WORD Fördjupning
Word Àr ett ordbehandlingsprogram som anvÀnds av mÄnga, bÄde privatpersoner och företag. Du kan skapa bÄde korta och lÄnga, enkla och avancerade dokument med hjÀlp av programmet. I den hÀr boken kommer du att fÄ lÀra dig anvÀnda programmets mer avancerade funktioner. Det övergripande mÄlet Àr att du förstÄr vilka nÀst intill obegrÀnsade möjligheter programmet erbjuder, och att du lÀr dig utnyttja de funktioner du sjÀlv har störst anvÀndning för.
I boken gÄr vi igenom olika typer av mallar, att koppla dokument och mer avancerad hantering av tabeller, bilder och diagram. Vi beskriver Àven hur du pÄ bÀsta sÀtt arbetar med lÄnga dokument genom att skapa samlingsdokument och infoga innehÄllsförteckning, index och fotnoter.
Detta lÀromedel Àr producerat för att passa alla typer av fördjupningsutbildningar i Word. I boken har vi anvÀnt svensk version av Word. Boken fungerar Àven utmÀrkt för dig som har engelsk version, dÄ lÀromedlet har kompletterats med de engelska kommandona. Om du anvÀnder en annan version kan det se lite annorlunda ut hos dig, men vi hoppas att du ÀndÄ snabbt ska hitta rÀtt med hjÀlp av anvisningarna i texten.
De övningsfiler som anvĂ€nds i boken kan du ladda ner frĂ„n vĂ„r webbplats enligt instruktioner i boken. DĂ€r finns Ă€ven lösningsförslag till övningarna i pdfÂformat.
Lycka till!
Copyright © Docendo AB
Det Àr förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att trycka, fotokopiera, skanna eller pÄ annat sÀtt mÄngfaldiga enligt upphovsrÀttslagen.
VÄra böcker och tillhörande produkter Àr noggrant kontrollerade, men det Àr ÀndÄ möjligt att fel kan förekomma. Förlaget tar inget ansvar för de skador dessa fel kan orsaka för konsumenten. Vi tar gÀrna emot förbÀttringsförslag.
Produkt och producentnamnen som anvÀnds i boken Àr Àgarens varumÀrken eller registrerade varumÀrken.
Tryckt av Elanders Utgiven 2024
ISBN: 978Â91Â7531Â169Â2
Artikelnummer: 1386
Författare: Eva Ansell
Omslag: Docendo
Bild pÄ omslaget: © Adobe Stock
WORDâFĂRDJUPNING INLEDNING MĂ„l och förkunskaper ..................................... 5 Pedagogiken ................................................... 5 HĂ€mta övningsfiler 6 1 EFFEKTIVISERA WORD Autokorrigering 7 Byggblock 10 Infoga byggblock 10 Skapa byggblock 11 Ta bort byggblock ........................................ 12 BokmĂ€rken .....................................................13 Infoga bokmĂ€rke .......................................... 13 GĂ„ till bokmĂ€rke 13 Söka format och specialtecken .................... 14 Extra övningar............................................... 15 2 MALLAR Dokumentformatering .................................. 16 Teman ........................................................... 16 FormatuppsĂ€ttningar 17 Anpassa dokumentformat 17 Spara tema ................................................... 18 Standardformat 18 Formatmallar................................................. 19 AnvĂ€nda formatmallar 19 Spara markering som formatmall 20 Skapa styckeformatmallar 21 Skapa teckenformatmallar 22 Skapa tabellformatmallar 23 Skapa listformatmallar 24 Ăndra formatmallar 25 Ta bort formatmallar 26 Dokumentmallar 26 AnvĂ€nda mallar 27 Skapa dokumentmallar 29 Ăndra dokumentmallar ................................ 31 Infoga fĂ€ltkoder 32 Mallhanteraren ............................................. 34 Kopiera formatmallar 34 Ta bort formatmallar 35 Extra övningar 36 3 BREV OCH UTSKICK Koppla dokument 38 Brev och e-postmeddelanden ...................... 38 Ta bort koppling 42 Redigera mottagarlista ................................. 43 Urval av poster.............................................. 44 Infoga villkorsfĂ€lt 46 Kuvert och etiketter ...................................... 47 Skriva ut en enstaka etikett 47 Koppla kuvert och etiketter 49 Extra övningar 51 4 LĂ
