Handleiding My VAN IN Voor WISA-scholen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
HANDLEIDING MY VAN IN VOOR WISA-SCHOLEN Inhoud VOOR WISA-SCHOLEN ............................................................................................ 2 1.
WAT IS MY VAN IN? ........................................................................................ 4
2.
WAT IS HET VERSCHIL MET BEHEER.MYVANIN.BE? ......................................... 4
3.
AANMELDEN/REGISTREREN OP MYVANIN.BE ................................................. 4
4.
3.1.
Vraag een nieuwe koppeling aan .............................................................. 4
3.2.
Registreer jouw account op myvanin.be ................................................... 5
3.3.
Accountdetails ....................................................................................... 6
VOORBEREIDEND WERK IN WISA ................................................................... 7 4.1.
5.
6.
7.
8.
Aanmaken Diddit log databank ................................................................ 7
CONFIGURATIE IN WISA ................................................................................ 9 5.1.
Scheduled jobs instellen ......................................................................... 9
5.2.
Activatie iDiddit/diddit-synchronisatie ................................................... 11
5.3.
Opvragen van de school GUID ............................................................... 12
ALGEMENE WERKING WISA ......................................................................... 13 6.1.
Lesverdeling activeren voor My VAN IN ................................................... 13
6.2.
Synchronisatie ..................................................................................... 14
BEHEER SYNCHRONISATIE .......................................................................... 18 7.1.
Beheer ................................................................................................. 18
7.2.
Logboeken ........................................................................................... 21
SYNCHRONISATIE OPVOLGEN ..................................................................... 23
9. LEERKRACHTEN, LEERLINGEN, BEHEERDERS EN KLASGROEPEN ZOEKEN EN BEHEREN........................................................................................................... 23 9.1.
Leerlingen ............................................................................................ 24
9.2.
Leerkrachten ........................................................................................ 25
9.3.
Klasgroepen ......................................................................................... 26
9.4.
Beheerders .......................................................................................... 27
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
10.
ARCHIVEREN ........................................................................................... 28
10.1.
Archiveer een volledig schooljaar ....................................................... 28
10.2.
Archiveer een individuele groep .......................................................... 29
11.
LICENTIEBEHEER ..................................................................................... 29
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
1. WAT IS MY VAN IN? My VAN IN is dé administratiemodule voor alle online leerplatformen van Uitgeverij VAN IN. Wanneer je inlogt als ICT-coördinator, kan jij hier: • • •
De gegevens van jouw school (leerlingen, leerkrachten, klassen) raadplegen Collega-ICT-coördinatoren en boekenverantwoordelijken toegang geven De lopende leerkrachtenlicenties (comfort packs) van jouw school bekijken en de toegangen hiervan beheren.
Leerkrachten en leerlingen die inloggen op My VAN IN, kunnen hier: • • •
Hun klassen raadplegen Een licentie activeren Een licentie openen (ze worden doorgestuurd naar diddit of iDiddit)
TIP: voor leerkrachten bieden we een aparte handleiding aan.
2. WAT IS HET VERSCHIL MET BEHEER.MYVANIN.BE? Myvanin.be is de opvolger van beheer.myvanin.be. Meld je op dezelfde manier aan als je hier vorig schooljaar reeds mee werkte. Er zijn enkele wijzigingen doorgevoerd in layout en functionaliteiten, die we in deze handleiding verder toelichten.
3. AANMELDEN/REGISTREREN OP MYVANIN.BE Bekijk de situatie die voor jou van toepassing is op onze website en volg indien nodig de verdere stappen. Deze worden informatief onder dit topic ook nog eens toegelicht.
3.1. •
•
Vraag een nieuwe koppeling aan
Is jouw school nog niet gekend bij VAN IN, dan moet deze door ons worden aangemaakt in onze systemen. Surf naar https://www.vanin.be/secundaironderwijs/diddit-en-ididdit/contact/ en vul het formulier in o Waarover gaat je vraag? → My VAN IN - beheerdersplatform o Ik ben een... → ICT-coördinator o Op welke manier log je in? → e-mailadres en wachtwoord o Mijn probleem → Ik wil een nieuwe koppeling aanvragen voor mijn school o Vul de gevraagde info in o Klik op verzenden Onze helpdesk maakt jouw school aan en stuurt je een mail met o Verdere instructies o Een A-code om je te registreren op myvanin.be
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
3.2.
