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Dernière mise à jour : 25 août 2026 VOYAGE MANITOBA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ En utilisant le site Web de Voyage Manitoba (www.travelmanitoba.com) ou l’une de ses applications ou plateformes en ligne (y compris, sans s’y limiter : www.everythingchurchill.com, www.huntfishmanitoba.ca, anglers.travelmanitoba.com, hunters.travelmanitoba.com, industry.travelmanitoba.com, shoptravelmb.ca, shophuntfishmb.ca, l’application Maître-pêcheur Manitoba et Manitoba Explorer), vous acceptez sans réserve d’être lié par la présente Politique de confidentialité et par notre Code de confidentialité du site Web et des applications. Nous nous réservons le droit de mettre à jour la Politique de confidentialité et notre Code de confidentialité du site Web et des applications en tout temps. Nous vous en informerons en mettant à jour la mention « Dernière mise à jour » située dans le coin supérieur droit de la première page de cette politique et dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du Code de confidentialité du site Web et des applications. Les mises à jour entrent en vigueur dès leur publication. En continuant à utiliser notre site Web ou nos autres plateformes en ligne, vous acceptez sans réserve la version mise à jour de la Politique de confidentialité de Voyage Manitoba, de même que notre Code de confidentialité du site Web et des applications si vous utilisez notre site Web ou nos services en ligne.

Voyage Manitoba accorde une grande importance à la protection de votre vie privée Chez Voyage Manitoba, la protection de votre vie privée nous tient à cœur. Voyage Manitoba offre divers services et exploite des applications et des plateformes en ligne pour mettre en valeur ses programmes et fournir aux utilisateurs de l’information sur l’actualité, les événements, les brochures, les occasions et les activités des secteurs du voyage et du tourisme. Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou par l’entremise de nos sites Web ainsi que dans le cadre de nos programmes, services, ventes de produits et projets. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements personnels auprès de vous pour faciliter et gérer les achats sur nos boutiques en ligne. Voyage Manitoba est liée par les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) du Manitoba et dans la mesure limitée où des renseignements médicaux personnels relèvent de nous, nous sommes aussi assujettis à la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) du Manitoba. Si Voyage Manitoba, y compris par l’entremise de ses mandataires, recueille, utilise ou communique des renseignements personnels pour faciliter la commande, la livraison et

le paiement de produits dans ses boutiques en ligne ou pour mener d’autres activités commerciales, nous nous conformons aussi aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada. La Politique de confidentialité fait état de nos obligations juridiques et décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, protégeons, gérons et détruisons les renseignements personnels qui relèvent de nous. Elle définit aussi la marche à suivre par Voyage Manitoba pour traiter les demandes de communication de renseignements personnels, les demandes de correction de documents contenant de tels renseignements, ainsi que toute plainte concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée. La Politique de confidentialité décrit aussi la marche à suivre par Voyage Manitoba dans l’éventualité peu probable d’une atteinte à la vie privée. À propos de Voyage Manitoba Voyage Manitoba est une société constituée en vertu de la Loi sur la Société Voyage Manitoba et est un organisme public sous le régime des lois du Manitoba. Elle œuvre à favoriser le développement, la croissance et la diversité du secteur du tourisme au Manitoba. Elle est notamment chargée du marketing touristique, des services d’information aux visiteurs, de la recherche sur le tourisme et de l’information du public. Nous travaillons régulièrement en collaboration avec des tiers du secteur du voyage et du tourisme pour mettre en valeur les meilleures ressources, manifestations et activités qu’offre le Manitoba. Nous pouvons nous associer, collaborer ou travailler de concert avec des tiers afin d’assurer la prestation de nos services et l’exécution de nos programmes. Nous avons créé des boutiques en ligne afin de promouvoir à plus grande échelle les programmes de Voyage Manitoba et de Chasse Pêche Manitoba. Qu’entend-on par « renseignements personnels »? Aux fins de la Politique de confidentialité, « renseignements personnels » s’entend au sens qui lui est donné par les lois applicables et comprend tout renseignement concernant un particulier identifiable, notamment son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique ainsi que tout type d’information le concernant, mais exclut ses coordonnées professionnelles lorsqu’elles sont utilisées dans un cadre d’affaires. Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »? « Renseignements médicaux personnels » s’entend au sens qui lui est donné par les lois applicables et comprend, sans s’y limiter, tout renseignement consigné ayant trait à la santé, au dossier médical ou à d’autres renseignements liés à la santé d’un particulier identifiable. Ce qui ne constitue pas des « renseignements personnels »

Les renseignements personnels se limitent aux renseignements concernant des particuliers identifiables. Ils excluent les renseignements d’entreprise et les coordonnées professionnelles. Les renseignements d’ordre statistique, véritablement anonymisés ou ne pouvant être analysés pour être attribués à un particulier identifiable ne constituent pas non plus des renseignements personnels aux fins de la Politique de confidentialité. Voyage Manitoba se réserve le droit de recourir à des services de collecte de statistiques ou à des services d’analyse pour évaluer et optimiser l’utilisation de ses programmes, de ses services, de ses applications et de ses sites Web. Les statistiques et les analyses ne sont pas considérées comme des « renseignements personnels » aux fins de la Politique de confidentialité. Autres politiques rattachées à la Politique de confidentialité Voyage Manitoba a mis en place d’autres politiques pour des volets précis de ses programmes et services. Ces politiques décrivent ses pratiques en matière de protection de la vie privée pour ces volets et peuvent différer de la Politique de confidentialité. Ces autres politiques sont intégrées à la Politique de confidentialité et en font partie intégrante aux fins opérationnelles prévues, à savoir : a) Code de confidentialité du site Web et des applications Voyage Manitoba a adopté un Code de confidentialité du site Web et des applications afin de régir ses pratiques de collecte et de gestion des données en ligne et sur ses applications. En utilisant le site Web de Voyage Manitoba (www.travelmanitoba.com) ou l’une de ses plateformes ou applications en ligne, y compris, sans s’y limiter : • • • • • • • • •

www.everythingchurchill.com, www.huntfishmanitoba.ca, anglers.travelmanitoba.com, hunters.travelmanitoba.com, industry.travelmanitoba.com, shoptravelmb.ca, shophuntfishmb.ca, application Maître-pêcheur Manitoba, application Explorateur Manitoba,

les utilisateurs acceptent sans réserve d’être liés de manière générale par la Politique de confidentialité ainsi que par notre Code de confidentialité du site Web et des applications. Les conditions d’utilisation s’appliquent aussi à nos boutiques en ligne.

b) Témoins

Le site Web de Voyage Manitoba ne recueille aucun renseignement concernant des particuliers identifiables au moyen de témoins électroniques; Voyage Manitoba se réserve toutefois le droit d’utiliser des systèmes électroniques, des ressources en ligne ou des fournisseurs de services qui emploient des témoins dans leurs applications afin d’améliorer la prestation de ses services ou d’évaluer ses sites Web et ses ressources. Les utilisateurs sont invités à surveiller activement les paramètres relatifs aux témoins et peuvent en désactiver l’utilisation s’il y a lieu.

c) Politique de conservation et de sécurité des documents Voyage Manitoba s’est dotée d’une Politique de conservation et de sécurité des documents qui décrit les mesures requises pour protéger les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels de qui ils relèvent contre tout accès, toute collecte, toute utilisation, toute communication ou toute destruction non autorisés. La Politique de conservation et de sécurité des documents de Voyage Manitoba est révisée deux fois par année. Les enjeux liés à la conservation et à la sécurité sont aussi traités à la partie 1.4 de la Politique de confidentialité.

