In dit boekje worden onderwerpen belicht die te maken hebben met vergaderen in kerkelijk verband. Praktijkgericht wil het beter zicht geven op wat er speelt aan processen, wetmatigheden, rollen en thema’s in vergaderingen. Het geeft doorkijkjes en handreikingen om met meer plezier actief mee te doen en invloed te kunnen uitoefenen. Jaap de Lange is emeritus hoogleraar praktische theologie aan de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid te Brussel en eindredacteur van het Ouderlingenblad.
Jaap de Lange Met de hamer op tafel
Op sommige tafels in vergaderzalen en consistories ligt ie nog: de houten hamer. Soms is er zelfs met kopspijkertjes een verwijzing naar een bijbeltekst in aangebracht. Zo ligt die hamer daar als hét symbool van: vergaderen. Heel wat mensen nemen daar tegen wil en dank aan deel. Tegelijkertijd, hoe kun je anders met elkaar plannen maken, een weg uitstippelen, besluiten nemen, als je niet van tijd tot tijd bij elkaar gaat zitten? Linksom of rechtsom, het kan niet zonder vergaderen.
Jaap de Lange
{
Met de hamer op tafel
}
Een boekje open
over kerkelijk vergaderen
www.ouderlingenblad.nl www.kok.nl
NUR 711 ISBN 978 94 019 0841 2
9 789401 908412
Ouderlingen blad voor Pastoraat en Gemeenteopbouw kokBOmetdehameroptafel0516.indd 1
27-05-16 10:40
Jaap de Lange
{
Met de hamer op tafel
}
Een boekje open
over kerkelijk vergaderen
Ouderlingen blad voor Pastoraat en Gemeenteopbouw
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 3
26-05-16 12:18
Met de hamer op tafel Is een uitgave van het Ouderlingenblad en uitgeverij Kok, Utrecht Ontwerp en opmaak Garage BNO, Kampen ISBN 978 94 019 0841 2 E-book ISBN 978 94 019 0842 9 NUR 711 Š 2016 Kok, Utrecht www.ouderlingenblad.nl Alle rechten voorbehouden. Overname is uitsluitend mogelijk met schriftelijke toestemming van de uitgever: Uitgeefmaatschappij VBK Media Postbus 13288 3507 LG Utrecht.
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 4
26-05-16 12:18
Inhoud Voorwoord 6 1. Vergaderen? 8 2. Waar ligt je uitgangspunt? 12 3. Aandacht voor elkaar 16 4. Wat je inbrengt 20 5. Verschillen in gesprekken 25 6. Kritiek ontvangen en kritiek geven 30 7. Macht en wijsheid 34 8. Wat motivatie beïnvloedt 39 9. Agenda, dat wat gedaan moet worden 43 10. De vergadering loopt ten einde… 48 Een handreiking: Openen en sluiten 52 Over Ouderlingenblad 57
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 5
26-05-16 12:18
Voorwoord Een tafel met daarop een houten hamer… Voor velen hét symbool van vergaderen. Overigens niet direct positief. Er wordt al gauw aan ‘afhameren’ gedacht, aan dingen ‘erdoor jassen’. Is het dáárom, dat nogal wat mensen tegen wil en dank aan vergaderingen deelnemen? Tegelijkertijd, hoe kun je met elkaar plannen maken, een weg uitstippelen en besluiten nemen, als je niet van tijd tot tijd bij elkaar gaat zitten? Vanuit die gedachte kan vergaderen interessant zijn: er zitten mensen bij elkaar, die samen iets willen. Hoe gaan ze dat doen? Wat speelt er tussen die mensen? Hoe houden ze elkaar bij de les? Hoe bepalen ze waar het over moet gaan? Hoe uiten ze kritiek? Enzovoort. Vanuit dat soort vragen is dit boek, waarvan de hoofdstukken eerder als artikelen verschenen in Ouderlingenblad, toegesneden op vergaderen in kerkelijk verband. Dat laatste betekent dat de vragen van hierboven allemaal meespelen, maar dan in een specifiek kader, namelijk hoe je met elkaar vorm geeft aan (een deel van) het gemeente-zijn. Dat bepaalt immers het eigene van deze vergaderingen en klinkt daarin natuurlijk ook steeds door. Dat kan niet anders. Dáárom kom je bij elkaar; zit je met mensen aan tafel, die je anders misschien niet eens zou kennen. Zo komen in dit boekje op de praktijk gericht aspecten van ‘vergaderen’ aan bod met de bedoeling: − inzicht te geven in wat er speelt in kerkelijke vergaderingen, in achtergronden, in omgaan met elkaar en met de zaken die aan de orde komen; − je als lezer te helpen om na te denken over wat je meemaakt in vergaderingen en hoe je daar zelf in staat; − te stimuleren om meer bewust en actief mee te doen en een eigen inbreng te hebben.
