Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/032
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/032
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 10 januari 2022 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de Vlaamse Radio en Televisieomroeporganisatie (hierna vermeld als: VRT) om een afschrift te verlenen van de volgende bestuursdocumenten: * alle documenten gerelateerd tot en/of rakende aan de relatie tussen de VRT (incl. Radio 1) en xxx. Om mogelijke misverstanden te vermijden, met "alle documenten" wordt ook bedoeld alle correspondentie tussen de VRT en xxx, notulen van meetings betreffende en/of beslissingen omtrent het plannen van interviews/uitzendingen met xxx. * het register (verplicht onder Art. II.41 Bestuursdecreet 2018) opgebouwd gedurende deze én de vorige legislatuur. Identificerende details die de privacy kunnen schenden mogen uit het register verwijderd zijn. Op 3 februari 2022 werd voormeld openbaarheidsverzoek afgewezen door de VRT. Op 3 februari 2022 diende verzoeker beroep in tegen de weigeringsbeslissing vanwege de VRT. Dit beroep werd geregistreerd op 3 februari 2022. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 10 januari 2022.
www.vlaanderen.be
De weigeringsbeslissing van de VRT dateert van 3 februari 2022 en maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 3 februari 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
De aangevochten beslissing
De VRT wijst het openbaarheidsverzoek af op 3 februari 2022 in de volgende bewoordingen: “Voor wat de opgevraagde documenten betreft moeten wij u de vrijgave ervan weigeren op basis van de
hierna vermelde redenen:
1. Alle documenten gerelateerd tot en/of rakende aan de relatie tussen de VRT (incl. Radio 1) en xxx Wij wensen er u op te wijzen dat het op basis van uw generieke verwijzing naar ‘alle documenten’ zonder enige tijdsindicatie niet duidelijk is van welke documenten u juist de openbaarheid wenst. Wij informeren u dat er in deze geen sprake is van enige contractuele relatie tussen xxx en de VRT. Wij kunnen enkel verwijzen naar de x-aantal keren dat xxx te gast was als expert in zijn vakgebied binnen de context van nieuws en duiding in één van onze radioprogramma’s. De eventuele afspraken die zouden gemaakt worden naar aanleiding van zo’n interview in een programma gebeuren vaak telefonisch. In de mate dat er al geschreven afspraken tussen de VRT en xxx zouden bestaan, moet de VRT u de vrijgave ervan weigeren op basis van artikel II.34,2° van het Bestuursdecreet. Op basis van dit artikel moet een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten worden afgewezen als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt. Het spreekt voor zich dat iedere natuurlijke persoon met wie de VRT correspondeert, recht heeft op de eerbiediging van zijn/haar privacy. Nu de eventuele correspondentie met xxx raakt aan diens persoonlijke levenssfeer en de betrokkene niet instemt met de openbaarmaking ervan, dienen wij uw verzoek op dit punt dan ook af te wijzen. Voor wat de overige mogelijke documenten betreffen die raken aan ‘de relatie tussen de VRT en xxx’ (“notulen van meetings betreffende en/of beslissingen omtrent het plannen van interviews/uitzendingen met xxx”) delen wij u mee dat dergelijke geschreven documenten niet als dusdanig bestaan. Wij moeten de vrijgave ervan dan ook weigeren op basis van artikel II.33,2° van het Bestuursdecreet. Zo verduidelijkt het Bestuursdecreet dat het moet gaan om bestuursdocumenten die “af” of “volledig” zijn. De VRT is bovendien, conform artikel II.31 van het Bestuursdecreet, niet verplicht om bestuursdocumenten te verwerken of te analyseren. Teneinde aan uw vraag te voldoen zou de VRT allerhande informatie moeten analyseren en
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/032
pagina 2 van 6
verwerken in een nieuw bestuursdocument. Nu de VRT niet gehouden is bestuursdocumenten te creëren of informatie te verwerken in een nieuw bestuursdocument, moet de VRT uw verzoek om deze reden weigeren. 2. Het register opgebouwd gedurende deze én de vorige legislatuur Het opgevraagde bestuursdocument is een register dat zorgvuldig wordt bijgehouden via een online softwaretoepassing. Aanvragen inzake openbaarheid van bestuur worden hierin opgenomen samen met de naam en adresgegevens van de aanvrager. Deze persoonsgegevens vormen één geheel met de inhoud van de aanvraag. Het spreekt dan ook voor zich dat het volledige register doorweven is met beschermde persoonsgegevens. Conform de van kracht zijnde GDPR regelgeving worden de in het register bewaarde gegevens niet gedeeld met derden. Het vrijgeven van deze informatie zou een zware inbreuk vormen op de eerbiediging van het privéleven van deze personen. Bijgevolg wijst de VRT krachtens het hierboven genoemde artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet de openbaarmaking van het register af. Artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet betreft een absolute uitzonderingsgrond. Dit betekent dat, wanneer informatie onder deze uitzonderingsgrond valt, de openbaarheid moet worden geweigerd zonder dat er een belangenafweging dient plaats te vinden tussen de door deze uitzonderingsgrond beschermde belangen en het openbaar belang dat met de openbaarmaking van de bestuursdocumenten zou zijn gediend. De registratie van uw eigen aanvraag is conform artikel II.41 van het Bestuursdecreet uiteraard wel openbaar. Bijgevolg moet de VRT u het vrijgeven van de gevraagde documenten op grond van – minstens – de bovengenoemde uitzonderingsgronden weigeren.” 