Registreer jouw account op myvanin.be
•
Surf naar myvanin.be Klik op Registreren Maak een account aan met jouw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord o Gebruik hier hetzelfde e-mailadres als hetgene je opgaf bij het contactformulier Bevestig de aanmaak van jouw account via de e-mail die je ontving. Kijk ook zeker je spam na. Surf opnieuw naar myvanin.be > aanmelden > meld je aan met jouw e-mailadres en wachtwoord Kies voor ik ben een ICT-coördinator/boekenverantwoordelijke
•
Vul de A-code in die je ontving via e-mail en klik op koppelen
• • •
• •
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Scan de QR-code met Google Authenticator of een andere authenticator-app
• • •
Geef de passcode in Sla de recovery key op op een veilige plek Je bent nu aangemeld op myvanin.be o De rol van (beheerder) staat duidelijk vermeld o Rechts staat de school waaraan je bent gekoppeld. Ben je gekoppeld aan meerdere scholen, kan je hier ook wisselen van school.
3.3.
Accountdetails
Naam of e-mailadres wijzigen, account toevoegen Klik rechts bovenaan op jouw naam en kies voor Accountinstellingen •
persoonlijke informatie o Pas hier jouw naam of e-mailadres aan
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
o Koppel – indien gewenst – een Microsoft- of Google-account aan jouw bestaand account
Details van jouw school bekijken •
Gekoppelde scholen o Bekijk hier meer details van de scholen waaraan jij bent gekoppeld als ICT-coördinator
4. VOORBEREIDEND WERK IN WISA We bespreken enkele zaken die ingesteld moeten worden alvorens je in Wisa kan starten met de synchronisatie tussen Wisa en My VAN IN. Indien je over dit stuk in Wisa vragen hebt, kan je hen rechtstreeks contacteren via help@wisa.be.
4.1.
Aanmaken Diddit log databank
Alle requests die uitgevoerd worden via de Diddit API worden gelogd in een databank. Er is 1 log databank per applicatie server. De log databank kan aangemaakt worden via het Wisa server beheer scherm. • • • •
Klik op invoegen om een nieuwe databank te definiëren Naam: DIDDITLOGDB Type: selecteer DIDDITLOGDB Klik op bewaren en aanmaken
Nadat de databank aangemaakt is, moet de versie op 1.0 staan. Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Staat je Wisa databank op een ASP-server, neem dan contact op met de Wisa helpdesk om na te gaan of dit oké is voor jouw databank.
4.1.1.
Scheduled jobs activeren op de databank
Op je operationele databank van het type CSWisAdmin moet je het vinkje Scheduled jobs uitvoeren op de databank aanvinken indien dit nog niet gebeurd zou zijn. Dit zorgt ervoor dat de jobs die je in latere stappen gaat configureren, ook daadwerkelijk uitgevoerd zullen worden. Indien dit vinkje niet aangevinkt is, zullen er voor de geselecteerde databank geen scheduled jobs uitgevoerd worden. Opgelet: zet dit vinkje niet aan op databanken die je gebruikt om te testen.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
5. CONFIGURATIE IN WISA 5.1.
Scheduled jobs instellen
Het uitvoeren van de synchronisatie tussen Wisa en My VAN IN gebeurt door acties die in een wachtrij staan, te laten verwerken door de Wisa scheduler op een gepland tijdstip. De Wisa scheduler is standaard geïnstalleerd en gestart bij een normale Wisa installatie. Het is deze Wisa scheduler die een bepaald aantal type jobs gaat uitvoeren om deze acties te verwerken. De jobs die uitgevoerd moeten worden, dien je op te geven per databank. Je kan de jobs inplannen via Extra - onderhoud server - beheer scheduling. Er zijn momenteel 2 scheduled jobs die je moet instellen om de acties te kunnen verwerken: • •
Omzetting van queuelog naar queueaction Queueactions voor Diddit verwerken
De jobs worden hieronder in detail besproken.
