9789151118277

Information och kommunikation nivå 1

Innehåll

Innan du börjar 3

kapitel 1

Information

och kommunikation 12

Viktiga begrepp att lära sig 14

Verbal och icke-verbal kommunikation i butik 15

1.1 Ämnet Information och kommunikation 16

1.2 Möten mellan människor 18

1.3 Kommunikation 20

1.4 Varför vi kommunicerar 21

1.4.1 Din handledare och du 22

1.5 Icke-verbalt språk 23

1.5.1 Kroppsspråk i butik och på arbetsplatsen 23

1.5.2 Klädsel och utseende 24

Kroppsspråk som förmedlar fel signaler 25

Klädsel och rätt intryck 25

1.6 Verbalt språk 26

1.6.1 Öppna och slutna frågor 26

1.6.2 Visa att du lyssnar aktivt 27

1.6.3 Samtala med kunden 28

1.6.4 Telefonsamtal 28

Telefonsamtal med en kund 29

1.6.5 Kommunikation på andra sätt 30

Sammanfattning 32

Instuderingsfrågor 33

Övningsuppgifter 33

APL-uppgift  35

kapitel 2

Kommunikationsmodellen 36

Viktiga begrepp att lära sig 38

Olika kunder, olika sätt att kommunicera 39

2.1 Kommunikation i butik 40

2.2 Kommunikationsmodell 40

2.2.1 Budskap 41

2.2.2 Sändare 42

Mentor informerar inför studiebesök 42

2.2.3 Mottagare 43

2.2.4 Återkoppling 43

2.2.5 Brus 44

Brus i kommunikationen 45

2.3 Envägskommunikation 46

2.4 Tvåvägskommunikation 46

Söndagsöppet eller inte? 47

2.5 Kanaler 47

2.5.1 Risk för brus 48

2.6 Massmedier och masskommunikation 49

2.7 Målgrupper 49

2.7.1 Sätt att dela in människor i målgrupper 50

2.7.2 Marknadsföring mot målgrupper 52

2.8 Kundgrupper 52

2.9 Reklam 53

2.9.1 Kommersiell reklam eller infomercial? 55

2.9.2 E ekt 56

Sammanfattning 57

Instuderingsfrågor 59

Övningsuppgifter 60

APL-uppgift 61

kapitel 3

Informationssökning i en digital värld 62

Viktiga begrepp att lära sig 64

3.1 Vad är information? 65

3.1.1 Från data till information 65

3.2 Var söker man information? 66

3.2.1 Ett praktiskt exempel 66

3.3 Källkritik 69

3.3.1 Äkthet – Vem står bakom informationen? 70

3.3.2 Beroende 71

3.3.3 Primärkällor och sekundärkällor 72

3.3.4 Närhet 73

3.3.5 Tendens – Vad är syftet med informationen? 75

3.6 Att använda böcker som källor 77

3.6.1 Bibliotek 78

3.7 Artificiell intelligens 79

3.7.1 Hur man använder AI på ett bra sätt 80

3.7.2 Promptar 81

Sammanfattning 83

Instuderingsfrågor 84

Övningsuppgifter 85

kapitel 4

Sociala medier 86

Viktiga begrepp att lära sig 88

Extrapersonal sökes 89

4.1 Kommunikationens historia 90

4.2 Historien om sociala medier 91

4.2.1 Verkligheten bakom skärmen 93

4.2.2 Företag på sociala medier 94

4.3 Samarbeten 94

4.3.1 Bloggare och influerare 94

4.3.2 Influencer marketing och a liatemarknadsföring 95

4.3.3 Egna varumärken 96

4.3.4 Information eller reklam? 97

4.3.5 Algoritmer 98

4.3.6 Kakor (cookies) 99

4.3.7 Att kritisera andra 99

4.3.8 Anonyma inlägg 100

4.4 Källkritik 100

4.5 Näthat, mobbning, diskriminering och trakasserier 101

4.5.1 Hjälp att få för den som blir utsatt 102

4.6 Mobbare eller utsatt – hit kan du vända dig 103

4.7 Företag på sociala medier 104

Sammanfattning 106

Instuderingsfrågor 107

Övningsuppgifter 108

APL-uppgift 109

kapitel 5

Att presentera information 110

Viktiga begrepp att lära sig 112

5.1 En övertygande presentation 113

5.1.1 Grundläggande begrepp 114

5.1.2 Ekofiber 114

5.1.3 Ett första utkast 116

5.2 Digitala presentationsverktyg 117

5.2.1 Välja bilder och foton 118

5.2.2 Diagram 119

5.3 Att presentera för publik 121

5.3.1 Talmanus 121

5.3.2 Framförandet 123

5.3.3 Talängslan 125

Sammanfattning 128

Instuderingsfrågor 129

Övningsuppgifter 130

APL-uppgift 131

kapitel 6

Databaser och kalkylprogram

Viktiga begrepp att lära sig 134

6.1 Vad är en databas? 135

Lisas Smyckedesign 135

6.2 Kalkylprogram 136

6.3 Fler sätt att använda kalkylprogram 139

6.3.1 Filtrera och sortera information 139

6.3.2 Färgmarkera viktig information 139

6.3.3 Tydliggöra med diagram 140

6.3.4 Summera och analysera försäljning 141

6.5 När kalkylarket inte räcker längre 141

6.6 Databas ger överblick och struktur 143

Sammanfattning 144

Instuderingsfrågor 145

Övningsuppgift 145

kapitel 7

Mallar och dokument

146

Viktiga begrepp att lära sig 148

7.1 Dokument 149

7.2 Layout 150

7.2.1 Grafiska inslag som förstärker budskapet 151

7.3 Vad man bör tänka på när man väljer layout 151

7.3.1 Vem ska läsa texten och i vilket sammanhang? 152

