HFB_OP2020_JR_2019.pdf by Vlaanderen-be

HET FACILITAIR BEDRIJF Ondernemingsplan 2020 Jaarrapportering 2019 Tussen: Vlaamse regering en Het Facilitair Bedrijf. Looptijd van: 1/01/2020 – 31/12/2020. Vastgesteld op: 21/04/2020.

Het Facilitair Bedrijf biedt een professionele en kwaliteitsvolle ondersteuning aan de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van ICT, vastgoed en facilitaire dienstverlening. Visie Samen bouwen aan de overheid van de toekomst. Missie Een duurzame en inspirerende werkomgeving creëren opdat onze collega’s van de Vlaamse Overheid kunnen uitblinken.

Het strategisch en operationeel doelstellingenkader van Het Facilitair Bedrijf SD 1

Het Facilitair Bedrijf zet in op Duurzaam, Efficiënt en Veilig vastgoed afgestemd op de behoeften van de Klant

OD 1.1

Het uitwerken en operationaliseren van een efficiënt en gemeenschappelijk vastgoedbeleid voor de Vlaamse overheid

OD 1.2

Het aanbieden van toekomstgerichte, duurzame, efficiënte en veilige (vastgoed)oplossingen

SD 2

Het Facilitair Bedrijf is de primaire partner in duurzame facilities en voert een geïntegreerd, efficiënt en klantgericht facilitair beleid uit

OD 2.1

Het onderzoeken van en inspelen op trends en ontwikkelingen in facilities om de positionering, ontwikkeling en het aanbod van Het Facilitair Bedrijf verder te stimuleren

OD 2.2

Het aanbieden van duurzame en innovatieve end-to-end facilitaire oplossingen

SD 3

Het Facilitair Bedrijf is het kenniscentrum inzake overheidsopdrachten

OD 3.1

Het ondersteunen en ontzorgen van klanten door middel van gerichte adviesverlening en het delen van kennis

OD 3.2

Het uitbouwen en onderhouden van expertise en kennis met betrekking tot overheidsopdrachten(beleid)

OD 3.3

Het end-to-end digitaal afhandelen en ontsluiten van overheidsopdrachten professionaliseren en stimuleren

SD 4

Het Facilitair Bedrijf zorgt voor een centraal gecoördineerd aankoopbeleid

OD 4.1

Het voeren van een aankoopbeleid dat de keuze voor duurzame en circulaire aankopen aanmoedigt

OD 4.2

Het centraal aanbieden van efficiënte aankoopoplossingen die de continuïteit van contracten, efficiënte operationele aankopen en een optimale doorlooptijd verzekeren

SD 5

Het Facilitair Bedrijf biedt een betrouwbare, moderne en klantgerichte ICTdienstverlening aan

OD 5.1

Het moderniseren van de publieke dienstverlening van de Vlaamse overheid door een flexibel en vraaggestuurd ICT-dienstverleningsaanbod en herbruikbare bedrijfsplatformen

OD 5.2

Het uitbouwen van de digitale werkplek van de toekomst

OD 5.3

Het verzekeren van een efficiënte, veilige en bedrijfszekere cloud- en netwerkinfrastructuur

OD 5.4

OD 5.5

Het versterken van het digitaal leiderschap van het Facilitair Bedrijf via de regieen integratierol van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening om zo de entiteiten te ontzorgen. Het opzetten van principes, beste praktijken en processen omtrent data- en informatiebeheer om op een veilige, vlotte en professionele manier toegang te verkrijgen tot data en informatie

SD 6

De interne werking van Het Facilitair Bedrijf is efficiënt, wendbaar en toekomstgericht.

OD 6.1

Het voeren van een gedegen HR-beleid met het oog op het aantrekken en opleiden van nieuwe medewerkers en het motiveren, verder ontwikkelen en behouden van de huidige medewerkers

OD 6.2

Het garanderen van een duurzame, veilige en gezonde werkomgeving voor de personeelsleden van Het Facilitair Bedrijf

OD 6.3

Het stimuleren van een samenwerkingsgerichte organisatiecultuur

OD 6.4

OD 6.5

Het stimuleren van innovatie in de HFB-werking

OD 6.6

Het uitbouwen van een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en integere organisatie die tijdig de juiste en nodige maatregelen treft om risico’s te beheersen

OD 6.7

Het uitwerken van duurzame beleidskaders en het bewaken van de ambitieniveaus

SD 7

Het Facilitair Bedrijf verzekert een participatieve besluitvorming door middel van een performant P3M

OD 7.1

Het maken van efficiënte en bewuste keuzes omtrent het inzetten van middelen en tijd voor programma’s en projecten door middel van portfolio management (hoe kunnen we beter doen met minder)

SD 8

Het Facilitair Bedrijf bouwt duurzame relaties op met haar belanghebbenden

OD 8.1

Het aanbieden van een optimale dienstverlening door het maken van afgebakende keuzes over de dagelijkse dienstverlening

OD 8.2

Het centraal stellen van klanten in elk contact om zo de klantenrelaties te versterken en de klantentevredenheid te verhogen

OD 8.3

Het rechtstreeks betrekken van klant, gebruikers, dienstverleners en beslissingsnemers in de prioritering en invulling van de dienstverleningen

OD 8.4

Het voeren van een marktgerichte communicatie- en marketingstrategie

OD 8.5

Het transparant aantonen dat de aangeboden dienstverlening duurzaam, inspirerend, efficiënt en professioneel is

p. 1/9

soort doelstelling Leeg/variab Naam van het initiatief el

Scope op hoofdlijnen

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Visie Het Facilitair Bedrijf wil een inspirerende en duurzame werkomgeving creëren, opdat onze collega's van de Vlaamse Overheid kunnen uitblinken. Missie Samen bouwen aan de overheid van de toekomst

ISE Proces

Beleid

ISE

VASTGOED

Taken die verband houden met: - Vastgoedbeheer (contracten financieel beheer, verzekering, leegstandsbeheer, bezettingsmetingen, opmetingen, behoeftebevraging, bevraging van de markt naar nieuwe huisvesting, strategische huisvestingsprojecten), - Vastgoedbeleid (ondersteunen van het algemene vastgoedbeleid van de Vlaamse overheid, huisvestingsplan 2025, kennisdeling, vastgoeddatabank, publieke en interne vastgoedmarkt, valorisatiedossiers), - Coördineren van nieuwbouw- en renovatieprojecten, - Bouwtechnisch beheer (technieken, milieu- en energiemanagement, contracten). Het Facilitair Bedrijf zet in op Duurzaam, Efficiënt en Veilig vastgoed afgestemd op de behoeften van de Klant SD 1 OD 1.1

Het uitwerken en operationaliseren van een efficiënt en gemeenschappelijk vastgoedbeleid voor de Vlaamse overheid

Einddoel 2024

De Vlaamse Regering besliste op 29/3/2019 om de kantoorgebouwen met maximaal 25% gemengd gebruik in te kantelen bij Het Facilitair Bedrijf. Een nota met scope, doelstellingen, budget en fasering werd opgesteld om deze beslissing verder te concretiseren. In 2020 wordt de nota ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering, samen met een masterplan voor het uitvoeren van de inkanteling. Tegen eind 2024 is de overdracht van het vastgoed-, technisch, facilitair en netwerkbeheer van de kantoorgebouwen naar Het Facilitair Bedrijf gerealiseerd zodat entiteiten zich kunnen focussen op hun kerntaken. Om het beleid en beheer van het patrimonium op een gemeenschappelijk niveau te organiseren en om te komen tot een (kosten)efficiëntere en duurzamere Vlaamse overheid worden de kantoorgebouwen met maximaal 25% gemengd gebruik ingekanteld bij Het Facilitair Bedrijf. Een nota inkanteling is goedgekeurd door de Vlaamse Regering 20/12/2019. Meer info: https://overheid.vlaanderen.be/inkanteling-kantoorgebouwen-vlaamse-overheid De Vlaamse overheid wil het goede voorbeeld geven op vlak van duurzaamheid, innovatie en kwaliteit van haar gebouwenpatrimonium. Het streven naar een CO2-neutraal gebouwenpark tegen 2050 is hier een voorbeeld van. De Vlaamse overheid wil dit realiseren door een proactief vastgoedbeleid en een dynamisch vastgoedbeheer. Tegen 2024 werkt Het Facilitair Bedrijf een toekomstgericht vastgoedbeleid uit en een bijhorend instrumentarium dat kan gebruikt worden door elke entiteit met een vastgoedportfolio.

Inkanteling vastgoed VEKP Beleid

Einddoel 2024

2023_ED

2024_ED

Inventarisatie in te kantelen gebouwen is opgesteld. Masterplan is goedgekeurd door de Vlaamse Regering.

De gebouwen, taken en personeel die volgens het masterplan moeten worden ingekanteld in 2021 zijn ingekanteld.

De gebouwen, taken en personeel die volgens het masterplan moeten worden ingekanteld in 2022 zijn ingekanteld.

De gebouwen, taken en personeel die volgens het masterplan moeten worden ingekanteld in 2023 zijn ingekanteld.

De gebouwen, taken en personeel die volgens het masterplan moeten worden ingekanteld in 2024 zijn ingekanteld.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

De nodige stappen in kaart brengen Organisatie van de eerste coaching sessies ism relevante partners Beschikbaar stellen van de eerste tools voor opmaak van de strategie

Verdere stappen cfr traject 2020 Toepassing van lessons learned Beschikbaar stellen van kennis van Vlaamse overheid t.a.v. lokale besturen

Alle deelnemende entiteiten een onderbouwde vastgoedstrategie

Strategisch plan 2050 voor Het Facilitair Bedrijf

Opmaak van een strategisch plan op hoofdlijnen voor Het Facilitair Bedrijf richting een klimaatneutrale gebouwenportefeuille. Bijdrage aan SURE 2050.

Plan op hoofdlijnen is opgesteld

De principes van de omzendbrief domeinbeheer en van het decreet vervreemding onroerende domeingoederen uitbreiden naar de entiteiten met eigen rechtspersoonlijkheid voor wat betreft de onroerende goederen waarvan zij zelf eigenaar zijn (en niet slechts beheerder).

Organiseren van werkgroep

Schrijven tekst

Doorlopen goedkeuringstraject

Tool voor gecorreleerde multifunctionele doorlichting (energie, conditie, end-of-life toegankelijkheid, brandveiligheid, …) van gebouwen volgens de principes WG Elise (WTCB) is uitgewerkt en wordt gebruikt

Voorbereidingen voor de tool van Elise is opgestart; eerste proefprojecten en feedback

Tool Elise is klaar voor gebruik doorlichting OVAM + Aalst Verdere doorlichtingen ifv verdere inkantelingen

Verdere doorlichtingen ifv verdere inkantelingen

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Nota met vastgoedstrategie die de basis vormt voor proactieve vastgoedbeslissingen.

Plan van aanpak om vastgoedstrategie in te voeren.

Invoeren plan van aanpak.

vervolg invoeren plan van aanpak

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Het Facilitair Bedrijf wil met haar eigen vastgoed een voorbeeldfunctie vervullen binnen en buiten de Vlaamse overheid. Tegen 2024 zal Het Facilitair Bedrijf voor al haar eigen gebouwen een vastgoedstrategie hebben opgesteld die de basis vormt voor proactieve vastgoedbeslissingen. Vastgoedstrategie voor Het Facilitair Bedrijf

Beleid

2022_ED

Het doel van SURE2050 is dat tegen 2022 alle deelnemende entiteiten een onderbouwde vastgoedstrategie hebben opgesteld die hen in staat moet stellen om de klimaatdoelstellingen van 2050 te halen. Hiertoe wordt aan deze deelnemers zowel coaching als tools aangeboden. HFB vervult hierin de trekkende rol t.a.v. de Vlaamse entiteiten.

Uitwerken tool Elise Einddoel 2024

2021_ED

Ondersteuning project SURE 2050

Vastgoeddecreet

Beheers

2020_ED

Het neerschrijven van de vastgoedstrategie voor het patrimonium van Het Facilitair Bedrijf rekening houdend met de vele beleidskaders en uitdagingen in de gebouwsector.

OD 1.2

Het aanbieden van toekomstgerichte, duurzame, efficiënte en veilige (vastgoed)oplossingen

Einddoel 2024

De kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid zijn een voorbeeld op het vlak van milieu- en energie-efficiëntie. Het Vlaams regeerakkoord stelt een reductie van de broeikasgassen van 40% voorop tegen 2030 en een primaire energiebesparing in het gebouwenpark van 2,5% per jaar. Tegen 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf een actieplan gebouwen opgesteld waarin de concrete energetische maatregelen voor haar vastgoedportefeuille zijn opgenomen. In 2024 zijn de voorziene maatregelen van het actieplan gerealiseerd en zit Het Facilitair Bedrijf op schema voor het behalen van de reductiedoelstellingen tegen 2030.

Klimaat Actieplan Gebouwen

Uitvoeren van de maatregelen die in het Actieplan Gebouwen zijn opgenomen en betaald worden met de middelen van het Klimaatfonds. Er wordt een actieplan opgesteld om de klimaatdoelstellingen te bereiken; het actieplan wordt regelmatig geüpdatet.

Vastlegging VAK ° VAC Hasselt: WKK (€392.208,07) ° Zemstbaan buitenschrijnwerk (€427.358,94) ° Kleine werken (€75.205) De stavaza is in kaart gebracht en een globaal overzicht (scope en actieplan) is opgesteld.

Beleid

Einddoel 2024

Beleid

Einddoel 2024

Het actieplan van Het Facilitair Bedrijf is gevalideerd en wordt verder uitgevoerd. 1. het gebruik van PV-energie in Teirlinck voor voeding van laadinfrastructuur in het Teirlinck gebouwis gerealiseerd. Verdere acties nog te bepalen 2. de toepassing van V2G technologie in een bestaand gebouw: project is opgestart onsite

Vastlegging VAK: ° Martelaarsplein (€4.673.200) ° Sir Winston Churchillkaai 2, Oostende Inhuizing gebruikers: (€3.361.953,42) (nog onder voorbehoud ) ° Martelaarsplein ° JH Ieper Inhuizing gebruikers: ° INBO ° WBL

Theoretische jaarlijkse reductie CO2 tov 2005: 1621,92 ton Reductie primaire energie tov 2005: 8.389.191,77 kWh (disclaimer: primaire energiebesparing is berekend volgens primaire factor anno 2019 )

Verdere acties nog te bepalen

Oplaadinfrastructuur wordt geïntegreerd in het energiemanagementsysteem op gebouwniveau

Hernieuwbare energie via PV

Het plaatsen van 1 000 kWp(iek) aan PV-installaties op daken van gebouwen van de Vlaamse overheid

Technologische innovatie in gebouwbeheer

Het inzetten van technologische vernieuwingen in het technisch beheer van gebouwen, onder andere het inzetten van drones en het inzetten Raamcontract van batterijen drones gegund voor energiebeheer. (ism MOW)

Acties nog te bepalen i.f.v. technologische Acties nog te bepalen i.f.v. technologische evolutie en prioriteiten evolutie en prioriteiten

ISO14001

Behalen en onderhouden van het ISO14001 milieumananegementsysteem

Acties om behoud certificaat te verzekeren Acties om behoud certificaat te verzekeren

ISO50001

Onderhouden van het ISO 50001 energiemanagementsyusteem

afwerken van alle geplande werken tegen eind 2020

Acties nog te bepalen i.f.v. technologische evolutie en Acties nog te bepalen i.f.v. technologische prioriteiten evolutie en prioriteiten Acties om behoud certificaat te ISO14001 certificaat is behaald in 2020 Acties om behoud certificaat te verzekeren verzekeren Acties om behoud certificaat te overstap naar ISO50001:2018 versie behaald Acties om behoud certificaat te verzekeren verzekeren

Het Vlaams Regeerakkoord maakt van het stimuleren van de circulaire economie een prioriteit. Het Facilitair Bedrijf wil tegen 2028 aantoonbaar de meest circulaire facilitaire dienstverlener in Vlaanderen zijn en andere entiteiten, opdrachtnemers en leveranciers inspireren. Tegen 2024 worden beproefde circulaire systemen en principes consequent toegepast in alle 2020_ED 2021_ED bouwprojecten waarvoor Het Facilitair Bedrijf als bouwheer optreedt. Nieuwe evoluties worden nauw opgevolgd en uitgetest in (proef)projecten zodat de Vlaamse bouwsector wordt uitgedaagd tot systeemverandering. Voor alle opstartende projecten wordt een grondige oefening gedaan welke ambitie op vlak van circulair bouwe mogelijk is. Opmaak Te bepalen na evaluatie lessons learned en evolutie Circulair bouwen Richtlijnen circulair bouwen toepassen in alle nieuwe bouwprojecten die Het Facilitair Bedrijf opstart en begeleidt. plan van aanpak voor de uitrol van circulair bouwsector bouwen.

Acties om behoud certificaat te verzekeren Acties om behoud certificaat te verzekeren

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Te bepalen na evaluatie lessons learned en evolutie bouwsector

Te bepalen na evaluatie lessons learned en Te bepalen na evaluatie lessons learned en evolutie bouwsector evolutie bouwsector

Programma inovatieve overheidsopdrachten (PIO) rond het stimuleren van hergebruik van bouwmaterialen in overheidsopdrachten

Opstart proefproject specifiek rond hergebruik.

Beheer- en onderhoudstaken omvatten circulaire componenten.

nog nader te bepalen op basis van de markt en de LaaS (light as a service) geinstalleerd in 1 site technologie

Te bepalen naar gelang vordering proefproject nog nader te bepalen op basis van de markt en de technologie

De Vlaamse Overheid wil een moderne partner zijn, en zet in op digitalisering als hefboom voor innovatie en optimalisering. Om bouwen beheerprocessen efficiënter te laten verlopen en de informatieuitwisseling tussen betrokken partijen te versterken wordt de uitrol van BIM (Building Information Management) binnen de Vlaamse overheid vooropgesteld. Het Facilitair Bedrijf neemt als belangrijke vastgoedpartner het voortouw in de ontwikkeling van een datamodel en standaarden voor de Vlaamse Overheid. Tegen 2024 is een datamodel beschikbaar voor alle aanbestedende entiteiten.

2020_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uitrol van BIM (Building Information Management) binnen de Vlaamse Overheid

Een voorstel van datamodel voor Het Facilitair Het datamodel is getest. De Bedrijf is ontwikkeld en afgetoetst met de implementatie in alle projecten is belangrijkste aanbestedende entiteiten in de Het datamodel wordt gebruikt in een aantal voorbereid. De uitrol op grote schaal proefprojecten van HFB. De roadmap wordt uitgerold. Vlaamse Overheid. De roadmap voor (voor alle nieuwbouw- en grote implementatie van BIM in Het Facilitair Bedrijf renovatieprojecten) is opgestart. is opgemaakt en opgestart.

De implementatie van BIM loopt, wordt geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig.

2020_ED

2023_ED

2024_ED

Circulair technisch beheer Einddoel 2024

Inhuizing gebruikers: ° Passionistenlaan Kortrijk ° Alden Biesen

Energiebeheer van mobiliteitsoplossingen

Hergebruik van bouwmaterialen in overheidsopdrachten

Beleid

Vastlegging VAK: ° Justitiehuis Ieper (€3.316.852) ° Martelaarsplein (+ optopping) ( €12.016.800)

Design en implementatie van een BIM-datamodel voor Het Facilitair Bedrijf, bruikbaar voor de Vlaamse Overheid

Integrale toegankelijkheid blijft een absoluut speerpunt in het beleid van de Vlaamse overheid. Het Facilitair Bedrijf zet blijvend in op het structureel en duurzaam implementeren van integrale toegankelijkheid in haar kantoorgebouwen en projecten. Tegen 2024 is elk kantoorgebouw van Het Facilitair Bedrijf gescreend op integrale toegankelijkheid aan de hand van het kwaliteitslabel Toegankelijk kantoorgebouw, in samenwerking met INTER. Voor de grote kantoorgebouwen zijn alle haalbare verbetermaatregelen uitgevoerd en zijn alle doelgroepen duidelijk geïnformeerd over de graad van toegankelijkheid van het gebouw.

Te bepalen naar gelang vordering proefproject

2021_ED

2022_ED

p. 2/9

Integrale toegankelijkheid

Beleid

Einddoel 2024

De Vlaamse Overheid wil een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Een gezonde, veilige en flexibele werkplek waar personeelsleden zich gemotiveerd voelen is hierbij een belangrijke factor. Het Facilitair Bedrijf zet in op het creëren van een inspirerende en duurzame werkomgeving. Tegen 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf de sterktes en zwaktes van al haar grote kantoorgebouwen in 2020_ED kaart gebracht (via meetinstrumenten en bevragingen), een meerjarenplan uitgewerkt voor het optimaliseren van de werkplekbeleving en de quick-wins gerealiseerd.

Verbetering van de werkomgeving

Beleid

Alle aanpassingen in gebouwen die gepland zijn voor eind 2024 zijn uitgevoerd, alle trajecten bij labelcommissie zijn afgewerkt. Er is een toegankelijkheidscharter opgemaakt.

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uitrol plan van aanpak grote kantoorgebouwen. Er is een uitgeschreven procedure om het verbeteren van de werkplekomgeving aan te pakken in de grote kantoorgebouwen

Uitrol plan van aanpak grote kantoorgebouwen. De uitgeschreven procedure wordt geïmplementeerd en geëvalueerd

Afname Leesman 3. Actieplan wordt opgemaakt aan de hand van de afgesproken procedure

Actieplan wordt uitgevoerd

Verdere uitrol maatregelen

Optioneel: uitbreiding naar jeugdrechtbanken (Opgroeien) volgens zelfde stramien

Installeren van kortetermijnveiligheidsmaatregelen Martelaarsplein Brussel + afspraken rond organisatie safety & security

Implementatie (minimaal) van afgesproken maatregelen + sturing van gebruikers en FM in gebruik; pro-actieve toepassing van verantwoorde masterplan-maatregelen

Verdere uitrol pro-actieve maatregelen + aansturing bewaking/meldkamer

Project Gezond Leven op het Werk

Voorzien van de noodzakelijk infrastructuur om het project Gezond Leven op het Werk te ondersteunen

Werkgroepen in alle grote kantoorgebouwen zijn opgestart en functioneren tegen eind 2020 zelfstandig Er is een overzicht van gerealiseerde infrastructuur + hiaten

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Einddoel 2024

De Vlaamse overheid moet het goede voorbeeld geven in de strijd tegen waterschaarste- en wateroverlast. Tegen 2024 zorgt Het Facilitair Bedrijf voor een veralgemeend gebruik van hemelwaterplannen en wordt in het vastgoed van Het Facilitair Bedrijf verder geïnvesteerd in slimme buffering en in de infiltratie van hemelwater.

2020_ED

2021_ED

optimalisatie van watergebruik en -lozing

voorstudie van mogelijke systemen

acties te bepalen op basis van resultaten voorstudie

Einddoel 2024

Het Huisvestingsmigratieplan (HMP) beschrijft de principes en uitgangspunten voor het huisvestingsbeleid van de Vlaams administratie. De Vlaamse overheid zet in op een proactief vastgoedbeleid en het dynamisch beheer van de vastgoedportefeuille. Hierbij wordt de klemtoon gelegd op het bundelen van diensten maar wel geografisch verspreid in Vlaanderen en Brussel. In 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf het Huisvestingsmigratieplan vertaald in concrete herhuisvestingsprojecten waaronder de verdere centralisatie van de kantoren in Brussel, de centralisatie van de kabinetten en het inrichten van VAC's in de centrumsteden.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uitvoering project

Afrond uitvoering project.