Omzetten van queuelog naar queueaction Het programma detecteert automatisch of er records in aanmerking komen die gesynchroniseerd moeten worden met andere systemen. Deze records worden tijdelijk weggeschreven in een log tabel. Om deze records klaar te maken voor Diddit moeten deze omgezet worden van een ‘globaal’ wijzigingsrecord naar een ‘Diddit specifiek’ wijzigingsrecord.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
De job “Omzetting van queuelog naar queueactions” doet dit voor jou. Belangrijk: Het kan zijn dat deze job reeds ingesteld is omdat deze nodig is voor andere synchronisaties. Indien dit het geval is, moet je deze niet opnieuw instellen. Bij het instellen van deze job gebruik je best onderstaande eigenschappen: •
Tijdstip (via de knop tijdstip instellen): elke 5 minuten.
•
Klik op de knop details. o Geef bij “aantal records per run” een getal in dat hoog genoeg is (bv. 30.000) Klik op OK.
•
Queueactions voor diddit/iDiddit verwerken Deze job gaat het nodige doen voor elke wijziging die naar My VAN IN opgestuurd moet worden. Dat kan zijn: • •
Een synchronisatie request sturen naar diddit/iDiddit Een nieuwe actie plannen voor diddit/iDiddit die later verstuurd zal worden. Vul bij Dagelijks bij voorkeur een tijdstip in dat buiten de kantooruren valt.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Klik op de knop Details • • •
De databank waarin je werkt wordt automatisch ingesteld. Geef bij aantal records per run een getal in dat hoog genoeg is (bv. 30.000) Klik op OK
5.2. Activatie iDiddit/diddit-synchronisatie Je moet de synchronisatie in Wisa activeren, alvorens er enkele invoervelden en schermen zichtbaar en/of actief worden. • •
Ga in Wisa naar Extra - Systeem gegevens - Databank parameters tabblad Synchronisaties Vink diddit aan
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Als je de foutmelding krijgt dat er bepaalde jobs nog niet gescheduled zijn, zie dan puntje 5.1 Scheduled jobs instellen. Opgelet: Het gedeelte school GUID is mogelijk nog onderhevig aan wijzigingen - zodra we een update krijgen van Wisa, passen we deze handleiding aan. Het kan dus dat je onderstaande schermen niet op dezelfde manier te zien krijgt.
5.3. Opvragen van de school GUID Je ontving van onze Helpdesk een API key voor je school. Deze dien je in te geven voor alle Wisa-instellingen die tot de Diddit-school behoren en waarvoor je wilt synchroniseren vanuit Wisa.
Je kan de API key ingeven via het scherm Schoolstructuur – Instellingen – Fiche op het tabblad Extra –Diddit. Nadat de key ingegeven en bewaard is, kan je de GUID opvragen van Diddit. Deze is nodig om de verdere synchronisatie correct te kunnen laten verlopen. Klik op de knop Ophalen uit Diddit om de GUID op te vragen.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Nu zullen zowel het veld Key als Guid ingevuld zijn. Vergeet deze procedure niet te herhalen voor alle instellingen binnen je Diddit school. Als bovenstaande procedure correct verlopen is, is de synchronisatie voor deze school in de achtergrond opgestart.
6. ALGEMENE WERKING WISA 6.1.
Lesverdeling activeren voor My VAN IN
De studiegroepen die in My VAN IN aangemaakt zullen worden, komen uit de lesverdeling van het actieve schooljaar die gemarkeerd staat als Gebruiken voor Diddit studiegroepen. Je kan een lesverdeling als te gebruiken voor Diddit aanduiden via het scherm Personeel lesverdelingen – lesverdelingen. Per schooljaar en school kan er maar 1 lesverdeling aangeduid staan als te gebruiken voor Diddit.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Zet het vinkje Gebruiken voor Diddit studiegroepen pas aan als je zeker bent dat je deze lesverdeling gaat gebruiken voor de synchronisatie met My VAN IN. Het is mogelijk om dit later te wijzigen, maar dit genereert behoorlijk wat onnodige data in beide systemen. Na het vakje is aangevinkt, wordt er een volledige synchronisatie gestart voor al de scholen die gekoppeld zijn aan de lesverdeling en waar de Diddit key ingevuld is. Zie puntje synchronisatie volledige school voor meer info. Je mag voor de lesverdelingen van voorgaande schooljaren het vinkje Gebruiken voor Diddit studiegroepen laten aan staan, er zal niets meer mee gedaan worden m.b.t. synchronisaties. Vink je Gebruiken voor Diddit studiegroepen af, dan zullen alle studiegroepen van de lesverdeling verwijderd worden bij Diddit, zowel bij het huidige als een afgelopen schooljaar.