{ 6 }
Met de hamer op tafel
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 6
26-05-16 12:18
Wie weet kan die hamer dan meer gezien worden als een instrument van bouwen, opbouwen. Dat zou mooi zijn!
Jaap de Lange
Voorwoord { 7 }
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 7
26-05-16 12:18
1. Vergaderen?
Er wordt wat af vergaderd in Nederland. Dat geldt voor alle sectoren van de samenleving. Meestal gebeurt dat met en heel af en toe zonder koffie. Het smeermiddel bij uitstek. De kerk vormt daarop geen uitzondering. Vergaderingen zijn er volop, ook in de kerkelijke gemeente. Denk aan de kerkenraad, commissies, werkgroepen liturgie, catechese en toerusting, pastorale wijkteams. Noem maar op. De kerkelijke agenda wordt er al heel gauw mee gevuld. Soms is het zoveel, dat mensen er onder zuchten; zich afvragen of dit het eigenlijke werk niet in de weg staat. De vraag dringt zich op: waarom doen we dat dan? Om duidelijk te krijgen, waar het bij vergaderen nu eigenlijk om gaat, nemen we eerst het woord zelf onder de loep. Dat kan ons helpen om de zin ervan op het spoor te komen en om misschien af en toe ook eens naar onze praktijk terug te kijken. Heeft het zin wat we doen?
Het woord zegt het al Het woord ‘vergaderen’ betekent vanouds allereerst zoiets als: verzamelen, bijeenbrengen. Het komt van het woord ‘vergaren’. Dat geeft precies weer waar het in essentie om gaat bij vergaderen. Het gaat erom mensen bij elkaar te brengen en om zo ook ideeën, gedachten, inzichten en invalshoeken te verzamelen. Niet als doel op zich, want dan wordt het vergaderen om het vergaderen. Nee, mensen worden bij elkaar gebracht om sámen iets tot stand te brengen. Hebben we alle kennis, vaardigheden en inzichten in huis? Zo ja, dan kunnen we verder. Zo nee, dan moet daar dus eerst iets aan gebeuren. Iemand wordt gevraagd een rapport te schrijven, waarin alle facetten bij elkaar komen of er wordt een speciale commissie benoemd. Het gaat bij vergaderen dus om het samenwerken van mensen met het oog op iets. Dat betekent ook, dat vergaderen een functionele activiteit is. Het moet ergens toe dienen.
