ThiemeMeulenhoff is een educatieve uitgeverij die zich inzet voor het voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs.
De mensen van ThiemeMeulenhoff zijn er voor onderwijsprofessionals – met ervaring, expertise en doeltreffende leermiddelen. Ontwikkeld in doorlopende samenwerking met de mensen in het onderwijs om samen het onderwijs nog beter te maken.
We ontwikkelen lesmethodes die goed te combineren zijn met andere leermiddelen, naar eigen inzicht aan te passen en bewezen effectief zijn. En natuurlijk worden al onze lesmethodes zo duurzaam mogelijk geproduceerd.
Zo bouwen we samen met de mensen in het onderwijs aan een mooie toekomst voor de volgende generatie.
Alle rechten voorbehouden. Tekst- en datamining, AI-training en vergelijkbare technologieën niet toegestaan. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
Deze uitgave is volledig CO2-neutraal geproduceerd.
Module Organiseren van een activiteit voor een opdrachtgever - Het grote plaatje 6
BLOK 1 De voorbereiding
1.1 De opdracht verkennen 9
1.2 Het inventarisatiegesprek voeren 13
1.3 Samenvatten en rapporteren 17
1.4 Onderzoek naar de activiteit 23
1.5 Regels, vergunningen en subsidies (KB/GL) 27
1.6 Presentatie van je voorstel 30
1.7 Offertes vergelijken en beoordelen (GL) 35
1.8 Het plan van aanpak 39
1.9 Draaiboek maken 44
1.10 Roosters en inschrijvingen 48
1.11 Berekeningen en spreadsheet gebruiken 55
1.12 Materialen en voorzieningen regelen 66
1.13 Routing en plattegronden 73
1.14 Veiligheid op de plattegrond 78
Samenvattingsopdracht blok 1 84 Begrippen 88
BLOK 2 De uitvoering
2.1 Ontvangen en begeleiden van bezoekers 93
2.2 Tafel dekken, serveren en afruimen 98
2.3 Recepten lezen en omrekenen 101
2.4 Rekening houden met dieetwensen 105
2.5 Gerechten en hapjes bereiden 110
2.6 Hygiëne en voedselveiligheid 115
2.7 Milieubewust werken 121
2.8 Schoonmaken en opruimen 127
2.9 Calamiteiten en hulpdiensten 135
2.10 Ruimte inrichten 140
2.11 Evalueren en verbeteren 144
Samenvattingsopdracht blok 2 150 Begrippen 155
ZO WERK JE MET MIXED
Je gaat aan de slag met een module van MIXED. Met MIXED leer je in de praktijk. Je ervaart wat je allemaal kunt doen in jouw beroepsgerichte profiel. Zo ontdek je wat jouw talenten zijn!
In het kort
Per module maak je praktische opdrachten. Deze praktische opdrachten laten je alle kanten van het beroepsgerichte vak ervaren. Je gaat dus écht aan de slag. Om de praktische opdrachten te kunnen doen, heb je kennis nodig. In het leerwerkboek vind je de theorie die je moet kennen.
Naast de tekstbronnen in het leerwerkboek, moet je soms ook andere bronnen gebruiken bij de praktische opdrachten. Denk aan een uitlegfilmpje, een stappenplan of een uitwerkbijlage.
AAN DE SLAG MET PRAKTISCHE
OPDRACHTEN
• Jouw docent laat je weten welke praktische opdrachten jij maakt bij deze module. Je vindt de praktische opdrachten online, of de docent heeft ze voor je geprint.
• Elke praktische opdracht begint met voorbereiden. Je ontdekt in welk werkveld je aan de slag gaat. Je leest wat je gaat doen en leren. Ook zie je wat je nodig hebt om de opdracht te maken.
• Dan ga je aan de slag. Volg stap voor stap de instructie die in de opdracht staat. Je kunt steeds de stappen die je hebt gedaan afvinken.
• Bij opdrachten gebruik je tekstbronnen. Die staan in je leerwerkboek en in de online leeromgeving. Andere bronnen die je nodig hebt, zoals een video of uitwerkbijlage, vind je altijd online.
• Het eindproduct van de opdracht neem je op in je portfolio
HET LEERWERKBOEK VOOR DE THEORIE
• In het leerwerkboek dat je nu in je handen hebt, staat de theorie die je moet kennen. Misschien behandelt jouw docent eerst de theorie, voordat je aan de slag gaat met een praktische opdracht. Je kunt ook zelf de theorie erbij pakken als je die nodig hebt.