Igv overheidsopdracht: Uitvoering en opvolging nieuw project.

Igv overheidsopdracht:Uitvoering en opvolging nieuw project.

ISE

Opmaken van hemelwaterplannen voor bestaand patrimonium

Optimalisatie huisvesting VAC Leuven

Optimaliseren van de huisvesting in VAC Leuven

VAC Mechelen

Oprichting van een VAC centrumstad in Mechelen. Alle entiteiten van de Vlaamse overheid gelocaliseerd in Mechelen worden betrokken. De verlaten locaties worden afgestoten. Schaalvoordelen & efficiëntiewinsten ten gevolge concentratie.

Afronding studie. In kaart brengen afnames raamcontracten. Opmaak van de business case. In kaart brengen van het mogelijke programma, geinteresseerde entiteiten, behoeftes van die entiteiten, de winsten, de mogelijkheden in de centrumstad op VO locaties of - indien niet opportuun - op andere locaties dichtbij station. Op bestaande locaties worden conditiestaat, energiebesparende maatregelen, brandveiligheid, toegankelijkheid in kaart gebracht. Keuze tussen opstart overheidsopdracht of verlenging huurcontract. Afhankelijk van keuze onderhandeling met eigenaar of uitschrijven overheidsopdracht. Onderhandeld huurcontract. Opmaak van de business case.

Valorisatie Ferraris

In kaart brengen van het mogelijke programma, geinteresseerde entiteiten, behoeftes van die entiteiten, de winsten, de mogelijkheden in de centrumstad op VO locaties of - indien niet opportuun - op andere Oprichting van een VAC centrumstad in Aalst. Alle entiteiten van de Vlaamse overheid gelocaliseerd in Aalst worden locaties dichtbij station. betrokken. De verlaten locaties worden afgestoten. Schaalvoordelen & efficiëntiewinsten ten gevolge concentratie. Op bestaande locaties worden conditiestaat, energiebesparende maatregelen, brandveiligheid, toegankelijkheid in kaart gebracht. Keuze tussen opstart overheidsopdracht of overname huurcontract/aankoop gebouw. Opmaak van de business case. In kaart brengen van het mogelijke programma, geinteresseerde entiteiten, behoeftes van die entiteiten, de winsten, de Oprichting van een VAC centrumstad in Turnhout. Alle entiteiten van de Vlaamse overheid gelocaliseerd in Turnhout worden mogelijkheden in de centrumstad op VO betrokken. De verlaten locaties worden afgestoten. Schaalvoordelen & efficiëntiewinsten ten gevolge concentratie. locaties of - indien niet opportuun - op andere locaties dichtbij station. Opstart overheidsopdracht voor bouw van een nieuw project. - Betrouwbare, gebruiksvriendelijke rapporteringen; Zorgen voor betrouwbare, geautomatiseerde rapporteringen over de bezettingsgraden in de door Het Facilitair Bedrijf beheerde - Verbeteracties om de kwaliteit van de gebouwen, gebaseerd op gegevens uit het toegangscontrolesysteem. De bedoeling is om degelijke informatie en procedures aan te aangeleverde data te verhogen; reiken aan vastgoedbeheerders, projectleiders bouwprojecten, facility managers e.a. zodat zij hier vlot kunnen mee werken om de - Aanpassen omzendbrief 'behandeling bezettingen van de gebouwen te optimaliseren. huisvesting'; - Praktische afspraken over het gebruik van de rapporteringen. Valoriseren van het Ferrarisgebouw in het kader van het huisvestingsplan 2025 Voorbereiding verkoopsdossier.

Kantoor 2023

De realisatie van een nieuw duurzaam en toegankelijk kantoorgebouw in Brussel

Finalisatie intekening

Nieuw VAC Antwerpen

Het huurcontract van het huidige VAC Antwerpen loopt af in 2025. De selectie voor een toekomstig VAC zal gebaseerd zijn op gelijkaardige principes als Kantoor 2023.

Publicatie selectieleidraad en bestek. Ontvangst eerste offertes.

Igv overheidsopdracht: publicatie en voeren van procedure. Igv verlenging huurcontract: verhuis van diensten.

Igv overheidsopdracht: publicatie en voeren van procedure. Igv overname huurcontract/aankoop gebouw: plannen van werken. Zoeken van aannemer via overheidsopdracht. Indien nodig: zoeken van tijdelijke huisvesting en verhuis naar tijdelijke huisvesting.

Publicatie en voeren van procedure.

Igv overheidsopdracht: nieuwe huurovereenkomst. Verdere voorbereiding nieuw project.Verlenging bestaande huurovereenkomst tot inhuizing in nieuw pand.

Igv overheidsopdracht: nieuwe huurovereenkomst. Verdere voorbereiding nieuw project. Igv overname huurcontract/aankoop gebouw: Uitvoering werken.

Nieuwe huurovereenkomst. Verdere voorbereiding nieuw project.

Igv overheidsopdracht: Uitvoering en opvolging nieuw project.

Igv overname huurcontract/aankoop gebouw: Uitvoering werken. Verhuis entiteiten.

Uitvoering en opvolging nieuw project.

opvolgen bezettingsgraden gebouwen; verder uitvoeren van verbeteracties m.b.t. de kwaliteit / van de data uit het toegangscontrolesysteem; eventueel definiëren bijkomende acties

Verkoopsdossier wordt in de markt geplaatst.

Uitvoering project

Uitvoering project.

Inhuizing

Gunning opdracht. Sluiting huurovereenkomst. Verdere voorbereiding nieuw project.

Uitvoering en opvolging nieuw project.

FACILITIES

Taken die verband houden met: - Het dagdagelijks beheer en de uitbating van de gebouwen; - De dienstverlening gaat van schoonmaak, catering, onthaal, verzending, afvalverwijdering tot dagdagelijks operationeel gebouwenbeheer en mobiliteit. SD 2 OD 2.1 Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf is de primaire partner in duurzame facilities en voert een geïntegreerd, efficiënt en klantgericht facilitair beleid uit Het onderzoeken van en inspelen op trends en ontwikkelingen in facilities om de positionering, ontwikkeling en het aanbod van Het Facilitair Bedrijf verder te stimuleren Het afvalbeleid in de grote kantoorgebouwen van Het Facilitair Bedrijf is gericht op een streven naar zoveel mogelijk hergebruik van waardevolle grondstoffen en naar zo weinig mogelijk restafval. Het Facilitair Bedrijf zet in op het maximaal en zo zuiver mogelijk sorteren van afvalstoffen en in samenwerking met de leveranciers wordt gezocht naar innovatieve oplossingen om deze hoogwaardig te recycleren. Rond het voorkomen van afval wordt onder meer ingezet op het vermijden van éénmalige wegwerpverpakkingen en het terugdringen van voedselverlies. Tegen 2024 zal het afvalbeleid verschoven zijn naar een grondstoffenbeleid. De hoeveelheid restafval zal tegen 2024 gedaald zijn met 15% t.o.v. 2019. Actieplan afvalbeleid

Minder restafval - betere inzameling afval - circulaire afvalstromen (grondstoffenbeleid)

Proefproject zero waste

Proefproject opstarten in een gebouw voor zero waste

Actieplan voedselverlies Beheers

Voor alle grote kantoorgebouwen wordt: - de planning van de toegankelijkheidsissues afgewerkt - wordt zodra de aanpassingen zijn doorgevoerd een traject bij de labelcommissie gestart. De uitgeschreven procedure wordt geïmplementeerd en geëvalueerd.

Verhoging veiligheidsniveau Martelaarsplein in functie van het masterplan

Optimaliseren bezettingen gebouwen

Beleid

Voor de gebouwen bevraagd in Leesman 2 (2019) is een stand van zaken en een plan van aanpak opgemaakt.

Voor alle grote kantoorgebouwen wordt: - de planning van de toegankelijkheidsissues afgewerkt - wordt zodra de aanpassingen zijn doorgevoerd een traject bij de labelcommissie. Er is een uitgeschreven procedure die toelaat om toegankelijkheidsissues snel en gecoördineerd aan te pakken.

Implementatie van afgesproken maatregelen Installeren van veiligheidsmaatregelen in de justitiehuizen en in uitbreiding jeugdrechtbanken en in de gebouwen van entiteit Opgroeien in justitiehuizen

VAC Turnhout

Proces

Onderzoek naar en optimalisatie van de werkplekbeleving op basis van de Leesman index. Analyse Leesmanindex, prioriteiten vastleggen per gebouw en communicatie

Voor alle grote kantoorgebouwen wordt: - een planning voor het oplossen van de toegankelijkheidsissues uitgewerkt; - wordt, zodra de aanpassingen zijn doorgevoerd, een traject bij de labelcommissie opgestart. Er is een overzicht gemaakt van alle betrokken partijen bij het oplossen van de toegankelijkheidsissues en van mogelijke 'problemen' of 'hiaten'.

Structurele veiligheidsmaatregelen in specifieke gebouwen

VAC Aalst

ISE

Aanpak Integrale Toegankelijkheid in de Vlaamse overheidsgebouwen aan de hand van actieplan en toegankelijkheidstoets

Voor elk groot kantoorgebouw: - zijn de toegankelijkheidsissues in kaart gebracht; - is de ambitie voor het gebouw bepaald; - is een timing vooropgesteld voor het oplossen van de toegankelijkheidsissues binnen de vooropgestelde ambitie.

Einddoel 2024

Streven naar minder voedselverlies en valoriseren van overschotten

Het Facilitair Bedrijf zorgt voor een geïntegreerde aanpak op het vlak van catering, schoonmaak, onthaal, verzending en grondstoffen waarbij duurzaamheid, klantgerichtheid, efficiëntie en circulariteit de leidende principes zijn. Om deze aanpak op een uniforme wijze uit te voeren zal Het Facilitair Bedrijf hiervoor een doelstellingen- en afwegingskader opstellen en ondersteunende leidraden uitwerken tegen 2024.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Restafval gedaald t.o.v. 2019, nieuwe initiatieven rond circulaire stromen opgezet

Restafval gedaald t.o.v. 2020, nieuwe initiatieven rond circulaire stromen opgezet

Restafval gedaald t.o.v. 2021, nieuwe initiatieven rond circulaire stromen opgezet

Restafval gedaald t.o.v. 2022, nieuwe initiatieven rond circulaire stromen opgezet

Hoeveelheid restafval is met 15% gedaald tegenover 2019.

Fase 1 (start proefproject voor 1 jaar)

Fase 2 (einde/analyse/eventuele implementatie project)

Voedselverlies meten en reduceren + uitrol verkoop overschotten

Voedselverlies meten en reduceren

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Opstellen van projecgroep, keuze gebouw + in kaart brengen huidige afvalcijfers gebouw. Valoriseren van overschotten d.m.v. verkoop -testcase 2020_ED

p. 3/9

Uitwerken en implementeren van een cateringvisie 'next level'; Opstellen van een normering voor de personeelsinzet (aantal en profielen) in catering en schoonmaak; Opstellen van principes voor hospitality; Opstellen van afwegingskader welke dienstverlening onder welke vorm kan georganiseerd worden in een gebouw en onder welke voorwaarden. De Vlaamse Regering besliste op 29/3/2019 om de kantoorgebouwen met maximaal 25% gemengd gebruik in te kantelen bij Het Facilitair Bedrijf. Een nota omvattende scope, doelstellingen, budget en fasering werd opgesteld om deze beslissing verder te concretiseren. In 2020 wordt de nota ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering samen met een masterplan voor het uitvoereen van de inkanteling. Tegen eind 2024 is de overdracht van het vastgoed-, technisch, facilitair en netwerkbeheer van de kantoorgebouwen naar Het Facilitair Bedrijf gerealiseerd zodat entiteiten zich kunnen focussen op hun kerntaken. Leidraad voor toekomstige facilitaire dienstverlening

Beleid

Einddoel 2024

Inkanteling facilitaire dienstverlening (dit valt mee onder het initiatief Inkanteling vastgoed VEKP) OD 2.2 Beleid

Einddoel 2024

Alternatieve vervoersoplossingen

Realisatie en stapsgewijze uitbreiding van car sharing en alternatief transport

Nieuw Actieplan mobiliteit

Het opmaken van een nieuw actieplan mobiliteit Het opmaken van vervoersbehoefteplannen Entiteiten van de Vlaams overheid worden verder ondersteund en ontzorgd door het beheer van de dienstvoertuigen bij Het Facilitair Bedrijf onder te brengen Een nieuwe omzendbrief dienstvoertuigen zal worden opgesteld om het beleid verder te ondersteunen. Deze omzendbrief zal eenvoudiger zijn dan de vorige en spitst zich toe op het dereguleren.

Omzendbrief dienstvoertuigen aanpassen

Coördinatie van het fietsactieplan

Het Fietsactieplan houdt het ‘uitbouwen van een goed fiets- en fietsfaciliteitenbeleid binnen de gebouwen van Het Facilitair Bedrijf’ in. Dit is een onderdeel van het Actieplan Mobiliteit. Één van de deelcomponenten. is het Fietsbeleid. Een uitgeschreven actie betreft hierin het ‘uitbouwen van een goed fiets- en fietsfaciliteitenbeleid binnen de gebouwen van Het Facilitair Bedrijf’. Hiermee ondersteunt het fietsactieplan een strategische doelstelling van het actieplan Mobiliteit, zijnde het ‘stimuleren van duurzaam mobiliteitsgedrag (energiezuinig rijgedrag en kiezen voor een meer duurzaam vervoermiddel’

Coördinatie van het bedrijfsvervoersplan

Zowel het Brussels Gewest als de Federale Overheid nemen elke 3 jaar een stand van zaken op met betrekking tot het woon-werk verkeer. Het doel is de impact op het milieu en het verkeer in kaart te brengen.

Vehicle to grid

Het project vehicle to grid voor smart charging, zodat in de toekomst meer elektrische wagens op een slimmere manier kunnen worden opgeladen

Aanbieden ecodriving

Entiteiten overtuigen van het potentieel van een cursus ecodriving. Hiervoor wordt ook een premiestelsel uitgewerkt, waarbij de eerste 15 personen per entiteit gratis op cursus kunnen gaan.

Laadinfrastructuur uitbouwen

De uitbouw van laadinfrastructuur in de gebouwen van de Vlaamse overheid

Tegen 2024 worden de afwegingskaders en leidraden van het geïntegreerd beleid op vlak van catering, schoonmaak, onthaal, verzending en grondstoffenbeleid toegepast.

Opstellen actieplan per gebouw ISE Proces

Beleid

ISE

Toepassing leidraad en afwegingskader bij nieuwe gebouwen

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Acties gekoppeld aan masterplan inkanteling gebouwen, gebaseerd op het afwegingskader facilitaire dienstverlening

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Evaluatie van het gebruik en mogelijke uitbreiding

/ Verderzetting van het actieplan mobiliteit

Onderzoek bij elk gebouw (reeds ingekanteld of nog in te kantelen), welke acties uit de leidraad voor toekomstige facilitaire dienstverlening opportuun zijn en deze maximaal toepassen.

2020_ED Implementeren van steps in de verschillende gebouwen Het huidige actieplan loopt af en moet een opvolger krijgen de grote entiteiten, AWV, de Vlaamse Waterweg, VMM, De Lijn willen we opnemen De eerste 4 entitieten moeten overgekomen zijn Opstellen van een omzendbrief 1) Er is een klachtenbevraging georganiseerd. 2) De Slimme Sleutelkast en free floating zijn operationeel. 3) De bouwwerken aan de fietsenstallingen in de gebouwen in beheer van Het Facilitair Bedrijf worden afgerond. 4) Er vindt een centrale fietsactie plaats binnen de gebouwen van HFB. (Op Wereldfietsdag; 3/06) Binnen de werkgroepen GLOHW vindt een decentrale fietsactie plaats. Het bedrijfsvervoersplan voor Leefmilieu Brussel en de Federale Diagnostiek voor 2020 is opgemaakt en opgeleverd Proefproject VAC Gent in 2020 opgestart, afwerking 2021 (V2G + Local battery cfr. principes energy community VREG) 50 personen een cursus laten volgen Verdere uitrol laadinfra in gebouwen in scope klimaatfonds Doelstelling = minimaal 750.000 elektrisch geladen km via onze laadinfra

start nieuw actieplan mobiliteit

Mogelijkse vernieuwing van eerder vervoersbehoefteplannen De overige entiteiten moeten een vervoersbehoefteplanopgestelde hebben De overige entiteiten van golf 1 moeten Inkanteling golf 2 starten overgekomen zijn

Verderzetting van het actieplan mobiliteit

Mogelijkse vernieuwing van eerder opgestelde vervoersbehoefteplannen

Inkanteling golf 2 en start golf 3

Inkanteling golf 3

Eventuele aanscherping van de ecoscores

Eventuele aanscherping van de ecoscores Eventuele aanscherping van de ecoscores

Eventuele aanscherping van de ecoscores

Jaarlijkse decentrale fietsactie binnen GLOHW Verdere optimalisatie fietsinfrastructuur Bronzen CFE-label in VAC's provinciehoofsteden (baseline binnen IHR wordt bijgevolg met één jaar verlengd)

Jaarlijkse decentrale fietsactie binnen GLOHW Verdere optimalisatie fietsinfrastructuur Verlenging CFE-award HT en HC

Jaarlijkse decentrale fietsactie binnen GLOHW Verdere optimalisatie fietsinfrastructuur Verlenging CFE-award VAC's provinciehoofdsteden

Opnemen aanbevelingen en opmerkingen

Jaarlijkse decentrale fietsactie binnen GLOHW Verdere optimalisatie fietsinfrastructuur

Opnemen van aanbevelingen en opmerkingen

Coördinatie van het bedrijfsvervoersplan

Finetuning installatie + feedback VREG

verdere acties nog te bepalen

50 personen een cursus laten volgen (indien we over budget vanuit het klimaatfonds beschikken)

Uitbreiding scope (nieuw RC) + verdere uitrol ifv kredieten, inkanteling, intro evoertuigen.

Verdere uitrol indien klimaatfonds krediet. Uitbreiding bestaande installaties in hoofdgebouwen en belangrijke gebouwen ifv data-analyse

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Opmaak afwegingskader en leidraad (zie hoger)

Toepassen acties in de gebouwen in beheer van HFB

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

OVERHEIDSOPDRACHTEN

SD 3

Het Facilitair Bedrijf is het kenniscentrum inzake overheidsopdrachten

OD 3.1

Het ondersteunen en ontzorgen van klanten door middel van gerichte adviesverlening en het delen van kennis

Einddoel 2024

Entiteiten van de Vlaamse overheid worden over juridische aspecten van de regelgeving overheidsopdrachten ondersteund. De op maat adviesverlening zal tegen 2024 worden uitgebreid naar op maat juridische dienstverlening rond overheidsopdrachten waarbij entiteiten stap voor stap worden ondersteund. Om informatie beter te ontsluiten en op maat ter beschikking te stellen zal onder meer in 2020 een VO-brede koepelsite worden uitgebouwd. Tegen 2024 zal ook het informatieaanbod worden uitgebreid met bijkomende modeldocumenten en 2020_ED handleidingen.

Uitbreiden van het informatieaanbod met modeldocumenten en handleidingen

Opmaak nieuw modelbestek leveringen, modelbrieven en documenten (bijakte en dading), modelgunningsverslag

Handboek uitvoering Bouwprojecten generaliseren

Uitwerking schadevergoedingshandleiding /

Kennisdeling overheidsopdrachten

Interactieve kennisdeling door het geven van opleidingen, organiseren van netwerksessies etc

2x tweedaagse basiopleiding overheidsopdrachten geven geven van maatopleidingen overheidsopdrachten aan entiteiten VO (op vraag) mogelijkheden onderzoeken voor creatie van een e-learning concept voor bewustwording overheidsopdrachten

Evaluatie de eerste e-learning Uitsplitsing van leerpakket overheidsopdrachten in verschillende modules

Gemeenschappelijk portaal voor overheidsopdrachten

Bouwen van een gemeenschappelijk portaal voor overheidsopdrachten

Keuze van een technische oplossing

Uitwerking van het nieuwe portaal Inkanteling van minstens één entiteit

Bijkomende inkanteling van minstens één Verdere acties nog te bepalen entiteit

Verdere acties nog te bepalen

Op maat juridische dienstverlening

Uitbouw van dienstverlening die projecten bij klanten volledig juridisch voor ondersteunt voor het luik overheidsopdrachten.

Uitgewerkte dienstverlening

Meerdere ondersteunde projecten

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

finaal doelstellingen- en afsprakenkader dat gevalideerd is door het beleidsniveau en de stakeholders methodiek voor monitoring en rapportering over doelstellingen

Ontwikkeling van ondersteunende instrumenten Eerste resultaten uit monitoring

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

OD 3.2

Het uitbouwen en onderhouden van expertise en kennis met betrekking tot overheidsopdrachten(beleid)

Einddoel 2024

Door de gewestelijke aspecten rond overheidsopdrachten over te dragen van het Departement Kanselarij en Bestuur naar Het Facilitair Bedrijf zal maximale beleidscoherentie op het vlak van overheidsopdrachten worden nagestreefd. Tegen 2024 zal een VO-breed doelstellingen- en afsprakenkader worden opgesteld en zullen ondersteunende instrumenten worden uitgewerkt 2020_ED of geoptimaliseerd. Initiatieven zullen worden genomen om sterker te wegen op federale en Europese besluitvorming.

VO-breed strategisch inzetten van aankoopbudget

Beleid

Toepassing leidraad en afwegingskader bij nieuwe gebouwen

Taken die verband houden met: - Kenniscentrum overheidsopdrachten waarij advies wordt verleend en ondersteuning wordt geboden bij (het beleid rond) overheidsopdrachten. - Het opstellen van raamovereenkomsten voor generieke producten en diensten binnen de expertisedriehoek waarin de juridische, economische en technische experten nauw samenwerken. - Het ontwikkelen en implementeren van e-procurement binnen de Vlaamse overheid.

Uitbreiden van het informatieaanbod

Beleid

Toepassing leidraad en afwegingskader bij nieuwe gebouwen

Het aanbieden van duurzame en innovatieve end-to-end facilitaire oplossingen Het Vlaams regeerakkoord stelt een daling van CO2-uitstoot met 40% voorop ten opzichte van 2015 door verminderd brandstofverbruik van dienstvoertuigen. Om de entiteiten te ondersteunen heeft Het Facilitair Bedrijf in 2015 het actieplan mobiliteit opgesteld en reikt ze logistieke en financiële stimuli aan. Tegen 2024 zal Het Facilitair Bedrijf dit actieplan en de logistieke stimuli actualiseren en verder uitvoeren.

Gecentraliseerd vlootbeheer voor DVO-entiteiten

Einddoel 2024

Finale leidraad en afwegingskader facilitaire dienstverlening + eerste toepassing bij nieuwe gebouwen

Dit omvat alle acties nodig om de inkanteling van de facilitaire diensten vlot te laten verlopen, rekening houdend met de leidraad voor toekomstige facilitaire dienstverlening.