NGA DOKUMENT Komprimera rubriker 52 Disposition .................................................... 53 Visa eller dölja nivÄer 54 Höja eller sÀnka nivÄ 54 Flytta avsnitt 55 Navigeringsfönstret 56 Flera dokumentfönster 57 Textflöde ....................................................... 57 Avsnitt 58 Infoga avsnittsbrytning 58 Ta bort avsnittsbrytning 59 Utskriftsformat .............................................. 59 MotstÄende sidor 59 Blandade utskriftsformat 60 Sidhuvud och sidfot 62 Infoga sidhuvud och sidfot 62 Olika udda och jÀmna sidor 63 Olika innehÄll i avsnitten ............................. 64 InnehÄllsförteckning ..................................... 65 Automatisk innehÄllsförteckning ............... 65 Anpassad innehÄllsförteckning 66 Uppdatera innehÄllsförteckning 68 Index 69 Markera indexord 69 Infoga index .................................................. 70 Redigera index 71 Uppdatera index 71 Korsreferenser 72 Fotnoter och slutnoter .................................. 73 Infoga fotnoter/slutnoter 73 Redigera fotnoter/slutnoter 74 Ta bort fotnoter/slutnoter ............................ 74 Numrerade rubriker 75 Anpassa numrerade rubriker ...................... 76 Samlingsdokument 77 Skapa underdokument ................................ 77 Dölja underdokument 78 Infoga underdokument 78 LÄsa underdokument 79 Ta bort underdokument 79 Skriva ut samlingsdokument 79 Extra övningar 80
5
Granska dokument 82 Infoga kommentarer 82 SpĂ„ra Ă€ndringar 83 Visa Ă€ndringar och kommentarer ............... 84 Granska Ă€ndringar 85 JĂ€mföra dokument ....................................... 86 JĂ€mföra och kombinera 86 Visa kĂ€lldokument 87 Dokumentegenskaper .................................. 88 Skydda dokument 88 Markera som slutgiltigt ................................ 90 Lösenordsskydda dokument 91 Kontrollera dokument 93 Dela dokument 94 OneDrive 94 Dela dokument via OneDrive 96 Samtidig redigering ..................................... 97 Pdf-dokument 98 Extra övningar 99 6 SPALTER, TABELLER OCH FORMULĂR Spalter ......................................................... 100 Skapa spalter 100 Formatera spalter 101 Anpassa spaltlĂ€ngden 102 Tabeller 103 Infoga tabell 103 Redigera tabell ........................................... 105 Formatera tabell 108 Sortera tabell 113 Konvertera tabell 114 BerĂ€kna i tabell 115 Infoga kalkylblad frĂ„n Excel 116 FormulĂ€r ....................................................... 118 Skapa formulĂ€r 118 Infoga kontroller 119 Testa och redigera formulĂ€r 122 Extra övningar 123 7 FIGURER OCH BILDER Figurer 125 Infoga figurer 125 Skapa arbetsyta 126 Textrutor 127 Bilder ............................................................128 Arkivbilder 129 Onlinebilder 129 Redigera objekt 130 Flytta och kopiera objekt 130 Ăndra storlek pĂ„ objekt 131 Rotera och vĂ€nda objekt ........................... 131 Ăndra form pĂ„ figur 131 Hantera flera objekt ....................................132 Justera och fördela objekt 132 Ordna objekt 133 Gruppera objekt 133 Formatera figurer 134 Figurformat 134 Figurfyllning ............................................... 135 Kontur 136 Figureffekter 136 Formatera bilder 137 Bildformat 137 BeskĂ€ra bilder ............................................ 138 Justera bilder 139 Ă