6.2. Synchronisatie 6.2.1.
Synchronisatie klasgroepen
De synchronisatie van klasgroepen kan gestart worden op verschillende manieren: • • •
•
Via My VAN IN: dient manueel gestart te worden Via een volledige synchronisatie school: alle klassen worden automatisch gesynchroniseerd Vanop de fiche van een klas (voor al de klasgroepen van een klas) o Automatisch bij Toevoegen van een nieuwe klas Verwijderen van een klas Wijzigingen van • Klascode • Omschrijving o Manueel via de knop naar Diddit sturen Vanop de fiche van een klasgroep o Automatisch bij Toevoegen van een nieuwe klasgroep Verwijderen van een klasgroep Wijzigen van • Code • Omschrijving • Vakkenpakket o Manueel via de knop naar Diddit sturen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Volgende velden worden verstuurd: • • • • • •
Instellingsnummer Hoofdstructuur KlasgroepID Klas code en omschrijving Schooljaar Administratieve groep
De klasgroep wordt gebruikt bij de synchronisatie van leerlingen. Een leerling moet behoren tot een klasgroep. 6.2.2.
Synchronisatie leerlingen
Een synchronisatie van een leerling wordt getriggerd op volgende manieren: • •
•
•
Via een volledige synchronisatie school: alle leerlingen worden automatisch gesynchroniseerd Vanop de fiche van een leerling o Automatisch bij wijzigen van Naam Voornaam Geslacht Geboortedatum INSZ E-mail Vanop de inschrijvingen van een leerling o Automatisch bij wijzigen stamboeknummer o Manueel bij het gebruik van de knop naar Diddit sturen op tabblad Andere Vanop de loopbaan van een leerling o Automatisch bij Toevoegen van een nieuwe loopbaan Verwijderen van een loopbaan Wijzigen van • Loopbaan van • Loopbaan tot • Klasgroep
Volgende gegevens worden verstuurd bij een synchronisatie van een leerling: • • •
ID INSZ Voornaam
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• • • • • • • •
Naam Geslacht Geboortedatum Email Stamboeknummer Klasnummer Klasgroep in Diddit Loopbaan van de leerling
Indien de klasgroep waarin een leerling zit nog niet bestaat in My VAN IN, kan de leerling niet gesynchroniseerd worden. Binnen een school in My VAN IN kan een leerling maar één keer voorkomen. 6.2.3.
Synchronisatie leerkrachten
Een synchronisatie van een leerkracht wordt getriggerd op volgende manieren: • •
•
Via een volledige synchronisatie school: alle leerkrachten worden automatisch gesynchroniseerd Vanop de fiche van een personeelslid o Automatisch bij wijzigen van Naam Voornaam Geslacht Geboortedatum INSZ E-mail Vanop het dienstverband o Automatisch bij Toevoegen van een dienstverband Wijzigen van • Van datum • Tot datum o Manueel bij gebruik van de knop naar Diddit sturen vanop het tabblad Diddit
Volgende gegevens worden verstuurd bij een synchronisatie van een leerkracht: • • • • •
Dienstverband ID INSZ Voornaam Achternaam Geslacht
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• • •
Geboortedatum Email Stamboeknummer
Een leerkracht kan binnen een schoolomgeving in My VAN IN meerdere keren geregistreerd worden. Dit wil zeggen dat een leerkracht, per dienstverband dat hij/zij heeft in de Wisa school, geregistreerd zal worden in de Diddit school, indien het instellingsnummer van de Wisa school deel uitmaakt van de Diddit school. 6.2.4.
