Handleiding My VAN IN Voor scholen met manueel beheer
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
HANDLEIDING MY VAN IN VOOR SCHOLEN MET MANUEEL BEHEER Inhoud VOOR SCHOLEN MET MANUEEL BEHEER .................................................................. 2 1.
WAT IS MY VAN IN? ........................................................................................ 3
2.
WAT IS HET VERSCHIL MET BEHEER.MYVANIN.BE? ......................................... 3
3.
AANMELDEN/REGISTREREN OP MYVANIN.BE ................................................. 3
4.
5.
6.
7.
3.1.
Vraag een nieuwe koppeling aan .............................................................. 3
3.2.
Registreer jouw account op myvanin.be ................................................... 4
3.3.
Accountdetails ....................................................................................... 6
START HET SCHOOLJAAR OP .......................................................................... 6 4.1.
Leerlingen toevoegen .............................................................................. 7
4.2.
Leerkrachten toevoegen .......................................................................... 9
4.3.
Klassen toevoegen................................................................................ 11
4.4.
Beheerder(s) toevoegen ........................................................................ 13
AANPASSINGEN DOORHEEN HET SCHOOLJAAR ........................................... 15 5.1.
Individuele leerling of leerkracht toevoegen ............................................ 15
5.2.
Groep toevoegen – doorheen het schooljaar ........................................... 16
ARCHIVEREN .............................................................................................. 17 6.1.
Archiveer een volledig schooljaar ........................................................... 17
6.2.
Archiveer een individuele groep ............................................................. 18
LICENTIEBEHEER ........................................................................................ 18
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
1. WAT IS MY VAN IN? My VAN IN is dé administratiemodule voor alle online leerplatformen van Uitgeverij VAN IN. Wanneer je inlogt als ICT-coördinator, kan jij hier: • • •
De gegevens van jouw school (leerlingen, leerkrachten, klassen) uploaden en up-to-date houden Collega-ICT-coördinatoren en boekenverantwoordelijken toegang geven De lopende leerkrachtenlicenties (comfort packs) van jouw school bekijken en de toegangen hiervan beheren.
Leerkrachten en leerlingen die inloggen op My VAN IN, kunnen hier: • • •
Hun klassen raadplegen Een licentie activeren Een licentie openen (ze worden doorgestuurd naar diddit of iDiddit)
TIP: voor leerkrachten bieden we een aparte handleiding aan.
2. WAT IS HET VERSCHIL MET BEHEER.MYVANIN.BE? Myvanin.be is de opvolger van beheer.myvanin.be. Meld je op dezelfde manier aan als je hier vorig schooljaar reeds mee werkte. Er zijn enkele wijzigingen doorgevoerd in layout en functionaliteiten, die we in deze handleiding verder toelichten.
3. AANMELDEN/REGISTREREN OP MYVANIN.BE Bekijk de situatie die voor jou van toepassing is op onze website en volg indien nodig de verdere stappen. Deze worden informatief onder dit topic ook nog eens toegelicht.
3.1. •
•
Vraag een nieuwe koppeling aan
Is jouw school nog niet gekend bij VAN IN, dan moet deze door ons worden aangemaakt in onze systemen. Surf naar https://www.vanin.be/secundaironderwijs/diddit-en-ididdit/contact/ en vul het formulier in o Waarover gaat je vraag? → My VAN IN - beheerdersplatform o Ik ben een... → ICT-coördinator o Op welke manier log je in? → e-mailadres en wachtwoord o Mijn probleem → Ik wil een nieuwe koppeling aanvragen voor mijn school o Vul de gevraagde info in o Klik op verzenden Onze Helpdesk maakt jouw school aan en stuurt je een mail met o Verdere instructies o Een A-code om je te registreren op myvanin.be
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
3.2.