• Bij de tekstbronnen die je kunt lezen staan ook opdrachten. Deze maak je om na te gaan of je de theorie goed begrijpt.
Er zijn ook herhalingsopdrachten en verdiepingsopdrachten. Jouw docent vertelt je welke je moet maken.
• In de theorie staan gekleurde begrippen. Deze begrippen moet je kennen voor een toets en voor je examen. Tip: gebruik de begrippenlijst achter in het leerwerkboek bij het leren.
• Het leerwerkboek bestaat uit twee blokken. Na elk blok maak je een samenvattingsopdracht. Zo leer je ook voor je toets en voor het examen!
WERKEN OP PAPIER OF ONLINE
Bij dit leerwerkboek hoort een online omgeving. In het schema hierna zie je wat je op papier kunt doen en wat er online te vinden is.
Op papier
• Praktische opdrachten (geprint)
• Tekstbronnen (in het leerwerkboek)
• Theorieopdrachten (in het leerwerkboek)
• Begrippenlijst (in het leerwerkboek)
• Praktische opdrachten
• Tekstbronnen
• Theorieopdrachten
• Begrippenlijst
• Werkbronnen
• Oefentoets begrippen
Module Organiseren van een activiteit voor een opdrachtgever
HET GROTE PLAATJE
ORGANISERENVANEEN ACTIVITEIT
WELKE VERBANDEN ZIJN ER?
EENPRODUCTMAKENEN VERBETEREN
In het profiel Dienstverlening & Producten (D&P) maak je kennis met verschillende werkvelden, zoals evenementen, techniek, media en verkoop. Je organiseert een activiteit, maakt een product, ontwerpt iets digitaals of presenteert en promoot een idee. Zo ontdek je waar jouw talenten liggen en wat bij je past!
Vier modules
Het profiel Dienstverlening & Producten bestaat uit vier verschillende modules. In elke module werk je aan een ander onderdeel van het vakgebied. In de beroepspraktijk lopen die onderdelen door elkaar. Bij een opdracht moet je vaak organiseren, communiceren, ontwerpen én uitvoeren. Alles hangt met elkaar samen. Door die samenhang te zien, ontdek je het grote plaatje van Dienstverlening & Producten.
✖ ORGANISEREN VAN EEN ACTIVITEIT VOOR EEN OPDRACHTGEVER
In deze module leer je hoe je een activiteit voorbereidt en uitvoert. Je denkt na over wensen, planning, kosten en veiligheid en zorgt dat alles goed geregeld is.
Relatie met de andere modules
Bij het organiseren van een activiteit spelen ook andere onderdelen een rol. Daarover leer je in de andere modules:
✖ PRESENTEREN, PROMOTEN EN VERKOPEN
Een activiteit moet duidelijk worden uitgelegd en onder de aandacht gebracht. In Presenteren, promoten en verkopen leer je over goede communicatie en promotie.
✖ EEN PRODUCT MAKEN EN VERBETEREN
Bij een activiteit kunnen materialen of hulpmiddelen nodig zijn. Hoe je die ontwerpt en maakt, leer je in Een product maken en verbeteren.
✖ MULTIMEDIALE PRODUCTEN MAKEN
Met digitale middelen, zoals een website of promotiefilm, kun je een activiteit zichtbaar maken. Of je maakt een aftermovie die de sfeer van de activiteit perfect weergeeft!
WAT LEER JE IN DEZE MODULE?
De voorbereiding
Je leert hoe je een activiteit bedenkt die past bij de doelgroep, de wensen van de opdrachtgever en de mogelijkheden. Je regelt alles wat nodig is om de activiteit goed te laten verlopen.
De uitvoering
Je voert de activiteit uit: je ontvangt bezoekers, maakt en serveert hapjes, let op veiligheid en voert al je taken uit volgens het draaiboek.
BLOK 2
BLOK 1
De voorbereiding
INHOUD
1.1 De opdracht verkennen
Wanneer je een activiteit gaat organiseren, begin je altijd met het inventariseren wat de opdrachtgever precies wil. Dat betekent dat je vragen stelt en informatie verzamelt. Zo weet je zeker dat jij en de opdrachtgever hetzelfde bedoelen.
Doelgroep, wensen, verwachtingen en budget
Bij het inventariseren kijk je naar vier onderdelen: doelgroep, wensen, verwachtingen en budget.
