Criterios prรกcticos para la elaboraciรณn de un Cรณdigo de Compliance
Javier Puyol
Valencia, 2016
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I. INTRODUCCIÓN A veces se señala que un Código Ético constituye el instrumento normativo de mayor nivel en la estructura de la organización, lo que implica que el sistema que se aplique debe regirse por los principios éticos definidos en el mismo. Y es cierto, que el Código Ético será el documento que contendrá los principios éticos que la empresa aplicará en todos los ámbitos de su actividad, y el mismo básicamente representa el compromiso de la empresa con el cumplimiento de las leyes y de los valores éticos, que en ellas se defienden. En este orden de cosas, nace el llamado “Sistema de Prevención de Delitos” el cual será el garante del cumplimiento de los compromisos establecidos en el Código Ético, y que consiste en garantizar, que todos los miembros de la organización apliquen de forma efectiva las medidas de prevención y control previstas, de forma que este sistema de gestión para la prevención de delitos consiga la eliminación de actuaciones que puedan poner en riesgo a la persona jurídica. Hoy en día, no se puede establecer una profunda separación y división entre ambos documentos, y debe tenderse a que ambos constituyan uno único a modo de vasos comunicantes, toda vez que en la actualidad la prevención delictiva, pasa necesariamente por el cumplimiento de unos principios y valores éticos, sin los cuales el sistema de prevención de delitos, no tiene sentido, o lo constituye en un instrumento altamente vulnerable. Cuanto más fuerte e intensa sea dicha interrelación, mejor se prevendrá y evitará la producción de responsabilidad penal para las personas jurídicas. Un Código de Compliance está constituido, por tanto, por un conjunto de directrices que tienen por objeto establecer las conductas aceptables para los miembros de un grupo en particular, asociación, o profesión. Los Códigos de Compliance permiten a las empresas incorporar e implementar a través de declaraciones de principios y valores, fundamentos morales y éticos de carácter universal, dentro de la vida diaria de una organización. Consecuentemente con ello, el Código de Compliance en una empresa, debe surgir como una parte integral de la cultura organizacional. Esta cultura organizacional determina los patrones, valores, símbolos, lenguaje, historias y prácticas de la empresa, los cuales se ven reflejados en la forma en que sus directores, gerentes o administradores la conducen, y cómo los colaboradores se desempeñan en la misma. El Código de Compliance es,
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por tanto, un documento que recoge todos los elementos anteriormente enunciados y que permite a la organización contar con lineamientos claros, que establecen pautas de conducta, que deben respetarse tanto por los directivos y/o dueños, como por los colaboradores de una empresa en sus acciones diarias1. En definitiva, puede afirmarse que un Código de Compliance tiene como finalidad establecer las pautas que han de presidir el comportamiento ético de todos sus administradores y empleados en su desempeño diario, en lo que respecta a las relaciones e interacciones que mantiene con todos sus grupos de interés. Éstos son: los propios empleados, los clientes, los proveedores y colaboradores externos, los accionistas, las instituciones públicas y privadas y la sociedad en general. Este Código de Compliance se basa en la definición de la “Misión”, “Visión”, “Valores” y “Principios” de cualquier empresa, a la que complementa, y constituye una guía de actuación para asegurar un comportamiento adecuado en el desempeño profesional de sus empleados, de acuerdo con las leyes de cada uno de los países donde la empresa desarrolla sus actividades, respetando los valores de sus respectivas culturas. El Código de Compliance tiene que reflejar el principio de diligencia debida aplicado las empresas para la prevención, detección y erradicación de irregularidades relacionadas con los incumplimientos del Código, así como de las normas establecidas, incluyendo aquellas que hacen referencia a ilícitos de naturaleza penal. La empresa debe entender que la diligencia en estas materias requiere, entre otras cuestiones, diseñar e implantar modelos de control que analicen regularmente los riesgos en los asuntos contemplados en dicho Código, que aseguren el conocimiento de las normas en la organización, definan responsabilidades, y establezcan procedimientos que permitan la notificación confidencial de irregularidades, así como su resolución. En este sentido, las empresas deben entender que los procedimientos que tiene implantados, incluyendo el Modelo de Prevención Penal, le van a permitir dar una adecuada respuesta a los elementos anteriores, solventando, por ejemplo, las contingencias que se puedan producir al efecto.