Registreer jouw account op myvanin.be
•
Surf naar myvanin.be Klik op Registreren Maak een account aan met jouw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord o Gebruik hier hetzelfde e-mailadres als hetgene je opgaf bij het contactformulier Bevestig de aanmaak van jouw account via de e-mail die je ontving. Kijk ook zeker je spam na. Surf opnieuw naar myvanin.be > aanmelden > meld je aan met jouw e-mailadres en wachtwoord Kies voor ik ben een ICT-coördinator/boekenverantwoordelijke
•
Vul de A-code in die je ontving via e-mail en klik op koppelen
• • •
• •
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Scan de QR-code met Google Authenticator of een andere authenticator-app
• • •
Geef de passcode in Sla de recovery key op op een veilige plek Je bent nu aangemeld op myvanin.be o De rol van (beheerder) staat duidelijk vermeld o Rechts staat de school waaraan je bent gekoppeld. Ben je gekoppeld aan meerdere scholen, kan je hier ook wisselen van school.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
3.3.
Accountdetails
Naam of e-mailadres wijzigen, account toevoegen Klik rechts bovenaan op jouw naam en kies voor Accountinstellingen •
persoonlijke informatie o Pas hier jouw naam of e-mailadres aan o Koppel – indien gewenst – een Microsoft- of Google-account aan jouw bestaand account
Details van jouw school bekijken •
Gekoppelde scholen o Bekijk hier meer details van de scholen waaraan jij bent gekoppeld als ICT-coördinator
4. START HET SCHOOLJAAR OP We geven leerlingen en leerkrachten slechts toegang tot de functionaliteiten van het platform, van zodra ze gekend zijn in ons systeem. Dit is dus een belangrijke stap! Je laadt de gegevens op in drie stappen: • • •
Leerlingen toevoegen Leerkrachten toevoegen Groepen toevoegen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
In dit onderdeel tonen we hoe je schooldata in bulk toevoegt, verderop laten we zien hoe je individuele leden/groepen toevoegt.
4.1.
Leerlingen toevoegen
Ga bovenaan naar de tab gebruikers en kies voor leerlingen.
Opladen in bulk – bij de start van het schooljaar Onder leerlingen uploaden vind je extra informatie, download hier ook het gedetailleerd instructiebestand om jouw csv-file correct aan te maken. Optie A – vertrek vanuit leeg sjabloon via leerlingen uploaden •
• •
Download het CSV-sjabloon en vul de gevraagde kolommen in o De kolom internal_id mag leeg zijn, deze wordt ingevuld door My VAN IN eens de leerling bij ons is gekend Laad het bestand op (leerlingen uploaden > scrol naar beneden > blader bestanden > kies het correcte CSV-bestand > klik op gegevens importeren Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
OPTIE B – vertrek vanuit een eigen document • • •
Let op dat hier minstens de vereiste kolommen in zijn opgenomen. Laad het bestand op (leerlingen uploaden > scrol naar beneden > blader bestanden > kies het correcte CSV-bestand > klik op gegevens importeren Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
OPTIE C – vertrek vanuit de gegevens die al in My VAN IN zitten: •
Kies voor exporteren leerlingen en open het CSV-bestand Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• •
o Pas het bestand aan naar het nieuwe schooljaar. Laat de unieke internal_id staan. o Leerlingen die je nieuw toevoegt, hebben nog geen internal_id. Deze wordt ingevuld door My VAN IN eens de leerling bij ons is gekend. Zij moeten wél een code (kolom A) hebben om aangemaakt te kunnen worden. Laad het bestand op (leerlingen uploaden > scrol naar beneden > blader bestanden > kies het correcte CSV -bestand > klik op gegevens importeren Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
Correcte koppeling van leerlingen opvolgen Check in de tab Leerlingen de kolom account gekoppeld • •
JA > leerling is gekoppeld NEE > je vindt meer info onder het oranje infosymbooltje o Schoole-mail = adres dat jij hebt ingesteld o Account e-mail = adres waarmee leerling een account aanmaakte
Voorbeeld 1: er is nog geen account e-mail ingesteld > de leerling heeft zich nog niet geregistreerd. Laat de leerling een account aanmaken met het school e-mailadres.
Voorbeeld 2: het account e-mailadres en het school e-mailadres zijn verschillend. • • •
Laat de leerling aanmelden met zijn/haar aangemaakt account De leerling klikt linksboven op koppelen aan school > koppelen als leerling De leerling geeft de koppelcode in. Je vindt deze terug bij de details van een groep (klas).
