Boekhouden Een kennismaking
Uitgeverij Academia Press Ampla House Coupure Rechts 88 9000 Gent BelgiÍ www.academiapress.be Uitgeverij Academia Press maakt deel uit van Lannoo Uitgeverij, de boeken- en multimediadivisie van Uitgeverij Lannoo nv. ISBN 978 94 014 60088 D/2019/45/118 NUR 780 Crescentia Bonne & Karel Saenen Boekhouden. Een kennismaking Gent, Academia Press, 2019, XIV + 242 pp. Achttiende editie, 2019 Eerste editie, 1997 Vormgeving cover: Studio Lannoo, Keppie & Keppie Vormgeving binnenwerk: Karakters, Gent Š Crescentia Bonne, Karel Saenen & Uitgeverij Lannoo nv, Tielt Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Boekhouden Een kennismaking
Crescentia Bonne & Karel Saenen
AMPUS LEARN
chikbaar vanaf academiejaar 2018-2019
f naar www.ecampuslearn.com.
ECAMPUS LEARN ef de volgende unieke code in: Beschikbaar vanaf academiejaar 2018-2019
l succes! Surf naar www.ecampuslearn.com. Geef de volgende unieke code in: Veel succes!
In het boek vind je enkele icoontjes terug. Die kun je op de volgende manier lezen:
Op eCampuslearn zijn er extra toepassingen en informatie voor zowel studenten als docenten te vinden.
Oefeningen die aansluiten bij de leerstof uit het voorbije hoofdstuk staan op het einde van
uk: juni 2018 het boek onder het deel Toepassingen (vanaf p.203). ruk: september 2017 De leerdoelen worden na elk hoofdstuk opgesomd: wat moet de student kennen en druk: maart 2016 kunnen? uk: december 2016
45/186 – ISBN 978 94 014 2640 4 – NUR 807
Vijfde druk: juni 2018 ing omslag: Keppie & Keppie Vierde druk: september 2017 ing binnenwerk: Jurgen Leemans Tweede druk: maart 2016 Derde druk: december Lievens & Uitgeverij Lannoo nv, Tielt,2016 2015.
D/2015/45/186 ISBN 94 014 2640 4 de – NUR 807en ij LannooCampus maakt deel–uit van 978 Lannoo Uitgeverij, boekendiadivisie van Uitgeverij Lannoo nv. Vormgeving omslag: Keppie & Keppie Vormgeving binnenwerk: Jurgen Leemans ten voorbehouden. n deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of © middel Filip Lievens & Uitgeverij r gemaakt, door van druk, fotokopie,Lannoo nv, Tielt, 2015. m, of op welke andere wijze dan ook, zonder Uitgeverij LannooCampus maakt deel uit van Lannoo Uitgeverij, de boeken- en ande schriftelijke toestemming van de uitgever. multimediadivisie van Uitgeverij Lannoo nv. ij LannooCampUs Alle voorbehouden. UeLensvest 179 bUsrechten 101 Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of ven openbaar gemaakt, door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze dan ook, zonder noocampus.bevoorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Uitgeverij LannooCampUs erasme rUeLensvest 179 bUs 101 3001 LeUven BeLgië www.lannoocampus.be
VOORWOORD Beste student, Dit boek begeleidt je bij je verkenning van de praktijk en de principes van het dubbel boekhouden, het boekhoudsysteem dat in het overgrote deel van de ondernemingen wordt toegepast. Op het einde van deze verkenningstocht zullen termen zoals een balans of een resultatenrekening voor jou geen geheimtaal meer zijn. Je zult ook begrijpen wat er op een boekhoudafdeling gebeurt en welke verbindingen er zijn met andere bedrijfsafdelingen. Dergelijke competenties zullen zeker hun nut bewijzen zodra je je op de arbeidsmarkt begeeft. Wij, auteurs van dit boek, hebben onze didactische ervaring als docenten in verschillende bacheloropleidingen