Nomination d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée 1. Nomination d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Conformément aux lois en vigueur, Voyage Manitoba s’est dotée d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée pour veiller à la conformité organisationnelle avec les exigences de protection des renseignements personnels et la Politique de confidentialité. Pour joindre le coordonnateur, communiquez avec Voyage Manitoba ou envoyez un courriel à l’adresse dédiée suivante : fippaTMB@travelmanitoba.c.com 2. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba peut, au besoin, déléguer certaines de ses tâches à des employés approuvés et désignés de Voyage Manitoba. Les employés, les entrepreneurs ou les autres parties travaillant pour le compte de Voyage Manitoba se conforment à la Politique de confidentialité et aux directives de Voyage Manitoba au besoin. 3. Toute question ou préoccupation relative à la Politique de confidentialité doit être acheminée au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Cette personne doit toujours être consultée dans les cas suivants (la liste ci-dessous est donnée à titre d’exemple et n’est pas exhaustive) :

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Collecte – en cas d’incertitude quant au fondement juridique sur lequel des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels doivent être recueillis, utilisés, stockés ou communiqués; Consentement implicite – Voyage Manitoba exige un consentement explicite chaque fois que cela est possible. Si le consentement implicite est invoqué pour recueillir, utiliser, stocker ou communiquer des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels, suivez les directives du coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée; Information concernant un mineur – toute collecte de renseignements personnels ou de renseignements médicaux personnels auprès d’un mineur ou le concernant; Période de conservation – en cas d’incertitude quant à la période de conservation de tout type particulier de renseignements personnels ou de renseignements médicaux personnels; Avis de confidentialité – si de nouveaux avis de confidentialité, des mises à jour ou des documents semblables relatifs à la confidentialité sont requis; Relations avec les représentants – si une personne demande l’accès à des renseignements personnels ou à des renseignements médicaux personnels concernant une autre personne, la demande doit être acheminée au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée pour obtenir ses directives. La qualité et le droit d’accès de l’auteur de la demande à ces renseignements de tiers (par exemple, à titre d’exécuteur testamentaire, de fondé de pouvoir ou de parent ou tuteur légal du particulier concerné) et possession de documents officiels attestant cette qualité ou consentement vérifié du particulier concerné; Préoccupation concernant les mesures de sécurité – en cas d’incertitude quant aux mesures de sécurité (matérielles, technologiques ou organisationnelles) requises pour protéger les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels; Nouveau consentement pour de nouvelles fins – quand des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels sont utilisés à une ou plusieurs fins différentes de celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis, et qu’un nouveau consentement pourrait s’avérer nécessaire; Atteinte ou présomption d’atteinte à la vie privée – si une atteinte à la vie privée concernant des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels – collecte, utilisation, communication, destruction ou accès non autorisés – s’est produite ou est présumée s’être produite, qu’elle soit réelle ou soupçonnée; Communication à des prestataires de services ou des gestionnaires de l’information – si des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels doivent être communiqués à des prestataires de services tiers ou à des gestionnaires de l’information, des clauses contractuelles adéquates doivent être mises en place au préalable et acceptées par les parties; Communication ou transmission hors du Canada – si des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels doivent être transmis

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hors du Canada et que des questions se posent quant au fondement juridique permettant de le faire; Utilisation de renseignements personnels à des fins de marketing ou à des fins similaires – toute question ou préoccupation concernant la Loi canadienne anti-pourriel et le respect de la vie privée.

4. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (y compris par l’intermédiaire de ses délégués) s’occupe d’assurer la conformité de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée. Pour ce faire, il s’attache à coordonner ce qui suit : • la conformité quotidienne de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée; • la formation sur la protection de la vie privée de Voyage Manitoba et de son personnel (intégration, départ et en cours d’emploi ou dans le cadre des services assurés dans le cadre de contrats); • les pratiques adéquates pour mener à bien les projets et les activités conformément à la Politique de confidentialité, aux autres politiques et aux obligations juridiques de Voyage Manitoba; • la réponse aux questions du personnel concernant la conformité en matière de protection de la vie privée, s’il y a lieu; • la réponse aux questions des clients et des tiers concernant les pratiques de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée; • la réponse aux demandes de communication et aux demandes de correction concernant des documents qui relèvent de Voyage Manitoba; • l’examen et l’enquête de plaintes concernant les pratiques de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée, et la réponse à celles-ci, en consultation avec le conseil d’administration ou son délégué et selon ses directives; • la réponse de Voyage Manitoba en cas d’atteinte à la vie privée et le signalement au besoin, ainsi que la réponse à toute enquête de l’ombudsman du Manitoba ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, le tout en consultation avec le président-directeur général et selon ses directives; • la reddition de comptes au président-directeur général selon ses directives concernant les enjeux de conformité en matière de protection de la vie privée, et sans délai pour les demandes de communication, les demandes de correction et les plaintes; • la réalisation d’un examen annuel de la Politique de confidentialité pour s’assurer de sa conformité avec les obligations juridiques de Voyage Manitoba et les pratiques actuelles du secteur pour l’offre de programmes, de projets, d’événements et de pratiques relatives aux renseignements personnels, et la recommandation de mises à jour au conseil d’administration, s’il y a lieu; • la diffusion d’un avis de mise à jour au personnel si le président-directeur général approuve, au besoin, la modification de la Politique de confidentialité d’une manière qui aurait une incidence sur les obligations de conformité du personnel;

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toute autre fonction liée à la protection de la vie privée qui est raisonnablement nécessaire ou attribuée au besoin.

5. Conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée, l’identité du coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba (à savoir son nom, ainsi que son titre et ses coordonnées) doit être communiquée sur demande. 6. Dans le cadre de ses fonctions, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba examine ou fait examiner la Politique de confidentialité tous les ans afin de traiter tout changement requis à la Politique ou aux pratiques, et fait faire un audit des mesures de sécurité (y compris en vertu de la Politique de conservation et de sécurité des documents) au moins tous les deux (2) ans, conformément aux exigences des lois sur la protection de la vie privée.

Renseignements personnels et renseignements médicaux personnels : formation et obligations du personnel 1. Voyage Manitoba reconnaît l’importance de la formation du personnel pour assurer la conformité en matière de protection de la vie privée, et prend des mesures raisonnables pour veiller à ce que son personnel reçoive une formation adéquate sur ses obligations et ses pratiques en matière de protection de la vie privée ainsi qu’aux termes de la Politique de confidentialité (y compris, sans s’y limiter, les autres politiques qui y sont intégrées par renvoi). 2. Soucieuse de garantir un consentement éclairé, Voyage Manitoba prend des mesures pour veiller à ce que les membres de son personnel qui recueillent des renseignements personnels soient en mesure d’expliquer les fins auxquelles les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels sont recueillis et de répondre aux questions d’ordre général. 3. Tous les membres du personnel de Voyage Manitoba sont tenus d’examiner attentivement la Politique de confidentialité et de fournir l’Accord de confidentialité et de protection de la vie privée selon le modèle établi à l’annexe A. 4. Voyage Manitoba passe des contrats écrits (qui contiennent notamment des obligations de confidentialité) avec des entrepreneurs indépendants qui traitent des renseignements personnels en son nom, ce qui lie ces personnes à ses pratiques en matière de protection de la vie privée et les oblige à se conformer aux exigences de la Politique de confidentialité, y compris dans ses versions ultérieures révisées au besoin. 5. Voyage Manitoba veille à ce que tout nouveau membre du personnel reçoive une formation concernant sa Politique de confidentialité dans les meilleurs délais suivant l’embauche.

6. Lorsque cela est raisonnablement nécessaire et selon les fonctions de l’employé ou de l’entrepreneur, Voyage Manitoba fournit des mises à jour et de la formation sur la protection de la vie privée, s’il y a lieu, pour que la formation du personnel en la matière demeure à jour par rapport aux pratiques en vigueur. 7. En cas de modifications ou de mises à jour de fond de la Politique de confidentialité ou des pratiques organisationnelles en matière de protection de la vie privée, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba fait transmettre un avis de mise à jour concernant les modifications apportées au personnel de Voyage Manitoba, s’il y a lieu.

