BETER COMMMUNICEREN
BETER COMMUNICEREN Een praktische gids voor academische en professionele communicatie
— Carl Boel Dieter Verstraete André Mottart
ECAMPUS LEARN Surf naar www.ecampuslearn.com Geef de volgende unieke code in: Veel succes!
Uitgeverij Academia Press Ampla House Coupure Rechts 88 9000 Gent België www.academiapress.be
© Uitgeverij Academia Press Uitgeverij Academia Press maakt deel uit van Lannoo Uitgeverij, de boekenmultimediadivisie van Uitgeverij Lannoo nv. AmplaenHouse Coupure Rechts 88 9000 Gent ISBN 978 94 014 5841 2 België D/2019/45/42 NUR 1 143 NUR www.academiapress.be 2 816
Uitgeverij Academia PressMottart maakt deel uit van Lannoo Uitgeverij, Carl Boel, Dieter Verstraete & André boeken- enEen multimedia Uitgeverij nv. communicatie Beterde communiceren. praktische divisie gids voorvan academische en Lannoo professionele Gent, Academia Press, 2019, 138 p. Tweede editie, 2019 Vormgeving en opmaak: Press Point.be Vormgeving cover: Studio Lannoo Vormgeving binnenwerk: Studio Lannoo Pascal Personeel in etgoede handen, ZetwerkRoskam, binnenwerk: bvba Le Pur l’Impur
Gent, Academia Press, 2015, p. VI + 272
Basishandboek Human Resource Management
© Carl 978 Boel,90 Dieter ISBN 382Verstraete 2492 3 & André Mottart © Uitgeverij Lannoo nv, Tielt D/2015/4804/113 NUR 807 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of
Niets uitgemaakt deze door uitgave mag verveelvoudigd vermenigvuldigd door middel van openbaar middel van worden druk, fotokopie, microfilm of open/of welke andere wijze ook, druk, fotokopie, schriftelijke microfilm of op andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. toestemming van de uitgever. De auteurs en de uitgever hebben geprobeerd alle rechthebbenden op illustraties te contacteren. Personen die zich alsnog in hun rechten voelen geschaad gelieve contact op te nemen met de uitgever.
INHOUDSTAFEL
WOORD VOORAF
11
HOOFDSTUK 1 CONCEPT UITWERKEN Academisch communiceren Krijtlijnen concept Welk communicatief doel wil ik bereiken? Welk onderwerp moet ik behandelen? Welke tekstvorm? Welk medium? Welk publiek? Belangrijke randvoorwaarden?
15 15 16 16 17 18 18 18 19
TUSSENMODULE 1 BINNEN PROJECTEN COMMUNICEREN Modellen van projectmanagement Vooraf – Projectcanvas Vooraf – SMART-principe Tijdens – Projectopvolging Tijdens – Plannen Tijdens – Coördineren Tijdens – Organiseren Tijdens – Overleggen Tijdens – Conflicten beheersen Nadien – Reflectie
21 22 23 28 29 30 30 31 32 40 40
HOOFDSTUK 2 BOUWSTENEN VERZAMELEN Literatuurstudie Bronnen verzamelen De bibliotheek Online Zoekstrategieën
43 43 44 44 44 46
6
Bronnen selecteren Betrouwbaar Actueel Neutraal Bruikbaar Wikipedia Bronnen lezen Vormconventies Leesstrategieën Argumentatie Literatuurfiches
46 47 48 48 49 49 50 50 51 52 54
TUSSENMODULE 2 OVER BRONNEN COMMUNICEREN 57 Plagiaat 57 Bronvermelding 57 Citaten 58 Referenties 59 HOOFDSTUK 3 PLANNEN MAKEN Schrijf- en spreekplan De topische vragen Centrale vraag met deelvragen Uitwerking midden Extra aandachtspunten Algemene richtlijnen publicaties Algemene opbouw Beginstuk – Omslag Beginstuk – Titelpagina Beginstuk – Opdracht Beginstuk – Voorwoord Beginstuk – Inhoudsopgave Beginstuk – Lijst van illustraties Beginstuk – Verklarende woordenlijst Beginstuk – Abstract Beginstuk – Inleiding Middenstuk Slotstuk - Conclusies of samenvatting Slotstuk – Aanbevelingen Slotstuk – Opmerkingen Slotstuk – Eindnoten
63 63 63 69 69 70 70 71 71 72 72 72 73 73 74 74 74 75 75 75 75 75
INHOUDSTAFEL