ten volle benut. We hebben veel zorg besteed aan een transparante en stapsgewijze opbouw, aan begrijpelijke taal en aan voldoende voorbeelden ter ondersteuning van de inhoud. Je vindt in het boek regelmatig een verwijzing naar de oefeningen (de oefenbundel zit achteraan het boek), die je op dat moment moet kunnen oplossen. Bij elk hoofdstuk vind je ook een formulering van leerdoelen die aangeven wat je na dat hoofdstuk moet kennen en kunnen. De leerinhoud hebben we beperkt tot de kern van het boekhoudproces. Allerlei zijpaden die niet essentieel zijn, hebben we bewust niet bewandeld. Eerst maak je kennis met de basisprincipes en de belangrijkste instrumenten van het dubbel boekhouden. Verder leer je deze principes en instrumenten gebruiken in een aantal veelvoorkomende verrichtingen. Je verwerft inzicht in wat er op het einde van een boekjaar allemaal moet gebeuren om een getrouw beeld van de onderneming te kunnen presenteren in wat men de ‘jaarrekening’ noemt. Met de code die je op de linkerpagina vindt, heb je toegang tot eCampusLearn, het leerplatform van Academia Press. Daar kun je het volgende leermateriaal raadplegen: - Het e-boek - Extra oefeningen - Extra topics - De oplossingen bij de extra topics - Invulstaten in Excel van balans en resultatenrekening - De sjablonen van de proef- en saldibalans, factuurberekening.... Dit zal je ongetwijfeld helpen bij het (zelfstandig) verwerven van de leerinhoud. Wij hopen dat dit boek je een sterke steun mag bieden bij de studie en wensen je veel succes in je opleiding. De auteurs Crescentia Bonne & Karel Saenen
VI Voorwoord
Beste docent, Dank voor uw interesse in Boekhouden. Een kennismaking. Dit boek is bedoeld voor opleidingen in het hoger onderwijs waar boekhouden deel uitmaakt van het programma als ondersteunend competentiecluster, maar niet tot de hoofdlijnen van de opleiding behoort. We denken bijvoorbeeld aan de opleidingen Toegepaste Informatica, Office Management, Toerisme, Marketing, Vastgoed, ... Verwacht van dit boek daarom geen uitleg over allerlei materies die in essentie niet tot het boekhouddomein behoren, zoals loonberekening, berekening van vennootschapsbelasting, bijzondere btw-regelingen, procedures bij oprichten van een vennootschap. Dat behoort eerder tot andere vakgebieden. Wat u wel mag verwachten is een klare lijn die vertrekt van een eerste kennismaking met de kerninstrumenten en kernprincipes van het dubbel boekhouden, verder loopt over de courante verrichtingen en verrichtingen die verbonden zijn aan de vermogensbestanddelen op lange termijn, om uit te monden bij de verrichtingen bij het einde van het boekjaar. Transparant en eenvoudig houden betekent uiteraard niet simplificeren tot een niet-correcte weergave. De student mag/moet beseffen dat boekhoudkundige registratie dient te steunen op de boekhoudregelgeving. We hebben rekening gehouden met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) van 23 maart 2019 en het KB van 29 april 2019 tot uitvoering van dit WVV. Met de code op pagina IV hebt u toegang tot eCampusLearn, het leerplatform van Academia Press, waar zowel studenten als docenten bijkomend materiaal vinden: • Het e-boek • Extra oefeningen • Extra topics • De oplossingen bij de extra topics • Invulstaten in Excel van balans en resultatenrekening • Sjablonen van de proef- en