Helena Palmheden
Entreprenörskap NivÄ 1
InnehÄll
Projektstart
Avslut
Till lÀsaren
VÀlkommen till boken Entreprenörskap! Den Àr en guide frÄn start till mÄl i kursen Entreprenörskap och bestÄr av 13 kapitel som Àr uppdelade i fyra delar.
Introduktion (kap 1â4)
De första fyra kapitlen syftar till att förbereda dig inför att starta ett projekt. HÀr fÄr du kÀnnedom om begreppet entreprenörskap.
Du fĂ„r Ă€ven prova pĂ„ en del övningar för att trĂ€na dig i att tĂ€nka âutanför boxenâ.
Viktiga moment
⹠TrÀna kreativitet
⹠Fundera pÄ olika projektidéer
âą Bilda projektgrupp
Projektstart (kap 5â8)
Kapitlen som tillhör projektstarten handlar om förstudier och om hur du kan utveckla en projektidé. Kapitel 6, 7 och 8 beskriver och ger exempel pÄ hur en projektplan kan se ut. Att planera kan ta tid, men med en genomtÀnkt plan blir det lÀttare och mindre tidskrÀvande senare, under sjÀlva genomförandet.
Viktiga moment
⹠BestÀmma projektidé
âą Planera projektet
âą Skriva en projektplan
Genomförande (kap 9â11)
Kapitlen som tillhör den hÀr delen syftar till att stötta dig och din projektgrupp under projektets gÄng. Det spelar ingen roll i vilken ordning du lÀser dessa kapitel. HÀr fÄr du information om marknadsföring, ledarskap och hur grupprocesser fungerar. Du fÄr Àven information om lagar och regler som kan beröra ditt projekt.
Viktiga moment
âą Sa marbeta
⹠Genomföra projektet
⹠NÄ projektets mÄl
Avslut (kap 12â13)
Den sista delen handlar om att utvÀrdera och avsluta projektet. HÀr finns tips om frÄgor som kan vara bra att stÀlla sig vid utvÀrderingen.
Viktiga moment
âą Avsluta projektet
⹠Ut vÀrdera
âą Skriva en slutrapport
⹠Reflektera över vad du har lÀrt dig
Hoppas boken ger dig nya kunskaper, tips och inspiration.
Lycka till!
Författaren
KAPITEL 4
Projektadministration
Det hÀr kapitlet handlar frÀmst om hur man gör för att hÄlla god ordning i ett projekt. Det handlar om mötesteknik, olika typer av möten, protokoll och dokumentation av information men Àven vad som Àr viktigt att tÀnka pÄ nÀr en projektgrupp kommunicerar.
Projektadministration handlar om hur du pÄ ett systematiskt sÀtt fÄr kontroll över ditt projekt frÄn början till slut. Med en god administration behöver inte sÄ mÄnga oönskade överraskningar uppstÄ. Administration handlar om att spara anteckningar och protokoll, att följa upp det som beslutats och att pÄ ett systematiskt sÀtt stÀmma av att projektet Àr pÄ rÀtt vÀg. För att tolka det som Àr överenskommet pÄ rÀtt sÀtt, Àr det viktigt att vara tydlig och att kommunicera med varandra. För att kunna kommunicera pÄ ett effektivt sÀtt Àr mötesteknik ett verktyg.
Mötesteknik
En projektgrupp behöver trĂ€ffas regelbundet för att utbyta information och ta beslut. För att genomföra möten pĂ„ ett effektivt sĂ€tt kan mötesdeltagarna delas in i olika roller med olika uppgifter. Det behövs nĂ„gon som hĂ„ller i mötet, stĂ€ller frĂ„gor till gruppen och lyssnar in alla svar. Den personen kallas för ordförande. Det Ă€r vanligt att det Ă€r projektledaren som Ă€r ordförande, men sĂ„ mĂ„ste det inte vara. Det behövs ocksĂ„ en sekreterare, som skriver ner det projektgruppen kommer fram till och en justerare, som kontrollerar det som skrivits. Ăvriga mötesdeltagare ska vara förberedda, hĂ„lla sig till Ă€mnet och vara goda lyssnare.
Roller under ett möte
Ordförandens roll Àr att leda mötet och fördela ordet. Det Àr viktigt att se till att alla kommer till tals och att mötesdeltagarna hÄller sig till Àmnet pÄ dagordningen och inte pratar om annat. Det Àr Àven ordföranden som ansvarar för att mötet genomförs inom den tid som Àr bestÀmt. Ordföranden behöver vara drivande, klar, tydlig och bra pÄ att kommunicera.