Slotstuk – Bibliografie Slotstuk – Bijlagen Slotstuk – Register of index
7
76 76 77
TUSSENMODULE 3 VISUEEL COMMUNICEREN 79 Hoe verloopt communicatie? 80 Beïnvloedende factoren 80 Onze ogen 80 Onze hersenen 82 Onze cultuur 86 Besluit 90 HOOFDSTUK 4 PLANNEN UITVOEREN Een vlotte tekst schrijven Schrijf helder Schrijf vlot leesbaar Schrijf gestructureerd Schrijf correct Hulpmiddelen Academisch schrijven Register en stijl Sociale conventies Discipline en genre Specifieke publicaties Een artikel schrijven Een abstract schrijven Kernwoorden Een inleiding schrijven De methode beschrijven De resultaten bespreken Discussie voeren Een onderzoeksvoorstel schrijven Een voortgangsrapport opstellen Een ontwerprapport opstellen Een presentatie voorbereiden De titeldia De eerste dia Inhoudsopgave Slotdia De referenties
93 93 93 94 95 95 96 96 96 99 99 100 100 100 101 102 103 104 104 105 106 107 109 109 110 110 111 111
8
Andere opmerkingen Richtlijnen en tips voor het visuele Visualiseer de structuur van je presentatie Een presentatie geven Presentatiestijl Structuur van je betoog Taalgebruik Paraverbale dimensie Non-verbale dimensie Spreekangst Vragenronde Alternatieven voor PowerPoint Specifieke presentaties Een sales pitch brengen Argumentatie Taalgebruik Uitstraling Een posterpresentatie brengen Doel Een wetenschappelijke poster opmaken Inhoud Structuur Formaat Visuele opmaak Tekstopmaak Tabellen en grafieken Extra tips posterpresentatie Een infografiek opmaken Vertel een verhaal Basisstructuur Leidraad Afbeeldingen, foto’s en iconen Kleurgebruik Tekstopmaak
112 112 113 117 117 117 118 118 119 121 122 123 125 125 126 128 129 129 129 130 130 132 133 134 135 135 136 136 136 137 138 139 140 142
INHOUDSTAFEL
9
TUSSENMODULE 4 DIGITAAL COMMUNICEREN Een e-mailbericht schrijven Webdesign Clean design Snel wegwijs Handige functies Binnen handbereik Testen voor gebruik Schrijven voor het web Online (software)handeling De gebruiker voorop Taakgericht en activerend Opbouw handleiding Lay-out en screenshots
145 145 147 147 147 152 154 154 156 158 158 159 160 162
HOOFDSTUK 5 ONDERHOUD Denkkader voor feedback Effectieve feedback Feedback geven Feedback ontvangen Een feedbackrapport schrijven Een functioneringsgesprek voeren Een optimale samenwerking en ontwikkeling nastreven Concrete aanpak functioneringsgesprek
165 165 167 167 169 171 172 172 173
TUSSENMODULE 5 INTERNATIONAAL COMMUNICEREN Algemene aandachtspunten Een Engelse abstract schrijven
177 177 178
BRONNENLIJST 181 Literatuur 181 Afbeeldingen 182 INDEX 183
WOORD VOORAF
Iemand met academische en professionele ambities heeft zonder twijfel veel in huis. Maar meer dan ooit komt het erop aan om over je prestaties ook goed te kunnen communiceren. Dit boek is dan ook opgevat als een handleiding: een boek vol richtlijnen, strategieĂŤn en adviezen waardoor je als lezer steeds stappen vooruitzet in beter academisch en professioneel communiceren. Het communicatieproces dat je als student, als onderzoeker, als academicus, als professional doorloopt, spoort met het bouwen van een huis: je start met de zoektocht naar de ideale locatie, je maakt plannen en maakt afspraken met partners, je begint vervolgens aan de ruwbouwwerken, je bouwt stap voor stap verder aan je huis en na de afwerkingsfase heb je een kwalitatief eindresultaat bekomen. Deze praktische gids doorloopt diezelfde stappen. De vijf hoofdstukken zijn achtereenvolgens: Concept uitwerken, Bouwstenen verzamelen, Plannen maken, Plannen uitvoeren en Onderhoud.
