MAPGIC Máster en Planificación y Gestión en Ingeniería Civil
APUNTES ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE OBRAS (II)
JAIME JIMÉNEZ AYALA JUAN JOSÉ CLEMENTE TIRADO
Copyright ® 2015 Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de este libro puede reproducirse o transmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia, grabación magnética, o cualquier almacenamiento de información y sistema de recuperación sin permiso escrito de los autores y del editor. En caso de erratas y actualizaciones, la Editorial Tirant lo Blanch publicará la pertinente corrección en la página web www.tirant.com.
© TIRANT LO BLANCH EDITA: TIRANT LO BLANCH VALENCIA TELFS.: 96/361 00 48 - 50 Email: tlb@tirant.com www.tirant.com ISBN: 978-84-9119-199-5 ´ MAQUETA:
Si tiene alguna queja o sugerencia, envíenos un mail a: atencioncliente@tirant.com. En caso de no ser atendida su sugerencia, por favor, lea nuestro Procedimiento de quejas en: www.tirant.net/index.php/empresa/politicas-de-empresa
MAPGIC Master en Planificación y Gestión en Ingeniería Civil
APUNTES ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE OBRAS (II) JAIME JIMÉNEZ AYALA JUAN JOSÉ CLEMENTE TIRADO
1. ESTUDIO ECONÓMICO EN FASE DE OFERTA 1.1. Introducción. Licitaciones PROCESO MODELO “TRADICIONAL” Otros modelos: Proyecto y Obra / Concesión Administrativa / Gestión integrada (PM) / Fast‐Track….
El Promotor, concretada su idea y su voluntad de acometer una determinada construcción, con un proyecto viable y “contratable”, debe iniciar la ejecución práctica de aquello que el Proyectista diseñó. Para ello tiene que contar con dos AGENTES principales (además de otros):
El Constructor o Contratista, persona o empresa que ejecuta directamente los trabajos. Dirección Técnica (Dirección de Obra, facultativa, asistencia técnica) administra y controla la correcta ejecución desde un punto de vista técnico y económico.
Para conseguir unas condiciones de contrato ventajoso y que proteja adecuadamente los intereses del promotor, éste, recurre normalmente a una licitación, es decir, a la solicitud de distintas ofertas de diferentes constructores de su proyecto.
Cada uno de los constructores interesados oferta la ejecución de los mismos en unas determinadas condiciones de precio, plazo y otros fijadas en su documento de oferta. Una vez en su poder todas las ofertas, el promotor elige aquella que más se ajuste a sus intereses, le adjudica y firma con una constructora (o UTE) el contrato de ejecución de las obras correspondientes. La licitación es el acto por el cual una persona física o jurídica oferta sus condiciones de precio, plazo y demás circunstancias que le sean pedidas, para la realización de un servicio. El acto de licitar es ofertar. Los procedimientos de licitación son muy variados y dependen fundamentalmente del tipo de Promotor. Hay dos grandes grupos:
Promotor Público. Todo el proceso se rige por Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) que es una Ley Básica y que obliga a todas las Administraciones. La LCSP establece los requisitos que deben reunir todas las empresas que pretendan contratar con la Administración, las actuaciones administrativas de los contratos, los procedimientos y formas de adjudicación y la ejecución de los contratos. Promotor Privado. Posee completa libertad para plantear la licitación y la adjudicación de la forma que considere oportuno. Se debería garantizar la transparencia e imparcialidad de la licitación, aunque pueda estar más o menos revestido de un procedimiento de mayor o menor entidad, en función de la personalidad del promotor. No hay que olvidar que las empresas constructoras al realizar una oferta consumen unos recursos y tienen por tanto un coste.
