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tirant lo blanch

COMITÉ CIENTÍFICO DE LA EDITORIAL TIRANT LO BLANCH María José Añón Roig

Catedrática de Filosofía del Derecho de la Universidad de Valencia

Ana Belén Campuzano Laguillo

Catedrática de Derecho Mercantil de la Universidad CEU San Pablo

Jorge A. Cerdio Herrán

Catedrático de Teoría y Filosofía de Derecho Instituto Tecnológico Autónomo de México

José Ramón Cossío Díaz

Ministro de la Suprema Corte de Justicia de México

Owen M. Fiss

Catedrático emérito de Teoría del Derecho de la Universidad de Yale (EEUU)

Luis López Guerra

Juez del Tribunal Europeo de Derechos Humanos Catedrático de Derecho Constitucional de la Universidad Carlos III de Madrid

Víctor Moreno Catena

Catedrático de Derecho Procesal de la Universidad Carlos III de Madrid

Francisco Muñoz Conde

Catedrático de Derecho Penal de la Universidad Pablo de Olavide de Sevilla

Angelika Nussberger

Jueza del Tribunal Europeo de Derechos Humanos Catedrática de Derecho Internacional de la Universidad de Colonia (Alemania)

Héctor Olasolo Alonso

Catedrático de Derecho Internacional de la Universidad del Rosario (Colombia) y Presidente del Instituto Ibero-Americano de La Haya (Holanda)

Luciano Parejo Alfonso

Catedrático de Derecho Administrativo de la Universidad Carlos III de Madrid

Tomás Sala Franco

Catedrático de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social de la Universidad de Valencia

Ángel M. López y López

José Ignacio Sancho Gargallo

Marta Lorente Sariñena

Tomás S. Vives Antón

Catedrático de Derecho Civil de la Universidad de Sevilla Catedrática de Historia del Derecho de la Universidad Autónoma de Madrid

Javier de Lucas Martín

Catedrático de Filosofía del Derecho y Filosofía Política de la Universidad de Valencia

Magistrado de la Sala Primera (Civil) del Tribunal Supremo de España Catedrático de Derecho Penal de la Universidad de Valencia

Ruth Zimmerling

Catedrática de Ciencia Política de la Universidad de Mainz (Alemania)

Procedimiento de selección de originales, ver página web: www.tirant.net/index.php/editorial/procedimiento-de-seleccion-de-originales

LIBRO BLANCO SOBRE GESTIÓN DE OFICINAS DE TRANSPARENCIA PROCEDIMIENTOS Y CASOS DE ESTUDIO PARA UNIVERSIDADES PÚBLICAS

Coordinadora

MARÍA PILAR COUSIDO GONZÁLEZ Universidad Complutense de Madrid cousidop@ucm.es Coautores

MARIANA ALBA MANRIQUE MARÍA ESTRELLA GUTIÉRREZ DAVID CAROLINA DEL VALLE MONTOYA SANTIAGO LETICIA PORTO PEDROSA MANUEL DE SANTIAGO FREDA

Valencia, 2016

Copyright ® 2016 Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de este libro puede reproducirse o transmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia, grabación magnética, o cualquier almacenamiento de información y sistema de recuperación sin permiso escrito de los autores y del editor. En caso de erratas y actualizaciones, la Editorial Tirant lo Blanch publicará la pertinente corrección en la página web www.tirant.com.

© TIRANT LO BLANCH EDITA: TIRANT LO BLANCH C/ Artes Gráficas, 14 - 46010 - Valencia TELFS.: 96/361 00 48 - 50 FAX: 96/369 41 51 Email:tlb@tirant.com www.tirant.com Librería virtual: www.tirant.es ISBN: 978-84-9086-908-6 NIPO ELECTRÓNICO: 635-15-042-X ISBN ELECTRÓNICO: 978-84-7351-467-5 (INAP) MAQUETA: Tink Factoría de Color Si tiene alguna queja o sugerencia, envíenos un mail a: atencioncliente@tirant.com. En caso de no ser atendida su sugerencia, por favor, lea en www.tirant.net/index.php/empresa/politicas-de-empresa nuestro Procedimiento de quejas.

