PROJECTEN BEGRIJPEN EN ORGANISEREN
PROJECTEN BEGRIJPEN EN ORGANISEREN DE WEG NAAR EEN GESLAAGD PROJECT An Gaublomme Rudi Madalijns
Uitgeverij Academia Press Prudens Van Duyseplein 8 9000 Gent BelgiÍ www.academiapress.be Uitgeverij Academia Press maakt deel uit van Lannoo Uitgeverij, de boeken- en multimediadivisie van Uitgeverij Lannoo nv. ISBN 978 90 382 2660 6 d/2016/4804/183 nur 801 An Gaublomme & Rudi Madalijns Projecten begrijpen en organiseren. De weg naar een geslaagd project Gent, Academia Press, 2017, 248 p. Eerste druk, 2017 Vormgeving cover Peer De Maeyer Vormgeving binnenwerk Studio Lannoo & LetterLust | Stefaan Verboven Zetwerk binnenwerk Karakters, Gent Š An Gaublomme, Rudi Madalijns & Uitgeverij Lannoo nv, Tielt
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Inhoud Voorwoord 10 Dankwoord 11 Inleiding 12
DEEl i: Projectcyclus 15 Hoofdstuk 1 : Concept 1.1 Basisbegrippen 1.1.1 Leiden tot een eenmalig coherent doel 1.1.2 Een groep van activiteiten 1.1.3 Binnen een aantal randvoorwaarden 1.1.4 Door meerdere deelnemers 1.2 Soorten projecten 1.2.1 Algemene methoden 1.2.2 Specifieke methoden 1.3 Projectvoorstel 1.4 Projectfinanciering 1.4.1 Interne projectfinanciering 1.4.2 Externe projectfinanciering
17 17 17 19 20 23 24 25 26 27 31 32 35
Hoofdstuk 2: Planning en organisatie 2.1 De organisatie en het projectteam 2.1.1 De macro-, meso- en micro-omgeving van een project 2.1.2 Functionele indeling 2.1.3 Het projectmatig organogram 2.1.4 Functies in de projectomgeving 2.1.5 Opzetten van een projectteam 2.1.6 De werkovereenkomst in de projectomgeving 2.1.7 Werkprocedures van het team definiëren 2.1.8 Teambegeleiding 2.1.9 Een controlesysteem opzetten 2.1.10 Omgaan met micromanagement
59 59 60 60 62 63 66 68 69 72 74 75
INHOUD
5
2.2 Projectplanning 2.2.1 WBS 2.2.2 Netwerkplanning 2.2.3 Strokenplanning Hoofdstuk 3: Implementatie 3.1 Controle van het project 3.1.1 Het belang van controle 3.1.2 Controle-instrumenten 3.2 Balans tussen scope, planning en middelen 3.2.1 Beheren van scope 3.2.2 Beheren van planning 3.2.3 Beheren van middelen 3.2.4 Earned Value Management 3.3 Bewaken van kwaliteit 3.4 Bewaken van risico’s 3.5 Implementatiestappen 3.5.1 Ontwerp (design) 3.5.2 Prototyping 3.5.3 Proof of concept 3.5.4 Constructie 3.5.5 Testing 3.5.6 Training 3.5.7 Rollout 3.6 Implementatiefasen per type project 3.6.1 Bouwproject De constructie van een nieuwe wijk van honderd eengezinswoningen 3.6.2 IT-project Het bouwen van een nieuwe webshop voor een retailbedrijf 3.6.3 Onderzoeksproject Onderzoek naar de toename van medewerkers met burn-out in een organisatie 3.6.4 Event Organisatie van een tweedaags muziekfestival
6
Projecten begrijpen en organiseren
76 78 81 84 91 92 92 93 101 101 104 108 110 112 116 118 118 119 119 119 120 120 121 122 124 124 125 125 127 127 127 129 129