1 Cfr.: Gas Natural Fenosa. “Código de Compliance”. http://www.gasnaturalfenosa.com/servlet/ficheros/1297145324694/CE_CAST_nov_2014_ acc.pdf
Criterios prácticos para la elaboración de un Código de Compliance
Los Códigos de Compliance pueden nacer en la empresa por diversas formas: ya sea porque las casas matrices de una empresa multinacional responden a estándares internacionales, y envían a sus subsidiarias un código pre-establecido; o por que la idea nazca de un departamento o de la dirección ejecutiva a lo interno de la empresa. No importa tanto el origen de su proveniencia, los Códigos de Compliance deben nacer con el apoyo y el respaldo de las altas autoridades de la empresa. Hoy en día, las empresas, han elaborado códigos de ética porque les garantiza elementos tales como: productividad, sostenibilidad y la respuesta a compromisos legales, y la normativa interna desarrollada por la propia organización, haciéndose ello extensivo, incluso a los compromisos éticos que trascienden la normativa legal2. Las empresas deben dar cumplimiento a la normas contenidas en el ordenamiento jurídico, y al mismo tiempo, cumplir con las obligaciones y deberes derivados del sistema de gobierno corporativo que cada una de ellas tenga instaurado, ajustando su conducta de sus administradores y responsables a los principios y deberes éticos, y además, en el ámbito del Compliance a las exigencias de la nueva responsabilidad penal de las personas jurídicas. Básicamente se puede considerar que hoy en día, un Código de Compliance constituye uno de los instrumentos que puede utilizar la empresa para expresar y recopilar el conjunto de valores, principios y normas éticas que la organización ha hecho propios. Como forma de ponerlos en práctica, en los Códigos suelen formularse por separado aquella conductas consideradas obligatorias, óptimas, deseables o prohibidas. El Código de Compliance tiene que ir dirigido a los administradores, directivos y en general a todo el personal de la empresa, con independencia de la posición que ocupen o del lugar en el que desempeñen su trabajo3. Las pautas de conducta contenidas en el Código obviamente deben ser de obligado cumplimiento y afectan a la empresa en su conjunto. Por otra parte, la empresa debe promover e incentivar entre sus proveedores y empresas colaboradoras, la adopción de pautas de comportamiento consistentes analogas a las que se definan en su Código de Compliance.
2 Cfr.: “Código de Etica” http://www.monografias.com/trabajos82/codigo-etica/codigo-etica.shtml 3 Cfr.: Gas Natural Fenosa. “Código de Compliance”. http://www.gasnaturalfenosa.com/servlet/ficheros/1297145324694/CE_CAST_nov_2014_ acc.pdf
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Incluso, cuando las circunstancias así lo aconsejen, la empresa puede llegar a solicitar a sus proveedores, empresas colaboradoras y contrapartes, que formalicen su compromiso con el cumplimiento de dicho Código o con las pautas que el mismo establece. Del mismo modo, la aplicación del Código puede hacerse extensiva a cualquier persona u organización vinculada con la empresa, cuando por la misma se entienda que ello es conveniente, y, la naturaleza de la relación lo haga posible. Es necesario, como más adelante se verá que siempre el consejo de administración y el primer nivel de dirección de la empresa pongan todos los medios que estén a su alcance, para difundir la “Misión”, “Visión”, “Valores” y “Principios” de la propia empresa, a los efectos de poder hacer cumplir las pautas de conducta contenidas en el citado Código de Compliance, asimismo, constituirán habitualmente los modelos de referencia en su comportamiento y nivel de cumplimiento del Código. Los criterios de conducta recogidos en un Código de Compliance no pretenden contemplar la totalidad de situaciones o circunstancias con las que los empleados de la empresa se pueden encontrar, sino establecer unas pautas generales de conducta, que les orienten en su forma de actuar durante el desempeño de su actividad profesional. La aplicación del Código no prevalece sobre las disposiciones legales; más aún, busca una excelencia mayor a la que obliga la ley vigente. Teniendo en cuenta la definición antes formulada, un Código de Compliance es un texto escrito que cumple con las siguientes funciones4: a) Identificativa El texto señala los cometidos, metas y roles que la organización pretende cumplir en la sociedad. b) Declarativa e informativa El texto indica cuál es la teoría ética que configura la filosofía empresarial, y cuál es el conjunto de valores éticos asumido por la organización como propios. Esta función será mejor cumplida, cuanta más precisión se logre en la definición de cada uno de los valores éticos adoptados por la organización.