terstĂ€lla bilder 139 FigursĂ€ttning 140 SmartArt-grafik ............................................ 142 WordArt-objekt ........................................... 144 Extra övningar 145 8 DIAGRAM Skapa diagram 147 Redigera data 149 Ăndra diagrammets layout 150 Ăndra diagramtyp 150 Snabblayout................................................ 151 LĂ€gga till diagramelement 151 Formatera diagram ..................................... 153 Diagramformat 153 Formatera diagramelement 154 HĂ€mta data till diagram 156 Extra övningar..............................................157 9 MAKRON Spara ett dokument med makron ...............159 Spela in makro 160 Köra makro 161 Ta bort makro ............................................... 161 Koppla makro .............................................. 162 Koppla makro till tangentbordet ............... 162 Koppla makro till en knapp 163 Ă
terstĂ€lla verktygsfĂ€lt 164 MakrosĂ€kerhet 164 Extra övningar............................................. 166 10 PRAKTISKA ĂVNINGAR SAKREGISTER TANGENTBORDSGENVĂGAR WORD
DELA INFORMATION
AUTOKORRIGERING
Med funktionen Autokorrigering (AutoCorrect) sker en viss automatisk kontroll av stavningen medan du skriver. Om du vet med dig att du ofta stavar vissa ord fel, kan du lÀgga in dem sÄ att de rÀttas automatiskt medan du skriver. NÀr du skriver viss text kan den Àven formateras automatiskt.
AnvÀnda autokorrigering
PÄbörjar du till exempel en ny mening utan inledande versal bokstav Àndrar Word automatiskt första bokstaven till versal. Vissa ord som du stavar fel rÀttas automatiskt, och om du har anvÀnt Caps Locktangenten pÄ fel sÀtt rÀttas Àven det automatiskt. Som standard formateras punktlistor och numrerade listor automatiskt, och om du skriver en webbadress görs den om till en hyperlÀnk.
NÀr du pekar pÄ en text som har autokorrigerats visas en liten linje under texten. Om du pekar pÄ linjen visas knappen Alternativ för autokorrigering (AutoCorrect Options). Du kan klicka pÄ knappen för att visa en meny som innehÄller alternativ för autokorrigeringsfunktionen, du kan bland annat vÀlja om funktionen ska anvÀndas eller inte.
InstÀllningar för autokorrigering
Ibland kan det vara en nackdel med autokorrigering, men du kan sjÀlv bestÀmma hur funktionen ska fungera:
1 Visa fliken Arkiv och klicka pÄ Alternativ (File, Options).
2 VÀlj kategorin SprÄkkontroll och klicka pÄ Alternativ för autokorrigering (Proofing, AutoCorrect Options).
3 Visa fliken Autokorrigering (AutoCorrect).
4 Om du inte vill att alternativknappen ska visas i dokumentet avmarkerar du rutan Visa knappar med alternativ för autokorrigering (Show AutoCorrect Options buttons).
5 Avmarkera de alternativ som du inte vill ska korrigeras automatiskt.
MĂ„nga vanliga stavfel och symboler finns redan inlagda som autokorrigeringsposter.
Du kan Àven visa dialogrutan via menyn under alternativknappen.
Alternativet Inled veckodagar med versal (Capitalize names of days) fungerar bara för engelskt sprÄk.
7 1 EïŹektivisera Word
3 4 5 Autokorrigering 7 Byggblock 10 BokmÀrken 13 Söka format och specialtecken 14 Extra
15
övningar
6 Vill du inte anvÀnda de autokorrigeringsposter som finns i listan avmarkerar du rutan Skriv över befintlig text (Replace text as you type).
Du kan sjÀlv lÀgga till egna ord som du vet att du ofta stavar fel. Du kan Àven anvÀnda funktionen för att automatiskt infoga lÄnga namn eller krÄngliga fraser.
