Inhoudstafel
inhoudstafel Woord vooraf
13
Leeswijzer 14 Inleiding 15 1 Een inleiding tot databanken
15
2 Een databank ontwerpen
16
3 Oefening
19
4 Wat is Microsoft Access?
19
Deel I Een relationele databank opstellen
21
1 Ms Access starten
23
2 De schermonderdelen
25
3 Opdrachten geven
29
3.1 Het lint gebruiken
29
3.2 Een snelmenu gebruiken
31
3.3 De werkbalk Snelle toegang gebruiken 32 3.4 Het toetsenbord gebruiken
4 De helpfunctie
32
32
4.1 Het lint gebruiken
32
4.2 Het tabblad Bestand gebruiken
34
4.3 Het tabblad Help gebruiken
34
4.4 De functietoets ¿ gebruiken
35
5 Oefening 1
35
6 Een databank met meer tabellen maken
35
6.1 Inleiding
35
6.2 Een databank maken
37
6.3 De tabellen maken
38
6.3.1 Een tabel opstellen vanuit de ontwerpweergave 38 6.3.2 Een tabel opstellen door gegevens in te typen 6.4 Tabellen hernoemen, kopiëren of verwijderen
42 43
6.4.1 Een tabel hernoemen
43
6.4.2 Een tabel kopiëren
43
6.4.3 Een tabel verwijderen
44
5
595904_Ms_Access_2019.indb 5
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
6.5 Relaties maken, bekijken, wijzigen en verwijderen
44
6.5.1 Relaties tussen tabellen leggen
44
6.5.2 De relaties bekijken
46
6.5.3 Een relatie wijzigen
47
6.5.4 Een relatie verwijderen
47
6.5.5 Een relatierapport maken
47
6.6 Een databank afsluiten
47
6.7 Een databank openen
48
6.8 Beveiligingswaarschuwing
49
6.9 Een databank verwijderen
50
7 Oefening 2
50
8 Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen
52
8.1 Gegevens invoeren
52
8.2 Verplaatsingen tussen records
53
8.3 De ingevoerde gegevens wijzigen
54
8.4 Records selecteren
55
8.5 Records verwijderen
56
8.6 Records toevoegen
56
9 Subgegevensbladen
56
10 Oefening 3
58
11 Oefening 4
59
12 De schermopmaak instellen
60
12.1 De opmaak van kolommen en rijen
60
12.1.1 De kolombreedte wijzigen
60
12.1.2 De rijhoogte wijzigen
61
12.1.3 Een kolom verplaatsen
61
12.1.4 Een kolom verbergen
61
12.1.5 Een kolom vastzetten
62
12.1.6 Een kolom toevoegen
62
12.1.7 Een kolom hernoemen
62
12.1.8 Een kolom verwijderen
62
12.2 Overige opmaakmogelijkheden
63
12.2.1 Het lint gebruiken
63
12.2.2 Het dialoogvenster gebruiken
64
13 Oefening 5
64
14 Oefening 6
65
6
595904_Ms_Access_2019.indb 6
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
15 Gegevens zoeken en vervangen in een tabel
65
15.1 Gegevens opzoeken
66
15.2 Jokertekens gebruiken
67
15.3 Gegevens zoeken en vervangen
67
16 Oefening 7
68
17 Gegevens selecteren
69
17.1 De algemeen filter 69 17.2 De formulierfilter 72 17.3 De selectiefilter 73
18 Gegevens sorteren
73
19 Oefening 8
74
20 Afdrukken
74
20.1 De gegevens afdrukken
74
20.2 De tabelstructuur afdrukken
75
21 De tabeldefinitie verfijnen 21.1 De veldeigenschappen wijzigen
76 76
21.1.1 De veldlengte instellen
77
21.1.2 De weergave van de gegevens instellen
78
21.1.3 De vormvereiste van de invoer bepalen
83
21.1.4 Een bijschrift opgeven
85
21.1.5 Een standaardwaarde opgeven
85
21.1.6 Controle van de invoer
86
21.1.7 Verplichte invoer van gegevens
88
21.1.8 Instellen of lege invoer toegelaten is
88
21.1.9 Unicode-compressie
88
21.1.10 Tekst met opmaak bij een veld van het type Lange tekst
88
21.1.11 De uitlijning van het veld instellen
89
