PROSEDYRER MELLOM
SØRLANDET BOLIGBYGGELAG OG
DET ENKELTE BOLIGSELSKAP
Oppdatert 13.11.2019
Prosedyrer – introduksjon Med dette ønsker Sørlandet Boligbyggelag å beskrive en del av de viktigste prosedyrene for samarbeidet mellom boligselskapene og Sørlandet Boligbyggelag. Første versjon, per oktober 2019, utgjør bare et lite utvalg, men representerer en del av de mest vanlige prosedyrene i samhandlingen mellom boligselskap og forretningsfører. Vi har startet med de prosedyrene som det kanskje er mest spørsmål rundt, og tar mål av oss til å utvide dette over tid. I prosedyrene skriver vi en del ganger SBBL, for korthets skyld. Med det menes Sørlandet Boligbyggelag. Hensikten med å ha disse prosedyrene, samt legge dem ut i styreportalen, er at det skal være forutsigbart for begge parter. Og enkelt for boligselskapene å finne ut hvordan Sørlandet Boligbyggelag ønsker at rutinene skal være. I bunnen av hver prosedyre vil det stå dato for når akkurat den prosedyren er oppdatert.
Prosedyrer – innholdsfortegnelse
10 Prosedyre Felleskostnader 20 Prosedyre Fakturagodkjenning 30 Prosedyre Fakturaadresse 40 Prosedyre Lønn og styrehonorar 50 Prosedyre Budsjett 60 Prosedyre Måleravregning 70 Prosedyre Parkeringsanlegg 80 Prosedyre Årsavslutning 90 Prosedyre Informasjon til regnskapsfører
Oppdatert 25.10.2019
PROSEDYRE FELLESKOSTNADER – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG
SBBL krever inn felleskostnader fra eierne, på vegne av våre kunder som er borettslag, sameier og andre boligselskaper.
Felleskostnader produseres for 3 måneder av gangen, januar-mars osv. Kravene produseres forskuddsvis, og må være klar ca en måned før hvert kvartal pga frister for avtalegiro. Vi har derfor satt følgende frister for styrene til å sende melding om endringer på felleskostnader: 15/2 15/5 15/8 15/11
Frist for endringer av felleskostnadene for april-juni Frist for endringer av felleskostnadene for juli-september Frist for endringer av felleskostnadene for oktober-desember Frist for endringer av felleskostnadene for januar-mars
Melding om at felleskostnadene skal endres sendes fra styret til regnskapsfører på epost innen ovennevnte frister. Husk at styret også må varsle eierne om endringer i felleskostnadene, normalt minimum 1 måned i forkant.
Normalt er det egne linjer på felleskostnadene for renter/avdrag på lån og kabelTV/internett. Renter/avdrag på felleskostnadene endres av regnskapsfører når vi har fått melding fra banken om endret rente eller nedbetalingsplan. KabelTV/internett endre av regnskapsfører når vi får melding fra leverandøren om endring av priser. I begge tilfellene sender vi ut melding til styrene, slik at de kan varsle eierne om endringene i forkant av at felleskostnadene endres. Det kan være verd å merke seg at dersom renteendringen gjelder fra et tidspunkt inne i neste kvartal (3-måneders periode), så vil systemet beregne en snittrente for kvartalet. Så alle 3 månedene blir normalt da like. Og først i neste kvartal igjen kommer beløpene på felleskostnadene på det nivået som gjelder ny rente. Vedr. lån som har avtale om individuell nedbetaling av fellesgjelden: Det som kreves inn gjennom året fra de som deltar på lånet blir bare å regne som en a konto. Da skal det i etterkant gjøres en avregning, slik at de som deltar på lånet enten vil få penger tilbake eller må betale inn. Normalt gjøres dette 1 gang pr år, med avregning pr siste forfallstidspunkt før nyttår.
Oppdatert 13.11.2019
PROSEDYRE FAKTURAGODKJENNING – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG
For kunder av SBBL skjer dette nå nesten alltid i styreportalen. Hvis styret får inn en faktura som man er uenig i, evt tvilende til, så må styret forholde seg på samme måte som om man hadde fått dette som en papirfaktura hjem: Styret må kontakte leverandøren. Man kan gjerne skrive i kommentarfeltet til fakturaen at man har innvendinger mot den, og at man kontakter leverandøren. Men prosedyren er at det er styret, ikke regnskapsfører, som har kontakten direkte med kunden om det man er misfornøyd med/uenig i. Når det gjelder kommentarfeltet, så anbefales at man bare bruker dette hvis det er nødvendig å gi en beskjed til regnskapsføreren. Gode eksempler på dette kan være at kostnaden skal viderefaktureres til en av eierne, eller at man avventer godkjenning i påvente av kreditnota.