Na elk hoofdstuk vind je een tussenmodule die dieper ingaat op relevante aspecten van communiceren: Onderling communiceren, Over bronnen communiceren, Visueel communiceren, Digitaal communiceren en Internationaal communiceren.
12
woord vooraf
In deze volledig herwerkte uitgave vullen we de vele aspecten van academisch communiceren aan met vormen van professioneel communiceren. Zo vind je in deze tweede druk o.a. volledig nieuwe items als project management, de sales pitch, het functioneringsgesprek … naast een uitbreiding van visuele communicatievormen zoals de infografiek en de academische poster. Uiteraard blijven we – zoals in de eerste druk – waar mogelijk handige e-tools aanreiken (websites, apps ...) die tot een efficiëntere aanpak en/of effectiever resultaat kunnen leiden. We zijn er ons echter van bewust dat dergelijke technologische hulpmiddelen in het huidige digitale landschap snel gedateerd zijn en daardoor niet altijd meer inspelen op de laatste tendensen of even inzetbaar zijn. Om de leesbaarheid van het boek te bevorderen wordt de literatuur waarop het gebaseerd is, niet in de lopende tekst opgenomen. We verwijzen hiervoor naar de bibliografie achteraan in het boek. Dat geldt ook voor gebruikte illustraties. Voor interne verwijzingen binnen het boek zelf, maken we gebruik van handige iconen in de marge (telkens met de juiste pagina). Om dezelfde reden worden in dit boek waar aan personen van beide geslachten wordt gerefereerd, de verwijswoorden hij, hem en zijn gebruikt. Ten slotte is het Woord vooraf ook de plaats om diegenen te bedanken die hun steentje hebben bijgedragen aan dit boek. Voor deze gids zijn dat hoofdzakelijk onze studenten en onze collega’s uit verschillende faculteiten met wie we de laatste jaren samen communicatieopdrachten hebben uitgewerkt. Zij hielpen ons goede voorbeelden te bezorgen en de inhoud van dit boek mee te bepalen door de constructieve en kritische vragen die ze stelden. Vaak resulteerde dit in boeiende en doeltreffende communicatieve projecten. Hopelijk vinden hun opvolgers hier de nodige antwoorden.