De doelgroep is de groep mensen voor wie de activiteit bedoeld is. De doelgroep bepaalt veel keuzes, zoals de locatie, de activiteiten, de materialen en de sfeer. Voorbeelden van doelgroepen zijn: kinderen, ouderen, sporters, buurtbewoners, families of medewerkers van een bedrijf. Als je weet wie de doelgroep is, kun je beter bepalen wat zij leuk en interessant vinden, hoeveel begeleiding nodig is en welke voorzieningen belangrijk zijn.
De wensen van de opdrachtgever gaan over wat hij graag terug wil zien in de activiteit. Dit kan gaan over eten en drinken, muziek, het thema of extra onderdelen zoals decoratie of foto’s.
Wensen laten zien wat de opdrachtgever persoonlijk belangrijk vindt.
De verwachtingen gaan over hoe de opdrachtgever denkt dat de activiteit zal verlopen. Deze verwachtingen kunnen gaan over:
✖ het aantal bezoekers of deelnemers;
✖ de sfeer (rustig, feestelijk of sportief);
✖ de planning;
✖ de manier waarop jij werkt.
Soms zijn verwachtingen niet meteen duidelijk. Verzamel ze daarom eerst, zonder ze gelijk te beoordelen.
Het budget is het geldbedrag dat beschikbaar is voor de activiteit. Het budget bepaalt:
✖ welke materialen en middelen je kunt gebruiken;
✖ of je mensen kunt inhuren (zoals een dj of sporttrainer);
✖ hoe groot de activiteit kan worden;
✖ hoeveel eten, drinken of decoratie mogelijk is.
Met een beperkt budget moet je creatief zijn. Met een groot budget heb je meer keuze en vrijheid.
Waarom inventariseer je deze onderdelen?
Je kunt alleen een goede activiteit organiseren als je weet wat de opdrachtgever wil. Als je iets vergeet, sluit de activiteit misschien niet aan bij de doelgroep of wordt het duurder dan verwacht. Daarom stel je duidelijke vragen over de doelgroep, wensen, verwachtingen en het budget. Dit doe je in het inventarisatiegesprek
Uit de praktijk
Een museum wil een speciale avond organiseren voor jongeren. De doelgroep is jongeren van 14-18 jaar. De wens van het museum is een creatieve workshop en muziek. De verwachting is dat er ongeveer 60 jongeren komen. Het budget is € 700. Met deze informatie kan de organisator een passende activiteit bedenken, zoals een creatieve workshop met een DJ en catering met een hapje en een drankje voor de deelnemers.
Opdrachten
1 Begrippen kennen
Tijdens een inventarisatiegesprek luister je naar wat de opdrachtgever zegt. Welk begrip hoort bij de stelling?
a De activiteit is bedoeld voor jongeren die in de stad wonen.
◯ Wensen
◯ Verwachtingen
◯ Budget
◯ Doelgroep
b De opdrachtgever wil verschillende creatieve activiteiten.
◯ Doelgroep
◯ Wensen
◯ Budget
◯ Verwachtingen
c De opdrachtgever denkt dat er ongeveer 60 mensen komen.
◯ Budget
◯ Verwachtingen
◯ Wensen
◯ Doelgroep
2
Toepassen begrippen
Een kinderopvang wil een middagactiviteit organiseren. De pedagogisch medewerker vertelt dat de activiteit bedoeld is voor jonge kinderen die van creatief spelen houden. Zij wil graag dat de activiteit bestaat uit knutselen met veilige, eenvoudige materialen. Ze verwacht dat ongeveer twintig kinderen meedoen en dat het een rustige middag wordt. Ze noemt niet het bedrag dat voor het organiseren van de activiteit beschikbaar is.
Welke informatie uit de tekst hoort bij elk onderdeel?
Vul de tabel in.
Onderdeel
Doelgroep
Eén wens
Eén verwachting
Budget
3 Analyseren
Jouw antwoord
Een organisatie zegt alleen dit: ‘Maak er iets moois van. Het moet actief en feestelijk zijn voor de buurt.’
a Welke twee onderdelen mis je nog?
b Leg bij deze twee onderdelen uit waarom ze belangrijk zijn bij het inventariseren.
Herhalingsopdrachten
4 Koppel de uitspraak aan het begrip
Welke uitspraak hoort bij het begrip?
Doelgroep
Wensen
Verwachtingen
Budget
‘Ik wil graag dat er een creatieve workshop is.’
‘We hebben maximaal € 200.’
‘De activiteit is bedoeld voor nieuwe bewoners uit de buurt.’
‘De avond moet rustig en veilig verlopen.’
5 Vragen opstellen
Een bedrijf organiseert een eindejaarsborrel. Jij moet het inventarisatiegesprek voeren.