3.6.5 Veranderingsproject Het verwerken van klantenbestellingen optimaliseren (50% sneller en 50% minder fouten) 3.6.6 Productontwikkelingsproject Lancering van een nieuwe lijn meubelen 3.6.7 Ondernemingsproject Overname van een concurrerend bedrijf 3.6.8 Ontwikkelingsproject Bouw van een schooltje in Afrika Hoofdstuk 4: Afsluiting en nazorg 4.1 Afsluiting van het project 4.2 Nazorgproces
132 132 135 135 137 137 139 139 143 144 149
Deel II: Project-competenties 151 Hoofdstuk 1: Communicatie 1.1 Communicatieplan 1.2 Projectcommunicatie en culturele verschillen 1.3 Vergaderen in projectverband 1.3.1 Voorbereiding 1.3.2 Uitvoering 1.3.3 Afhandeling 1.4 Leren notuleren 1.5 Presentaties 1.5.1 Voorbereiding 1.5.2 Uitvoering 1.5.3 Afhandeling 1.6 Projectrapportering 1.6.1 Projectstatus of rapportering 1.6.2 Structuur van het projectrapport 1.7 Interviewtechnieken
153 156 159 160 161 163 166 166 170 170 171 172 172 172 173 174
INHOUDďťż
7
Hoofdstuk 2: Dagelijkse organisatie 2.1 Time management 2.1.1 Time management van zichzelf 2.1.2 Time management van het projectteam 2.2 Onderhandelen 2.2.1 OnderhandelingsstrategieĂŤn 2.2.2 Onderhandelingssituaties 2.3 Projectadministratie 2.3.1 Beheer van informatie 2.4 Besluitvorming 2.5 Leiderschap
179 179 180 185 186 187 191 195 196 198 201
Hoofdstuk 3: Begeleiden van verandering 3.1 Omgaan met veranderingen 3.2 Omgaan met weerstand 3.3 Verborgen agenda 3.4 Verwerken van mislukking 3.5 Vieren van succes
207 207 216 218 222 225
Begrippen- en afkortingenlijst 229 Eindnoten 233 Referenties 235 Bijlagen 237
8
Projecten begrijpen en organiseren
Voorwoord
Het schrijven van een goed boek is een project op zich. Dat ondervonden wij als auteurs aan den lijve toen wij dit boek samen schreven. Je weet pas hoe een project werkt als je er zelf deel van uitmaakt. Concreet heb je als auteur een doel voor ogen en weet je van in het begin al heel precies waarover het boek zal gaan. Meestal vertrek je vanuit een onderzoeksvraag of heb je een tekort op de markt gedetecteerd. Dan ga je te rade bij collega’s of experts om na te gaan of het tekort aan informatie over een bepaald topic dat jij ondervindt wel degelijk een behoefte is van de meerderheid van je doelpubliek. Het voordeel om samen te werken aan een boek is dat je mekaar perfect kunt bijstaan en aanvullen waar nodig. Tijdens het schrijven konden we van elkaars visie en expertise leren. De uitwerking van dit boek stelde ons in staat om onze expertisegebieden nog verder uit te diepen en te verbeteren.
10
Projecten begrijpen en organiseren
Dankwoord
Dit boek dragen we op aan alle projectleden en projectleiders ter wereld die zich inzetten om via projectwerking het beste van zichzelf te geven voor een betere wereld van morgen. In het bijzonder bedanken wij de experts en supporters die ons inspireerden : Ruben Van Parys, Karina Mille, Carolien Ongena, Eric Mille en Dieter Van Parys.