7.4 Typsnitt och stil 153

7.5 Typsnittets betydelse 155

När Ikea bytte typsnitt – och världen reagerade 156

7.6 Att kombinera typsnitt 156

7.7 Att skriva ett CV 158

7.7.1 CV:t som kommunikation – vad vill du säga? 158

132

Emma söker extrajobb i en klädbutik 159

7.8 Dokumentmallar 160

7.8.1 Vad är en dokumentmall? 160

Hur använder man en dokumentmall? 161

Hur skapar och anpassar man en dokumentmall? 162

7.9 Skapa en grundmall  163

7.9.1 Anpassa mallen efter feedback 164

7.9.2 Användning och utbildning 164

Sammanfattning 165

Instuderingsfrågor 166

Övningsuppgifter 167

kapitel 8

Att samarbeta inom information och kommunikation 168

Viktiga begrepp att lära sig 170

Kul med boll-UF 171

8.1 Kommunikation på arbetsplatsen 172

8.1.1 Information 172

8.1.2 Fakta och kunskaper 173

8.2 Yrken inom kommunikation 174

8.2.1 Butikskommunikatör 174

8.2.2 Marknadsförare 176

8.2.3 Social media manager 176

8.2.4 Andra yrken inom kommunikation 177

8.2.5 Sponsorer 177

8.2.6 UF-företag 178

8.3 Yrkesetik 178

8.3.1 Yrkesetiska regler inom kommunikation 179

Sammanfattning 183

Instuderingsfrågor 184

Övningsuppgifter 185

APL-uppgift 185

kapitel 9

Planera, genomföra och utvärdera kampanjer 186

Viktiga begrepp att lära sig 188

9.1 Information, kommunikation eller

marknadsföring? 189

9.1.2 Information och informationsinsatser 189

9.1.3 Informationskampanj 189

9.1.4 Marknadsföring och reklamkampanjer 190

9.1.5 Budskapet 190

Transportstyrelsen informerar om trafiksäkerhet, del 1 191

9.2 Planera din kommunikation 193

9.2.1 Planera daglig kommunikation 194

9.2.2 Planera en kampanj 195

Transportstyrelsen informerar om körkort och

trafiksäkerhet, del 2 196

9.3 Retorik 197

9.3.1 Retorik och kommunikation 197

9.3.2 Säljsamtalet 198

9.3.3 Argumentation 199

Transportstyrelsen informerar om körkort och

trafiksäkerhet, del 3 199

9.3.4 Ethos 200

Transportstyrelsen informerar om körkort och trafiksäkerhet, del 4 201

9.3.5 Pathos 201

Transportstyrelsen informerar om körkort och trafiksäkerhet, del 5 202

9.3.6 Logos 202

Transportstyrelsen informerar om körkort och trafiksäkerhet, del 6 203

9.3.7 Ethos, pathos och logos 203

Sammanfattning 206

Övningsuppgifter 207

Instuderingsfrågor 207

Lagar och regler för kommunikatörer 208

Viktiga begrepp att lära sig 210

Kampanj för studentmössor 211

10.1 Lagar att känna till 212

10.2 Marknadsföringslagen 213

10.2.1 När marknadsföringslagen inte gäller 213

10.2.2 God marknadsföringssed 214

10.2.3 Svarta listan – marknadsföring 215

10.2.4 Reklamombudsmannen 215

10.3 Yttrandefrihetsgrundlagen 217

10.4 Tryckfrihetsförordningen 218

10.5 Upphovsrättslagen 220

10.6 GDPR (General Data Protection Regulation) 221

10.6.1 Viktiga regler i GDPR 221

10.6.2 Fotografera och filma 222

10.6.3 Dela egna bilder 222

10.7 O entlig sektor 222

10.7.1 Myndigheter 223

10.7.2 O entlighets- och sekretesslagen 224

10.8 Tillgänglighet 224

10.8.1 Reglerna om digital tillgänglighet i korthet 225

Sammanfattning 226

Instuderingsfrågor 228

Övningsuppgifter 229

APL-uppgift 229

Ordlista 230

Register 236

Bildförteckning 239

Att presentera information kapitel 5

Tänk dig att du ska skapa en presentation till en grupp människor som aldrig har hört talas om ditt ämne. Hur går du till väga? Först måste du kanske skriva ett tydligt och engagerande talmanus som guidar dig genom presentationen. Sedan samlar du och redigerar bilder som stärker ditt budskap och skapar intresse. Du skapar också ett diagram som visar företagets försäljningssi ror och till sist sammanställer du materialet i en bildpresentation som är lätt att följa och får åhörarna att hålla fokus.

Hur du än väljer att gå till väga är chansen stor att du kommer att använda ett eller flera program i din dator som hjälper dig i ditt arbete. Idag finns det många digitala verktyg som kan hjälpa dig att skapa och framföra ditt budskap på ett professionellt och övertygande sätt. Ordbehandlingsprogram används för att skriva och formatera texter, exempelvis rapporter, erbjudanden eller kundpresentationer. Bildbehandlingsprogram hjälper dig att skapa visuellt tilltalande material som produktbilder, reklamblad eller infografik. Kalkylprogram kan användas för att organisera och presentera information, till exempel försäljningssi ror, budgetar eller kundanalyser.