Synchronisatie studiegroepen
De synchronisatie van een studiegroep bevat de leerlingen en leerkrachten die tot de groep behoren. Een synchronisatie van een studiegroep, wordt gescheduled op heel wat momenten: • •
•
Via een volledige synchronisatie school o Alle studiegroepen worden automatisch gesynchroniseerd Mogelijk automatisch bij wijziging, toevoeging of verwijdering van o Loopbaan o Leseenheden o Loopbaanleseenheden o Lesgroep o Lesverdelingvervanging o Lesverdelingdetail o Lesverderlingstudiegroepen Manueel o Vanop de fiche van een lesgroep o Vanop de fiche van een leseenheid
Volgende gegevens worden verstuurd bij het synchroniseren van een studiegroep: • • • •
• •
Instellingsnummer Schooljaar StudiegroepID Naam, bestaande uit: o Naam van de studiegroep o Vak van de studiegroep Alle leerkrachten die betrekking hebben tot de studiegroep Alle leerlingen die betrekking hebben tot de studiegroep
6.2.5.
Synchronisatie volledige school
Een synchronisatie van een volledige school bestaat uit een synchronisatie (die verloopt in onderstaande volgorde), van
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• • • •
Klasgroepen Leerlingen Leerkrachten Studiegroepen
De synchronisatie van een volledige school wordt uitgevoerd in volgende gevallen: • •
Het invullen van de Diddit key op de instellingsfiche Als een lesverdeling aangeduid wordt als te gebruiken voor Diddit en het een lesverdeling betreft van het actieve schooljaar, wordt voor alle scholen die tot de lesverdeling behoren en met Diddit werken een synchronisatie school uitgevoerd.
7. BEHEER SYNCHRONISATIE Je kan de synchronisatie tussen Wisa en My VAN IN opvolgen onder Leerlingen Diddit
7.1.
Beheer
Via het beheerscherm kan je de huidige status van de synchronisatie tussen Wisa en Diddit nakijken. Het scherm is te openen via Leerlingen – Diddit – Beheer
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
•
• •
Instellingen o Hier worden alle instellingen getoond die op de “Situatie op” datum opgenomen zijn in een actieve lesverdeling en die aangeduid staat als te gebruiken voor Diddit. Type o Selecteer het type van synchronisatie dat je wil nakijken. Je hebt hier volgende keuze: Leerlingen Personeelsleden Klasgroepen Studiegroepen Situatie op = de datum waarop gegevens opgehaald worden heb je niet te kiezen. Dit zal steeds de Diddit synchronisatie datum zijn. Actieve lesverdeling (informatief): er kan slechts 1 lesverdeling actief zijn op de Diddit synchronisatie datum.
Nadat je op de knop Ophalen geklikt hebt, worden de records van het gekozen type weergegeven met hun huidig gekende status. Als voorbeeld wordt hier gewerkt met de studiegroepen. Je kan de lijst filteren met de keuzelijst naast de knop Ophalen.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• • •
•
•
Selecteer alles: selecteer al de zichtbare records. Selecteer niets: de zichtbare records niet selecteren Opnieuw synchroniseren: voor de geselecteerde records wordt een synchronisatie actie gemaakt. Deze zullen verwerkt worden op het tijdstip dat je ingesteld hebt bij puntje Queueactions voor Diddit verwerken Zoek ontbrekende: gaat het verschil oplijsten tussen de gekende records in Diddit en Wisa. De verschillen worden getoond in volgend scherm:
Bij het klikken op OK worden: o Records die in Wisa zitten en niet in Diddit, als aan te maken in Diddit gescheduled.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
o Records die niet in Wisa zitten maar wel in Diddit worden als te verwijderen in Diddit gescheduled. Dit werkt enkel bij klasgroepen en studiegroepen. Kies je voor Cancel dan wordt er niets uitgevoerd. •
Maak vanuit lesverdeling o Is enkel zichtbaar indien je bij type gekozen hebt voor Studiegroepen. o Is enkel zichtbaar indien je bij type gekozen hebt voor Studiegroepen.
7.2.
Logboeken
7.2.1.