{ 8 }
Met de hamer op tafel
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 8
26-05-16 12:18
Functioneel en principieel Ook al is vergaderen dus een functionele activiteit, dat neemt niet weg dat er op de achtergrond ook iets principieels meespeelt. In de protestantse traditie is een geloofsgemeenschap uit principe van onderop georganiseerd. Het is de gemeente, die uit haar midden een kerkenraad vormt, die zij bevoegdheden toekent met het oog op het in stand houden en het bevorderen van het leven van de gemeente. Ook de predikant maakt deel uit van de kerkenraad. De kerkenraad bestaat dus uit diakenen, ouderlingen en de predikant(en). Zij hebben vanwege de gemeente de opdracht om in gezamenlijkheid leiding te geven aan de gemeente. Dat vraagt als het ware om geïnstitutionaliseerd overleg. Dat wil zeggen, dat er voor de goede orde en om willekeur te voorkomen, afspraken zijn over hoe dat overleg plaatsvindt, hoe het bij elkaar geroepen wordt, hoe vaak het ten minste bij elkaar komt en dergelijke. Pas dan kun je het beleid dat je uitstippelt, de afspraken die je maakt en de besluiten die je neemt op een open manier verantwoorden. Overigens, om misverstanden te voorkomen: dat een plaatselijke gemeente zoveel zelfstandigheid kent, betekent niet dat er niet gerekend moet worden met afspraken die het bredere kerkverband, het kerkgenootschap, aangaan. Het is dus niet toevallig dat er in een christelijke geloofsgemeenschap vergaderingen worden gehouden. Daar zit een bewuste keuze achter voor de organisatie van de gemeente. Dat principiële aspect doet overigens niets af aan het functionele van het vergaderen.
Drie invalshoeken Tegen deze achtergrond zijn er drie invalshoeken die een rol spelen als het gaat om vergaderen in de kerk: − Er zijn allereerst de mensen die vergaderen. Van waaruit doe je mee? Is dat omdat het er nu eenmaal bij hoort of gaat het je wel degelijk om de eigen inbreng die je kunt hebben? En hoe wordt dat dan gewaardeerd? Wordt er naar elkaar geluisterd? Hebben mensen het gevoel dat ze ertoe doen? Dat klinkt allemaal vanzelfsprekend, maar is tegelijkertijd essentieel. Niemand doet graag voor spek en bonen mee. Niemand wordt graag terzijde geschoven door een ander die altijd de boventoon
1. Vergaderen? { 9 }
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 9
26-05-16 12:18
voert, enzovoort. Is er, met andere woorden, aandacht voor het individu binnen het geheel en voor de onderlinge verhoudingen? − Vervolgens werk je samen aan een bepaalde taak. Weten we wel welke taak we hebben, bijvoorbeeld als liturgiecommissie of zelfs als kerkenraad? Is dat wel eens onderwerp van gesprek, zodat we samen een visie hebben op onze taak en onze functie in het geheel van de gemeente? En wat als we een doorsneevergadering nu eens naast die taak leggen, komt dat dan overeen? Zijn we dan inderdaad met onze taak bezig, of gaat de vergadering z’n eigen gang volgens eigen thema’s en wetmatigheden? Blijken taak en agenda verschillende dingen te zijn? − Tot slot gaat het over de zaak waar het allemaal om begonnen is. Je werkt als leden van de gemeente samen aan een taak, maar dat staat in het bredere kader van de christelijke gemeente. Waarom is de gemeente er eigenlijk? Waarom is ónze gemeente er eigenlijk? Wie, wat, hoe willen we er zijn? En past wat wij doen met elkaar, daarbinnen? Het samen ontwikkelen en opstellen van een ‘mission statement’ kan daarbij helpen. Tenminste, als die er af en toen nog eens wordt bij gepakt en naast de praktijk gelegd wordt. Zo zit dus ook een kerkenraad bij elkaar: verschillende mensen, bij elkaar geroepen met het oog op een taak, die ingebed is in de zaak van de gemeente en daar dienstbaar aan is. Om samen vruchtbaar te vergaderen is het aanbevelenswaardig om hier op z’n minst eens per jaar aandacht aan te schenken, bijvoorbeeld bij het aantreden van nieuwe kerkenraadsleden. Want als het goed is, komen alle drie de elementen in het concrete vergaderwerk steeds om de hoek kijken. Natuurlijk mag van een voorzitter gevraagd worden om steeds aandacht te hebben voor deze drie punten, maar dat geldt niet alleen de voorzitter. In een kerkelijke vergadering hebben alle leden aandacht voor elkaar, persoonlijk voor wie we zijn, voor elkaars gaven, elkaars taak en ook voor de vraag hoe we samen al doende de zaak van de gemeente dienen.