Vervoersbehoefteplannen

Beheers

Opstellen leidraad + afwegingskader facilitaire dienstverlening

Opmaken van een VO-breed doelstellingen- en afsprakenkader over het strategisch inzetten van het aankoopbudget Uitwerken en optimaliseren van ondersteunende instrumenten om de doelstellingen uit het VO-breed kader te helpen realiseren Uitbouwen van de monitoring en rapportering om de doelstellingen te kunnen opvolgen

Methode voor governance van het project projectplanning aanzet voor strategische lijnen van het doelstellingen- en afsprakenkader eerste afstemming met stakeholders

OD 3.3

Het end-to-end digitaal afhandelen en ontsluiten van overheidsopdrachten professionaliseren en stimuleren

Einddoel 2024

Er zijn verdere stappen gezet in het digitaal afhandelen van overheidsopdrachten zodat dit een toonbeeld is. Tegen 2024 ontvangt de Vlaamse overheid 80% van haar facturen als volwaardige digitale facturen (XML-PEPPOL). Publieke organisaties in Vlaanderen zullen worden gesensibiliseerd voor e-facturatie. Vanaf 2020 zal een jaarlijkse meting worden uitgevoerd naar de impact van e-facturatie in het bedrijfsleven (conform de Europese Richtlijn 2014/55/EU). Voor uitgaande e-facturen zal een werkende oplossing worden uitwerkt en zal deze 2020_ED worden gepromoot binnen de Vlaamse overheid.

p. 4/9

Beheers

Einddoel 2024

e-facturatie

Werkende oplossing voor uitgaande e-facturen en promotie ervan in de Vlaamse overheid en het promoten van e-facturatie bij de Vlaamse overheid, lokale besturen en leveranciers.

75% van de facturen zijn e-facturen Alle Vlaamse entiteiten kennen de werkende oplossing voor uitgaande e-facturen Meer dan 1000 publieke organisaties in Vlaanderen kunnen e-facturen ontvangen Er is een nulmeting gebeurd voor de B2Bomgeving Er is een gedifferentieerd opleidingspakket uitgewerkt rond e-invoicing in samenwerking met de private partners Het succes van het project is maximaal gecommuniceerd.

Artikelenbeheer in Orafin

Het invoeren van artikelenbeheer in Orafin en het realiseren van punch-out van catalogi in het financiële systeem

Artikelenbeheer is in gebruik genomen in Orafin

oplossing voor punch-out catalogi wordt uitgewerkt

2020_ED

in gebruikname gekozen oplossing voor punch-out door gebruikers

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

_ Alle entiteiten BBB gebruiken eDelta VR _ Bestekbewerker is klaar voor gebruik en gekend bij entiteiten _ eDelta kan gebruikt worden voor het opvolgen van opdrachtwijzigingen, tweestapsprocedures, het genereren van sjablonen _ eDelta geeft meer gebruikersondersteuning

Er zijn nieuwe aansluitingstrajecten opgestart om entiteiten te laten overstappen van de VR naar de EE eDelta geeft meer gebruikersondersteuning Opdrachten kunnen vroegtijdig afgesloten worden in eDelta

De koppeling met eNotification en eTendering wordt minstens voorbereid (afhankelijk van de evolutie van de ontwikkeling van deze platformen) Er zijn nieuwe aansluitingstrajecten opgestart om entiteiten te laten overstappen van de VR naar de EE

Er zijn nieuwe aansluitingstrajecten opgestart om entiteiten te laten overstappen van de VR naar de EE

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uitwerken van clausules voor de nieuwe raamovereenkomst afvalophaling Uitwerken van clausules voor het proefproject circulaire tissues

Onderzoek naar de mogelijkheden op het vlak garantietermijnen, terugnameverplichting en repareerbaarheid Onderzoek naar de mogelijkheid tot circulariteit in opdrachten voor textiel

Uitwerken van clausules voor de raamovereenkomsten textiel

Verdere acties nog te bepalen

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uitvoeren van procedures voor kopen bij start-ups met Uitvoeren van procedures voor kopen bij toepassing van de ontwikkelde maatregelen start-ups met toepassing van de Feedback verzamelen om instrumentarium te ontwikkelde maatregelen optimaliseren Feedback verzamelen om instrumentarium te optimaliseren Initiatief kopen bij start-ups is gepromoot Initiatief kopen bij start-ups is gepromoot binnen de binnen de Vlaamse overheid Vlaamse overheid Opportuniteiten voor 2022 zijn in kaart Opportuniteiten voor 2021 zijn in kaart gebracht gebracht Instrumentarium is geactualiseerd en Feedback uit de gevoerde procedures is verwerkt in uitgebreid het instrumentarium Feedback uit de gevoerde procedures is verwerking in het instrumentarium

Uitvoeren van procedures voor kopen bij start-ups met toepassing van de ontwikkelde maatregelen Feedback verzamelen om instrumentarium te optimaliseren Initiatief kopen bij start-ups is gepromoot binnen de Vlaamse overheid Opportuniteiten voor 2023 zijn in kaart gebracht

Instrumentarium is geactualiseerd Feedback uit de gevoerde procedures is verwerking in het instrumentarium

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Gerealiseerde inkantelingen MVG

Gerealiseerde inkantelingen buiten MVG

Gerealiseerde inkantelingen

Er is een proces geïnstalleerd voor het gestructureerd opvolgen van de uitnutting van de contracten en (vroegtijdig) het herinplannen van projecten Er is een tool in gebruik genomen voor de opvolging van planning en contractbeheer

Iimplementatie en bijsturing proces en tool

Portfolio is uitgebreid met nieuwe producten en diensten en meer variatie

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Plaatsingsprocedure opgestart en uitgevoerd tot en met het uitvoeren van de onderhandelingen en het uitwerken en versturen van het finale bestek naar de resterende kandidaten

Raamovereenkomsten Exploitatie- en ontwikkelingsdiensten gesloten na goedkeuring van het voorstel tot gunning door de Vlaamse regering en transitieprojecten opgestart

Tegen 1/2/2022 hebben de nieuwe ICTdienstverleners voor ICT-omtwikkeingsen exploitatiediensten de dienstverlening volledig overgenomen van HB-plus; Tegen 1/9/2022 heeft de nieuwe ICTdienstverlener de dienstverlening overgenomen op het vlak van technische ondersteuning via ICT-profielen

Transitie afgerond / nieuwe dienstverlening op kruissnelheid

Om op vlak van de ICT-dienstverlening de klanten- en gebruikerstevredenheid te verhogen en om de regierol van Het Facilitair Bedrijf te versterken zal Het Facilitair Bedrijf tegen 2024 zijn ICT-organisatie hebben aangepast.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Programma ICT-contracten 2022

Programma ICT-contracten 2022 - Deel m.b.t. toekomstige HFB-ICT-organisatie

Nieuwe organisatiestructuur uitgetekend en gecommuniceerd

implementatie nieuwe organisatie

Programma ICT-contracten 2022

Klanten ondersteund bij uittekenen van hun Programma ICT-contracten 2022 - Deel m.b.t. begeleiding van klantenentiteiten bij hun transitie naar hun toekomstige ICT-organisatie transitieprojecten

klanten ondersteund bij uitvoering transitieprojecten

Het Facilitair Bedrijf wil een beduidende kwaliteitsverhoging van de overheidsopdrachten binnen de Vlaamse overheid realiseren. Als ondersteunende tool zal eDelta verder worden ontwikkeld tot een toepassing die het volledige traject van een overheidsopdracht kan begeleiden. Koppelingen met andere toepassingen, zoals het federale eProcurementplatform worden onderzocht en waar mogelijk voorzien. De rapportering op basis van eDeltagegevens wordt verder op punt gesteld. Tegen 2024 gebruiken alle entiteiten die behoren tot het toepassingsgebied BBB minstens de eDelta Vereenvoudigde Registratie maar worden verder aangemoedigd de eDelta Enterprise Editie te gebruiken.

VO-brede uitrol en verdere uitbouw eDelta

Beleid

ISE Proces

Beleid

Het Facilitair Bedrijf zorgt voor een centraal gecoördineerd aankoopbeleid

OD 4.1

Het voeren van een aankoopbeleid dat de keuze voor duurzame en circulaire aankopen aanmoedigt

Einddoel 2024

Tegen 2024 is er capaciteitsopbouw en zijn kennis en vaardigheden op het vlak van circulair aankopen verhoogd. Interne organisatie, processen en logistiek zijn aangepast om betere circulaire partnerschappen te realiseren met opdrachtnemers en ontluikende circulaire businessmodellen te stimuleren. Naast een partnerschap tussen Het Facilitair Bedrijf en haar opdrachtnemer, tracht Het Faclitair Bedrijf door middel van slimme clausules ook samenwerking tussen ketenpartners te stimuleren, zodat er meer circulaire waardeketens tot stand komen.

Einddoel 2024

Uitwerken van clausules op maat van concrete opdrachten die zorgen voor een grotere duurzaamheid en circulariteit

Start-ups en KMO's zijn belangrijke innovators en zorgen voor een gezonde mededinging binnen de economie. Door de drempel te verlagen voor start-ups en KMO's zal de deelname aan overheidsopdrachten van Het Facilitair Bedrijf tegen 2024 toenemen. Er worden proefprojecten opgestart om de bestaande maatregelen (aangepaste documenten, flexibele procedures ...) toe te passen. Ook de opportuniteiten bij de andere beleidsdomeinen worden in kaart gebracht. Het Facilitair Bedrijf neemt maatregelen om initiatieven en opdrachten extra onder de aandacht te brengen bij 2020_ED start-ups en KMO's.

Opzetten van procedures in het kader van kopen bij start-ups met toepassing van de ontwikkelde maatregelen

Promoten van kopen bij start-ups

Initiatief kopen bij start-ups is gepromoot binnen de Vlaamse overheid Promoten van het initiatief ‘Kopen bij start-ups’ en het in kaart brengen van de opportuniteiten voor start-ups bij de verschillende beleidsdomeinen Opportuniteiten voor 2020 zijn in kaart gebracht

Optimaliseren van de instrumenten

Optimaliseren van het instrumentarium om kopen bij start-ups en KMO's te stimuleren

OD 4.2

Het centraal aanbieden van efficiënte aankoopoplossingen die de continuïteit van contracten, efficiënte operationele aankopen en een optimale doorlooptijd verzekeren

Einddoel 2024

Voor de generieke aankopen wil Het Facilitair Bedrijf schaalvoordelen realiseren en meer inzetten op de ondersteuning van het economische beleid van de regering. Tegen 2024 zal Het Facilitair Bedrijf de enige aankoopcentrale zijn voor gangbare en gebruikelijke ondersteunende goederen en diensten. Entiteiten die momenteel nog niet afnemen van deze dienstverlening worden gestimuleerd om hiervan af te nemen. Het Facilitair Bedrijf zal hiervoor een visie en een stappenplan ontwikkelen en samenwerkingstrajecten opstarten met entiteiten van de Vlaamse overheid die zelf met opdrachten naar de markt gaan.

ISE

Eerste procedures voor kopen bij start-ups met toepassing van de ontwikkelde maatrgelen zijn uitgevoerd

Procedures voor kopen bij start-ups

Inkanteling entiteiten met raamcontracten

Inkanteltraject entiteiten met raamcontracten

Professionele planning en contractbeheer

Uitbreiding portfolio raamcontracten

Uitbreiding portfolio van raamcontracten naar contracten die nu nog geen deel uitmaken van het portfolio en die courant en gemeenschappelijk zijn: meer variatie binnen de contracten en meer variatie in de portfolio

Beschikbare instrumentarium is geactualiseerd

2020_ED

Eensgezindheid over het project op politiek niveau Desk research over de scope van het project Oprichting stuurgroep en methode tot government project Projectplanning Gestarte klantengesprekken Behoeften van alle stakeholders ohvv planning, contractbeheer en rapportering zijn gekend. Er zijn pilootinitiatieven lopende voor het gestructureerd opvolgen van de uitnutting van contracten Er is een proces geïnstalleerd om verwachtingen van klanten in kaart te brengen, te beoordelen en in te plannen

ICT

Taken op die verband houden met: - Aanbieden van ICT-diensten, producten en advies om entiteiten te ondersteunen in hun digitale transformatie. - Het beheer van ICT-bouwstenen zoals toegangsbeheer, digitaal tekenen, het netwerk, de verschillende ICT- en telecomcontracten en het informatie- en archiefbeheer. - Ondersteuning van entiteiten in hun behoefte aan IT-specialisten via Vlaanderen Connect. SD 5

Het Facilitair Bedrijf biedt een betrouwbare, moderne en klantgerichte ICT-dienstverlening aan

OD 5.1

Het moderniseren van de publieke dienstverlening van de Vlaamse overheid door een flexibel en vraaggestuurd ICT-dienstverleningsaanbod en herbruikbare bedrijfsplatformen

Einddoel 2024

Tegen 2022 is er een nieuwe portfolio van ICT-raamovereenkomsten afgesloten die up-to-date zijn en die tegemoet komt aan de noden van de verschillende VO-entiteiten en lokale 2020_ED besturen .

Programma ICT-contracten 2022

Beheers

Uitbouwen van de functionaliteiten en koppelingen van eDelta (koppelingen met andere toepassingen,oa. federaal eProcurementplatform en uitrol e-Contracting) en stimuleren van entiteiten om aan te sluiten op het eDelta-platform en de bijhorende functionaliteiten (o.a. module bestekbewerker)

SD 4

Slimme clausules voor duurzaam en circulair aankopen

Beleid

- 80% van de facturen zijn e-facturen. Het project is afgerond. De financiële systemen van de Vlaamse overheid hebben de nodige kennis en draagkracht om / de verworven resultaten van het project te behouden en te maximaliseren.

Einddoel 2024

Programma ICT-contracten 2022 - Deel m.b.t. de totstandkoming van nieuwe ICT-raamovereenkomsten

p. 5/9

Beleid

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf zet in op de herbruikbaarheid van IT-oplossingen, services en platformen wat zal leiden tot efficiëntie, schaalvoordelen en betere samenwerking binnen de Vlaamse overheid. Tegen 2024 is een digitaal platform gerealiseerd dat gebruik maakt van modulaire, herbruikbare en aanpasbare software en services.

2020_ED

CRM

Het uitwerken van een nieuwe bouwsteen "CRM" (Customer/Client Relation Management)

Het raamcontract voor de CRM is toegewezen Eerste reeks integraties (gebruikers- en toegangsbeheer, wegwijs, mail- en kalender) zijn uitgevoerd Bijkomende integraties zoals Sharepoint, Sociale de kernorganisatie nodig als basis voor het media, webpublicatie zijn uitgevoerd. kenniscentrum is uitgetekend Een kennisdelingsplatform inzake CRM is opgezet Een aantal pilootprojecten zijn opgestart.

Digitale Handtekening

Het verrijken van de bestaande bouwsteen "digitale handtekening" met bijkomende functionaliteit

XML bestanden kunnen digitaal worden ondertekend Remote signing is beschikbaar

Zegels ("handtekeningen in naam van De dienst wordt aangeboden as a Service (in de cloud) organisaties") kunnen op documenten worden geplaatst.

eFormulieren

Het verrijken van de bestaande bouwsteen "eFormulieren" met bijkomende functionaliteit

"GegevensAfleverPunt as a Service" is opgezet.

De bouwsteen is ingebed in de raamcontracten inzake De bouwsteen is overgedragen aan de de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening dienstverlener geselecteerd via C2022.

Het uitwerken van een nieuwe bouwsteen "BI & Data analytics"

Uitgewerkt aanbod binnen het ICTraamcontract is beschikbaar.

De kernorganisatie nodig als basis voor het kenniscentrum is uitgewerkt.

Het kenniscentrum is operationeel.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Vlaanderen connect heeft een werkend rotatiebeleid

Kennisdeling binnen Vlaanderen connect is beter uitgewerkt en geprofessionaliseerd

BI & Data analytics Beleid

Beleid

Einddoel 2024

Om tegemoet te komen aan de nood aan hooggekwalificeerd ICT-personeel zet Het Facilitair Bedrijf tegen 2024 in op de uitbreiding van Vlaanderen Connect. In functie van de huidige en toekomstige evoluties waaronder de toenemende vraag en ondersteuning van de lokale besturen, zal tegen 2024 Vlaanderen Connect zijn huidige opdracht en structuur hebben herbekeken.

Het plaatsen van tijdszegels wordt gefaciliteerd en toepgepast in de context van langetermijn opslag van documenten.

Actualiseren van de huidige opdracht en structuur van Vlaanderen Connect

De Raad van Bestuur heeft het Dagelijks bestuur Governance structuur aanpassen aan de gemandateerd voor operationele taken en heeft meer toegenomen grootte van Vlaanderen connect. strategisch zeggenschap over Vlaanderen connect.

Lokale besturen

Uitwerken visie voor ondersteuning lokale besturen

In 2020 wensen we een model uit te werken, waarbij lokale besturen gebruik kunnen maken van de dienstverlening van Vlaanderen De eerste projecten bij lokale besturen zijn uitgevoerd verdere uitrol connect. voor de verschillende producten die het Facilitair Bedrijf aanbiedt.

verdere uitrol

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

On premise Skype is verwijderd en de gebruikers ervan zijn gemigreerd naar de vernieuwde digitale werkplek.

Alle gebruikers van de werkplekdiensten zijn overgeschakeld naar de vernieuwde digitale werkplek (inclusief digitale telefonie) tegen einde 2021

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Modernisatie Certificatenbeheer i.k.v. selfservice en hybride platform Evolutie naar 1 integratieproces voor de verschillende veiligheidsbouwstenen Uitbreiding KMS diensten Redesign IDM i.k.v. self-service en cloud based Integratie mandaten in Toegangsbeheer MFA voor AWS diensten Analyse Move to Cloud voor Toegangsbeheer

Modernisatie Sleutelbeheer en gepriviligeerde accounts i.k.v. hybride cloud omgeving Redesign IDM ikv self-service en cloud based Strategie beveiligingsdiensten ikv ADFs en Datapower en uitrol naar Cloud omgeving Uitbouw Self-service portaal i.f.v. veiligheidsbouwstenen ACM Move to Cloud - Analyse en opzet Verdere opzet SIEM en Log Mgmt As A Service Uitwerking Service- en Product Portfolio en communicatieplatform WebIDM is master over identiteiten en rechten

Verdere opschaling en evolutie van de cloud-gebaseerde API management SAAS dienst; Verder uitbreiding en evolutie van de managed file transfer dienst, en gebruik ervan in klantentoepassingen; Introductie van bijkomende integratieoplossingen in functie van de vraag;

Verdere realisatie van bouwstenen i.f.v. de vraag van klantzijde; Verdere implementatie van het kenniscentrum

Verdere realisatie van bouwstenen i.f.v. de Verdere realisatie van bouwstenen i.f.v. de vraag van klantzijde; Verdere vraag van klantzijde; Verdere implementatie van het kenniscentrum implementatie van het kenniscentrum

Leegmaak NMC4 - Vlimpers Rest toepassingen andere entiteiten (oa WSE) Migratie beheersservers in lijn met raamcontract

Leegmaak NMC4 afwerken. Migratie andere datacenters met EOSL problematiek bij entiteiten Strategie migratie van toepassingen in Cloud (AWS<->Azure) Disaster recovery organisatie strategie

Het uitbouwen van de digitale werkplek van de toekomst

Einddoel 2024

Om de efficiëntie te verhogen en plaatsen tijdsonafhankelijk werken te ondersteunen zal tegen 2024 het gedeeld communicatie- en samenwerkingsplatform waaronder Microsoft Teams voor de volledige Vlaamse overheid verder worden uitgebouwd.

Digitale werkplek (Microsoft teams, telefonie, mobiel beheerssysteem)

OD 5.3

Het verzekeren van een efficiënte, veilige en bedrijfszekere cloud- en netwerkinfrastructuur

Einddoel 2024

Tegen 2024 is de digitale ICT-infrastructuur verder geëvolueerd naar een cloud-georiënteerd aanbod van infrastructuur- en platformdiensten. Bestaande (beveilings)bouwstenen evolueren in een richting waarbij optimaal en veilig gebruik kan worden gemaakt van clouddiensten. De lokale datacenters zijn verder geconsolideerd en er is een gedeeld infrastructuurplatform ingericht bestaande uit een publieke cloud en private infrastructuur.

1) 2) 3) 4)

Proces-automatisering (Customer- en Data Centric met focus op automatisering en kerntaken) Self Service Portaal (Customer- en Data Centric, API-Driven) Communication As A Service (Service- en ProductPortfolio, Website, Communicatie en Centralisatie) Hybrid Platform As A Service (Centrale Hub, Shared Services, Kostenefficiënt)

Veiligheidsbouwstenen aanbieden in hybride platform via self-service portaal Redesign IDM i.k.v. self-service en move to cloud Verdere uitbouw Self-service portaal

Integratie-bouwstenen verder uitbouwen en laten evolueren naar cloud-gebaseerde SAAS diensten

1) 2) 3) 4)

API management platform verder uitbouwen, laten evolueren en overgang naar cloud-gebaseerde SAAS diensten Uitbouw van een managed file transfer dienstenaanbod Afbouw van bestaande drop servers, en self-service inregeling van ad-hoc bestandsuitwisseling Uitbouw van andere applicatie integratiebouwstenen in functie van de vraag

Introductie van de API Management cloudgebaseerde SAAS dienst, en het toepassen ervan voor de AIV API toepassingen Uitbouw fase 1 van de managed file transfer dienst

Verdere opschaling en evolutie van de cloud-gebaseerde API management SAAS dienst; Verder uitbreiding en evolutie Verdere overgang van on-prem API management van de managed file transfer dienst, en oplossing naar de cloud-gebaseerde SAAS dienst gebruik ervan in klantentoepassingen; Uitbouw fase 2 van de managed file transfer dienst, en Introductie van bijkomende integratiegebruik ervan in klantentoepassingen oplossingen in functie van de vraag; Afbouw van bestaande drop servers, en self-service inregeling van ad-hoc bestandsuitwisseling

Cloud bouwstenen verder uitbouwen en deze toepassen bij de ontwikkeling van enterprise toepassingen van de entiteiten

1) 2) 3) 4) 5)

Basis bouwstenen: AWS landing zone, Azure landing zone, AWS IAM, ... Architectuur cloud netwerk (AWS VPC, Azure VNET, Direct Connect, ...) en netwerkbeveiliging File Storage oplossingen (AWS FSX, AWS File Storage Gateway, ...), Active Directory, ... Cloud applicatie architectuur blauwdrukken (schaling, resilience, micro-services, ...) DevOps tooling (CI, CD, ....)

Uitrol van de eerste reeks van elementaire bouwstenen (landing zone, netwerkbeveiliging, IAM, ...) Uitrol van een klantenforum als eerste implementatie van het kenniscentrum

Verdere realisatie van bouwstenen i.f.v. de vraag van klantzijde; Verdere implementatie van het kenniscentrum

1) 2) 3) 4)

Analyse en definieren van aanpak voor de verschillende datacenters Impact op exploitatie en van migratie op de verschillende toepassingen inschatten en beheersplan vastleggen Trajecten voor de applicaties bepalen en in samenwerking met de entiteiten opvolgen Leegmaak in lijn met contracten, architectuur-strategie, netwerk en security plannen

Verder leegmaak NMC4 voor toepassingen HFB Analyse NMC4: Kosten en trajecten inclusief Facilitaire ICT systemen Migratie van aantal toepassingen HFB Uitvoeren strategie beheerservers Vermijden toevoegen nieuwe toepassingen of Migratie Vlimpers starten oplossingen in NMC4

1) 2) 3) 4)

Aankoop licenties voor opstart advanced license program van Cisco Resources om alle locaties volledig naar SDN te migreren 1 fase aankoop hardware In dienst/beheer nemen van alle hardware uit fase 1

Introductie van software defined networking concept binnen de Vlaamse Overheid.