2. Inhoud van het beroepschrift Op 3 februari 2022 diende verzoeker beroep in tegen de weigeringsbeslissing van de VRT in de volgende bewoordingen: “ 1. Omtrent de gevraagde informatie rond de relatie tussen de VRT en xxx laat de verwoording van de VRT
beslissing genoeg twijfel bestaan over de vraag (en vereiste) of de VRT al dan niet aan xxx gevraagd heeft of hij instemt met de openbaarmaking van de gevraagde informatie. De beslissing van de VRT bevat de volgende zinnen die deze twijfel redelijkerwijze doen rijzen: "De eventuele afspraken die zouden gemaakt worden naar aanleiding van zo’n interview in een programma gebeuren vaak telefonisch. In de mate dat er al geschreven afspraken tussen de VRT en xxx zouden bestaan, [..]" en "Nu de eventuele correspondentie met xxx raakt aan diens persoonlijke levenssfeer". Indien in deze casus xxx niet gecontacteerd werd, dan heeft de VRT de decretale toets niet correct toegepast. Een bestuursinstantie kan niet in de plaats van een derde beslissen dat die derde niet instemt met openbaarmaking. Ten tweede komt de impliciete bewering van de VRT dat alle bestuursdocumenten die over de relatie tussen de VRT en xxx gaan, alleen gaan over zijn persoonlijk levenssfeer, niet geloofwaardig over. xxx is minstens één maal door Radio 1 geïnterviewd over zijn expertise inzake milieurecht, en specifiek zijn opinies over het bouwen van nieuwe gascentrales. Vermits zulke interviews uitgezonden geweest zijn door een publieke omroep zie ik niet hoe de persoonlijke levenssfeer uitzonderingsgrond correct ingeroepen kan worden om alle relevante bestuursdocumenten aan de openbaarheid te onttrekken. Ik vraag dan ook dat de Beroepsinstantie de VRT om redelijke opheldering vraagt omtrent dit punt zodat er kan getoetst worden of de ingeroepen uitzonderingsgrond correct ingeroepen werd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/032
pagina 3 van 6
Het tweede argument van de VRT doet opnieuw genoeg vragen rijzen omtrent het correct toepassen van de aangehaalde uitzonderingsgronden. Eerst beweert de beslissing dat "dergelijke geschreven documenten niet als dusdanig bestaan". Waarom wordt er dan vervolgens geschreven "Wij moeten de vrijgave ervan dan ook weigeren op basis van artikel II.33,2° van het Bestuursdecreet. Zo verduidelijkt het Bestuursdecreet dat het moet gaan om bestuursdocumenten die “af” of “volledig” zijn." " Hoe kunnen bestuursdocumenten tegelijkertijd "als dusdanig niet bestaan" en niet af zijn? Het inroepen van de "niet af" uitzonderingsgrond impliceert volledig dat er wel degelijk bestuursdocumenten bestaan die beantwoorden aan de informatie die ik in mijn verzoek beschreef. Ik vraag dan ook dat de Beroepsinstantie de VRT om redelijke opheldering vraagt omtrent dit punt zodat er kan getoetst worden of de twee ingeroepen uitzonderingsgronden correct ingeroepen werden. 2. Het opvragen van het register openbaarheid werd bij verschillende soorten bestuursinstanties sinds de introductie van de openbaarheid wetgeving in 2004 al letterlijk honderden keren gedaan door verschillende partijen. Dit valt o.a. af te leiden uit de meer dan honderd beslissingen omtrent beroepen die de Beroepsinstantie inzake Openbaarheid van Bestuur in zulke gevallen behandeld heeft. In quasi al deze beslissingen oordeelde de Beroepsinstantie dat de bestuursinstantie zo'n publiek register niet aan de openbaarheid kan onttrekken. De door de VRT aangehaalde argumenten dat hun register "doorweven is met beschermde persoonsgegevens" kan niet gebruikt worden als weigeringsgrond indien hun register bijvoorbeeld als Excel file bestaat (of te bekomen valt uit de "online softwaretoepassing" vermeld in de VRT beslissing), waarbij typisch de privacy gegevens zéér eenvoudig en snel te verwijderen zijn als volledige naam en adres kolommen. Het eenvoudig verwijderen van zulke gegevens kan nooit gezien worden als een vraag tot verwerking of analyse van informatie. Voor dit punt vraag ik dus de Beroepsinstantie opnieuw om na te gaan of de uitzonderingsgrond correct ingeroepen werd, of niet.” 3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de VRT om meer toelichting te geven bij dit openbaarheidsverzoek.