4 Cfr.: DERES. “Manual para elaborar Códigos de Etica Empresarial”. http://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=13&ved=0ahUKEwjix5XOx9bMAhWE1xoKHbaqCvkQFghlMAw&url=http%3A%2F%2Fderes.org.uy%2Fwp-content%2Fuploads%2FManual-de-Etica-DERES.pdf&usg=AFQjCNH0SapLhZH7uMIAMZW8ndVf33S9Rw
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Por ejemplo, si uno de los valores que se reconoce en la organización es la dignidad de la persona, un imperativo ético consecuente con ese valor fundamental, es el relativo a la igualdad de trato y la prohibición de toda discriminación. Los imperativos, a su vez, se concretan en forma de conductas valoradas por la función discriminativa. c) Discriminativa El texto del Código tiene que ser suficientemente claro como para que las personas involucradas puedan distinguir o percibir como distintas, aquellas conductas que son “obligatorias”, de las que se consideran “óptimas”, de las que se consideran “deseables” y, finalmente, de las que se determinen como “prohibidas” o “reprobables”. Sin esta función discriminativa no se puede hacer un discernimiento ético, ni tampoco tomar las decisiones consiguientes. d) Metodológica, procedimental El texto establece las vías adecuadas para llegar a la solución de los conflictos, o de los dilemas éticos que se puedan plantear en la organización, sin tener que caer en conductas reprobables. También puede prever los mecanismos de evaluación de las conductas éticas, y quiénes son los responsables de aplicar el sistema de sanciones. e) Coercitiva El texto establecerá el sistema de sanciones que tiene la organización, y deberá formular los procedimientos “justos” para su aplicación, o, por el contrario, las recompensas por las buenas conductas. Se cumplirá tanto mejor esta función, en la medida en que las sanciones sean progresivas y proporcionales a la responsabilidad del individuo en las conductas evaluadas, no tanto en función de la magnitud del daño ocasionado. f) Protectiva El conjunto de todas las funciones anteriores tiene como objetivo proteger al individuo de eventuales injusticias, y velar por la buena fama, o la justa imagen pública de la organización. Un Código de Compliance constituye uno de los instrumentos con que cuenta la organización para aplicar la ética. Si se toma de forma aislada puede resultar ineficaz y, aún, ser contraproducente. En cambio, si se lo vincula con otros instrumentos resulta ser muy útil. Finalmente, hay que tomar conciencia que sólo si todos esos instrumentos en conjunto conforman un “clima ético”, tendrán credibilidad para las personas involucradas.
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Para ello, se debe promover y contar con un Código de Compliance. Consecuentemente con ello, es evidente que debe formar parte ya del sistema de gobierno corporativo de cualquier empresa, y debe ejercer su influencia sobre la toda la actuación de la empresa en su conjunto, abarcarcando al mismo tiempo la normativa interna y los procedimientos internos instaurados por cada empresa en particular. El Código de Compliance debe ser cumplido sin perjuicio del estricto cumplimiento de lo dispuesto en la ley, y en los demás documentos que integran el sistema de gobierno corporativo de la Sociedad, y sus normas de desarrollo. Los principios éticos que deben presidir la configuración de un Código de Compliance parten del reconocimiento de los siguientes valores: a) El estricto cumplimiento de la legalidad y del sistema de gobierno corporativo. b) El compromiso y vinculación con los derechos humanos y laborales. c) La protección del medio ambiente. d) La no discriminación por motivos de raza, color, nacionalidad, origen social, edad, sexo, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición personal, física o social de sus profesionales, así como la igualdad de oportunidades entre ellos. e) La conciliación de la vida familiar con la actividad laboral. f) La seguridad y la salud en el trabajo, lo que implica velar por que las condiciones materiales no pongan en peligro la integridad física y la salud de las personas. g) La selección y evaluación, rigurosa y objetiva, y la formación de los profesionales. h) La consideración de los intereses legítimos, públicos o privados, que confluyen en el desarrollo de la actividad empresarial y, especialmente, los de los diferentes grupos de interés, los de las comunidades y territorios en los que actúa la empresa y los de sus trabajadores. Los Códigos de Compliance permiten determinar patrones y expectativas que pueden ser previsibles en una empresa. A pesar de ello, existen importantes interrogantes sobre la eficacia del mismo, si no está acompañado de los demás componentes conformadores del clima ético empresarial. La valoración final de la implementación le corresponde a los administradores de una empresa en particular.