To my British colleague David Chalk, who supported my candidacy as Visiting Professor at the University of Winchester for the years 2014, 2015 and 2016, with sincere gratitude To the whole Catholic Educational Community of Farleigh School, where my son and myself felt completely at home for a whole unforgettable year, surrounded by a devoted team of teachers masterly led, charming children and caring families To my friend Gillian Sanger, who shared with us family, home, fantastic places and brilliant occasions and to her wonderful son Henry, my sonÂ´s best friend forever To our praiseworthy compatriot Mayte Isla who welcomed us so warmly and accompanied us all along last year To my husband, FĂŠlix, for his exquisite display of unlimited generosity and love To Rodrigo, our lovely son, for his brave determination and his enchanting way of tackling the year we lived Britishly in The Wallops, to the South of England

A MODO DE PRESENTACIÓN A mediados de noviembre de 2015, Pilar Cousido llamó a mi móvil. Sus llamadas siempre son recibidas con cariño e ilusión porque fue discípula muy querida de mi padre, amiga estrecha de mis progenitores y, por extensión, del resto de mi familia. Pilar quería que hiciera la Presentación del Libro Blanco sobre Gestión de Oficinas de Transparencia, que ella misma estaba coordinando. Les prometo que me resistí todo lo que pude y le enumeré una lista más que suficiente de personas mucho más relevantes y capacitadas que yo para presentar esta obra: desde personalidades del ámbito académico hasta personas responsables de la implementación y puesta en funcionamiento de Oficinas de Transparencia en la Administración Pública, o relacionadas con órganos tan importantes como el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno. Le sugerí que cualquiera de ellas sería mejor carta de presentación para el libro que la que suscribe. Pero Pilar Cousido insistió y me respondió que lo había meditado mucho y que, después de darle muchas vueltas, había llegado a una conclusión: quería que la presentación corriese a cargo de una persona que llevase los apellidos Desantes, y también, Fernández. Después de varios recuerdos compartidos, consiguió tocarme el corazón y aquí estoy, intentando abordar con dignidad, y con cierto pudor, la difícil tarea encomendada. Siempre he pensado y he defendido que los apellidos que uno lleva no son consustanciales a su mérito y capacidad, son simplemente fruto de la herencia y también del azar. Para mí, particularmente, llevarlos unidos a mi nombre también ha supuesto, en muchas ocasiones, un ejercicio de responsabilidad y humildad. Recuerdo que crecí rodeada del concepto de Derecho a la Información: la biblioteca familiar estaba llena de libros y artículos sobre el tema; las reuniones con amigos, colegas y discípulos de mi padre; los libros, artículos, conferencias, lecciones, tesis y tesinas, que se gestaban continuamente, giraban en torno a esa disciplina

Blanca Desantes Fernández

de una manera recurrente e, incluso, en los debates familiares durante las comidas y las cenas, mi padre nos hablaba del Derecho a la Información y mi madre participaba activamente en todos los argumentos planteados. No exagero si afirmo que el Derecho a la Información, como un derecho fundamental de las personas, fue un axioma en mi hogar y por lo tanto en mi formación. Los principios axiomáticos son verdades incuestionables, universalmente válidas y evidentes. La palabra axioma deriva del sustantivo griego αξίωμα, que significa “lo que parece justo”. En este sentido, mis padres abordaban el Derecho a la Información también como una Ética y tuve el privilegio de crecer muy cerca de un auténtico laboratorio de ideas nuevas y pioneras, tanto en nuestro país como en el ámbito hispano, en relación a este Derecho que para ellos, y también para mí, era un derecho fundamental. José María Desantes Guanter, mi padre, fue el primer Catedrático de Derecho de la Información en una España que empezaba a ser democrática. Ha dejado muchos discípulos que continúan su obra, todavía hoy, y un corpus teórico muy importante, como referente fundamental para esta disciplina. Pero, no debe faltar en esta presentación, y así me lo ha pedido expresamente Pilar, un recuerdo especial a su mujer, Primitiva Fernández, Primy para todos, que siempre respaldó activamente la labor docente y científica de mi padre. Mi madre fue la correctora sutil e inteligente de todas sus obras, su mayor apoyo y su más dura crítica, capaz de rebatir, cuestionar y corregir exquisitamente al que, en su momento, más sabía sobre el tema. Compañera, también, de largos viajes al extranjero, especialmente a Iberoamérica, propagando juntos el valor, la evidencia y la importancia del Derecho a la Información como un bien democrático común. Desantes Guanter también fue capaz de vislumbrar, de forma novedosa, la estrecha relación existente entre el Derecho de la Información y la Documentación, como soporte necesario al citado derecho. Recuerdo con especial cariño su libro, publicado en 1987, Teoría y Régimen Jurídico de la Documentación, en el que incide