Sekreterarens roll Àr att skriva protokoll eller minnesanteckningar om vilka personer som deltagit pÄ mötet, anteckna rubrikerna pÄ dagordningen och det ni beslutar eller diskuterar under mötet. Sekreteraren skriver under protokollet med sitt namn, sÄ att alla vet
Processkolan menar att budskap som skickas frĂ„n en person till en annan kan störas genom olika typer av âbrusâ. Brus Ă€r annat som mottagaren lyssnar till eller distraheras av, och kan vara en anledning till att budskapet inte nĂ„r fram. StĂ€ng dĂ€rför av mobiler och försök vara aktiva lyssnare gentemot varandra pĂ„ mötet.
Kommunikationsmodellen
Den första kommunikationsmodellen skapades av Claude Shannon och Warren Weaver runt 1940. De undersökte varför kommunikationen mellan de amerikanska militÀra enheterna ibland inte fungerade. Shannon och Weaver trodde till en början att det berodde pÄ tekniska problem men kom snabbt fram till att det berodde pÄ den mÀnskliga faktorn.
SĂNDARE BRUS
BUDSKAP
MOTTAGARE
MOTTAGET BUDSKAP
Den semiotiska skolan ser kommunikation som ett skapande och utbyte av betydelser. Man ser inte missuppfattning som ett tecken pÄ misslyckad kommunikation. IstÀllet menar man att kommunikation pÄverkas av kulturella skillnader mellan sÀndare och mottagare. Alla har olika erfarenheter med sig och ser vÀrlden ur olika glasögon och kommer dÀrför lÀgga in olika betydelser i budskap. Med den hÀr teorin i bakhuvudet Àr det viktigt att vara tydlig, förklara vad du menar, ge exempel eller be den som lyssnar beskriva vad den uppfattat att ni har kommit överens om.
Olika möten
Under din projekttid kommer du vara med i mÄnga olika slags möten. Det kan vara i syfte att utbyta information, diskutera eller besluta saker.
Ibland kallar projektledaren hela gruppen till ett möte för att ge eller fÄ information. Det kan handla om att berÀtta att nÄgot nytt intrÀffat som har betydelse för projektets genomförande eller resultat. Det kan ocksÄ handla om uppföljning av planerade aktiviteter i projektet. Möten för uppföljning och avstÀmning bör hÄllas regelbundet under projektet och vara inplanerade i förvÀg.
Ibland Àr det andra Àn projektgruppen som behöver informeras. För att er handledare ska kunna följa er projekt process behöver han eller hon ocksÄ informeras regelbundet. Det kan göras i samband med informationsmöten. Under ett sÄdant möte ska ni visa för handledaren vad som hÀnt fram till dagens datum.
Exempel pÄ punkter att ta upp pÄ ett avstÀmningsmöte:
⹠Tidplan (Hur ligger vi till, hÄller planen eller behöver vi revidera den? )
⹠Resursplan (Har vi tillrÀckligt med resurser? Hur mycket har vi gjort av med i förhÄllande till vÄr budget? )
âą Aktivitetsplan
â Aktiviteter som har avslutats. (Hur gick det? )
â PĂ„gĂ„ende aktiviteter. (Rapport om nulĂ€get.)
â Framtida aktiviteter. (Vad har vi framför oss? )
⹠Eventuella problem och förslag till lösningar.
âą Ăr projektet pĂ„ vĂ€g mot rĂ€tt mĂ„l?
Externa möten
Om ni fÄr en sponsor eller startar ett samarbete med en annan organisation kommer ni naturligtvis Àven ha möten med dem. Det Àr vanligt att trÀffas i början för att skriva ner, vad ni ska göra tillsammans, en s.k. överenskommelse. Inför ett sÄdant möte Àr det bra att
Dagordning för beslutsmöte
Datum:
Ort:
Mötesdeltagare:
1. Val av ordförande
2. Val av sekreterare
3. Val av justerare
4. Beslutspunkter
a) b) c)
5. Ăvriga frĂ„gor
Innan mötet
⹠L Às pÄ om motparten, sök pÄ internet och ta reda pÄ information om företaget eller organisationen.
⹠GÄ igenom vad ni önskar för resultat frÄn mötet, exempelvis att fÄ 10 halsdukar sponsrade till en modevisning.
