MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
CÓDIGO : MNCS-01
VERSIÓN : 01
FECHA 14/10/2022
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4.5. Políticas
Laspolíticas que adoptaráSEMPERTEX para laprotección de datos personales sonlas siguientes:
4.5.1. POLITICADE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GRUPO SEMPERTEX Sempertex de Colombia SAS, sociedad domiciliada en la ciudad de Barranquilla, Atlántico en la dirección Vía 40 # 64-198 Zona Industrial Loma 3 y Sempertex ZF S.A.S, sociedad domiciliada en la ciudad de Galapa, Atlántico en la dirección Lote 311-316 Zona Franca Internacional del Atlántico ZOFIA (en delante GRUPO SEMPERTEX), con correo electrónico: cumplimiento@sempertex.com; actuando en su calidad de responsables del tratamiento de datos personales, adoptan la presente política para el tratamiento de datos personales conforme a lo siguiente:
GRUPO SEMPERTEX implementa esta “Política para el Tratamiento de Datos Personales” con el fin de que los titulares de los Datos Personales recolectados y almacenados por la Empresa puedan ejercer sus derechos establecidos bajo las normas vigentes que le sean aplicables a nivel nacional e internacional (dando alcance al Reglamento Europeo de Protección de Datos – GDPR).
4.5.1.1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
GRUPO SEMPERTEX podrá (i) recolectar, (ii) actualizar, (iii) usar, (iv) almacenar, (v) procesar, (vi) circular los datos personales a sus asociados de negocio cuando el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca, (vii) transferir internacionalmente los datos cuando el Titular haya otorgado su autorización expresae inequívocay siempre que se cumplan los requisitos legales para ello (viii) realizar transmisiones internacionales de datos personales para permitir que terceros actuando en calidad de Encargados del Tratamiento, traten los datos por cuenta de SEMPERTEX y (viii) Eliminar los datos personales conforme a sus tablas de retención documental y en aquellos eventos en que lo prescriba la Ley.
4.5.1.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
De acuerdo con la naturaleza del vínculo de cada persona natural con GRUPO SEMPERTEX, los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:
o Los datos Personales de candidatos a procesos de selección de personal, empleados, exempleados y pensionados de GRUPO SEMPERTEX, serán tratados con las siguientes finalidades: (i) Finalidades propias de la gestión de recursos humanos como lo son: gestión de personal, promoción y selección de personal, formación de personal, control de horario, gestión de nómina. prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales. (ii) Capacitación, formación, educación y cultura otras enseñanzas y eventos. (iii) Gestiones propias del trabajo y bienestar social como formación profesional ocupacional, prestaciones de asistencia social, protección del menor. (iv) Gestión contable, fiscal y administrativa. (v) Justicia -
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procedimientos judiciales (vi) Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones. (vii) Gestión de estadísticas internas. (viii) Procedimientos administrativos. (ix) Asuntos relacionados con servicios de salud de competencia del empleador como registro de citas médicas u odontológicas, gestión autorizaciones servicios de salud, historial clínico. (x) Acceso a subsidios. (xi) Gestión financiera. (xii) Seguridad y control de acceso a edificios. (xiii) Gestión administrativa. (xiv) Transporte de pasajeros (empleados desde y hasta el sitio de trabajo) Reservas y emisión de tiquetes de transporte. (xv) Marketing. (xi) fidelización.
o Los datos personales de personas que visiten las instalaciones físicas de GRUPO SEMPERTEX serán tratados con las siguientes finalidades: (i) Gestión y procesos administrativos de acceso a las instalaciones (ii) Seguridad Seguridad y control de acceso a edificios (iii) Defensa jurídica.
o Datos personales de clientes, asistentes a eventos de mercadeo, personas que se registran en la página web www.sempertex.com y shop.sempertex.com serán tratados con las siguientes finalidades: (i) Venta y facturación (ii) Marketing a través de correo electrónico, redes sociales, mensajes de datos o por vía telefónica(iii) Fidelización de clientes a través de correo electrónico, redes sociales, mensajes de datos o por vía telefónica (iv) Actividades de publicidad y prospección comercial como envío de publicidad propia y de terceros, ofrecimiento de productos y servicios (v) Capacitación e invitaciones a capacitación (vi) Gestión de estadísticas internas, (vii) fines históricos, científicos o estadísticos (viii) Sistemas de ayuda a la toma de decisiones en materia de publicidad y prospección comercial (ix) Publicidad y prospección comercial –Segmentación de mercados y análisis de perfiles y (x) Vinculación de proveedores
o Los datos personales de contratistas, proveedores, excontratistas y ex proveedores serán tratados con la finalidad de gestión contable, fiscal y administrativa, seguridad y seguridad y control de acceso a edificios.
o Los datos personales de distribuidores de GRUPO SEMPERTEX o interesadosenser distribuidores de GRUPOSEPMPERTEX, que se inscriban en lapágina web de GRUPO SEMPERTEX, serán tratados conlas finalidades enunciadas anteriormente para clientes, asistentes a eventos de mercadeo, personas que se registran en la página web www.sempertex.com y shop.sempertex.com y adicionalmente su número de contacto será publicado en la página web conforme a la autorización otorgada para tal efecto.
o Datos personales de naturaleza pública de hijos de empleados y asociados de negocio, cuya obtención haya sido autorizada en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015, los datos personales serán tratados con la finalidad de enviar detalles en épocas especiales del año como navidad y/o fin de año.
4.5.1.3.
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DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
o Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO SEMPERTEX o sus encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
o Solicitar pruebadelaautorización otorgadaaGRUPO SEMPERTEX salvo cuandoexpresamenteseexceptúe comorequisitoparaelTratamiento, de conformidadconloprevistoenelartículo10de laLey1581 de2012
o Ser informado por GRUPO SEMPERTEX o su Encargadodel Tratamiento (de ser el caso), previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
o Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
o Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
o Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
o Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.
4.5.1.3.1. PROTECCIÓN DE DERECHOS GDPR
Los siguientes derechos de los titulares residentes en la Unión Europea están protegidos y regulados en GRUPO SEMPERTEX:
(a) El derecho a estar informado sobre el uso de los datos personales,
(b) El derecho a tener acceso a los datos en poder del responsable del Tratamiento,
(c) El Derecho a Rectificar los datos en poder del responsable,
(d) El Derecho al Olvido, mediante el cual el titular de los datos puede solicitar la eliminación de todos sus datos que ya no requieren ser procesados,
(e) El derecho a restringir el Procesamiento de los Datos Personales,
(f) El Derecho a la Portabilidad de los datos, incluyendo una copia de sus datos personales y,
(g) El Derecho a Objetar el procesamiento de los datos, por motivos relativos a su situación particular, informada al responsable del Tratamiento.
El Titular tiene derecho a no ser objeto de decisiones con fundamento exclusivo en procesos automatizados que lo afecten, incluyendo, pero sin limitarse a la eventual asignación de perfiles o mancillar la virtud del Titular de los datos,
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como también a conocer los criterios bajo los cuales se construyen dichos perfiles.
4.5.1.4. RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE TITULARES
El oficial de protección de datos personales de GRUPO SEMPERTEX, con su equipo de trabajo, tiene a su cargo dar el trámite de las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, el canal para recibir y atender las peticiones las peticiones, consultas y reclamos será el correo electrónico: cumplimiento@sempertex.com