saldibalans, factuurberekening... Als docent vindt u er bovendien nog meer ondersteunend docentenmateriaal: • De oplossingen bij de oefeningen uit het boek • De oplossingen bij de extra oefeningen • Een PowerPointpresentatie met samenvattingen van het boek De extra topics kunt u gebruiken indien het voor u en uw studenten wat meer mag zijn. Elke topic kan als een afzonderlijke module worden gebruikt en bij elke topic horen toepassingen. De volgende thema’s komen aan bod: • Hoe wordt vennootschapsbelasting berekend en geboekt? • Van aanpassingsposten tot jaarrekening: een voorbeeld • De boekhoudkundige verwerking van leasing Wij hopen dat u met dit boek een goed bruikbaar en flexibel leerinstrument in handen hebt. Als u opmerkingen hebt, kunt u dit steeds via de uitgeverij aan ons melden. Een bijzonder woord van dank gaat naar onze collega en medeauteur van voorgaande uitgaven, Hilde Liagre. Met collegiale groeten De auteurs Crescentia Bonne & Karel Saenen
INHOUD Voorwoord
V
DEEL 1 BASISBEGRIPPEN
1
Hoofdstuk 1: Boekhouden in de onderneming
3
1 Een informatieverwerkend systeem
3
2 Boekhoudwetgeving 2.1 Belgisch en Europees boekhoudrecht 2.2 Wie moet een boekhouding voeren? 2.3 Boekhoudsysteem
4 4 6 6
2.3.1 Volledige boekhouding 2.3.2 Vereenvoudigde boekhouding
2.4 Indeling van de vennootschappen volgens groottecriteria 2.4.1 Ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren 2.4.2 Vennootschappen die een volledige boekhouding moeten voeren
6 7
7 7 7
3 De jaarrekening
8
4 Enkele boekhoudprincipes 4.1 Principe van de periodiciteit; begrip ‘boekjaar’ 4.2 Principe van de verantwoordingsstukken; begrip ‘boeking’
8 8 9
4.2.1 Interne en externe verantwoordingsstukken 4.2.2 Verwijzing en raadpleging
4.3 Principe van de boekhoudkundige entiteit 4.4 Principe van het getrouwe beeld
9 9
10 10
Hoofdstuk 2: Balans en resultatenrekening
13
1 Vermogen 1.1 Aanwending van vermogen 1.2 Oorsprong van vermogen 1.3 Evenwicht
13 13 14 14
2 Balans 2.1 Begrip 2.2 Indeling van de balans
16 16 16
2.2.1 Indeling der activa 2.2.2 Indeling der passiva 2.2.3 Voorbeeld
19 19 20
VIII Inhoud
2.3 Nog enkele begrippen 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5
Beginbalans en eindbalans Balans van de jaarrekening versus tussentijdse balansen Vreemd vermogen Afleiding van het eigen vermogen uit de overige balansrubrieken Van lang naar kort
3 Resultatenrekening 3.1 Begrip 3.2 Indeling van de resultatenrekening 3.2.1 Groepering van de kosten en opbrengsten 3.2.2 Resultaatverwerking
21 21 21 21 21 21
22 22 23 23 24
Hoofdstuk 3: Registratie van de verrichtingen
29
1 Basisprincipes 1.1 Verrichtingen met invloed op de balans 1.2 Verrichtingen met invloed op balans en resultatenrekening
29 29 32
2 Rekeningen 2.1 Begrip en terminologie
36 36
2.1.1 Soorten 2.1.2 Vorm en inhoud 2.1.3 Saldo van een rekening
36 37 37
2.2 Werking van de rekeningen
38
2.2.1 Werking van de balansrekeningen 2.2.2 Werking van de resultatenrekeningen 2.2.3 De boekingen
39 39 41
2.3. Salderen en centraliseren van een rekening
49
3 Rekeningenstelsel 3.1 Minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel (MAR) 3.2 Het grootboek of ‘een aangepast rekeningenstelsel’ 3.3 Enkele bijzonderheden betreffende het MAR
51 51 52 53
4 Proef- en saldibalans
54
5 Subgrootboeken
56
6 Dagboek 6.1 Inhoud en vorm 6.2 Samenhang tussen dagboek en grootboek