Api-based ontsluiting en E2E lifecycle mgmt i.k.v. IAM

Hybride integratie platform voor zowel onprem als cloud diensten

Disaster recovery van toepassingen georganiseerd.

Rapportering op sites die gemigreerd zijn en budget/planning

Rapportering op sites die gemigreerd zijn Rapportering op sites die gemigreerd zijn en budget/planning en budget/planning

Rapportering op sites die gemigreerd zijn en budget/planning

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Transformatie naar een holdingmodel voor ICT binnen de Vlaamse overheid Transformatie naar een holdingmodel voor ICT binnen de Vlaamse overheid

nvt

Definitie beleid m.b.t. holdingmodel

Uitrol model fase 1

Uitrol model fase 2

Uitrol model fase 3

In uitvoering van de regieen integratierol zorgt Het Facilitair Bedrijf tegen 2024 voor een uniform informatieveiligheidsbeleid binnen de gemeenschappelijke dienstverlening en wordt het globale veiligheidsbeleid binnen de Vlaamse overheid ondersteund. De risico's op het vlak van gegevensbescherming zijn maximaal gereduceerd.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uniform ICT-veiligheidsbeleid voor gemeenschappelijke ICT-dienstverlening Inrichten van een uniform ICT-veiligheidsbeleid voor gemeenschappelijke ICT-dienstverlening

(Door)ontwikkeling risico analyse (Vo Informatieclassificatie) en opstellen Risicofiche per dienstverlening

Opvolging risicofiches (Deel van takenpakket SDM)

Globaal veiligheidsbeleid Vlaamse overheid

Ondersteuning proces informatieclassificatie, uitbreiding naar VO beleidsmaatregelen

Ondersteuning proces Ondersteuning proces informatieclassificatie, uitbreiding naar VO informatieclassificatie, uitbreiding naar VO beleidsmaatregelen beleidsmaatregelen

Begeleiding naar nieuw contract

Opvolging en begeleiden transformatie van de dienstverlening

OD 5.4

Het versterken van het digitaal leiderschap van het Facilitair Bedrijf via de regieen integratierol van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening om zo de entiteiten te ontzorgen.

Einddoel 2024

Om de entiteiten te ontzorgen op vlak van generieke ICT zal Het Facilitair Bedrijf tegen 2024 de versterkte regierol met betrekking tot gemeenschappelijke ICT-dienstverlening opnemen. Ze zal dit doen door een hybride model van ICT met een externe partner-service integrator op te zetten en de interne organisatie te versterken.

Globaal veiligheidsbeleid Vo (Doel= beperken van risico's bij informatieverwerking)

Transformatie naar een regie organisatie (Focus informatieveiligheid) Transformatie naar een regie organisatie (Focus informatieveiligheid) OD 5.5

Bijkomende geïntegreerde functies inzake marketing, verkoop, service en rapportering zijn gerealiseerd.

Governance Vlaanderen connect

OD 5.2

Einddoel 2024

Een actualisatie van het aanbod op basis van een verruimde marktbevraging is uitgevoerd.

2024_ED

Uitbreiding van Vlaandern Connect om tegemoet te komen aan de toenemende vraag

Consolidatie datacenters en migratie naar cloud

Beleid

2023_ED

Groei Vlaanderen connect

Bestaande beveiligings- en integratie-bouwstenen verder laten evolueren naar self-service diensten binnen een hybride omgeving.

Beleid

2022_ED

In 2020 willen we vooral meer inzetten op personeelsbeleid om enerzijds retentie te verhogen en anderzijds ook het performance beleid en de interne rotatie te professionaliseren

Digitale werkplek

Beleid

2021_ED

Het opzetten van principes, beste praktijken en processen omtrent data- en informatiebeheer om op een veilige, vlotte en professionele manier toegang te verkrijgen tot data en informatie

Opvolging en begeleiden transformatie van de dienstverlening

p. 6/9

Beleid

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf zal de VO-entiteiten maximaal ondersteunen en begeleiden richting de centrale dienstverlening met betrekking tot het analoog archief. In het kader van de overname van vastgoed zal gekeken worden welke archiefruimten kunnen worden overgenomen door Het Faciltair Bedrijf en mee ondergebracht worden binnen de dienstverlening van het Depot te Vilvoorde. Hierdoor worden VO-entiteiten niet enkel ontzorgd maar zal het informatiebeheer verder gestroomlijnd worden en zal de maturiteit binnen de Vlaamse overheid verhogen.

Proces

Beheers

INT

2024_ED

Er wordt gestreefd om 15 klanten naar de dienstverlening te leiden.

Er wordt gestreefd om 15 klanten naar de Er wordt gestreefd om 15 klanten naar de Er wordt gestreefd om 15 klanten naar de dienstverlening te leiden. dienstverlening te leiden. dienstverlening te leiden.

Uitbreiden en optimaliseren dienstverlening Depot

Scanning op vraag uitrollen en dienstverlening hierop alligneren, serieregister Depotbeheerstool

Scanning op vraag operationaliseren en dienstverlening hierop alligneren

Dienstverlening evalueren en aanpassen indien nodig

Overname archiefruimten

Opstellen processen voor overname Consolideren proefopstelling Herman Archiefruimten van de grote kantoorgebouwen onder beheer van HFB nemen. Op termijn is het de bedoeling dat alle kantoorgebouwen in Brussel en de VAC's in de provinciehoofdsteden Aftoetsen overgenomen processen worden. voor overname Tegen 2024 archiefruimte is het doel omProefopstelling zeker Herman Herman Teirlinck Teirlinckgebouw en K2023 over te nemen. archiefruimte Teirlinckgebouw en klaarmaken K2023

Programma Analoog archief: operationaliseren van het uitvoeringsbesluit m.b.t. het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten

Analoog archief: operationaliseren van het uitvoeringsbesluit m.b.t. het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten

Uitrollen scanning op vraag, analyse Depotbeheerstool, begin realisatie Verdere realisatie depotbeheerstool, aftoetsen Depotbeheerstool, opmaken processen processen overname archiefruimten, begeleiden overname archiefruimten, begeleiden herhuisvestingsprojecten, aantrekken klanten herhuisvestingsprojecten, aantrekken klanten

Verbeteren interne organisatie Depot Vilvoorde

Stapsgewijs voorbereiden van de medewerkers te Depot Vilvoorde op de veranderingen die er de komende jaren aankomen Depotbeheerstool

Opstellen nieuwe werken overlegstructuur, implementeren nieuwe werken overlegstructuur

Met Digitaal Archief Vlaanderen ondersteunt Het Facilitair Bedrijf overheden in Vlaanderen bij het beheren en bewaren van digitale informatie. In 2019 werd deze dienstverlening goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Tegen 2024 wordt het ondersteuningsaanbod verder uitgewerkt en wordt ernaar gestreefd om zoveel mogelijk overheden in Vlaanderen aan te laten sluiten en op die manier gebruik te maken van het ondersteuningsaanbod. De implementatie van het E-depot (fase 2) wordt afgerond tegen 2020. In 2021 wordt een publieksportaal gebouwd 2020_ED om de in het E-depot opgenomen informatie te ontsluiten.

Dienstverlening evalueren en aanpassen indien nodig

Dienstverlening evalueren en aanpassen indien nodig Consolideren K2023

Implementatie depotbeheerstool, overname archiefruimten Herman Teirlinckgebouw, begeleiden herhuisvestingsprojecten, aantrekken klanten

Overname archiefruimten Herman Teirlinck en voorbereiding K2023, begeleiden herhuisvestingsprojecten, aantrekken klanten

Fijnstellen nieuwe werken overlegstructuur

Verankeren nieuwe werkstructuur

Onderhouden nieuwe werkstructuur

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Op basis van de analyse die in 2020 is gebeurd worden actiepunten gedefinieerd en worden de gaten in de dienstverlening opgevuld.

Op basis van de analyse die in 2020 is gebeurd worden actiepunten gedefinieerd en worden de gaten in de dienstverlening opgevuld. (deze doelstelling zal verder geconcretiseerd worden na de analysefase)

De koppeling tussen burgerprofiel en het E-depot is volledig operationeel

Alle voorgaande projecten, waaronder de depotbeheerstool, zorgen voor wijzigingen aan de dienstverlening. Intern zal de werking van Het Depot te Vilvoorde hierdoor wijzigen. Stapsgewijs zullen de medewerkers te Depot Vilvoorde hierop voorbereid worden. Depotbeheerstool

Er wordt in kaart gebracht waar nog gaten zijn m.b.t. de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen

Publieksportaal

Het publieksportaal is in productiegezet in 2021.

De behoeftenanalyse is opgestart en gefinialiseerd er is een studie opgestart en uitgevoerd Het publieksportaal staat in productie m.b.t. auteursrechten en andere aanverwante rechten die het al dan niet publiceren van informatie mogelijk maken

Koppeling tussen Depot Vilvoorde en Digitaal Archief Vlaanderen

Er is een koppeling voorzien tussen het beheer van het analoge en digitale archief van overheden in Vlaanderen. Concreet betekent dit dat het Depot te Vilvoorde voor zijn werking gebruik kan maken van een toepassing met het oog op de vereenvoudiging van de processen en met het oog op een efficiënter beheer van de analoge informatie. De doelstelling is dat een gebruiker zijn informatie in 1 toepassing moet kunnen beschrijven (los van het feit of het nu digitale of analoge informatie betreft). na de beschrijving moet de gebruiker kunnen aangeven of de informatie analoog of digitaal is, waarna ofwel een analoog overdrachtsproces (richting bv. Vilvoorde) opgestart kan worden ofwel een digitaal overdrachtsproces opgestart kan worden naar het E-depot. Uiteindelijk zal een eindgebruiker dus kunnen zoeken in het volledige 'archief' van de Vlaamse overheid en bij uitbreiding de lokale overheden.

De behoeftenalayse voor een analoge depotbeheerstool is gefinaliseerd. Op basis hiervan wordt nog in 2020 gestart met de eerste ontwikkelingen. Om deze toepassing ook aan te bieden aan lokale besturen wordt er ook een financieringsmodel uitgewerkt voor lokale overheden

De ontwikkeling van de minimaal vereiste De oplossing wordt verder functionaliteiten is afgerond waardoor de toepassing in Vilvoorde in gebruik genomen kan worden. Idealiter geoptimaliseerd zodat ze ook gebruik kan / wordt de toepassing in 2021 ook al uitgerold naar maken van het publieksportaal lokale besturen

Preservatie

Er is een duidelijke preservatiestrategie ontwikkelt voor alle in het E-depot opgenomen informatie.

Er is een preservatieoplossing voor bestandsformaten die voortvloeien uit de courante kantoorsoftware (bv. Word, Excel, PowerPoint)

Er wordt, in samenspraak met de klanten, een lijst met 'bedreigde' Er wordt een onderzoek opgestart om na te gaan wat bestandsformaten opgemaakt. Uit deze de beste preservatieoplossing is voor CAD-bestanden. lijst zal elk jaar voor de hoogst scorende 'bedreigde bestandsformaten' een oplossing uitgewerkt worden.

Er wordt, in samenspraak met de klanten, een lijst met 'bedreigde' bestandsformaten opgemaakt. Uit deze lijst zal elk jaar voor de hoogst scorende 'bedreigde bestandsformaten' een oplossing uitgewerkt worden.

Aansluiting van Klanten

Tegen 2024 is 70% van alle Vlaamse overheden aangesloten op de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen. Hiervan maakt 50% gebruik van het E-depot

Er wordt gestreefd naar 10 klanten voor Edepot en 40 klanten voor Serieregister

Er wordt gestreefd naar minimaal 15 nieuwe klanten voor E-depot en 25 nieuwe klanten voor Serieregister

Er wordt gestreefd naar minimaal 15 Er wordt gestreefd naar minimaal 15 nieuwe klanten voor E-depot en 25 nieuwe nieuwe klanten voor E-depot en 25 nieuwe klanten voor Serieregister klanten voor Serieregister

Exploitatie

De exploitatie van de verschillende toepassingen die onder de noemer Digitaal Archief Vlaanderen worden aangeboden.

De bestaande toepassingen worden onderhouden en verder geoptimaliseerd

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

In 2020 wordt de personeelspeiling afgenomen, de resultaten geanalyseerd en wordt indien nodig een actieplan opgesteld.

In 2021 zullen eventuele acties worden opgevolgd

In 2022 zal deelgenomen worden aan een In 2021 zullen eventuele acties worden nieuwe personeelspeiling, de resultaten opgevolgd zullen worden geanalyseerd en een actieplan zal worden opgesteld

In 2024 zal deelgenomen worden aan een nieuwe personeelspeiling, de resultaten zullen worden geanalyseerd en een actieplan zal worden opgesteld

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Besparen van 8 personeelsleden door anders organiseren, keuzes te maken, overname taken en middelen van andere entiteiten en kritisch bekijken van instroom.

Besparen van 9 personeelsleden door anders organiseren, keuzes te maken, overname taken en middelen van andere entiteiten en kritisch bekijken van instroom.

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

In 2020 worden de acties uit het jaaractieplan In 2021 worden de acties uit het jaaractieplan welzijn welzijn uitgevoerd en geëvalueerd. Een uitgevoerd en geëvalueerd. Een jaaractieplan voor jaaractieplan voor 2021 zal worden opgesteld 2022 zal worden opgesteld en goedgekeurd. en goedgekeurd.

In 2022 worden de acties uit het jaaractieplan welzijn uitgevoerd en geëvalueerd. Een jaaractieplan voor 2023 zal worden opgesteld en goedgekeurd.

In 2023 worden de acties uit het jaaractieplan welzijn uitgevoerd en geëvalueerd. Een jaaractieplan voor 2024 zal worden opgesteld en goedgekeurd.

In 2024 worden de acties uit het jaaractieplan welzijn uitgevoerd en geëvalueerd. Een nieuw globaal preventieplan wordt opgesteld en goedgekeurd en een jaaractieplan voor 2025 zal worden opgesteld en goedgekeurd.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Opstellen, uitvoeren en evalueren van het diversiteitsplan 2020

Opstellen, uitvoeren en evalueren van het diversiteitsplan 2021

Opstellen, uitvoeren en evalueren van het Opstellen, uitvoeren en evalueren van het Opstellen, uitvoeren en evalueren van het diversiteitsplan 2022 diversiteitsplan 2023 diversiteitsplan 2024

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

De bestaande organisatiestructuur is geanalyseerdEr is een nieuwe organisatiestructuur uitgewerkt Er zijn afspraken gemaakt hoe het veranderingsproces zal verlopen

Het afgesproken veranderingsproces wordt uitgevoerd

Het afgesproken veranderingsproces wordt Het afgesproken veranderingsproces is uitgevoerd uitgevoerd

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

INTERNE WERKING

Taken die verband houden met: - Interne controle en organisatiebeersing; - Beleidscoördinatie; - Behandelen van parlementarie vragen; - Coördinatie van de boekhouding en begroting voor het beleidsdomein en Het Facilitair Bedrijf; - Een modern HR-beleid voeren. SD 6

De interne werking van Het Facilitair Bedrijf is efficiënt, wendbaar en toekomstgericht.

OD 6.1

Het voeren van een gedegen HR-beleid met het oog op het aantrekken en opleiden van nieuwe medewerkers en het motiveren, verder ontwikkelen en behouden van de huidige medewerkers

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf engageert zich om de personeelspeiling af te nemen en aan de hand van de resultaten acties te ondernemen. Ze engageert zich ook om bij de top 10 van de Vlaamse Overheid te behoren

Einddoel 2024

Deelnemen aan de personeelspeiling, de resultaten analyseren en indien nodig een actieplan opstellen

De Vlaamse Regering heeft de entiteiten personeelsbesparingsdoelstellingen opgelegd. Het Facilitair Bedrijf zal de besparingen op vlak van personeelsaantallen tegen 2024 hebben gerealiseerd.

Besparen van 8 personeelsleden door anders Realiseren van besparing op vlak van personeelsaantallen door anders organiseren, keuzes te maken, overname taken en middelen organiseren, keuzes te maken, overname van andere entiteiten en kritisch bekijken van instroom taken en middelen van andere entiteiten en kritisch bekijken van instroom.

OD 6.2

Het garanderen van een duurzame, veilige en gezonde werkomgeving voor de personeelsleden van Het Facilitair Bedrijf

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf engageert zich om een globaal preventieplan en het daarbij samenhorend het jaarlijks actieplan welzijn op te stellen en uit te voeren.

Uitvoeren van het jaaractieplan welzijn 2020

Beheers

2023_ED

Er wordt gestreefd om 15 klanten naar de dienstverlening te leiden.

Realiseren van besparingen op vlak van personeelsaantallen

Beheers

2022_ED

Tegen 2024 streven we ernaar om 100% van alle potentiële klanten met analoog archief aan te sluiten op Depot Vilvoorde.

Deelnemen aan de 2-jaarlijkse personeelspeiling Beheers

2021_ED

Aansluiting van Klanten op Depot Vilvoorde

Ondersteuningsaanbod DAV

INT

2020_ED

Einddoel 2024

De acties in het jaaractieplan welzijn 2020 worden uitgevoerd en geëvalueerd. Een jaaractieplan voor 2021 zal worden opgesteld.

Het Facilitair Bedrijf zal de diversteitsstreefcijfers die de Vlaamse overheid voor zichzelf heeft bepaald, behalen. Uitvoeren van het diversiteitsplan

Jaarlijks opstellen, uitvoeren en evalueren van het diversiteitsplan

OD 6.3

Het stimuleren van een samenwerkingsgerichte organisatiecultuur

Einddoel 2024

De uitdagingen van het Regeerakkoord dwingen Het Facilitair Bedrijf om zich anders te organiseren. Tegen 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf haar bestaande organisatiestructuur/cultuur geanalyseerd en de noodzakelijke wijzigingen doorgevoerd. Bij deze analyse zal ook aandacht besteed worden aan het optimaliseren van de samenwerking en hoe Het Facilitair bedrijf de klant nog meer centraal kan stellen.

Organisatiestructuur en organisatiecultuur aanpassen.

Einddoel 2024

In functie van de uitdagingen van het Regeerakkoord, centraal stellen van de klant, verder optimaliseren van de samenwerking zal Het Facilitair Bedrijf nagaan waar de organisatiestructuur/cultuur moet worden gewijzigd en zal het deze wijzigingen ook doorvoeren

Het Facilitair Bedrijf engageert zich om zijn leidinggevenden te ondersteunen en zorgt jaarlijks voor ontwikkelingsacties.

2020_ED

2024_ED

p. 7/9

Leiderschapstraject OD 6.4 Beheers

Einddoel 2024

Beheers

Het uitbouwen van een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en integere organisatie die tijdig de juiste en nodige maatregelen treft om risico’s te beheersen

Einddoel 2024

Tegen 2024 accepteert Het Facilitair Bedrijf alle door Audit Vlaanderen geformuleerde aanbevelingen in entiteitsrapporten en realiseert deze aanbevelingen alsook aanbevelingen geformuleerd door Audit Vlaanderen in globale rapporten van thema-audits binnen de vooropgestelde periode

Einddoel 2024

Proces

Beheers

verderzetten van het leiderschapstraject

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Opstellen roadmap en implementatieplan (instructies)

uitvoeren fase 1 van implementatieplan

uitvoeren rest van implementatieplan

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

haalbaarheid en wenselijkheid onderzoeken

indien onderzoek positief, eerste fase implementeren

uitvoeren rest van implementatie

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Onderzoek naar eerste rapporteringsbehoeften en stapsgewijze implementatie van de gewenste rapporten

verder onderzoek naar rapporteringsbehoeften en stapsgewijze implementeren van de gewenste rapporten

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Medewerking aan audits door Audit Vlaanderen bij Het Facilitair Bedrijf

Positief resultaat en actieve aanpak Actieve medewerking in het ter beschikking stellen van informatie aan auditors in gesprekken en per mail voorafgaand aan de opstart van de audit en gedurende de audit. Aanpak van de geformuleerde aanbevelingen voor realisatie en zo de risico's m.b.t. het aanbevelingen audit bij agentschap in kader onderwerp van de audit te verlagen en de beheersing te verhogen. van thema audit "Mobiele Diensten"

Medewerking aan thema-audits en actieve realisatie aanbevelingen uit globale rapporten thema-audits

Actieve medewerking in het ter beschikking stellen van informatie aan auditors in gesprekken en per mail voorafgaand aan de opstart van een thema-audit en gedurende de thema-audit. Aanpak van de geformuleerde aanbevelingen in de globale rapporten, wanneer toegewezen aan Het Faciltair Bedrijf, voor realisatie

Aanpak openstaande aanbevelingen themaaudit Informatieveiligheid en thema-audit Informatiebeheer + als opgeleverd door Audit Vlaanderen: nieuwe aanpak nieuwe aanbevelingen thema-audit Mobiele diensten.

Het Facilitair Bedrijf behoudt tegen 2024 minstens de score ‘3’ in de maturiteit risicomanagement, zoals jaarlijks door Audit Vlaanderen gerapporteerd in een Beleidsgericht rapport, 2020_ED en streeft naar een stijging van deze maturiteit.

Positief resultaat en actieve aanpak Positief resultaat en actieve aanpak aanbevelingen van eventuele nieuwe audit aanbevelingen van eventuele nieuwe audit door Audit Vlaanderen. door Audit Vlaanderen.

Aanpak openstaande aanbevelingen thema-audit Informatieveiligheid , thema-audit Informatiebeheer en thema-audit Mobiele diensten, alsook eventueel andere nieuwe thema-audit.

Aanpak openstaande aanbevelingen thema-audit Informatieveiligheid en thema-audit Mobiele diensten, alsook eventueel andere nieuwe thema-audit.

Aanpak openstaande aanbevelingen thema-Aanpak openstaande aanbevelingen themaaudits. audits.

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Jaarlijkse opstelling van overzicht realisaties in risicobeheersmanagement en door Audit Vlaanderen toegekende score en planning Beheerst risicomanagement in het agentschap: geïmplementeerd en voor het komende jaar met acties om maturiteitscore minstens te behouden en waar mogelijk te doen stijgen. Na validatie door toegepast directieoverleg realiseren plan en eventuele opportuniteiten met oog op hogere maturiteitsscore.

Aanpak acties op niveau strategisch, Aanpak acties op niveau strategisch, opernationeel en opernationeel en ondersteunend ondersteunend risicobeheer voor behoud of lichte risicobeheer voor behoud of lichte stijging stijging maturiteitsscore. maturiteitsscore.

Aanpak acties op niveau strategisch, opernationeel en ondersteunend risicobeheer voor behoud of lichte stijging maturiteitsscore.

Tegen 2024 wil Het Facilitair Bedrijf acties ondernemen op het vlak van interne informatiehuishouding, waardoor informatie vlotter toegankelijk en raadpleegbaar is voor de collega's binnen het Faciltair Bedrijf en waardoor informatiestromen beter in kaart zijn gebracht en indien nodig geoptimaliseerd.

2020_ED

2021_ED

2023_ED

2024_ED

Uitwerken van een programmastructuur met als doel het verbeteren Het Facilitair Bedrijf verhoogt de maturiteit van het intern informatiebeheer stapsgewijs, en bedt deze in binnen de dagelijkse van het intern informatiebeheer werking.