La solicitud de ofertas a diferentes constructores por parte de un promotor, NO solo consiste en pedir un precio y un plazo. Hay un buen número de aspectos que deben ser conocidos de antemano por todos los participantes que recogen las condiciones del promotor en el proceso de contratación (el promotor pone las “reglas del juego”). Todas estas condiciones se recogen en unos documentos denominados Pliegos de Bases o de Condiciones que son facilitados al constructor junto con el proyecto y normalmente el modelo del contrato (en general, “de adhesión”). En el caso de contratación pública, las “condiciones” son las definidas en la Ley (LCSP), que es muy amplia y genérica, y hay que particularizarlo con las condiciones específicas de cada contrato. Para ello se generan en cada licitación los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAPs) y los Pliegos de Prescripciones Técnicas (PPTs). Los Pliegos (y el contrato de ejecución anexo) deben contener fundamentalmente:
Documentos integrantes del contrato y condiciones contractuales. Procedimiento de contratación.
Criterios de adjudicación (precio, plazo, calidad, medios, programa, forma pago,…) Forma de presentar las proposiciones: sobres cerrados, lugar, fecha y hora,…. Documentación a presentar y su valoración ponderada. Forma de pago, garantías (avales), etc. Modelo de compromiso expreso del constructor de aceptar todas las condiciones (normalmente en la Plica).
El constructor debe poseer TODA esta información antes de licitar, pues en función de ella decidirá su estrategia y su precio. El no conocer de antemano todos estos aspectos puede generar desacuerdos entre el promotor y el constructor elegido antes de la firma del contrato. La cantidad y contenido de la documentación exigida a los licitadores en los pliegos depende del tipo de procedimiento, la forma de adjudicación y el modelo de gestión de la obra. De forma general, para las Administraciones y entes públicos suele dividirse en tres grandes partes:
Documentación Administrativa Documentación Técnica Documentación Económica
1.2. Departamento de Estudios El área de la constructora que tiene como objetivo la oferta y contratación de obras (junto con otros puestos que la complementan comercialmente) se suele denominar “Departamento de Estudios” o “Departamento de Ofertas”. Entre sus misiones están:
Detectar todas la licitaciones en curso, mediante anuncios en boletines oficiales, prensa, etc., así como posibles obras privadas sin publicidad (acción comercial). Conseguir la documentación (pliegos, contratos y proyecto) de las licitaciones a las que la empresa decide que hay que presentarse (Director de Área, Delegado, Gerente…). Preparar la oferta en los plazos indicados. Esto consiste en: Analizar con detalle el proyecto y las estrategias de ejecución. Preparar toda la documentación requerida en los Pliegos (Técnica, Adminsitr. Y Econ.). Calcular los costes “reales” de la obra.
Aportar información al Responsable final para ayudarle en la toma de decisión. Datos históricos del cliente, de la competencia, de la cartera,… Otras indicaciones “subjetivas u objetivas” sobre posibles ventajas que se puedan obtener en la ejecución de las obras: errores de proyecto, diferencias
de mediciones, incoherencias, indefiniciones, omisiones, etc. (valoradas económicamente).
Gestionar Bases de datos de precios, proveedores, procedimientos, técnicas, etc. Realizar el seguimiento de las ofertas (gestión comercial, antes ‐si es posible‐ y durante el proceso).
La estrategia de la empresa constructora a la hora de presentar una determinada oferta debe tener en cuenta numerosos factores “internos y externos” (ya enunciados en temas anteriores). En la mayor parte de los casos, el PRECIO OFERTADO es uno de los factores más determinantes por su peso en la valoración de las ofertas en la mayoría de los pliegos. Para realizar la oferta económica la empresa constructora realiza:
Obtención de un coste “objetivo y realista”, consecuencia de todo lo anterior, teniendo muy en cuenta los costes fijos de la empresa (gastos generales) Manipulación consciente de dicho coste “real” para obtener la oferta económica que creamos competitiva (asumiendo RIESGOS), en función de políticas de empresa basadas en consideraciones puramente “técnico‐experimentales”.
En general (salvo obras altamente especializadas) el precio es uno de los factores más importantes en la adjudicación. El precio ofertado final lo decide la dirección de la empresa, asumiendo mayor o menor RIESGO en el mismo teniendo en cuenta los factores antes enumerados, entre otros:
Coste “real” de la obra. Calidad del proyecto (mediciones, indefiniciones, omisiones,…), previsión de modificaciones ventajosas. Tipo de Cliente, contrato, relaciones previas con el cliente y la Dirección de obra, etc. Coyuntura del mercado (comportamiento de la competencia, del cliente, etc.) Coyuntura de la empresa (objetivos de contratación, diversificación).