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A continuación se citan algunos beneficios para las empresas por el hecho de contar con un Código de esta naturaleza5. a) Beneficios Internos. a.1) Enmarca la actuación de los colaboradores y orienta al empresario a actuar con imparcialidad. Los Códigos de Compliance no solamente fijan las expectativas corporativas de actuación de los colaboradores, sino que son aplicables a todas las personas de la organización, gerencia y directores. Esto hace que todos los participantes de la empresa se ordenen bajo los mismos principios. a.2) Indica las pautas de conducta y los criterios por los cuales se regirán todos los colaboradores de la organización al realizar acciones, o tomar decisiones en el contexto de los negocios. Esto coloca a todos los integrantes de la empresa bajo los mismos principios. Los Códigos fijan pautas de conducta y criterios generales para resolver problemas en el trato con clientes, proveedores y otros grupos interesados; permiten documentar cómo se han resuelto situaciones y conflictos en el pasado y establecer premios y castigos. a.3) Genera lealtad y cooperación de los colaboradores hacia la empresa. Tener un Código de Compliance crea un ambiente e instaura seguridad laboral, que promueve los mejores y más nobles intereses de la empresa. a.4) Motiva a los colaboradores. Cuando la gerencia de una empresa implementa y apoya un Código de Compliance contribuye a establecer una cultura ética interna, que motiva a los colaboradores a ser partícipes de ese proyecto. a.5) Mejora la rentabilidad y reduce los costos funcionales. Un Código de Compliance y los valores en él contenidos, velan por mejorar la eficiencia, reduciendo la necesidad de una supervisión directa sobre la conducta de los colaboradores y evitando su permanente rotación. 5 Cfr.: DERES. “Manual para elaborar Código de Etica Empresarial”. http://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0ahUKEwjwvb7XocDMAhXJWywKHcYsAHEQFggjMAE&url=http%3A%2F%2Fderes.org.uy%2Fwp-content%2Fuploads%2FManual-de-Etica-DERES.pdf&usg=AFQjCNH0SapLhZH7uMIAMZW8ndVf33S9Rw
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a.6) Protección de los intereses económicos. El cumplimiento de un Código de Compliance protege los intereses económicos de la empresa, pues establece normas para salvaguardar los activos tangibles e intangibles de la misma. b) Beneficios externos b.1) Previene conflictos. La aplicación del Código previene o minimiza situaciones de riesgo para la empresa, ya que los temas se tratan internamente, antes de ser regulados por la ley. b.2) Mejora la confianza de los inversionistas. Las empresas que tienen y aplican un Código generan una mayor confianza y certeza a sus accionistas, respecto de que su inversión generará la rentabilidad ofrecida, cumpliendo con los principios éticos establecidos. De esta manera, las actuaciones de la gerencia y los colaboradores están respaldadas por la transparencia y los valores en los que cree la organización. b.3) Atrae a personas altamente calificadas. Atrae a profesionales que ansían trabajar en una empresa que hace públicos los valores y la cultura organizacional. b.4) Mejora la imagen corporativa ante la sociedad. La existencia de un Código de Compliance práctico y razonable, bien fundamentado y coherente, es un elemento clave de legitimidad, y permite ganar el respeto y lealtad de los clientes, proveedores y comunidades. b.5) Entrega un mensaje sincero a los públicos interesados fuera de la empresa. Un Código de Compliance establece y proyecta una imagen concreta y sincera, respecto del fuerte compromiso con que una empresa maneja corporativamente sus negocios con sus proveedores, con la comunidad, con el estado y con otros públicos interesados. b.6) Desincentiva la corrupción en las compañías competidoras. Le permite a la empresa enfrentar situaciones o acciones en que la competencia actúa fuera de los parámetros de la ética empresarial. Y como colofón tanto en un caso como en el otro, uno de los mayores beneficios que la instauración y el cumplimiento de los principios contenidos en un Código de Compliance, es evitar que la persona jurídica incurra en responsabilidad penal o de otra índole. Estos principios éticos que conforman un Código de Compliance se deben interpretar y aplicar en el marco del interés social, entendido como el