Opzetten van een programmastructuur voor het verbeteren van het intern informatiebeheer

Uitvoeren, opvolgen en, indien nodig, bijsturen van de Uitvoeren, opvolgen en, indien nodig, Uitvoeren, opvolgen en, indien nodig, acties, tranches en projecten verbonden aan het bijsturen van de acties, tranches en bijsturen van de acties, tranches en programma projecten verbonden aan het programma projecten verbonden aan het programma

Het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot het intern informatiebeheer, het opzetten en onderhouden van een netwerk rond informatiebeheer binnen Het Facilitair Bedrijf en het opzetten van het governancemodel Het verder analyseren en opstellen van een plan om de informatiestromen binnen de cluster Vastgoed beter op elkaar af te stemmen. Minstens 3 afdelingsoverschrijdende informatiestromen moeten geoptimaliseerd zijn.

Het opvolgen en eventueel bijsturen van het governancemodel, van de rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot het intern informatiebeheer en het onderhouden van een netwerk rond informatiebeheer binnen Het Facilitair Bedrijf

Jaarlijks worden minstens 3 (afdelingsoverschrijdende) informatiestromen geoptimaliseerd

Uitwerken en implementeren van een governancestructuur binnen Het Facilitair Bedrijf voor het intern informatiebeheer, rekening houdende met informatieveiligheid

Het Facilitiar Bedrijf bedt de governance rond het intern informatiebeheer structureel in binnen de werking, zodat er bewuste en gefundeerde beslissingen worden genomen daaromtrent.

Optimaliseren van de informatiestromen binnen de processen van Het Facilitair Bedrijf, zodat informatie vlotter toegankelijk en raadpleegbaar is voor de medewerkers.

Het Facilitair Bedrijf zorgt ervoor dat de informatie beter en makkelijker toegankelijk en raadpleegbaar is voor alle betrokken medewerkers.

Uitwerken van procedures en richtlijnen voor het aanmaken, beheren en vernietigen van analoge en digitale informatie

Het Facilitair Bedrijf werkt richtlijnen en procedures uit hoe er moet worden omgegaan met de informatie binnen haar eigen bedrijfsprocessen.

Het uitwerken van duurzame beleidskaders en het bewaken van de ambitieniveaus

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf neemt maatschappelijke verantwoordelijkheid op voor de effecten die ze heeft in elke stap van haar waardeketen en engageert zich tot initiatieven die verder gaan dan de geldende wetgeving en stimuleert de markt om duurzaam en circulair te zijn. Het Facilitair Bedrijf gebruikt de Duurzame ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties (SDG’s) als richting. Tegen 2024 zijn de 2020_ED beleidskaders van Het Facilitair Bedrijf SDG-proof. .

De SDG's als leidraad in het duurzaam ondernemen van Het Facilitair Bedrijf

Het Facilitair Bedrijf wil een een duurzaam facilitair aanbod realiseren binnen de Vlaamse overheid (voorbeeldfunctie). Duurzaam ondernemen wordt als strategisch programma binnen de organisatie gemanaged volgens de P3M methodologie. De SDG's 's zijn voor de organisatie een kritisch reflectiekader voor programma's & projecten.

Een roadmap Circulair ondernemen voor Het Facilitair Bedrijf

Het Facilitaire Bedrijf wil tegen 2028 aantoonbaar de meest circulaire facilitaire dienstverlener in Vlaanderen zijn die het goede Opstellen van een roadmap voor een selectie voorbeeld geeft en inspirerend is voor de klanten en leveranciers (visie). De roadmap moet een heldere en pragmatische weergave van prioritair dienstverleningen. Uitvoeren zijn van de stappen die moeten worden gezet om de gestelde ambitie te bereiken en te borgen. van quick-wins

SD 7

Het Facilitair Bedrijf verzekert een participatieve besluitvorming door middel van een performant P3M

OD 7.1

Het maken van efficiënte en bewuste keuzes omtrent het inzetten van middelen en tijd voor programma’s en projecten door middel van portfolio management (hoe kunnen we beter doen met minder)

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf heeft veel uitdagingen en doelstellingen die ze moet realiseren. De middelen van Het Facilitair Bedrijf zijn niet ongelimiteerd en dit vereist dat de veranderinitiatieven goed moeten worden gemanaged. Het Facilitair Bedrijf stelt zich tot doel tegen 2024 alle aspecten van P3-management voor veranderinitiatieven (projecten, programma’s, portfolio’s) die impact hebben op haar eigen organisatie of die van haar klanten, efficiënt, adaptief en geïntegreerd te besturen en te beheersen. Eind 2024 zal Het Facilitair Bedrijf een P3M-assessment ondergaan, waarbij ze een maturiteitsscore van niveau 3 ambieert.

Uitvoeren, opvolgen en, indien nodig, bijsturen van de acties, tranches en projecten verbonden aan het programma

Bijwerken en blijvend actualiseren van de richtlijnen en procedures en het actief verspreiden en promoten binnen het Agentschap.

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Coördinatie SDG-roadmap (ambities, strategie, acties). Duurzaamheidsverslag

Coördinatie SDG-roadmap (ambities, strategie, acties)

Coördinatie SDG-roadmap (ambities, strategie, acties). Duurzaamheidsverslag

Integrale roadmap is opgesteld voor alle relevante dienstverleningen. Interne communicaite roadmap.

Coördinatie van de roadmap Circulair Facilitair Bedrijf (ambities, strategie, acties).

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

realisatie blauwdruk deel 2

realisatie blauwdruk deel 3

• realisatie blauwdruk deel 4 • assessment P3M3

2022_ED

2023_ED

2024_ED

2021_ED

UNITAR-certificaat SDG-champion is behaald. Coördinatie SDG-roadmap (ambities, strategie, Roadmap 2030 HFB SDG-proof is opgesteld. acties). Duurzaamheid/SDG's programma conform Duurzaamheidsverslag is opgesteld. P3M methodologie

2020_ED

2022_ED

Bijwerken en blijvend actualiseren van de Bijwerken en blijvend actualiseren van de richtlijnen en procedures en het actief richtlijnen en procedures en het actief verspreiden en promoten binnen het verspreiden en promoten binnen het Agentschap. Agentschap.

Evaluatie van bestaande en het uitwerken van Bijwerken en blijvend actualiseren van de richtlijnen nieuwe regels en richtlijnen voor het en procedures en het actief verspreiden en promoten kwalitatief beheer van informatie. binnen het Agentschap.

OD 6.7

INT

Positief resultaat en actieve aanpak Positief resultaat en actieve aanpak aanbevelingen van aanbevelingen van eventuele nieuwe eventuele nieuwe audit door Audit Vlaanderen. audit door Audit Vlaanderen.

Aanpak acties op niveau strategisch, opernationeel en ondersteunend risicobeheer voor behoud of lichte stijging maturiteitsscore.

Programma P3M

INT

Er wordt onderzocht welke rapporteringen er nodig zijn en op welke manier dit kan aangeleverd worden.

OD 6.6

Einddoel 2024

verderzetten van het leiderschapstraject

De haalbaarheid van het invoeren van een analytische component in onze boekhouding onderzoeken en indien dit wenselijk is, deze ook implementeren.

Tegen 2024 beschikken we over een uitgebouwd financieel rapporteringssysteem dat is afgestemd op de noden van de organisatie. Hierbij zorgen we ervoor dat de beschikbare financiële rapporten gegevens bevatten die de organisatie belangrijk vindt om op te volgen en over te rapporteren.

Uitgebouwd financieel rapporteringssysteem

Beheers

Er zal een roadmap en implementatieplan uitgewerkt worden om dit te realiseren.

We voeren een boekhouding met een analytische component, waarbij deze component georganiseerd wordt i.f.v. de noden van de organisatie (bv. gebruik infrastructuurcodes). We onderzoeken - nu er een integratie mogelijk is tussen de projectcodes van Traject en het segment project van de boekhoudsleutel - of het wenselijk is om onze uitgaven en ontvangsten ook toe te wijzen aan projectcodes. Indien wel wordt deze manier van werken geïmplementeerd tegen 2024.

Boekhouding met analytische component Beheers

4 korte key-notes organiseren, met aansluitend intervisie voor de geïnteresseerden.

Het voeren van een financieel langetermijnbeleid met het oog op een correcte begroting, een efficiënte inzet van beschikbare middelen, een accurate boekhouding en betrouwbare financiële rapportering De begroting van Het Facilitair Bedrijf wordt jaarlijks opgesteld en in de loop van het jaar bijgesteld overeenkomstig de begrotingsinstructies, waarbij de uitgaven en de ontvangsten zo correct mogelijk worden ingeschat. Tegen 2024 hebben we zicht op de betaalkalenders van lopende en nieuwe verbintenissen, zodat de juiste bedragen in VEK kunnen voorzien worden en bijgevolg 2020_ED de aanrekeningsregels voor verplichtingen consequent kunnen worden toegepast.

Betaalkalenders in kaart brengen Beheers

Verder ondersteunen van onze leidinggevenden in hun ontwikkeling via diverse ontwikkelingsinitiatieven.

Er wordt volgens 2 sporen gewerkt. • Spoor1: het programma P3M definiëren Het invoeren en stapsgewijze verbeteren van Portfolio-, programma- en projectmanagement gebaseerd op de Axelos methodologie. waaronder de blauwdruk, het programmaplan We ontwikkelen een P3M-structuur en cultuur in een iteratief proces van samenwerking en continue verbetering, waarbij we er naar en de business case vallen. realisatie blauwdruk deel 1 streven om tegen eind 2024 een maturiteitsniveau 3 te behalen. • Spoor2: werkwijzen voor portfolio-, programma-en projectmanagement verder uitwerken.

OVERSTIJGENDE WERKING

Taken die verband houden met: - De samenwerking en communicatie met de klanten en andere belangehbbenden; - Het op een efficiënte en professionele manier managen van de dienstverlening in functie van de bejhoeften van de klant; - Efficiënte en bewuste keuzes maken omtrent het inzetten van mensen en middelen. SD 8

Het Facilitair Bedrijf bouwt duurzame relaties op met haar belanghebbenden

OD 8.1

Het aanbieden van een optimale dienstverlening door het maken van afgebakende keuzes over de dagelijkse dienstverlening

Einddoel 2024

Het Facilitair Bedrijf wil haar dienstverlening op een mature wijze managen. Tegen 2024 heeft ze een kader voor matuur productmanagement opgezet en handelt ze hier ook naar. Productmanagers worden aangeduid en opgeleid. kader voor productmanagers opstellen

Er wordt een kader opgsteld en nadien uitgezocht welke competenties nodig zijn voor matuur productmanagement, er is een wervingsbeleid afgestemd op het ontwikkelde kader. Er wordt ontwikkelingstraject dat afgestemd is op het kader aangeboden.

2020_ED

2021_ED

Er is in kaart welke competenties er nodig zijn om dit Er is kader rond matuur productmanagement kader te realiseren. Er is een aangepast opgesteld wervingsbeleid opgesteld.

Er is een opleidingstraject opgestart.

p. 8/9

Einddoel 2024

In de zomer van 2019 keurde het VZC een nota goed over de financiering van centrale dienstverlening. Het principe is dat er voor een weerhouden centrale activiteit een duidelijke regeling is over de financiering van zowel de éénmalige als de recurrente kosten van de centrale dienstverlener. Tegen 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf voor elk van haar bestaande en bijkomende dienstverleningen onderzocht in welke mate de principes van deze nota kunnen worden toegepast en voert ze deze, voor de dienstverleningen waarbij dit mogelijk is, ook uit.

Financiering centrale dienstverlening

Beheers

Voor iedere dienstverlening in kaart brengen hoe de huidige financiering verloopt en, indien wenselijk, aanpassingen doorvoeren.

OD 8.2

Het centraal stellen van klanten in elk contact om zo de klantenrelaties te versterken en de klantentevredenheid te verhogen

Einddoel 2024

Tegen 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf voor iedere dienstverlening een systematiek uitgewerkt om klanten te betrekken bij de governance van de dienst en past ze deze ook toe. Deze systematiek past steeds binnen het algemeen kader omtrent governance van diensten van Het Faciliair Bedrijf.

2020_ED

2021_ED

2022_ED

* Er is binnen Het Facilitair Bedrijf een algemeen kader voor financiering opgesteld.

*Er is een duidelijk overzicht hoe de financiering van de bestaande dienstverlening verloopt

* Voor iedere dienstverlening is duidelijk en in welke mate de bestaande financiering overeenkomt met de principes van de nota Algoed * Voor iedere dienstverlening is geannalyseerd of voor de financiering de principes van de nota Algoed wenselijk zijn

2020_ED

2021_ED

Uitwerken generiek kader klantenparticipatie.

Er bestaan tal van mogelijkheden om klanten te betrekken bij de ontwikkeling van de dienstverlening. Het is bovendien een good practice om dat te doen. Anno 2020 beschikt HFB niet over basisafspraken, basisvereisten, … over hoe, welk niveau, via welke kanalen, via welke organen, met welk doel, op welke manier we klanten minimaal wensen te betrekken bij onze dienstverlening of bij de programma's of projecten die een grote impact hebben op die dienstverlening. We zorgen voor dergelijk kader zodat collega's Geen specifiek einddoel voor 2020: opgestart, Eind 2021: kader staat op punt en kan worden én klanten meer houvast hebben omtrent wat ze op dit vlak mogen verwachten of moeten doen. Dit hangt samen met het idee helder, doel helder, … gebruikt uitwerken van een kader omtrent governance van diensten, matuur productmanagement, programma marcom, ... . Er zal specifieke aandacht nodig zijn voor het uitwerken van een kader m.b.t. klantenbtevredenheidsbevraging als onderdeel van klantenparticipatie. (opmerking: klantenbevraging via online survey is 1 middel om tot klantenparticipatie te komen of klantentevredenheidsbevragingen te doen: enkel hier op focussen is te beperkt)

Toepassing kader voor klantenparticipatie

Het kader klantenparticipatie moet ook effectief worden toegepast binnen de respectievelijke dienstverlening. We willen dit voor al Geen einddoel voor 2020: kan pas starten na Plan van aanpak voor uitrol model en toepassing in de haar diensten een passend en praktisch gaan toepassen, de outcome opvolgen en bijsturen waar nodig. Dit zal gefaseerd gebeuren voorgaande volledige werking van HFB is klaar. en met ruimte voor specifiëring per dienst.

Uitwerken generieke methodiek voor informatiegedreven beheer van diensten.

Diensten zijn evolutief. Onder meer door vragen van klanten wordt het specifieke aanbod van diensten bijgestuurd. Anno 2020 gebeurt dit niet voor alle diensten op een even heldere manier. Daarom willen we een algemene methodiek uitwerken, waarbij wordt aangegeven op welke manier HFB prioriteert welke evoluties binnen welke dienst eerder wordt doorgevoerd, waarom, ... . Dit zal o.b.v. van input van verschillende belanghebbenden gebeuren. Die input moet samen worden gebracht en middels de expertise van de verantwoordelijke van een dienstverlening worden de prioriteiten bepaald. Er zal daarbij een link zijn met de 4 Geen specifiek einddoel voor 2020: misschien Eind 2021: methodiek staat op punt en kan worden meerwaarden van Het Facilitair Bedrijf (hoe draagt een evolutie binnen een dienst ertoe bij). Maar ook aandere elementen dienen in opgestart, idee helder, doel helder, … kan gebruikt rekening worden gebracht: resources (financieel en personeel), aantal klanten die geholpen zijn, grootorde van klanten die dat we pas starten in 2021 geholpen zijn, technische of andere noodzakelijkheid. We willen voor alle diensten vragen voor evolutie, wijziging, ... kunnen manageren, motiveren, argumenteren, ... op niveau van een dienst en daarover transparant kunnen zijn naar alle belanghebbenden toe, ook over de manier waarop we tot prioritering zijn gekomen.

Toepassing methodiek informatiegedraven beheer van diensten

Het Facilitair Bedrijf heeft tegen eind 2023 voor al haar diensten uitgewerkt op welke manier er informatiegedreven beheer mogelijk kan gemaakt worden, past dit toe, volgt de outcome op en stuurt bij waar nodig aan.

OD 8.3

Het rechtstreeks betrekken van klant, gebruikers, dienstverleners en beslissingsnemers in de prioritering en invulling van de dienstverleningen

Einddoel 2024

Tegen 2024 heeft Het Facilitair Bedrijf voor het betrekken van verschillende belanghebbenden in de prioritering en invulling van de dienstverlening een duidelijke governance uitgewerkt en past ze deze ook toe.

2023_ED

2024_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Het kader voor klantenparticipatie wordt in de volledige werking van HFB toegepast en maakt integraal onderdeel uit van onze / BAU, inclusief afspraken voor bijsturing van het kader.

2021_ED

Het Facilitair Bedrijf beschikt tegen eind 2020 over een kader voor de governance van onze dienstverlening, met bijzondere focus op / belanghebbendenbetrokkenheid en financieel beheer Het Facilitair Bedrijf heeft tegen eind 2021 voor al haar diensten in kaart wat het respectievelijke mogelijk pas starten in 2021, afhankelijk van governancemodel is en past de governancemodellen bovenstaande actief toe, volgt de outcome op en stuurt bij waar nodig.

2022_ED

2023_ED

2024_ED

Uitwerken algemeen kader governance van diensten

Uitwerken algemeen kader governance van diensten met focus op belanghebbendenbetrokkenheid en financieel beheer

Opzetten plan van aanpak voor en concrete toepassing van kader governance voor diensten

Opzetten plan van aanpak voor en concrete toepassing van het kader voor governance per dienst

Uitwerken generiek kader klantenparticipatie

Toepassing kader voor klantenparticipatie

Het kader klantenparticipatie moet ook effectief worden toegepast binnen de respectievelijke dienstverlening. We willen dit voor al Geen einddoel voor 2020: kan pas starten na Plan van aanpak voor uitrol model en toepassing in de uitrollen van het opgemaakte en haar diensten een passend en praktisch gaan toepassen, de outcome opvolgen en bijsturen waar nodig. Dit zal gefaseerd gebeuren voorgaande volledige werking van HFB is klaar. goedgekeurde plan van aanpak en met ruimte voor specifiëring per dienst. OD 8.2 draagt hier ook toe bij.

OD 8.4

Het voeren van een marktgerichte communicatie- en marketingstrategie

Einddoel 2024

Tegen 2024 voert Het Facilitair Bedrijf voor al haar diensten een marktgerichte communicatie- en marketingstrategie

2020_ED

2021_ED

De methodiek wordt in de volledige werking van HFB toegepast en maakt integraal onderdeel uit van onze BAU, / inclusief afspraken voor bijsturing van het kader.

Plan van aanpak voor uitrol methodiek en toepassing in de volledige werking van HFB is klaar.

2020_ED

2022_ED

Het kader voor klantenparticipatie wordt in de volledige werking van HFB toegepast en maakt integraal onderdeel uit van onze / BAU, inclusief afspraken voor bijsturing van het kader.

2023_ED

2024_ED

Gefaseerde uitwerking van de doelstelling Gefaseerde uitwerking van de doelstelling

HFB heeft tegen eind 2020 het proces We werken het proces uit om binnen HFB gedegen en onderbouwd aan contentmanagement te doen voor communicatie-initiatieven uitgewerkt. Daarnaast is tegen eind 2020 ten aanzien van klanten en andere belanghebbenden. We zorgen daarbij eveneens dat de nodige structuren worden opgezet om het duidelijk welke vervolgstappen er gezet te bepalen tegen eind 2020 proces te laten werken en maken de nodige afspraken. We werken de nodige algemene stijlgids uit (inhoudelijk en vormelijk), we moeten worden om het volledige einddoel van zorgen voor beschikbare visualitie en themabeelden in lijn met de algemene communicatie- en marketingstrategie, ... dit initiatief te bereiken.

Tegen eind 2024 heeft HFB voor haar volledige werking (dienstverlening, programma's, projecten, …) een marktgedreven (houdt alle belanghebbenden in) aanpak die gebruik maakt van doordachte en relevante marketingmiddelen en maakt dit integraal en effectief deel uit van onze dagelijkse werking.

te bepalen tegen eind 2020

Het Facilitair Bedrijf werkt een mechanisme uit zodat collega's die verantwoordelijk zijn voor een dienstverlening (productmanagers) ondersteunt kunnen worden bij het opmaken en beheren van hun dienstomschrijving.

Het Facilitair Bedrijf heeft tegen 2021 dergelijk mechanisme.

Programma Marcom

Concrete uitwerking marketing en communicatiestrategie voor Het Facilitair Bedrijf

Opzetten contentmanagement HFB

Opzetten aanpak dienstenomschrijvingen

Gefaseerde uitwerking van de doelstelling

Toepassing aanpak dienstenomshcrijvingen

Het Facilitair Bedrijf beschikt voor elke dienst over een heldere omschrijving per dienstverlening. Deze omschrijving is voor klanten makkelijk beschikbaar en helder.

Gefaseerde uitwerking van de doelstelling

Het Facilitair bedrijf heeft tegen eind 2023 Gefaseerde uitwerking van de doelstelling voor al haar diensten een heldere / omschrijving van haar dienstverlening.

CRM implementatie

Het Facilitair Bedrijf beschikt over een systeem en de bijhorende processen voor om alle informatie waarover we beschikken m.b.t. de relatie van HFB met haar klanten (individueel en collectief) te kunnen samenbrengen en beheren, teneinde op termijn meer optimale en klantgerichte dienstverlening te kunnen bieden, resulterend in hogere klantentevredenheid.”

Gefaseerde uitwerking van de doelstelling

Tegen 2022 is voor alle diensten binnen Het Faciliair Bedrijf een CRM uitgerold en wordt het ook actief en effectief gebruikt voor het beheren van de integrale relatie tussen HFB en haar klant(en).

2020_ED

2021_ED

2022_ED

2023_ED

2024_ED

We werken een kader uit inzake het centrale meetsysteem voor Het Facilitair Bedrijf

We werken toe naar een automatische rapportage over de toegevoegde waarden.

De rapportage over de toegevoegde We werken toe naar een automatische waarden wordt op een automatische rapportage over de toegevoegde waarden. manier bezorgd aan de belanghebbenden

OD 8.5

Het transparant aantonen dat de aangeboden dienstverlening duurzaam, inspirerend, efficiënt en professioneel is

Einddoel 2024

In de omschrijving van de dienstverlening (zie OD8.1) worden ook de toegevoegde waarden opgenomen. Over de 4 toegevoegde waarden wordt een rapportering opgebouwd. Aan de klanten wordt een duidelijk overzicht bezorgd. Er wordt een methodiek uitgewerkt om de diensten te evalueren.

Opzetten van een rapportering over de 4 toegevoegde waarden

Er wordt een centraal kader uitgewerkt om de 4 toegevoegde waarden van de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf te meten. Dit zal leiden tot een rapportering over de 4 toegevoegde waarden van de dienstverlening ( en evt projecten van Het Facilitair Bedrijf). Deze rapportering wordt gecommuniceerd aan de klanten.

p. 9/9

Uitwerken generieke methodiek voor informatiegedreven beheer van diensten. (opgelet: zelfde initatief als bij OD 8.2: draagt hier ook toe bij)

Diensten zijn evolutief. Onder meer door vragen van klanten wordt het specifieke aanbod van diensten bijgestuurd. Anno 2020 gebeurt dit niet voor alle diensten op een even heldere manier. Daarom willen we een algemene methodiek uitwerken, waarbij wordt aangegeven op welke manier HFB prioriteert welke evoluties binnen welke dienst eerder wordt doorgevoerd, waarom, ... . Dit zal o.b.v. van input van verschillende belanghebbenden gebeuren. Die input moet samen worden gebracht en middels de expertise van de verantwoordelijke van een dienstverlening worden de prioriteiten bepaald. Er zal daarbij een link zijn met de 4 Geen specifiek einddoel voor 2020: misschien Eind 2021: methodiek staat op punt en kan worden meerwaarden van Het Facilitair Bedrijf (hoe draagt een evolutie binnen een dienst ertoe bij). Maar ook aandere elementen dienen in opgestart, idee helder, doel helder, â€Ś kan gebruikt rekening worden gebracht: resources (financieel en personeel), aantal klanten die geholpen zijn, grootorde van klanten die dat we pas starten in 2021 geholpen zijn, technische of andere noodzakelijkheid. We willen voor alle diensten vragen voor evolutie, wijziging, ... kunnen manageren, motiveren, argumenteren, ... op niveau van een dienst en daarover transparant kunnen zijn naar alle belanghebbenden toe, ook over de manier waarop we tot prioritering zijn gekomen.