1.3. Estudio de costes en fase de oferta El coste TOTAL de una obra es la suma de varios conceptos en los que incurre una empresa constructora durante, antes y después del periodo de ejecución de la misma.
Costes de Estructura (NO DE LA OBRA). Para poder contratar y auxiliar a la ejecución de una obra, la empresa debe existir como tal y disponer de una serie de recursos y medios que permitan: La contratación. La financiación de las obras. La gestión de la empresa en todas sus áreas (Dirección, Financiera, Administrativa, RRHH, Técnica, Calidad‐MA, PRL,…)
Costes de la propia obra (DE LA OBRA). La ejecución física de la obra requiere de la aportación de unos medios en la misma y sufragar una serie de costes: Personal gestor (Técnico, Administrativo). Instalaciones de obra (casetas, consumos, equipos informáticos, talleres, almacenes, …) Maquinaria (propia o externa). Medios auxiliares (propios o externos). Mano de obra (propia o subcontratada). Materiales. Otros (Tasas, licencias, seguros, gastos de representación, …)
La obra es como una “empresa” dentro de un grupo de empresas, tiene su cuenta de explotación independiente y se le repercuten parte de los gastos generales de empresa. La ejecución de una obra consiste en la materialización de una serie de operaciones “productivas” (la propia obra) y “no productivas” que tienen como resultado la materialización del bien o producto definido en el proyecto (la construcción, el edificio, carretera, etc.) A fin de valorar el producto final construido como una sucesión de operaciones complejas, se discretiza el mismo en una serie de operaciones, partidas o unidades de obra. Esta discretización se realiza inicialmente por el proyectista en el proyecto (presupuesto) con una determinada estructura (las consabidas UNIDADES DE OBRA), a cada una de las cuales se les asigna una medición y un precio unitario. Realizando todas las unidades de obra con su medición correspondiente, se obtiene el producto y su precio.
Esta discretización del PROYECTO sirve de base para establecer la oferta del contratista y por tanto la VENTA (Certificaciones mensuales). La Constructora a fin de gestionar su obra, necesita también discretizarla en operaciones de producción y contratación. Lo realizará según le sea más operativo y podrá coincidir en parte con la discretización del proyecto. A la constructora le interesa asignar relaciones entre su estructura y la estructura de venta, a fin de disponer de información sobre resultados parciales que le permitan mejorar la gestión de la obra. CT = CD+CI+GG Los costes totales (CT) en los que incurre una empresa constructora para la ejecución de una obra incluyen 3 conceptos principales:
CD Costes Directos: Derivados de la ejecución de las unidades de obra u operaciones de producción (materiales, mano de obra, medios auxiliares) e imputables a las mismas.
CI Costes Indirectos: Costes de la obra que no son directamente imputables a una unidad de obra u operación, al ser generales a la obra o intervenir en varias de ellas (varían mucho según el tipo de obra, importe, ubicación, que se considere como CI,… como simple referencia: 8% ‐ 15%).
GG Gastos Generales (también llamados “proporcionales”): Costes de la estructura de la empresa constructora, a repartir entre todas las obras que realiza. (El personal fijo directivo, técnico y administrativo no directamente vinculado a la ejecución de obras, en la central o delegaciones, Medios materiales de la empresa (instalaciones, consumos, etc), Financieros, Impuestos, etc.). Suelen representar entre el 4 y el 10% del valor de “venta”.
El primer objetivo del Departamento de Estudios es obtener los COSTES DIRECTOS (CD) e INDIRECTOS (CI), y en función de ellos el BENEFICIO esperado (BI) (o pérdida / riesgo), obtener el COSTE TOTAL (CT) y la OFERTA FINAL (V) o precio de Venta.
CT = CD+CI+GG CT = CD+CI + kGG*V
Siendo kGG el % de Gastos Generales a aplicar sobre la “Venta” prevista (fijado por la empresa para todas las obras). V es el precio de venta (importe de la oferta) que se pretende calcular. CD Se obtiene solicitando ofertas a proveedores o por experiencia propia. CI Se obtiene del estudio de la obra y los medios “indirectos” que se plantea poner en el plazo estudiado.