A modo de presentación

en el concepto del documento como objeto del derecho a la Documentación y la integración de este derecho en el Derecho a la Información. Lamentablemente, la esperada Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, no ha abordado el derecho al acceso como un derecho de los entendidos en el ámbito de los derechos fundamentales, limitándose a ser un mero desarrollo del art. 105.b) de la Constitución, separado del derecho de acceso a la información contemplado en el art. 20. Tampoco ha querido vincular de forma expresa el derecho de acceso a la información pública con una correcta gestión de los documentos y los archivos, ambos aspectos, sin embargo, ampliamente abordados e integrados ya en otras normativas de ámbito internacional, comunitario y también, de manera muy avanzada, en el espacio Iberoamericano. No obstante, y aunque el incuestionable y querido axioma, citado anteriormente, no haya sido refrendado en nuestro ordenamiento jurídico, no pretendo concluir esta presentación con argumentos negativos, sino incidir en los importantes y decisivos retos que nos plantea la aplicación y materialización de la Ley 19/2013 antes citada. Precisamente, este libro, que tengo el honor de presentar, aborda uno de ellos de forma novedosa y decidida, en concreto, la creación y desarrollo de Oficinas de Transparencia en el ámbito universitario. Considero que vivimos un momento especialmente interesante, ya que estamos obligados, entre todos, a desarrollar de forma rigurosa buenas prácticas y mecanismos consistentes para hacer posibles los principios de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. El desarrollo de estas buenas prácticas supone un ejercicio de colaboración multidisciplinar: juristas, gestores, técnicos de archivos y TICs estamos abocados a entendernos y participar proactivamente en este proceso. La elaboración de Directrices, Manuales de Procedimientos, Mapas de Procesos, la creación de una doctrina uniforme sobre derecho a la información que facilite la ponderación y la motivación no

Blanca Desantes Fernández

arbitraria, así como el desarrollo de Sistemas integrales de Gestión Documental y de Archivos, son otros soportes básicos para la implementación de la Ley, de acuerdo con los principios generales de eficacia, economía, eficiencia, interés público, rendición de cuentas y seguridad jurídica. Las medidas de concienciación, sensibilización y formación de los profesionales que estamos involucrados en procesos relacionados con la transparencia, el acceso y el buen gobierno, son también un eje fundamental para que la aplicación de la Ley 19/2013 sea fructífera, exitosa y capaz de generar nuevos modelos de relación entre lo público y la ciudadanía. Concluyo esta presentación con el deseo sincero de que, con el buen hacer de todos, sigamos defendiendo abiertamente, aunque sea de forma práctica, el valor constitucional del Derecho a la Información. Madrid, 15 de noviembre de 2015