dankWOORDďťż
11
Inleiding
In dit boek besteden we veel aandacht aan de praktische aspecten van een project, met als pluspunt voorbeelden uit de reële en de echte businesswereld. We nodigen de lezer uit om zich eerst kritisch op te stellen naar het project dat wordt opgestart. Is het noodzakelijk om dit project op te starten ? Zal dit project de beoogde doelstellingen kunnen bereiken ? Moeten er eerst niet andere overwegingen in beschouwing worden genomen ? Een project opstarten is één ding, het succesvol implementeren en beëindigen is een andere zaak. Bij elke fase en elke stap presenteren we de lezer beproefde methoden voor succes. Dit boek is een degelijke en goede leidraad waar alle aspecten van een project besproken worden : leiderschap, team, communicatie, financiële middelen, opstellen van meetpunten, termijnen, tijdig identificeren van gevaarlijke valkuilen enzovoort. KORTE TOELICHTING BIJ DE STRUCTUUR VAN DIT BOEK
Deel I: Projectcyclus
1. Concept
Deel II: Projectcompetenties
1. Communicatie
4. Afsluiting en nazorg
2. Planning en organisatie
2. Dagelijkse organisatie
3. Implementatie Scope
12
Timing
Budget
Projecten begrijpen en organiseren
3. Begeleiden van verandering
Het boek bestaat uit twee grote delen. In deel I belichten we de projectcyclus. In de projectcyclus onderscheiden we verschillende projectfasen. Er zijn vier grote projectfasen : (1) concept ; (2) planning en organisatie ; (3) implementatie ; (4) afsluiting en nazorg. We spreken van een projectcyclus omdat de afsluitingsfase van het ene project in vele gevallen de start van een vervolgproject inluidt. ̥̥ In de conceptfase (hoofdstuk 1) wordt een vaag idee voor een project concreet gemaakt met specifieke doelstellingen, middelen en een algemeen plan van aanpak. Het project krijgt in deze fase de goedkeuring voor teamvorming en opstart. ̥̥ In de planning- en organisatiefase (hoofdstuk 2) worden de stappen, middelen en methoden opgezet en gepland om het project concreet te gaan uitvoeren. Het team wordt opgezet, de taken worden formeel in de tijd gepland en de beheermethoden van het project worden klaargemaakt. ̥̥ Tijdens de implementatiefase (hoofdstuk 3) wordt het project uitgevoerd. Middelen (budget), scope (doelstellingen en reikwijdte) en timing (tijdsplanning) worden voortdurend in evenwicht gehouden, samen met een aantal andere variabelen zoals de projectrisico’s en de kwaliteit. ̥̥ In de afsluitings- en nazorgfase (hoofdstuk 4) wordt het gerealiseerde project formeel afgesloten, geëvalueerd en worden de methoden opgezet om de gerealiseerde en beoogde doelstellingen voortdurend op te volgen. In deel II komen de projectcompetenties aan bod. De projectcompetenties waarover een projectlid moet beschikken, beschrijven we uitvoerig in dit deel. In de projectcompetenties onderscheiden we drie belangrijke thema’s : (1) de projectcommunicatie ; (2) de dagelijkse organisatie van een project ; (3) het begeleiden van verandering binnen en buiten de projectomgeving. De verschillende competenties waarover een projectlid moet beschikken, lopen doorheen de volledige projectcyclus. Concreet wil dat zeggen dat bijvoorbeeld communicatie een competentie is die zowel bij de conceptfase als bij alle andere projectfasen van belang is. ̥̥ In hoofdstuk 1 over communicatie belichten we aspecten die van belang zijn om met succes niet alleen binnen het project, maar ook naar alle belanghebbenden en de buitenwereld toe te communiceren, via alle gepaste kanalen.
INLEIDING
13
̥̥ In hoofdstuk 2 over dagelijkse organisatie beschrijven we de praktische en menselijke kant van het leven in en rond een project. We bespreken onder andere hoe je het beste kunt vergaderen, onderhandelen en de administratie bijhouden. ̥̥ In hoofdstuk 3 over het begeleiden van verandering geven we aan hoe je om kunt gaan met veranderingen die een project onvermijdelijk met zich meebrengt en hoe je deze veranderingen op een positieve manier kunt kanaliseren. De opbouw van het boek laat toe om deel I en deel II los van elkaar te lezen. Op die manier kan de lezer bijvoorbeeld tijdens het uitvoeren van zijn eigen project de communicatie of de dagelijkse organisatie afzonderlijk bekijken.