Signalement 1. Pour que Voyage Manitoba soit en mesure de donner suite de manière adéquate aux demandes de communication, aux demandes de correction ou aux plaintes, ses administrateurs, dirigeants, employés et entrepreneurs indépendants signalent, le même jour ouvrable et sans délai, l’un ou l’autre des éléments suivants au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (ou à son délégué) : A. toute demande de communication ou de correction de documents qui relèvent de Voyage Manitoba; B. toute plainte concernant Voyage Manitoba ou ses pratiques en matière de protection de la vie privée, ou celles de l’un de ses entrepreneurs ou mandataires; C. toute atteinte avérée ou présumée à la vie privée, aux garanties ou à la Politique de confidentialité, ou tout manquement à la confidentialité concernant les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels. Voyage Manitoba fait en sorte que la demande ou la plainte soit frappée du timbredateur dès sa réception, sauf indication contraire expresse sur le formulaire de demande de communication ou de correction ou sur tout autre document de ce type. 2. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée remet au président-directeur général de Voyage Manitoba les rapports suivants concernant les renseignements personnels qui relèvent de Voyage Manitoba : A. des rapports trimestriels réguliers sur les enjeux qui ne présentent pas de caractère urgent (à savoir ceux qui ne constituent pas une infraction à la Politique de confidentialité, d’autres politiques ou procédures de Voyage Manitoba ou des lois applicables), et qui contiennent les renseignements suivants : • la formation dispensée au personnel et celle qui doit encore l’être; • tout enjeu non urgent concernant la conformité aux règles de confidentialité au sein de l’organisation qu’il faut traiter, accompagné

d’une proposition d’intervention et d’un calendrier d’exécution soumis à l’examen du président-directeur général; • toute recommandation de modification des pratiques exemplaires; • toute recommandation de modification des pratiques en matière de protection de la vie privée ou de la Politique de confidentialité; • les rapports sur les demandes de communication, le cas échéant, la confirmation des réponses et les délais de réponse (les rapports ne doivent contenir aucun renseignement personnel); • les mises à jour concernant les demandes de correction, les réponses et les délais de réponse, le cas échéant (les rapports ne doivent contenir aucun renseignement personnel); • les mises à jour concernant les plaintes en matière de protection de la vie privée approuvées et les réponses fournies, le cas échéant. B. dans un délai de deux (2) jours ouvrables, les rapports sur les plaintes déposées au sujet de la protection de la vie privée (qui ne portent pas sur une atteinte à la vie privée) qui concernent Voyage Manitoba et qui ne nécessitent pas de réponse immédiate; C. sans délai, les rapports sur les atteintes à la vie privée qui font intervenir le personnel de Voyage Manitoba ou qui visent de toute autre manière des renseignements personnels relevant de Voyage Manitoba, dès leur détection. Ces rapports sont mis à jour selon un échéancier fixé par le président-directeur général à la suite du signalement initial de l’atteinte à la vie privée. 3. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée prend aussi des mesures pour conserver des copies de toutes les versions de la Politique de confidentialité, avec la confirmation de leurs dates d’entrée en vigueur, afin de valider les politiques et pratiques de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée, d’aider l’organisation à consigner ses pratiques, et de répondre à toute plainte ou réclamation et d’y donner suite.

PARTIE 1 – Table des matières La Politique de confidentialité est divisée en parties comme suit : 1) Partie 1 – Table des matières 2) Partie 2 – Protection de la vie privée 3) Partie 3 – Atteinte à la vie privée 4) Partie 4 – Demandes de communication et réponses 5) Partie 5 – Demandes de correction 6) Partie 6 – Demandes de renseignements et plaintes 7) Partie 7 – Annexes : (i) Annexe A – Accord de confidentialité et de protection de la vie privée (ii) Annexe B – Formulaire de demande de communication

Partie 2 – Protection de la vie privée 1. Champ d’application de la Politique et collecte des renseignements personnels 1.1. Renseignements personnels des tiers et des employés. La Politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels des tiers et des employés, ainsi qu’aux renseignements médicaux personnels de ces personnes, le cas échéant. 1.2. Collecte. 1.2.1. Collecte limitée. a) Restrictions quant à la collecte. Voyage Manitoba ne recueille que les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels nécessaires à l’exécution et à la gestion de ses services, programmes, activités et initiatives. Pour ce qui est des seuls renseignements personnels, le particulier concerné ou son parent, tuteur légal ou représentant légal peut choisir de fournir des renseignements personnels supplémentaires à Voyage Manitoba; toutefois, ces derniers ne sont recueillis qu’avec le consentement et à des fins bien établies. Voyage Manitoba précise, le cas échéant, lorsque la collecte des renseignements personnels est facultative, et ne refusera pas de fournir un produit ou un service en raison des renseignements personnels facultatifs, sauf si ceux-ci y sont nécessaires. Voyage Manitoba n’est pas autorisée à recueillir les renseignements médicaux personnels d’un particulier au-delà de ce qui est requis pour les fins de la collecte. b) Variabilité des types de renseignements personnels recueillis. Les types de renseignements personnels recueillis par Voyage Manitoba varient en fonction du type de service et du programme. 1.2.2. Sources de collecte. Voyage Manitoba recueille les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels directement auprès du particulier concerné, dans la mesure du possible. Elle ne recueillera de tels renseignements auprès d’un tiers qu’avec le consentement du particulier concerné, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. 1.2.3. Collecte de renseignements personnels auprès de mineurs avec consentement. Voyage Manitoba ne recueille pas sciemment de renseignements personnels ou de renseignements médicaux personnels auprès de personnes âgées de moins de 18 ans sans le consentement d’un parent, d’un tuteur légal ou d’un représentant légal. 1.2.4. Indication des fins. Au moment de la collecte de renseignements personnels ou de renseignements médicaux personnels ou avant celle-ci, par écrit dans la mesure du possible, Voyage Manitoba informe le particulier qu’ils concernent ou son représentant légal : a) des fins auxquelles ils sont destinés;

b) de la disposition législative permettant leur collecte; c) du titre et des coordonnées du coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba, qui peut le renseigner au sujet de la collecte. 1.2.5. Indication des fins non requise en cas de communication récente. Si Voyage Manitoba a déjà recueilli des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels identiques ou semblables auprès d’un particulier, la loi ne l’oblige pas à en préciser à nouveau les fins lors d’une nouvelle collecte de ces mêmes renseignements ou de renseignements semblables destinés à une fin identique ou connexe. Toute question concernant la collecte de renseignements personnels en vertu de l’article 1.2.5. est acheminée au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée avant que la collecte n’ait lieu. 1.2.6. Consignation des fins. Dans la mesure du possible, Voyage Manitoba consigne par écrit les fins de la collecte dans des formulaires normalisés ou au moyen de documents précis, et veille à ce que ses documents indiquent que les fins ont été précisées au particulier concerné au moment de la collecte ou avant celle-ci. En l’absence de ces formulaires ou documents écrits, le personnel de Voyage Manitoba : a) précise les fins de la collecte et consigne par écrit leur communication; b) frappe le document du timbre-dateur; c) met à jour le dossier du particulier concerné afin d’y préciser que de l’information concernant les fins de la collecte lui a été communiquée. Si le personnel de Voyage Manitoba se prévaut de l’article 1.2.5. de la Politique de confidentialité, il doit le préciser dans le dossier du particulier concerné. 1.3. Exactitude. Si Voyage Manitoba utilise des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels pour prendre une décision qui touche directement le particulier concerné, et qu’un laps de temps s’est écoulé entre le moment de la collecte et celui de l’utilisation, elle prend les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements sont exacts et complets aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. 1.4. Conservation et sécurité. 1.4.1. Période de conservation. Voyage Manitoba conserve les documents contenant des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels pendant une période suffisante, qu’elle détermine au besoin selon le document concerné. Lorsqu’aucune période n’est définie, la période de conservation est de sept (7) ans à compter de la date du document. Les périodes de conservation sont établies de manière à permettre aux particuliers concernés d’exercer leur droit d’accès à leurs renseignements personnels ou à leurs renseignements médicaux personnels, et tenir compte de l’expiration des délais de prescription légaux et fiscaux applicables.

