakt naar aanleiding van het tweede tussenarrest van 14 september 2021. Naar aanleiding van het eerste tussenarrest van 12 mei 2020 werd door de stad Dendermonde twee maal een herberekening in Excel-formaat opgesteld voor de geleverde prestaties van de betreffende brandweermannen/ambulanciers. Die Excel-bestanden, 32 in totaal, werden bezorgd aan de raadsman van de tegenpartijen. De beroepsinstantie gaat er redelijkerwijze van uit dat de stukken in het bezit van de raadsman van een gedingpartij, die haar vertegenwoordigt in rechte en haar belangen verdedigt, moeten worden beschouwd als zijnde minstens toegankelijk voor de cliënt die hij representeert. De stad Dendermonde heeft aan de beroepsinstantie bevestigd dat alle 32 Excel-documenten werden overgemaakt aan de raadsman van de eisende partijen. De beroepsinstantie meent dan ook dat de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/375
pagina 4 van 5
betrokken partijen rechtstreeks kennis (hebben) kunnen nemen van de betreffende documenten via hun raadsman. De Excel-documenten geven een herberekening weer van de uitbetaling voor bepaalde prestaties geleverd door in totaal 16 vrijwillige brandweerlieden/ambulanciers. De beroepsinstantie stelt vast dat, zoals blijkt uit de arresten van het Hof van Beroep, de 16 eisers zich laten vertegenwoordigen door dezelfde raadsman. Het gaat bijgevolg om een samengevoegd dossier, waarbij betrokkenen kennis kunnen nemen van alle stukken waaruit het is samengesteld, met inbegrip van de stukken die betrekking hebben op de mede-eisers. Omwille van het voorgaande ziet de beroepsinstantie bijgevolg niet in dat er uitzonderingsgronden van toepassing zouden kunnen zijn op de openbaarmaking van de betreffende Excel-documenten ten aanzien van de betrokken partijen, waaronder verzoeker. De raadsman van verzoeker heeft die documenten in bezit en verzoeker kan ze ook via zijn raadsman opvragen. Het beroep wordt dan ook als gegrond beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 4 oktober 2021 tegen de beslissing van de stad Dendermonde d.d. 24 september 2021 wordt als ontvankelijk en als gegrond beschouwd. Bijgevolg dient de stad Dendermonde aan verzoeker een afschrift te bezorgen van de herberekeningen die de stad Dendermonde heeft opgemaakt naar aanleiding van het tussenarrest van 12 mei 2020 (32 Excelbestanden)
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 14 oktober 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/375
pagina 5 van 5