56 56 58
Hoofdstuk 4: Einde van het boekjaar
61
1 De jaarrekening als ‘getrouw beeld’
61
2 De inventaris
62
3 Aanpassing van de rekeningen aan de inventaris
62
Inhoud IX
DEEL 2 DE BEDRIJFSCYCLUS
65
Hoofdstuk 1: Aankopen en verkopen van handelsgoederen
67
1 Factuur, creditnota en btw-principes 1.1 Factuur
67 67
1.1.1 Voorafgaande nota: het koopcontract 1.1.2 Verantwoordingsstuk 1.1.3 Verplichtingen
1.2 Creditnota 1.3 Btw-principes 1.3.1 De btw-wetgeving 1.3.2 Begrip en werking 1.3.3 Principe van de Belasting over de Toegevoegde Waarde 1.3.4 Belastingplichtige 1.3.5 Onderworpen handelingen 1.3.6 Btw-regeling in het intracommunautair verkeer 1.3.7 Btw-regeling met derde landen 1.3.8 Aangifte en vereffening van de btw 1.3.9 Btw-tarieven
1.4 Berekening van btw en factuurbedrag 1.4.1 Maatstaf van heffing (MVH) 1.4.2 Berekeningsgedeelte van de factuur 1.4.3 Praktijkvoorbeeld van een factuur
67 68 68
69 70 70 70 71 73 73 73 75 76 78
78 78 79 80
2 Handelsgoederen 2.1 Begrip 2.2 Principes bij het boeken
81 81 81
3 Aankopen van handelsgoederen 3.1 De rekening 604 Aankopen van handelsgoederen 3.2 Aankoop met handelskorting 3.3 Aankoop met aankoopkosten 3.4 Aankoop met financiële korting 3.5 Ingaande creditnota’s
82 82 82 83 84 86
3.5.1 Terugzendingen 3.5.2 Bedragcorrecties 3.5.3 Achteraf toegestane handelskorting
3.6 Waarborg wegens terug te zenden verpakking 3.7 Samenvatting 4 Verkopen van handelsgoederen 4.1 De rekening 700 Verkopen 4.2 Verkoop met handelskorting 4.3 Verkoop met doorgerekende verkoopkosten 4.4 Verkoop met financiële korting 4.5 Uitgaande creditnota’s 4.5.1 Wegens het terugzenden van goederen door de klant 4.5.2 Bedragcorrecties 4.5.3 Achteraf toegestane handelskorting
4.6 Waarborg wegens terug te zenden verpakking 4.7 Samenvatting 5 Voorraadwijzigingen
86 87 88
89 90 90 90 91 92 93 94 94 96 96
97 98 98
X Inhoud
Hoofdstuk 2: Andere elementen van het bedrijfsresultaat
103
1 Diensten en diverse goederen 1.1 Inhoud 1.2 Indeling 1.3 Voorbeeld
103 103 103 104
2 Personeelskosten 2.1 Inhoud 2.2 Samenstelling van de bezoldigingskost 2.3 De loonstaat, basisdocument van de boeking 2.4 Boeking van de bezoldigingskosten 2.5 Facturatie door het sociaal secretariaat
104 104 104 105 106 107
Hoofdstuk 3: De btw in de boekhouding
109
1 Inhoud van de btw-aangifte
109
2 Extracomptabele of intracomptabele btw-informatie
112
3 Werkwijze met hulprekeningen van rekeningnummers 411 en 451 3.1 Hulprekeningen 3.2 Boekingen
112 112 113
3.2.1 Tijdens de aangifteperiode 3.2.2 Einde aangifteperiode 3.2.3 Vereffening 3.2.4 Decembervoorschot
4 Kwartaalaangiften met voorschotbetalingen 4.1 Regeling van de btw-kwartaalaangiften 4.2 Het boeken van de voorschotten 4.3 Boekingen bij het einde van het kwartaal 4.4 Voorbeeld 4.4.1 Tijdens het tweede kwartaal: betaling voorschotten in de tweede en derde maand 4.4.2 Einde tweede kwartaal: centralisatie van de btw-rekeningen 4.4.3 Derde kwartaal
113 114 115 116
117 117 118 118 119 119 119 120
5 Boekingen in geval van enkele bijzondere regelingen 5.1 Intracommunautaire leveringen 5.2 Uitvoer naar niet EU-land, vrijgesteld van btw 5.3 Intracommunautaire verwerving van goederen 5.4 Invoer met verlegging van de heffing naar het binnenland 5.5 Niet-aftrekbare btw en beperking van het recht op aftrek 5.6 Btw-regeling bij ‘werken in onroerende staat’
