Hoofdstuk 4 Digitalisatie
1
Digitaliseren en cloudtoepassingen
De zakenwereld is volop in verandering, waarbij het digitale een bijzonder belangrijke rol speelt. Zowel administratief, operationeel als op marketingvlak is het begrip ‘cloud’ niet meer weg te denken. Digitaliseren zorgt ervoor dat alles veel overzichtelijker is aangezien alles meer gecentraliseerd is. Het is ook tijdbesparend omdat bepaalde handelingen niet langer nodig zijn. Op langere termijn is het kostenbesparend. Cloudsoftware zoals Exact Online maakt het mogelijk om te blijven groeien. Er is geen of weinig downtime voor updates en tot slot draag je als ondernemer ook ecologisch je steentje bij omdat je minder papier en hardware nodig hebt. We sommen enkele belangrijke voordelen van digitaliseren op. − Een verhoogde efficiëntie. Alles is geautomatiseerd en gedigitaliseerd in onlinesoftware. Men hoeft dus geen verschillende softwarepakketten naast elkaar te consulteren of samen te voegen om een inzicht te krijgen in je cijfers. Dat zorgt voor tijdsbesparing en anderzijds wordt ook de kans op het maken van fouten kleiner. Als ondernemer zal er meer tijd vrijkomen die je dan elders kan besteden. − Verbeter je resultaten. Aangezien je realtime een inzicht hebt in de cijfers, kun je veel sneller reageren en waar nodig de bedrijfsprocessen bijsturen. − Haal meer uit online samenwerken: Iedereen kan altijd en overal de software consulteren. Dat maakt het dus mogelijk om veel nauwer te gaan samenwerken en zo samen te kunnen werken aan een beter resultaat.
2
Als accountant online samenwerken met de klant
Als accountant heb je er ook alle baat bij om een digitaal proces te ontwikkelen dat je gaat hanteren in je accountancydossiers. Hierbij staat de digitale samenwerking met de klant/ondernemer centraal. Het vertrekpunt ligt bij de ondernemer met het digitaal aanleveren van zijn stukken of het scannen van de facturen. Dat kan via verschillende kanalen. − Een eigen login met toegang tot zijn administratie in Exact Online en waarbij hij facturen kan uploaden. Dat wordt vooral gebruikt wanneer facturen nog op papier worden ontvangen. − Facturen die via mail ontvangen worden, kunnen rechtstreeks geforward worden naar een specifiek mailadres en hoeven niet gescand te worden. − Ten slotte kan ook gebruikgemaakt worden van de app van Exact Online die geïnstalleerd kan worden op de smartphone of tablet. Hiermee kunnen eenvoudige facturen/onkostenbonnetjes gefotografeerd en geüpload worden. De accountant zal vervolgens deze stukken controleren en verwerken in de boekhouding. Ook de verwerking van het financiële aspect komt hierbij aan bod, waarmee wordt bedoeld de verwerking van de CODA-bestanden. Dankzij de eigen login die de ondernemer heeft bij Exact Online, is het ook mogelijk om zelf betalingsvoorstellen aan te maken die geüpload kunnen worden in hun persoonlijke online- en mobile banking. Zo hoeft niet elke betaling er een voor een afzonderlijk ingevoerd te worden.
229