I detta kapitel lär du dig hur olika programvaror kan användas för att skapa både muntliga och skriftliga presentationer. Vi ska också titta på hur du kombinerar text, bild, film och ljud för att förstärka ditt budskap och nå din målgrupp.

Målet är att du ska få verktyg och kunskap som hjälper dig att kommunicera e ektivt, oavsett om det handlar om ett projekt i skolan eller ett föredrag i en framtida karriär.

Centralt innehåll

• Programvaror för kommunikation, till exempel text- och bildbehandling (samt kalkylprogram).

Kapitlet tar upp:

• Skriva och strukturera ett tydligt manus

• Skapa ett digitalt bildspel

• Val och bearbetning av bilder och foton för att göra ditt budskap konkret och engagerande

• Utformning av diagram som visar data överskådligt och tydligt

• Att planera och öva ditt framförande

• Strategier för att hantera talängslan och växla nervositet till energi inför publiken.

Viktiga begrepp att lära sig

Syfte – Det mål du vill nå med din presentation.

Retoriska byggstenar (ethos, logos, pathos) – De element som skapar trovärdighet, tar upp fakta respektive väcker känslor.

Bildspel – Det digitala stöd (slides) som kompletterar ditt tal.

Diagram – Grafiska former (staplar, linjer och så vidare) som gör si ror lätta att tolka.

Speciale ekter – Animationer och övergångar som understryker poänger utan att störas.

Manuskort – Små stödordskort som hjälper dig hålla struktur och ögonkontakt.

Talängslan – Nervositet inför att tala, och hur du kan bemöta den.

En engagerad talare når fram till publiken.

5.1 En övertygande presentation

När man talar framför en grupp människor räcker det inte att bara läsa innantill. I så fall hade du kunnat nöja dig med att kopiera din text och dela ut den till publiken. Nej, att tala handlar om att fånga publikens intresse, göra dem engagerade och få dem att förstå saker de annars inte lagt märke till. Det handlar om att möta deras blickar och känna av stämningen i rummet. Kanske använder du en bild som väcker känslor, eller ett stapeldiagram som växer fram bit för bit för att göra en si ra levande. Ibland kan ett kort videoklipp förklara något som är svårt att göra med bara ord.

Att tala inför publik är en gammal konst som kallas retorik och även om vi inte ska gå igenom alla dess nesser kommer några grundläggande begrepp att hjälpa dig att forma presentationer som känns trovärdiga, logiska och berörande. Genom att visa vem du är bygger du förtroende, genom tydliga fakta leder du åhörarna längs ditt resonemang och genom att spela på känslor kan du skapa engagemang.

Företaget Ekofiber tillverkar och säljer ekologiska t-shirts.

5.1.1 Grundläggande begrepp

Det första du behöver tänka på när du ska tala inför en publik är vilket syfte din presentation har. Vill du framför allt informera dem och få dem att förstå något, eller är tanken att övertyga dem om någonting? Vilket syfte du har kommer att avgöra hur du lägger upp talet, vad du ska säga och kanske vilket tonläge du ska ha. Ska du vara allvarlig, lugnande eller vill du kanske locka till skratt?

Nästa steg är att sätta dig in i vem som ska lyssna. Vilka förkunskaper har de, vilka värderingar bär de med sig och vilka förväntningar har de på din presentation? Genom att anpassa både språk och exempel efter din publik ökar sannolikheten att ditt budskap landar precis där du vill.

5.1.2 Ekofiber

Anna arbetar som marknadsförare på Eko ber, ett nystartat företag som tillverkar ekologiska t-shirts. Som marknadskoordinator planerar hon kampanjer, analyserar målgrupper och samarbetar med reklambyråer. Hon har precis blivit klar med kampanjen för nästa år, “Ren T-Shirt – Från fabrik till garderob”, och förbereder sig nu för att presentera denna för sina chefer. Förhoppningen är att de ska gilla det hon säger, och godkänna kampanjen. Mötet är nästa vecka, så hon har gott om tid att planera hur hon ska lägga upp sin presentation.

5.1.2.1 STRUKTUR

Anna vet att en bra struktur är nyckeln till en lyckad presentation. En vanlig struktur är att man delar in presentationen i tre delar. I inledningen ger du åhörarna den bakgrund de behöver och förklarar varför ämnet är relevant. I huvuddelen går du in i presentationens kärna där du varvar fakta, personliga upplevelser och konkreta exempel för att stärka ditt budskap. I avslutningen avrundar du med att sammanfatta de viktigaste poängerna, kanske förklarar hur du ser att man kan gå vidare eller lämnar publiken med en fråga eller uppmaning som får dem att re ektera. Avslutningen är oftast det lyssnaren minns bäst, så här är det en god idé att lägga lite extra tid och energi.

Anna tänker att huvudsyftet med hennes presentation är att informera cheferna om hur kampanjen ser ut, men de måste också bli övertygade om att den kommer att vara e ektiv. Anna måste övertyga dem om att hennes idéer är värda att satsa på. Så hur ska hon göra det?