Blanca Desantes Fernández

Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado

PRÓLOGO Llegué a la transparencia en el año 2007, como fruto de una evolución de mis intereses académicos. Del delito de clandestinidad había pasado a los secretos oficiales y de los secretos oficiales, a la transparencia y al derecho de acceso a información pública. El Grupo actualmente Consolidado de Investigación “Transparencia, Buena Gobernanza y Comunicación” nació en el año 2008, también de una forma natural, compuesto por colegas amigos, principalmente, y por estudiantes de posgrado, entonces, hoy ya todos devenidos doctores. Los primeros cuatro grandes proyectos de investigación de TRABUCOM se centraron en la transparencia en el sector audiovisual español. Cuando ya la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno se estaba gestando, nuestro grupo centró su quinto proyecto investigador en la transparencia en las Universidades Públicas. El Libro Blanco sobre la Gestión de Oficinas de Transparencia. Procedimientos y Casos de Estudio para Universidades Públicas nace como respuesta a las inquietudes e inseguridades que detectamos con motivo de la elaboración del Informe que dio sustento al “I Diploma a la Universidad Pública Más Transparente” de España. Los autores que me han acompañado en este periplo investigador se distinguen por su categoría humana y su buen hacer profesional. Mariana Alba Manrique, desde Ginebra, María Estrella Gutiérrez David, Carolina del Valle Montoya Santiago, Manuel de Santiago Freda y Leticia Porto Pedrosa, desde Madrid, y yo, desde Winchester, en Inglaterra, logramos dar forma a los aspectos jurídicos, de gestión y prácticos que influyen en, y condicionarán a diario, la actividad del personal de las Unidades Productoras de información universitarias y de las Oficinas de Transparencia de las Universidades Públicas españolas.

María Pilar Cousido González

Ha sido comodísimo trabajar a distancia en esta obra, porque la tecnología, el dominio de idiomas por parte de los autores y el afán compartido por aumentar el know-how de cada uno en materia de transparencia ha hecho de esta investigación una experiencia inolvidable. Ha llegado la hora de transferir a la sociedad los conocimientos adquiridos. Creemos que con este trabajo las Oficinas Universitarias de Transparencia podrían ser más eficientes. Entendemos que el contenido de la obra es aplicable, por extensión, a cualquier Oficina de Transparencia de la Administración Pública española o de toda Institución o Corporación privada que se atreva a ser transparente. Proponemos un protocolo de procedimientos, un test de daños y un test de interés público, completamente pioneros en España, y veinte respuestas estándar a eventuales solicitudes de información. Nos hemos arriesgado en nuestras propuestas, pero teníamos buenas fuentes y hemos trabajado y estudiado la materia. La parte teórica de la obra es fundamental y no se puede obviar para garantizar una correcta gestión de las Oficinas. Deseamos al lector que disfrute de estas líneas tanto como nosotros hemos disfrutado gestándolas. Agradezco a los coautores su cariño, su confianza, su fidelidad, su tiempo y su entusiasmo. Madrid, 18 de noviembre de 2015

María Pilar Cousido González Profesora Titular UCM

Introducción Entrevista a dos directores de oficina de transparencia universitaria HÉCTOR PÉREZ PINTOR Y JESÚS SANTILLÁN GUTIÉRREZ, DE LA UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO, EN MORELIA, MÉJICO, OFRECEN CLAVES PARA UNA DIRECCIÓN EFECTIVA

Parecía de interés práctico obtener el punto de vista basado en la experiencia de Directores de Oficinas de Transparencia Universitarias sobre cuestiones específicas relativas a la gestión de la Oficina de Transparencia y del Portal de Acceso. Su testimonio, empírico, basada en el crudo contraste con la realidad, puede centrar el objeto de estudio y análisis de esta obra. La entrevista se cursó a dos Directores de la Oficina de Coordinación de Acceso a la Información1 de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, en Morelia, Méjico, con la que mantenemos una relación permanente basada en un Convenio Bilateral entre la Universidad Complutense de Madrid y la Nicolaíta. Sobre la base de esa relación, en el curso académico 2013-2014, alumnos UCM de Derecho de la Información recibieron formación nicolaíta en acceso a la información a través de fructíferas videoconferencias. En concreto, estas dos personas fueron invitadas a participar en el Libro Blanco por la amistad intelectual y académica que vincula 1

http://www.umich.mx/directorio-informacion.html (consultado el 25 de abril de 2015)