Bedenk één passende vraag bij elk onderdeel.
Bedenk één passende vraag bij het onderdeel Doelgroep.
Bedenk één passende vraag bij het onderdeel Wensen.
Bedenk één passende vraag bij het onderdeel Verwachtingen.
Bedenk één passende vraag bij het onderdeel Budget. Verdiepingsopdrachten
6 Relaties analyseren
Een vereniging wil een sportieve middag organiseren. De doelgroep is jongeren. De opdrachtgever wil veel actieve spellen, maar het budget is beperkt.
Hoe hebben doelgroep, wensen en budget samen invloed op de keuzes die jij later maakt?
7 Inzichtvraag over alle onderdelen
Je kunt alleen een goede activiteit organiseren als je weet wat de opdrachtgever wil. a Lees de vier korte zinnen van een opdrachtgever.
Kies bij elke zin of het gaat om doelgroep, wensen, verwachtingen of budget.
‘Ik denk dat er ongeveer 50 mensen komen.’
‘We willen graag een workshop schilderen.’
‘Het mag maximaal € 400 kosten.’
‘Het is bedoeld voor ouders en kinderen.’
•
•
•
•
• Wensen
• Budget
• Doelgroep
• Verwachtingen
b Leg in één korte zin uit waarom deze vier onderdelen altijd samen moeten worden geïnventariseerd voordat je een activiteit gaat organiseren.
1.2 Het inventarisatiegesprek voeren
Wanneer je een activiteit gaat organiseren, begin je niet meteen met plannen. Eerst moet je precies weten wat de opdrachtgever wil. Daarom voer je een inventarisatiegesprek. Dit is een gesprek waarin je vragen stelt en informatie verzamelt. Zo voorkom je misverstanden en weet je precies wat je moet doen. Een duidelijk inventarisatiegesprek bestaat uit vier stappen.
Stap 1 – Voorbereiden
Voor je het gesprek begint, bereid je het goed voor. Je kijkt welke informatie je al hebt en welke onderdelen nog onduidelijk zijn. Daarna bedenk je vragen die je wilt stellen. Dat helpt om niets te vergeten.
Het buurthuis organiseert een creatieve middag. Jij gaat het inventarisatiegesprek doen. Je bekijkt eerdere activiteiten en ziet dat er vaak kinderen en ouders komen. Je schrijft vragen op over de leeftijdsgroep, het budget en welke materialen het buurthuis al heeft.
Stap 2 – Gerichte vragen stellen
Tijdens het gesprek stel je gerichte vragen over de vier onderdelen die altijd belangrijk zijn: doelgroep, wensen, verwachtingen en budget. Er zijn verschillende soorten vragen die je kunt gebruiken.
Open vragen beginnen vaak met de 5 W-s: wie, wat, waar, wanneer, waarom. Soms wordt waarom ook wel vervangen door hoe. Met een open vraag krijgt de opdrachtgever de ruimte om iets uit te leggen.
Gesloten vragen kunnen meestal worden beantwoord met ja of nee, of met een kort antwoord. Deze vragen gebruik je om iets snel te controleren.
Wissel in een gesprek open en gesloten vragen af. Je krijgt dan veel informatie én je kunt dan details controleren. Luister actief en vraag door als iets nog niet duidelijk is.
De eerste vraag die je kan stellen, is bijvoorbeeld: ‘Voor wie is de creatieve middag bedoeld?’ (open vraag). De opdrachtgever vertelt dat er vooral gezinnen met kinderen komen. Daarna vraag je: ‘Is knutselen de belangrijkste activiteit?’ (gesloten vraag). De opdrachtgever zegt ja en vertelt dat hij ongeveer dertig bezoekers verwacht. Het budget is nog niet bekend.
Stap 3 – Samenvatten en controleren
Als je genoeg informatie hebt, controleer je of je alles goed hebt begrepen. Je gaat de informatie samenvatten. Een goede samenvatting is kort en duidelijk. Je noemt alleen de belangrijkste punten: voor wie de activiteit is, wat de opdrachtgever wil, wat hij verwacht en welk budget er is. Door samen te vatten laat je zien dat je goed geluisterd hebt. Zo kan de opdrachtgever direct aangeven of alles klopt, of dat er iets moet worden aangepast.
Je zegt: ‘De creatieve middag is bedoeld voor gezinnen. De belangrijkste activiteit is knutselen. Er komen ongeveer dertig bezoekers en het budget hoor ik nog van u.’ De opdrachtgever bevestigt dit en zegt dat er ook limonade en thee nodig zijn.