14
Projecten begrijpen en organiseren
DEEL I
PROJECTCYCLUS
Voorwoord Inleiding
DEEL I: Projectcyclus Hoofdstuk 1 Concept • Basisbegrippen • Soorten projecten • Projectvoorstel • Projectfinanciering
Hoofdstuk 2 Planning en organisatie Hoofdstuk 3 Implementatie Hoofdstuk 4 Afsluiting en nazorg
DEEL II: Projectcompetenties Hoofdstuk 1 Communicatie Hoofdstuk 2 Dagelijkse organisatie Hoofdstuk 3 Begeleiden van verandering
Hoofdstuk 1
CONCEPT Deel I: Projectcyclus
1. Concept
Deel II: Projectcompetenties
1. Communicatie
4. Afsluiting en nazorg
2. Planning en organisatie
2. Dagelijkse organisatie
3. Implementatie Scope
Timing
Budget
3. Begeleiden van verandering
1.1 Basisbegrippen Een project kunnen we definiëren als een groep van activiteiten die leiden tot een éénmalig coherent doel, uit te voeren binnen een aantal randvoorwaarden, en meestal door meerdere deelnemers. Deze definitie omvat een aantal kernbegrippen, die we hier kort zullen bespreken en die in latere hoofdstukken van het boek uitgebreid aan bod zullen komen.
1.1.1 Leiden tot een eenmalig coherent doel Soms ligt het beoogde ontwerp dat het projectteam dient te realiseren vooraf reeds duidelijk vast. Het eindresultaat is gedefinieerd en de opdracht van het projectteam bestaat erin om dit eindresultaat te verwezenlijken. In dit geval spreken
Concept
17
we veeleer over een ‘to do’-project of een uitvoerend project. Het uiteindelijke object maakt al deel uit van de doelstelling zelf. Het projectteam dient enkel het beoogde resultaat zo efficiënt en effectief mogelijk te implementeren. Voorbeelden zijn : ̥̥ ̥̥ ̥̥ ̥̥ ̥̥
het uitvoeren van een marktonderzoek ; het bouwen van een sociale woningwijk volgens een gedetailleerd plan ; het implementeren van een ERP 1-pakket ; het optimaliseren van een magazijn ; het organiseren van het jaarlijkse Oktoberfest.
In andere gevallen moet een probleem of opportuniteit projectmatig aangepakt worden. Hier ligt het ontwerp helemaal niet klaar en dient het projectteam zelf het probleem duidelijk te omschrijven, oplossingen te ontwerpen en de implementatie te realiseren. De kernvraag – Waar willen we landen ? – is vaak een van de moeilijkste aspecten van de conceptfase van een project. Bij dit soort projecten moet het team zowel een objectontwerp als een implementatieontwerp opzetten. Voorbeelden zijn : ̥̥ ̥̥ ̥̥ ̥̥ ̥̥
het verhogen van het marktaandeel van een product in een bepaalde markt ; het realiseren van een sociaal woningbeleid in een gemeente ; het integreren van bedrijfsinformatie en van performante bedrijfsprocessen ; het minimaliseren van de voorraadkosten van een bedrijf ; het organiseren van een festival met wereldfaam op een terrein.
Een projectteam, gesteund door een externe consultant, kreeg van een bedrijfsleider de opdracht om een nieuw magazijn in te richten. Het huidige magazijn was niet meer adequaat en te klein om er alle voorraadartikelen op te bergen. Het projectteam deed een grondige studie, evalueerde alle mogelijkheden (locatie, huur/koop, bouw, inrichting) en kwam bij de CEO met de aanbeveling om een nieuw magazijn te bouwen op een stuk braakliggend terrein naast het bedrijf. De CEO keurde de aanbeveling goed en het projectteam ging aan de slag met het bouwen en inrichten van het nieuwe magazijn. Een jaar na de ingebruikname bleek echter dat het nieuwe magazijn voor drie vierde leeg stond. Met de ingebruikname van het nieuwe magazijn ging namelijk een grondige optimalisatie van de voorraadbeheersprocessen gepaard, zodat de optimale voorraadniveaus heel wat lager kwamen te liggen. Moraal van het verhaal : het optimaliseren van de voorraadpro-
18
Projecten begrijpen en organiseren
cessen in het huidige magazijn zou evenzeer tot een verminderde voorraad geleid hebben. Het bouwen van een groot, nieuw en duur magazijn was helemaal niet nodig om de doelstellingen te bereiken. Het projectteam had zich laten verleiden tot een to do-project, terwijl de echte vraag naar de probleemstelling niet aan bod kwam. Het ontwerpgedeelte van het project schoot duidelijk te kort.
