Inhoud
Inhoud Hoofdstuk 1 Introductie
11
1
Hoe kun je dit boek gebruiken?
13
2
Algemeen
13
2.1
Exact Online – het pakket en de verschillende producten
13
2.2
Exact Online en andere pakketten
14
2.3
Aan de slag met Exact Online: aanmelden en beginscherm
15
2.3.1
Het gebruik van de registratiecode voor studenten
15
2.3.2
Inloggen op Exact Online
18
3
Voor de start
20
3.1
Administratie creëren
20
3.2
Dossier instellen
28
3.2.1
De gebruikersinstellingen – Je persoonlijke schermweergave
30
3.2.1.1 Algemeen
30
3.2.1.2 Regionale instellingen
30
3.2.1.3 Exporteren
31
3.2.1.4 Invoer
31
3.2.1.5 Dialoog
31
Instellingen van je administratie
32
3.2.2.1 Boekhouding
32
3.2.2.2 Activa
38
3.2.2.3 Offerte en verkoopfactuur
39
3.2.2.4 Intrastat
40
3.2.2.5 Algemeen
40
3.2.2.6 CRM
40
3.2.2.7 Scanservice
41
3.2.2.8 Talen
41
3.2.2.9 Facturen goedkeuren
41
Belangrijke terminologie en sneltoetsen
41
3.3.1
Terminologie
41
3.3.2
Sneltoetsen
42
3.3.3
Overige
43
3.2.2
3.3
3.4
Stamgegevens
43
3.4.1
De periode-datumtabel
43
3.4.1.1 Een boekjaar
44
3.4.1.2 Een periode
45
De btw-codes
46
3.4.2.1 Overzicht van de btw-codes
46
3.4.2.2 Mogelijkheden
46
3.4.2
5
Online accounting 2022.indb 5
29/07/2022 09:31
Inhoud 3.4.3
Het rekeningenstelsel
48
3.4.3.1 Aanmaken van een nieuwe rekening
48
3.4.3.2 Wat na de creatie van een rekeningnummer?
51
3.4.4
De dagboeken
52
3.4.5
De betalingsvoorwaarden
55
3.4.6
De grootboekclassificaties
56
3.4.7
De relaties: klanten en leveranciers
56
3.4.7.1 Een specifieke klant of leverancier opzoeken
56
3.4.7.2 Een fiche van de klant/leverancier bekijken
57
3.4.7.3 Een relatiefiche bekijken, bewerken of verwijderen
57
3.4.7.4 Een nieuwe relatie aanmaken
57
3.4.7.5 Het raadplegen van een relatiefiche
60
De valuta’s en de wisselkoersen
61
3.4.8
4
Werken met Exact Online
62
4.1
De startpagina aanpassen
62
4.2
Een back-up maken
64
4.3
Afdrukken maken en gegevens exporteren in Exact Online
66
4.4
Import en export van gegevens
67
4.5
Early Access
71
4.6
Exact Online op smartphone of tablet
72
4.7
De supportfunctie van Exact Online
73
Hoofdstuk 2 Van start met Carton bv
75
1
Introductie van de case Carton
77
2
De openingsbalans invoeren
78
2.1
Een openingsbalans inboeken in het diversendagboek
80
2.2
Een grootboekrekening wijzigen of aanmaken
80
2.3
Openstaande handelsvorderingen en leveranciersschulden ingeven
82
2.4
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken
82
2.4.1
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via het boekingsscherm
82
2.4.2
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via het tabblad Relaties
83
2.4.3
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via Stamgegevens
84
3
2.5
Grootboekrekening bank en kas gebruiken in de openingsboeking
84
2.6
Openingsdagboek afdrukken
85
Verkoopverrichtingen
88
3.1
Een verkoopverrichting ingeven
88
3.2
Een uitgaande creditnota verwerken
90
3.3
Een verkoopfactuur met financiële korting
91
3.4
Verkoopdagboek
92
6
Online accounting 2022.indb 6
29/07/2022 09:31
