PROCc-01-FR_Charte-ESG-fournisseurs-sous-traitants

CHARTE ESG

Environnement, Social et Gouvernance

FOURNISSEURS

ET SOUS-TRAITANTS

01 02 03 04 Table des matières Introduction Conformité et Dispositif d’Alerte

Le Respect des Droits de l’Homme et des Normes de Travail

La Protection de la Santé et de la Sécurité

La Préservation de l’Environnement L’Éthique des A aires

Introduction

Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche volontariste de Responsabilité Sociétale et Environnementale.

C’est pourquoi, nous attendons de nos partenaires1 qu’ils partagent nos valeurs et qu’ils fassent preuve du même engagement que Samsic, à agir de manière durable et responsable.

La présente Charte formalise les engagements essentiels que nous attendons de nos partenaires (fournisseurs, sous-traitants et prestataires de services), notamment en matière de respect des critères sociaux, environnementaux et éthiques.

Dans le cadre du devoir de vigilance du Groupe Samsic, l’adhésion de chaque partenaire à la Charte ESG2, constitue une étape incontournable dans notre processus de sélection. En s’engageant à la respecter, le Fournisseur ou Sous-traitant s’engage aussi à ce que ses propres partenaires la respectent et mettent en œuvre, l’ensemble des principes qui y sont exposés, dans le respect des législations internationales, nationales et des dispositions contractuelles applicables. Il s’engage à recevoir éventuellement les auditeurs qui pourront être mandatés pour en vérifier l’application et le cas échéant, à prendre toute mesure corrective dans un objectif d’amélioration continue.

La présente Charte est l’un des fondements des relations de confiance que le Groupe Samsic souhaite entretenir avec ses Fournisseurs et Sous-traitants, elle sera annexée à chaque contrat conclu avec ces derniers. Par conséquent tout manquement à cette Charte est susceptible d’entraîner les sanctions prévues audit contrat.

Cette Charte pourra évoluer en fonction des expériences pratiques, changements de circonstances et exigences légales. Samsic continuera donc à veiller à ce que cette Charte soit régulièrement revue, mise à jour et communiquée à tous ses partenaires.

1 : désignés collectivement comme « le Fournisseur » au sein de la présente Charte

2 : Environnement, Social et Gouvernance

Le

Respect des Droits de l’Homme

et des Normes de Travail

Le Respect des Droits de l’Homme et des Normes de Travail

Diversité et Inclusion

Dans les conditions prévues par la convention C111 de l’OIT, et sous réserve de règles locales spécifiques, le Fournisseur s’engage à ne pas exercer de distinction, exclusion ou préférence fondée sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l’opinion politique, l’ascendance nationale ou l’origine sociale, qui a pour e et de détruire ou d’altérer l’égalité de chances ou de traitement en matière de recrutement, emploi, formation, promotion ou licenciement.

Le Fournisseur respecte la législation locale en termes d’emploi des personnes en situation de handicap

Respect des personnes et lutte contre le harcèlement

Le Fournisseur doit traiter ses salariés avec dignité et respect. Tout abus verbal et physique et toute menace d’abus ainsi que le harcèlement sexuel et toute forme de harcèlement (physique, psychique, moral, ou verbal), de contrainte physique ou mentale, est proscrit.

Travail volontaire

Le Fournisseur s’engage à ne pas avoir recours au travail forcé ou obligatoire tel que défini dans les conventions C29 et C105 de l’OIT (le travail forcé ou obligatoire étant défini comme tout travail ou service exigé d’un individu sous la menace d’une peine quelconque et pour lequel ledit individu ne s’est pas o ert de plein gré) ; et n’aura recours qu’à des recrutements volontaires. Le Fournisseur est responsable du paiement de tous les frais concernant le recrutement et l’emploi des travailleurs (par exemple permis et taxes) lorsque cela est légalement requis.

Le Fournisseur s’engage à ne pas avoir recours au travail illégal ou dissimulé tel que défini par les règles des pays dans lesquels il intervient.

Interdiction du travail des enfants

Le Fournisseur s’engage à appliquer les dispositions relatives à l’élimination du travail des enfants, à la protection des enfants et des adolescents, définies par les conventions de l’OIT. Il s’engage en particulier à ne pas employer de personnes n’ayant pas atteint l’âge minimum requis pour travailler en vertu des conventions C138 et C182 de l’OIT.

Temps de travail et rémunération

Le Fournisseur respecte la législation locale en matière de temps de travail et de salaire minimum, et s’engage à verser de façon régulière leurs salaires aux employés ainsi qu’à payer les charges sociales en vigueur. Le Fournisseur s’engage à rémunérer les heures supplémentaires conformément aux taux définis par la législation locale applicable.