Het spreekt voor zich dat het realiseren van een to do-project minder complexiteit met zich meebrengt en dat het realiseren van ontwerpprojecten totaal andere dimensies inhoudt die de risico’s aanzienlijk verhogen.
1.1.2 Een groep van activiteiten Wanneer we refereren aan een groep van activiteiten of werkzaamheden binnen een bedrijf of organisatie denken we meestal aan procesmatig werken. Hierbij voeren we een bepaald proces herhaaldelijk op een consistente manier uit met een kenbaar gewenste uitkomst als doel. Voor deze activiteiten kunnen we procedures of werkinstructies uitschrijven. Voorbeelden zijn : ̥̥ produceren aan de lopende band ; ̥̥ verwerken van klantenorders ; ̥̥ afrekenen aan de kassa. Procesmatig werken is echter niet synoniem met uitvoeren van eenvoudige taken. Een piloot van een passagiersvliegtuig voert tijdens het opstijgen en landen zeer procesmatige activiteiten uit, vastgelegd in uiterst nauwkeurige en gedetailleerde procedures en checklists, maar toch wel in een uitgesproken complexe omgeving. Bij projectmatig werken voert het projectteam eveneens een groep activiteiten uit. Het grote verschil is dat deze activiteiten veel minder routinematig zijn en wellicht eerst gepland en ontworpen moeten worden. Tussen routine en improvisatie liggen de projectmatige werkzaamheden. Elk project is uniek en is een eenmalig samenwerkingsverband. Tevens is de levensduur van een project doorgaans veel groter dan dat van een proces en wordt er ook een veelvoud van activiteiten en middelen ingezet in vergelijking met een doorsnee proces. Een project overspant meestal weken, maanden of jaren, terwijl een proces doorgaans seconden, minuten, uren of hooguit dagen duurt.
Concept
19
Tevens kan er uit een project op termijn een proces en een vast programma voortkomen. Een event als Tomorrowland, initieel gestart als een eenmalig festival, is intussen uitgegroeid tot een proces en zelfs tot een volwaardig programma, met een herhaalde succesformule die verschillende continenten overspant. Of een project uitgroeit tot een proces en een programma hangt van tal van factoren af. af.2
project
proces
programma
Processen worden projecten en projecten worden processen. Hoewel het onderscheid tussen procesmatig werken en projectmatig werken duidelijk is, lopen de concepten in de praktijk vaak door elkaar. Terwijl performante bedrijven meestal hun processen op een zeer consistente en coherente manier uitvoeren met een minimum aan variabiliteit, zijn deze bedrijven ook zeer begaan met het continu verbeteren van deze processen. Hiervoor worden teams ingezet die met verbeteringstechnieken, zoals lean of six sigma, de processen steeds meer trachten te optimaliseren. Dit kunnen ze enkel door volwaardige projecten op te zetten en uit te voeren die de volledige projectcyclus doorlopen. Aan de andere kant verwerven projecten die herhaaldelijk en op een consistente manier plaatsvinden dan weer een procesmatig karakter. Zo is het organiseren van een happy hour op een bepaalde vrijdag een duidelijk voorbeeld van een project. Maar wanneer hetzelfde team elke vrijdag een gelijkaardig happy hour organiseert, wordt dit een zeer routine- en procesmatig proces dat perfect in procedures kan vastgelegd worden.
1.1.3 Binnen een aantal randvoorwaarden Projectmanagers verwijzen naar zichzelf wel eens op een ludieke manier als evenwichtsacrobaten. Inderdaad, het beheren van een project voelt aan als het constant in evenwicht houden van een aantal factoren, zoals doelstellingen, middelen en tijd. Maar al te graag zou de projectmanager werken in een stabiele omgeving, maar in de praktijk zullen omgevingsinvloeden zonder twijfel een sterke impact hebben op het verloop van het project. Vandaar dat voor een succesvol project
20
Projecten begrijpen en organiseren