André Mottart Gent, 20 augustus 2019
Hoofdstuk 1
CONCEPT UITWERKEN Academisch communiceren Krijtlijnen concept
Tussenmodule 1 BINNEN PROJECTEN COMMUNICEREN Hoofdstuk 2
BOUWSTENEN VERZAMELEN
Tussenmodule 2 OVER BRONNEN COMMUNICEREN Hoofdstuk 3
PLANNEN MAKEN
Tussenmodule 3 VISUEEL COMMUNICEREN Hoofdstuk 4
PLANNEN UITVOEREN
Tussenmodule 4 DIGITAAL COMMUNICEREN Hoofdstuk 5 ONDERHOUD Tussenmodule 5 INTERNATIONAAL COMMUNICEREN
HOOFDSTUK 1
CONCEPT UITWERKEN
ACADEMISCH COMMUNICEREN Wetenschap bestaat bij gratie van communicatie. Een wetenschapper die niet communiceert, bestaat niet. Je reputatie zal voor een groot deel bepaald worden door je communicatievaardigheden. Het is dus zeker niet om je oud-leraar Nederlands of Engels te plezieren dat je hier aan moet werken, maar wel om er zelf voordeel uit te halen. Communiceren is voor niemand gemakkelijk. In gelijk welke discipline, of je nu informatica of pedagogische wetenschappen studeert. Communiceren is een verzameling van vaardigheden die niet zomaar mechanistisch toe te passen zijn, maar onvermijdelijk ook met emotioneel engagement, discipline en geduld te maken hebben. Communiceren is net zoals het bouwen van een huis, vaak een werk van lange adem. Maar het is wel steeds de moeite waard. Wanneer je academisch communiceert, is het belangrijk je er steeds van bewust te zijn dat wetenschappelijke communicatie vol van strategieĂŤn zit: om effectief en efficiĂŤnt te communiceren moet je weten wat je doel is en wat het doel van je publiek is. Onderstaand communicatiemodel van Jakobson kan je helpen om goed te leren communiceren.
16
79
Een zender stuurt via een bepaald medium een boodschap of bericht naar een ontvanger. Dat gebeurt binnen een specifieke context en in een bepaalde code die voor beiden begrijpelijk is. Sowieso volgt er feedback op de communicatie, want niet reageren is ook reageren. Maar in een ideaal scenario komt de boodschap effectief over bij de ontvanger: op exact dezelfde manier dus zoals de zender had bedoeld. Communicatie moet naast effectief ook efficiënt zijn: de boodschap moet overkomen bij de ontvanger zoals bedoeld en met zo weinig mogelijk storing. Helaas is dat in de praktijk bijna nooit het geval. Communicatie wordt beïnvloed door allerlei factoren (kortweg ‘ruis’) zoals omgevingslawaai, onvoldoende kennis van termen en/of vreemde taal …
KRIJTLIJNEN CONCEPT Welk communicatief doel wil ik bereiken? Als zender van de boodschap is het zeer belangrijk om te weten waarom je communiceert. Als je de reden van je communicatie beseft, ga je veel gerichter informatie selecteren en structureren. Op die manier win je zeer veel kostbare tijd en stijgt ook de kwaliteit van je product. Met andere woorden, welk doel wil je bereiken met je tekst? Algemeen gesteld, kan je vijf verschillende communicatieve doelen onderscheiden: Communicatief doel
Zenderdoel
Invloed op
Informeren
De ontvanger informatie geven
Kennis
Instrueren
De ontvanger leren hoe hij iets moet doen
Vaardigheden
Overtuigen
De ontvanger met argumenten overtuigen
Mening Houding
Activeren
De ontvanger aanzetten tot iets, motiveren
Gedragsintentie Bereidheid
Diverteren
De ontvanger amuseren
Emoties
In de praktijk is er bijna altijd een combinatie van verschillende doelen: wanneer je iemand wil overtuigen, kan je dat vaak moeilijk zonder die persoon eerst te informeren. Of als je iemand wil activeren tot een bepaald gedrag zal een instructie vaak nuttig blijken.
concept uitwerken
17
Welk onderwerp moet ik behandelen? In vele gevallen hoef je het onderwerp voor je tekst niet te kiezen. Een opdrachtgever beslist dat voor jou. Op de universiteit reikt vaak een begeleider een onderwerp aan. Of je hoort in een college of conferentie soms zeggen: ‘Dit is een goed onderwerp voor een scriptie.’ Meestal is zo’n onderwerp nog veel te breed geformuleerd om er mee aan de slag te gaan. En biedt het onderwerp wel voldoende perspectieven? Daarom is het nuttig je onderwerp verder in te perken en te analyseren. Een nader (socratisch) gesprek met collega’s kan je misschien de nodige verdere informatie geven. Maar de uitkomst van zo’n gesprek blijft misschien ook nog aan de al te vage kant. Een goede techniek om je onderwerp nauwer te omschrijven is het te onderwerpen aan een aantal hulpvragen. Uiteraard moet je die vragen aanpassen aan het communicatieve doel van je tekst.
