Inhoudstafel
Inhoud Hoofdstuk 1 Introductie
11
1
13
Hoe kun je dit boek gebruiken?
2 Algemeen
3
13
2.1
Exact Online – het pakket en de verschillende producten
13
2.2
Exact Online en andere pakketten
14
2.3
Aan de slag met Exact Online: aanmelden en beginscherm
15
2.3.1
Het gebruik van de registratiecode voor studenten
15
2.3.2
Inloggen op Exact Online
18
Voor de start
20
3.1
Administratie creëren
20
3.2
Dossier instellen
28
3.2.1
De gebruikersinstellingen – Je persoonlijke schermweergave
30
3.2.1.1 Algemeen
30
3.2.1.2 Regionale instellingen
30
3.2.1.3 Exporteren
31
3.2.1.4 Invoer
31
3.2.1.5 Dialoog
31
Instellingen van je administratie
32
3.2.2.1 Boekhouding
32
3.2.2.2 Activa
38
3.2.2.3 Offerte en verkoopfactuur
39
3.2.2.4 Intrastat
40
3.2.2.5 Algemeen
40
3.2.2.6 Scanservice
40
3.2.2.8 Talen
41
3.2.2.8 Facturen goedkeuren
41
Belangrijke terminologie en sneltoetsen
41
3.3.1 Terminologie
41
3.3.2 Sneltoetsen
42
3.3.3 Overige
43
3.2.2
3.3
3.4 Stamgegevens 3.4.1
3.4.2
43
De periode-datumtabel
43
3.4.1.1 Een boekjaar
44
3.4.1.2 Een periode
45
De btw-codes
46
3.4.2.1 Overzicht van de btw-codes
46
3.4.2.2 Mogelijkheden
46
5
Inhoudstafel 3.4.3
Het rekeningenstelsel
48
3.4.3.1 Aanmaken van een nieuwe rekening
48
3.4.3.2 Wat na de creatie van een rekeningnummer?
51
3.4.4
De dagboeken
52
3.4.5
De betalingsvoorwaarden
55
3.4.6
De grootboekclassificaties
55
3.4.7
De relaties: klanten en leveranciers
56
3.4.7.1 Een specifieke klant of leverancier opzoeken
56
3.4.7.2 Een fiche van de klant/leverancier bekijken
57
3.4.7.3 Een relatiefiche bekijken, bewerken of verwijderen
57
3.4.7.4 Een nieuwe relatie aanmaken
58
3.4.7.5 Het raadplegen van een relatiefiche
60
De valuta’s en de wisselkoersen
61
3.4.8
4
Werken met Exact Online
62
4.1
De startpagina aanpassen
62
4.2
Een back-up maken
64
4.3
Afdrukken maken en gegevens exporteren in Exact Online
66
4.4
Import en export van gegevens
67
4.5
Early Access
72
4.6
Exact Online op smartphone of tablet
72
4.7
De supportfunctie van Exact Online
73
Hoofdstuk 2 Van start met Carton bv
75
1
Introductie van de case Carton
77
2
De openingsbalans invoeren
78
2.1
Een openingsbalans inboeken in het diversendagboek
80
2.2
Een grootboekrekening wijzigen of aanmaken
80
2.3
Openstaande handelsvorderingen en leveranciersschulden ingeven
82
2.4
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken
82
2.4.1
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via het boekingsscherm
82
2.4.2
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via het tabblad Relaties
83
2.4.3
Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via Stamgegevens
84
3
2.5
Grootboekrekening bank en kas gebruiken in de openingsboeking
84
2.6
Openingsdagboek afdrukken
85
Verkoopverrichtingen
88
3.1
Een verkoopverrichting ingeven
88
3.2
Een uitgaande creditnota verwerken
90
3.3
Een verkoopfactuur met financiële korting
91
3.4 Verkoopdagboek
6
92
Inhoudstafel
4
5
Aankoopverrichtingen
94
4.1
Een aankoopverrichting ingeven
94
4.2
Een aankoopfactuur met beperkte btw-aftrekbaarheid
97
4.3
Een aankoopfactuur zonder btw
99
4.4
Een aankoopfactuur met meerdere btw-tarieven of gedeeltelijke vrijstelling
100
4.5
Een aankoopfactuur met vaste activa
100
4.6
Een aankoopfactuur met een commerciële korting
101
4.7
Een inkomende creditnota verwerken
102
4.8
Nog enkele courante aankoopverrichtingen
103
4.9
Aankoopdagboek
104
Financiële verrichtingen
107
5.1
Een financieel dagboek aanmaken
107
5.2
Een eerste rekeninguittreksel boeken
108
5.3
Afpunten
110
5.4
Een betaling met financiële korting, koersverschil of betalingsverschil
111
5.5
Financieel dagboek
112
5.6
Openstaande klanten en leveranciers
116
Hoofdstuk 3 Koffiebar: Pausa Café
117
1
119
Voorstelling koffiebar 1.1
Voorstelling van Pausa Café
119
1.2
Activiteiten van Pausa Café
119
2
Inboeken van de beginbalans
119
3
Opmaken bestaande investeringsfiches
123
3.1
4
Opmaken investeringsfiche voorschot elektriciteitswerken
Inboeken aankoopverrichtingen
123
126
4.1
Aanpassen van de nummering van het aankoopdagboek
127
4.2
Aanpassen van de boekhoudkundige periode
128
4.3
Inboeken van de aankoopfacturen
128
4.3.1
Een aankoopfactuur van grondstoffen, hulpstoffen met hoeveelheidskorting
128
4.3.2