Nonobstant ce qui précède, si un particulier choisit de ne plus recevoir de communications, Voyage Manitoba conserve ses coordonnées de courriel pour s’assurer que ce choix soit respecté. 1.4.2. Voyage Manitoba a adopté des garanties physiques, techniques et administratives raisonnables, conformément aux exigences juridiques, contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication et la destruction non autorisé de documents contenant des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels. Elle a adopté une Politique de conservation et de sécurité des documents visant à garantir la confidentialité, la sécurité, l’exactitude et l’intégrité des renseignements. Cette politique est intégrée par renvoi et fait partie intégrante de la Politique de confidentialité. L’accès à la Politique de conservation et de sécurité des documents peut être restreint pour des raisons de sécurité. 1.4.3. Entrepreneurs et fournisseurs de services. Voyage Manitoba peut, au besoin, conclure des contrats avec des entrepreneurs indépendants et des fournisseurs de services tiers pour la réception ou la fourniture de produits et de services. Elle conclut des ententes par écrit avec tous les entrepreneurs et fournisseurs de services susceptibles d’avoir accès à des documents contenant des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels de qui ceux-ci relèvent. Ces ententes les obligent à respecter des pratiques de confidentialité comparables et protègent les renseignements contre tout risque d’accès, d’utilisation, de communication, de destruction ou de modification non autorisé. 1.4.4. Gestionnaires de l’information. a) Voyage Manitoba peut recourir aux services d’un ou de plusieurs gestionnaires de l’information tiers pour : (i) traiter, stocker ou détruire ses documents contenant des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels ou (ii) recevoir des services de gestion des renseignements ou des services informatiques. b) Voyage Manitoba conclut des ententes par écrit avec tous les gestionnaires de l’information qu’elle retient. Ces ententes prévoient la protection des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels contre les risques d’accès, d’utilisation, de communication, de destruction ou de modification non autorisés, de la même manière et dans la même mesure que l’exige la loi pour Voyage Manitoba et conformément à la Politique de confidentialité. c) L’information détenue par le gestionnaire de l’information pour le compte de Voyage Manitoba est réputée relever de Voyage Manitoba et ne constitue pas une communication à un tiers aux termes de la loi. d) Les gestionnaires de l’information ne peuvent utiliser et communiquer des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels que pour les

fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis par Voyage Manitoba ou à des fins compatibles. 1.5. Restrictions relatives à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels. Voyage Manitoba n’utilise et ne communique des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels que s’ils sont nécessaires à la prestation de ses services et programmes et à l’exercice de ses activités et initiatives, y compris, sans s’y limiter, pour répondre aux demandes de renseignements et permettre la participation aux programmes. 1.5.1. Restrictions relatives à l’utilisation. Voyage Manitoba a mis en place des politiques qui limitent l’utilisation des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels aux seuls membres de son personnel qui en ont besoin pour accomplir les tâches qui leur sont confiées et : (i) pour les fins ayant motivé la collecte de tels renseignements ainsi que pour toute utilisation compatible avec ces fins, (ii) pour toute utilisation supplémentaire à laquelle le particulier concerné a consenti, et (iii) dans les autres cas prévus par la loi. 1.5.2. Restrictions relatives à la communication. Voyage Manitoba ne communique des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels qu’avec le consentement du particulier concerné, sauf si la loi l’exige ou l’autorise. 1.6. Consentement 1.6.1. Le consentement sur lequel se fonde Voyage Manitoba peut être un consentement exprès donné par écrit ou un consentement implicite. Un consentement exprès donné par écrit devrait être obtenu dans la mesure du possible et devrait être exigé lorsque les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels sont de nature délicate. 1.6.2. Voyage Manitoba crée des formulaires, dans la mesure du possible, pour recueillir des renseignements personnels et pour garantir la cohérence des renseignements fournis concernant les fins pour lesquelles ils sont recueillis, utilisés et communiqués. 1.6.3. Lors de la collecte de renseignements personnels, Voyage Manitoba prend des mesures pour informer les particuliers concernés des fins auxquelles les renseignements personnels seront recueillis, utilisés et communiqués, si elles ne sont pas expressément énoncées à l’article 1.6.2. ci-dessus. Elle met à la disposition du public les coordonnées de son coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée ou d’autres employés désignés qui peuvent répondre aux questions concernant les renseignements personnels du particulier concerné ainsi que la collecte et la gestion de ceux-ci par Voyage Manitoba, ou concernant les documents et les pratiques de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée en général.

PARTIE 3 – ATTEINTE À LA VIE PRIVÉE 1.0. Atteinte à la vie privée 1.1. Atteinte à la vie privée – Définition. « Atteinte à la vie privée » s’entend, en ce qui concerne les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels : a) du vol ou de la perte; b) de l’accès, de l’utilisation, de la communication, de la destruction ou de la modification non autorisés, en violation des obligations de Voyage Manitoba prévues par la loi ou par la Politique de confidentialité. 1.2. Obligation d’avis en cas de risque réel de préjudice grave. En tant qu’organisme public, et dans le cas malheureux et improbable d’une atteinte à la vie privée, Voyage Manitoba est tenue de procéder à un examen de l’atteinte et d’en aviser les personnes touchées si, après examen des facteurs pertinents prévus par la loi, il est raisonnable de s’attendre à ce que l’atteinte crée un risque réel de préjudice grave pour les particuliers concernés. Les facteurs qui permettent de déterminer si une atteinte répond au critère du « risque réel de préjudice grave » sont énoncés à l’article 1.3. ci-dessous et en vertu de la loi. Un « préjudice grave » s’entend au sens de la loi, relativement à un particulier, notamment d’une lésion corporelle, d’une humiliation, d’un préjudice à sa réputation ou à ses relations, d’une perte de possibilité d’emploi, d’occasions d’affaires ou d’occasions professionnelles, d’une perte financière, d’un vol d’identité, d’effets néfastes sur sa cote ou son rapport de solvabilité, de la perte de ses biens ou de dommages causés à ceuxci. 1.3. Considération des facteurs pour établir l’existence d’un préjudice grave. Voyage Manitoba est tenue par la loi de prendre en considération les facteurs pertinents suivants pour établir si les faits relatifs à une atteinte concernant des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels posent un risque réel de préjudice grave : a) la nature délicate des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels en question; b) la probabilité que les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels puissent être utilisés pour causer un préjudice grave au particulier, compte tenu des éléments suivants : (i) l’événement qui a causé l’atteinte à la vie privée, y compris s’il existe des preuves d’intention malveillante, par exemple si l’atteinte découle d’un vol ou de l’obtention d’un accès non autorisé à un système informatique, (ii) le nombre de personnes ayant accédé, ou pu accéder, aux renseignements personnels ou aux renseignements médicaux personnels,