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interés común a todos los que integran y forman parte de una determinada empresa (accionistas, empleados, proveedores, consumidores y usuarios etc.), o se relacionan con ella (terceros), orientados todos ellos a la explotación sostenible de su objeto social, y a la creación de valor a largo plazo en beneficio de los grupos de interés, que conforman la empresa, pero también de los ciudadanos y de la sociedad en general Los accionistas, los consejeros y directivos, los trabajadores, los proveedores, de cualquier empresa deben ser personas honorables, idóneas, con cualificación, formación, con disponibilidad y con el compromiso necesario paracon su empresa, y con la función que desempeñan en la misma. Sólo de esta forma se dará cumplimiento a los principios que integran dicho Código de Compliance, evitándose que la persona jurídica pueda incurrir en responsabilidad penal. El modelo que este Código quiere implantar responde al perfil de profesionales íntegros, lo que debe traducirse en una conducta transparente, diligente, responsable, eficiente, profesional, leal, honrada, de buena fe, objetiva y alineada con los valores de la excelencia, la calidad y la innovación al servicio del interés social en el seno de la empresa, que están obligados a perseguir el desarrollo de las cualidades y las capacidades anteriormente descritas. Una gestión empresarial ética genera, sin duda, beneficios6. Veamos algunos de ellos7:
En empresas con prácticas responsables comprobables, la mejora de la competitividad se manifiesta de diferentes maneras. Por mencionar algunas, las empresas: a) Son más atractivas para inversores. b) Acceden a nuevas fuentes de financiamiento, como ser los Fondos de Inversión Éticos. c) Verdes o Socialmente Responsables. d) Logran mejores tasas en el mercado de créditos. e) Acceden a mercados más exigentes. f) Logran mayor compromiso de sus trabajadores además de mejorar la productividad y disminuir la rotación. g) Aumentan la fidelidad de clientes y consumidores. h) Mejoran su valor de mercado. i) Son reconocidas y aceptadas por la comunidad obteniendo una licencia social para opera. Cfr.: DERES. “Manual para elaborar Códigos de Etica Empresarial”. http://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=13&ved=0ahUKEwjix5XOx9bMAhWE1xoKHbaqCvkQFghlMAw&url=http%3A%2F%2Fderes. org.uy%2Fwp-content%2Fuploads%2FManual-de-Etica-DERES.pdf&usg=AFQjCNH0SapLhZH7uMIAMZW8ndVf33S9Rw 7 Cfr.: FERNANDEZ GARCIA, Ricardo.”Códigos Eticos o de conducta. Su concepto. Su necesidad”. Diario Responsable. La RSE Global. 18 de septiembre de 2011. 6
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a) Genera confianza. Todo negocio se construye sobre relaciones con proveedores, con clientes, con empleados y con otros grupos. La fuerza de esas relaciones es en su mayor medida función de la cantidad de confianza que las partes tienen depositada una con la otra. En ese sentido, la conducta ética es un factor indispensable para la generación de confianza, porque tiene la capacidad de otorgar credibilidad a quienes lo practican. Puede, incluso más efectivo y conveniente, que muchos controles externos, como la regulación gubernamental. b) Captación de buenos clientes, proveedores, empleados, distribuidores, etc. El hecho de no engañar a los demás, de cumplir con lo que se ofrece, de transmitir una imagen de profesionalismo o de respetar las leyes y reglamentos vigentes, es como un imán que atrae a personas que suelen comportarse de la misma manera, porque se sienten identificados con esas acciones. c) Protección contra la publicidad negativa. Cuando las actividades y son consideradas éticas, es difícil que la publicidad negativa se produzca. Por tanto, el comportamiento ético protege a la empresa contra la publicidad negativa. d) Satisfacción del personal. Ayuda a los empleados a identificar lo que su empresa reconoce como prácticas aceptables de negocios, generando, de un lado, mejores decisiones, y por otro lado, una mayor fidelidad de sus trabajadores y colaboradores, que desearán seguir trabajando en ella haciendo su labor de la mejor manera posible. Como expresión de la integridad exigida a todas las personas que desarrollan su actividad en la empresa, es importante recalcar, que por las mismas se debe dar cumplimiento a una serie de deberes éticos en el desempeño de su cargo, que se encuentran directamente implicados en las exigencias del Compliance. Estos deberes, hacen referencia a las siguientes consideraciones: a) Las personas vinculadas a la empresa no podrán dar ni aceptar regalos u obsequios en el desarrollo de su actividad, salvo, excepcionalmente, cuando se trate de obsequios de valor económico irrelevante o simbólico, respondan a signos de cortesía o a atenciones comercia-
http://diarioresponsable.com/opinion/14404-codigos-eticos-o-de-conducta-su-concepto-su-necesidad