Stap 4 – Afspraken maken
Aan het einde van het gesprek maak je duidelijke afspraken. Je spreekt af wie welke taak krijgt, wanneer ontbrekende informatie wordt doorgegeven en wat de volgende stap is. Deze afspraken vormen de basis voor de hele organisatie.
Samen spreken jullie af dat jij de activiteiten voorbereidt en dat het buurthuis de ruimte klaarzet. De opdrachtgever stuurt later die week het budget door.
Opdrachten
1
Begrippen invullen
Als je een inventarisatiegesprek voert, gebruik je verschillende onderdelen uit het stappenplan. Vul de juiste begrippen in.
Kies uit: afspraken maken | gesloten vragen | inventarisatiegesprek | open vragen | samenvatten
Een is een gesprek waarin informatie wordt verzameld. Tijdens dit gesprek stelt de organisator zowel als . Aan het einde van het gesprek moet de organisator kort om te controleren of alles klopt. Daarna volgt , zodat iedereen weet wat er gaat gebeuren.
2
De 5 W’s
Een wijkcentrum bereidt een zomeractiviteit voor kinderen voor. Jij gaat een inventarisatiegesprek voeren. Je bedenkt vooraf open vragen met de 5 W’s: wie, wat, waar, wanneer, waarom.
Noteer bij elke W één open vraag in de tabel.
W Jouw open vraag
Wie
Wat Waar
Wanneer
Waarom
3 Analyseren
Een opdrachtgever zegt tijdens het inventarisatiegesprek: ‘De activiteit is bedoeld voor gezinnen met kinderen. We willen dat mensen elkaar ontmoeten en samen iets doen.’
a Welke twee stappen uit het inventarisatiegesprek moeten nu nog volgen?
b Leg bij elke stap uit waarom deze stap belangrijk is.
Herhalingsopdrachten
4 Zinnen koppelen aan stappen
Welke stap hoort bij welke uitspraak?
‘Ik controleer of ik alles goed heb begrepen door de belangrijkste punten kort te herhalen.’
‘Ik bedenk vooraf welke vragen ik wil stellen.’
‘Ik stel vragen over de doelgroep en de wensen.’
‘We spreken af wie de materialen regelt en wanneer ontbrekende informatie wordt doorgegeven.’
Afspraken maken
Gerichte vragen stellen
Voorbereiden
Samenvatten
5
Gespreksfragment analyseren
Een organisator en opdrachtgever voeren een inventarisatiegesprek. Een deel van het gesprek gaat zo:
Organisator: ‘Kunt u aangeven of de activiteit binnen of buiten plaatsvindt?’
Opdrachtgever: ‘Binnen.’
Organisator: ‘Wat is voor u het belangrijkste doel van de middag?’
Opdrachtgever: ‘Dat mensen elkaar leren kennen.’
Organisator: ‘Is dertig mensen een realistische verwachting?’
Opdrachtgever: ‘Ja.’
Organisator: ‘Waarom vindt u ontmoeting zo belangrijk?’
Opdrachtgever: ‘Omdat we willen dat buurtbewoners elkaar beter leren kennen.’
a Welke vragen zijn gesloten vragen?
b Welke vragen zijn open vragen?
Verdiepingsopdrachten
6 Samenvatten van een uitgebreid gesprek
Een dierenopvangcentrum wil een informatiemiddag organiseren voor nieuwe vrijwilligers. De opdrachtgever vertelt dat de doelgroep mensen zijn die vrijwilliger willen worden. Hij heeft als wens dat er een rondleiding met uitleg wordt gegeven. Hij vertelt dat hij ongeveer twintig bezoekers verwacht en dat het budget nog niet bekend is. Er zijn nog geen afspraken gemaakt.
Noteer één duidelijke samenvatting door de zin af te maken: ‘Als ik het goed begrijp wilt u…’
7
Inzichtvraag met keuze-opties
Een natuurorganisatie wil een familie-speurtocht in het bos organiseren. De opdrachtgever vertelt dat de doelgroep families met kinderen is. Zijn wens is dat het een actieve speurtocht met opdrachten is. Hij verwacht dat er ongeveer veertig deelnemers komen. Wat het budget is weet hij nog niet.
a Welke samenvatting van de wensen van de opdrachtgever is het best?
◯
Optie 1: ‘Dus de speurtocht is voor families met kinderen en er zijn actieve opdrachten nodig. Er komen ongeveer veertig mensen. Dat is duidelijke informatie. Ik ga hiermee aan de slag en dan hoor ik graag later nog wat meer details.’