7 I rutan ErsÀtt (Replace) skriver du det felstavade ordet.
8 I rutan Med (With) skriver du den rÀtta stavningen pÄ ordet.
9 Klicka pÄ LÀgg till (Add). NÀr du sedan skriver det felaktiga ordet korrigeras det automatiskt.
10 Upprepa punkt 7â9 om du vill lĂ€gga till fler autokorrigeringsposter.
11 Visa fliken Autoformatera vid inskrivning (AutoFormat As You Type).
12 Gör önskade instÀllningar genom att markera de alternativ som du vill ska formateras automatiskt samtidigt som du skriver text. Avmarkera de alternativ som du inte vill anvÀnda.
13 Klicka pÄ OK för att stÀnga de tvÄ dialogrutorna.
I dialogrutan visas alla förinstallerade autokorrigeringsposter i en lista. Korrigeringen sker automatiskt nÀr du trycker pÄ Blanksteg eller Retur.
Ovanför listan finns ett antal alternativ för hur felskrivningar ska ÄtgÀrdas. Samtliga alternativ Àr som standard markerade i dialogrutan.
Viktigt!
Vissa ord/tecken passar inte som autokorrigeringsposter. Har du skapat posten âmgâ för âMaria Gustavssonâ blir det fel i följande exempel:
10 mg kardemumma. Min drömbil Àr en MG.
8 1 Effektivisera Word
6 7 8 9 12 13 11
Infoga datum automatiskt
Ska du infoga ett datum i texten kan du fÄ hjÀlp av Word. Skriver du de fyra första tecknen i veckodagen eller mÄnadsnamnet, visar Word hela namnet i en textruta. Vill du infoga förslaget trycker du pÄ Retur. Vill du inte infoga förslaget fortsÀtter du skriva texten som vanligt. Skriver du ordet den föreslÄr Word att dagens datum ska infogas.
Ăvning 1 â AnvĂ€nda autokorrigering
Skapa ett nytt dokument. LÀgg till autokorrigeringsposterna nedan, och skriv sedan följande text (med stavfel):
trÀgdÄrd trÀdgÄrd
Violas H Violas HandelstrÀdgÄrd
ANna Andersson grundade företaget Violas H för tio Är sedan. Idag driver Anna coh Tomas företaget tillsammans. de har altid tyckt att allt som fins i en trÀgdÄrd Àr intresant.
StÀng dokumentet utan att spara.
Ta bort autokorrigeringspost
Naturligtvis gĂ„r det att ta bort autokorrigeringsposter som du inte lĂ€ngre vill ha kvar. Ăven detta gör du i dialogrutan Autokorrigering (AutoCorrect). Markera den post som du vill ta bort och klicka pĂ„ Ta bort (Delete).
9 1 Effektivisera Word
BYGGBLOCK
I Word finns det en mÀngd fÀrdiga byggblock som du kan anvÀnda, för att underlÀtta skapandet av dokument. Det finns inbyggda byggblock för bland annat försÀttsblad, ekvationer, sidhuvud, sidfot och sidnummer. Byggblocken finns samlade under Snabbdelar (Quick Parts), men du kommer Àven Ät dem frÄn respektive kommando. Du kan skapa egna byggblock för Äterkommande information, och pÄ sÄ sÀtt underlÀtta nÀr du skapar vanliga dokument.
Infoga byggblock
För att infoga ett byggblock kan du vÀlja respektive kommando och i dess galleri sedan vÀlja att infoga byggblocket. Du kan Àven visa alla byggblock samlade tillsammans, och dÀrifrÄn infoga valfritt byggblock.
1 Placera insÀttningspunkten dÀr du vill infoga byggblocket.
2 Visa fliken Infoga och klicka pÄ Snabbdelar (Insert, Quick Parts) i gruppen Text (Text). VÀlj Ordna byggblock (Building Blocks Organizer) pÄ menyn.