5.1.2.2

HUR MAN ÖVERTYGAR

Att kunna övertyga en publik handlar om mer än att rada upp fakta och si ror. Det handlar om att få publiken att tro på dig och det du berättar. Inom retoriken är detta en grundläggande byggsten som kallas för ethos. Ethos är den trovärdighet du visar upp genom dina erfarenheter, din kompetens och det sätt du presenterar underlaget på. När publiken upplever att du vet vad du talar om blir de mer mottagliga för de logiska argumenten och de känslor du vill väcka. Det här handlar om saker som att hänvisa till trovärdiga källor, men också om att ha ett bra språk eller att tala med lugn och tydlig röst. Forskning visar till exempel att talare som ofta använder utfyllnadsord som “eh”, “liksom” och “typ” framstår som mindre trovärdiga. Även saker som vilka bilder man använder i en powerpoint, eller vilka färger man har i ett diagram, påverkar hur människor uppfattar en presentation. Lite förenklat kan man säga att ju mer professionell man verkar, desto mer kommer folk att lyssna och tro på det du säger.

Psykologer har länge intresserat sig för något som kallas för Haloe ekten. Fenomenet upptäcktes redan på 1920-talet av psykologen Edward Thorndike. Han lade märke till att när människor uppfattar en positiv egenskap hos en person, till exempel en vänlig ton eller ett pro sigt utseende, så tillskriver vi dem automatiskt andra goda egenskaper, som kompetens och trovärdighet. Det är också så reklam fungerar: om vi ser en känd person vi gillar göra reklam för en produkt, så tänker vi automatiskt att också produkten är bra. Det här kan handla om allt från kläder och kroppsspråk till hur tydligt du pratar. I en presentation betyder det att ett professionellt yttre, ett säkert kroppsspråk och en klar röst kan få publiken att uppfatta dig som mer trovärdig, även innan du hunnit lägga fram dina idéer.

5.1.3 Ett första utkast

Anna sätter igång med att planera sin presentation. Cheferna vet förstås redan det mesta om hållbart mode eftersom det är företagets kärnverksamhet och grundidé. De behöver heller inte övertalas om att ekologiska t-shirts är rätt väg att gå. Istället måste Anna sälja in sin nya idé:att rikta kampanjen till en yngre målgrupp som värdesätter både stil och hållbarhet.

Hon kommer att inleda med att berätta hur bra det går för företaget just nu. Egentligen vet cheferna redan detta, men Anna tänker att detta gör dem på gott humör och mer mottagliga för hennes idéer. Att väcka känslor kallas inom retoriken för pathos, och är oerhört e ektivt för att övertyga en publik.

Sedan går hon in på själva huvuddelen där hon pratar om de vanor som dagens unga konsumenter har, och refererar till de kundundersökningar hon själv genomfört. I stället för att upprepa gamla fakta om återvinning, som publiken redan känner till, går hon vidare till just det som är nytt; nämligen hur den yngre publikens vanor skiljer sig från de äldre och vilka nya kommunikationskanaler som kan öppna dörrar för Eko ber.

Anna vet att hennes idéer om hur kampanjen ska se ut och vilken målgrupp den ska rikta sig till blir tydligare om cheferna Halo-e ekten

verkligen kan se det framför sig. Därför planerar hon att komplettera den muntliga delen av presentationen med ett bildspel som tydliggör det hon försöker förklara.

5.2 Digitala presentationsverktyg

När du håller en muntlig presentation är det inte ovanligt att du kommer vilja använda ett digitalt bildspel för att förtydliga och förstärka vad du har att säga. Detta bildspel kallas ofta för en presentation, men eftersom vi i den här boken använder ordet presentation för hela framföranden – ditt tal, kroppsspråk, tonläge och de bilder du använder – använder vi här ordet bildspel.

Ett bildspel består av era bilder, där varje bild kallas en slide. I denna slide samlar du text, bilder och diagram som stödjer det du säger. Hur många slides du ska använda beror så klart på vad det är du ska presentera, men en bra idé är att tänka att varje slide är som ett stycke i en text, och alltså ska behandla en enda idé. Här nns olika digitala program att välja mellan. Några vanliga är Powerpoint, Google presentationer och Prezi. När du öppnar programmet möts du ofta av färdiga mallar som gör att du direkt kan börja fylla bildspelet med innehåll. Genom att välja en mall som passar ditt ämne och din publik slipper du lägga tid på att konstruera en hel design från grunden.

Det är viktigt att komma ihåg att bildspelet är till för att förstärka det du säger. Du måste därför se till att välja bilder, färger och formuleringar som är lätta att tolka. Ju mer tid åhörarna måste lägga på att tolka och förstå det de ser i bildspelet, desto mindre kommer de att lyssna på det du säger. Man ska också komma ihåg att ett bildspel ska se professionellt ut, eftersom det ökar trovärdigheten.

När Anna öppnar sitt bildspelsprogram väljer hon därför en ganska enkel mall, eftersom hon tycker att hennes innehåll ska stå i fokus. Hon ser till att varje slide fokuserar på en enda idé och formulerar en kort stödpunkt högst upp. Eftersom hon vill kommunicera sin vision om hur den kommande reklamkampanjen ska se ut lägger hon också in en hel del gra ska element.

5.2.1 Välja bilder och foton

Ett vanligt sätt att använda ett bildspel är att visa foton och bilder som gör det du berättar mer konkret och minnesvärt. Man brukar säga att en bild säger mer än tusen ord, eftersom våra hjärnor både uppfattar och bearbetar bilder snabbare än text. Det är också ett kraftfullt sätt att väcka känslor. Du kan så klart med ord försöka förklara lidandet hos barn som svälter, men när publiken ser en bild på ett hungrande barn blir lidandet omedelbart och minnet av det stannar kvar mycket längre än någon text någonsin kan åstadkomma.