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les usuales, y no estén prohibidos por la ley, el sistema de gobierno corporativo o las prácticas comerciales generalmente aceptadas. b) Las personas vinculadas a la empresa no podrán, directamente o a través de persona interpuesta, ofrecer o conceder ni solicitar o aceptar ventajas o beneficios no justificados, que tengan por objeto obtener un beneficio para la empresa, para sí mismos o para un tercero. c) Tampoco podrán recibir, a título personal, dinero de clientes o proveedores, ni siquiera en forma de préstamo o anticipo, todo ello con independencia de los préstamos o créditos concedidos por entidades financieras, que sean clientes o proveedores de la empresa. d) Las personas vinculadas a la empresa no podrán aceptar hospitalidades que influyan, puedan influir o se puedan interpretar como influencia en la toma de decisiones. e) La prestación de servicios laborales o profesionales por parte de las personas vinculadas a la empresa, por cuenta propia o ajena, a sociedades o entidades distintas de la empresa, así como la realización de actividades académicas o similares, deberán ser comunicadas y, en su caso, autorizadas en la forma establecida por el sistema de gobierno corporativo. f) Aunque la empresa debe respetar el desempeño de actividades sociales y públicas o de cualquier clase de actividad no remunerada por parte de las personas vinculadas a la empresa, dichas actividades no deben interferir en sus funciones y/o su responsabilidades en el desempeño de sus funciones laborales. g) La vinculación, pertenencia o colaboración de las personas vinculadas a la empresa con Administraciones Públicas, organismos y entidades públicas, sociedades estatales, partidos políticos o con otro tipo de entidades, instituciones o asociaciones con fines públicos, se ha de realizar de tal manera que quede claro su carácter estrictamente personal, evitándose así, cualquier relación con la empresa. h) Las personas vinculadas a la empresa tienen que hacer un uso responsable de los recursos y de los medios puestos a su disposición por la misma, los cuales serán destinados exclusivamente a actividades profesionales en interés de dicha empresa. i) La empresa es titular de la propiedad y de los derechos de uso y explotación de los programas, presentaciones, proyectos, estudios, in-
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formes, y demás obras y derechos creados, desarrollados o utilizados por sus consejeros, en el marco de su actividad profesional, o con base en los sistemas informáticos de la misma. j) Las personas vinculadas a la empresa han de respetar el principio de confidencialidad respecto de las características de los derechos, licencias, programas, sistemas y conocimientos tecnológicos en general, cuya propiedad o derechos de explotación o de uso correspondan a la empresa. k) La utilización de los equipos, sistemas y programas informáticos y claves que la empresa pone a disposición de las personas a ella vinculadas para el desarrollo de su trabajo, incluida la facilidad de acceso y operativa en Internet, siempre se ha de ajustar a criterios de seguridad y eficiencia, excluyendo cualquier uso, acción o función informática que sea ilícita, o contraria a las normas o instrucciones de la empresa, o que comprometa la confidencialidad de la información de la misma a la que el trabajador, por tales razones ha tenido acceso. l) Las personas vinculadas a la empresa no pueden explotar, reproducir, replicar o ceder los sistemas y aplicaciones informáticas de la empresa para finalidades que les sean ajenas. Asimismo, dichas personas no deben instalar ni utilizar en los equipos informáticos facilitados por la empresa, programas o aplicaciones cuya utilización sea ilegal, o que puedan dañar los sistemas, o perjudicar la imagen, o los intereses de la propia empresa, de los clientes o de terceras personas. m) Las personas vinculadas a la empresa, en todas sus actividades empresariales, profesionales o particulares, evitarán cualquier actuación o decisión que pueda vulnerar la ley, o el sistema de gobierno corporativo en relación con operaciones vinculadas, transacciones significativas, oportunidades de negocio, uso de activos sociales, otras situaciones de conflicto de interés, relaciones con accionistas, con otros empleados, con clientes, con proveedores y suministradores de la empresa, con empresas competidoras y con medios de comunicación. n) Las personas vinculadas a la empresa se tienen que identificar con el compromiso de la empresa en la creación continuada y de forma sostenida, de valor para sus accionistas y de la sociedad en general, y para ello han de velar por el buen fin de la empresa a largo plazo, en el marco de las políticas corporativas, y del principio de igualdad de trato a todas las personas vinculadas con la misma.