◯
Optie 2: ‘Als ik het goed begrijp, wilt u een actieve speurtocht met opdrachten voor families en verwacht u veertig deelnemers. Het budget is nog niet bekend. We spreken af dat u het budget doorgeeft zodra dat duidelijk is, zodat ik het plan kan afronden.’
b Leg in één zin uit waarom jouw keuze het best aansluit bij de stappen van het inventarisatiegesprek.
1.3 Samenvatten en rapporteren
Na het inventarisatiegesprek schrijf jij een verslag. In dit verslag noteer je duidelijk wat er in het gesprek is besproken. Een verslag helpt bij de voorbereiding van de activiteit en voorkomt misverstanden. Een verslag gaat niet over wat jij ervan vindt, maar over wat de opdrachtgever heeft verteld.
Een verslag is een korte en duidelijke tekst. Je schrijft alleen de belangrijkste informatie op, zoals de doelgroep, de wensen, de verwachtingen, het budget en de afspraken. Een verslag bevat geen mening, maar alleen feiten uit het gesprek.
Feit en mening
Bij het maken van een verslag is het belangrijk dat jij het verschil kent tussen een feit en een mening
Een feit is iets wat echt in het gesprek is gezegd.
In een verslag schrijf je alleen de feiten op, omdat die horen bij wat er echt is afgesproken.
Stappenplan voor het schrijven van een verslag
Een duidelijk verslag schrijven doe je in drie stappen:
Stap 1 – Samenvatten
Je schrijft de belangrijkste punten van het gesprek kort op. Je noteert alleen de kern: voor wie de activiteit is, wat de opdrachtgever wil, wat hij verwacht en welk budget is genoemd. Je laat losse details weg.
Stap 2 – Ordenen
Daarna ga je de informatie ordenen. Dat betekent dat je alle informatie in een logische volgorde zet. In een verslag staat de informatie meestal in deze volgorde:
1 Doelgroep
2 Wensen
3 Verwachtingen
4 Budget
5 Afspraken
Door deze opzet blijft het verslag overzichtelijk en makkelijk te lezen. Een mening is wat iemand vindt of denkt.
Stap 3 – Controleren
Als je klaar bent, lees je jouw verslag opnieuw door. Je kijkt of alles klopt, of je geen meningen hebt opgeschreven en of de zinnen duidelijk zijn. Dit noem je controleren. Een gecontroleerd verslag voorkomt fouten in de organisatie.
Een goed verslag laat zien dat jij het gesprek duidelijk hebt begrepen. Door feiten op te schrijven, de informatie logisch te ordenen en alles goed te controleren, zorg jij ervoor dat de organisatie van de activiteit goed kan verlopen. Het verslag vormt de basis voor de volgende stappen.
Uit de praktijk
Er is een inventarisatiegesprek gevoerd met een wandelvereniging die een wandeltocht wil organiseren voor volwassenen die graag in de natuur zijn. In het gesprek komt naar voren dat de doelgroep weinig ervaring heeft met lange afstanden. De wens is een ontspannen route met uitleg over planten en dieren. De verwachting is dat er ongeveer twintig mensen meedoen. Het budget is bedoeld voor koffie en iets lekkers onderweg, zodat de deelnemers tijdens een pauze iets kunnen krijgen.
Aan het einde van het gesprek is afgesproken wie de route uitwerkt. In het verslag staan alleen de feiten: de doelgroep, de wens voor een ontspannen route, de verwachting van twintig deelnemers, het budget voor koffie en iets lekkers onderweg en de gemaakte afspraak over de taakverdeling.
Opdrachten
1 Begrippen kennen
Welke omschrijving hoort bij het begrip? Feit
Mening
Ordenen
Je zet informatie in een logische volgorde.
Iets wat echt in het gesprek is gezegd.
Wat iemand vindt of denkt.
Je kijkt of alles klopt en duidelijk is.
2
Ordenen telefoongesprek
Een telefoongesprek tussen een organisator en de opdrachtgever gaat zo:
Organisator: ‘Wat is het aantal mensen dat u ongeveer verwacht?’
Opdrachtgever: ‘Rond de twintig deelnemers.’
Organisator: ‘Wat moet er precies gebeuren tijdens de bijeenkomst?’
Opdrachtgever: ‘Een rustige uitleg over veiligheid in huis.’
Organisator: ‘Voor wie is de bijeenkomst bedoeld?’
Opdrachtgever: ‘Voor volwassenen uit de buurt.’
Organisator: ‘Is er al een budget bekend?’