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
4.2.
Leerkrachten toevoegen
Ga bovenaan naar de tab Gebruikers en kies voor leerkrachten.
Opladen in bulk – bij de start van het schooljaar Onder leerkrachten uploaden vind je extra informatie, download hier ook het gedetailleerd instructiebestand om jouw CSV-file correct aan te maken. OPTIE A – vertrek vanuit leeg sjabloon via leerkrachten uploaden: •
• •
Download het CSV-sjabloon en vul de gevraagde kolommen in o De kolom internal_id mag leeg zijn, deze wordt ingevuld door My VAN IN eens de leerkracht bij ons is gekend Laad het bestand op (leerkrachten uploaden > scrol naar beneden > blader bestanden > kies het correcte CSV-bestand > klik op upload Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
OPTIE B – vertrek vanuit een eigen document Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• • •
Let op dat hier minstens de vereiste kolommen in zijn opgenomen. Laad het bestand op (leerkrachten uploaden > scrol naar beneden > blader bestanden > kies het correcte CSV-bestand > klik op upload Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
OPTIE C – vertrek vanuit de gegevens die al in My VAN IN zitten •
• •
Kies voor exporteren leerkrachten en open het CSV -bestand o Pas het bestand aan naar het nieuwe schooljaar. Laat de unieke internal_id staan. o Leerkrachten die je nieuw toevoegt, hebben nog geen internal_id. Deze wordt ingevuld door My VAN IN eens de leerkracht bij ons is gekend. Zij moeten wél een code (kolom A) hebben om aangemaakt te kunnen worden. Laad het bestand op (leerkrachten uploaden > scrol naar beneden > blader bestanden > kies het correcte CSV-bestand > klik op upload Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
Opvolging koppeling leerkrachten Check in de tab Leerkrachten de kolom Account gekoppeld • • •
JA > leerkracht is gekoppeld NEE > meer info onder het oranje infosymbooltje Zie Opvolging koppeling leerlingen voor enkele concrete voorbeelden
NIEUW! Bereik eenvoudig alle niet-gekoppelde leerkrachten: • • •
Selecteer de betrokken leerkrachten Klik op e-mail sturen naar niet-gekoppelde leerkracht Klik op e-mails versturen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Leerkracht krijgt een e-mail op het e-mailadres waarmee jij hem/haar toevoegde. BELANGRIJK: Met dit emailadres moet de leerkracht een account aanmaken (registreren) zodat de koppeling automatisch verloopt.
4.3. Klassen toevoegen Ga bovenaan naar de tab groepen Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
Opladen in bulk – bij de start van het schooljaar • •
Kies voor Upload groepen Je vindt extra instructies meteen terug (kies voor uitleg tonen) o Via het instructiebestand bij leerlingen of leerkrachten worden ook gedetailleerde instructies voor het csv-bestand voor groepen gegeven.
OPTIE A – vertrek vanuit leeg sjabloon via upload groepen •
Download het CSV-sjabloon en vul de gevraagde kolommen in o De kolom internal_id mag leeg zijn, deze wordt ingevuld door My VAN IN eens de groep bij ons is gekend
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• •
Laad het bestand op (upload groepen > scrol naar beneden > bestand selecteren> kies het correcte CSV-bestand > klik op upload Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
OPTIE B – vertrek vanuit een eigen document • • •
Let op dat hier minstens de vereiste kolommen in zijn opgenomen. Laad het bestand op (upload groepen > scrol naar beneden > bestand selecteren> kies het correcte CSV-bestand > klik op upload Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
OPTIE C – vertrek vanuit de gegevens die al in My VAN IN zitten •
• •
Kies voor groepen exporteren en open het CSV -bestand o Pas het bestand aan naar het nieuwe schooljaar. Laat de unieke internal_id staan. o Groepen die je nieuw toevoegt, hebben nog geen internal_id. Deze wordt ingevuld door My VAN IN eens de groep bij ons is gekend. Zij moeten wél een code (kolom A) hebben om aangemaakt te kunnen worden. Laad het bestand op (upload groepen > scrol naar beneden > bestand selecteren> kies het correcte CSV-bestand > klik op upload Download het resultatenbestand o Een eventuele fout wordt beschreven, stuur bij waar nodig en doe een nieuwe upload
4.4.