121 121 121 122 122 122 123
Hoofdstuk 4: Financiële verrichtingen
125
1 De betaalmiddelen en de documenten 1.1 De zichtrekening 1.2 De overschrijving 1.3 Doorlopende opdracht, domiciliëring 1.4 De cheque 1.5 Betaalkaarten
125 125 126 126 126 126
1.5.1 Debetkaarten 1.5.2 Kredietkaarten
1.6 Kasverrichtingen
127 127
127
Inhoud XI
2 Kasverrichtingen 2.1 Kassen-contant 2.2 Kassen - Zegels (578)
128 128 128
2.2.1 Eerste werkwijze 2.2.2 Tweede werkwijze
128 129
3 Kredietinstellingen (550 tot 559) 3.1 Rekening-courant (55.0) 3.2 Saldo van de rekening-courant 3.3 Het boeken van betalingen door overschrijving of met betaalkaart
130 130 131 131
4 Interne overboekingen (58)
132
5 Geldbeleggingen (rekeningen 50 tot 53)
132
Hoofdstuk 5: Handelsvorderingen en handelsschulden
135
1 Aankopen en verkopen van goederen in het buitenland 1.1 Aankopen van handelsgoederen in een EU-lidstaat 1.2 Aankopen van handelsgoederen in een land buiten de EU 1.3 Verkopen van handelsgoederen aan een EU-lidstaat 1.4 Verkopen van handelsgoederen in een land buiten de EU
135 135 136 138 138
2 Dubieuze debiteuren 2.1 Boeken van dubieuze vorderingen en waardevermindering 2.2 De btw op niet-geïnde bedragen 2.3 Definitieve afhandeling van de dubieuze vordering
139 139 140 141
2.3.1 Begrip 2.3.2 Drie voorbeelden
141 142
DEEL 3 VERMOGENSBESTANDDELEN VAN DE LANGE TERMIJN
147
Hoofdstuk 1: Vaste activa
149
1 Indeling
149
2 Materiële vaste activa 2.1 Inhoud 2.2 Verwerving 2.3 Afschrijvingen op niet duurzame materiële vaste activa
150 150 150 151
2.3.1 Begrip 2.3.2 Boeking 2.3.3 Afschrijvingsplan 2.3.4 De lineaire afschrijving
2.4 Waardeverminderingen van duurzame materiële vaste activa 2.5 Verkoop van een materieel vast actief 3 Immateriële vaste activa 3.1 Inhoud 3.2 Ontstaan
151 151 152 153
154 155 155 155 156
3.2.1 Goodwill 156 3.2.2 Concessies, octrooien, licenties, knowhow, merken en soortgelijke rechten 156 3.2.3 Kosten van ontwikkeling 157
XII Inhoud
3.3 Afschrijvingen en waardeverminderingen op immateriële vaste activa 3.4 Verkoop van immateriële vaste activa
157 157
4 Financiële vaste activa
157
Hoofdstuk 2: Leningen op meer dan een jaar
159
1 Begrip
159
2 Lening met vaste aflossingsbestanddelen en degressieve annuïteitbedragen 2.1 Aangaan van de lening 2.2 Einde boekjaar 2.3 Betaling van de annuïteit
160 160 160 161
3 Lening met vaste annuïteitbedragen 3.1 Aangaan van de lening 3.2 Einde boekjaar 3.3 Betaling van de annuïteit
162 162 163 163
Hoofdstuk 3: Oprichtingskosten
165
1 Inhoud
165
2 Ontstaan 2.1 Directe activering van oprichtingskosten 2.2 Indirect activeren van oprichtingskosten
165 165 166
3 Afschrijvingen
166
DEEL 4 VERRICHTINGEN BIJ HET EINDE VAN HET BOEKJAAR
167
Hoofdstuk 1: AANPASSING VAN DE REKENINGEN AAN DE INVENTARIS
169
1 Omschrijving
169
2 Afschrijvingen, waardeverminderingen, voorzieningen voor risico’s en kosten; aanpassen van de rekeningen van voorraden; overdrachten van rekeningensaldi
170
3 Toerekenen van kosten en opbrengsten 3.1 Begrip 3.2 De boekingen
170 170 171
3.2.1 Werkwijze 3.2.2 Voorbeelden
3.3 Te ontvangen en op te maken facturen en creditnota’s 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4
Op te maken facturen voor verkochte goederen Op te maken creditnota’s m.b.t. verkochte goederen Te ontvangen facturen voor ontvangen goederen of diensten Te ontvangen creditnota’s voor ontvangen goederen of diensten