María Pilar Cousido González

al Grupo de Investigación UCM “Transparencia, Buena Gobernanza y Comunicación” con dicha Universidad, enormemente productiva: doctores, videoconferencias y talleres, como se ha dicho, decenas de horas de enseñanza del Derecho de la Información, artículos, colaboraciones, libros, etc… Todo aquello que figura en el activo de la Universidad Complutense de Madrid y de la Nicolaíta, nos ha permitido ser testigos de primera mano de los titubeos iniciales, hace quince años, de la primera Coordinación, dirigida por el Doctor Pérez Pintor, y de la penúltima Dirección de esa Oficina de Transparencia universitaria, la del Maestro Santillán Gutiérrez. El profesor Pérez Pintor hacía su primera reflexión, de carácter introductorio, previa a la conversación formal, en los siguientes términos: “El acceso a la información y la transparencia son, hoy en día, temas en la agenda pública de la mayoría de los países del mundo. El gran reto es cómo hacer efectivas esas preocupaciones en el marco del Estado. Si bien en la mayoría de las democracias consolidadas no se pone en duda la importancia que para la sociedad tienen los temas ya citados, la ruta a seguir ha sido distinta por las obvias diferencias políticas entre países. Además, en cada país, hay divergencia entre las Instituciones públicas gubernamentales y los organismos autónomos, por ejemplo. Las universidades públicas, por sus propias características de Instituciones con pensamiento universal, crítico y reflexivo, deberían ser pioneras en la implementación de una verdadera transparencia y de un efectivo acceso a la información”. Doctor Pérez Pintor, Maestro Santillán Gutiérrez, posiblemente lo primero que se pregunta el funcionario que asume la dirección de una Oficina de Transparencia Universitaria es ¿qué se espera de mí? ¿Qué actitudes y qué aptitudes se supone que debo tener o desarrollar, en este puesto, con toda la sociedad potencialmente dispuesta a hacerme preguntas sin término? Dr. Pérez Pintor: Me parece necesario realizar una primera precisión al respecto: el responsable (en el caso de España, el director) debe tener una cultura de la transparencia arraigada, cotidiana-

Introducción: Entrevista a dos directores de oficina de transparencia universitaria

mente, en su forma de ser y en su actuación periódica con el entorno social y su comunidad. Por otro lado, es imprescindible en el titular una actitud de diálogo que propicie la sensibilización de las autoridades universitarias para que asuman, íntegramente, políticas obligatorias que favorezcan una política universitaria eficiente y eficaz en esos aspectos. Otra cuestión fundamental que el funcionario responsable de la Oficina Universitaria de Transparencia y de Acceso debe asumir es el compromiso con la comunidad universitaria, en particular, pero también, por supuesto, con la sociedad, en general, puesto que en él recae la representación institucional en el terreno de la transparencia universitaria y la tutela, directa, del derecho de acceso a la información. Dicha responsabilidad implica tener como objetivo clave la transparencia en la esfera de su actuación, además de fomentarla en todas aquellas personas involucradas en dicha misión. La organización administrativa y el liderazgo son aptitudes básicas que todo director de Oficina de Acceso debe tener, además de un amplio reconocimiento y solvencia ética en la comunidad universitaria. Ello le ayudará a afrontar las reticencias que se puedan presentar por parte de diversos sectores, desde empleados administrativos acostumbrados a manejar la información a su plena discreción, hasta académicos que creerán que se invade su coto profesional por rendir cuentas, no dejando de lado a los funcionarios universitarios, de todos los rangos, que pueden sentir amenazada su “autoridad”. Maestro Santillán Gutiérrez: En este tema particular, me parece que se hace referencia a dos momentos, igualmente importantes, cuando se habla de desarrollar actividades relacionadas con la transparencia desde la sede “garante”. En primer término, debo hacer referencia a las aptitudes previas a efectos de establecer el perfil de un responsable en este tipo de áreas de atención. Así, la “empatía”, en primer lugar, entendida como la aptitud para comprender la posición del peticionario respecto del ente al cual se acude. Es común vivir, en su momento, el sentido de las peticiones de información como un ataque personal cuando esto, de suyo, no

