Hoofdstuk 7 Van begin- naar eindbalans 1
De inventaris opstellen bij de afsluiting van het boekjaar
In onze vorige hoofdstukken maakten wij kennis met het dubbel boekhoudsysteem. Wij vertrokken hierbij van de beginbalans, die ook als allereerste boeking verwerkt werd in journaal en grootboek. In hetzelfde journaal en grootboek werden daarna alle verrichtingen geregistreerd die een weerslag hebben op het vermogen, het resultaat en de financiële positie van de onderneming. Hierbij laat de wetgever toe één journaal te gebruiken of verschillende hulpdagboeken (bv. een aankoopboek voor alle aankoopfacturen, een verkoopboek voor alle verkoopfacturen, een bankdagboek voor alle bankrekeninguittreksels ...). Wie kiest voor het systeem van de hulpdagboeken is wel verplicht maandelijks of driemaandelijks een synthese te maken in het centraal journaal. Alle registraties in journaal en grootboek gebeuren op basis van gedagtekende verantwoordingsstukken (bv. een factuur, een bankrekeninguittreksel, een loon- en weddestaat, een kasdocument, een intern document opgemaakt door de bestuurders …). Die verantwoordingsstukken moeten methodisch opgeborgen worden en zeven jaar bewaard worden in origineel of in afschrift. Voor stukken die niet strekken tot bewijs tegen derden geldt een bewaartermijn van drie jaar.
Art. III.90. stipuleert vervolgens: ‘Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris, worden ze samengevat en beschreven in een staat, zijnde de jaarrekening.’ Uit deze wettekst blijkt dat de inventaris een gedetailleerde staat is van alle activa en rechten enerzijds en alle schulden en verplichtingen anderzijds. Ook is duidelijk dat, vóór de resultatenrekening en de eindbalans opgemaakt kunnen worden, elke onderneming verplicht is haar boekhoudkundige registraties aan te passen aan de werkelijkheid weergegeven in de inventaris. Vanzelfsprekend zullen die aanpassingen aanleiding geven tot allerlei boekingen in journaal en grootboek, de zogenaamde regularisatieboekingen die uitgevoerd worden bij de afsluiting van het boekjaar.
Deel I – Hoofdstuk 7 Van begin- naar eindbalans
Na afloop van 12 maanden boeken in journaal en grootboek, moet een boekhouding afgesloten worden. Door die afsluiting rust op elke onderneming, ongeacht de grootte, een bijzonder belangrijke verplichting: het opmaken van de inventaris. Wij citeren ter zake art. III.89. van het Wetboek van Economisch Recht: ‘Elke onderneming verricht, omzichtig en te goeder trouw, ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op een door haar gekozen datum de inventaris op te maken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op haar bedrijf en van de eigen middelen daaraan verstrekt. Die inventaris wordt ingericht overeenkomstig het rekeningenstelsel van de onderneming. De Koning kan maatstaven voor de waardering van de inventaris bepalen.’
121