Beheerder(s) toevoegen
Je kan een extra beheerder (ICT-coördinator of boekenverantwoordelijke) toevoegen aan je school of bestaande beheerders aanpassen. •
Ga naar tab gebruikers > beheerders > + beheerder toevoegen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Geef de gegevens van jouw collega in
• •
Collega registreert zich op myvanin.be Collega stelt authenticatie in en is nadien medebeheerder van de school
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
5. AANPASSINGEN DOORHEEN HET SCHOOLJAAR 5.1.
Individuele leerling of leerkracht toevoegen
We lichten dit toe aan de hand van een leerling, het werkt exact hetzelfde voor een leerkracht. • • • •
Ga naar Gebruikers > leerlingen Kies voor leerling toevoegen Vul voor- en achternaam en e-mailadres in Je vindt de leerling nadien terug in de lijst van leerlingen
Voeg de leerling nadien toe aan de klas waarin hij/zij les volgt • Ga naar de tab Groepen • Klik de juiste klas aan • Klik op + leerling toevoegen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Zoek de leerling en klik op toevoegen
5.2. Groep toevoegen – doorheen het schooljaar • • •
Ga bovenaan naar groepen Kies voor groep toevoegen Vul groepsnaam, type en schooljaar in
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
• •
Je vindt de groep nadien terug in de lijst van groepen Duid nadien de leerlingen en leerkrachten aan die in deze groep horen.
6. ARCHIVEREN 6.1.
Archiveer een volledig schooljaar
Je kan een vorig schooljaar telkens ten vroegste archiveren vanaf begin juli. Ga naar groepen > schooljaar archiveren
Kies de actie die je wilt uitvoeren •
We raden aan om een schooljaar te archiveren. o Je kan nadien onder groepen kiezen voor groepsstatus gearchiveerd om alle groepen van vorige schooljaren te bekijken. o Jouw actief overzicht blijft proper, en je bent geen informatie kwijt
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
•
Wanneer je kiest voor verwijderen, zijn de gegevens kwijt en kunnen deze niet meer geraadpleegd worden.
6.2. Archiveer een individuele groep Je kan ook een individuele groep archiveren. Ga naar Groepen, klik op de drie puntjes bij kolom Actie en kies voor Groep verwijderen.
7. LICENTIEBEHEER Je vindt een overzicht van de lopende licenties van jouw school terug onder de tab Licenties: Soorten licenties •
• •
Comfort packs ο 1 code per methode ο Code kan geactiveerd worden door 20 leerkrachten ο Code blijft doorlopen, tot dat de school deze stopzet Leerlingenlicenties voor methodes waarmee jullie 100% digitaal werken Leerlingenlicenties van Opstap Taalscreening of de digitale atlas
Opgelet: licenties bij leerboeken die apart werden aangekocht, staan hier niet tussen. Via de zoekbalk en de filter kan je eenvoudig licenties terugvinden. Code raadplegen Klik rechts op de drie puntjes > bekijk gegevens. Je vindt hier: • •
De VI-code (dit is de code om het materiaal te activeren) Een overzicht van leerkrachten die het comfort pack hebben geactiveerd o Je kan een leerkracht toevoegen via gebruikers toewijzen o Je kan een leerkracht verwijderen via de drie puntjes > verwijderen
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be
TIP: Indien het licentiebeheer bij de boekenverantwoordelijke ligt, kan je hem/haar eenvoudig mede-beheerder maken (zie punt 4.4). Let wel: als de licenties verspreid staan over meerdere campussen/meerdere klantnummers, zou het kunnen dat dit overzicht niet volledig is. Bij vragen hierover, kan je steeds terecht bij onze klantendienst.
Uitgeverij VAN IN - Nijverheidsstraat 92/5, 2160 Wommelgem – vanin.be