Toepassing methodiek informatiegedraven beheer van diensten (opgelet: zelfde initatief als bij OD 8.2: draagt hier ook toe bij)

Het Facilitair Bedrijf heeft tegen eind 2023 voor al haar diensten uitgewerkt op welke manier er informatiegedreven beheer mogelijk Gefaseerde uitwerking van de doelstelling kan gemaakt worden, past dit toe, volgt de outcome op en stuurt bij waar nodig aan.

Plan van aanpak voor uitrol methodiek en toepassing in de volledige werking van HFB is klaar.

De methodiek wordt in de volledige werking van HFB toegepast en maakt Gefaseerde uitwerking van de doelstelling integraal onderdeel uit van onze BAU, / inclusief afspraken voor bijsturing van het kader.

SD SD1

Nr.

OD1.1

STATUSRAPPORTERING UITVOERING ONDERNEMINGSPLAN EN BELEIDSBRIEF 2019 Jaarevaluatie Project / Programma [1] Status [2] Duiding Projectleider NAAR EEN DUURZAME EN EFFICIËNTE DIENSTVERLENING VOOR FACILITY EN VASTGOED

Streefdoel(en) 2019

Duurzaam en actief beheren van het GEBOUWENPARK HET ACTIEF BEHEREN VAN DE VASTGOEDPORTEFEUILLE : 1.1.1

De haalbaarheid onderzoeken voor het toepassen van de ISO 55000-norm (asset management)

1.1.2

Het opstellen van een vastgoeddecreet

1.1.8

HET ONTWIKKELEN VAN EEN VASTGOEDSTRATEGIE (DUURZAAM EN TOEKOMSTGERICHT)

Vooranalyse is gedaan. Invoeren van en ISO is heel intensief qua tijdsbesteding en naar middelen. Gezien er momenteel andere prioriteiten zijn, zoals onder andere de VAC's is het halen van de ISO niet aan de orde.

Sabrina Prieus

SWOT is uitgevoerd; Gevalideerd haalbaarheidsrapport

Gezien er voorrang wordt gegeven aan Inkanteling vastgoed 2024 VEKP, wordt het vastgoeddecreet momenteel on hold gezet. Het moet er zijn tegen het einde van de legislatuur (dus in 2023 naar Vl. Parlement).

Sabrina Prieus

Vastgoeddecreet is opgesteld en goedgekeurd

Gezien de SURE2050 doelstelling om een strategisch masterplan op te maken maart 2020 is werd de einddatum hiermee gelijk gesteld. Op basis van de vastgoedportefeuille is een grafisch schema in de maak dat op hoofdlijnen de transitie naar een CO2 neutrale gebouwportefeuille uitzet.

Sabrina Prieus

Blueprint en roadmap zijn opgeleverd en gevalideerd Strategisch masterplan tegen maart 2020

Sabrina Prieus

Evaluatie is uitgevoerd; De aanbesteding is uitgevoerd

Sabrina Prieus

De locaties voor alle mini VAC's zijn bepaald; De scope van entiteiten die in aanmerking komen is gedefinieerd per locatie; Een uitvoeringsplanning is beschikbaar

UITGESTELD

1.1.9

Evaluatie van het pilootproject mini-VAC Turnhout en opstart van de werken

Op 28/11 werd groen licht gegeven door VDAB om mee te werken aan het project VAC Turnhout. Hierdoor kunnen we verder met de uitwerking van dit VAC. VDAB werd onmiddellijk gecontacteerd om hun behoeftesjabloon aan te leveren maar was niet in de mogelijkheid om een vroeger overleg in te plannen dan 29/01/2020. Op deze meeting is het dus momenteel wachten gezien de behoeftebepaling van VDAB - als grootste partij - hier zou besproken worden. De andere kleinere entiteiten werden ondertussen bevraagd om hun behoeften (of eventuele wijzigingen ondertussen) aan te leveren. Team bouwprojecten zet studie verder i.v.m. site VDAB.

1.1.10

Analyse van de vastgoedportefeuille naar potentiële locaties voor miniVAC's (centrumsteden)

De nota is afgerond en zal dienen als visie nota voor VAC Antwerpen en de andere VAC centrumsteden.

1.1.11

Uitwerken van een toetsingskader circulair bouwen voor bouwprojecten

Het toetsingskader "Circulair bouwen - strategieën toepassen en realiseren" werd gefinaliseerd en intern gecommuniceerd. Een bredere communicatie hieromtrent is gepland. Het toetsingskader zal naargelang de toekomstige ontwikkelingen op vlak van circulair bouwen bijgewerkt worden.

Almut Fuhr

Opmaak ontwerprichtlijnen voor projectleiders; Integratie in GRO

HET VERGROTEN VAN KENNISDELING M.B.T. VASTGOED : 1.1.12

Het opstarten van een vastgoedacademie voor vastgoedbeheerders binnen de overheid als onderdeel van het HFB-vormingscentrum

Stopgezet

Dit initiatief werd uit het ondernemingsplan gehaald. Wegens andere prioriteiten wordt dit initiatief stopgezet.

Stopgezet

Er wordt geen externe partner meer gezocht om een methodiek uit te werken, maar er loopt wel een project om met behulp van ‘aanwezigheidsmetingen’ de bezettingen in de gebouwen gaan optimaliseren.

Sabrina Prieus

Een platform is beschikbaar waar opleidingen over vastgoed verzameld worden VO-breed

HET REALISEREN VAN EEN TOEKOMSTGERICHTE HUISVESTING : 1.1.16

1.1.17

Het aanstellen van een externe partner voor het uitwerken van een opvolgings- en rapporteringmethodiek voor de bezettingsgraad van de hoofdgebouwen

Het afsluiten van nieuwe huurovereenkomsten voor de herhuisvesting van de justitiehuizen in Gent en Brussel

JH Brussel: Dit deelproject (het vastgoedluik) is gerealiseerd. Het vervolg (inrichting en technische aspecten) wordt heden verder in detail uitgewerkt door bouwprojecten in samenspraak met architect/projectontwikkelaar en klant. Bouwwerken (afbraak - ruwbouw) zijn in uitvoering. Vastgoed staat in voor het tijdig opzeggen van het huidige huurcontract Regentschapsstraat.

Gert Potoms

Sabrina Prieus

Externe partner is aangesteld

Contractsluiting Justitiehuis Brussel Q2 2019; Herevaluatie Justitiehuis Gent Q1 2019

JH Gent: De locatie "Opgeëistenlaan" wordt in meer detail onderzocht (inrichting, technisch, toegankelijkheid). Er wordt gekeken of een huisvesting in het VAC Gent een optie is. Een locatie in de buurt van VAC Gent zou ook een goede optie zijn.

1.1.18

De realisatie van een nieuw duurzaam en toegankelijk kantoorgebouw in Brussel (kantoor 2023) in het kader van het huisvestingsplan 2025 met extra aandacht voor de toepassing van circulaire bouwprincipes

1.1.19

Het valoriseren van het Ferrarisgebouw in het kader van het huisvestingsplan 2025

1.1.20

Optimaliseren van de inrichting van het VAC Leuven voor een efficiënter en functioneler gebruik van de ruimte

UITGESTELD

Op schema, alle mijlpalen worden gehaald. Uitvoeringsdossier wordt gefinaliseerd (einddatum van deze fase: najaar 2020). Het Ferrarisgebouw zal gevaloriseerd worden in 2021 met beroep op de diensten van de afdeling Vastgoedtransacties. Dus start met voorbereiding 2de helft 2020. Effectieve verkoop in 2021. Op die manier kan er een koper worden gevonden, die zijn plannen met het gebouw kan voorbereiden en kan aanvatten zodra wij uit Ferraris gaan. Er werd een aangepaste planning gepresenteerd op de ambtelijke stuurgroep. Er zijn kleine afwijkingen op deze planning (opmaak vlekkenplan + advies IF verschoven naar Q1 2020 ipv Q4 2019). Gezien de nieuwe aanpak voor het bepalen van de behoeftes is de timing moeilijker in te schatten. Het project is te beschouwen als een proefproject.

Nadine Böve (vanaf Q2)

Sabrina Prieus

Tine Thielemans Babette Van den Bogaert

Q1 2019: Kantoor 2023 is gegund en huurovereenkomst werd gesloten; Vanaf Q2 2019 uitwerking en inrichting (bouwprojecten)

Keuze voor valorisatie is aan de Vlaamse Regering voorgesteld Valorisatie in 2021

Nieuwe behoeftebepaling is uitgevoerd; Vlekkenplan wordt opgemaakt (nu: Q1 2020)

1/11

Nr. 1.1.21

Project / Programma [1] Zoeken van alternatieve huisvesting voor kabinetsgebouw Martelaarsplein 7

Status [2] GR

Duiding Dit deelproject betreft het vastgoedluik en is gerealiseerd. De volgende fase betreft de werken. Opvolging door Team Bouwprojecten voor het verloop van de werken. Verhuis kabinetten voorzien tussen 27/7/2020-15/8/2020.

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

Sabrina Prieus

Gunning van de nieuwe locatie (Q1 2019)

Sibert Verbinnen

Het overkoepelend rapport is beschikbaar

De rapportage werd in 2019 op regelmatige tijdstippen opgesteld en besproken met de verschillende stakeholders, wat betekent dat het streefdoel van 2019 gerealiseerd werd. 1.1.24

1.1.25

COÖRDINATIE VAN HET KLIMAATACTIEPLAN GEBOUWENPORTFOLIO VAN HET FACILITAIR BEDRIJF

Energiemasterplan: Renovatie en herinrichting kantoorgebouw Kortrijk (Passionistenlaan)

Het programma loopt uiteraard verder: momenteel zijn er 61 projecten opgeleverd (46 enkelvoudige ingrepen, 14 kleine werken en één masterplan). Er zijn nog een dertigtal projecten lopend, waarvan 20 betaald zullen worden met klimaatfondsmiddelen. Er dient nog ca. 23 miljoen euro te worden vastgelegd (over beide schijven heen), gezien de masterplannen nog de komende jaren gepland staan. Zij nemen het grootste deel van het budget voor hun rekening.

Dit project had inmiddels wel wat vertraging opgelopen. De werken hebben enige tijd stil gelegen n.a.v. de aanwezigheid van een hoogspanningscabine die verplaatst moest worden naar een aparte cabine. Ook de complexiteit van het project is wat onderschat geweest. De uitvoeringstermijn is daarom aangepast t.o.v. de inschatting begin 2019 maar binnen de huidige goedgekeurde planning (inclusief termijnsverlenging) lopen we terug op schema. Einde der bouwkundige werken is nu voorzien op 31/8/2020. Inhuizing voorzien op 1/11/2020.

Erik Van Daele

Uitvoering van de werken loopt; Voorlopige oplevering van de werken einde Q1 2020 Einde der bouwkundige werken is voorzien op 31/8/2020. Inhuizing voorzien op 1/11/2020.

Erik Van Daele

Start van uitvoering van de werken Q3 Q4 2019

1.1.26

Energiemasterplan: Renovatie en nieuwbouw van het Waterbouwkundig Labo in Borgerhout

Het Masterplan omvat verschillende projecten. Project ‘Renovatie daken hallen 1, 2 en 3’ werd voorlopig opgeleverd op 11/9/2019. Dit project wordt niet meer gerapporteerd. Project ‘Nieuwbouw Toren, kantoorlus en gedeeltelijke renovatie bestaande gebouwen’ is opgestart op 14/10/2019. De afbraakwerken zijn voltooid. Na het omleggen van enkele ondergrondse leidingen zijn de funderingswerken van het torengebouw opgestart. De renovatiewerken aan de bestaande kantoren zijn ook opgestart.

1.1.27

Energiemasterplan: Renovatie van de site van het Instituut voor Natuuren Bosonderzoek (INBO) in Geraardsbergen

Aanbestedingstraject heeft voor vertraging gezorgd, vastlegging is wel in 2019 gebeurd.

1.1.28

Energiemasterplan: Renovatie van de site van DAB Vloot (Churchillkaai) in Oostende met extra aandacht voor het toepassen van circulaire bouwprincipes

Er zijn een aantal risico's die het project beïnvloeden: 1. stabiliteit van het gebouw - bijkomende stabiliteitsstudie werd uitgevoerd. 2. aanpalende werf (renovatie Kaai - Maritieme Toegang) werd stil gelegd. Het is onduidelijk hoe dit evolueert. Het project is momenteel uitgesteld. De Stuurgroep dient een aantal beslissingen te nemen m.b.t. bovenstaande risico's. Afhankelijk hiervan kan de status van het project bijgestuurd worden.

1.1.29

Energiemasterplan: Renovatie van de kabinetsgebouwen (Martelaarsplein, Kreupelenstraat)

Vergunbaarheid van renovatie woningen - nog geen concrete vergunbare piste gevonden. Budgetoverschrijding bij definitief ontwerp zorgt voor vertraging.

Kim Vanbavinckhove

Tom Delcourt

Kim Vanbavinckhove

Issue met milieuvergunning (disscussie met BIM over de afsplitsing van Koolstraat 35).

1.1.30

Energiemasterplan: Renovatie van de ambtswoning van de ministerpresident (Errerahuis) in Brussel

De resultaten van de energieconceptstudie werden besproken met Erfgoed. Erfgoed beschouwt het gebouw als uitzonderlijk patrimonium, waardoor vervanging van het historische schrijnwerk geen optie is. Er dient nu afgetoetst te worden wat wel mogelijk is op vlak van security/energie rekening houdend met het behoud van het bestaande schrijnwerk. Ook dient er nagegaan te worden wat de impact is van het eventueel onderbrengen van dienst Protocol en Ontvangst in Errera (verschuiving project Martelaarsplein). Een MPMO-procedure werd doorlopen voor de aanstelling van een ontwerpteam, wat leidde tot een gemotiveerde gunningsbeslissing in Q4 2019 zoals voorzien, met de eensgezinde keuze voor een ontwerpteam (stap 1: er werd een selectieleidraad gepubliceerd. Na evaluatie van de 13 kandidaturen werden er 5 inschrijvers uitgenodigd een offerte in te dienen. Stap 2: een gedetailleerd bestek werd gepubliceerd voor opmaak van de offerte, plaatsbezoeken werden georganiseerd en verduidelijkingen en aanvullingen aan het bestek werden gepubliceerd. Elk van de 5 inschrijvers diende een offerte in die toegelicht werd aan, en beoordeeld door een beoordelingscommissie en die leidde tot de eensgezinde keuze voor een van de vijf ontwerpteams. De evaluatie van de offertes werd verwerkt in het gunningsverslag dat na het doorlopen van interne procedures leidde tot een gemotiveerde gunningsbeslissing in Q4 2019. De 4 niet-gekozen inschrijvers alsook het gekozen ontwerpteam werden op de hoogte gebracht van deze gunningsbeslissing. Eveneens in 2019 werden zoals voorzien de voorstudies m.b.t. de opmetingsstudie en de asbestinventaris gegund en uitgevoerd.

1.1.31

Energiemasterplan: Renovatie Justitiehuis Ieper

1.1.32

Het plaatsen van 1.000 kwp aan PV-installaties op daken van gebouwen van de Vlaamse overheid

Tine Thielemans Vanessa Declerck

Filip Reggers

Start van uitvoering van de werken Q2 2019Q1 Q1 2020 Vastlegging in 2019

Opmaak uitvoeringsontwerp & aanstellen aannemer in 2019

Bouwvergunning is ingediend; He t u i t vo e r i n g s d o s s i e r vo o r h e t aan s t e l l e n van d e aan n e me r s t aat o p punt; Positief advies IF ontvangen

Opstart van de haalbaarheidsstudie

Uitvoeren van voorstudies (bijkomende opmetingen, hernieuwing asbestinventaris); Ontwerper is aangesteld; Scope realisatie: start 2021, einde 2022

Er is al meer dan 1000 kWp geïnstalleerd, waardoor het streefdoel van 2019 gerealiseerd is. Het project loopt verder: Er zijn nog een aantal installaties gepland (oa VAC Gent en Motorstraat in voorjaar 2020).

Stefaan De Taeye

1.000 kwp aan PV-installatie geplaatst

2/11

Nr. 1.1.33

Project / Programma [1] Het plaatsen van een warmtekrachtkoppeling in Alden Biesen

Status [2]

Duiding

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

WKK werd geplaatst, het streefdoel 2019 werd dus gerealiseerd. De verdere uitvoering van het bouwproject ligt op schema: de voorlopige oplevering is gebeurd op 21/10/2019, de definitieve oplevering is voorzien voor 21/10/2021.

De hernieuwingsaudit voor ISO 50001 kreeg voorrang op ISO 14001. Behalen van het certificaat zelf nog steeds voorzien in 2020. In 2019 werd gewerkt aan: - Contextanalyse: Update contextanalyse en bevraging stakeholders - Conformiteit: Update conformiteitsaudits en uitvoeren actieplan regularisatie conformiteitsaudits; Opmaak werkmethodiek voor milieu- / omgevingsvergunningen en actieplan; Milieuinstructie onderhoud en keuring installaties; Werkinstructie en/of checklists afvalbeheer gebouwenpark, waterbeheer, gevaarlijke producten; Evaluatie en opmaak van milieuwettelijke aspecten in bestekken; Evaluatiematrix milieurisicobeheer - Monitoring: Inventarisatiefase milieumonitor: afval, water, energie, mobiliteit; - Opmaak milieubeleidsverklaring en doelstellingen: Taken, rollen, competenties en opleiding; Competentiematrix met opleidingsbehoeften, kennismatrix en opleidingsplan; Opleiding van sleutelfuncties - Planning en operationeel milieubeheer, instructies en/of check en/of advies bestek: Duurzaamheid in eigen bouwprojecten en werven; Milieuzorg bij uitbesteding van werken en diensten - Sensibilisering en communicatie: Communicatieplan en communicatieinitiatieven - Interne audits: Interne afvalaudits - Centraal aangestuurde processen: Procedure milieuplanning; Documentatiebeheer en sharepoint en aanpassingen aan FMIS

Het Streefdoel van 80% realisaties van de acties is wellicht niet haalbaar. Er is een nieuwe coördinator aangesteld, die nu alles in kaart aan het brengen is. Er is al samengezeten met de opdrachtgever (Lieve) en Inter. Er werd afgesproken dat in januari 2020 de stuurgroep samenkomt. Tijdens deze stuurgroep licht Inter de stand van zaken toe.

Zoë Dehaeseleer Trees Van Cauwenberghe

Het plan van aanpak is geactualiseerd en uitgebreid (Q4 2019); Rapport is beschikbaar (Q4 2019); 80% van de acties zijn behaald (Q4 2019); Plan van aanpak 2020 opgesteld en de projecten staan op planning bouwprojecten (Q4 2019)

Zoë Dehaeseleer Trees Van Cauwenberghe

Informatie is gepubliceerd op de digitale VO kanalen (Vlaanderen Intern, Yammer) (Q4 2019); Infosessies zijn georganiseerd (Q4 2019)

Antrees Engelen

Tine Moens

1.1.34

Behalen van het ISO 14001-certificaat voor van de hoofdgebouwen

1.1.36

COÖRDINATIE VAN HET ACTIEPLAN INTEGRAAL TOEGANKELIJKE VLAAMSE OVERHEIDSGEBOUWEN

1.1.37

Betere bekendmaking van de toegankelijkheid van de Vlaamse grote kantoorgebouwen

Inventariseren van informatie op verschillende websites en deze bundelen op 1 gezamelijke website rond 'Integrale toegankelijkheid. + Organisatie van infosessie rond integrale toegankelijkheid, voor cateringpersoneel, hospitality personeel en secretariaatsmedewerkers: bv. hoe moet men een collega/bezoeker met een beperking opvangen/onthalen?

1.1.38

Integrale toegankelijkheid opnemen in het duurzaamheidsinstrument GRO

Integrale toegankelijkheid werd i.s.m. Inter als een criterium in GRO uitgewerkt. De nieuwe versie van GRO werd in februari gepubliceerd.

Almut Fuhr

1.1.39

Uitvoeren van het actieplan toegankelijke Vlaamse overheidsgebouwen (grote kantoorgebouwen)

In de periode 2015-2019 werden 28 screenings uitgevoerd waarbij de grote kantoorgebouwen in eerste instantie werden aangepakt. In deze gebouwen zijn reeds acties ondernomen maar we hebben het streefdoel van 80% van de acties niet gehaald.

Zoë Dehaeseleer Trees Van Cauwenberghe

WWK geplaatst (Q2 2019)

Uitwerken wettelijke conformiteit en milieumonitoring via twee werkgroepen; Opstellen rollenverdeling; Communicatie; Start opmaak milieubeleidsverklaring en milieudoelstellingen; Target 2020.

Integrale toegankelijkheid is als criterium opgenomen in GRO, in overeenstemming met de methodiek achter het label voor kantoorgebouwen

De acties worden uitgevoerd conform de timing en doelstellingen zoals opgenomen in het actieplan

TECHNISCH BEHEER GEBOUWEN : De streefdoelen voor 2019 weerden gehaald en deze lijn is dus gerealiseerd. 1.1.40

Het inzetten van drones bij technisch gebouwbeheer

Het project loopt uiteraard verder: De analyse van Perceel 3 is voltooid. MOW zou input leveren voor Percelen1 en 2 maar wegens geen ervaring met dergelijke procedurs nog geen input. Afstemming nodig maar voorziene tijd wordt ingepikt door toevoeging en complexiteit van andere dossiers

Erik Smeets

Eerste ervaringen en conclusies met drone-onderzoeken (Q2/2019); Minstens 5 onderzoeken uitgevoerd

VERHOGEN VAN DE VEILIGHEID : 1.1.45

Installeren van veiligheidsmaatregelen in de justitiehuizen

vrijwel alle sitevisits zijn uitgevoerd en de werken zijn ingepland. Een aantal sites zijn reeds uitgevoerd. Einddatum tranche bijgesteld naar eind 2020.

Bart Sillis

De plaatsing van camerabewaking (9) en toegangscontrole (7) in de justitiehuizen (tg eind 2020)

1.1.46

Installeren van korte termijn veiligheidsmaatregelen beveiliging Martelaarsplein

De korte termijn veiligheidsmaatregelen (Inbraakdetectiesysteem, readers en veiligheidsfolie) werden geplaatst.

Bart Sillis

Inbraakdetectiesysteem, readers en veiligheidsfolie zijn geplaatst

VERVANGEN

De nog overblijvende actiepunten werden toegevoegd aan 'leesman - editie 2' en dit project wordt afgesloten.

Zoë Dehaeseleer Trees Van Cauwenberghe

Alle projecten van het remediërend actieplan bij editie 1 zijn ingepland en worden uitgevoerd conform de vooropgestelde timing en doelstellingen (Q4 2019)

De analyse van de resultaten van de bevraging is nog bezig, met als eerste prioriteiten VAC Leuven en Antwerpen. Daarnaast wordt een IDdocument voor een programma uitgewerkt en een stuurgroep hierover voorbereid.

