RFAB Informationshanteringsplan 2026

Inledning

Rättviks Fastigheter AB har upprättat en plan (informationshanteringsplan) som beskriver företagets handlingar och hur dessa hanteras. Planen revideras kontinuerligt. Planen skall fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av företaget och ge en heltäckande beskrivning av vilken information/dokumentation som finns att tillgå inom dess verksamhetsområde. Informationshanteringsplanen är Rättviks Fastigheters gallringsbeslut och reglerar vilka handlingar som bevaras och förstörs, samt tidsfrister för leverans till kommunarkivet.

En Informationshanteringsplan skall kontinuerligt revideras. Beslut om eventuella ändringar och tillägg fattas av VD genom delegation från Rättviks Fastigheters styrelse. Ändringar presenteras för styrelsen en gång per år.

Struktur

I informationshanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras hos Rättviks Fastigheter AB utifrån de arbetssätt som används inom dess verksamhetsområden.

1. Styrning, planering och uppföljning

1.1. Verksamhetsstyrning

1.1.1. Hantera styrelse och årsstämma

1.1.2. Fatta verksamhetsbeslut

1.1.3. Ta fram policy och styrdokument

1.1.4. Dokumentera bolagets ägande

1.1.5. Hantera personuppgifter

1.2. Planering, uppföljning och utveckling

1.2.1. Hantera ledningens genomgång

1.2.2. Ta fram mätningar och analyser

1.2.3. Hantera internkontroll och extern granskning

1.2.4. Ta fram budget samt löpande uppföljning och prognos

1.2.5. Ta fram årsredovisning

1.2.6. Hantera förbättringsförslag och avvikelser

1.3. Samverkan

1.3.1. Samverka med personal

1.3.2. Samverka med kommun

1.3.3. Samverka och förhandla med fackliga organisationer

1.3.4. Samverka och förhandla i hyresfrågor

2. Verksamhetsstöd

2.1. Ekonomiredovisning

2.1.1. Hantera leverantörsfakturor

2.1.2. Hantera kundfakturering

2.1.3. Avihantering

2.1.4. Administrera löpande bokföring

2.1.5. Ta fram bokslut

2.2. Finansiering

2.2.1. Administrera lån och finans

2.3. Inköp och upphandling

2.3.1. Hantera inköp

2.3.2. Direktupphandling

2.3.3. Hantera offentlig upphandling

2.3.4. Hantera avtal

2.4. Personalresurser

2.4.1. Rekrytera och anställa

2.4.2. Introducera medarbetare

2.4.3. Administrera anställningar

2.4.4. Utveckla och utbilda

2.4.5. Administrera löner

2.4.6. Hantera företagshälsovård och rehabilitering

2.4.7. Administrera pensioner

2.5. Infrastruktur; IT och maskiner

2.5.1. Förvalta IT-stöd och system

2.5.2. Förvalta maskiner och övrig utrustning

2.6. Miljö; arbetsmiljö och säkerhetsarbete

2.6.1. Planera för nödläge

2.6.2. Bedriva arbetsmiljöarbete

2.6.3. Bedriva miljöarbete

2.7. Informationshantering

2.7.1. Hantera post

2.7.2. Diarieföra och redovisa allmän handling

2.7.3. Hantera utlämnande av allmän handling

2.7.4. Arkivering

2.8. Marknadsföring och kommunikation

2.8.1. Marknadsföring och information extern

2.8.2. Administration av intern information

2.8.3. Hantera sponsring

3. Ny-, om och tillbyggnad

3.1. Hantera nyproduktion

3.2. Hantera planerat och löpande underhåll

4. Projekt

4.1. Bedriva interna projekt

5. Boservice

5.1. Hyresadministration

5.1.1. Hantera uthyrning och uppsägning

5.1.2. Hantera förtursärenden

5.1.3. Hantera administration av blockuthyrning

5.1.4. Genomföra besiktning

5.1.5. Hantera synpunkts- och störningsärenden

5.1.6. Administrera kravhantering

5.1.7. Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden

5.1.8. Hantera dödsfall i lägenhet

5.1.9. Hantera men i nyttjandet

5.2. Lokalhyresadministration

5.2.1. Hantera uthyrning av lokal

5.2.2. Hantera uppsägning av lokalkontrakt

5.2.3. Hantera överlåtelse av verksamhet

5.2.4. Hantera uppläggning av blockuthyrning

5.3. Drift och service av fastigheter och hyresobjekt

5.3.1. Hantera felanmälningar

5.3.2. Hantera inre och yttre skötsel

5.3.3. Informationshantering för lås- och passersystem

5.4. Kundtjänst

Historik

Arbetsbeskrivning

År 1996 gjordes Rättviks Bostäder om från en stiftelse till ett bolag. Rättviks Bostäder AB ägdes av Rättviks kommun till 100 % fram till 2006. Då bildades företagskoncernen och ett moderbolag startades, Rättviks kommun kommunhus AB. Rättviks Bostäder AB blev ett dotterbolag, ägt till 100 % av moderbolaget. 2010 genomfördes en fusion där Rättviks Förvaltnings AB (ägde och förvaltade alla kommunala fastigheter) och Rättviks Bostäder AB slogs samman och fick namnet Rättviks Fastigheter AB. Så heter bolaget idag och det har som huvudsaklig uppgift att tillhandahålla och förvalta bostäder och lokaler. Från februari 2025 ägs Rättviks Fastigheter AB direkt av Rättviks kommun. Moderbolaget som tidigare funnits har fusionerats in i Rättviks Fastigheter AB.