María Pilar Cousido González

lo es. Veamos, toda la información que se pide origina dos consecuencias jurídicas, por un lado, procedimentales, y, por otro, sustantivas, ambas, previamente establecidas en las normas aplicables; en pocas palabras, la información será o no susceptible de entrega. Cada consecuencia tendrá su propio fundamento, razón por la cual considerar que la petición de información es un ataque resulta intrascendente. En segundo lugar, el “servicio”, como actitud ante el tipo de actividad a desarrollar. Queda claro que estar al frente de una Oficina de Acceso a la Información implica servicio, pero este no se limita al personal administrativo, sino que también se extiende al personal de confianza y a los mandos de la Oficina. En tercer lugar, la “cortesía”, actitud complementaria a la de servicio; no se está haciendo un favor al atender a los peticionarios. Se está contribuyendo a cumplir con una obligación institucional, lo que conlleva también el trato adecuado, tanto al personal que labora en el área, como al público usuario de los servicios. En segundo término, se puede hablar de otro tipo de habilidades, deseables durante el desarrollo de la actividad, como son: liderazgo, capacidad organizativa, comunicación y alto sentido de la responsabilidad. Todas ellas son necesarias. Primero, el “liderazgo”, pues el equipo de Transparencia precisa de una dirección que aporte seguridad y confianza. Después, “la capacidad organizativa” resulta indispensable para el análisis y resolución de cada expediente que se integre con las solicitudes de información que se presenten. A continuación, la “comunicación”, que no solamente sirve hacia el exterior, con organizaciones e instituciones que intervengan en el proceso de acceso a la información, sino también hacia el interior de la institución en la que se realiza la actividad, para que cada área y dependencia vean en la Oficina de Transparencia un equipo de trabajo que contribuye a resolver problemas, y no un ente extraño a la propia Institución, que busca vulnerar su integridad. Finalmente, un “alto sentido de responsabilidad”, que se precisa en tanto la función tiene efectos legales más allá de disposiciones internas, trascendiendo a la propia Institución. Teniendo en cuenta que las Oficinas de Transparencia universitarias españolas partirán de cero, ¿qué infraestructura

Introducción: Entrevista a dos directores de oficina de transparencia universitaria

y qué personal sería recomendable y de qué infraestructura mínima estaríamos hablando, para atender las peticiones de información de la mejor forma posible? Dr. Pérez Pintor: En primer lugar, es indispensable realizar un estudio de la infraestructura con la que cuenta la Universidad por si es factible aprovechar espacios ya establecidos y con ello optimizar recursos. Esto supone utilizar espacios estratégicos donde haya una proximidad con los miembros de la comunidad universitaria. También incide en la infraestructura y personal la cantidad y cualidad de la Institución, número de población estudiantil, de profesores, administrativos y el flujo de información que genera la Institución donde se va a instalar una Oficina de Acceso. Sus características particulares incidirán en la cantidad de personal a destinar. Es menester lograr una infraestructura acorde con las necesidades de cada Institución. Esto significa un espacio físico en un lugar ad hoc para el trabajo adecuado con la comunidad universitaria. Muchas veces no es tomado en serio este tipo de Oficinas y tienen que funcionar con equipo obsoleto, muebles viejos que ya no quieren otras dependencias, etc. Por ello, es necesario que el director de la Oficina, de acuerdo con un Comité de Acceso a la Información, o bien con los diversos funcionarios responsables de la administración universitaria, consensuen toda la infraestructura precisa, desde un lápiz, hasta un servidor con el que se respalde la información indispensable para el funcionamiento de la Oficina. El personal deberá ser seleccionado por el director de la Oficina en atención a su curriculum vitae, tratando de optimizar personal universitario comprometido con el buen servicio administrativo, la atención a los miembros de la comunidad universitaria y el buen desempeño profesional en las responsabilidades encomendadas. Maestro Santillán Gutiérrez: A efectos de determinar la infraestructura y personal será necesario observar diversos factores en la Institución, que van desde las posibilidades financieras hasta los perfiles de quienes conforman el equipo de la Oficina de Trans-