Zoë Dehaeseleer Trees Van Cauwenberghe

Het programma is afgestemd met het programma 'Gezond leven op het werk' (Q3 2019); Effectiviteitsmeting uitgevoerd (Q1 2019); Resultaten zijn beschikbaar (Q2 2019); Analyse resultaten en bespreking op stuurgroep (Q3 2019); Een remediërend actieplan (editie 2) is opgesteld (Q4 2019)

WERKPLEKBELEVING : 1.1.47

1.1.48

Onderzoek naar en optimalisatie van de werkplekbeleving - Editie 1

Onderzoek naar en optimalisatie van de werkplekbeleving - Editie 2

3/11

Nr.

Project / Programma [1]

Status [2]

Duiding

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

HET NIEUWE WERKEN (HNW) : 1.1.49

1.1.50

OD1.2

Aanbieden van een raamcontract voor het begeleiden van change management in het kader van werkplek(her)inrichting volgens HNW

Optimaliseren van de inrichting van het VAC Antwerpen voor een efficiënter en functioneler gebruik van de ruimte, in lijn met de principes van Het Nieuwe Werken

Raamcontract werd afgesloten.

Xavier Suykens

Op het clusteroverleg vastgoed werd beslist om een lichte optimalisatie uit te voeren voor de vragende partijen (VUTG en AWV). Ook zal een oefening van een volledige optimalisatie op papier gemaakt worden cfr. de optimalisatie van VAC Leuven, zodat er i.g.v. bijkomende vragen meteen bekeken kan worden waar er plaats kan gemaakt worden. De oefening zal gemaakt worden door de nieuwe projectleider bij bouwprojecten Johan Gheysens, ondersteund door Hannelore De Vries. Vastgoed ondersteunt vanuit de gemaakte analyse behoeften/badgeuitlezingen/bezettingsmetingen.

Sabrina Prieus

Raamcontract is klaar voor afname (Q2 2019)

De inrichtingswerken op basis van de gevalideerde behoeftes en een meting van de bezettingsgraad zijn uitgevoerd Beperkte optimalisatie in 2020

Aanreiken van duurzame MOBILITEITSOPLOSSINGEN 1.2.1

COÖRDINATIE VAN HET KLIMAATACTIEPLAN MOBILITEIT VAN DE VLAAMSE OVERHEID

Alle ondersteunende maatregelen zijn getroffen. Er wordt nu werk gemaakt van een verderzetting van het actieplan

Jelle De Ketelbutter

Het overkoepelend rapport is opgesteld en gevalideerd

De eerste twee intakegesprekken zijn gebeurd. De projectgroep van elk traject is samengesteld en een eerste overlegmoment is ingepland. Een intakegesprek met een derde entiteit staat eveneens ingepland.

Jelle De Ketelbutter

Met meerdere entiteiten zijn intakes rond overname vlootbeheer gebeurd

Alleen Departement MOW is eventueel geïnteresseerd om in te stappen in de gemeenschappelijk wagenpool van Brussel, maar wil wachten tot midden 2020 om te beslissen. Maar dit betreft de pool van Brussel en niet de grote kantoorgebouwen (dus BAU, geen project). Geen interesse van klanten voor de VAC's. Voorstel: uitstellen tot midden 2020.

Jelle De Ketelbutter

Vanuit vlootgegevens zullen we entiteiten voorstellen om aan te sluiten in de gemeenschappelijke wagenpool, zodoende uit te breiden naar de grote kantoorgebouwen

OPTIMALISEREN VAN HET VOERTUIGENPARK NAAR EEN MEER ENERGIEZUINIGERE EN EFFICIËNTERE VLOOT : 1.2.2

Een gecentraliseerd vlootbeheer voor DVO entiteiten

1.2.3

Uitbreiden van de gemeenschappelijke wagenpool

1.2.4

Het introduceren van het leasen van dienstvoertuigen

De hernieuwing van bestaande contracten kreeg de prioriteit. Dit wordt nu wel prioritair opgenomen

Jelle De Ketelbutter

Oplevering van het nieuwe raamcontract leasing moet zorgen voor de stijging van de verhouding leasing-aankoop

1.2.5

Introductie van nieuwe autodeelsystemen voor dienstverplaatsingen en autodelen met particulieren

Samenwerkingsovereenkomst met Zencar is afgesloten en de dienstverlening is operationeel.

Jelle De Ketelbutter

Uitrol van Zen Car binnen de Vlaamse overheid via een proefproject in Herman Teirlinckgebouw

1.2.6

Het introduceren milieuvriendelijk rijgedrag (ecodriving)

Het raamcontract is gegund. De dienstverlening is operationeel. We ondersteunen klanten bij de afname van het contract en voorzien premies vanuit het klimaatfonds.

Jelle De Ketelbutter

Bekendmaking van het raamcontract (Q1 2019); Opleidingen voor specifieke doelgroepen bij HFB zijn georganiseerd (Q4); Aanbod op maat voor entiteiten is uitgewerkt (Q4 2019)

1.2.7

Oplaadinfrastructuur wordt geïntegreerd in het energiemanagementsysteem op gebouwniveau

Stopgezet

De werken in Herman Teirlinck worden verder afgewerkt om te zorgen voor een toekomstgerichte elektrische uitbreiding. Het gebruik van PV-energie is reeds gerealiseerd. De aannemer zet personeel maar mondjesmaat in en geeft geen planning. Inschatting is dat de werken in Herman Teirlinck gefinaliseerd zijn einde december 2019. Voor V2G is met toestemming van MOW/MDK de site Motorstraat weerhouden, met eerste afspraak on site 25/11 en duiding van de te behandelen issues. Dit project omvat meer dan puur V2G, maar richt zich ook op energie-opslag in een energy community context. Tractebel heeft een fiscale studie opgesteld voor de V2G issues; het strategisch rapport is echter ook na de 2e lezing onvoldoende uitgewerkt (te licht). Intussen zijn er meer dan 325 groene parkeerplaatsen en is het equivalent opgeladen om meer dan 0,5 miljoen km te rijden via de VO-laadinfra.

Peter Bockstaele

Er is een toename in het aantal laadpalen dat vehicle-to-grid en slim laden toelaat

Sibert Verbinnen

Het overkoepelend rapport is opgesteld en gevalideerd

Sibert Verbinnen

De grote kantoorgebouwen zijn tegen eind 2019 geoptimaliseerd; Alle bouwkundige werken zijn afgerond

De originele doelstellingen van het Klimaatfonds (700k) zijn intussen reeds lang gehaald. De huidige realisaties en deelprojecten in scope komen neer op een 3- tot 4-voud van de doelstellingen. De coördinatie van het Fietsactieplan is onder controle. Het overkoepelend rapport is up-to-date en wordt regelmatig teruggekoppeld naar het Kernteam Fietsbeleid. Ook via P3M is er een maandelijks rapport. Deze regelmatige rapportering betekent dat het streefdoel van 2019 gehaald werd. 1.2.11

1.2.12

COÖRDINATIE VAN HET FIETSACTIEPLAN

Optimalisatie van de fietsinfrastructuur in de grote kantoorgebouwen

Het Fietsactieplan loopt natuurlijk voort: In 2019 verkregen de gebouwen Herman Teirlinck en Hendrik Conscience het zilveren "Cycle Friendly Employer"-label, een Europese label voor fietsvriendelijke bedrijven. In 2020 willen we het CFE-label uitbreiden naar (minstens) brons voor de VAC's in de provinciehoofdsteden. Dit zal ingekapseld worden in het Fietsactieplan 2020, welke momenteel in opmaak is. De stand van zaken van de deelprojecten staat beschreven onder lijnen 1.2.12, 1.2.13, 1.2.14, 1.2.15. De bouwwerken zijn nog niet in alle kantoorgebouwen afgerond. Het gaat om Arenberg (schadegeval op werf; herstellingen vanaf januari 2020), Conscience (afwerking droogruimte) en VAC Hasselt (heraanbesteding bestek; uitvoering vanaf 2020). In het deelproject fietsenstalling Ellips is er intussen vooruitgang geboekt. Op 6/11/19 werd er positief advies ontvangen van IF en op 18/11/19 werd het dossier officieel vastgelegd. Er wordt verwacht de fietsenstalling in de loop van mei 2020 te kunnen opleveren.

4/11

Nr.

Project / Programma [1]

Status [2]

Duiding

Projectleider

1.2.13

Uitvoeren van sensibiliserende acties om het fietsgebruik woon-werk en voor dienstverplaatsingen te promoten

In 2019 werd de jaarlijkse fietsactie georganiseerd in het kader van de Dikketruiendag 2019. Personeelsleden die met de fiets naar het werk kwamen, konden zich inschrijven voor een ontbijt en een fietsonderhoudsbeurt. Zij konden ook een klimaatpeloton vormen en op basis van de gereden kilometers een prijs winnen. In elk van de grote kantoorgebouwen uitgebaat door HFB konden personeelsleden die dag ook meedoen met de wedstrijd ‘Koers op Rollen’. In die gebouwen werden koersfietsen op rollen geïnstalleerd, waarbij live de resultaten getoond werden. De verschillende gebouwen namen het tegen elkaar om de meeste kilometers te rijden. Daarnaast organiseerde Het Facilitair Bedrijf in VAC Leuven ‘De Fietstest’ in samenwerking met provincie Vlaams-Brabant. Deelnemers konden een plooifiets of elektrische (bak)fiets gedurende drie weken testen voor hun woon-werkverkeer. Om de fietsacties te bestendingen, worden deze vanaf 2020 ingekapseld in de werkgroepen per gebouw in het kader van ‘Gezond Leven op het Werk'. Deze werkgroepen zijn intussen (grotendeels) opgestart. Het is dus de bedoeling dat deze werkgroepen vanaf 2020 een fietsactie integreren in hun werking.

1.2.14

Maatregelen invoeren om het ontlenen van dienstfietsen gebruiksvriendelijker te maken (slimme sleutelkasten en free-floating…)

De Slimme Sleutelkasten zijn nog niet operationeel wegens verscheidene technische moeilijkheden in 2019. Deze zouden nu van de baan moeten zijn. Intussen werd een proefproject opgestart. Indien dit positief wordt bevonden, kan op korte termijn de Slimme Sleutelkast open worden gesteld voor de gebruikers in de Brusselse kantoorgebouwen.

Sibert Verbinnen

De samenwerking met Villo is in de 6 grote gebouwen volledig uitgerold en in gebruik. Dit loopt goed. Wat het gebruik van deelsteps betreft hebben we zowel met Bird als met Lime geprobeerd een samenwerking op te starten maar dit is niet gelukt. Beide bedrijven hebben aangegeven een pauze in te lassen om te zien of het wel nog de moeite loont om hun activiteiten verder te zetten. We zien dat steeds meer van die bedrijven hun activiteiten stopzetten of afbouwen dus het is beter even te wachten tot het kaf van het koren wordt gescheiden en we met een betrouwbare partner in zee kunnen gaan.

Simon Baetens

1.2.15

OD1.3

Versterken van de samenwerking met de (sociale) fietsdeeleconomie

Streefdoel(en) 2019

Sibert Verbinnen

De fietsacties zijn in alle grote kantoorgebouwen uitgevoerd

Uitrol slimme sleutelkast in Brussel (Q1) en VAC's (Q3 2019); Opleiding onthaalmedewerkers en test free floating getest in Brussel (Q2 2019)

Villo en Bird worden uitgerold in Brussel

Slim omgaan met diensten en materialen IN RESTAURANTS WORDEN EFFICIËNTIEWINSTEN VERHOOGD EN BETERE / HOGERE KLANTENTEVREDENHEID : 1.3.1

Uitwerken van een cateringvisie ''next level''

Eerste draft is opgesteld en wordt verder verfijnd en gevoed door verschillende resultaten (o.a. werkgroepen Kantoor 2023, consultancy opdracht rond catering, strategie rond duurzaamheid, VAC's in centrumsteden, …). KPI's moeten hierbij nog bepaald worden.

1.3.2

Opstellen van een normering voor de personeelsinzet (aantal en profielen) in catering

De firma heeft door afwezigen een vertraging opgelopen. Daardoor is het eindverslag van de firma voorzien op 29 januari 2020 i.p.v. 14 oktober 2019.

Het Smileylabel is behaald.

De nieuwe meting is doorgegaan tijdens de week van 4-8 november 2019. Op basis van de analyse Lander Van Den Heede Actieplan voedselverlies is uitgevoerd van de resultaten wordt een actieplan opgesteld en gecommuniceerd.

Lander Van Den Heede Uitgewerkte cateringvisie "next level"

Nancy Herwegh

De normering is opgesteld (Q1 2020)

VOEDSELVEILIGHEID VERHOGEN : 1.3.6

Smileylabel behalen in Ferraris

Lander Van Den Heede Smileylabel in Ferraris is behaald

VOEDSELVERLIES REDUCEREN : 1.3.8

Uitvoeren actieplan voedselverlies

DUURZAAM AFVALBELEID : 1.3.10

Opstellen plan van aanpak om éénmalige wegwerpverpakkingen voor catering maximaal te vermijden

Het actieplan is gecommuniceerd aan de klant met bijhorende timings wanneer welke actie doorgevoerd wordt en werd ook volledig uitgevoerd.

Lander Van Den Heede Plan van aanpak is opgesteld

1.3.11

Optimaliseren selectieve inzameling van afval

In elk gebouw wordt het afval selectief opgehaald, en wordt dit ook continu geregistreerd. Klanten worden periodiek geïnformeerd over de verschillende fracties en de stand van zaken. Met andere woorden, dit luik wordt reguliere dienstverlening gezien het continu wordt uitgevoerd.

Lander Van Den Heede

Analyse robot in Conscience was positief, er wordt overgegaan tot aankoop van het toestel. In Leuven loopt de test verder, tussentijdse evaluatie voorzien begin januari 2020. In Herman Teirlinck wordt een nieuwe robot getest gedurende 1 jaar. We zullen in het 2de kwartaal 2020 een tussentijdse evaluatie plannen.

Joffrey De Rouck

Evaluatie van de eerste vaststellingen van beide schoonmaakrobots in Herman Teirlinck en Consience is uitgevoerd; Mogelijkheden tot optimalisatie schoonmaakplanning zijn onderzocht

Selectieve inzameling is volledig conform het nieuwe raamcontract; Klanten worden gesensibiliseerd

EFFICIËNTERE SCHOONMAAKDIENSTVERLENING :

1.3.12

Opstart pilootproject met schoonmaakrobots

KWALITEITSVOLLE DUURZAME SCHOONMAAKDIENSTVERLENING : 1.3.13

Schoonmaken met probiotische reinigingsmiddelen in de grote kantoorgebouwen

Alle gebouwen die in scope zaten, zijn operationeel.

Joffrey De Rouck

Evaluatie van de eerste vaststellingen van het probiotische schoonmaakmiddel in VAC Gent & VAC Hasselt

1.3.14

Uitbreiden van het klantenportfolio voor schoonmaak

Onderhandeling met klant 'Waterbouwkundig labo' wordt verder gezet. Volgend overleg in januari 2020 zou meer duidelijkheid moeten brengen over de financiële afspraken i.k.v. de opvolging van de schoonmaak.

Marina Antheunis

Er zijn gesprekken opgestart met het Waterbouwkundig labo Plassendale om een samenwerkingsovereenkomst voor schoonmaak af te sluiten; De implementatie van de samenwerkingsovereenkomst voor schoonmaak tussen HFB en ANB wordt opgevolgd

KLANTVRIENDELIJKE EN EFFICIËNTE DAGDAGELIJKSE UITBATING VAN KANTOORGEBOUWEN :

5/11

Nr.

Project / Programma [1]

Status [2]

1.3.18

Uitrol hospitality concept in Herman Teirlinck, Consience, Ferraris, Arenberg

1.3.19

Analyse m.b.t. introductie hospitality concept in de overige gebouwen

Duiding

Herman Teirlinck: concept werd gerealiseerd, invulling van de 5 vacatures hospitality (=aantrekken juiste profielen) heeft vertraging omwille van tegenvallende selecties. 3 ingevuld, 1 zal op KT ingevuld worden. 1 vacature wordt tijdelijk ingevuld door profiel onthaal. Conscience: concept gerealiseerd + invulling PEP gerealiseerd. Ferraris: concept uitgedacht, moet nog gerealiseerd worden (op schema zoals gepland), invulling PEP on hold wegens tegenvallende selecties. Arenberg: concept realisatie gepland Q4 2019, invulling PEP on hold wegens tegenvallende selecties. We voorzien eerste helft 2020 nieuwe selecties en hopen dan verdere stappen te zetten in de uitrol in HT, Ferraris en Arenberg. In de eerste helft van 2020 wordt hospitality ook uitgerold in VAC Gent Analyse gemaakt. Volgende gebouwen zullen op KT gerealiseerd worden indien men voldoet aan de randvoorwaarden (zelfregistratie bezoekers + voldoende bezetting van de vergaderzalen): Ellips en Gent. Uitrol in VAC Gent is gepland voor de eerste helft van 2020. VAC Antwerpen, VAC Leuven, VAC Brugge, VAC Hasselt, Grasmarkt vallen op KT en MLT buiten scope, zoals gedacht. Hier is een andere organisatie van het gebouw nodig alvorens we hospitality volledig kunnen opstarten. Gezien de plannen VAC Antwerpen (optimalisatie) staat deze als eerstvolgende op de planning. Timing nog niet bekend, maar op LT te bekijken.

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

Nancy Herwegh

De invulling van de voorziene functies in het personeelsplan is volledig uitgevoerd met de correcte profielen

Nancy Herwegh

De analyse is uitgevoerd in de overige gebouwen waar Het Facilitair Bedrijf gebouwverantwoordelijkheid heeft

Het begeleidingstraject voor medewerkers is afgerond, voorjaar 2020 vinden de selecties plaats. Zelfregistratiesysteem: midden december komt er een via team facilitaire IT systemen (ism HBplus) een eerste pilootversie, om die uit te bouwen tot een totaaloplossing op maat van HFB. Uitbesteding verzending afgerond. Project pakjesautomaten: De selectiefase is praktisch afgerond. Bestek wordt nog nagelezen om naar IF te gaan. Gunning en bestelling is voorzien medio 2020. Implementatie en ingebruikname pakjesautomaten voorzien in juli 2020 en afronden veranderingstraject voor klant (=volledige overschakeling naar pakjesautomaten) is voorzien eind Q2 2020.

1.3.20

Uitrol uitbesteden verzending en werken met pakjesautomaten in alle gebouwen

1.3.22

Organiseren kabinetswissel 2019 d.m.v. het draaiboek kabinetswissel

Kabinetswissel uitgevoerd.

Anne-Sophie Dierickx Kabinetten zijn gehuisvest in het gebouw

1.3.23

Ter beschikking stellen van handleidingen met gebouweninformatie aan kabinetten

Handleidingen werden afgewerkt bezorgd aan zowel doorstartende als intredende kabinetten, alle documenten worden aangeboden via de SharePoint-pagina 'Kabinetswissel 2019'.

Anne-Sophie Dierickx De handleiding is ter beschikking van de kabinetten

1.3.24

FUNCTIONELE UITBREIDING EN OPTIMALISEREN VAN DIENSTVERLENING VAN HET DEPOT VILVOORDE

In zijn volledigheid is het programma nog niet gestart. Verschillende deelprojecten, waaronder scanning op vraag en de depotbeheerstool, zijn al van start gegaan.

Dries Vandaele

Scanning op vraag is operationeel; Behoefteanalyse nieuwe depotbeheertool is uitgevoerd

1.3.26

OPERATIONALISEREN VAN HET UITVOERINGSBESLUIT M.B.T. HET BEHEREN, BEWAREN EN VERNIETIGEN VAN BESTUURSDOCUMENTEN

De samenstelling van de selectiecommissie Vlaamse overheid is voorgelegd aan het kabinet. Deze samenstelling, kan mits akkoord, in 2020 ter ondertekening aan de minister worden bezorgd waarna de samenstelling geformaliseerd is. De in het BVR vermelde sjablonen zijn opgemaakt en worden ter beschikking gesteld.

Quincy Oeyen

Er zijn minstens 2 selectiecommissies opgericht; De in het BVR vereiste sjablonen zijn ter beschikking gesteld

Quincy Oeyen

Plan van aanpak waarin duidelijk wordt gesteld welke mensen en middelen er nodig zijn en welke acties ondernomen moeten worden om dit praktisch op te zetten

Esther De Schryver

Uitbesteding verzending en werken met pakjesautomaten is gerealiseerd in alle gebouwen (eind 2020)

UITBOUWEN VAN EEN EFFICIËNTE EN KWALITEITSVOLLE FACILITAIRE DIENSTVERLENING AAN KABINETTEN :

Opmaak plan van aanpak om Het Facilitair Bedrijf als depot te laten fungeren voor analoog archief vanaf 2023

1.3.28

OPZETTEN DIENSTVERLENING DIGITAAL ARCHIEF VLAANDEREN VOOR ALLE OVERHEDEN IN VLAANDEREN

De implementatie van het serieregister is afgerond. De applicatie is in productie genomen op 20/12/2019. Vanaf eind januari 2020 zullen de eerste organisaties het serieregister in gebruik nemen. Het e-depot wordt in productie gezet in maart 2020. Waardoor de eerste klanten vermoedelijk begin april kunnen aansluiten.

Quincy Oeyen

Het OSLO-traject dossier is afgerond; De implementatie is afgerond

1.3.29

Finaliseren van het samenwerkingsakkoord met de Federale Overheid (Algemeen Rijksarchief) in het kader van de bevoegdheidsverdeling informatie- en archiefbeheer

Over de tekst is een administratief akkoord tussen de beide partijen. De tekst is, na een toelichting over de krijtlijnen, bezorgd aan het kabinet. De finale stap is de ondertekening van dit samenwerkingsakkoord.

Quincy Oeyen

Samenwerkingsakkoord is opgesteld en bekrachtigd door de betrokken partijen

1.3.27

OD1.4

Het streefdoel van 2019 werd gehaald, waardoor deze lijn op "gerealiseerd" staat: eind 2019 is een eerste plan van aanpak zowel door het directiecomité als de werkgroep archief- en informatiebeheer goedgekeurd. Dit betekent de start van de uitvoering van het programma dat hiervoor binnen het agentschap is opgezet. In dit programma zitten verschillende acties, waarvan sommige opgenomen zijn in het plan van aanpak, die in 2020 gestart zullen worden.

Verder professionaliseren van de AANKOOPCENTRALE HET VERDER PROFESSIONALISEREN VAN DE PORTFOLIOBENADERING VOOR OVERHEIDSOPDRACHTEN :

6/11

Nr.

Project / Programma [1]

Status [2]

Duiding

Projectleider

Van de 58 aangeschreven entiteiten zijn er op het einde van het vierde kwartaal 2019: -36 entiteiten die registreren in eDelta VR of EE, -1 entiteit die de gegevens doorstuurt via een afgesproken formaat -2 entiteiten nog geen opdrachten gehad die geregistreerd moesten worden -1 entiteit opgegaan in een andere entiteit (fonds Jongerenwelzijn in Jongerenwelzijn) (Kind en Gezin en Jongerenwelzijn registreren beiden nog apart) 1.4.8

Het stimuleren van entiteiten om aan te sluiten op het eDelta-platform en de bijhorende functionaliteiten

Op 3 december vond er een nieuw gebruikersoverleg plaats. Hier werden een aantal nieuwe functionaliteiten toegelicht en werden afspraken gemaakt voor de rapportering.

