Руководство пользователя программы «Bon Sens» Настройка программы Данное руководство пользователя содержит описание по настройке программы «Bon Sens» (Далее — Программа). 1. Настройка программы 1.1.Настройка данных о предприятии В Программу необходимо внести перечень всех организаций, от имени которых работает предприятие. Это могут быть как юридические лица, так и физические лица — частные предприниматели. Информация об организациях вводится в меню: «Предприятие — Организации». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». Для каждой организации указывается краткое наименование и полное наименование, физическое или юридическое лицо, префикс номеров документов. Префикс номера представляется собой от одного до трех символов, которые будут устанавливаться в номерах документов в зависимости от выбранной организации. Например, если для организации «Добро» установить префикс номера «Д», тогда номера создаваемых документов будут иметь такой вид: Д0000000001, Д0000000002 и так далее.
В карточке организации указываются следующие данные: Закладка «Коды организации»: индивидуальный налоговый номер (ИНН), код ЕДРПОУ, номер свидетельства. Закладка «Номера регистрации»: дата регистрации предприятия, номер регистрации, кем зарегистрирована организация. Закладка «Контактная информация»: адреса и телефоны организации. С помощью меню «Предприятие — Физические Лица» вводится информация об сотрудниках предприятия (директор, главный бухгалтер, менеджеры и прочее). Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». Для физического лица указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол и контактная информация (адреса и телефоны).
С помощью меню «Предприятие — Должности организаций» вводится информация о должностях сотрудников предприятия (директор, главный бухгалтер и прочее). Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить».
Соответствие физического лица занимаемой должности вводится с помощью меню «Предприятие — Ответственные лица организации». Для каждой организации необходимо указать, с какого числа физическое лицо занимает ответственную должность. В Программе имеется 3 ответственных должности: Руководитель, Главный бухгалтер и Начальник технического отдела. По мере изменения сотрудников, занимаемых данные должности, необходимо добавлять в данное окно запись с датой изменения и новым
физическим лицом.
1.2.Изменение курсов валют Для различных материалов в Программы цены задаются в различных валютах. Поэтому необходимо при колебаниях курсов вносить изменения в Программу, указывая новый курс. Для этого необходимо открыть меню «Предприятие — Валюты», щелкнуть 2 раза по строке с валютой, в разделе «История курсов» нажать кнопку «Insert» или «Действия - Добавить», ввести дату изменения курса, курс и кратность валюты. Программа поставляется с 3 валютами: Гривна (для Украины) / Рубль (для России), Доллар США, и Евро. Если необходимо ввести дополнительные валюты нажимаем кнопку «Insert» или «Действия — Добавить», указываем код, краткое и полное наименование валюты, а также параметры прописи для русского и украинского языка. Код валюты соответствует коду иностранной валюты согласно классификатора банков. Также вводим курс и кратность валюты.
1.3.Ввод заказчиков Список заказчиков, с которыми работает предприятие, вносится через меню
«Предприятие — Контрагенты». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». Список контрагентов разделен на 2 папки: Заказчики и Поставщики.
Для контрагента необходимо указать наименование и полное наименование, юридическое или физическое лицо. Для юридического лица вводится: индивидуальный налоговый номер (ИНН), номер свидетельства плательщика НДС, код по ЕГРПОУ. Для физического лица вводится: ФИО, документ удостоверяющий личность, код по ДРФО, индивидуальный налоговый номер (ИНН), номер свидетельства плательщика НДС. На закладке «Контакты» необходимо внести адреса и телефоны контрагента, а также указать контактных лиц.