⹠GÄ igenom vad ni sjÀlva kan tÀnka er för motprestation, t.ex. sÀtta upp en skylt med företagets namn/logotyp.
⹠Lyft blicken och försök se det ni ska komma överens om ur bÄde ert eget men Àven motpartens perspektiv.
⹠Förbered en PowerPoint, eller nÄgot ni kan visa under ert besök, dÀr bakgrunden till ert projekt, syfte och mÄl framgÄr.
⹠Fundera igenom hur ni bör upptrÀda pÄ mötet.
Under mötet
⹠HÀlsa och tacka för att ni fÄtt möjlighet att mötas.
⹠Börja med att be motparten berÀtta om sin organisation och verksamhet.
⹠Presentera dÀrefter ert projekt och ert förslag till samarbete. Lyssna pÄ vad motparten har att sÀga.
⹠Kom överens om hur ni ska göra och skriv ett förslag till samarbete dÀr ni beskriver vem som ska göra vad och nÀr.
⹠BestÀm ett nytt datum nÀr ni Äter trÀffas och följer upp ert samarbete.
Efter mötet
⹠Se till att ni hÄller er del av överenskommelsen. Om ni mÀrker att nÄgot inte kommer att gÄ enligt plan meddela dÄ sponsorn eller samarbetspartnern om det sÄ fort som möjligt, sÄ brukar det gÄ att lösa. Kommunikation Àr viktigt!
tÀnka igenom vad ni vill fÄ ut av samarbetet men Àven vad ni tror motparten vill.
Det Àr viktigt att vara förberedd inför alla möten men kanske det första externa mötet Àr extra betydelsefullt. Mycket handlar om att skapa förtroende. TÀnk pÄ det nÀr ni presenterar er, projektet och era förslag. GrundinstÀllningen ska vara att skapa ett samarbete som bÄda parter blir nöjda med.
Ăverenskommelse
Ăverenskommelse mellan deltagarna i projektet Modeknuten och företaget Halsduk och
Vante AB
I dag den 30 september 20XX har projektet Modeknuten och företaget Halsduk och
Vante AB trÀffat följande överenskommelse.
1. Halsduk och vante AB, ger 10 halsdukar i olika fÀrger och material till projektet Modeknuten, helt utan kostnad. Halsdukarna finns att hÀmta i butiken den 30 november.
2. Projektet Modeknuten bjuder in butiksĂ€garen och butikspersonalen att titta pĂ„ modevisningen utan kostnad. Modevisningen Ă€r den 4 december, klockan 18â20 pĂ„ CafĂ© Knutpunkten. Innan modevisningen startar ansvarar projektgruppen för att berĂ€tta för Ă„skĂ„darna att halsdukarna som visas Ă€r sponsrade av Halsduk och Vante AB
Ăverenskommelsen finns i tvĂ„ likalydande exemplar som vardera part skrivit under.
Datum
Projektledaren för
Modeknuten
Datum
Butikschef för
Halsduk och vante AB
Namnförtydligande Namnförtydligande
BIKUPA
âMotgĂ„ngar avslöjar snillet, medgĂ„ngar döljer det.â
Horatius
âOm snöret inte hĂ„ller, utan gĂ„r av, Ă€r det bara att försöka med ett annat snöre.â
Nalle Puh â A.A. Milne Diskutera citaten!
Beslutsananlys
Ibland behöver projektgruppen samlas för att fatta ett beslut. Hur fattar man beslut? Ibland sker det utan problem men ibland kan det vara svĂ„rare. DĂ„ kan det vara bra att anvĂ€nda en modell för hur man kan tĂ€nka. HĂ€r presenteras âbeslutsanalysenâ som Ă€r ett rationellt sĂ€tt att gĂ„ till vĂ€ga i flera steg. Ăven om du anvĂ€nder modellen Ă€r det inte sĂ€kert att ditt beslut alltid blir det rĂ€tta, men den hjĂ€lper dig att tĂ€nka och bedöma olika följder av olika beslut.
Beslutsanalys Àr en systematisk metod som utgÄr frÄn det tankemönster vi alla anvÀnder nÀr vi gör vÄra val. Vid en beslutsanalys identifieras först vad man vill Ästadkomma, det vill sÀga mÄlet som ska uppnÄs. DÀrefter tar man fram olika handlingsalternativ med de konsekvenser som de olika alternativen kan medföra. Sen utvÀrderar man de olika handlingsalternativen för att se vilket som bÀst leder fram till mÄlet. NÀr allt Àr klart och analyserat Àr det lÀttare att ta ett genomtÀnkt beslut.