När du letar efter bilder är det viktigt att de verkligen stödjer det du säger. Man ska aldrig ha bilder bara för att fylla ut, utan fundera alltid på vilket budskap du vill att bilden ska förmedla. Kanske är det något konkret du vill förklara, som hur en produkt ser ut. Kanske vill du väcka en viss känsla och visar därför en bild på leende och glada människor. Undvik långa bildtexter utan låt bilden tala och förklara istället muntligt det som behövs.

Välj högupplösta bilder utan störande detaljer, så att åhörarnas ögon naturligt dras till det du vill framhäva. Bra bilder har också en klar komposition. Leta efter foton med en tydlig mittpunkt eller ledande linjer som styr blicken dit du vill. Kanske måste du beskära bilden, det vill säga ta bort delar av bilden som du inte vill ha med. Det kan handla om att du vill ta bort detaljer från bilden som stör, eller om att formatet inte riktigt passar. De esta program för bildspel har mängder med funktioner för att redigera och beskära bilder. Prova dig fram tills du blir nöjd. Kom bara ihåg att när du hittar bilder på nätet måste du kontrollera att du har rätt att använda dem. Det här är inget större problem så länge man gör presentationer för skolarbeten, men i yrkeslivet ställs större krav.

En bild förstärker ditt budskap. Om du talar om sommar passar en sådan här bild – om du hade visat ett vinterlandskap hade det inte passat.

5.2.2 Diagram

Ett annat gra skt inslag som är vanligt i ett bildspel är olika typer av diagram. Diagram nns i en mängd olika varianter, och används för att presentera si ror på ett sätt som är lätta att tolka. Statistik som handlar om hur Sveriges befolkning förändras över tid, eller hur försäljningen av skumtomtar ökar i december, förvandlas till former som staplar, linjer eller cirklar. Detta gör mönster och förhållanden tydligare och lättare att förstå.

Eftersom våra hjärnor snabbare uppfattar skillnader i höjd, längd eller vinkel än rena si ror kan ett väl valt diagram få publiken att direkt se vilka värden som är störst, hur något har förändrats över tid eller hur olika delar förhåller sig till helheten. För att diagrammet ska fungera behöver det ha tydligt markerade axlar med beskrivande etiketter och du måste välja färger som inte förvirrar.

Undvik onödiga e ekter som 3D-djup eller skuggor eftersom de ofta döljer det egentliga mönstret. I stället räcker det med raka enkla linjer och klara färger för att leda blicken åt rätt håll. Genom att hålla diagrammet rent och fokuserat låter du publiken lägga all sin energi på att förstå ditt budskap snarare än att tolka rörig gra k.

Ett diagram kan förtydliga si ror eller en utveckling i en text eller presentation. Se till att diagrammet är enkelt för läsaren eller tittaren att förstå, till exempel genom att använda olika färger.

När Anna planerar sin presentation tänker hon hänvisa till en färsk undersökning som visar hur intresset för ekologiska kläder bland unga har ökat år för år. För att få fram detta väljer hon ett streckdiagram med en röd kurva som stadigt stiger för varje år. Vid sidan av placerar hon en blå kurva som visar den faktiska andelen unga som köper Eko bers t-shirts,en linje som stiger men inte lika brant. Genom att ha båda kurvorna i samma diagram blir det tydligt för hennes chefer att det nns en efterfrågan hos unga konsumenter, men att företaget ännu inte lyckats utnyttja detta.

5.2.2.1 ANIMATIONER OCH SPECIALEFFEKTER

I bildspel kan du använda olika typer av animationer för att ge dina åhörare en tydligare upplevelse av budskapet, men också för att behålla intresset genom hela presentationen. Vanliga e ekter är att låta nya bilder tona in mjukt eller att text radas upp punkt för punkt. Du kan också låta bilder zooma in på en detalj eller låta ett diagram växa fram i etapper. För att e ekterna ska stärka ditt innehåll är det viktigt att de känns genomtänkta. Håll dig till ett par enkla övergångar och se till att samma typ av e ekt används genom hela bildspelet. Annars riskerar du att åhörarna blir mer upptagna av animationerna än av det du faktiskt säger.

Anna har valt att låta varje slide tona in i en mjuk övergång så att publikens fokus följer med utan att ryckas ur sitt lyssnande. När hon går igenom vad hon ska ta upp under sin presentation har hon animerat punkterna så att de kommer en i taget. Då vet hon precis var publikens fokus ligger.

När hon presenterar sitt diagram syns först bara den gröna kurvan som visar det växande intresset bland unga. När hon förklarat färdigt trycker hon fram den blå kurvan som visar att Eko bers försäljning inte riktigt hängt med.

Ett tag lekte hon med idén att låta bokstäverna yga in en efter en, men även om hon tyckte att det såg rätt häftigt ut insåg hon att detta inte skulle uppfattas som särskilt professionellt. Kanske fungerar det bättre om hon någon gång skulle presentera planer för en personalfest.

5.3 Att presentera för publik

Veckan börjar gå mot sitt slut och presentationen närmar sig med stormsteg. Anna har skrivit klart själva presentationen och bildspelet är färdigt. Hon känner sig nöjd, men vet samtidigt att detta bara är halva arbetet. Att hålla en presentation handlar om så mycket mer än att bara ha en text. Först och främst måste hon ju komma ihåg allt hon ska säga. Hon bestämmer sig för att skriva ett talmanus.