Wat is het? Over wie gaat het? Waartoe behoort het, waaronder valt het? Welke soorten, onderdelen, aspecten, eigenschappen heeft het? Waar en wanneer komt het voor/gebeurt het? Hoe werkt het/gebeurt het? Wat is het doel ervan? Welke oorzaken of redenen heeft het? Welke gevolgen heeft het? Welke overeenkomsten en verschillen zijn er met een vergelijkbaar onderwerp? Welke voor- en nadelen heeft het? Welke mening heb je erover? Welke argumenten heb je ervoor? Welke tegenargumenten zijn er? Welke maatregelen moeten ertegen genomen worden? Hoe kan het opgelost worden? ...
18
Welke tekstvorm? De meeste tekstvormen kan je gelijkstellen met een bepaald communicatief doel. Een rapport wil op de eerste plaats informeren, terwijl de kern van een softwarehandleiding instructief is. Sommige tekstvormen combineren meerdere doelen en omgekeerd kan je één doel via verschillende tekstvormen bereiken. Het is dan zaak om na te denken op welke manier je het meest efficiënt je doel bereikt. Zo is een presentatie een minder geslaagde tekstvorm om informatie over te brengen dan een rapport. Omgekeerd is een presentatie dan weer vaak een betere manier om iemand te overtuigen dan een rapport.
Welk medium? Je hebt een medium nodig om de ontvanger te bereiken. Een medium is een hulpmiddel dat de boodschap van zender naar ontvanger kan overbrengen. Vaak kan je medium gelijkstellen met tekstvorm, bijvoorbeeld e-mail of sms. Maar dat is niet altijd zo. Een programma (= tekstvorm) wordt bijvoorbeeld door een bepaalde televisiezender (= medium) uitgezonden, maar als een andere zender dit zou doen, had je misschien ook een ander programma gekregen. Een regionale zender zal bijvoorbeeld vlugger dialect tolereren dan een nationale omroep.
Welk publiek?
Goede communicatie stelt het publiek steeds centraal. Uiteraard moet je daarom goed weten wie je publiek is. Houd daarom rekening met de volgende factoren. SOCIALE ACHTERGRONDEN: Welke leeftijd? Welk geslacht? Welk opleidingsniveau? Welk beroep? Welke positie in de maatschappij? Welke financiële status? Welke culturele achtergrond?
concept uitwerken
19
ONDERLINGE RELATIES EN VERHOUDINGEN: Zijn er bepaalde taboes? Kennen de mensen uit het publiek elkaar? Is er een hiërarchie in het publiek? KENNIS VAN HET ONDERWERP: Wat weten ze van het onderwerp? Kan je bepaalde vaktermen gebruiken? HOUDING TEGENOVER HET ONDERWERP: Wat zijn hun verwachtingen? Hebben ze bepaalde vooroordelen tegenover het onderwerp? Komen de toehoorders vrijwillig of zijn ze gedwongen aanwezig bij een presentatie? HOUDING TEGENOVER DE ZENDER: Wat denken ze van de zender of van de organisatie waarvoor hij werkt? CONTEXT VAN DE COMMUNICATIE: Wat heeft het publiek voor de presentatie gedaan? Wat zullen ze erna doen? Is er in de actualiteit iets gebeurd waarmee je rekening moet houden?
Belangrijke randvoorwaarden? Daarnaast zijn er altijd nog enkele factoren die plots opduiken, maar wel steeds je communicatie voor een groot deel bepalen. Zijn er bijvoorbeeld beperkingen in het aantal pagina’s of de spreektijd? Is er een belangrijke voorgeschiedenis waarmee rekening gehouden moet worden? Moet je rekening houden met andere sprekers om herhaling te vermijden?