(iii) si l’identité des personnes ayant accédé, ou pu accéder, aux renseignements personnels ou aux renseignements médicaux personnels est connue ou inconnue, (iv) l’existence de toute relation connue entre l’une des personnes ayant accédé, ou pu accéder, aux renseignements personnels ou aux renseignements médicaux personnels et le particulier concerné par ces renseignements, ainsi que la nature de la relation, (v) si l’organisme public a des raisons de croire que toute personne ayant accédé, ou pu accéder, aux renseignements personnels ou aux renseignements médicaux personnels a détruit toute copie non autorisée de ceux-ci et s’est engagée à ne pas les utiliser ni les communiquer, (vi) le temps écoulé depuis que l’atteinte à la vie privée s’est produite pour la première fois et la période pendant laquelle les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels ont pu être consultés, utilisés, communiqués, détruits ou modifiés en contravention de la Loi, (vii) la quantité des renseignements personnels ou renseignements médicaux personnels en cause, (viii) si les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels ont été récupérés (ix) si les renseignements personnels ou les renseignements médicaux personnels ont été correctement chiffrés ou anonymisés, ou étaient autrement difficilement accessibles, (x) si un préjudice s’est concrétisé; c) tout autre facteur raisonnablement pertinent au vu des circonstances. 1.4. Avis d’atteinte à la vie privée 1.4.1. Avis – dès que possible a) Un avis (par écrit) est remis aux personnes touchées dès que possible après que Voyage Manitoba a pris connaissance de l’atteinte à la vie privée, sauf si la loi l’exige ou l’autorise. b) Si elle a des motifs raisonnables de croire que le délai nécessaire pour remettre l’avis écrit au particulier risque d’accroître considérablement le risque réel de préjudice grave pour ce dernier, ou si elle ne dispose pas de mécanisme pour remettre un avis écrit de l’atteinte à la vie privée, Voyage Manitoba peut lui donner l’avis verbalement, à condition, selon le cas : (i) au moment de le faire, qu’elle consigne les renseignements suivants : (i) le nom des personnes participant à la conversation, (ii) le titre des membres de son personnel, (iii) la date et l’heure de la conversation, (iv) les noms et la qualité des

témoins présents, ainsi que le consentement de la personne touchée à la présence de ces personnes, (v) les détails des renseignements qu’elle lui a fournis. Tout renseignement supplémentaire à transmettre à la personne touchée doit également être consigné. Voyage Manitoba n’est pas tenue de consigner ce qui précède si elle remet un avis par écrit à la personne touchée conformément à l’alinéa 1.4.1.a) ci-dessus dans un délai raisonnable suivant la communication de l’avis oral. Tout avis subséquent visé aux présentes doit renvoyer à la communication de l’avis oral. c) L’avis peut être remis indirectement à un ou plusieurs particuliers dans les circonstances suivantes : (i) Voyage Manitoba a des motifs raisonnables de croire que l’atteinte à la vie privée pourrait entraîner un risque pour la santé ou la sécurité publique; (ii) l’identité ou les coordonnées actuelles du ou des particuliers ne sont pas connues; (iii) Voyage Manitoba a des motifs raisonnables de croire que la remise de l’avis est peu pratique ou excessivement coûteuse en raison du grand nombre de particuliers touchés, ou pourrait menacer la santé physique ou mentale du particulier ou y nuire. Dans de telles circonstances, l’avis est donné au moyen d’une communication publique ou d’une autre mesure semblable permettant vraisemblablement de joindre le ou les particuliers touchés et ne divulguant aucun renseignement permettant vraisemblablement de l’identifier ou de les identifier. Dans le cas où l'atteinte à la vie privée risquerait vraisemblablement de menacer la santé physique ou mentale du destinataire ou d'y nuire, l’avis est remis par écrit au particulier qui fournit des soins au destinataire ou au particulier avec lequel le destinataire entretient des liens personnels étroits. 1.4.2. Contenu de l’avis. L’avis remis aux personnes touchées contient ce qui suit : a) une description des circonstances de l’atteinte à la vie privée; b) la date à laquelle ou la période pendant laquelle l’atteinte à la vie privée a eu lieu ou aurait eu lieu; c) le fait que les renseignements personnels relevaient de Voyage Manitoba au moment où l’atteinte à la vie privée a eu lieu; d) une description des renseignements personnels ayant fait l’objet de l’atteinte à la vie privée; e) une description des mesures que Voyage Manitoba a prises ou a l’intention de prendre à la date de l’avis en vue de,

(i) réduire le risque de préjudice que pose l’atteinte à la vie privée pour le particulier, (ii) réduire le risque qu’une atteinte à la vie privée semblable se produise; f) une description des mesures que peut prendre le particulier afin de réduire le risque de préjudice pouvant découler de l’atteinte à la vie privée ou d’atténuer le préjudice; g) une déclaration attestant que l’ombudsman du Manitoba en général ou le commissaire à la protection de la vie privée du Canada (pour les activités commerciales uniquement) a été ou sera avisé de l’atteinte à la vie privée; h) le nom et les coordonnées du coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée qui est en mesure de répondre aux questions concernant l’atteinte à la vie privée; i) les autres renseignements que Voyage Manitoba estime pertinents. 1.4.3. S’il s’avère nécessaire d’informer les personnes touchées d’une atteinte à la vie privée, Voyage Manitoba a l’obligation correspondante d’en informer l’ombudsman du Manitoba, ou le commissaire à la protection de la vie privée du Canada lorsque la LPRPDE s’applique. PARTIE 4 – DEMANDES DE COMMUNICATION ET RÉPONSES 1. Obligations de Voyage Manitoba – Demandes de communication de documents 1.1. Obligation de prêter assistance. Voyage Manitoba a l’obligation de prêter assistance à l’auteur de la demande de communication. 1.2. Obligation d’évaluer et de répondre. Sous réserve de ses obligations concernant les exceptions obligatoires et discrétionnaires à la communication de documents prévues par la loi, Voyage Manitoba répond sans délai de manière ouverte, précise et complète aux demandes de communication des documents de qui ils relèvent. 1.3. Considérations précises – Documents contenant des renseignements médicaux personnels au titre de l’article 4. de la partie 4. Les considérations relatives aux réponses concernant les renseignements médicaux personnels sont abordées à l’article 4. de la partie 4, ci-dessous. 2. Droit de demander l’accès aux documents. 2.1.1. A) Droit de demander. Toute personne a le droit de demander l’accès à des documents, y compris des documents contenant des renseignements personnels ou des renseignements médicaux personnels la concernant ou ceux d’un tiers si elle est le représentant légal de ce tiers et peut en apporter la preuve, dès lors que ces documents relèvent de Voyage Manitoba, sous réserve des restrictions énoncées dans la Politique de confidentialité et les lois applicables.

Les demandes de communication de documents contenant des renseignements personnels et des renseignements médicaux personnels sont faites par écrit (sauf indication contraire à l’article 3. de la partie 4 ci-dessous) et sont suffisamment détaillées pour permettre à Voyage Manitoba de trouver les documents demandés sans problèmes sérieux. Sous réserve de l’article 3. de la partie 4, Voyage Manitoba se réserve le droit d’exiger l’utilisation du formulaire de demande de communication reproduit à l’annexe B de la présente politique pour toute demande de communication. 2.1.1.B) Nonobstant l’alinéa 2.1.1.a) ci-dessus, Voyage Manitoba peut ne pas tenir compte d’une demande de communication si elle est d’avis, pour des motifs raisonnables : a) que la demande est futile, frivole ou vexatoire; b) qu’elle vise des renseignements qui ont été fournis à l’auteur de la demande; c) qu'elle constitue une demande abusive pour une des raisons suivantes : (i) elle est indûment répétitive ou systématique, (ii) elle est incompréhensible ou excessivement générale, (iii) elle est entachée de mauvaise foi; d) que le fait d'y répondre entraverait de façon déraisonnable son fonctionnement. Lorsqu’elle rend une décision au titre des sous-alinéas 2.1.1.B)c) ou 2.1.1.B)d) ci-dessus, Voyage Manitoba tient compte (i) du nombre de demandes faites par le même auteur, ou (ii) du fait qu'il est raisonnable de croire que la demande se rapporte à des demandes déjà présentées par au moins deux auteurs qui sont associés. 2.1.1. C) Pour l’application des dispositions de la Politique de confidentialité, Voyage Manitoba peut considérer des personnes comme étant associés si elle a des motifs raisonnables de croire qu’au moins deux d’entre elles ont agi de concert en présentant une ou plusieurs demandes de communication, notamment en prenant en considération : (i) l’identité des auteurs et toute relation connue entre eux, (ii) les points communs des auteurs concernant leurs emplois, (iii) les intérêts communs des auteurs, y compris leurs adhésions ou affiliations aux mêmes organismes ou entités ou à des organismes ou entités semblables. 2.1.1.D). Lorsqu’elle rend une décision en vertu des sous-alinéas 2.1.1.B)c) ou 2.1.1.B)d) ci-dessus, Voyage Manitoba indique dans sa réponse à l’auteur de la demande : a) que la demande est refusée et le motif sur lequel se fonde le refus; b) les motifs sur lesquels elle fonde sa décision; c) le droit de l'auteur de la demande de déposer une plainte auprès de l'ombudsman au sujet du refus. 2.1.2. Renseignements supplémentaires. Voyage Manitoba peut, par l’entremise de son coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, exiger de l’auteur d’une demande qu’il fournisse les renseignements supplémentaires nécessaires pour trouver les documents demandés en vertu de l’alinéa 2.1.1.a) ci-dessus; les