Обратите внимание, что Заказчика также можно внести непосредственно в момент выполнения просчета Заказа. 1.4.Ввод материалов Материалы, используемые в просчетах, вводятся через меню «Настройка калькуляции — Настройка материалов». В левой части окна выводится список групп материалов. Для ввода новой группы необходимо нажать кнопку «Добавить», ввести наименование группы материалов и нажать «Сохранить». Изменять порядок вывода групп материалов можно с помощью мышки, перетаскивания строки. При щелчке по группе материалов в правой части окна выводится список материалов, входящих в группу. Ввод нового материала производится по кнопке «Добавить». Необходимо ввести наименование материала, единицу измерения, дополнительные параметры и нажать «Сохранить». Изменять порядок вывода материалов можно с помощью мышки, перетаскивания строки. Для каждого материала закупочная цена с учетом всех налогов, валюта цены, поставщик, вид наличия. В строке с материалом также выводятся параметры материала и дата последнего изменения цены. Виды наличия используются при выборе материалов в ручном просчете и служат для сигнализирования сметчика о том, есть ли данный материал на складе, или материал редко используемый и его необходимо приобретать под конкретный заказ. Если материал не надо отображать при выборе материалов в ручном просчете, необходимо установить птичку «Скрыть». После ввода информации необходимо нажать кнопку «Сохранить». Внимание! При переключении между группами без нажатия кнопки «Сохранить» все изменения будут утеряны. По кнопке «Изменить» можно выполнить замену единицы измерения, изменить наименование материала. По кнопке «Перенести» можно выполнить перенос материала из одной группы в другую.
1.5.Ввод производственных операций Производственные операции используются операциям». Детальнее в пункте 1.12.
при
методе
расчета
зарплаты
«По
Производственные операции используются в программе для расчета заработной платы. Производственная операция представляет собой некоторый технологический процесс для производства некоторого изделия. Для ввода операций необходимо нажать «Настройка калькуляции — Настройка операций». В левой части окна выводится список групп операций. Для ввода новой группы необходимо нажать кнопку «Добавить», ввести наименование группы операций, должность и нажать «Сохранить». Изменять порядок вывода групп операций можно с помощью мышки, перетаскивания строки. При щелчке по группе операций в правой части окна выводится список операций, входящих в группу. Ввод новой операции производится по кнопке «Добавить». Необходимо ввести наименование операции, единицу измерения, должность и нажать «Сохранить». Изменять порядок вывода операций можно с помощью мышки, перетаскивания строки. Для каждой операции указывается стартовый тариф, отметка применения стартового тарифа для каждого изделия, минимальный порог, минимальный тариф, максимальный порог, максимальный тариф, время выполнения операции. При расчете вычисление суммы по операции производится по такой формуле: Тариф за единицу = «Максимальный тариф» - («Количество» - «Количество операций, после которых уменьшается тариф») * «Максимальный тариф» - «Минимальный тариф») / («Количество операций, после которых тариф будет постоянным» - «Количество операций, после которых уменьшается тариф») Если вы не хотите использовать плавающий тариф, тогда необходимо заполнить только стартовый тариф и установить отметку «Применять стартовый тариф на каждое изделие» по каждой операции. После ввода информации необходимо нажать кнопку «Сохранить». При переключении между группами без нажатия кнопки «Сохранить» все изменения будут утеряны. По кнопке «Изменить» можно выполнить замену единицы измерения, изменить
наименование операции. По кнопке «Перенести» можно выполнить перенос операции из одной группы в другую.
1.6.Ввод расценок почасовой оплаты труда Почасовая оплата труда используется при методе расчета зарплаты «По часам». Детальнее в пункте 1.12. Часовой тариф по каждой должности задается с помощью меню «Настройка калькуляции — Расценки оплаты труда по должностям». Необходимо указать тариф за 1 час работы по каждой должности и с какой даты он действует. При изменении тарифа необходимо внести новую строку с новым тарифом и датой, с которой он действует. Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». В Программе существует 4 должности: Слесарь, Электрик, Оформитель, Монтажник.
1.7.Ввод материалов для фрезеровки Материалы для фрезеровки вводятся через меню «Настройка калькуляции — Настройка разделов калькуляции». В окне «Вид настройки» выбираем «Фрезеровка». Ввод новых материалов осуществляется по кнопке «Добавить». Необходимо ввести наименование материала и единицу измерения и нажать «Сохранить». Изменять порядок вывода материалов можно с помощью мышки, перетаскивания строки. Для материала указывается цена с учетом всех налогов и валюта цены. Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить». По кнопке «Изменить» можно выполнить изменение наименования материала.