4 Wegboeken van verschillen 4.1 Kasverschillen 4.2 Koersverschil op vorderingen en schulden in vreemd geld
171 172
176 176 177 177 177
178 178 178
Inhoud XIII
Hoofdstuk 2: Bepaling en verwerking van het resultaat
181
1 Stappenschema
181
2 Vaststelling van het te bestemmen resultaat van het boekjaar 2.1 Principe van resultaatbepaling vanuit de saldibalans 2.2 Belastingresultaat: principes 2.3 Vaststellen van het resultaat van het boekjaar 2.4 Te bestemmen resultaat van het boekjaar
182 182 183 184 185
3 Resultaatverwerking 3.1 Te bestemmen resultaat (Fase 4 A) 3.2 Elementen bepalend voor de resultaatverwerking (Fase 4 B)
185 185 185
3.2.1 Natuurlijke personen die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefenen 3.2.2 Vennootschappen
3.3 Voorbeelden
185 186
187
3.3.1 Te bestemmen winstsaldo 3.3.2 Te verwerken verliessaldo
187 188
3.4 Boeken van de resultaatverdeling
188
3.4.1 Principes 3.4.2 Opnemen van het overgedragen resultaat van vorig boekjaar 3.4.3 De resultaatverdeling boeken
188 189 190
Hoofdstuk 3: Opstellen van de jaarrekening en afsluiten van de rekeningen
193
1 Definitieve proef- en saldibalans
193
2 Invullen van de jaarrekening 2.1 Balans en resultatenrekening 2.2 Toelichting van de jaarrekening
193 193 193
3 Afsluiten en heropenen van de rekeningen
194
Bijlagen
195
Bijlage 1: Beginselen van de boekhouddoctrine
195
Bijlage 2: Balans en resultatenrekening volgens volledig model NBB
199
Toepassingen 203
deel
1
BASISBEGRIPPEN
2 Deel 1
basisbegrippen
Dit inleidend hoofdstuk situeert de boekhouding binnen de onderneming en duidt aan dat er krijtlijnen zijn, namelijk de boekhoudwetgeving en principes van de boekhoudleer, waarbinnen die boekhouding moet worden gevoerd.
BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING HOOFDSTUK 1
1
1. Een informatieverwerkend systeem
3
2. Boekhoudwetgeving
4
3. De jaarrekening
8
4. Enkele boekhoudprincipes
8
EEN INFORMATIEVERWERKEND SYSTEEM
Een boekhouding zal men aantreffen in vrijwel alle organisaties. Waar er activiteiten met financiële aspecten gebeuren, waar middelen worden aangewend, zal de behoefte bestaan aan een instrument dat toelaat de ingezette middelen te beheren en dat beheer nadien te verantwoorden. Het boekhouden dat we in dit boek bestuderen is het ‘dubbel boekhouden’ van de ondernemingen. Het beheren van een onderneming vergt informatie die voor een belangrijk deel door de boekhouding moet worden verstrekt. Welke middelen zet de onderneming in bij het nastreven van haar doelstellingen? Hoe financiert ze die middelen? De belangrijkste vragen zijn of het resultaat van de ondernemingsactiviteiten overeenkomt met de winstdoelstelling van de onderneming en hoe dat resultaat kan verklaard worden. In de boekhoudwerkzaamheden onderscheiden we: - het registreren van de financiële gevolgen van de ondernemingsactiviteit - het opslaan van de informatie - het opstellen van rapporten ten behoeve van het bedrijfsbeheer
Uiteraard bestaat een verband tussen de aspecten: de rapporten moeten uit de registraties kunnen afgeleid worden. Dit registreren en rapporteren gebeurt volgens een systeem: het boekhoudsysteem. Dat is een geheel van werkwijzen, methodes en regels die samen de boekhoudleer vormen. Het boekhouden wordt in de ondernemingen niet telkens opnieuw uitgevonden.