demandes de renseignements supplémentaires doivent se faire par écrit. L’auteur de la demande dispose d’un délai de trente jours à compter de la date de la demande de renseignements supplémentaires, après quoi il est réputé avoir renoncé à sa demande. 2.1.3. Avis si l’auteur renonce à sa demande. Lorsque l’auteur renonce à sa demande de communication en application de l’article 2.1.2. ci-dessus, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée l’en avise par écrit et l’informe également de son droit de déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba. 2.2. Date de consignation. Le personnel de Voyage Manitoba frappe la demande du timbre-dateur au moment de la livraison si celle-ci est remise en mains propres ou par des modes de livraison qui n’enregistrent pas automatiquement la date de livraison (comme l’envoi par courriel ou par télécopieur, qui indique la date de transmission, par exemple). 2.3. Réception des demandes de communication par Voyage Manitoba. Les demandes de communication de documents faites par écrit peuvent être reçues en mains propres, par courrier électronique ou par télécopie. Seules les demandes de communication dûment remplies et signées seront traitées. Si une demande reçue s’avère incomplète, Voyage Manitoba en informera son auteur dans les meilleurs délais. 2.4. Adresse de courriel dédiée. Voyage Manitoba crée une adresse de courriel dédiée à laquelle peuvent être envoyées les demandes de communication, les demandes de correction et les plaintes concernant ses pratiques en matière de protection de la vie privée. Ce compte est accessible au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba, ainsi qu’à toute autre personne déléguée par celui-ci pour prêter assistance en matière de protection de la vie privée, sous sa supervision. 2.5. Dès la réception et au cours du même jour ouvrable, le personnel de Voyage Manitoba transmet la demande de communication de renseignements personnels au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba. 2.6. Demande orale de communication de documents dans des circonstances limitées. 2.6.1. Nonobstant l’obligation générale voulant que les demandes de communication soient faites par écrit [alinéa 2.1.1.a) ci-dessus], il est possible de présenter une demande de communication oralement d’un document relevant de Voyage Manitoba si l’auteur de la demande : (i) a une capacité limitée de lire ou d’écrire en français ou en anglais; (ii) a une incapacité ou une affection qui diminue sa capacité de présenter une demande écrite.

2.6.2. Le personnel de Voyage Manitoba transcrit la demande faite oralement, y indique son nom à titre de membre du personnel de Voyage Manitoba l’ayant reçue, frappe la demande transcrite du timbre-dateur et l’achemine le même jour ouvrable, pour le compte de l’auteur, au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba. 2.7. Examen de la demande de communication et des documents. 2.7.1. Examen de la demande de communication et traitement du contenu. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, ou son délégué, examine la demande de communication de documents dans les cinq jours suivant sa réception par Voyage Manitoba et : (i) l’achemine à un autre organisme public au besoin; (ii) détermine si la demande a trait à des renseignements médicaux personnels qui relèvent de Voyage Manitoba, puis gère cette demande et y répond; (iii) l’identifie pour y répondre en vertu de l’article 3.4. et demande aux membres du personnel compétents de Voyage Manitoba de réunir les documents visés pour son examen et pour l’examen par le personnel compétent, selon un délai raisonnablement fixé par lui afin de respecter l’échéance prescrite. 2.7.2. Examen des documents. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba, ou son délégué, examine les documents réunis et veille à : a) relever tout renseignement personnel concernant l’auteur de la demande et détermine si les documents contiennent des renseignements personnels concernant un tiers; b) relever tout renseignement médical personnel, qui sera traité suivant les protocoles relatifs aux renseignements médicaux personnels énoncés à l’article 4. de la partie 4, de la Politique de confidentialité; c) déterminer si tout renseignement qui ne devrait pas ou ne pourrait pas être communiqué en vertu de la loi peut être prélevé des documents visés sans poser de problèmes sérieux; d) si l’information demandée se trouve dans un document électronique relevant de Voyage Manitoba, déterminer si cette dernière doit produire le document, auquel cas elle le produit pour l’auteur de la demande si : (i) la production de ce document peut se faire à l'aide de son matériel informatique, de ses logiciels et de son expertise technique habituels, et (ii) le fait de le produire n'entraverait pas de façon sérieuse son fonctionnement. 2.7.3. Prise en compte des exceptions obligatoires et discrétionnaires à la communication. Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée tient compte des exceptions obligatoires et discrétionnaires prévues par la loi au

moment de déterminer quels documents et quels renseignements qu’ils contiennent peuvent être communiqués dans le cadre d’une demande de communication. 2.7.4. Refus de confirmer ou de nier l’existence d’un document. Conformément aux lois applicables, Voyage Manitoba est tenue, dans certaines circonstances, de refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document. Lorsque les documents demandés sont de nature délicate, ils sont soumis à l’examen du coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. 2.7.5. Avis au tiers – Renseignements personnels à communiquer. Si Voyage Manitoba envisage de donner communication d’un document pouvant : a) entraîner une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers sous le régime de la loi; b) porter atteinte aux intérêts commerciaux ou aux droits de propriété d’un tiers, elle peut devoir en aviser le tiers. Elle consulte le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée au sujet de tout document pertinent et de tout avis dans le délai de réponse imparti, afin d’obtenir des directives. 3. Réponses aux demandes de communication (documents ne contenant pas de renseignements médicaux personnels). 3.1. Contenu de la réponse. Dans la réponse à une demande de communication, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée ou ses représentants désignés mentionne à l’auteur de la demande : (i) si la communication totale ou partielle du document est accordée ou refusée; (ii) si la communication totale ou partielle du document est accordée, les modalités de la communication; (iii) si la communication totale ou partielle du document est refusée : i. le fait que le document n’existe pas ou ne peut être retrouvé, le cas échéant; ii. le titre et les coordonnées du coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba, qui peut renseigner l’auteur de la demande au sujet du refus au nom de Voyage Manitoba, iii. le droit de l’auteur de la demande de déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba. 3.2. Délai de réponse et prorogation du délai. 3.2.1. Quarante-cinq (45) jours, sauf en cas de prorogation ou d’obligation d’avis au tiers. Voyage Manitoba répond aux demandes de communication de documents de qui ils relèvent dès qu’il est raisonnable de le faire et au plus tard dans un délai de quarante-cinq (45) jours suivant leur réception, sauf si :