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ñ) Las relaciones de la propia empresa y de las personas vinculadas a la misma con autoridades, organismos de regulación y supervisión y Administraciones Públicas en general, se regirán por los principios de cooperación y transparencia. En particular, la transparencia en la información, especialmente, la información económico-financiera, constituye un principio básico que debe regir la actuación de las personas vinculadas a la empresa. o) Las relaciones de las personas que integran la empresa en tanto que tales con los medios de comunicación y con los inversores y analistas financieros, se encauzarán a través de las direcciones y servicios de la empresa en cada caso determine. p) Las personas vinculadas a la empresa tienen que encontrarse comprometidas con los principios de la política general de responsabilidad social corporativa, y de una ética empresarial responsable, que permita armonizar la creación de valor para los accionistas, con un desarrollo sostenible, cuyos principales objetivos sean la protección del medio ambiente, la cohesión social, el desarrollo de un marco favorable de relaciones laborales, y la comunicación constante con los diferentes colectivos relacionados con la Sociedad. q) Las personas vinculadas a la empresa están obligadas a denunciar la comisión por parte de otras personas vinculadas, de cualquier irregularidad o acto contrario a la ley, al sistema de gobierno corporativo o a las normas de actuación previstas en el Código de Compliance. Asimismo, el Código de Compliance debe intentar transmitir a la organización una serie de criterios o principios fundamentales, que son los que se anuncian a continuación: a) Un comportamiento no ético compromete la relación de confianza entre la empresa y sus partes implicadas. No son éticos, y favorecen que se asuman actitudes hostiles frente a la empresa, los comportamientos de todo aquel, particular u organización, que intente apropiarse de los beneficios de la colaboración de otros, aprovechando posiciones de poder. La buena reputación es un recurso intangible esencial. La buena reputación en las relaciones externas favorece las inversiones de los accionistas, la fidelidad de los clientes, la atracción de los mejores recursos humanos, la confianza de los proveedores y la fiabilidad frente a los acreedores. En las relaciones internas, ésta contribuye a tomar
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y aplicar las decisiones sin conflictos, y a organizar el trabajo sin controles burocráticos o un uso excesivo de la autoridad, puesto que el Código de Compliance aclara las obligaciones particulares de la empresa frente a las relaciones con los implicados, que define de forma abstracta, los valores de referencia en las actividades de la misma; b) Por los criterios de comportamiento respecto a cada tipo de implicado, que proporcionan específicamente las líneas directrices y las normas a las cuales se deben atener los colaboradores de la empresa para respetar los principios generales, y para prevenir el riesgo de comportamientos no éticos; por los mecanismos de implementación, que describen el sistema de control para el cumplimiento con el Código de Compliance; y para su continua mejora. 6El citado Código, marcado por un ideal de cooperación, debe siempre encontrarse orientado a un beneficio recíproco de los implicados, respetando en todo momento el papel de cada uno. La empresa necesita, por lo tanto, que todos los implicados actúen frente a ella conforme a principios y reglas inspirados por una idea similar de conducta ética. Por todo ello, puede afirmarse que el contenido del Código de Compliance debe ser implantado e interpretado de forma y manera coherente dentro de la propia empresa, cualquier formalismo excesivo o radicalismo en su aplicación, no hace mas que devaluar los principios contenidos en el mismo, y privar de eficacia a su recta y correcta aplicación e interpretación. No obstante ello, cualquier excepción al cumplimiento de lo dispuesto en un Código de Compliance requerirá de un cierto formalismo de acuerdo con el sistema de funcionamiento interno que tenga implantado cada empresa de manera concreta y particular, el cual siempre deberá ser aprobado por el órgano o consejo de administración de la misma. Finalmente, no puede perderse de vista, tal como señala Auditool8, que las compañías están obligadas a generar resultados que satisfagan a los inversionistas, a los interesados en la información financiera, y al público en general. Esto no conllevara, necesariamente, ni tampoco implica la genera-