5.3.1 Talmanus

Ett talmanus är som ett säkerhetsnät när du ska tala inför en grupp. Manuset är inte talet i sig, utan ett verktyg som hjälper dig att hålla reda på strukturen och de viktigaste punkterna. Vissa talare skriver ut hela texten ordagrant, andra nöjer sig med korta stödord på små kort eller som punkter i notes-fältet i bildspelet. Valet av manusform handlar om hur trygg du vill vara med varje formulering och hur fri du vill känna dig när du verkligen står där framme.

Ett fullskrivet manus kan vara tryggt när ämnet är komplicerat eller när varje ord måste sitta exakt. Nackdelen är att du lätt fastnar i texten och tappar ögonkontakt med publiken. Med manuskort som bara innehåller talet i punktform, tvingas du istället formulera om dina tankar i korta fraser som du snabbt kan plocka fram i rätt ögonblick. Det ger större utrymme för spontanitet och gör att du lättare kan använda kroppen och ögonkontakt som en del av framträdandet.

Oavsett vilken form du väljer kräver manus både träning och memorering. Nästa steg är att öva så att du inte behöver läsa varje ord, utan kan tala fritt med manuset som en löpande hjälp i bakgrunden.

Memoreringstekniker

Att memorera ett långt tal kan kännas som en omöjlig uppgift, men det finns flera tekniker som hjälper dig på vägen.

• Dela upp talet i delar

Dela in ditt tal i mindre stycken eller teman. I stället för en lång text på en gång fokuserar du på “inledning”, “argument 1”, “argument 2”, “avslutning” och så vidare. Lär dig en del i taget.

• Visualisering

Vi har lättare att komma ihåg saker om vi ser det i bilder. Försök se det du pratar om för ditt inre. Om du pratar om hur du tänker dig att kunder ska uppleva en ny butik: se kunderna framför dig, hör sorlet.

• Använd ditt kroppsspråk

Koppla varje stycke i presentationen till en gest eller placering på scenen. När du övar framför spegeln tar du samma steg eller gör samma rörelse. När hjärnan använder olika delar samtidigt ökar dess förmåga att minnas.

• Ta pauser

Öva på talet flera gånger med en minuts paus emellan, sedan fem minuter och kanske en timme senare. Genom att sprida repetitionen över tiden sitter texten bättre i långtidsminnet.

• Motionera

Det låter kanske som ett påhitt, men forskning har faktiskt visat att motion både före och under inlärning stärker hjärnans minnesfunktioner.

5.3.2

Framförandet

Inom klassisk retorik kallas själva framförandet för actio, och det är det sista steget där allt du planerat i manus, stil och struktur plötsligt kommer till liv genom din röst, dina gester och din närvaro. Precis som en skådespelare behöver du som talare kliva in i en roll, känna in rummet och använda kroppsspråk och röstklang för att få ditt budskap att nå fram på rätt sätt. Actio handlar om att få publiken att både höra och se det du vill berätta, och att använda din egen energi och tydlighet för att väcka känslor, skapa kontakt och hålla kvar intresset ända till slutet av din presentationen.

5.3.2.1 RÖSTEN

Hur du använder rösten är avgörande för hur du når fram med ditt budskap. I retoriken kallas detta prosodi, och innefattar saker som tonhöjd, rytm, betoning och pauser.

Tala lugnt och tydligt. Om man är nervös är det lätt att öka tempot så här är det viktigt att se upp. Forskning visar att ett taltempo på omkring 120–150 ord per minut ger bäst förståelse hos åhörarna. Om du talar snabbare än cirka 200 ord per minut riskerar publiken att missa detaljer och tappa tråden. Vill du framhäva något särskild del i presentationen kan du testa att sänka tempot just där och kanske betona ett av de viktigaste orden extra mycket. Tänk också på att andas ordentligt.

Pauser är lika viktiga som orden. En paus på en till två sekunder efter ett viktigt påstående ger åhörarna tid att bearbeta informationen. För den som talar kan samma paus kännas som en evighet, men det är just i tystnaden som din poäng får störst genomslag. Ett tips är att markera pauserna i ditt manus eller räkna långsamt till två i huvudet innan du fortsätter.

Genom att växla mellan ett lugnare tempo vid tyngdpunkterna av presentationen och ett något snabbare mellan dessa, samt att lägga in väl avvägda pauser, styr du åhörarnas uppmärksamhet precis dit du vill. Och det är ju det som är målet.

Tänk på att använda ditt kroppsspråk för att förstärka innehållet i det du säger.

5.3.2.2 KROPPSSPRÅK

Det nns ett talesätt som säger att cirka 70 procent av all kommunikation sker genom kroppsspråket. Det kanske är en myt, men sant är i alla fall att ditt kroppsspråk kommer att kommunicera väldigt mycket. En rak men avslappnad hållning förmedlar självsäkerhet, medan hopkrupna axlar lätt kan tolkas som osäkerhet eller ointresse. Ett leende kommunicerar värme, medan en allvarlig min i rätt ögonblick understryker tyngden i det du säger. Ett vanligt problem är att man inte riktigt vet var man ska göra av händerna. Ofta blir de antingen korsade över bröstet, vilket kan ge ett intryck av avståndstagande, eller också blir de bara hängande utmed sidorna vilket ser oprofessionellt. Det är inget problem om man gör detta lite då och då, men tänk på att dina händer kan förstärka det du säger. Lyft dem framför dig, nästan som om du höll i en osynlig boll. När du sedan vill förstärka en poäng kan du göra en enkel handrörelse: till exempel höja handen en aning samtidigt som du talar om ett centralt ord eller sänka handen för att markera att du avslutar en tanke.

