Hoofdstuk 4 Schriftelijke communicatie
Hoofdstuk 4
Schriftelijke communicatie Na dit hoofdstuk kun je: •
de voor- en nadelen van de verschillende schriftelijke communicatiemiddelen inschatten zodat je telkens het meest adequate communicatiemiddel kunt kiezen om het gewenste effect te bereiken;
•
inschatten waarbij ChatGPT je kan helpen bij je schriftelijke communicatie en hoe je dat correct inzet;
•
efficiënte prompts voor ChatGPT schrijven;
•
begrijpen wat een e-mail vlot en doeltreffend maakt, zodat je er maximaal het gewenste resultaat mee kunt verkrijgen;
•
de verschillende functies van een e-mail optimaal benutten;
•
een vormelijk correcte en inhoudelijk sterke e-mail of brief opstellen;
•
inschatten wanneer je een beter resultaat zult verkrijgen als je een brief inzet dan als je een mail zou sturen;
•
een inhoudelijk sterke, aangenaam lezende en goed gestructureerde tekst maken;
•
een chatgesprek voeren met een minimum aan ruis en een maximaal resultaat.
Tijdens je carrière zul je heel wat schriftelijk moeten communiceren. E-mail is tegenwoordig zowat het dominante communicatiemiddel geworden in bedrijven. Naast e-mails zul je wellicht ook andere schriftelijke stukken moeten maken. Daarbij kun je denken aan een klassieke brief via de post, een rapport na een marktonderzoek, een financieel plan, een juridisch advies of een stand van zaken in een dossier. Het permanente karakter van de geschreven boodschap houdt wat risico in. Je neemt soms weinig tijd om een boodschap per e-mail te nuanceren, maar ze heeft wel een bewijswaarde. Daarom dat het nuttig is om altijd rustig de tijd te nemen voor je geschreven boodschappen, of je ze nu per post, per mail of per WhatsApp verstuurt. In dit hoofdstuk tonen wij je hoe je ook schriftelijk duidelijk en erkennend communiceert om je doel vlot te bereiken. – We geven je eerst enkele schrijftips voor alle schriftelijke communicatie. – We staan stil bij hoe je ChatGPT op een verantwoorde manier inzet. – Dan focussen we op e-mails. – Daarna bespreken we kort hoe je een brief inzet. – Dan hebben we het over correcte teksten opstellen. – Vervolgens behandelen we de basisregels voor professionele chatgesprekken. – Ten slotte geven we je nog een tip van een ervaren schrijver mee.
75