Liberté d'association et négociation collective

Le Fournisseur s’engage à respecter les principes de liberté d’association, de protection du droit syndical et de négociation collective de la convention C87 de l’OIT, dans le respect de la législation locale, et doit veiller à n’interférer en aucun cas dans l’exercice de ces droits. Les employés du Fournisseur sont libres d 'adhérer ou non à un syndicat ou une délégation des employés de leur choix, sans subir de menace ou d'intimidation. Les salariés ne doivent pas faire l’objet de discrimination du fait de l’exercice de ces droits.

La Protection

de la Santé et de la Sécurité

La Protection de la Santé et de la Sécurité

Le Fournisseur s’e orce de maintenir un environnement sûr protégeant la santé. Il veille à ce que ses activités et équipements ne nuisent pas à la santé et à la sécurité de son personnel, de ses sous-traitants, des intervenants liés à l’opération, des populations avoisinantes, et des utilisateurs de ses produits.

Le Fournisseur se montre proactif sur les questions d’hygiène et de sécurité

Les risques liés à son activité doivent être identifiés et évalués. Le Fournisseur prend toute mesure utile pour limiter et, dans la mesure du possible, éliminer ces risques. Il doit prendre des mesures préventives contre les accidents et les maladies professionnelles

Les entités du Groupe Samsic œuvrent activement à l’amélioration de la sécurité de toutes les personnes qui travaillent sur leurs sites, ainsi que sur les sites de leurs clients. L’intégrité physique des personnes étant en jeu, les entités du Groupe Samsic exigent de leurs Fournisseurs et de leurs sous-traitants qu’ils aient un niveau d’exigence identique pour la sécurité du travail lorsqu’ils interviennent sur des sites du groupe.

Afin de respecter cette exigence, le Fournisseur doit procéder à des évaluations régulières des risques sur le lieu de travail et la mise en place des contrôles des risques et des mesures de précautions adéquates.

A cet égard, il est de la responsabilité du Fournisseur, et ses éventuels sous-traitants, de signaler toute anomalie ou situation à risque constatée au Directeur du site du Groupe Samsic sur lequel ils interviennent.

La Préservation de l’Environnement

La Préservation de l’Environnement

Les activités du Fournisseur sont conformes à la réglementation en vigueur relative à la protection de l’environnement. Le Fournisseur est en possession de tous les certificats et/ou autorisations requis pour exploiter ses sites ou mener à bien ses activités.

Dans une logique d’amélioration continue, le Fournisseur mettra en place autant que possible des initiatives vertueuses pour atteindre les meilleurs standards en matière de préservation de l’environnement, tant pour ses produits que pour son système de management, notamment en ce qui concerne la protection de la nature, le maintien de la biodiversité et des écosystèmes, l’épuisement des ressources naturelles, la gestion des déchets et des substances toxiques. Il s’e orce de prévenir ou de minimiser les conséquences de son activité sur l’environnement en prenant toute initiative pour promouvoir une plus grande responsabilité environnementale. Il s’e orce de limiter les nuisances aux riverains, de réduire ses consommations d’énergie, les rejets dans l’eau, l’air et le sol et les déchets générés dans les di érentes étapes de fabrication, de transport, d’installation sur site, de commercialisation des produits et services, et d’élimination des déchets.

Le Fournisseur intègre les critères de respect de l’environnement, d’hygiène et de sécurité dans l’achat de produits et services, la conception, la réalisation et la mise en œuvre de ses propres produits et services, afin de réduire leur impact dans ces domaines tout au long de leur cycle de vie, tout en maintenant et/ou en améliorant leur qualité. Il s’engage au minimum à se conformer aux lois et aux normes qui lui sont applicables localement, ainsi qu’aux lois s’appliquant dans le(s) pays de destination du produit.

L’Éthique des A aires

L’Éthique des A aires

Les entités du Groupe Samsic et leurs Fournisseurs ont pour principe la loyauté afin d’instaurer et de maintenir des relations de confiance durable.

Libre-concurrence

Les entités du Groupe Samsic se comportent avec honnêteté et équité envers tous leurs Fournisseurs, quelles que soient la taille de leur activité et leur condition, dans le respect du cadre propre à chaque pays que tout collaborateur s’applique à bien connaître. Les collaborateurs et entreprises du groupe mènent tout achat en suivant le principe de la concurrence loyale et ouverte. De la même manière, les Fournisseurs doivent exercer leurs activités en respectant les principes de loyauté des pratiques commerciales et de libre concurrence.

Corruption et trafic d'influence

Le Fournisseur conduit ses activités conformément aux principes d’honnêteté, d’équité et aux règlements applicables en matière d’interdiction de la corruption dans les transactions commerciales. La négociation et l’exécution des contrats ne doivent pas donner lieu à des comportements ou faits pouvant être qualifiés de corruption active ou passive, ou de complicité de trafic d’influence ou de favoritisme.

Lutte contre le blanchiment d’argent

Le Fournisseur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour respecter la réglementation applicable à la lutte contre le blanchiment d’argent dans le cadre de son activité.