(i) elle transmet la demande à un autre organisme public dans les dix (10) jours suivant sa réception lorsque : a) le document a été produit par ou pour cet autre organisme public, b) cet autre organisme public a été le premier à obtenir le document, ou c) le document relève de cet autre organisme public. Dans de telles circonstances, Voyage Manitoba en avise l’auteur de la demande par écrit dans les meilleurs délais; (ii) elle estime de façon raisonnable : a) qu’il serait déraisonnable d’observer le délai imparti en raison du grand nombre de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer, ou du nombre de demandes présentées par l’auteur ou par au moins deux auteurs qui sont associés, ou b) qu’un délai est nécessaire afin de lui permettre de consulter un tiers ou un autre organisme public, ou pour obtenir des conseils juridiques avant de décider s’il sera donné ou non communication du document, c) qu’un tiers dépose une plainte, d) que l’auteur de la demande consent à la prorogation, ou f) que des circonstances exceptionnelles justifient la prorogation. En cas de prorogation du délai en vertu du sous-alinéa 3.2.1.(ii), Voyage Manitoba envoie à l’auteur de la demande un avis écrit lui indiquant a) les motifs de la prorogation, b) la date à laquelle il peut s’attendre à recevoir une réponse, et c) la possibilité qu’il a de déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la prorogation; (iii) elle envisage la communication d’un document qui est réputée : a) constituer une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers; ou b) porter atteinte aux intérêts commerciaux ou aux droits de propriété d’un tiers; la réponse et les documents concernés doivent respecter les exigences en matière d’avis prévues par les lois applicables afin de garantir la conformité à la loi. 3.2.2. Réception par Voyage Manitoba d’une demande de transmission. Si Voyage Manitoba est saisie d’une demande de communication d’un organisme public tiers et que, après examen de cette demande dans le cours normal de ses activités, elle détermine devoir y répondre, elle s’efforce de donner suite à la demande dans les quarante-cinq (45) jours suivant sa réception, à moins que ce délai ne soit prorogé pour les mêmes motifs que ceux énoncés à l’article 3.2.1. ci-dessus. Si Voyage Manitoba n’est pas la partie compétente pour recevoir la demande de communication et y répondre, elle répond immédiatement par écrit à l’organisme public expéditeur et précise les motifs pour lesquels elle n’est pas l’organisme compétent. 3.3. Présomption de refus. Le défaut de répondre à la demande par Voyage Manitoba dans le délai imparti vaut décision de refus de communication du document. 3.4. Droits. 3.4.1. Établissement des droits. Conformément aux droits qu’elle fixe au besoin et dans le respect des lois applicables, Voyage Manitoba peut exiger que l’auteur d’une demande verse des droits pour la communication des documents demandés ou la réception de copies de ceux-ci. Elle peut également, à sa discrétion, décider de renoncer au paiement de tout ou partie de ces droits.

3.4.2. Estimation des droits. Si elle prélève des droits pour une demande de documents, Voyage Manitoba remet à l’auteur de la demande une estimation des droits totaux avant de fournir le service visé. L’auteur de la demande dispose d’un délai de trente (30) jours à partir de la date de l’estimation a pour indiquer s’il accepte celle-ci ou pour modifier sa demande en vue de faire changer le montant des droits, après quoi il est réputé avoir renoncé à sa demande. 3.4.3. Conséquence de la réponse à l’estimation sur le délai de réponse à la demande de communication. Si une estimation est donnée à l’auteur de la demande en vertu de l’article 3.4., le délai à l’intérieur duquel le responsable est tenu de répondre en application de l’article 3.2.1. est suspendu à compter de la date de l’estimation jusqu’à ce que l’auteur de la demande avise Voyage Manitoba qu’il désire poursuivre celle-ci. 3.5 Modalités d’accès. Si Voyage Manitoba a conclu que la demande de communication sera accordée à l’auteur de la demande, elle peut procéder de la manière suivante : a) dans le cas où l’auteur de la demande a demandé une copie et que le document peut être reproduit aisément, elle lui en remet une copie; b) dans le cas où l’auteur de la demande a demandé à examiner un document ou une copie d’un document qui ne peut être reproduit aisément, elle lui permet d’examiner en tout ou en partie le document ou lui en donne communication en conformité avec les lois applicables. Lorsqu’elle accorde une demande de communication, Voyage Manitoba peut également fournir à l’auteur de la demande toute information supplémentaire qu’elle juge nécessaire pour expliquer les documents fournis. 4. Documents contenant des renseignements médicaux personnels. 4.1. L’article 4. de la partie 4 s’applique aux documents relevant de Voyage Manitoba qui contiennent des renseignements médicaux personnels. 4.2. Droit d’accès et motifs de refus 4.2.1. Droit d’examiner et d’obtenir une copie. Sous réserve de l’article 4.2. de la partie 4 ci-dessous, et dans la mesure limitée où des renseignements médicaux personnels pourraient relever de Voyage Manitoba, le particulier concerné a le droit, sur demande, d’examiner des documents contenant ses renseignements médicaux personnels et d’en obtenir une copie. 4.2.2. Droit de ne pas tenir compte d’une demande. Voyage Manitoba peut ne pas tenir compte d’une demande d’examen ou d’obtention d’une copie de renseignements médicaux personnels lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire :

a) qu’elle vise des renseignements qui ont été fournis à l’auteur de la demande; b) qu’elle constitue une demande abusive parce qu’elle est indûment répétitive ou systématique ou qu’elle est entachée de mauvaise foi. Si elle décide de ne pas tenir compte de la demande, Voyage Manitoba informe l’auteur par écrit de sa décision et des motifs sur lesquels elle fonde sa décision, ainsi que du droit de l’auteur de déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de cette décision. 4.2.3. Refus d’autoriser l’examen ou la copie. Voyage Manitoba peut refuser de permettre à un particulier d’examiner ses renseignements médicaux personnels ou d’en faire une copie, lorsque les lois applicables le permettent ou l’exigent. Si les renseignements médicaux personnels contiennent des données de nature délicate, il convient de consulter le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée avant toute communication, afin de déterminer s’il y a lieu de refuser la communication de certains documents. 4.2.4. Prélèvements dans la mesure du possible. Lorsque Voyage Manitoba refuse d’autoriser l’examen ou la copie de renseignements médicaux personnels comme il est indiqué ci-dessus, elle prélève dans la mesure du possible les renseignements médicaux personnels qui ne peuvent être consultés ou copiés, et autorise le particulier à examiner le reste du document ou à en recevoir une copie. PARTIE 5 – DEMANDES DE CORRECTION 1. Corrections. 1.1 Droit de demander des corrections. Le particulier qui croit qu’il y a une erreur ou une omission dans un document où figurent ses renseignements personnels peut demander par écrit à Voyage Manitoba de qui le document relève d’apporter la correction nécessaire. Si le document à corriger contient des renseignements médicaux personnels, les dispositions de l’article 2. de la partie 5 s’appliquent. 1.2. Enquête sur la demande de correction et réponse. 1.2.1. Enquête. Voyage Manitoba examine la demande de correction et, au besoin, mène une enquête. 1.2.2. Réponse. Sauf dans les cas prévus à l’article 1.3. de la partie 5 et dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande de correction (ou du délai prorogé conformément à l’article 1.5. de la partie 5 ci-dessous), Voyage Manitoba : a) effectue la correction demandée, avise le particulier par écrit de la correction qu’elle a apportée et met à jour le document pour consigner par écrit la demande de correction et la correction effectuée; b) avise l’auteur de la demande par écrit de ce qui suit : (i) son refus de corriger le document;

(ii) le motif du refus; (iii) le droit qu’a le particulier d’ajouter une déclaration de désaccord au document; (iv) le droit qu’a le particulier de déposer une plainte au sujet du refus auprès de l’ombudsman du Manitoba. . 1.2.3. Déclaration de désaccord. En cas de refus d’apporter une correction demandée au titre de l’article 1.2. de la partie 5 (et sauf dans le cas prévu à l’article 1.3. de la partie 5 ci-dessous), Voyage Manitoba : a) permet au particulier de déposer une déclaration de désaccord concise qui énonce la correction demandée et les motifs de la demande; b) ajoute la déclaration de désaccord au document de manière à ce qu’elle en fasse partie ou fasse l’objet de renvois convenables. 1.2.4. Avis donné à d’autres organismes publics ou tiers. Si elle apporte une correction à un document ou y ajoute une déclaration de désaccord, Voyage Manitoba en avise tout autre organisme public ou tiers auquel les renseignements ont été communiqués au cours de l’année précédant la demande de correction. 1.2.5. Voyage Manitoba reçoit un avis de correction ou une déclaration de désaccord. Dès qu’elle est avisée d’une correction ou d’une déclaration de désaccord par un autre organisme public, Voyage Manitoba en prend note dans le document concerné ou fait la correction ou ajoute la déclaration de désaccord à tout document où figurent ces renseignements et de qui relève il relève. 1.3 Rejet d’une demande dans des cas limités. Voyage Manitoba peut ne pas tenir compte d’une demande de correction en application de l’article 1.1. de la partie 5 si elle a des motifs raisonnables de croire : a) qu’elle est futile, frivole ou vexatoire; b) qu’elle vise des renseignements qui ont été fournis à l’auteur de la demande; c) qu’elle constitue une demande abusive pour une des raisons suivantes : (i) elle est indûment répétitive ou systématique; (ii) elle est incompréhensible ou excessivement générale; (iii) elle est entachée de mauvaise foi; d) que le fait d’y répondre entraverait de façon déraisonnable son fonctionnement. En prenant la décision susmentionnée, Voyage Manitoba tient compte à la fois du nombre de demandes faites par le même auteur et du fait que la demande se rapporte à des demandes déjà présentées par au moins deux auteurs qui sont associés.