Opdrachtgever: ‘Ja, alleen voor koffie en thee.’
Organisator: ‘Wie zet de stoelen klaar?’
Opdrachtgever: ‘Dat doet vrijwilliger Marjan.’
Welk begrip hoort bij de informatie uit het gesprek?
Tijdens een gesprek vertelt de opdrachtgever dat hij iets wil organiseren voor jongeren die graag meer willen leren over fotografie. Hij legt uit dat het belangrijk is dat de deelnemers nieuwe technieken ontdekken en foto’s gaan maken. Hij verwacht dat er ongeveer dertig jongeren komen. Het geld dat beschikbaar is, moet nog worden doorgegeven. Aan het einde van het gesprek zegt de opdrachtgever dat hij morgen laat weten op welke datum de activiteit zal zijn. Vul de tabel in met de informatie uit het gesprek.
Onderdeel
Doelgroep
Wensen
Verwachtingen
Budget
Afspraken
Informatie uit het gesprek
Herhalingsopdrachten
4
Feiten en meningen markeren
Je leest een deel uit een verslag over een informatiemiddag.
‘De bijeenkomst is bedoeld voor bewoners uit de buurt. De opdrachtgever wil dat de uitleg twee uur duurt. Volgens mij zou een kortere uitleg beter werken. Er komen ongeveer twintig mensen. De opdrachtgever heeft geld gereserveerd voor koffie en thee. Ik denk dat het handig is om extra stoelen klaar te zetten.’
a Welke vier feiten zie je in de tekst?
5
b Welke twee meningen zie je in de tekst?
Feit of mening sorteren
Je controleert een verslag en komt deze zinnen tegen. Is het een feit of een mening? Feit Mening
De bijeenkomst duurt twee uur.
Twee uur is best lang.
De uitleg wordt gegeven met voorbeelden.
Ik denk dat dit een leuke activiteit wordt.
Verdiepingsopdrachten
6
Casus analyseren
Een leerling heeft een verslag geschreven van een inventarisatiegesprek. Dit is het verslag:
‘De opdrachtgever wil een korte bijeenkomst organiseren over veilig wonen. Hij vertelde dat er ongeveer twintig mensen komen. Het geld dat beschikbaar is, wordt gebruikt voor koffie en thee. De uitleg moet rustig en duidelijk worden gegeven.’
a Welke twee belangrijke onderdelen ontbreken in dit verslag?
b Leg bij elk onderdeel in één zin uit waarom het belangrijk is.
7 Verslag aanvullen met ontbrekende informatie
Je leest een verslag van een gesprek met een stichting. De stichting wil een avondwandeling met lantaarns organiseren in een natuurgebied. In het verslag staat dat de route ongeveer drie kilometer lang is en dat er een paar begeleiders meelopen. Ook lees je dat er onderweg korte verhalen worden voorgelezen en dat iedereen aan het begin een lantaarn krijgt. Na afloop krijgt iedere deelnemer warme chocolademelk. Het verslag sluit af met de zin dat de stichting hoopt dat de avond goed georganiseerd verloopt.
a Welke belangrijke informatie ontbreekt in dit verslag?
b Vul het ontbrekende onderdeel aan met één passende zin.
c Leg in één zin uit waarom dit onderdeel belangrijk is in een verslag.
1.4 Onderzoek naar de activiteit
Heb je ideeën voor een activiteit? Dan is het belangrijk om te checken of die ideeën echt kunnen. Dat noem je het toetsen van wensen en haalbaarheid. Vaak heeft de opdrachtgever mooie plannen, maar die moeten wel passen bij wat mogelijk is. Je kijkt dus naar wat er nodig is, wat er al is én of jouw ideeën veilig en realistisch zijn.
Toetsen van wensen en haalbaarheid
Wensen toetsen betekent dat je kijkt of de wensen die de opdrachtgever heeft ook echt mogelijk zijn. Soms zijn die wensen best groot of heel creatief. Het is dan belangrijk om uit te zoeken of ze haalbaar zijn binnen de tijd, het geld en de plek die je hebt.
De haalbaarheid gaat over de vraag of je de activiteit echt kunt doen. Je kijkt naar verschillende dingen:
✖ de locatie: is die plek groot en veilig genoeg?
✖ de materialen: heb je ze al of moet je ze kopen?
✖ tijd en personeel: heb je genoeg tijd om alles voor te bereiden en zijn er genoeg mensen om te helpen?