María Pilar Cousido González

parencia. Sin el ánimo de hacer una receta, resulta conveniente identificar la matrícula total de la institución educativa, así como el número de profesores y empleados de la misma. Como experiencia propia, considero que la Oficina debe contar con departamentos de funciones específicas como lo son notificaciones, informática, seguimiento, asuntos jurisdiccionales, área técnica y área administrativa. De igual forma, puede separarse el servicio de acceso a la información del relativo a la protección de datos personales. No obstante lo anterior, que implica el escenario ideal, en la práctica se ha demostrado que un equipo humano multifuncional puede operar la Oficina de manera adecuada. Un cierto nivel de horizontalidad en la gestión, investigación y tramitación de asuntos resulta práctico y conveniente, pues permite suplir las faltas temporales del personal sin demeritar la agilidad en la prestación de servicios. Se debe contar con un espacio físico propio con autonomía para el desarrollo de las funciones, que sea accesible a todo tipo de público y con capacidad técnica para consulta abierta en terminales informáticas. La atención debe ofrecerse en ambos turnos (matutino y vespertino) para cubrir un mayor espectro de solicitantes. Desde el punto de vista de la metodología de trabajo en una Oficina de Transparencia Universitaria, ¿cuáles serían las tres reglas esenciales? Dr. Pérez Pintor: Una de las premisas clave es establecer la metodología con la que se procesarán solicitudes de información, además de los procedimientos de obtención de la información de los sujetos obligados, en este caso, oficinas y dependencias responsables de la propia Universidad. Otra es determinar los conductos por área que sean corresponsables de proporcionar la información de acuerdo con dicha metodología. Para ello es necesario diseñar un manual de procedimiento en materia de acceso a información pública universitaria. No obstante, dicha metodología debe ser flexible porque, seguramente, se encontrarán retos en la puesta en marcha de la Oficina

Introducción: Entrevista a dos directores de oficina de transparencia universitaria

que harán cambiar algunos aspectos metodológicos primarios, de tal forma que ese instrumento debe tener una amplia flexibilidad. Por otro lado, el tratamiento de archivos y su ordenación es trascendental. Maestro Santillán Gutiérrez: La primera de estas reglas sería llevar un registro puntual de todos los asuntos que se tramiten, desde su recepción por la Oficina, hasta su resolución final y archivo. La segunda regla sería distribuir equitativamente la carga de trabajo entre áreas y personal. Y la tercera, supervisar constantemente el Portal Web de Transparencia, respecto de información, expedientes y trámites. Profesor Pérez Pintor, Maestro Santillán Gutiérrez, ¿qué porcentaje de tiempo semanal, mensual y anual deben consumir las siguientes actividades de la Oficina de Acceso: la oferta y ejecución de actividades formativas para el personal de la Universidad en los diferentes aspectos de la transparencia y el acceso a la información institucional; la elaboración de campañas de sensibilización para la sociedad y, en particular, para los sectores académico, docente, discente e intelectual; la organización, clasificación y control de los expedientes en curso y de los ya gestionados; la solicitud periódica a las distintas Unidades Productoras de material que legalmente debe ser expuesto en el Portal de la Oficina de Transparencia; el tratamiento y la subida de documentos institucionales al Portal electrónico; la elaboración del Informe Anual de cada Oficina de Transparencia; y, finalmente, la elevación de información periódica del funcionamiento de la Oficina y del Portal a órganos superiores? Dr. Pérez Pintor: En primer lugar, en relación con la oferta y ejecución de actividades formativas para el personal de la Universidad en los diferentes aspectos de la transparencia y el acceso a la información institucional, una cuestión fundamental es la capacitación del personal propio de la Oficina de Transparencia, que precisaría talleres semanales antes de que se abriera al público dicho espacio, además de recursos para implementar el procedimiento