4 Deel 1
basisbegrippen
De boekhouding heeft, om haar taak van registreren en rapporteren te vervullen, een eigen instrumentarium, zoals rekeningen, dagboeken en balansen. Het belangrijkste rapport is de jaarrekening. De boekhoudwet verplicht de ondernemingen jaarlijks dit boekhoudkundig verslag op te stellen. Deze jaarrekening is niet alleen een informatiebron voor het bedrijfsbestuur, maar is, via de plicht tot openbaarmaking, ook bedoeld als informatiebron voor de ‘belanghebbende partijen’1 waarmee het bedrijf in zijn bedrijfsomgeving te maken heeft: het personeel, aandeelhouders, leveranciers, klanten, potentiële investeerders, concurrenten, de overheid. Samenvattend kunnen we zeggen dat boekhouden een informatieverwerkend systeem is dat beantwoordt aan regels en methodes van de boekhoudleer. Het informatieverwerkend systeem verzamelt informatie, d.i. het registreren, en verstrekt informatie, d.i. het rapporteren. Deze informatie is financieel van aard. Het boekhoudsysteem staat ten dienste van het bedrijfsbeheer.
BOEKHOUDSYSTEEM RAPPORTEREN REGISTREREN
INFORMATIE OPSLAAN
- voor beheer - ook: voor ‘belanghebbenden’
2 BOEKHOUDWETGEVING In deze tekst wordt er slechts op gewezen dat er een boekhoudwetgeving bestaat voor de ondernemingen.
2.1
Belgisch en Europees boekhoudrecht
Het voeren van de boekhouding van een onderneming is geen louter technische kwestie. Sinds 1975 bestaat er een boekhoudwetgeving die voorschrijft hoe de boekhouding moet gevoerd worden. Deze regelgeving beperkt zich niet tot het afbakenen van een algemeen kader en het opleggen van een bepaald type boekhoudsysteem. Ze behelst ook gedetailleerde voorschriften, zoals over de wijze van registreren van bepaalde verrichtingen. Een boekhouding die gevoerd wordt volgens de voorschriften van de boekhoudwetgeving is een ‘regelmatige boekhouding’. Ook dit boek moet rekening houden met het boekhoudrecht. Zo zullen we vaak een bepaalde oplossing kiezen omdat deze beantwoordt aan de regelgeving (terwijl men misschien andere oplossingen had kunnen bedenken binnen de logica van het boekhouden). Het Belgisch boekhoudrecht ontwikkelde en ontwikkelt zich binnen de regelgeving van de Europese Unie, die harmonisatie binnen de lidstaten van de unie beoogt.
1
In de bedrijfsorganisatieleer noemt men die partijen ‘stakeholders’. Een onderneming moet namelijk niet alleen gericht zijn op zijn ‘shareholders’ of aandeelhouders.
Hoofdstuk 1
boekhouden in de onderneming
De basis van het Belgisch boekhoudrecht is de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen. Deze wet werd geconcretiseerd in een aantal Koninklijke Besluiten. Uit de oorspronkelijke teksten van deze boekhoudwet werd de wetgeving die over de jaarrekening handelt gelicht en overgebracht naar het Wetboek van Vennootschappen. Dit laatste wetboek ontstond op 7 mei 1999: alle over vele wetten en KB’s verspreide regelgeving betreffende vennootschappen werd herschreven en op samenhangende wijze gebundeld in een nieuw wetboek. Eveneens in 1975 werd een commissie voor boekhoudkundige normen (CBN) opgericht. Deze heeft tot taak door adviezen en aanbevelingen aan de ondernemingen bij te dragen tot de ontwikkeling van de boekhoudleer en de beginselen van een ‘regelmatige’ boekhouding verder vast te leggen. Deze commissie ontwikkelt dus een rechtsleer over het boekhouden. Het Belgisch boekhoudrecht ontwikkelde en ontwikkelt zich in het kader van de Europese regelgeving (Richtlijnen en Verordeningen) inzake boekhoudrecht en vennootschapsrecht. Eén van de Europese doelstellingen is harmonisering. Zo werd recent de Europese boekhoudrichtlijn van 26 juni 2013 omgezet naar Belgische regelgeving (wet en KB van 18/12/2015), wat belangrijke wijzigingen meebrengt in het boekhoudrecht van ons land. Een