21.1.12 De geschiedenis van de veldwaarde bijhouden
89
21.1.13 De datumkiezer weergeven of verbergen
89
21.1.14 De weergave van het veld instellen
89
21.2 Indexen gebruiken
91
21.2.1 Wat is een index?
91
21.2.2 Een enkelvoudige index maken
92
21.2.3 Oefening 9
92
21.2.4 Een meervoudige index maken
92
21.3 De tabeleigenschappen instellen
93
22 Oefening 10
94
23 Oefening 11
94
7
595904_Ms_Access_2019.indb 7
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
24 Oefening 12
95
25 Oefening 13: herhalingsoefening
96
Deel II Een databank raadplegen: ‘query’s’
99
1 Hoe werkt een query?
101
2 Een query maken
101
2.1 Velden aan het queryraster toevoegen
102
2.1.1 Eén veld uit een tabel toevoegen
103
2.1.2 Alle velden uit een tabel toevoegen
103
2.2 Velden uit het queryraster verwijderen
103
2.3 De volgorde van de velden wijzigen
104
2.4 Tabellen toevoegen en verwijderen
104
2.5 Het ontwerpscherm aanpassen
104
3 Een query uitvoeren
104
4 Een query bewaren
105
5 Een opgeslagen query gebruiken
105
6 Kolomtotalen toevoegen
106
7 Gegevens sorteren
106
8 Oefening 1
107
9 Selectiecriteria gebruiken
107
9.1 Een enkelvoudig selectiecriterium invoeren
107
9.1.1 Algemene werkwijze
107
9.1.2 Zoeken naar lege velden
108
9.1.3 Zoeken naar opgevulde velden
109
9.2 Een meervoudig selectiecriterium invoeren 9.2.1 Algemene werkwijze 9.2.2 De operatoren 9.3 Het belang van de joineigenschappen
109 109 111 111
9.3.1 Eerste keuze: ‘equi-join’ of ‘inner-join’
112
9.3.2 Tweede keuze: ‘left outer join’
113
9.3.3 Derde keuze: ‘right outer join’
113
9.4 Topwaarden opzoeken
113
9.5 Unieke waarden opvragen
114
9.6 Dubbele veldwaarden zoeken
115
9.7 Niet-gekoppelde records zoeken
117
9.8 De Opbouwfunctie voor expressies
119
10 Oefening 2
119
8
595904_Ms_Access_2019.indb 8
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
11 Oefening 3
121
12 Geavanceerde query’s
122
12.1 Een veld als criterium gebruiken (velden vergelijken)
122
12.2 Berekeningen maken
122
12.3 Functies in query’s gebruiken
124
12.3.1 Tekstfuncties
124
12.3.2 Datum- en tijdfuncties
125
12.3.3 Wiskundige functies
126
12.3.4 Functies met voorwaarden
126
12.3.5 De Format-functie
127
12.4 Parameters gebruiken
129
12.4.1 De parameters definiëren
129
12.4.2 De volgorde van de parameters instellen
130
12.5 Totalen en statistische gegevens opstellen
131
13 Oefening 4
135
14 Oefening 5
136
15 Kruistabellen maken
137
16 Oefening 6
139
17 Oefening 7
139
18 Actiequery’s
140
18.1 Tabelmaakquery
140
18.2 Bijwerkquery
141
18.3 Toevoegquery
143
18.4 Verwijderquery
144
19 Oefening 8
146
20 Oefening 9
146
21 Een tabel normaliseren met actiequery’s
147
22 Oefening 10
148
Deel III Formulieren
149
1 Een voorgedefinieerd formulier maken
151
1.1 De functie Formulier gebruiken
151
1.2 De functie Meerdere items gebruiken
152
1.3 De functie Gesplitst formulier gebruiken
153
2 De Wizard Formulier gebruiken 154
9
595904_Ms_Access_2019.indb 9
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
3 De mogelijke weergaven bij formulieren
156
3.1 De formulierweergave
156
3.2 De indelingsweergave
156
3.3 De ontwerpweergave
157
4 Het formulier aanpassen
159
4.1 Soorten besturingselementen
159
4.2 Besturingselementen selecteren
159