Soms kom je er tijdens het onderzoeken van de haalbaarheid achter dat een idee niet helemaal kan zoals je eerst dacht. Dan zoek je naar aanpassingen. Je kunt het idee kleiner maken of anders vormgeven. Zo blijft de bedoeling hetzelfde, maar past het beter bij wat mogelijk is.
Het toetsen van wensen en haalbaarheid doe je het best stap voor stap. Eerst maak je duidelijk wat de opdrachtgever wil. Daarna check je per onderdeel of die wensen passen bij de locatie, tijd, materialen, mensen en veiligheid. Als alles past, kun je het idee uitvoeren. Past iets niet, dan bespreek je welke aanpassing nodig is.
Uit de praktijk
Een buurtvereniging wil een filmavond buiten organiseren in een parkje. De wens is om een groot scherm neer te zetten en een gezellige zitplek te maken met kussens en dekens. Tijdens het onderzoek blijkt dat het parkje geen stroompunten heeft en dat er maar weinig licht aanwezig is. De organisator onderzoekt daarom wat mogelijk is. Er wordt gekeken naar een kleiner scherm dat op een accu werkt. Ook wordt onderzocht hoe de zitplekken veilig gemaakt kunnen worden bij weinig licht. Door deze aanpassingen blijft het plan bestaan, maar past het beter bij de situatie.
Opdrachten
1
Begrippen kennen
Welke omschrijving hoort bij het begrip?
Haalbaarheid
Locatie
Materialen
Aanpassing
2 Wensen onderzoeken
De spullen die nodig zijn voor de activiteit.
De vraag of het idee echt kan worden uitgevoerd.
Een verandering waardoor een idee wél goed uitvoerbaar wordt.
De plek waar de activiteit plaatsvindt.
Je voert een gesprek met een organisatie die een zomerse stoepkrijtworkshop op het plein wil organiseren. Ze vertellen dat deelnemers op de grond kleurrijke tekeningen maken. Daarbij mogen ze eenvoudige sjablonen gebruiken. Ze willen graag gezellige achtergrondmuziek afspelen. Aan het einde willen ze dat een fotograaf rondloopt die polaroidfoto’s maakt, zodat iedere deelnemer een foto als herinnering mee naar huis krijgt.
Welke onderdelen moet jij onderzoeken om te kijken of de ideeën van de organisatie haalbaar zijn?
Idee van de organisatie
Stoepkrijten op het plein met sjablonen
Gezellige achtergrondmuziek afspelen
Polaroidfoto’s laten maken door een fotograaf
Wat moet jij onderzoeken?
3
Wat is een knelpunt?
Een theatergroep wil een voorstelling geven in een open veld. Ze willen een podium, licht en geluid gebruiken. Tijdens jouw onderzoek zie je dat er geen stroomaansluiting is en dat de grond ongelijk is.
Leg in één zin uit waarom het ontbreken van een stroomaansluiting een knelpunt is voor de haalbaarheid.
Herhalingsopdrachten
4 Haalbaarheid
Welke situatie gaat over haalbaarheid?
◯ Bedenken wat de opdrachtgever leuk vindt.
◯ Kijken of de spullen die nodig zijn wel aanwezig zijn.
◯ Een nieuwe wens bedenken voor de opdrachtgever.
◯ Uitleggen waarom de activiteit een goed idee is.
5
Wat moet je onderzoeken?
Een organisatie wil een buurtfestival organiseren. Tijdens jouw eerste onderzoek zie je verschillende situaties. Jij moet bepalen wat jij daarbij zou moeten controleren om de haalbaarheid te toetsen.
Welke situatie hoort bij wat jij moet onderzoeken?
De straat waar het festival komt, is smal en heeft veel geparkeerde fietsen.
De organisatie wil een band laten optreden, maar er staan geen stroompunten in de buurt.
Er zijn tien kraampjes gepland, maar het gekozen stuk van het plein lijkt te klein voor dat aantal.
Of er genoeg ruimte is voor alle onderdelen van het festival.
Of de plek breed en veilig genoeg is voor bezoekers.
Of er stroomvoorziening mogelijk is voor muziek.
Met MIXED ga je praktisch aan de slag, zodat je kunt ontdekken wat jij écht leuk vindt en waar jij goed in bent. Geen saaie boeken, maar vooral praktische opdrachten waarbij je trots kunt zijn op de prestaties die je neerzet en de producten die je maakt. Door te doen ontdek je ook welke beroepen en beroepscontexten bij jouw interesses en kwaliteiten passen. We wensen jou veel succes, maar vooral ook veel plezier bij het uitvoeren van de opdrachten!