Inboeken aankoopfactuur van verschillende producten (grondstoffen, hulpstoffen, klein materiaal)
129
4.3.3
Inboeken aankoopfactuur van gebak (om door te verkopen)
130
4.3.4
Inboeken aankoopfactuur voor aankoop van bekers
130
4.3.5
Inboeken aankoopfactuur voor koffiebonen
131
4.3.6
Inboeken aankoopfactuur aankoop van GKS
131
4.3.7
Inboeken aankoopfactuur voor renovatie keukenblok
133
4.3.8
Inboeken aankoopfactuur voor verloren verpakkingsmateriaal
135
4.3.9
Inboeken aankoopfactuur voor aankoop van drank incl. verpakkingsmateriaal
136
4.3.10 Inboeken factuur voor aankoop keukenmateriaal IC
136
7
Inhoudstafel 4.3.11 Inboeken aankoopfactuur voor aankoop servies
137
4.3.12 Inboeken aankoopfactuur elektriciteit
137
4.3.13 Inboeken aankoopfactuur water en gas
138
4.3.14 Inboeken factuur voor aankoop Apple iPhone
138
4.3.15 Inboeken factuur voor leasing wagen
140
4.3.16 Inboeken van aankoop van postzegels en aanverwante producten
141
4.3.17 Inboeken factuur voor brandverzekering
141
4.3.18 Inboeken factuur voor vakliteratuur
145
4.3.19 Inboeken factuur november loonadministratie
145
4.3.20 Inboeken factuur december loonadministratie
146
4.3.21 Inboeken factuur voor sociale bijdrage voor de bestuurder
146
4.3.22 Inboeken factuur voor aansluiting koffiebar bij het FAVV
146
4.3.23 Inboeken facturen voor de billijke vergoeding en Sabam
4.3.24 Inboeken factuur voor interimprestaties van de maand december
147
4.3.25 Inboeken factuur voor aankoop koffiemachine
147
4.3.26 Inboeken factuur voor aankoop gebrande koffiebonen
147
4.3.27 Inboeken factuur voor transportkosten invoer koffiebonen
150
4.3.28 Inboeken creditnota met commerciĂŤle korting
151
4.3.29 Inboeken creditnota voor materiaal teruggestuurd wegens beschadiging
151
Aankoopdagboek afdrukken
152
Inboeken verkoopfacturen
157
4.4
5
6
7
5.1
Inboeken kassaverkopen
157
5.2
Opmaken verkoopfacturen in Exact Online
158
5.3
Opmaken verkoopfactuur vaste activa
167
5.4
Verkoopdagboek afprinten
170
Inboeken financiĂŤle verrichtingen
172
6.1
Inboeken van de kas
172
6.2
Inboeken van de bank via een CSV-bestand
173
6.3
Inboeken van de bank via een CODA-bestand
179
6.4
Financieel dagboek afdrukken
183
Inboeken maandelijkse diverse verrichtingen 7.1
Inboeken van loondocumenten
8 Btw-formaliteiten
8
147
186 186
187
8.1
Een nieuwe btw-aangifte opmaken
187
8.2
Een intracom-opgave opmaken
193
8.3
Een btw-omzetvergelijking opmaken
193
8.4
Een jaarlijkse btw-listing opmaken
196
Inhoudstafel
9
10
Eindejaarsverrichtingen en jaarafsluiting
197
9.1
Inboeken van de voorziening van het vakantiegeld
197
9.2
Inboeken van de afschrijvingen
197
9.3
Inboeken van de over te dragen kosten
201
9.4
Inboeken van de eindvoorraad
201
9.5
Inboeken van de overboeking van de lening van lange termijn naar korte termijn
201
9.6
Inboeken van te ontvangen facturen
202
Special topics 10.1
202
Vaste boekingen
202
10.2 Toewijzingsregels
203
Hoofdstuk 4 Digitalisatie
205
1
Digitaliseren en cloudtoepassingen
207
2
Als accountant online samenwerken met de klant
207
3 Scanservice
4
208
3.1
Waarom ‘Scan en herken’?
208
3.2
Vereisten voor ‘Scan en herken’
209
3.3
Administratie instellen voor ‘Scan en herken’
209
3.4
Hoe kunnen er documenten worden geüpload
212
3.4.1 Scanservice
212
3.4.2
Via het e-mailadres gekoppeld aan de digitale brievenbus
214
3.4.3
Facturen uploaden via smartphone of tablet
216
Exact Online – Mijn Kantoor
218
4.1
Inloggen in Exact Online
218
4.2
Leren werken met de omgeving
219
4.2.1
219
4.3
Bank / Kas
4.2.2 Verkoop
219
4.2.3 Aankoop
220
4.2.4 Resultaat
221
4.2.5 Btw-aangiften
222
4.2.6 Navigatie
223
4.2.6.1 Cockpit
223
4.2.6.2 Relaties
223
4.2.6.3 Verkoop – Aankoop – Bank
223
4.2.6.4 Aangiften
223
Scannen en uploaden van facturen 4.3.1
Inscannen van facturen
4.3.2
Uploaden van de facturen (Mijn Kantoor)
223
223 223
9
Inhoudstafel 4.4
10
Een verkoopfactuur aanmaken als gebruiker van Exact Online – Mijn Kantoor
224
4.4.1
Een nieuwe verkoopfactuur aanmaken
224
4.4.1.1 Selecteer de juiste relatie of maak een nieuwe relatie aan
224
4.4.1.2 De factuur bewerken
224
4.4.1.3 De detaillijnen bewerken
224
4.4.1.4 De verkoopfactuur bewaren als concept
225
4.4.1.5 Je verkoopfactuur e-mailen
225
4.4.1.6 Belangrijke knoppen
225
4.4.1.7 Factuur
225
4.4.1.8 Status van de factuur
226