Beslutsanalys
1. Vad Àr mÄlet, vad vill vi Ästadkomma?
2. Vilka handlingsalternativ finns?
3. Vilka konsekvenser kan varje handlingsalternativ föra med sig?
4. Vilken av alternativen leder bÀst fram till mÄlet?
5. Ta beslut!
Förutom att ta fram olika handlingsalternativ behöver projektgruppen bestÀmma hur ni ska ta beslut. Ska ni anvÀnda majoritetsbeslut, det vill sÀga ett förslag vinner om fler Àn hÀlften tycker sÄ i gruppen? Eller av konsensus, det vill sÀga att ni aldrig beslutar om en förÀndring om inte alla i gruppen Àr överens?
Ord som kan förekomma i samband med möten
Adjungera: Handlar om att lĂ„ta utomÂ
stÄende personer vara med pÄ mötet, som rÄdgivare i nÄgon sÀrskild frÄga men utan röstrÀtt.
Absolut majoritet: InnebÀr att mer Àn hÀlften av rösterna tycker samma sak.
Avslag: NÀr ett förslag förkastas.
Bifall: NÀr ett förslag accepteras.
BordlÀgga: Att bordlÀgga nÄgot innebÀr att skjuta upp det till ett senare tillfÀlle.
Dagordning: De frÄgor som ska tas upp under mötet.
Justera: InnebÀr att nÄgon (justeraren) kontrollerar att mötesprotokollet Àr riktigt.
Kallelse: Meddelande om tid och plats för mötet.
Konsensus: NÀr alla Àr överens i en frÄga.
Nominering: Förslag pÄ personer till olika funktioner.
OrdningsfrÄga: Behandlar hur mötet ska skötas, till exempel hur röstningen ska göras.
Protokoll: Den skrivelse som görs i samband med mötet dÀr beslut och annat tecknas ned.
Reservation: Den som anmÀler reservation i ett beslut tar avstÄnd frÄn beslutet.
Yrkande: Ett förslag.
Dokumentation
För att hÄlla reda pÄ alla pusselbitar i ett projekt dÀr flera personer Àr inblandade med olika arbetsuppgifter och ansvarsomrÄden krÀvs en god dokumentation. Det kan handla om rutiner att skriva protokoll eller minnesanteckningar efter möten och att spara kontaktuppgifter till referenspersoner, handledare och andra personer i nÄgon pÀrm, mobil eller pÄ dator. Spara material pÄ ett sÄdant sÀtt sÄ att ni snabbt kan ta fram det nÀr ni behöver.
Det Àr viktigt att spara anteckningar eller protokoll efter möten. DÄ kan ni alltid gÄ tillbaka och se vad som faktiskt bestÀmts. I protokollet ska det framgÄ vilka som varit med pÄ mötet, vilket datum det skrevs, besluten som togs och vem som skrivit protokollet.
Protokoll för projektmöte den 22 september 20xx.
Deltagare: Alicia, Gustav, Amir och Linda
1. Val av ordförande
Alicia valdes att leda mötet.
2. Val av sekreterare
Amir valdes till att skriva protokollet.
3. Val av justerare
Linda valdes att justera protokollet.
4. GenomgÄng av tidigare protokoll
Förra protokollet gicks igenom och vi sÄg att vi glömt att bestÀmma lokal för modevisningen vilket vi gör den hÀr gÄngen istÀllet. Annars var allt ok.
5. Beslutspunkt: I vilken lokal ska vi ha vÄr modevisning i?
Vi hade följande förslag: Skolans bibliotek, kommunens ishall och Café Knutpunkten. Vi beslutade enhÀlligt att vi skulle ha modevisningen pÄ Café Knutpunkten.
6. Beslutspunkt: NÀr och var ska vi ha generalrepetition för modevisningen?
Vi beslöt att kontakta kaféet under veckan för att ta reda pÄ ifall vi kan ha tillgÄng till kaféet en vecka innan sjÀlva modevisningen för att öva. Om vi fÄr det blir kaféet platsen. Om inte fÄr vi öva i skolans bibliotek. Datum bestÀms senare, sÄ den frÄgan bordlades.
7. Ăvriga frĂ„gor
Linda vill att gruppen bestÀmmer ett möte dÀr hon visar och förklarar projektets budget och uppföljning av den.
Vi bestÀmde att vi skulle mötas igen pÄ torsdag nÀsta vecka kl 15:00 i biblioteket.