1.8.Ввод материалов для широкоформатной печати Материалы для широкоформатной печати вводятся через меню «Настройка калькуляции — Настройка разделов калькуляции». В окне «Вид настройки» выбираем «Широкоформатная печать». Ввод новых материалов осуществляется по кнопке «Добавить». Необходимо ввести наименование материала и единицу измерения и нажать «Сохранить». Изменять порядок вывода материалов можно с помощью мышки, перетаскивания строки. Для материала указывается цена с учетом всех налогов и валюта цены. Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить». По кнопке «Изменить» можно выполнить изменение наименования материала.
1.9.Ввод дополнительных услуг Дополнительные услуги используются в Программе для тех работ, которые предприятие не выполняет самостоятельно, а перезаказывает их у сторонних организаций — субподрядчиков.
Дополнительные услуги вводятся через меню «Настройка калькуляции — Настройка разделов калькуляции». В окне «Вид настройки» выбираем «Дополнительные услуги».
Ввод новых услуг осуществляется по кнопке «Добавить». Необходимо ввести наименование услуги и единицу измерения и нажать «Сохранить». При расчете заказа для дополнительных услуг применяется процент наценки, заданный в настройках программы. Если для услуги не надо применять наценку — устанавливаем отметку «Без наценки». Если необходимо задать для некоторой услуги процент наценки, отличный от установленного в настройках программы, необходимо ввести произвольный процент в поле «% наценки». Изменять порядок вывода материалов можно с помощью мышки, перетаскивания строки. Цены для услуг не указываются, при расчете заказа вводится вручную сумма дополнительной услуги. Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить». По кнопке «Изменить» можно выполнить изменение наименования услуги. 1.10. Ввод транспортных средств Ввод транспортных средств, которые используются при расчете заказов производится через меню «Настройка калькуляции — Транспортные средства». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». В данный список кроме собственных транспортных средств также вводится спецтехника, арендуемая у сторонних организаций. Для транспортного средства указывается наименование. Если временно транспортное средство не используется — устанавливаем отметку «Не использовать».
Тарифы за работу и за километраж транспортных средств вводятся через меню «Настройка калькуляции — Расценки транспортных средств». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить».
Для транспортного средства вводится тариф за 1 час работы и тариф за 1 километр, а также дата, с которой данный тариф действует. При изменении тарифов необходимо внести новую строку с новыми тарифами и датой, с которой они действуют. Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». 1.11. Ввод менеджеров Список менеджеров, которые работают на предприятии и выступают продавцами заказа вносится через меню «Настройка калькуляции — Менеджеры для калькуляции». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». Менеджер выбирается из справочника «Физические лица». Заполнение справочника «Физические лица» приведено в пункте 1.1. В строке указывается отметка «Использовать». Если менеджер временно не используется, тогда отметку «Использовать» необходимо снять.
1.12. Настройка параметров расчета Настройка основных параметров расчета производится через меню «Настройка калькуляции — Параметры калькуляции». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». При смене параметров указывается дата, начиная с которой действуют новые параметры.
Название параметры
Описание параметра
Норма суточных
Тариф суточных из расчѐта на одного человека
Коэффициент материалов
Наценка на закупочные цены материалов. Пример: 1,00 — нет наценки, 1,12 — наценка 12%.
Метод расчета зарплаты
По часам — использование почасовой тарифной ставки; по операциям — учет заработной платы по производственным технологическим операциям.
Процент дополнительной зарплаты
Процент зарплаты по службам, не участвующим непосредственно в производственном процессе + ставки производства: управление, менеджеры, финансовый отдел, технический отдел, дизайнеры.
Процент отчислений на зарплату
Процент отчислений в фонды социального страхования с заработной платы сотрудников, участвующих в данном заказе.
Процент накладных затрат
Процент затрат, понесѐнных предприятием в процессе проведения заказа и производства изделий (аренда, услуги связи, электроэнергия, коммунальные затраты, налоги, транспортные расходы и туда.).
Процент наценки по услугам
Наценка на услуги субподрядчиков.