Oppdatert 25.10.2019
PROSEDYRE FAKTURAADRESSE – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG Det er viktig at styrene selv er aktive får å få leverandører til å sende fakturaer på en slik måte at de kommer så direkte som mulig til styreportalen. Systemet blir tungvint hvis styret først får faktura tilsendt til seg selv, enten i papir eller på mail, og at denne i neste omgang må sendes til fakturamottaket. I styreportalen fins det et dokument som forklarer hvor leverandører skal sende faktura. Hver gang styret inngår kontrakt med en ny leverandør som kommer til å sende fakturaer til boligselskapet, så bør styret sørge for at leverandøren får dette dokumentet tilsendt. Det ligger under Styrerom/Dokumenter/Standard og heter Brev om fakturaadresse. SBBL melder inn boligselskapene til å kunne motta faktura på EHF-format. Innmelding skjer minst 1 gang per år. Dersom man er klarert for å kunne motta faktura på EHF-format så er dette langt å foretrekke. Det blir mye mindre feil på dette fakturaformatet, da fakturaene knyttes til organisasjonsnummer og ikke til boligselskapets navn. Særlig for boligselskaper som har navn som ligner mye på andres er det viktig at en bruker EHF formatet. Typisk Sameiet Tertitten 1, Sameiet Tertitten 2 osv. Der er det særlig stor risiko for at maskinell tolkning av en faktura på PDF kan bli feil.
Oppdatert 25.10.2019
PROSEDYRE LØNNSUTBETALING – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG
Sørlandet boligbyggelag foretar lønnsutbetaling på vegne av våre kunder, etter følgende retningslinjer: Lønnskjøring foretas månedlig, pr 15. hver måned. Vi trenger noe tid til saksbehandling i forkant, og har derfor satt en deadline: Komplette, signerte lønnsbilag må være regnskapsfører i hende senest den 5. hver måned for at man skal være sikker på at de kommer med på inneværende måned. Hvis vi rekker det, så tar vi også med bilag som kommer inn etter denne fristen. Men som hovedregel må man regne med at lønnsbilag som er levert etter deadline blir liggende over til neste måned. Prosedyren gjelder alle typer godtgjørelser som er innberetningspliktige, som:
Lønn Styrehonorar Bilgodtgjørelse
Følgende krav til dokumentasjon (lønnsbilag) gjelder:
Lønn: Krav til signert arbeidsavtale, også på korte oppdrag. Signert av arbeidstaker og 2 fra styret. Eventuell timebasert lønn må i tillegg ha signerte timelister, samme signaturer. Arbeidsavtalen må vise hva lønnen skal være (fast/timelønn). Ved lønnsregulering må det to signaturer fra styret på melding om endring av lønnssatser. Dog vil vi akseptere melding om endring på epost fra styreleder, dersom resten av styret er kopiert inn på eposten. Viktig at styrene innarbeider prosedyrer med sine ansatte om innlevering av timelister i forkant av styrets egne frister, slik at styret får noe tid på seg til å signere.
Styrehonorar: Signert protokoll fra årsmøte/generalforsamling som viser hva som er vedtatt i styrehonorar, samt utbetalingsskjema som viser fordeling til hvert styremedlem. Skjemaet må være signert av 2 styremedlemmer. Fra 2019 er det et eget menypunkt i portalen for innrapportering av styrehonorar, og dette skal fortrinnsvis brukes (ikke gammelt excel-skjema).
Bilgodtgjørelse: Krav til reiseregningsskjema, med opplysning om hvem som har reist, bilnr, tidspunkt, reisens formål osv, i henhold til offentlig reglement. Reiseregningsskjema fås av regnskapsfører/lønnsavd, evt finnes i portalen under Meny/Styrerom/Dokumenter/Standard. Oppdatert 25.10.2019
PROSEDYRE BUDSJETT – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG
SBBL utarbeider budsjettforslag til styret 1 gang pr år. Budsjettforslaget for neste år sendes normalt ut til styrene i oktober. Budsjettforslaget fra regnskapsfører baserer seg på tall fra regnskapet. Regnskapsfører går normalt ikke gjennom alt styret har av serviceavtaler etc, selv om styret skulle ha lagt inn disse i portalen og gjort dem tilgjengelig for regnskapsfører. Det er styret som til sist har ansvaret for budsjettet, og om de kostnadene som budsjetteres med er i tråd med inngåtte avtaler. SBBL har en lang praksis for at budsjetter normalt utarbeides i balanse, og at man bruker vedlikehold som salderingspost. Dvs man budsjetterer det man antar på alle poster, bortsett fra vedlikehold. Vedlikehold settes da til den summen som gjør at budsjettet går i balanse. Hvis SBBL er sikre på at budsjettet ikke kan gå i balanse med de inntektene man har, så skal man ikke bruke vedlikehold som salderingspost. Da skal man budsjettere et reelt estimat også på vedlikehold, slik at budsjettet viser et underskudd. Og/eller kommentere om dette til styret i epost til styret sammen med budsjettforslaget. Når man sier at budsjettet er i balanse, så er det viktig å ha i bakhodet at avdrag på lån ikke regnes som en kostnad. Dvs, man må ha et overskudd tilsvarende avdragene for at budsjettet likviditetsmessig går i balanse. Hvis boligselskapet krever inn penger til vedlikeholdsfond, så vil vi normalt også budsjettere med et overskudd tilsvarende vedlikeholdsfondet (pluss avdragene), hvis ikke det er konkrete holdepunkter for at man neste år skal bruke såpass mye på vedlikehold at man ikke kommer til å bygge opp mer vedlikeholdsfond neste år.