Een geestelijke dienst Vergaderingen moeten zakelijk zijn, wordt wel gezegd. Dat is juist, maar dat is iets anders, dan kil en hard, waaraan dat woord ook wel
{ 10 }
Met de hamer op tafel
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 10
26-05-16 12:18
gelijkgesteld wordt. Nee, ‘zakelijk’ betekent allereerst dat wat aan de orde komt, ‘ter zake’ moet zijn. Het moet met andere woorden de zaak ten goede moet komen. Dat is dus absoluut niet in tegenspraak met de gedachte dat het in vergaderingen, van de kerkenraad bijvoorbeeld, om een geestelijke dienst gaat. Want dat is het. Het leiding geven van een kerkenraad is immers gericht op het bewaren van de gemeente bij haar roeping en haar daarin te stimuleren. Dat wil zeggen, om in haar vieren, leren en dienen de navolging van Jezus Christus vorm en gestalte te geven in de concrete situatie, waarin zij zich bevindt. Aan mensen die in dát dienstwerk staan, heeft de kerk de eeuwen door een bijzondere status gegeven, die van ambtsdrager. Dat is dus geen heersende, maar een dienende taak, een geestelijke dienst.
Opening en sluiting Ook al gaat het om gedachten die achter het vergaderen van een kerkenraad liggen, het kan tegelijkertijd belangrijk zijn om bij de opening en de sluiting van een vergadering aandacht te hebben voor de drie aspecten die hier genoemd worden. Dit is immers de inzet waarmee je aan een vergadering begint en juist daarom verdient het aanbeveling om daar ook aan het einde van een vergadering nog even aan terug te denken. Maar dan zijn we al bij de rondvraag en de sluiting.
Verder denken? Kijk nog eens terug op de vergaderingen die u bijwoonde. Hoe stelt u zichzelf in als u naar een vergadering gaat en wat draagt u bij als het gaat om de drie genoemde aspecten? − Is er aandacht voor de mensen in de vergadering en wordt er met respect over elkaar en anderen gesproken? − Is er respect voor de taken waar mensen voor gesteld zijn? En krijgen die taken ook echt aandacht? − Is er een visie op de zaak, waarin ieder zich kan vinden en in mee kan doen? − Wat is uw instelling en bijdrage aan een vergadering als het om deze drie punten gaat?
1. Vergaderen? { 11 }
kokBWmetdehameroptafel0516.indd 11
26-05-16 12:18
In dit boekje worden onderwerpen belicht die te maken hebben met vergaderen in kerkelijk verband. Praktijkgericht wil het beter zicht geven op wat er speelt aan processen, wetmatigheden, rollen en thema’s in vergaderingen. Het geeft doorkijkjes en handreikingen om met meer plezier actief mee te doen en invloed te kunnen uitoefenen. Jaap de Lange is emeritus hoogleraar praktische theologie aan de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid te Brussel en eindredacteur van het Ouderlingenblad.
Jaap de Lange Met de hamer op tafel
Op sommige tafels in vergaderzalen en consistories ligt ie nog: de houten hamer. Soms is er zelfs met kopspijkertjes een verwijzing naar een bijbeltekst in aangebracht. Zo ligt die hamer daar als hét symbool van: vergaderen. Heel wat mensen nemen daar tegen wil en dank aan deel. Tegelijkertijd, hoe kun je anders met elkaar plannen maken, een weg uitstippelen, besluiten nemen, als je niet van tijd tot tijd bij elkaar gaat zitten? Linksom of rechtsom, het kan niet zonder vergaderen.
Jaap de Lange
{
Met de hamer op tafel
}
Een boekje open
over kerkelijk vergaderen
www.ouderlingenblad.nl www.kok.nl
NUR 711 ISBN 978 94 019 0841 2
9 789401 908412
Ouderlingen blad voor Pastoraat en Gemeenteopbouw kokBOmetdehameroptafel0516.indd 1
27-05-16 10:40