Inhoud
4
5
Aankoopverrichtingen
94
4.1
Een aankoopverrichting ingeven
94
4.2
Een aankoopfactuur met beperkte btw-aftrekbaarheid
97
4.3
Een aankoopfactuur zonder btw
99
4.4
Een aankoopfactuur met meerdere btw-tarieven of gedeeltelijke vrijstelling
100
4.5
Een aankoopfactuur met vaste activa
100
4.6
Een aankoopfactuur met een commerciële korting
101
4.7
Een inkomende creditnota verwerken
102
4.8
Nog enkele courante aankoopverrichtingen
103
4.9
Aankoopdagboek
104
Financiële verrichtingen
107
5.1
Een financieel dagboek aanmaken
107
5.2
Een eerste rekeninguittreksel boeken
108
5.3
Afpunten
110
5.4
Een betaling met financiële korting, koersverschil of betalingsverschil
111
5.5
Financieel dagboek
112
5.6
Openstaande klanten en leveranciers
116
6
Boekingen (in bulk) verwijderen
117
7
Investeringsfiches opmaken en afschrijvingen boeken
123
7.1
Investeringsfiches opmaken
123
7.2
Afschrijvingen boeken
129
Hoofdstuk 3 Koffiebar: Pausa Café
133
1
Voorstelling koffiebar
135
1.1
Voorstelling van Pausa Café
135
1.2
Activiteiten van Pausa Café
135
2
Inboeken van de beginbalans
135
3
Opmaken bestaande investeringsfiches
139
3.1
139
4
Import activa
Inboeken aankoopverrichtingen
144
4.1
Aanpassen van de nummering van het aankoopdagboek
145
4.2
Aanpassen van de boekhoudkundige periode
146
4.3
Inboeken van de aankoopfacturen
146
4.3.1
Een aankoopfactuur van grondstoffen, hulpstoffen met hoeveelheidskorting
146
4.3.2
Inboeken aankoopfactuur van verschillende producten (grondstoffen, hulpstoffen, klein materiaal)
147
4.3.3
Inboeken aankoopfactuur van gebak (om door te verkopen)
148
4.3.4
Inboeken aankoopfactuur voor aankoop van bekers
148
4.3.5
Inboeken aankoopfactuur voor koffiebonen
149
4.3.6
Inboeken aankoopfactuur aankoop van GKS
149
7
Online accounting 2022.indb 7
29/07/2022 09:31
Inhoud
4.4
5
6
7
8
4.3.7
Inboeken aankoopfactuur voor renovatie keukenblok
151
4.3.8
Inboeken aankoopfactuur voor verloren verpakkingsmateriaal
152
4.3.9
Inboeken aankoopfactuur voor aankoop van drank incl. verpakkingsmateriaal
153
4.3.10
Inboeken factuur voor aankoop keukenmateriaal IC
153
4.3.11
Inboeken aankoopfactuur voor aankoop servies
154
4.3.12
Inboeken aankoopfactuur elektriciteit
154
4.3.13
Inboeken aankoopfactuur water en gas
155
4.3.14
Inboeken factuur voor aankoop Apple iPhone
155
4.3.15
Inboeken factuur voor leasing wagen
157
4.3.16
Inboeken van aankoop van postzegels en aanverwante producten
158
4.3.17
Inboeken factuur voor brandverzekering
158
4.3.18
Inboeken factuur voor vakliteratuur
162
4.3.19
Inboeken factuur november loonadministratie
162
4.3.20 Inboeken factuur december loonadministratie
163
4.3.21
163
Inboeken factuur voor sociale bijdrage voor de bestuurder
4.3.22 Inboeken factuur voor aansluiting koffiebar bij het FAVV
164
4.3.23 Inboeken facturen voor de billijke vergoeding en Sabam
164
4.3.24 Inboeken factuur voor interimprestaties van de maand december
164
4.3.25 Inboeken factuur voor aankoop koffiemachine
164
4.3.26 Inboeken factuur voor aankoop gebrande koffiebonen