a) Alle documenten gerelateerd tot en/of rakende aan de relatie tussen de VRT (incl. Radio 1) en xxx De VRT laat in dit verband aan de beroepsinstantie weten dat xxx de afgelopen jaren een aantal keren te gast is geweest in één van de radioprogramma’s van de VRT. De planning van al die radio-interviews met een studiogast gebeurden evenwel louter telefonisch. Zo worden er op voorhand geen vragen doorgestuurd per email, noch wordt de inhoud of research van dergelijk interview schriftelijk vastgelegd en gedeeld met de betrokkenen. Er bestaan dus geen schriftelijke afspraken met xxx met betrekking tot zijn interviews op de radio. De VRT geeft ook aan dat ze in hun antwoord aan verzoeker d.d. 3/2/2022 ook nergens hebben gemeld dat er schriftelijke afspraken tussen VRT en xxx zouden bestaan. Zij hebben wel, voorzichtigheidshalve, gemeld dat ‘moesten er al geschreven afspraken bestaan’ de vrijgave ervan alleszins zou moeten worden geweigerd op basis van artikel II.34, 2° Bestuursdecreet (bescherming van de persoonlijke levenssfeer). De VRT heeft, op verzoek van de beroepsinstantie, nog een screening gedaan van de verschillende mailboxen van de redacteurs bij de VRT, waarna enkel maar kon vastgesteld worden, na een tijdrovend en grondig nazicht bij de verschillende redacties in kwestie, dat er effectief geen documenten met afspraken of wat dan ook konden worden teruggevonden met betrekking tot xxx en de gehouden interviews.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/032
pagina 4 van 6
Er zijn evenmin notulen beschikbaar bij de VRT van meetings betreffende en/of beslissingen omtrent het plannen van interviews/uitzendingen met xxx. De VRT heeft, op verzoek van de beroepsinstantie, ook hiervoor nogmaals een screening gedaan in zijn archief van radioduiding (De Ochtend en De Wereld Vandaag op Radio 1), met een gerichte zoekopdracht naar alle vermeldingen van xxx voor het volledige jaar 2021, doch ook die zoekopdracht heeft geen enkel resultaat opgeleverd. De beroepsinstantie merkt op dat het antwoord vanuit de VRT inderdaad verwarrend kan zijn overgekomen voor verzoeker, gelet op de bewoordingen waarin dat antwoord is geformuleerd (met het aangeven van een hypothetische situatie). Maar de VRT heeft heel expliciet aan de beroepsinstantie meegedeeld dat de door verzoeker gevraagde documenten in verband met de relatie tussen de VRT (incl. Radio 1) en xxx niet in het bezit zijn van de VRT, daar het onbestaande documenten betreft. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet is bepaald dat onder een bestuursdocument moet worden verstaan: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. De beroepsinstantie kan enkel maar vaststellen dat de door verzoeker gevraagde documenten in verband met de relatie tussen de VRT (incl. Radio 1) en xxx niet in het bezit zijn van de VRT, daar het onbestaande documenten betreffen. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Het beroepschrift dient bijgevolg, wat dit onderdeel betreft, als ongegrond te worden beschouwd.
b) Het openbaarheidsregister bij de VRT, opgebouwd gedurende deze én de vorige legislatuur De beroepsinstantie heeft navraag gedaan bij de VRT aangaande het bestaan van een specifiek register met ontvangen openbaarheidsverzoeken. Uit de ingewonnen informatie is gebleken dat bij de VRT sinds eind december 2017 een specifiek openbaarheidsregister wordt bijgehouden, in de vorm van een Excel-bestand. Vóór 2018 werd binnen de VRT geen enkele vorm van register bijgehouden met betrekking tot de ontvangen verzoeken in het kader van openbaarheid van bestuur. De VRT liet aan de beroepsinstantie weten dat aan verzoeker op 25 februari 2022 een afschrift werd bezorgd van het bijgehouden openbaarheidsregister sinds eind 2017 tot op heden, waarbij de persoonsgegevens van natuurlijke personen werden weggelaten in toepassing van artikel II.34, 2° Bestuursdecreet. De beroepsinstantie heeft een afschrift ontvangen van de mail vanuit de VRT aan verzoeker, waarmee het openbaarheidsregister sinds eind 2017 aan hem werd toegestuurd. Bijgevolg moet de beroepsinstantie vaststellen dat met de toezending van voormeld register aan verzoeker alsnog is tegemoet gekomen aan de verzuchtingen van verzoeker op dat vlak. Verzoeker had immers zelf aangegeven in zijn openbaarheidsverzoek dat hij akkoord was met de weglating van de identificerende details uit het register die de privacy kunnen schenden. Het ingestelde beroep wordt, wat dit onderdeel betreft (het openbaarheidsregister), daarom dan ook als zonder voorwerp beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 3 februari 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de VRT wordt als ontvankelijk doch deels zonder voorwerp en deels ongegrond beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/032
pagina 5 van 6
Brussel, 3 maart 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/032
pagina 6 van 6