Conflits d’intérêt

Le Fournisseur s’engage à identifier et à résoudre les conflits d’intérêts éventuels ou réels dans le cadre de ses activités avec Samsic. Les conflits d’intérêts correspondent aux circonstances susceptibles de soulever des doutes quant à la capacité à faire preuve d’objectivité dans le cadre de ses activités. Tel est le cas lorsque les intérêts privés d’un collaborateur influencent ses décisions ou ses actions au travail.

Politique cadeaux et invitations

Le Fournisseur veille à ne jamais compromettre l’intégrité du collaborateur Samsic en s’engageant à ne pas lui o rir ou accepeter de recevoir de cadeaux ou autres avantages quels qu’ils soient, que ce soit pour eux-mêmes, leur conjoint, leur famille et les personnes de leur entourage ; afin de respecter l’intégrité, l’indépendance de jugement et l’objectivité dudit collaborateur dans ses relations avec le Fournisseur. Les cadeaux o erts en tant que simple manifestation de courtoisie ne sont acceptables que s’ils sont exceptionnels, limités en valeur, et conformes aux usages les plus raisonnables du pays et de la profession. Il convient au contraire de refuser les cadeaux dont la valeur ou le caractère sont excessifs. Samsic souhaite instituer avec ses Fournisseurs un climat de confiance pouvant être renforcé par les repas d’a aires ; ces derniers doivent cependant être limités au strict nécessaire et éviter d’être somptuaires. Nous vous rappelons qu’en cas de participation à un appel d’o res, privé ou public, aucun cadeau ou repas d’a aires n’est permis pendant toute la durée de l’appel d’o res. Il en va de même pendant toute période sensible telle que par exemple en période d’évaluation.

Restrictions commerciales

Le Fournisseur garantit qu’il ne mène pas d’activités en violation des sanctions économiques internationales en vigueur ou des lois et réglementations applicables en matière de contrôle des exportations et qu’il n’assiste aucune tierce partie à contrevenir à ces sanctions, lois et réglementations.

Protection des données, propriété intellectuelle et confidentialité

Dans le cadre de la relation entre Samsic et le Fournisseur, des données sont susceptibles d’être collectées, traitées, stockées et utilisées par chacune des Parties.

Le Fournisseur s’engage à se conformer à toute loi applicable localement en terme de protection des données et de propriété intellectuelle, notamment à respecter le Règlement (UE) n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données («RGPD») .

Le Fournisseur s’engage à mettre en œuvre toutes mesures techniques et organisationnelles nécessaires et appropriées pour protéger les données personnelles et confidentielles.

Conformité et Dispositif d’Alerte

Samsic reconnait que le respect de cette Charte est un processus dynamique : chaque Fournisseur est encouragé à améliorer en continu ses activités et méthodes.

Il est rappelé que l’adhésion à cette Charte constitue l’un des critères évalués par Samsic au cours du processus de sélection. Le Fournisseur doit mettre en place toute action pour satisfaire aux exigences de conformité requises, notamment en complétant tout questionnaire ou document, en participant à toute enquête nécessaire à la vérification de leur conformité. De même, Samsic peut également demander au Fournisseur de se soumettre à un audit de conformité mené par Samsic ou un prestataire désigné.

Les Fournisseurs ont un rôle clef à jouer en matière d’éthique et d’intégrité.

Les risques de non-conformité à cette Charte, à une réglementation internationale ou locale peuvent être dénoncés.

Le Groupe Samsic dispose d'un système d'alerte. Pour en savoir plus sur notre système d’alerte, nous vous invitons à consulter l’annexe 1 « Dispositif d’alerte du Groupe Samsic ».

Annexe 1

Dispositif

d’Alerte du Groupe Samsic

Toute personne œuvrant au sein du Groupe Samsic ou tiers au groupe qui a connaissance ou suspecte en toute bonne foi un comportement illicite ou contraire à la présente Charte ESG, à toute réglementation internationale ou locale, peut émettre un signalement en toute confidentialité, en contactant la ligne éthique alert@samsic.com

Les représailles contre les lanceurs d’alerte ne seront pas tolérées et les signalements seront traités par des collaborateurs qualifiés soumis à une obligation de confidentialité renforcée.

Le Groupe Samsic traitera les alertes en menant les investigations nécessaires, de manière confidentielle, dans le respect des lois, règlements et procédures applicables à chaque pays.

CHARTE ESG

Environnement, Social et Gouvernance

FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS

• La société....................................................................................................................................................................................................

• au capital de...........................................................................................................................................................................................

• enregistrée sous le numéro...................................................................................................................................................

dont le siège social se situe.......................................................................................................................................................

représentée par......................................................................................................................................................................................

en qualité de........................................................................................................................................ dûment habilité(e)

Reconnait avoir pris connaissance de toutes les dispositions de la Charte ESG Fournisseurs et Sous-Traitants de Samsic et s’engage à en respecter les principes, tout au long de sa relation avec les sociétés du groupe.

Signature du représentant de habilité

Cachet de la société

Fait à..................

Le.......................................................................