3 I dialogrutan som visas markerar du det byggblock som du vill infoga. Du kan sortera listan genom att klicka pÄ nÄgon av rubrikerna.
4 Klicka pÄ Infoga (Insert).
Med fÀrdiga byggblock kan du snabbt infoga olika objekt i ditt dokument, och samtidigt fÄ enhetliga dokument.
Har du sparat byggblocket som en autotext kan du Àven skriva autotextpostens namn och trycka pÄ F3 för att infoga den. Du kan Àven trycka Retur nÀr autotextförslaget visas.
10 1 Effektivisera Word
3 4 2
Skapa byggblock
Gör sÄ hÀr för att skapa dina egna byggblock:
1 Markera den text eller grafik som du vill skapa ett byggblock av. Om du markerar stycketecknet efter texten sparas byggblocket med aktuellt format.
2 Visa fliken Infoga och klicka pÄ Snabbdelar (Insert, Quick Parts) i gruppen Text (Text). VÀlj Spara markering i snabbdelsgalleriet (Save Selection to Quick Part Gallery).
3 I dialogrutan som visas ger du byggblocket ett unikt namn.
4 I listrutan Galleri (Gallery) vÀljer du i vilket galleri du vill att byggblocket ska finnas. VÀljer du Snabbdelar (Quick Parts) visas den nÀr du klickar pÄ Snabbdelar (Quick Parts). Om du till exempel vÀljer Sidfot (Footers) kommer du att kunna vÀlja den nÀr du klickar pÄ Sidfot (Footer) pÄ fliken Infoga (Insert). Om du vÀljer Autotext (AutoText) kan du infoga innehÄllet i dokumentet med hjÀlp av tangenten F3.
5 I listrutan Kategori (Category) kan du vÀlja en befintlig kategori eller skapa en ny kategori.
6 Skriv eventuellt en beskrivning i rutan Beskrivning (Description).
7 Vill du spara byggblocket i en speciell mall vÀljer du den i listrutan Spara i (Save in). Observera att mallen mÄste vara öppen.
8 I listrutan Alternativ (Options) vÀljer du hur byggblocket ska infogas i dokumentet, du kan vÀlja att infoga det som en egen sida, i ett eget stycke eller endast som innehÄll.
9 Klicka pÄ OK.
Ska du skapa ett nytt byggblock kan du Àven trycka pÄ Alt+F3 för att öppna dialogrutan.
11 1 Effektivisera Word
1 2 3 5 8 9 6 4 7
WORD
Fördjupning
Kan du redan grunderna i Word Àr det hÀr en bok för dig. Vi gÄr igenom lite mer avancerade funktioner i programmet vilka kan underlÀtta och effektivisera ditt arbete.
Du kommer att lÀra dig hur du skapar olika typer av mallar, hur du kopplar dokument samt mer avancerad hantering av tabeller, bilder och diagram. Vi beskriver Àven hur du pÄ bÀsta sÀtt arbetar med lÄnga dokument genom att skapa samlingsdokument och infoga innehÄllsförteckning, index och fotnoter. Du kommer Àven att lÀra dig skapa enkla makron i programmet för att underlÀtta Äterkommande uppgifter.
Till boken hör mÄnga övningar i varierande svÄrighetsgrad. Filerna till dessa laddar du ner utan kostnad frÄn vÄr webbplats docendo.se, dÀr finns Àven lösningsförslag till övningarna i pdfformat. Boken fungerar Àven utmÀrkt för dig som har engelsk version, dÄ lÀromedlet har kompletterats med de engelska kommandona.
VÄr serie Inspira Àr grund- och fördjupningsböcker dÀr du steg för steg fÄr lÀra dig viktiga funktioner i programmen. Teoridelar varvas med övningar och böckerna fungerar bÄde för lÀrarledd undervisning och sjÀlvstudier.
ISBN 978-91-7531-169-2
9 789175 311692