Ms Word 2019
3
211
De ‘mailmerge’
Reeksen documenten maken door een basisdocument (standaardbestand) en een document met variabelen (gegevensbestand) samen te voegen, is wellicht een van de meest aangewende technieken in tekstverwerking. In tegenstelling tot het gebruik van formulieren is deze techniek aangewezen voor grote aantallen brieven en voor gegevens, vooral adressen, die steeds weerkeren (bv. brieven die steeds naar dezelfde adressen verzonden moeten worden). Denk in dat verband aan standaardbrieven waarin het adres en de aanspreking verschillen, maar waarin de basistekst steeds dezelfde is. U hebt dus twee bestanden nodig: • hoofddocument: een bestand dat de vaste standaardtekst en -opmaak bevat (de gegevens en de opmaak die voor iedere brief gelijk blijven) en • gegevensbestand: een bestand dat de variabele gegevens bevat (bv. de namen en de adressen van de klanten die een brief moeten krijgen). Het eerste bestand met de standaardtekst maakt u met Ms Word. Voor het tweede bestand met de variabele gegevens kunt u Ms Word gebruiken, maar u kunt ook een beroep doen op andere programma’s zoals Ms Excel of Ms Access. We bespreken alleen de gegevensbank van Ms Word.
3.1
Terminologie
Het begrip ‘veld’ Een veld is een soort gegeven, bv. naam, adres, aanspreking, postcode enz. U kunt in een hoofddocument zoveel velden gebruiken als u wilt. Het begrip ‘record’ Een record bestaat uit een aantal ingevulde velden. Zo vormen de verschillende gegevens van eenzelfde persoon een record. Iedere record moet uit hetzelfde aantal ingevulde velden bestaan. Maak bij het ontbreken van een gegeven een ‘leeg’ veld aan. Alle records dienen in dezelfde volgorde te worden opgebouwd. NOTA Een ingevuld veld of de concrete waarde voor een veld (bv. Jacobs) noemt men een ‘voorkomen’ (in het Engels: ‘occurrence’). Een record bestaat dus niet uit een verzameling velden, maar uit een verzameling ‘voorkomens’. De verzameling velden heet een ‘typerecord’.
3.2
Een hoofddocument met een gegevensbestand samenvoegen
U moet de volgende stappen volgen: 1 maak het gegevensbestand; 2 voer de gegevens in; 3 maak het hoofddocument en gebruik daarbij de nodige samenvoegvelden; 4 voeg het hoofddocument en het gegevensbestand samen; 5 u kunt de documenten bewaren en/of afdrukken.