Процент за монтаж
Процент от себестоимости заказа за выполнение монтажных работ.
Процент прибыли
Процент прибыли предприятия, который закладываются в заказ.
Максимальный процент скидки
Максимальный процент скидки от прибыли, который может предоставить менеджер или сметчик. Руководитель может предоставить любой процент скидки.
Параметры для рекламных агентств вводятся через меню «Настройка калькуляции — Параметры калькуляции для рекламных агентств» аналогичным способом. Параметры для работ по облицовке вводятся через меню «Настройка калькуляции — Параметры калькуляции для облицовки» аналогичным способом. 1.13. Ввод городов доставки изделий Города доставки изделий используются только при автоматическом расчете заказа в режиме «Помощник». Ввод городов доставки осуществляется через меню «Настройка помощника — Города доставки изделий». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия —
Добавить». Для города указывается количество километров в 2 стороны.
1.14. Ввод поверхностей монтажа изделий Поверхности монтажа изделий используются только при автоматическом расчете заказа. Ввод поверхностей монтажа осуществляется через меню «Настройка помощника — Поверхности монтажа изделий». Ввод осуществляется нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить». Для поверхности указывается коэффициент, на который умножается зарплата монтажника в случае сложных поверхностей.
2. Система скидок 2.1. Скидки на зарплату в зависимости от количества изделий Скидки устанавливаются через меню «Настройка калькуляции — Скидки на зарплату». Необходимо ввести шкалу зависимости скидки от количества изделий в одном заказе.
При расчете заказа скидка применяется автоматически. 2.2. Скидки на накладные затраты в зависимости от стоимости заказа Скидки устанавливаются через меню «Настройка калькуляции — Скидки по стоимости калькуляции». Необходимо ввести шкалу зависимости скидки от суммы заказа.
При расчете заказа скидка применяется автоматически. Руководитель может дать дополнительную скидку при расчете нажав на кнопку «П.С. - Накладные затраты». Автоматическая и ручная скидка суммируется. 2.3. Скидки на широкоформат и фрезеровку Если в настройках программы включено использование плавающих скидок (меню «Настройка калькуляции — Параметры калькуляции»), тогда для каждого материала по широкоформатной печати и фрезеровке необходимо ввести плавающую скидку. Плавающие скидки вводятся через меню «Настройка калькуляции — Плавающие скидки калькуляции». Скидка вводится на каждый материал по широкоформатной печати и фрезеровке. При расчете заказа процент скидки вычисляется по следующей формуле: Если количество меньше минимального порога, итоговая скидка = 0%. Если количество больше максимального порога, итоговая скидка = процент скидки. Если количество находится в пределах от минимального до максимального порога, тогда итоговая скидка = Количество / МаксимальныйПорог * ПроцентСкидки.
Если использование плавающих скидок выключено, то скидка на широкоформат и фрезеровку вводится в зависимости от количества материала через меню «Настройка калькуляции — Скидка на услуги». Скидка указывается в целом на широкоформат и фрезеровку без расшифровки по материалам. Для рекламных агентств скидка на широкоформат и фрезеровку указывается в настройках программы (меню «Настройка калькуляции» - Параметры калькуляции для рекламных агентств), при этом плавающие скидки и скидки на услуги не действуют. Если в настройке для рекламных агентств указан признак «Специальные цены на широкоформат», тогда скидка на широкоформат не действует, а указываются произвольные цены на широкоформатную печать по каждому наименованию материала. Ввести такие цены можно через меню «Предприятие — Установка цен номенклатуры». Для этого необходимо найти ввести новый документ нажатием кнопки «Insert» или «Действия — Добавить», выбрать тип цен «Цена материала для РА», выбрать материалы для широкоформата и указать цену и валюту цены. Для сохранения изменений нажать кнопку «ОК».
ООО «Ар энд Ди Коммуникейшнз» - эксклюзивный дистрибьютор «BON SENS» на территории России Тел.: +7(495) 234-74-94, +7(495) 772-44-67 E-mail: BonSens@RiDcom.ru Контактное лицо: Михаил Максутов