Verksamhetsbeskrivning

Rättviks Fastigheter AB:s verksamhet syftar till att tillhandahålla bostäder och lokaler. För Rättviks kommun är det väsentligt att kunna erbjuda ett attraktivt boende och därigenom medverka till att utveckla kommunen som en attraktiv bostads- och näringslivsort. Bolagets huvuduppdrag är att tillhandahålla ett differentierat utbud av bostäder för olika bostadsbehov och nyproducera och förvalta prisvärda hyresbostäder. Bolaget ägs av Rättviks kommun till 100 % från februari 2025. Styrelsen utses av kommunfullmäktige och ledamöter utses efter den mandatfördelning som blivit resultatet av det senaste kommunalvalet. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Styrelsen uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning. VD skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen skall besluta i ärenden som inte anses löpande, det vill säga av osedvanlig karaktär eller av stor betydelse för bolaget som helhet.

Organisationsschema

Arkivansvarig och arkivredogörare

Rättviks Fastigheter AB ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska bolaget även utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos bolaget.

• Arkivansvarig: Ekonomichef

• Arkivredogörare: Kundtjänsthandläggare

Som arkivansvarig ska man:

1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar.

2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar.

3. Vara insatt i den egna juridiska personens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper.

4. Tillse att informationshanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas.

5. Samråda med kommunarkivet angående arkivbeskrivning, informations-/dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar.

6. Tillse att handlingar överlämnas till kommunarkivet enligt kommunarkivets krav samt att beslutad gallring sker.

7. Informera om och stödja personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar och att dom finns tillgängliga.

Som arkivredogörare ska man:

1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör bolagets hantering av allmänna handlingar.

2. Vårda bolagets handlingar och arkivera dessa enligt kommunarkivets anvisningar.

3. Biträda vid upprättande och revidering av informationshanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv

4. Verkställa beslutad gallring.

5. Se till att arkivbildningen sker enligt informationshanteringsplanen. Informationshanteringsplanens alla hanteringar av handlingar är uppdelade på roller inom bolaget. Varje huvudhantering har en ansvarig roll för uppdatering och ansvarar för att minst en gång per år gå igenom sina hanteringar och uppdatera om det är nödvändigt. Varje roll ansvarar för att ändringar informeras till arkivansvarig.

6. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet enligt kommunarkivets anvisningar.

7. Samråda med bolagets arkivansvarige och kommunarkivet i frågor som rör hantering av allmänna handlingar.

Allmänhetens sökvägar till Rättviks Fastigheter AB:s handlingar

Rättviks Fastigheter AB rekommenderar följande sökvägar till allmänna handlingar.

1. Rättvik kommuns dokumentarkiv https://www.rattvik.se/kommun-och-politik/dokumentarkiv.html

Här kan man söka bland kommunens förvaltningars alla registrerade handlingar och ärenden samt bolagsordningar och ägardirektiv till kommunens bolag.

2. Informationshanteringsplan https://www.rattviksfastigheter.se/om-oss.html

Här listas samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med regler för bl.a. bevarande och gallring samt lägg ut dokument när det är klart.

3. Rättviks Fastigheter AB:s dokument. Dokument kan efterfrågas genom att kontakta vår kundtjänst. Ju mer information du kan ge i samband med förfrågan ju lättare kan vi vara behjälpliga. För våra hyresgäster finns möjlighet att begära ut vilka personuppgifter vi sparar under tiden de är våra hyresgäster. Vi använder fastighetssystemet Momentum PM för registrering och hantering av allt som kan ske vid uthyrning.