María Pilar Cousido González

de transparencia y acceso a información en toda la administración universitaria. La capacitación tendría dos vertientes: una general, para todo el personal donde se incluirían temas teóricos sobre la materia, además de revisar los ejemplos exitosos sobre mecanismos universitarios, tanto en Europa, como en América y, otra, especializada, de acuerdo a la posición que dentro de la Oficina tenga el personal (atención directa en ventanilla, trámite administrativo, archivos, etc.). El aspecto formativo en la transparencia debe ser permanente. Por ello es importante calendarizar a todas las dependencias universitarias en cursos para el personal que debe atender las solicitudes de información y que deba tratar la información con destino al Portal de Transparencia. Además, en la comunidad estudiantil, el reto es mayor para enraizar la cultura de la transparencia. Se pueden organizar talleres con actividades deportivas y artísticas, además de recursos multimedia y mediante las redes sociales, para que lleguen a los diversos sectores universitarios. Por su parte, la elaboración de campañas de sensibilización para la sociedad y, en particular, para la comunidad universitaria debe planearse y ejecutarse con personal capacitado para tal función adscrito a la Oficina responsable o con apoyo de estudiantes de programas académicos. Para ello es indispensable contar con la presencia de expertos en campañas que ayuden a estructurar de la mejor forma posible dichas actividades, además de acordar un calendario mensual con las Facultades y demás dependencias académicas, administrativas y sindicatos, con el fin de capacitar a todos los involucrados. Es imprescindible que toda la comunidad universitaria, alumnos, profesores, personal administrativo y personal con las características de funcionarios públicos, se forme. Y, por supuesto, deben organizarse campañas para toda la sociedad de la que la Universidad es parte.

Introducción: Entrevista a dos directores de oficina de transparencia universitaria

En cuanto a la organización, clasificación y control de los expedientes en curso y de los ya gestionados, habría que decir que, una vez diseñada la metodología para llevar un adecuado tratamiento, es importante que se traduzca en la optimización de tiempos y de una adecuada administración de archivos. La organización debe ser diaria, en función de, por un lado, a) solicitudes que se realizan; b) trámite que se da a esa solicitud; y c) información que proporcionan los sujetos universitarios obligados, razón por la cual sería deseable contar con el apoyo de especialistas en documentación. Respecto a la solicitud a las distintas Unidades Productoras de material que legalmente debe ser expuesto en el Portal de la Oficina de Transparencia, diría que, de acuerdo con los responsables de cada área, habría que establecer, antes que nada, los conductos por los que se hará llegar toda aquella información que una Institución universitaria tiene la obligación de poner a disposición del público a través del Portal web. El tratamiento y subida de documentos institucionales al Portal electrónico obliga a contar con el Manual de Procedimiento para tratar y subir la información a través de personal que esté a disposición de la Oficina de Transparencia, o bien en oficinas de gestión administrativa, en general, trabajando un determinado tiempo para la Oficina de Transparencia. La elaboración del Informe Anual de cada Oficina de Transparencia no es necesariamente un requerimiento legal, pero sí conviene hacerlo para rendir cuentas al Rector de la Universidad, y que este, a su vez, pueda rendir cuentas al Consejo de Transparencia y, finalmente, este pueda hacer lo propio ante el Parlamento. El mismo acto de presentar un Informe por parte del órgano universitario de transparencia supone una práctica de accountability, de rendición de cuentas, muy positivo, según nuestra experiencia. Normalmente convendrá presentar ese Informe ante la máxima instancia dentro de la Institución que, si no es el Rector, por lo regular será un órgano colegiado con la denominación específica, por ejemplo, Consejo Universitario (de Transparencia).