Elektronisk årsoppgjør i portalen. Disse punktene må utføres for å få refundert 3% økt forretningsførerhonorar i 2020:
1. Styret «booker» generalforsamling/årsmøte i portalen via møtebooking. Må bookes innen 31.01.20. 2. At styret aktivt bruker fremdriftsplanen, at de oppgavene som er listet opp blir gjort innen fristene som er satt, og at styret kvitterer ut den enkelte oppgave fortløpende underveis. Innen 30/6 må styret ha kvittert ut som utført alle styrets oppgaver i fremdriftsplanen. 3. At styret lager innkallingen til ordinært årsmøte/generalforsamling i dokumentmalen for dette i portalen, ikke i Word eller lignende 4. At årsregnskapet signeres elektronisk i portalen 5. At erklæring til revisor signeres elektronisk i portalen (for de som har revisor) 6. At styret lager protokollen i dokumentmalen for dette i portalen, ikke i Word eller lignende. Dette punktet betinger at innkallingen også er laget i portalen. 7. At protokollen signeres elektronisk i portalen 8. At styret bruker funksjonen i portalen for å melde inn styrehonoraret etter årets årsmøte/generalforsamling.
Det er satt opp egne kurs for dette i januar (korte kurs, maks 40 deltakere). Foreløpig 8. og 9. januar. Kursene starter kl 15.00, 17.00 og 19.00 begge dager. Man trenger bare ett slikt kurs. Fint om de som har fri på dagtid kan sikte seg inn på ett av kursene som starter kl 15.00.
Booke Årsmøte/generalforsamling
Når dere skal sette tidspunkt for møte må dere først trykke på Generalforsamling/Årsmøte
Under Generalforsamling/Årsmøte, booker dere møte eller finner info om møte her
Velg tidspunkt for Generalforsamling/Årsmøte.
Dersom dere vil ha en representant fra SBBL velger dere hvem her
Mener dere det er noe SBBL bør vite vedrørende generalforsamlingen skriver dere dette her
Vi anbefaler at dere i 2020 setter nei på å kunne melde saker fra Min Side. Pga ikke ferdig testet.
Fremdriftsplanen
Fremdriftsplanen ligger her
Under Fremdriftsplan ligger Årsmøteprosessen som vi nå skal gjennom.
I fremdriftsplanen ser dere oppgaver der skal utføre og oppgaver SBBL skal utføre
Hjelpetekster er lagt inn og det er enkelt å gå til dokumenter som skal lages, samt kvittere ut oppgaver som er utført
Fremdriftsplanen er en fin oversikt over hvor langt vi sammen er kommet i prosessen og hvem som har gjort hva.
Lage innkalling til Årsmøte/generalforsamling
Når dere skal lage innkallingen må dere først trykke på Generalforsamling/Årsmøte
Under Generalforsamling/Årsmøte, finner dere malen for innkallingen til Årsmøte/Generalforsamlingen
Her finner dere malen, trykk på pilene for å få fram teksten under punktene.
Skriv inn forslag til vedtak og styrets innstilling. Dette vil senere komme til nytte når protokollen fra møte skal skrives.
Legg inn saker fra styret og beboere. Viktig å klikke på blå knapp for hver sak slik at ikke alle sakene blir liggende under samme punkt.
Styrerhonorar og valg er saker som avslutter møtet. Årsmelding og regnskap og budsjett blir lagt til automatisk dersom disse er laget og underskrevet i portalen. Når dere er ferdig med innkallingen så godkjenner dere den. Deres saksbehandler hos SBBL ser da over innkallingen og ferdigstiller den.
Lage Årsmeldingen
Når dere skal lage Årsmeldingen må dere først trykke på Generalforsamling/Årsmøte
Under Generalforsamling/Årsmøte, finner dere malen for Årsmeldingen.
Her finner dere malen, trykk på pilene for å få fram teksten under punktene.
Skriv inn litt om det styret har jobbet med i 2019
Har dere gjort noe vedlikehold eller oppgraderinger i 2019, skriver dere dette her.
Planlegger dere noe vedlikehold eller vet om kommende vedlikehold skriver dere dette her.
Når dere er ferdig med årsmeldingen så godkjenner dere den. Deres saksbehandler hos SBBL ser da over Årsmeldingen og ferdigstiller den.
Signere årsregnskap
Når dere skal signere regnskapet må dere først trykke på Generalforsamling/Årsmøte eller gå rett til Signeringer.
Under Generalforsamling/Årsmøte, finner dere årsregnskapet når det er klart fra regnskapsføreren.
Det kommer varsel når regnskapet er klar til signering. Alle i styret må signere. Styreleder kan ikke signere før alle de andre i styret har signert.
Lage protokollen
Når dere skal lage protokollen fra møtet må dere først trykke på Generalforsamling/Årsmøte
Under Generalforsamling/Årsmøte, finner dere protokollen
Protokollmalen er lagt opp på samme måte som innkalling og årsmeldingen. Forslag til protokoll vil bli lagt ut så snart innkallingen er godkjent og produsert med alt av vedlegg. Når protokoll er skrevet kan den sendes til elektronisk signering. Det er ikke meningen at en skal skrive protokollen fra bunnen av lenger. Man får et nesten ferdig utkast til protokoll som er basert på innkallingen, med de forslag til vedtak som ligger der.
Melde inn styrehonoraret etter årets årsmøte/generalforsamling
Når dere skal melde inn styrehonoraret, går dere først inn på Godtgjørelser
Her finner dere skjema for utbetaling av styrehonorar.
Så må dere opprette et nytt skjema for styrehonorar
Velg en i styret til å være den andre som skal godkjenne utbetalingen av styrehonoraret.
Sett inn til og fra datoer på perioden det gjelder. Oftest fra forrige Årsmøte/Generalforsamling til årets
Har dere vedtatt en fordeling av honoraret på et styremøte laster dere opp vedtak og skriver inn dato.
Her skriver dere inn hvor mye hvert enkelt styremedlem skal få, før dere sender utbetalingen til godkjenning. Ligger ikke kontonummer inne så kan dere registrere dette og.