Europese Verordening verplicht de toepassing van de IAS-normen (International Accounting Standards) voor de geconsolideerde jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen. Een geconsolideerde jaarrekening is de gezamenlijke jaarrekening van alle ondernemingen die tot eenzelfde ‘groep’ van ondernemingen behoren. De IAS-normen worden opgesteld door de International Accounting Standards Board (IASB), een organisatie waarbij beroepsverenigingen uit meer dan honderd landen zijn aangesloten. De IASB promoot hoogwaardige normen voor financiële verslaggeving in jaarrekeningen, die wereldwijd aanvaard worden. De stakeholders (belanghebbende partijen) wensen immers informatie die gekenmerkt wordt door transparantie, vergelijkbaarheid over de grenzen heen en betrouwbaarheid. De boekhouding mag elektronisch worden gevoerd en bewaard. De boekhoudsoftware moet er wel voor zorgen dat de basisprincipes van de boekhoudwetgeving worden gerespecteerd. Vooral de eisen van materiële continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid zijn in dat verband essentieel.
OPMERKING:
Als we het over ‘de boekhoudwetgeving’ hebben dan bedoelen we niet de fiscale wetgeving. Uiteraard zullen ook de btw-wetgeving en de wetgevingen betreffende de inkomstenbelastingen specifieke eisen stellen aan de boekhouding. Deze wetgevingen leggen echter geen volledig boekhoudsysteem op, noch ontwikkelen ze een leer van het boekhouden. Voor de fiscus telt de inhoud en controleerbaarheid van een boekhouding en niet de vorm ervan. Het is de taxatieambtenaar die moet beslissen of hij een aan hem voorgelegde boekhouding aanvaardt. Hij baseert zijn oordeel op feitelijke omstandigheden en het concrete geval.
5
6 Deel 1
2.2
basisbegrippen
Wie moet een boekhouding voeren?
De boekhoudwetgeving zegt dat ‘de ondernemingen’ een boekhouding moeten voeren volgens de bepalingen van die wetgeving. Ze bepaalt dan wie de ‘ondernemingen’ zijn. Als introductie volstaat de hier volgende vereenvoudiging. Tot de ondernemingen behoren: 1. De natuurlijke personen die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefenen. 2. De vennootschappen - Naamloze vennootschap (NV); - Besloten vennootschap (BV); - Vennootschap onder firma (VOF); - Commanditaire vennootschap (CommV); - Europese vennootschap (SE); - Europese coöperatieve vennootschap (SCE). 3. De verenigingen en stichtingen
ACHTERGRONDINFORMATIE: HET NIEUWE WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN In 2020 treedt het nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) in werking. Zo zal het aantal vennootschapsvormen drastisch verminderen en ook aan de bestaande vormen wordt gesleuteld. Het onderscheid tussen burgerlijke en handelsvennootschappen verdwijnt. Het begrip ‘onderneming’ zal niet alleen alle vennootschappen omvatten, maar ook de vzw’s en stichtingen. Voor bestaande vennootschappen en verenigingen is er een overgangsregeling. Ze moeten pas tegen 2024 hun statuten in overeenstemming brengen met het WVV, maar desgewenst kunnen ze de regels reeds eerder op hen van toepassing laten verklaren. Rechtspersonen die onder de nieuwe wetgeving worden opgericht moeten onmiddellijk de nieuwe regels toepassen.
2.3 Boekhoudsysteem 2.3.1
Volledige boekhouding
De boekhoudwetgeving bepaalt dat de ondernemingen een boekhouding moeten voeren: - die aangepast is aan de aard en omvang van het bedrijf - die volledig is. Dat betekent dat ze alle verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen omvat - door middel van een stelsel van boeken en rekeningen - met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden Dergelijke boekhouding noemt men een volledige boekhouding. Het is deze volledige boekhouding, met toepassing van de regels van dubbel boekhouden die we in dit boek volgen.