CD+CI + kGG*V + BI = V
Ecuación fundamental:
CD+CI + kGG*V + kBI*V = V
CT + BI = V Venta – Coste Total = Beneficio V= (CD+CI)/(1‐kGG –kBI)
Siendo kBI el % de Beneficio deseado, expresado normalmente como un % sobre la Venta.
Costes Directos (de ejecución): Imputables a la ejecución de una unidad de obra, o a un conjunto de ellas: Operación de producción (según la estructura de costes de la constructora) El Coste directo total de ejecución material de la obra CD es la suma de todos los costes unitarios directos de las operaciones de producción multiplicados por las mediciones correspondientes.
CD med proyecto, j pu j
Contrato a precio abierto
CD med estudio , j pu j CDi
Contrato a precio cerrado
j
j
Se obtienen solicitando ofertas a proveedores o a partir de bases de datos propias actualizadas (contratos en curso, ofertas anteriores….)
Costes Indirectos de la Obra. Costes no directamente imputables a una unidad de obra o partida/s, por aparecer en varias partidas o ser generales para la obra. Ejemplos de CI(algunos de ellos a criterio del técnico CD o CI): Equipo Técnico Gestor de la Obra…: Jefe de Obra. Jefes de Producción. Jefe Oficina Técnica de Obra. Resto Técnicos (ayudantes, etc.) Encargado/s. Capataces. Topógrafo/s. Administrativo/s Obra. …con sus Costes asociados: Salarios – coste empresa (Fijo + variable) i/SS. Provisión despido. Dietas. Vehículos (alquiler/renting + consumos) Teléfono móvil. Ordenadores y consumibles. Alquiler/amortización equipos topografía. Pequeña herramienta. Implantación y retirada de obra: Accesos, señalización y su mantenimiento. Licencias, tasas municipales y otras. Acometidas eléctricas de la obra. Acometidas de obra – consumos.
Grupos Electrógenos – alquiler y consumos. Vallado perimetral (no PRL). Vigilancia de seguridad en obra 24h. Retirada de obra y desmontaje de instalaciones. Repasos y garantía.
Instalaciones de obra Casetas prefabricadas de obra / Alquiler de oficinas. Consumos de las oficinas (electricidad, agua…) Teléfono, ADSL, Fax. Consumibles ofimática, alquiler de equipos, … Instalaciones generales obra. Talleres, almacenes. Varios: Asistencia Técnica externa. Garantía (avales). Atenciones D.F. Control de calidad. Plan medioambiental. Carteles anunciadores obra. Anuncios prensa. Tasas Dirección de Obra (Algunos clientes). Financieros (si la obra tiene su propia línea de financiación). Imprevistos. En general, aquellos incluidos en el pliego/contrato. Ejecución partidas varias: Grúas‐torre (montaje/desmontaje). Grúas‐torre (alquiler). Grúas autocargantes. Ascensor/montacargas obra. Suministros de ferretería. Pequeña herramienta. Retroexcavadora mixta para trabajos generales. Carretilla elevadora. Equipos de obra (1 oficial + 2 peones, p.ej.) Cálculo costes indirectos (medios humanos y materiales):
Estimar equipos humanos adscritos a la obra y sus gastos. Estimar medios materiales necesarios. Estimar medios auxiliares. Estimar coste €/mes. Estimar duración en obra (meses, ≠ plazo obra), según planificación de la obra.
Cálculo costes indirectos (otros):
Estimar o calcular según pliego y contrato. Estimar según experiencia.
1.4. EjemploÂ
Los resultados resumidos del estudio de coste, análisis comparativo, simulación de ofertas (escenarios), alternativas, etc., se incluirán en la Ficha u Hoja de cierre, que contiene la información para la toma de decisiones. En ella, el Jefe de Estudios aportará la información esencial (resumida) del estudio y se presenta a la Dirección de la Empresa para decidir finalmente el IMPORTE la oferta. Suele contener:
Datos básicos de la obra y los criterios de adjudicación del pliego. Resumen del estudio crítico del proyecto, alternativas y mejoras valoradas. Cuadro económico comparativo (CD, CI, Mejoras…) Datos estadísticos o históricos de licitaciones similares y comportamiento del cliente. Cuanta información relevante se considere oportuno aportar.