Slutligen måste du tänka på hur du rör dig i rummet. Att gå omkring för mycket ger ett nervöst intryck, men genom att till exempel ta några steg framåt när du vill trycka på en viktig poäng, låter du orden få liv. Det skapar en naturlig dynamik som håller publiken engagerad.

Genom att medvetet använda både röst och kroppsspråk förstärker du din ethos och gör din presentation mer levande och övertygande.

5.3.3 Talängslan

Veckan har gått och det är dags för Anna att kliva in i mötesrummet och presentera sin kampanj för cheferna. Hon har förberett sig noga, men när hon står där utanför dörren känns korridoren plötsligt längre och hon känner hur hjärtat slår snabbare än vanligt. Paniken stiger och hon undrar vad hon egentligen gett sig in på.

Att känna sig nervös när man ska tala för människor är fullkomligt naturligt och något nästan alla känner. Även professionella talare som kanske talat inför publik hundratals gånger kan känna sig nervösa. För vissa är nervositeten bara som ett litet pirr i magen, men för andra kan nervositeten faktiskt kännas så svår att man på riktigt tror att man kommer att dö! Som tur är nns det sätt att komma över, eller i alla fall mildra sin talängslan. Här är några råd att testa, både innan du står framför publiken och under själva framförandet.

5.3.3.1 ÖVA

Ju mer du övar, desto tryggare kommer du att känna dig. Därför måste du gå igenom din presentation era gånger, inte bara i huvudet utan högt, gärna framför en spegel eller inför en vän. På så sätt vänjer du dig vid ljudet av din egen röst och får automatiskt mindre fokus på de “eh” och “liksom” som annars lätt smyger sig in. Detta kan kännas ovant eller till och med lite fånigt, men det är väldigt e ektivt.

5.3.3.2 VISUALISERING

Visualisera presentationen, det vill säga blunda och försök se den framför dig. Det här är en teknik många idrottsstjärnor använder sig av: innan en tävling föreställer de sig precis hur det kommer att gå till när de vinner en match eller slår ett rekord. Föreställ dig hur du går upp på scen, möter publikens blickar och talar stadigt. Försök känna hur tryggt det känns och hur bra det går. Ha sedan med dig denna känsla in på scen.

För att bli en bra talare behöver du öva. De flesta är lite nervösa innan de ska hålla ett tal, men genom att öva kommer du att kunna innehållet och känna dig säkrare. Öva gärna framför en spegel.

5.3.3.3

REPETERA BÖRJAN

Repetera de första meningarna tyst för dig själv precis innan det är dags för presentationen. Att veta exakt hur du ska inleda ger dig extra trygghet, eftersom det ofta är precis i början man är som mest nervös. Glöm inte att ta några djupa, lugna andetag precis innan du går upp framför publiken. Det sänker pulsen och hjälper dig hitta ett jämnt röstläge.

5.3.3.4

FÄST BLICKEN PÅ RÄTT STÄLLE

När du väl står inför åhörarna är det bra om du möter dem med blicken. Om detta gör dig nervös, fäst blicken på andra saker som nns i rummet som tavlor och möbler. Så länge du låter blicken vandra runt kommer det knappast att märkas. Men som sagt, bäst är att faktiskt möta publiken med blicken.

Nervositeten brukar ge med sig så snart du är mitt i det du vill säga. Och genom att förbereda sig ordentligt och framförallt tala inför publik många gånger så blir det lättare och lättare. Till slut kanske du till och med tycker att det är roligt och spännande.

Anna tar några djupa andetag och går igenom presentationen en gång till. Hon vet precis hur hon ska inleda, och hon vet också av erfarenhet att så fort hon börjar tala kommer nervositeten att släppa. Hon håller sina manuskort tryggt i handen. De är numrerade i den ordning hon ska prata och färgmarkerade så att hon ser var inledning, kärna och avslutning tar vid. Hon öppnar dörren och kliver in.

Så framför du din presentation

Att hålla en presentation handlar inte bara om att kunna sitt ämne, utan om att framföra det på ett sätt som engagerar och övertygar.

Här är några konkreta tips att tänka på:

Före presentationen:

• Öva flera gånger. Träna högt, gärna framför en spegel eller en vän. Då vänjer du dig vid din röst och upptäcker vad som behöver justeras.

• Använd manuskort eller stödord. Det hjälper dig att minnas strukturen utan att läsa innantill.

• Visualisera. Föreställ dig hur det känns att stå där, se publiken och lyckas.

• Repetera starten. Att ha en tydlig inledning i huvudet ger trygghet.

Under presentationen:

• Tala tydligt och i lagom tempo. Ett för snabbt tal gör det svårt att hänga med.

• Använd rösten. Variera tonläge, tempo och volym för att markera vad som är viktigt.

• Pausa. Våga stanna upp efter en poäng. Det hjälper publiken att ta in budskapet.

• Använd kroppen. Stå stadigt, möt publikens blick och låt händerna förstärka det du säger.

Med träning och lite tålamod blir det lättare för varje gång. Ju mer du övar, desto tryggare kommer du att känna dig när det väl gäller.

