Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/012
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/012
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 2 december 2020 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoekschrift in bij de stad Landen, met de vraag om een afschrift te bekomen van de volgende documenten betreffende 2 plenaire vergaderingen dd. 19/11/2018 en 8/8/2019 welke aan de voorlopige vaststelling van het GRUP “Bedrijvigheid” vooraf zijn gegaan: “Wat betreft de eerste plenaire vergadering van 19 november 2018
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Afschrift van het schrijven (datum onbekend) van Interleuven aan de GECORO — Landen met het oog op adviesverlening. Afschrift van de registratievermelding van ontvangst van de aanschrijving (datum onbekend) door Interleuven in het daartoe geëigend register van de GECORO-Landen en waarbij de GECORO werd verzocht advies uit te brengen. Afschrift, eensluidend met het origineel, van de samenroeping en uitnodiging van de leden van de GECORO-Landen met het oog op adviesverlening ten verzoeke van INTERLEUVEN inzake het RUP. Afschrift, eensluidend met het origineel, van een uittreksel uit de notulen van de GECORO—Landen houdende het advies dat door de GECORO-Landen werd uitgebracht op 1 september 2018 (zie pagina 7/11 van het verslag Interleuven) Lijst van de personen welke aanwezig waren (aanwezigheidslijst) op de zitting van 01 september 2018 van de GECORO-Landen waarop een advies werd uitgebracht. Afschrift van de registratie in het daartoe geëigend register waarbij het advies van 01 september 2018 aan INTERLEUVEN werd overgemaakt.
www.vlaanderen.be
Wat betreft de tweede plenaire vergadering van 08 augustus 2019 a. Afschrift van het schrijven (datum onbekend) van Interleuven aan de GECORO-Landen met het oog op adviesverlening b. Afschrift van de registratievermelding van de ontvangst van de aanschrijving (datum onbekend) door Interleuven in het daartoe geëigend register van de GECORO-Landen en waarbij de GECORO werd verzocht een advies uit te brengen. c. Afschrift, eensluidend met het origineel, van de samenroeping en uitnodiging van de leden van de GECORO-Landen met het oog op adviesverlening ten verzoeke van INTERLEUVEN inzake het RIJP. d. Afschrift, eensluidend met het origineel, van een uittreksel uit de notulen van de GECORO—Landen waarbij de GECORO-Landen besliste geen advies uit te brengen e. Lijst van de personen welke aanwezig waren (aanwezigheidslijst) op de zitting van de GECORO-Landen waarop beslist werd geen advies uit te brengen. f. Afschrift van de registratie in het daartoe geëigend register waarbij aan INTERLEUVEN werd medegedeeld dat geen advies werd uitgebracht door de GECORO-Landen.” Op 17 december 2020 nam een medewerker van de dienst Omgeving een verlengingsbeslissing betreffende voormeld openbaarheidsverzoek. Op 4 januari 2021 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur tegen voormelde beslissing tot verlenging en tegen het feit dat hij nog geen enkel van de opgevraagde documenten had ontvangen. Het beroep werd door de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur geregistreerd op 5 januari 2021. Op 4 februari 2021 werd de beslissingstermijn van de beroepsinstantie, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, verlengd van dertig kalenderdagen naar vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 2 december 2020. Per mail van 17 december 2020 liet een medewerker van de dienst Omgeving van de stad Landen aan verzoeker weten dat ingevolge coronamaatregelen thuiswerk de norm is maar dat bepaalde van de opgevraagde documenten een opzoeking in het archief vereisen zodat verzoeker uiterlijk op 11 januari 2021 een antwoord mag verwachten. Artikel II.44, §1 van het Bestuursdecreet voorziet dat een overheidsinstantie kan beslissen om de behandelingstermijn van de openbaarheidsaanvragen te verlengen. Het beroepschrift is gericht tegen de beslissing d.d. 17 december 2020 van de medewerker van de dienst Omgeving om de behandelingstermijn van de openbaarheidsaanvraag van verzoeker te verlengen. In artikel II.48, §1 van het Bestuursdecreet is bepaald in welke gevallen een aanvrager een beroep kan instellen bij de beroepsinstantie, met name: - tegen een beslissing van een overheidsinstantie over een openbaarheidsaanvraag; - tegen het uitblijven van een beslissing, nadat de termijn waarbinnen de beslissing moest worden genomen, verstreken is; - tegen de onwillige uitvoering van een beslissing tot openbaarmaking.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/012