4.3 Besturingselementen verplaatsen en kopiĂŤren
160
4.3.1 Besturingselementen die tot een indeling horen
160
4.3.2 Besturingselementen die niet tot een indeling horen
162
4.4 Het formaat van besturingselementen wijzigen
162
4.5 Het formulier aanpassen met de tab Ontwerp 163 4.6 Het formulier aanpassen met de tab Schikken 165 4.7 Het formulier aanpassen met de tab Opmaak 168 4.8 De bijschriften aanpassen
170
5 Objecten uit het ontwerpscherm verwijderen
171
6 Zelf een formulier ontwerpen
171
7 Oefening 1
171
8 De eigenschappen instellen
172
8.1 De eigenschappen van een besturingselement
172
8.2 De eigenschappen van het formulier
175
9 Besturingselementen toevoegen
176
9.1 Een tekstlabel maken
179
9.2 Een berekend tekstvak toevoegen
179
9.3 Een wisselknop invoegen
180
9.4 Een groepsvak maken
180
9.5 Een keuzelijst maken
182
9.6 Opdrachtknoppen toevoegen
187
9.7 Grafische elementen invoegen
188
9.8 Tabbladen invoegen
189
9.9 Een hoofd- met een subformulier maken
190
9.9.1 De Wizard Formulier gebruiken
190
9.9.2 Het hoofd- en subformulier zelf ontwerpen
191
10 Gegevens voor een formulier selecteren
192
11 Een formulier verwijderen
192
12 Oefening 2
193
13 Oefening 3
194
14 Oefening 4
196
10
595904_Ms_Access_2019.indb 10
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
Deel IV  Rapporten
199
1 Een voorgedefinieerd rapport maken
201
2 De Wizard Rapport gebruiken
202
3 De mogelijke weergaven bij rapporten
206
3.1 De rapportweergave
206
3.2 Het afdrukvoorbeeld
206
3.3 De indelingsweergave
206
3.4 De ontwerpweergave
207
4 Het rapport aanpassen
208
5 Een paginanummer invoegen
208
6 De huidige datum en/of tijd invoegen
208
7 Zelf een rapport ontwerpen
209
8 Rapporten afdrukken
209
8.1 Pagina-instellingen maken
209
8.2 Het rapport afdrukken
210
9 Etiketten maken
211
9.1 Een bestaand etiketformaat gebruiken
212
9.2 Een eigen etiketformaat opstellen
213
10 Oefening 1
214
11 Oefening 2
215
12 Oefening 3
216
13 Bijzondere mogelijkheden
216
14 Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen
220
15 De eigenschappen van een sectie aanpassen
222
16 Een rapport verwijderen
223
17 Oefening 4
223
18 Oefening 5
224
19 Oefening 6
224
Deel V  Een navigatieformulier gebruiken
227
1 Een navigatieformulier maken
229
2 Een navigatieformulier aanpassen
231
3 Het navigatieformulier automatisch openen
231
4 Oefening 1
232 11
595904_Ms_Access_2019.indb 11
10/08/20 13:16
Inhoudstafel
Deel VI Integratie met Ms Word en Ms Excel
233
1 Overdracht van Ms Access naar Ms Word
235
1.1 Gegevensoverdracht via het klembord
235
1.2 Exporteren naar een .rtf-bestand
236
1.3 Gegevens samenvoegen met een hoofddocument: mailmerge
237
2 Overdracht van Ms Access naar Ms Excel
239
2.1 Gegevensoverdracht via het klembord
239
2.2 Exporteren naar Ms Excel
241
2.3 Een databank delen met Ms Excel
242
3 Overdracht van Ms Excel naar Ms Access
243
3.1 Een lijst uit Ms Excel importeren
243
3.2 Een lijst uit Ms Excel koppelen
246
4 Oefening 1
247
5 Oefening 2
248
6 Oefening 3
248
7 Oefening 4
248
Deel VII De koppeling met het internet
249
1 Wat is internet?
251
2 Een databaseobject als bijlage bij een e-mail versturen
251
3 Oefening 1
252
12
595904_Ms_Access_2019.indb 12
10/08/20 13:16