8 Cfr.: AUDITOOL. “Código de Compliance, disciplina que retribuye”. http://www.auditool.org/blog/control-interno/1385-codigo-de-conducta-disciplina-que-retribuye
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ción de utilidades, pero sí debe contener la verdad completa del panorama en el que se encuentran. El impacto de escándalos en los que algunas compañías se han visto involucradas, y que durante años publicaron estados financieros supuestamente veraces, de repente resultaron estar en una situación que, como por todos es sabido, les llevó a su desaparición. Recientemente, los aspectos éticos de la publicación de información financiera han sido muy discutidos; sin embargo, ninguna empresa está exenta de conductas ilícitas, o de alteración o manipulación de la información con la finalidad de obtener beneficios e intereses particulares, todos ellos antepuestos a los intereses de la compañía, y/o en su caso, para alcanzar los objetivos mediante los medios no adecuados que den como resultado condiciones y posturas favorables para la empresa. La mayor parte de estas acciones pueden prevenirse por medio de principios claros de actuación en un adecuado Código de Compliance, que incluya normas éticas específicas relacionadas con: • Cumplimiento con leyes y reglamentos aplicables. • Relación con clientes y proveedores. • Conflictos de interés. • Información privilegiada. • Revelación de reportes financieros confiables. El Código de Compliance como heredero de los valores éticos, y los programas de prevención de riesgos de naturaleza legal en general, y especialmente, los de carácter penal, constituye, sin lugar a dudas, un intrumento muy importante en manos de las empresas, de las organizaciones en general, y de las personas jurídicas, para erradicar prácticas irregulares y anómalas, que terminan desembocando en la comisión de ilícitos penales o administrativos, que dañan el patrimonio, la actividad y la reputación de las mismas.
II. IMPLEMENTACIÓN DE UN CÓDIGO DE COMPLIANCE9
1. Planteamiento General El proceso de implantación de un Código de Compliance es el tema central del presente estudio. Sea cual fuere la naturaleza, tamaño o pretensión de la empresa que desee crear y promover un Código de esta naturaleza, el proceso es muy similar. Hay una serie de pasos que seguir que son los siguientes10: a) Liderazgo. El factor más significativo en la implantación de una cultura ética en la organización resulta ser el interés decidido y tenaz de la Alta Dirección. Sin un apoyo comprometido y sostenido por parte de los miembros de la Alta Dirección cualquier intento resultaría vano. El Director es la persona más visible en la organización y el que tiene autoridad. El proceso es largo y complejo, si
Los siguientes pasos son las actividades básicas a seguir para la elaboración de un Código de Compliance: a) Constituir un equipo multidisciplinario encargado de coordinar el proceso. b) Definir la misión, visión y los valores a los que estarán sujetos. c) Identificar áreas de riesgo para poder mitigarlos d) Definir las conductas que el Código deba prevenir. e) El Código debe ser un documento formal que forme parte de los manuales de políticas y procedimientos de la compañía. f) Promoción extensa y continua del Código (vía e-mail, intranet, comunicados de la gerencia, cursos internos etcétera). g) Establecer un sistema de asesoría y cumplimiento del Código. h) El monitoreo y la verificación del Código de Compliance sin establecer un plan de acción correctiva, le otorga poca utilidad a la compañía. La implementación eficaz requiere establecer un plan de acción correctiva para las violaciones e incumplimientos. 10 Cfr.: Códigos de Etica. Cómo implantarlo en la Empresa. Conferencia de Chihuahua. Agosto 2005 http://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ve d=0ahUKEwiR59P-8NbMAhVCnRoKHQVrAicQFggiMAE&url=http%3A%2F%2Fwww.fechac.org%2Fpdf%2Frse%2Fcodigo_etica_discurso_dr_ibarra.pdf&usg=AFQjCNFw1AnE_ kUps-vRjkcncdpxRKIW0A&bvm=bv.122129774,d.d2s 9