Una buena ficha de cierre contiene escenarios y simulaciones de diferentes ofertas. La oferta económica final (V) será decidida por la Dirección y se plasmará (firmada) en la ficha de cierre.
2. EL ESTUDIO DE VIABILIDAD 2.1. Introducción. El inicio de las obras Al establecer promotor y constructor un convenio para realizar una construcción, ambos se proponen alcanzar los siguientes objetivos:
Que el promotor reciba una construcción realizada con cumplimiento fiel del proyecto, dentro del plazo y precio pactado con el constructor. Que el constructor obtenga un beneficio económico adecuado a su aportación y su experiencia técnica.
Si suponemos que tanto el promotor como el constructor están capacitados para llevar a buen fin el proyecto común y que el convenio (CONTRATO) entre ellos es justo y de buena fe, parece lógico que estos objetivos se alcancen fácilmente. No obstante, a pesar de cumplirse estos supuestos, suelen presentarse en la ejecución de las obras problemas que dificultan la obtención de una construcción que posea las condiciones deseadas por ambas partes de calidad, plazo y precio pactados. Estos problemas se originan, en gran parte, por:
Arriesgada oferta del contratista. Expectativas del promotor en precio/plazo demasiado exigentes. Incorrecta planificación y análisis realizados al comienzo de la obra. Conocimiento incompleto del proyecto a ejecutar. Errores/omisiones en el proyecto. Circunstancias externas que condicionan “todas” las obras (imprevistos, incrementos de precios mercado, errores, presiones de plazo, modificaciones de proyecto, ...) ETC…
Uno de los objetivos fundamentales del CONTRATISTA antes del inicio físico de las obras es al análisis en profundidad de los condicionantes de las obras y la resolución del mayor número de ellos, lo que evitará buena parte de las decisiones “sobre la marcha”, retrasos y discusiones económicas. En este análisis deben intervenir TODAS las partes involucradas (fundamentalmente el contratista y la dirección de obra), aunque suele ser el CONTRATISTA el que, en muchas ocasiones, realiza la mayor parte del trabajo de análisis de los condicionantes para el inicio de las obras. Entre otros aspectos hay que analizar los siguientes, para cada una de las partes:
El CONTRATISTA:
¿LAS HIPOTESIS CON LAS QUE SE HA REDACTADO EL PROYECTO SON REALES? ¿LA EXISTENCIA DE SERVICIOS AFECTADOS Y SERVIDUMBRES AFECTA AL PLAZO Y PRECIO? Características del emplazamiento (geotecnia, topografía, nivel freático, servicios afectados, servidumbres…). Estudio en profundidad del proyecto: Nivel de desarrollo o “calidad” del proyecto. Validez de los métodos y procedimientos de construcción previstos por el proyectista. Elección de los medios y procedimientos de construcción. Verificar si hay errores de medición de proyecto, omisiones e indefiniciones. Planificar y programar la obra con detalle. Definir las instalaciones fijas y la organización general de la obra. Otras propias de los procedimientos de cada empresa constructora. Trámites administrativo‐legales (se desarrollan más adelante).
DIRECCION DE OBRA:
Las mismas que el contratista a efectos de conocimiento y análisis crítico del proyecto. Verificar los aspectos legales (autorizaciones y permisos) del inicio de las obras (licencias, disponibilidad de terrenos, servidumbres…)
TODAS LAS PARTES (ENTRE ELLAS):
Establecer las normas y procedimientos de control y de relación entre contratista, promotor y la dirección de obra que permitan la ejecución fluida y eficaz de la construcción. Establecer los interlocutores y responsables de las partes para cada tipo de asunto (técnicos, de proyecto, de ejecución, económicos, contractuales, administrativos, etc.). Verificar el estado de la legalización de la construcción (propiedad de los terrenos, licencia concedida, autorización de construcción, etc…) Firma del acta de comprobación del replanteo.