Oppdatert 25.10.2019
PROSEDYRE MÅLERAVREGNING – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG
Mange boligselskaper har felles systemer for oppvarming/varmtvann, slik at det er individuelle målere for hver leilighet som skal avleses og avregnes mot den enkelte. Målingene bør være på et tidspunkt nær slutten av en måned, fortrinnsvis 30/11 eller 31/12. Det er styret som har ansvaret for at målerne blir avlest og måltallene innlevert til forretningsfører. Styret har ansvaret for å instruere SBBL om hvordan de innleverte målertallene skal omregnes til kronebeløp. Styret har også ansvar for at målerne fungerer som de skal, og at målere som ikke fungerer blir reparert eller skiftet ut. Måleravlesning kan leveres på flere ulike måter: 1. Komplett regneark med komplette avlesningstall for samtlige leiligheter/målere 2. Individuelle avlesninger over nett, for hver leilighet. På den måten kan hver eier, evt representanter fra styret, melde inn tall direkte over internett/hjemmesiden til SBBL. NB: denne måten å avlese på har vist seg å være problematisk. Det blir dessverre svært mye feil både på avleste tall og koblingen til riktig leilighet/eiers navn. Det legges derfor opp til at denne måten å avlese på vil bli avviklet om kort tid. 3. Fjernavlesning fra målere som er tilrettelagt for dette. SBBL kan da hente ned komplette måleravlesninger fra internett. SBBL vil på det sterkeste anbefale styrene å gå for fjernavlesning. Det fins firmaer som leverer dette, og samtidig tar ansvaret for å skifte ut målerne med jevne mellomrom, slik at man får målertall som man kan stole fullt på.
Oppdatert 13.11.2019
PROSEDYRE PARKERINGSANLEGG – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG Hvis det er felles parkeringsanlegg på boligselskapets eiendom, så har styret ansvar for å holde oversikt over hvem som disponerer den enkelte parkeringsplass. I den grad det skal betales driftsutgifter pr parkeringsplass, så er det styrets ansvar å instruere forretningsfører om hvem som skal betale dette.
Oppdatert 25.10.2019
PROSEDYRE ÅRSAVSLUTNING – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG I forbindelse med regnskapsavslutning og avvikling av ordinær generalforsamling/ordinært årsmøte er det en del prosesser/oppgaver som styret må ta ansvar for. I styreportalen er det et omfattende opplegg med «booking» av dato for generalforsamling/årsmøte, fremdriftsplan for styrets oppgaver med forslag til frister for de ulike oppgavene, og dokumentmaler tilgjengelig for styrene. Alt dette ligger i portalen, under Meny/Styredokumenter og de 3 nederste punktene. SBBL anbefaler på det sterkeste at styret følger det opplegget som der er beskrevet: Booke dato for årsmøte/generalforsamling At dette gjøres i portalen, og helst allerede i januar. Gjøres i portalen enten man trenger representant fra boligbyggelaget eller ei. Det kommer opp en del standard spørsmål, som fx at man ønsker at boligbyggelagets representant skal være møteleder eller referent. De spørsmålene er ikke så nøye om man fyller ut, de skal uansett velges av forsamlingen. Det viktigste er at møtedatoen settes. Fremdriftsplan: At man bruker fremdriftsplanen aktivt i planleggingen, at man gjør de oppgavene som er beskrevet i fremdriftsplanen, merker dem som utført etter hvert som de er gjort. Dokumentmaler: At man bruker de dokumentmaler som ligger i systemet for: - Varsel om generalforsamling/årsmøte, med frist til å melde inn saker (foreløpig ligger denne bare som et eksempel i Word, ikke som dokumentmal til utfylling i portalen) - Innkalling til generalforsamling/årsmøte - Årsberetning - Lage protokoll i portalen ut fra innkallingen Elektronisk signatur: - Signere elektronisk regnskap og dokumenter til revisor (for de som har revisjonsselskap) i portalen.
Oppdatert 13.11.2019
PROSEDYRE INFORMASJON TIL REGNSKAPSFØRER – SØRLANDET BOLIGBYGGELAG
Hovedregelen bør være at når styret skal gi en instruks til SBBL så skjer dette ved en epost fra styreleder til regnskapsføreren. I dag brukes styreportalen til mange ting, f.eks. dette med dokumenter. De fleste styrer har nå generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller tilgjengelig i portalen. Styret kan velge å dele styredokumentene med SBBL, og disse blir da tilgjengelig for saksbehandlere i SBBL. Dette kan typisk gjelde styremøteprotokoller, generalforsamlingsprotokoller og avtaler. Men styret må ikke tenke at alt innholdet i disse dokumentene leses av forretningsfører. Det er etter hvert svært mange dokumenter som deles med forretningsfører, og vi tenker ikke at vi må lese dem for å se om det ligger beskjeder til oss i dem. Så konklusjonen er: ved meldinger til SBBL: sendt en epost til din regnskapsfører!
Oppdatert 25.10.2019