pagina 2 van 4
Verder bepaalt artikel II.29, 1° van het Bestuursdecreet dat de beslissingsbevoegdheid over een bij een gemeente ingediende aanvraag tot openbaarmaking toekomt aan de algemeen directeur, onverminderd delegatie. De beroepsinstantie dient vast te stellen dat in de huidige zaak het beroep niet is ingediend tegen een beslissing van de algemeen directeur, maar tegen een mailbericht van de medewerker van de dienst Omgeving d.d. 17 december 2020. Alhoewel er bij de beroepsinstantie bijgevolg geen beroep kan worden ingesteld tegen een tijdige beslissing van een overheidsinstantie om de behandelingstermijn te verlengen, dient vastgesteld te worden dat de verlengingsbeslissing van de hand van de medewerker van de dienst Omgeving zonder delegatie strikt genomen uitging van een daartoe onbevoegd persoon. Hoewel het Bestuursdecreet effectief voorziet in de mogelijkheid om de uitvoeringstermijn te verlengen, is het evident dat een dergelijke verlengingsbeslissing niet alleen binnen de oorspronkelijke, decretaal vastgelegde, uitvoeringstermijn wordt genomen maar ook door de daartoe bevoegde persoon. In deze specifieke omstandigheden dient de beroepsinstantie geen rekening te houden met de verlengingsbeslissing van de medewerker van de dienst Omgeving en kan zij het beroep herkwalificeren tot een beroep, gericht tegen een ontstentenis van beslissing. Aangezien de stad Landen geen tijdig inhoudelijk antwoord heeft gegeven op het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek, en de verlengingsbeslissing door een onbevoegd persoon werd genomen, heeft de termijn om beroep in te dienen conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet geen aanvang genomen. Het op 4 januari 2021 ingediende beroep is tijdig ingediend en bijgevolg ontvankelijk.
Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
In zijn beroepschrift verwijst beroeper naar artikel II.43, §3 van het Bestuursdecreet en stelt dat de beslissing van 17 december 2020 niet gebeurde door een daartoe bevoegd orgaan en bovendien nergens vermeldt dat de aanvraag moeilijk kan getoetst worden aan de door het Bestuursdecreet omschreven uitzonderingsbepalingen. Aangezien artikel II.43 §3 van het Bestuursdecreet enkel is voorbehouden voor zeer complexe vragen en het verzoek in casu doodsimpel is, mist de beslissing tot verlenging volgens beroeper feitelijke grondslag en is de opgegeven ‘reden’ louter een drogreden die geenszins mag worden gebruikt om het omzeilen van dwingende regels betreffende continuïteit van het actief openbaar bestuur, in casu het omzeilen van een beslissingstermijn omtrent een grondwettelijk verankerd grondrecht, te justifiëren.
2. Toelichting door de stad Landen
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/012
pagina 3 van 4
Om met kennis van zaken het beroepsdossier te kunnen beoordelen, werd de stad Landen gevraagd de nodige informatie en de opgevraagde bestuursdocumenten te bezorgen. Per mail van 20 januari 2021 bezorgde de stad Landen aan de beroepsinstantie een afschrift van het mailbericht van 11 januari 2021 gericht aan xxx met in bijlage de gevraagde documenten.
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat de stad Landen op 11 januari 2021 alle gevraagde bestuursdocumenten die bestaan betreffende de 2 plenaire vergaderingen dd. 19/11/2018 en 8/8/2019 welke aan de voorlopige vaststelling van het GRUP “Bedrijvigheid” vooraf zijn gegaan, aan verzoeker heeft bezorgd. De beroepsinstantie stelt dan ook vast dat de stad Landen alsnog aan de verzuchtingen van verzoeker is tegemoet gekomen met betrekking tot de gevraagde documenten onder punt 1, 3, 4, 5 en a en dat het beroep wat deze punten betreft zonder voorwerp is geworden. De gevraagde documenten onder punt 2, 6, b, c, d, e en f bestaan niet, zodat de stad Landen er geen afschrift van kan verlenen. Conform de definitie vermeldt in artikel 4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de gevraagde documenten met betrekking tot de punten 2, 6, b, c, d, e en f niet bestaan, zodat de stad Landen er dan ook geen afschrift kan van verlenen. Het beroepschrift dient bijgevolg voor deze documenten als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 4 januari 2021 tegen de beslissing dd. 17 december 2020 betreffende het verzoek van 2 december 2020 wordt als ontvankelijk en deels zonder voorwerp, deels ongegrond beschouwd. Brussel, 18 februari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/012
pagina 4 van 4