Sekreterare:
Justerare:
Sammanfattning
⹠Under projektets gÄng kommer ni att genomföra flera olika slags möten. Det kan handla om rena arbetsmöten, avstÀmningsmöten eller rapportering om hur det gÄr inför er handledare. Det kan ocksÄ handla om möten dÀr ni skriver överenskommelser med nÄgon samarbetspartner. Möten Àr bra nÀr de Àr vÀl förberedda och nÀr alla deltagare deltar aktivt. Genomför aldrig ett möte om ni inte kan svara pÄ frÄgan varför ni ska mötas.
⹠Det Àr viktigt att dokumentera, det vill sÀga skriva protokoll och förvara protokollen pÄ ett sÄdant sÀtt att ni lÀtt kan lÀsa dem om ni behöver. Det kan kanske kÀnnas stelbent och gammaldags med protokoll, men det Àr bra att skriva ner för det Àr lÀtt att glömma vad som beslutats.
⹠Kommunikation Àr svÄrt och det Àr viktigt att vara tydlig. MÀnniskor lyssnar till budskap pÄ olika sÀtt. De kan vara okoncentrerade och lyssnar kanske inte riktigt ordentligt, eller de kan ha upplevt situationer i sitt liv som pÄverkar hur de uppfattar budskapet. Var dÀrför noga med att kontrollera att alla i er projektgrupp verkligen menar samma sak nÀr ni till exempel tar ett beslut.
Vad tror du? Fundera sjÀlvstÀndigt eller diskutera med en kamrat.
1. Blir det oftare missuppfattningar vid muntlig information Àn vid skriftlig? Varför, varför inte?
2. Ăr det positivt eller negativt att kommunicera via chattar i ett projekt eller grupparbete? Motivera!
3. V ilka konsekvenser kan det fÄ för ert samarbete i projektgruppen om ni aldrig antecknar det ni kommit överens om?
4. Hur pÄverkas projektgruppens beslutsförmÄga ifall nÄgon eller nÄgra uteblir frÄn era möten?
ĂVNINGAR
1. Kommunikationsövning
Sitt i grupp om ca 5 personer. VÀlj ett vanligt substantiv, exempelvis ordet hÀst. LÄt alla i gruppen sitta tysta i nÄgra sekunder och berÀtta dÀrefter vilken bild var och en fÄr upp i sitt huvud nÀr de hör ordet. Hur mÄnga varianter blev det? Varför blev det olika?
2 . Planera och genomför ett möte
En i gruppen planerar ett möte och skickar ut en kallelse via mail, brev eller sms, till er andra. PÄ kallelsen ska det stÄ mötesdeltagarnas namn, datum för mötet, start och sluttid för mötet, plats samt en dagordning. Skicka ut kallelsen och genomför mötet. VÀlj Àven en av er till sekreterare, som skriver protokoll för mötet.
a) Diskutera med nÄgon annan om hur det gick pÄ mötet. Vad var svÄrt och vad gick bra?
b) Hölls mötestiden? Kom alla till tals? Höll ni er till mötets Àmne? Varför, varför inte?
c) V ilka lÀrdomar tar du med dig inför nÀsta möte?
Entreprenörskap nivÄ 1 Àr ett vÀlkomnat Àmne i gymnasieskolan. Ett samhÀlle under utveckling förutsÀtter att mÀnniskor finner nya lösningar och att de söker metoder för att hitta dem. Det hÀr lÀromedlet Àr en start för att utvecklas i entreprenöriellt tÀnkande. Du lÀr dig finna idéer och realisera dessa utifrÄn ett uppsatt mÄl och en projektplan i samarbete med andra. Du följer hela projektets process frÄn start via planering och genomförande till avslut. Denna nya upplaga har aktualiserats och anpassats till Gy25.
Entreprenörskap nivÄ 1 Àr en kombinerad fakta- och övningsbok. Den Àr framtagen till gymnasieÀmnet med samma namn och fungerar ocksÄ vÀl pÄ andra grundlÀggande utbildningar i Àmnet sÄsom pÄ komvux och YH. Boken kan ocksÄ lÀsas av var och en som Àr intresserad av Àmnet.
Helena Palmheden Àr civilekonom, företagare och förstelÀrare i entreprenörskap. Hon har lÄng erfarenhet av att undervisa i entreprenörskap och blev utsedd till Ärets UF-lÀrare i region Stockholm 2022.