1.4 Avis en cas de refus de la demande. Dans les circonstances où Voyage Manitoba ne prend pas en compte la demande de correction conformément à l’article 1.3. de la partie 5 de la Politique de confidentialité, elle mentionne dans sa réponse : a) que la demande est refusée et le motif sur lequel se fonde le refus; b) les motifs sur lesquels elle fonde sa décision; c) le droit de l’auteur de la demande de déposer une plainte auprès de l’ombudsman au sujet du refus. 1.5 Demande de prorogation du délai de réponse à une demande de correction. Le délai de réponse de trente (30) jours applicable aux demandes de correction peut être prorogé dans les cas où : a) il serait déraisonnable d’observer le délai de réponse initial en raison : (i) du grand nombre de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer, ou (ii) du nombre de demandes présentées par l’auteur ou par au moins deux auteurs qui sont associés; b) un délai est nécessaire afin de permettre de consulter un tiers ou un autre organisme public, ou pour obtenir des conseils juridiques avant de décider s’il sera donné ou non communication du document; c) l’auteur de la demande consent à cette prorogation; d) des circonstances exceptionnelles justifient la prorogation. En cas de prorogation du délai de trente (30) jours, Voyage Manitoba envoie à l’auteur de la demande un avis écrit lui indiquant : a) les motifs de la prorogation; b) la date à laquelle il peut s’attendre à recevoir une réponse; c) la possibilité qu’il a de déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la prorogation. 2.0. Correction des renseignements médicaux personnels figurant dans les documents relevant de Voyage Manitoba 2.1. Examen de la demande de correction. Voyage Manitoba examine la demande de correction des renseignements médicaux personnels. 2.2. Délai de réponse et options de réponse. Dès que les circonstances l’exigent, mais au plus tard trente (30) jours après réception d’une demande, Voyage Manitoba prend l’une des mesures suivantes :

a) apporte la correction demandée en ajoutant l’information corrigée au document contenant les renseignements médicaux personnels de manière à ce qu’elle en fasse partie ou fasse l’objet de renvois convenables; b) informe le particulier si les renseignements médicaux personnels n’existent pas ou ne peuvent être retrouvés; c) informe le particulier si elle ne détient pas les renseignements médicaux personnels en question, et lui indique si un autre organisme (en précisant son nom et son adresse) les détient; d) en cas de refus de la demande de correction, informe le particulier des motifs du refus et de son droit d’ajouter au document une déclaration de désaccord, conformément aux droits généralement prévus par la Politique de confidentialité. 2.3. Avis concernant le droit de déposer une plainte. La réponse adressée au particulier concerné mentionne également, dans le cas des alinéas 2.2b) ou 2.2d) cidessus, qu’il peut déposer une plainte auprès de l’ombudsman du Manitoba au sujet de la réponse de Voyage Manitoba aux termes de l’article 2.0. de la partie 5. 2.4. Avis de tiers au sujet de la correction ou de la déclaration de désaccord. Si Voyage Manitoba effectue une correction ou ajoute une déclaration de désaccord, elle informe, si la chose est réalisable, tout autre dépositaire ou toute autre personne à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l’année précédant la demande de correction de la correction apportée, ou ajoute la déclaration de désaccord à tout document contenant des renseignements médicaux personnels de qui ils relèvent. 2.5. Absence de droits. Voyage Manitoba ne facture aucun droit en rapport avec une demande de correction présentée en vertu de l’article 2.0. de la partie 5.

PARTIE 6 – DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS ET PLAINTES 1.0 Droit de se renseigner ou de déposer une plainte. Pour toute question ou préoccupation concernant les pratiques de Voyage Manitoba en matière de protection de la vie privée, prière de communiquer avec notre coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée à fippaTMB@travelmanitoba.com

Nous nous réservons le droit de modifier et de mettre à jour notre Politique de confidentialité sous réserve d’un préavis, et la date de la dernière mise à jour figurera au début de la présente Politique de confidentialité.

PARTIE 7 – ANNEXES

Annexe A ACCORD DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE Je reconnais, en tant qu’employé, entrepreneur ou autre personne agissant au nom de Voyage Manitoba, que tous les renseignements personnels et renseignements médicaux personnels auxquels je pourrais avoir accès revêtent un caractère privé et confidentiel. Je reconnais que : 1. « Renseignements personnels » s’entend des renseignements concernant un particulier identifiable, notamment son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique, ainsi que toute information de quelque nature que ce soit concernant le particulier concerné, mais ne comprennent pas les coordonnées professionnelles lorsqu’elles sont utilisées à cette fin. 2. « Renseignements médicaux personnels » s’entend des renseignements ayant trait à la santé et au dossier médical d’un particulier identifiable ou d’autres renseignements liés à sa santé. 3. Je reconnais et j’accepte que Voyage Manitoba est tenue de respecter les lois applicables en matière de protection de la vie privée, y compris, sans s’y limiter, la Loi sur l’accès aux renseignements médicaux personnels, la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (les « Lois »), ainsi que tous les règlements d’application pertinents (les « Règlements »), dans leur version modifiée au besoin, et que tous les renseignements personnels et renseignements médicaux personnels doivent être traités conformément à ces exigences et à la Politique de confidentialité de Voyage Manitoba. En tant qu’employé, entrepreneur ou autre personne agissant au nom de Voyage Manitoba, je m’engage solennellement à me conformer à la Politique de confidentialité de Voyage Manitoba ainsi qu’à ses politiques et procédures concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la protection, la conservation et la destruction de tous les renseignements personnels et renseignements médicaux personnels auxquels je pourrais avoir accès dans le cadre de mon emploi, de mes activités contractuelles, de mes fonctions ou autrement. 4. La Politique de confidentialité de Voyage Manitoba, le Code de confidentialité du site Web et des applications, les calendriers de conservation des documents, ainsi que tout autre document connexe désigné par Voyage Manitoba au besoin, constituent, collectivement, la Politique de confidentialité de Voyage Manitoba.

Je m’engage à ne pas recueillir, utiliser, communiquer ou détruire de renseignements personnels ou de renseignements médicaux personnels, si ce n’est en conformité avec les Lois, les Règlements et la Politique de confidentialité de Voyage Manitoba, ainsi qu’avec toute directive publiée par Voyage Manitoba. Je reconnais que tout manquement à la Politique de confidentialité de Voyage Manitoba, aux Lois ou aux Règlements peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, et pourrait également donner lieu au signalement de ma conduite à mon ordre professionnel (le cas échéant) ainsi qu’à des poursuites judiciaires en vertu des lois applicables.

Nom (en lettres majuscules)

Date

Signature

Annexe B FORMULAIRE DE DEMANDE DE COMMUNICATION Les demandes de communication peuvent se faire à l’aide du formulaire « Demande de communication de documents » de la province du Manitoba, accessible en ligne à l’adresse suivante : https://residents.gov.mb.ca/file?id=581938&key=LABEL_FILE_FILL_PRINT&index=1 Les demandes doivent être adressées à : Coordonnateur de l’accès et de la protection de la vie privée de Voyage Manitoba 21, chemin Forks Market Winnipeg (Manitoba) R3B 4T7 fippaTMB@travelmanitoba.com