Wachtrij
Alles wat naar My VAN IN verstuurd moet worden, wordt in een tijdelijke wachtrij geplaatst. Dit kan automatisch gebeuren in de achtergrond, of door een opdracht die gegeven is door een gebruiker. Deze wachtrij wordt behandeld op een vooraf ingesteld tijdstip. Zie puntje Queueactions voor Diddit verwerken. Je kan deze wachtrij bekijken via het scherm Diddit – Logboek – Bekijk wachtrij.
Niet alle acties worden getoond, enkel de eerste 5000. Het totale aantal wordt bovenaan getoond. Het scherm is puur informatief en toont de acties over de instellingen heen. We raden aan om dit enkel open te zetten voor beheerders. 7.2.2.
Logboek
Via het menu Diddit – Logboek – Communicatie logboek kan je al de requests bekijken die uitgevoerd worden naar My VAN IN. Op het tabblad Vraag vind je de request, op Antwoord vind je de response.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
7.2.3.
SchedulerLogboek
Via het schedulerlogboek, te openen via Diddit – Logboek – Scheduler logboek, kan je de scheduled job nakijken: wordt deze effectief uitgevoerd, hoeveel acties zijn er verwerkt… Het is het uitvoeren van deze job dat het eigenlijke versturen naar My VAN IN opstart.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
8. SYNCHRONISATIE OPVOLGEN De synchronisatie via Wisa loopt 1 keer per dag, in de late avond/nacht. Volg de synchronisatie op door rechts bovenaan naast je school te klikken op Details > SMS-importresultaten bekijken.
Je kan nagaan via de knoppen gelukt en mislukt of de Wisa-data succesvol zijn doorgestuurd. Is de synchronisatie mislukt? • •
Check in Wisa of alles correct staat en pas aan waar nodig aan de hand van de beschrijving Controleer de synchronisatie de dag nadien opnieuw
Vind je niet waar het misloopt? Contacteer onze Helpdesk-collega’s • •
Via het contactformulier (aanbevolen, voeg indien mogelijk screenshots toe) Telefonisch: 03/432.95.02
9. LEERKRACHTEN, LEERLINGEN, BEHEERDERS EN KLASGROEPEN ZOEKEN EN BEHEREN In My VAN IN vind je een overzicht van alle leerkrachten en leerlingen die worden gesynchroniseerd vanuit Wisa. Het is niet mogelijk om zelf leerkrachten of leerlingen toe te voegen of te bewerken in My VAN IN. Alle gegevens worden automatisch vanuit Wisa doorgestuurd en beheerd. BELANGRIJK: elke nacht loopt er een update vanuit Wisa naar onze onlineleerplatformen. Dit wil zeggen dat gegevens die je vandaag aanpast in Wisa, uiterlijk morgen zichtbaar zijn in onze onlineleerplatformen. Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
9.1.
Leerlingen
Leerling zoeken Raadpleeg het overzicht van leerlingen door bovenaan op gebruikers te klikken. Je kan via de zoekbalk zoeken op voor- of achternaam, of op e-mailadres. Klik op enter om de resultaten weer te geven.
Correcte koppeling van leerlingen opvolgen Check in de tab Leerlingen de kolom account gekoppeld. • •
JA > leerling is gekoppeld NEE > je vindt meer info onder het oranje infosymbooltje o Schoole-mail = adres dat jij hebt ingesteld in Smartschool o Account e-mail = adres waarmee leerling een account aanmaakte
Voorbeeld 1: er is er nog geen account e-mail ingesteld > de leerling heeft zich nog niet geregistreerd. Laat de leerling een account aanmaken (kies bij registreren voor via emailadres en wachtwoord).
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Voorbeeld 2: het account e-mailadres en het school e-mailadres zijn verschillend. • • •
Laat de leerling aanmelden met zijn/haar aangemaakt account De leerling klikt linksboven op koppelen aan school > koppelen als leerling De leerling geeft de koppelcode in. Je vindt deze terug bij de details van een groep (klas).