Anneleen Cosijn

Streefdoel(en) 2019

Toename van het aantal aangesloten entiteiten op de eDelta Enterprise editie; Toename van het aantal entiteiten dat gebruik maakt van eDelta (Vereenvoudigde Registratie en Enterprise editie)

Voor de volledige versie van eDelta heeft DWSE een demo gekregen. Ze overleggen met de ontwikkelaars van de subsidieapplicatie of er meerwaarde te halen valt door eDelta EE in te vullen en met de subsidieapplicatie te koppelen. GO! neemt instap nog steeds in beraad. VMM heeft meer info gevraagd en zal als prospect opgevolgd worden. 1.4.9

Het onderzoeken van de haalbaarheid voor een gemeenschappelijk portaal voor overheidsopdrachten

Service Design traject werd afgewerkt en besluiten werden genomen.

Carl Vranken

Opgeleverd portaal (Q4 2019) Haalbaarheidsstudie uitgevoerd

Carl Vranken

Portefeuille met beschikbare raamcontracten voor iedere categorie is beschikbaar

Bart Zoete

Aankoopproces is uitgewerkt en toelichting beschikbaar op website; Aangepaste sjablonen beschikbaar op website; Kennisnetwerk georganiseerd

DE AANKOOPCENTRALE EN HET DIENSTENCENTRUM MET END-TO-END DIENSTVERLENING VERDER UITBOUWEN : 1.4.13

1.4.14

Verder uitbouwen van één aankoopcentrale verantwoordelijk voor de ondersteunende raamcontracten (gebouwgebonden, facilitair, HR, organisatieondersteuning en IT)

Het ontwikkelen van maatregelen om de toegang van startende ondernemingen bij overheidsopdrachten te vergemakkelijken

Categorieën vastgelegd en portfolio bepaald. De drie gedefinieerde acties van het project zijn uitgevoerd: (1) betere bekendmaking van opdrachten: de marktplaats staat online en de gepubliceerde opdrachten worden o.m. gecommuniceerd via het Vlaio-netwerk; (2) vereenvoudigd instrumentarium: vereenvoudigde sjablonen en leidraad staan online; deze documenten worden geregeld geactualiseerd op basis van feedback; (3) in kaart brengen opportuniteiten en realiseren pilootprojecten: het detecteren van opportuniteiten en uitvoeren van projecten loopt in parallel met de acties van de Sandbox Vlaanderen. De dienstverlening van het Facilitair Bedrijf rond 'kopen bij start-ups' wordt in 2020 verder opgenomen als een continue dienstverlening die deel uitmaakt van de taken van de coördinator Sandbox Vlaanderen ism de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten.

SD2

NAAR EEN EFFICIËNTE, EFFECTIEVE EN KWALITATIEVE ICT-ONDERSTEUNING VOOR DIGITALE OVERHEID OD2.1

Verzekeren van een BREED AANBOD van ICT-diensten

2.1.1

Transitie naar nieuwe telecomcontracten en de implementatie van de nieuwe dienstverlening

A. De migratie van de mobiele telefonieabonnementen van Orange naar Proximus wordt met vertraging doorgevoerd, ondertussen werd het grootste deel van de mobiele vloot bij Proximus ondergebracht (enkel vloot beheerd door HFB). Structurele problemen (overbelasting van de vlootbeheerders, qua facturatie, SLA en rapportering, functionaliteit van portaal die ontbreekt) werden geëscaleerd bij Proximus. Een planning voor de Proximus portaal en rapportering (eind 2019) is beschikbaar. B. Het merendeel van de vaste telefoonlijnen en nummerreeksen van de Vlaamse Administratie, zijn ondertussen gemigreerd, er werd geëscaleerd voor de dringendste problemen bij Proximus (gebrek aan coördinatie van planning en statusrapportering; voorbeeldfacturen niet conform prijzenraster en dienstencatalogus, SLA-metingen, incidentnotificaties, functionaliteit van portaal die ontbreekt). Een planning voor de Proximus portaal en rapportering (eind 2019) is beschikbaar. C. De doorstart van de Machine tot Machine communicatie (Internet of Things via het mobiele netwerk) bij Orange Belgium heeft vertraging opgelopen door een personeelswissel bij Orange. De vertraging situeert zich vnl. bij de levering van de (volledige) SLA-rapportering en de andere rapporteringen. D. De opstart van het cloudtelefonie-aanbod van Nextel (Telenet Groep) wordt afgenomen bij een beperkt aantal klanten. De voornaamste kinderziektes werden bij de eerste klanten opgelost. Er is een princiepsakkoord ivm de koppeling tussen Proximus netwerk mobiel en vast naar Nextel voor de telefooncentrale in de cloud, maar er is hier ook extra vertraging opgetreden.

André Van Vyve

De migratie van mobiele toestellen en vaste lijnen is gerealiseerd; IoT en telefoniecentrale in de cloud is uitgebouwd

7/11

Nr.

2.1.2

2.1.3

Project / Programma [1]

ICT-contracten 2022: Realisatie vernieuwd aanbod ICT-raamcontracten tegen 2022

Verdere uitrol van 'Skype voor Bedrijven met Telefonie'

Status [2]

Duiding De streefdoelen van 2019 werden gehaald, waardoor deze lijn gerealiseerd werd. Het volledig programma loopt uiteraard verder en zit op schema: Op 13/12/2019 werd door de Vlaamse regering de goedkeuring gegeven om een mededingingsprocedure met onderhandelingen op te starten voor de nieuwe raamovereenkomsten voor ICT-exploitatie- en ontwikkelingsdiensten. Het programmadefinitiedocument werd afgewerkt en ter goedkeuring voorgelegd aan de sponsorgroep. Ondertussen werd ook al gewerkt aan de de voorbereiding van de opdrachtdocumenten, in overleg met de klanten. Door de keuze voor een meer complex scenario met meerdere dienstverleners en een operationele integrator, wordt de werklast hoger en wordt het risico op uitlopen van de planning hoger. Door het niet toekennen van extra centrale budgetten, wordt de complexiteit nog verhoogd en stijgen dus ook de risico's. Er wordt verwacht dat de geplande einddatum van het programma als geheel toch kan behouden blijven, maar het risico op laattijdigheid of onvoldoende kwaliteit is wel gestegen. In 2019 zijn er een duizendtal extra gebruikers toegevoegd aan de Skype met telefonieomgeving (oorspronkelijk 1.300 vooropgesteld). Bedoeling is om na de inregeling van Teams met telefonie (1e semester 2020) rechtstreeks over te schakelen naar teams zodat er slechts 1 keer ipv 2 keer gemigreerd dient te worden. Migratie naar skype on-line voor telefonie is on hold gezet

Projectleider

Benny Vanspringel

Dirk De Beule

Streefdoel(en) 2019

Op basis van een marktverkenning en een klantenbevraging is de toekomstige Service Portfolio bepaald; Na afweging van mogelijke scenario's werd een voorstel voor de nieuwe ICT-raamovereenkomsten en de hierbij te volgen overheidsopdrachtenprocedures bepaald en goedgekeurd door de Vlaamse Regering

1.300 bijkomende gebruikers tegen eind 2019

Anywhere 365 in productiestelling is uitgevoerd en ingeregeld Van de 13000 gebruikers (uit het streefdoel) zijn 12796 Office 365 E3 licenties toegewezen. Deze doelstelling voor 2019 kan dus als gehaald beschouwd worden, hoewel het volledig programma uiteraard doorloopt:

2.1.4

Optimalisatie van de digitale werkplek (beveiliging, nieuwe functionaliteiten)

2.1.5

Finaliseren van de introductie van een nieuwe VPN-oplossing (gebruiksvriendelijker, veiliger)

2.1.6

Datacenterconsolidatie

2.1.7

Het garanderen van de continuïteit in lokale datacenter- en netwerkarchitectuur

OD2.2

1. Maximaal Digitaal (exchange & mobile migratie): KA -> De einddatum van de decommissionering moet naar einde Q1 verschoven worden. De kosten in exploitatie stoppen wel per 31/12/2019. 2. Digitale Wendbaarheid: OS -> Het user-adoption traject voor teams herstuctureert de ondersteuning voor de eindgebruikers betreffende de digitale werkplek 3. Kern digitale werkplek: OS -> Hybrid Cloud fileserver aanbod zal in Q1 2020 gerealiseerd worden, alsook de inregeling van een NAS. UEM pakket wordt in de loop van het voorjaar uitgevoerd 4. Productmanagement: KA -> De service voor teams wordt nu prioritair opgenomen in een algemene herziening van de service op O365 5. Geïntegreerde communicatie: BS -> Het is niet realistisch te verwachten dat heel de overheid in 2020 over zal schakelen naar cloud telefonie. Het zou beter zijn de verwachtingen bij te stellen. In 2020 kunnen we proberen om alle huidige skype on-prem gebruikers over te schakelen naar cloud telefonie via Skype of Teams (4000 gebruikers). In het verlengde hiervan kunnen de Brusselse gebouwen mogelijks gemigreerd worden naar cloud telefonie. Beiden veronderstellen het realiseren van een positieve businesscase. 6. Compliance & Security: KA -> Het realiseren van een eerste set aan veiligheidsmaatregelen liep vertraging op vanwege de moeilijkheden die klanten zouden kunnen ondervinden bij het implementeren ervan. We proberen met alle klanten rekening te houden. Het realiseren van een volledige UEM kan ook niet gezien worden binnen het tijdsbestek van dit jaar. De eerste positieve stappen in deze zullen pas in de loop van het voorjaar 2020 gerealiseerd worden. De uitrol van de dataclassificatie blijft problematisch. Deze change zit wel niet mee in scope van dit programma ondanks de acties die we hierrond nemen.

Dave Geentjens

13.000 gebruikers gemigreerd naar een geoptimaliseerde werkplek tegen medio 2019

Project opgeleverd.

Luc Verdegem

Volledige uitrol gerealiseerd tegen medio 2019

30/10/2019 was het project gerealiseerd. Alle server, netwerk en storagecapaciteit was verwijderd uit NMC1 en NMC 2.

Dirk De Beule

De verouderde kooien COLT1&2 in Nossegem zijn tegen eind 2019 volledig afgebouwd; AGION en AGII zijn ondersteund in hun datacenterconsolidatie

Issue met betrekking tot planning en budget. Escalatie loopt via management.

Luc Verdegem

Een disaster (door wegvallen van het Colt datacenter) bestendig netwerk is gerealiseerd tegen eind Q3 2019

Het ontwerp van de VO Cloud strategie werd binnen de werkgroep uitgewerkt in de periode augustus 2018 - januari 2019 en daarna aan het stuurorgaan voorgelegd. Het ontwerp werd in de vergadering van 7 februari 2019 goedgekeurd. Daarmee is de VO cloud strategie gedefinieerd.

Stefaan Becu

De cloudstrategie is opgesteld en gevalideerd

Uitwerken van een slagkrachtig OVERKOEPELEND ICT-beleid 2.2.1

Het opstellen van een cloudstrategie

8/11

Nr.

2.2.2

OD2.3

Project / Programma [1]

Status [2]

Het nemen van technische en organisatorische maatregelen om in overeenstemming te zijn met de nieuwe Europese GDPR-regelgeving (VObreed, HFB)

Duiding

- WP3: sensibilisering (training- & communicatie materiaal tbv Communicatiecampagne & kennisdeling, overzichtsdocumenten van basis-AVG): in oktober heeft een informatiesessie plaatsgevonden voor de aangeduide SPOC's per afdeling. Hierbij werden de verbanden tussen informatiesveiligheid, informatiebeheersplan en AVG toegelicht. Hierbij werden de SPOC's ook geïnformeerd over de wijziging van het huidig Verwerkingsregister naar het Verwerkingsregister 2.0 dat afgestemd zal worden met het Informatiebeheersplan. Voor het werkjaar 2020 werkt het DPO team samen met Information Security Team voor de implementatie van het Communicatieplan 2020. In januari 2020 levert het DPO team hiervoor de eerste documenten op m.b.t. hoe omgaan met potentiële datalekken - WP6: Data Protection Impact Assessment (DPIA/GEB): risicoanalyse, vragenlijst,…; de eerste workshops m.b.t. het gebruik van de GEB-vragenlijst werden gehouden. Terugkoppeling/feedback m.b.t. eerste GEB-workshop en implementatie van de vragenlijst met afdeling Technisch Beheer.

Serieregister opgeleverd en in productie sinds 6 januari 2020. Het e-depot wordt in de komende weken getest met het oog op oplevering begin maart 2020. Verdere ontwikkelingen zijn gepland in 2020 voor finale oplevering in januari 2021.

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

Mukan Heynderickx

Sensibilisering en opleiding over informatieveiligheid (o.a. via e-learning) is uitgevoerd Einddatum: 31/07/2021

Geert Mareels

De bestelling van de toepassing en opslagruimte afgerond (Q2); Het geheel operationeel in Q4 en de eerste entiteiten hebben hun archief opgeladen

Evolueren naar een meer GEDIVERSIFIEERD aanbod van ICT-diensten 2.3.1

Opstarten van een nieuwe centrale dienstverlening in uitvoering van het Digitaal Archief Vlaanderen (Vlaamse overheid en lokale besturen)

2.3.2

Uitbreiding van de digitale handtekening (mobiele toestellen)

UITGESTELD

Geen budgetten beschikbaar. Enkel budget voor upgrade en XML ondertekening

Ellen Vanherstraeten

Mogelijkheden zijn onderzocht om mobiel te tekenen

2.3.3

Uitbreiding van de digitale handtekening door gebruik te maken van gekwalificeerde zegels

UITGESTELD

Geen budgetten beschikbaar. Enkel budget voor upgrade en XML ondertekening

Ellen Vanherstraeten

Studie afgrond en roadmap uitgewerkt

2.3.4

OD2.4

Uitwerken aanbod inzake Klantenbeheer (CRM)

Door de vertraging opgelopen in oktober 2019, als gevolg van een wijziging van licenties door één van de leveranciers, is de impact ervan dat we moeten bijsturen. Ook het feit dat we samenwerken met een nieuw aangeworven collega bij aankoop heeft een impact op de timing. Naar verwachting zal het bestek in januari worden uitgestuurd richting IF en kunnen we alsnog de gunning rond krijgen eind februari.

Duran Kutlu

Openbare aanbesteding is uitgevoerd en het platform is geselecteerd

Er hebben vier kennisdelingsmomenten plaatsgevonden. Daarnaast is er voor twee specifieke groepen een verdieping van de kennisdeling gedaan, meer bepaald voor de data protection officers. Voor deze groep is nog een maandelijks kennisdelingsmoment opgericht dat specifiek voor deze groep kennisdeling opzet. Voor de groep van data protection officers is ook een aparte sharepoint pagina opgezet, waar ze kennis kunnen delen. Het in kaart brengen van welke medewerkers in aanmerking komen voor doorschuiven is nog niet gebeurd, daar is eerder reactief gewerkt. De Raad van Bestuur heeft er immers voor gekozen om in 2020 sterker in te zetten op 'competence centers', waar deze mobiliteit beter binnen gekaderd kan worden.

Jan Stoffels

Minsten vier personeelsevenementen werden georganiseerd (Vlaanderen connect. netwerk); De SharePoint pagina voor de medewerkers is verder uitgebouwd (kennisdelingsplatform); Er is onderzocht welke medewerkers in aanmerking komen om door te schuiven naar een ander lid

- Vlaamse overheid: Verwacht wordt dat de rapportering van december 65% zal zijn. Het streefcijfer van 70% naar het einde van het jaar is niet gehaald. Dit neemt niet weg dat dit een uitermate positief resultaat blijft in de Belgische en Europese context. De toename vertraagt omdat de meeste leveranciers met veel facturen reeds met e-invoicing bezig zijn. - Publieke actoren in Vlaanderen: er is een zeer goede score bij de publieke actoren in Vlaanderen. 650 publieke organisaties hebben ondertussen een connectie naar MAGDA e-invoicing.

Johan Van Steelandt

Het percentage ontvangen e-facturen bij de Vlaamse overheid bereikt 70%; Alle lokale overheden zijn geïnformeerd over e-facturatie

Johan Van Steelandt

10 leveranciers van de Vlaamse overheid werken met e-ordering

Versterking vraagzijde door een spoedige operationalisering van VLAANDEREN CONNECT

2.4.1

OD2.5

Bevorderen van kennisdeling binnen Vlaanderen Connect.

End-to-end e-PROCUREMENT: een volledig DIGITAAL proces e-

2.5.1

Het promoten van e-facturatie bij Vlaamse overheid, lokale besturen en leveranciers

2.5.2

Het verder implementeren van e-ordering als elektronische bestelplatform

Het e-orderingproject moet geherformuleerd worden. Voor de e-ordering met gebruik van de punch out catalogus zijn geen middelen beschikbaar. Voor e-ordering met gebruik van een hosted catalogus heeft FB een tool aangeleverd aan HFB. Dit valt niet onder de opvolging van het centrale e-invoicingteam. Het KLIP-project plant productie in april 2020. (= uitgaande facturen vanuit KLIP over Orafin)

2.5.3

Ondersteuning van entiteiten van de Vlaamse overheid bij de invoering van e-invoicing

Informatieverspreiding en aansturing van medewerkers van de VO die betrokken zijn met het efacturatieproces blijft noodzakelijk. Er is extra inspanning geleverd om in te gaan op vragen van interne medewerkers voor ondersteuning. De 12 sessies die dit jaar gepland waren, zijn ondertussen gerealiseerd.

SD3

Lien Wauters

12 interactieve informatiesessies voor interne medewerkers

Sven Peeters

Strategie is uitgewerkt die een doelstellingencascade mogelijk maakt en waaraan projecten hun baten kunnen koppelen (Q2 2019)

CONSOLIDEREN VAN DE FUSIE EN VERDERE GROEI ALS ORGANISATIE HET VERDER PROFESSIONALISEREN VAN DE INTERNE ORGANISATIE VAN HET FACILITAIR BEDRIJF :

3.1

Uitwerken van een actieplan voor 'Missie, visie, strategie, waarden en organisatie' i.h.k.v. de wittebladoefening

Een nieuwe Visie en missie werd opgesteld. Nieuwe strategische en operationele doelstellingen werden in de zomer bepaald en gevalideerd. Deze nieuwe doelstellingen werden door het kabinet op het OKA van 29/11 goedgekeurd, mits ze ook smarter worden gemaakt. Dit traject van het omzetten van de doelstellingen naar SMART doelstellingen was niet haalbaar tegen het einde van het jaar. Daarom kleine afwijking.

9/11

Nr.

3.2

Project / Programma [1]

Concrete uitwerking marketing en communicatiestrategie voor Het Facilitair Bedrijf

Status [2]

Duiding Focus ligt op: 1) afwerken dienstenoverzicht > eerste versie is afgewerkt + proces voor aanpassingen is gevalideerd door DO; 2) toegankelijke vertaling strategische informatie > niet afgerond; 3) visualisatie in beeldtaal/themabeelden > niet afgerond.

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

Stefanie Kerkhof

Marketing en communicatiestrategie is uitgewerkt

Johan Van Damme

De visie en roadmap zijn opgesteld en gevalideerd

Voor het programma Marcom is er een onepager die samenvat wat het programma wil doen. Dit moet verder worden verfijnd.

DUURZAAM ONDERNEMEN :

3.3

Opstellen van een visie en roadmap circulair ondernemen

Het opgeleverde ontwerp van roadmap voldoet niet aan de verwachtingen. Grondige aanpassingen en herwerkingen zijn noodzakelijk. Er zijn geen indicaties dat de opdrachthouder hier nog zal in slagen. Herwerking wordt momenteel opgenomen binnen het kernteam duurzaamheid. Roadmap wordt voorzien april 2020.

Sven Peeters

Er is een plan uitgewerkt voor de opvolging van het programma

Sven Peeters

Er is een vernieuwde visie die goedgekeurd is door het kabinet en het VZC

3.5

HET REALISEREN VAN 3 UITGEBREIDE AFGESTEMDE DIENSTENCENTRA

De eerste stap was een visie voor de drie dienstencentra uitwerken. Dit is gebeurd. Deze visie is in de beleidsdocumenten opgenomen waardoor de kans groter is dat deze visie wordt gerealiseerd. De volgende stap was om een overlegstructuur (strategische stuurorganen) met klanten uit te werken. Deze stuurorganen staan in voor de opvolging van de dienstencentra en kunnen ook dienen voor de opvolging van het programma 'de uitbreiding van de dienstencentra'. De dienstencentra hebben een voorstel aan het VZC voorgelegd. Dit voorstel werd goedgekeurd. Deze stuurorganen zijn al samengekomen of komen kortelings samen.

3.6

visie uitwerken voor 3 uitgebreide afgestemde dienstencentra

visie is opgesteld, overlegstructuur is uitgewerkt en heeft plaatsgevonden.

Het globaal preventieplan is klaar. Aangezien het laatste EOC van 2019 is weggevallen, werd het GPP via mail bezorgd aan de vakorganisaties en wordt het net als het JAP 2020 geagendeerd op het eerste EOC van 2020.

Bram Timperman

Evaluatie JAP 2019 en opmaak JAP 2020 en GPP 2020-2025

Een indicatieve weging voor het agentschap is opgemaakt

SD4

MODERN HR-BELEID VOEREN 4.1

Uitvoeren en evalueren jaaractieplan welzijn 2019 en opmaken globaal preventieplan 2020-2025

4.2

Verder voorbereiden van de invoering van de functieclassificatie en het nieuw verloningsbeleid

UITGESTELD

AgO werkt aan een update van de functieprofielen. Team HR maakt bij vacatures nieuwe functiebeschrijvingen. Er is echter nog geen inhaalbeweging gestart voor alle functies. Het project functieclassificatie op niveau van de Vlaamse overheid staat on hold, bijgevolg werd hier binnen Het Facilitair Bedrijf geen prioriteit aan gegeven.

Bram Timperman

4.3

Structureren en uitbouwen van een opleidingsaanbod voor klanten m.b.t. vastgoed, facilitaire dienstverlening, overheidsopdrachten en IT

Het vormingscentrum is opgezet, de nodige stappen naar een kenniscentrum zijn ook gezet, afspraken zijn gemaakt met de betrokken afdelingen. Het project is beëindigd en gaat nu over in BAU.

Lobke Kerkhofs

Eind 2019 heeft Het Facilitair Bedrijf ten minste 15 opleidingen georganiseerd

[1] De projecten waarvan het nummer in vet en rood staan, staan ook in de beleidsbrief 2018-2019 [2] ‘NG’: Nog niet gestart; ‘OS’: Op schema; ‘KA’: Kleine afwijking; ‘BS’: Bij te sturen; ‘GR’: gerealiseerd.

10/11

Nr.

Project / Programma [1]

Status [2]

Duiding

Projectleider

Streefdoel(en) 2019

Jaarevaluatie 1% 0%

60 10%

Gerealiseerd Op schema 39%

Kleine afwijking Bij te sturen

Kwartaal 1 26

Kwartaal 2 Kwartaal 3

Nog niet gestart

15%

Vervangen

Stopgezet

Jaarevaluatie

Uitgesteld

2 3

4 3 0 0

0 0 1 1

2 2

5 5

2 2

3 0

0 0

27%

Evolutie

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Jaarevaluatie

Niet ingevuld

Vervangen

Nog niet gestart

Uitgesteld

Stopgezet

Bij te sturen

Kleine afwijking

Op schema

Gerealiseerd

11/11