Una obra de Ingeniería es un proceso constructivo complicado, y es necesario programar y prever cuidadosamente su desarrollo. Pero una vez decidida su puesta en marcha, no debería pararse ni reducir su ritmo de trabajo bajo ningún concepto, pues
generalmente conllevan consecuencias negativas de todo tipo, sobre todo de tipo económico y por supuesto de plazo. Las dos partes de un contrato de ejecución de una obra son el promotor y el constructor. Ambos están presentes en la gestión del contrato en mayor o menor medida, designando en general a personas o equipos que los representan y realizan las gestiones propias de la construcción, por ambas partes. Una vez adjudicada la obra e incluso antes de la firma del contrato, a la empresa constructora le espera un intenso trabajo antes del inicio físico de la misma. Para ello debe designar y poner a disposición del contrato el equipo humano gestor (diferente del que ha ofertado la obra), o al menos una parte importante del mismo, con celeridad. Los puestos más trascendentes en esta fase inicial son el jefe de obra y el personal de la oficina técnica de obra. Una vez adjudicada la obra y asignado el equipo técnico gestor, este será el responsable de la planificación de la ejecución y de los aspectos técnicos, económicos y administrativos durante la misma. Las tareas que, antes del inicio físico de las obras, debe realizar el contratista son:
Análisis del proyecto y el contrato. Análisis de la documentación de licitación. Estudio de viabilidad económica. Programación. Organización e implantación en la obra. Trámites de inicio de obra. Primeras gestiones de contratación (implantación, tierras, mano de obra…)
Además de los diversos trámites y gestiones administrativas necesarias para el inicio de las obras, se debe realizar un estudio de la obra por parte del equipo que va a ser el responsable de la construcción. Este Estudio o Informe de Viabilidad, Estudio Inicial, Informe Básico, Informe “cero”, Master Plan (…) de las obras contendrá los datos suficientes para determinar la estrategia general a seguir en el contrato por la empresa constructora, y permitirá la toma de decisiones en las primeras fases de la ejecución. Lo dirige y presenta a la empresa el jefe de obra y contendrá los siguientes aspectos:
Análisis del proyecto. Modificaciones posibles y errores/omisiones. Análisis del contrato. Análisis de la documentación de licitación. Ficha de cierre. Estudio de viabilidad económica.
Programación de la obra. Organización e implantación.
El informe de viabilidad permitirá al jefe de obra y a sus superiores contar con la información necesaria para conocer/decidir:
Resumen de la estrategia de ejecución. Determinación de los recursos necesarios. Resultado y plazos previstos, riesgos y las alternativas de mejora. Puesta en conocimiento de la empresa de las condiciones reales de la obra. Definición y aprobación de las líneas de actuación inmediatas (empezar, rescindir, ¿?¿?…)
2.2. Informe inicial de la obra ANÁLISIS DEL CONTRATO Es fundamental un buen conocimiento de los dos documentos “clave” en la fase de construcción: el proyecto y el contrato. El CONTRATO es el documento en el que se recogen los compromisos y obligaciones de las partes y consta del “contrato propiamente dicho” y TODOS sus documentos anexos: proyecto, pliego de bases, oferta del contratista y otros documentos (memorias de calidades,…) Los principales aspectos del contrato que se deben tener en cuenta son:
Forma de medición y abono de las obras: precios unitarios, precio cerrado, coste más beneficio,… En función del tipo, tanto el estudio de viabilidad económica como el estudio del proyecto podrán tener uno u otro enfoque. Obligaciones y prestaciones a cargo del contratista (otros costes y responsabilidades). P.ej: legalizaciones, impuestos, acometidas, medios para la DF, relaciones con terceros,… Penalizaciones por incumplimiento de plazos: parciales y totales. Compromisos “extra” adquiridos por el contratista en su oferta (mejoras, variantes, equipos a disponer, etc…)
Todo esto supone conocer y valorar las obligaciones de ambas partes, las “reglas del juego”.