9.2. Leerkrachten Raadpleeg het overzicht van leerkrachten door bovenaan op gebruikers en dan leerkrachten te klikken. Je kan via de zoekbalk zoeken op voor- of achternaam, of op emailadres. Klik op enter om de resultaten weer te geven. Check in de tab Leerkrachten de kolom account gekoppeld. • •
JA > leerkracht is gekoppeld NEE > je vindt meer info onder het oranje infosymbooltje o Zie 9.1. Leerlingen voor enkele concrete voorbeelden Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
NIEUW! Bereik eenvoudig alle niet-gekoppelde leerkrachten: • • •
Selecteer de betrokken leerkrachten Klik op e-mail sturen naar niet-gekoppelde leerkracht Klik op e-mails versturen
•
De leerkracht krijgt een e-mail op het e-mailadres dat in Wisa geregistreerd staat. BELANGRIJK: Met dit emailadres moeten de leerkrachten een account aanmaken (registreren) zodat de koppeling automatisch verloopt.
9.3. Klasgroepen Via de tab Groepen vind je het overzicht van de klasgroepen die worden doorgestuurd vanuit Wisa. Je kunt zoeken op naam en filters gebruiken voor status
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
(actief/gearchiveerd), type (studiegroep/klas) en schooljaar. Klik op enter om de resultaten weer te geven. In tegenstelling tot leerkrachten en leerlingen, kan je hier wel manueel nieuwe klasgroepen aanmaken voor bijvoorbeeld een klasoverschrijdend project, of leerlingen uit verschillende klassen die samen één vak volgen (maar geen officiële klas zijn). • •
Kies voor groep toevoegen Vul groepsnaam, type en schooljaar in
• •
Je vindt de groep nadien terug in de lijst van groepen Duid de leerlingen en leerkrachten aan die in deze groep horen
9.4. Beheerders Je kan een extra beheerder (ICT-coördinator of boekenverantwoordelijke) toevoegen aan je school of bestaande beheerders aanpassen. •
Ga naar tab gebruikers > beheerders > + beheerder toevoegen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Geef de gegevens van jouw collega in
• •
Collega registreert zich op myvanin.be Collega stelt authenticatie in en is nadien medebeheerder van de school
10.
ARCHIVEREN
10.1. Archiveer een volledig schooljaar Je kan een vorig schooljaar telkens ten vroegste archiveren vanaf begin juli. Ga naar groepen > schooljaar archiveren
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Kies de actie die je wilt uitvoeren •
•
We raden aan om een schooljaar te archiveren. o Je kan nadien onder groepen kiezen voor groepsstatus gearchiveerd om alle groepen van vorige schooljaren te bekijken. o Jouw actief overzicht blijft proper, en je bent geen informatie kwijt Wanneer je kiest voor verwijderen, zijn de gegevens kwijt en kunnen deze niet meer geraadpleegd worden.
10.2. Archiveer een individuele groep Je kan ook een individuele groep archiveren. Ga naar Groepen, klik op de drie puntjes bij kolom Actie en kies voor Groep verwijderen.
11. LICENTIEBEHEER Je vindt een overzicht van de lopende licenties van jouw school terug onder de tab Licenties: Soorten licenties •
• •
Comfort packs o 1 code per methode o Code kan geactiveerd worden door 20 leerkrachten o Code blijft doorlopen, tot dat de school deze stopzet Leerlingenlicenties voor methodes waarmee jullie 100% digitaal werken Leerlingenlicenties van Opstap Taalscreening of de digitale atlas
Opgelet: licenties bij leerboeken die apart werden aangekocht, staan hier niet tussen. Via de zoekbalk en de filter kan je eenvoudig licenties terugvinden.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Code raadplegen Klik rechts op de drie puntjes > bekijk gegevens. Je vindt hier: • •
De VI-code (dit is de code om het materiaal te activeren) Een overzicht van leerkrachten die het comfort pack hebben geactiveerd o Je kan een leerkracht toevoegen via gebruikers toewijzen o Je kan een leerkracht verwijderen via de drie puntjes > verwijderen
TIP: Indien het licentiebeheer bij de boekenverantwoordelijke ligt, kan je hem/haar eenvoudig mede-beheerder maken (zie punt 9.4).
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Let wel: als de licenties verspreid staan over meerdere campussen/meerdere klantnummers, zou het kunnen dat dit overzicht niet volledig is. Bij vragen hierover, kan je steeds terecht bij onze klantendienst.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be