165
4.3.27 Inboeken factuur voor transportkosten invoer koffiebonen
167
4.3.28 Inboeken creditnota met commerciële korting
167
4.3.29 Inboeken creditnota voor materiaal teruggestuurd wegens beschadiging
168
Aankoopdagboek afdrukken
169
Inboeken verkoopfacturen
174
5.1
Inboeken kassaverkopen
174
5.2
Opmaken verkoopfacturen in Exact Online
175
5.3
Opmaken verkoopfactuur vaste activa
184
5.4
Verkoopdagboek afprinten
187
Inboeken financiële verrichtingen
189
6.1
Inboeken van de kas
189
6.2
Inboeken van de bank via een CSV-bestand
190
6.3
Inboeken van de bank via een CODA-bestand
195
6.4
Financieel dagboek afdrukken
200
Inboeken maandelijkse diverse verrichtingen
203
7.1
Inboeken van loondocumenten
203
7.2
Divers dagboek – maand afdrukken
204
Btw-formaliteiten
205
8.1
Een nieuwe btw-aangifte opmaken
205
8.2
Een intracom-opgave opmaken
213
8
Online accounting 2022.indb 8
29/07/2022 09:31
Inhoud
9
10
8.3
Een btw-omzetvergelijking opmaken
214
8.4
Een jaarlijkse btw-listing opmaken
216
Eindejaarsverrichtingen en jaarafsluiting
217
9.1
Inboeken van de voorziening van het vakantiegeld
217
9.2
Inboeken van de afschrijvingen
217
9.3
Inboeken van de over te dragen kosten
221
9.4
Inboeken van de eindvoorraad
221
9.5
Inboeken van de overboeking van de lening van lange termijn naar korte termijn
222
9.6
Inboeken van te ontvangen facturen
222
9.7
Divers dagboek – eindejaarsverrichtingen afdrukken
223
Special topics
224
10.1
Vaste boekingen
224
10.2
Toewijzingsregels
225
Hoofdstuk 4 Digitalisatie
227
1
Digitaliseren en cloudtoepassingen
229
2
Als accountant online samenwerken met de klant
229
3
Scanservice
230
3.1
Waarom ‘Scan en herken’?
230
3.2
Vereisten voor ‘Scan en herken’
230
3.3
Administratie instellen voor ‘Scan en herken’
230
3.4
Hoe kunnen er documenten worden geüpload
234
3.4.1
Scanservice
234
3.4.2
Via het e-mailadres gekoppeld aan de digitale brievenbus
236
3.4.3
Facturen uploaden via smartphone of tablet
238
4
Exact Online – Mijn Kantoor
240
4.1
Inloggen in Exact Online
240
4.2
Leren werken met de omgeving
241
4.2.1
Bank / Kas
241
4.2.2
Verkoop – Verkoopanalyse
241
4.2.3
Aankoop – Aankoopanalyse
243
4.2.4
Resultaat
244
4.2.5
Omzet
245
4.2.6
Navigatie
245
4.2.6.1 Cockpit
245
4.2.6.2 Relaties
245
4.2.6.3 Verkoop – Aankoop – Bank
245
4.2.6.4 Aangiften
245
4.3
Scannen en uploaden van facturen
246
4.3.1
Inscannen van facturen
246
4.3.2
Uploaden van de facturen (Mijn Kantoor)
246
9
Online accounting 2022.indb 9
29/07/2022 09:31
Inhoud 4.4
Een verkoopfactuur aanmaken als gebruiker van Exact Online – Mijn Kantoor
246
4.4.1
Een nieuwe verkoopfactuur aanmaken
247
4.4.1.1 Selecteer de juiste relatie of maak een nieuwe relatie aan
247
4.4.1.2 De factuur bewerken
247
4.4.1.3 De detaillijnen bewerken
247
4.4.1.4 De verkoopfactuur bewaren als concept
247
4.4.1.5 Je verkoopfactuur e-mailen
247
4.4.1.6 Belangrijke knoppen
247
4.4.1.7 Factuur
248
4.4.1.8 Status van de factuur
248
10
Online accounting 2022.indb 10
29/07/2022 09:31