Sammanfattning

PLANERING OCH STRUKTUR

Fundera över syftet med presentationen och dela in denna i inledning, huvuddel och avslutning. Inledningen sätter scenen, huvuddelen varvar fakta, exempel och anekdoter, och avslutningen knyter ihop budskapet och lämnar åhörarna med en tydlig slutsats .

DIGITALT BILDSPEL

Använd ett bildspel för att stödja ditt tal. Välj en professionell mall och låt varje slide behandla en idé med korta stödord och eventuella grafiska element eller diagram för tydlighet.

VISUELLA HJÄLPMEDEL

Bilder och diagram gör budskapet mer begripligt. Välj högupplösta foton med klar komposition, märk diagrammens axlar tydligt och undvik onödiga e ekter så att fokus stannar på innehållet.

FÖRBEREDELSER OCH MANUS

Öva ditt manus – antingen fullskrivet eller som stödord på manuskort – och memorera. Testa högt inför spegeln eller kamrat för att minska utfyllnadsord och stärka flytet.

FRAMFÖRANDET

Ta kontroll över talängslan med djupandning. Använd rösten med medveten tonhöjd, tempo och pauser, och låt öppet kroppsspråk och ögonkontakt förstärka din trovärdighet.

Genom en sammanhållen helhet lyfter du ditt budskap och behåller publikens engagemang till slutet.

Instuderingsfrågor

1. Varför är det viktigt att ha ett tydligt syfte när du planerar en presentation?

2. Vad menas med att anpassa sin presentation efter målgrupp?

3. Vilka tre delar brukar en presentation bestå av?

4. Vad är ethos, logos och pathos – och hur kan du använda dem i en presentation?

5. Vad är skillnaden mellan ett manus och manuskort? När kan man använda vilket?

6. Hur kan ett bildspel hjälpa till att förstärka det du säger?

7. Vad är viktigt att tänka på när du väljer bilder till en presentation?

8. Hur fungerar diagram i en presentation och varför används de?

9. Vad är animationer i ett bildspel, och vad bör man tänka på när man använder dem?

10. Hur påverkar ditt kroppsspråk och röst hur din presentation uppfattas?

11. Vad är talängslan, och hur kan du hantera den?

Övningsuppgifter

1. Välj två bilder till en presentation om hållbarhet. Förklara med en mening till varje bild vad den visar och varför du tycker att den passar.

2. Skriv en inledning till en presentation om ett fritidsintresse du har.

Den ska bestå av tre meningar: väck intresse, presentera ämnet, och förklara varför det är relevant.

3. Skriv manuskort till en 1 minut lång presentation om en känd person.

Använd bara stödord. Träna sedan på att tala fritt utifrån korten.

4. Gör ett bildspel med tre slides om ett valfritt ämne.

Varje slide ska ha en rubrik och minst en bild. Tänk på att varje bild ska förstärka det du vill säga.

5. Ställ dig framför en spegel och säg meningen: ”Jag vill visa varför det här är viktigt.”

Träna på att stå stadigt, använda händerna och ha ögonkontakt. Säg meningen tre gånger med olika tonfall. Fundera på vad som kändes bäst.

6. Lägg till en punktlista med animation i en slide du gjort. Titta på sliden med och utan animation. Vilken version tycker du är tydligast – och varför?

APL-uppgift

Planera och håll en kort presentation om din APL-plats inför dina klasskamrater. Tänk på att målgruppsanpassa presentationen. Skapa också ett bildspel som med både text och bilder beskriver din APL-plats. Träna på att tala fritt med stödord, inte manus.

Information och kommunikation

nivå 1

Kunskaper i information och kommunikation är grunden till god kundservice och gott bemötande, men också för framgångsrik marknadsföring av varor och tjänster. Genom att kunna söka, värdera och presentera information för olika målgrupper i olika situationer blir kommunikationen tydlig och meningsfull.

Information och kommunikation nivå 1 förklarar vad information betyder, hur man får fram den och vilka förutsättningar som krävs för att kommunikation ska fungera på ett tillfredsställande sätt.

Bokens många fallbeskrivningar visar kommunikationens betydelse och vikten av att undersöka och ta fram rätt information.

Information och kommunikation nivå 1 tar upp verbalt- och icke-verbalt språk, hur man planerar, genomför och utvärderar information- och kommunikationsinsatser. Boken ger också en introduktion till program för kalkyler, databaser och presentationer, med fokus på vad de kan användas till, samt lagar och regler som gäller inom området.

Information och kommunikation nivå 1 är tydligt kopplad till ämnesplanen för Gy25 och varje kapitel är knutet till en eller flera punkter från ämnets centrala innehåll.

I varje kapitel i boken finns bland annat fallbeskrivningar, reflektionsfrågor, instuderingsfrågor och APL-uppgifter eller övningsuppgifter.

Elisabeth Ekström är legitimerad yrkeslärare inom handel och medieämnen, redaktör och journalist. Hon har arbetat på försäljnings- & serviceprogrammet samt med journalistik, kommunikation och marknadsföring i många år.

Mattias Hällerö är legitimerad lärare i svenska, filosofi samt medieproduktion. Han är utbildad journalist och har ett mångårigt förflutet inom servicebranschen. För närvarande arbetar han som gymnasielärare på ekonomiprogrammet där han undervisar som förstelärare i svenska och filosofi.

ISBN 9789151118277