Offentlighet och sekretess – Diarieföring

”Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet...” (5 kap. § 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten.

Av registret/diariet skall framgå:

1. Datum då handlingen kom in eller upprättades.

2. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fick vid registreringen.

3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare och mottagare.

4. I korthet vad handlingen rör

I denna informationshanteringsplan står det angivet vilka handlingstyper som ska registreras i diariet. Rättviks Fastigheter använder Evolution. För mer information rörande respektive handlingsslag, se informationshanteringsplanen nedan.

Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten.

Beskrivning av myndighetens handlingar enligt offentlighets och sekretesslagen 4 kap 2 § Varje myndighet (i vår mening bolaget) skall enligt 4 kap 2 § OSL upprätta en beskrivning som ger information om:

1. bolagets organisation och verksamhet i syfte att underlätta eftersökande av allmän handling.

2. register, förteckningar eller andra sökvägar till bolagets allmänna handlingar.

3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda för att ta del av allmän handling. Det finns inga officiella sökvägar till bolagets verksamhetssystem. Allmänheten får kontakta arkivansvarig för vägledning.

4. vem hos bolagets som kan lämna närmare upplysningar om bolagets allmänna handlingar, deras användning och sökvägar.

Arkivansvarig lämnar uppgifter rörande allmänna handlingar.

5. vilka bestämmelser om sekretess som bolaget vanligen tillämpar på sina handlingar. Utgångspunkten är att bolagets allmänna handlingar är offentliga, men i vissa fall kan sekretess gälla för handlingar eller uppgifter i handlingar. Inom verksamheten tillämpas olika sekretessparagrafer beroende på vilka uppgifter det handlar om. Vi följer den rådande sekretesslagstiftningen.

6. uppgifter som bolaget regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker. Se informationshanteringsplan under respektive hantering, se registerförteckningen i början av dokumentet.

7. bolagets rätt till försäljning av personuppgifter. Rättviks Fastigheter AB har ingen sådan rättighet.

Förvaring – analog och digital

Bolaget använder kommunens centralarkiv, samt ett närarkiv på kontoret där gallringsbara handlar skall förvaras. Varje år sker sortering av handlingar som ska förflyttas till centralarkiv. Personalakter förvaras hos HR-avdelningen.

Gallring

Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med informationshanteringsplanen. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut.

Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid bolagets informationshanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i informationshanteringsplanen ska handlingarna bevaras tills dess att samråd skett med styrelsen.

Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är ansvarig tjänsteperson som framgår av informationshanteringsplanen rörande samtliga hanteringar, som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet.

När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information än nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt informationshanteringsplanen skulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande.

Hur gallrar man?

Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den tjänsteperson som ansvarar för hanteringen av handlingarna i informationshanteringsplanen som också ansvarar för att gallring sker. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Ansvarig tjänsteperson stämmer av med systemansvarig angående den digitala gallringen.

Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på plats kan man lägga dem i behållare för gallring av sekretesshandlingar.

Bolagets Verksamhetssystem

Rättviks Fastigheter använder flertalet system i den löpande verksamheten och vilka system det är framgår av handling 2.5.1 IT-stöd och system. Nedan namngivna system lyfts fram då det är kärnsystem för vår verksamhet. Det är Fastighetssystem, förbrukningssystem (taxor), ekonomisystem, lönesystem och dokument- och ärendesystem. Nedan framgår det vilket system vi har och en kort beskrivning av dem.

• Momentum PM (fastighetssystem) 2012-. 2012 bytte vi fastighetssystem till Momentum PM, systemet hanterar allt som hör till uthyrningsförfarandet och det löpande driften såsom, kontraktsskrivning, felanmälan, kundkontakter, mina sidor etc. Här hanteras även kösystem för befintliga kunder och externa intressenter.

• Momentum RC (Förbrukningar taxor) 2012-. Till detta system får vi alla förbrukningar inlästa, både automatiskt och en del manuellt. Fjärrvärme och el kommer automatiskt från leverantör medan vattenmätare läses av genom våras fastighetsskötare som matar in värden via en applikation in i systemet.

• Heroma (Lönesystem). Systemet driftas av Rättviks kommun och vi köper även tjänsten och kommunen hanterar även allt kring löneprocessen i systemet. Vår personal lägger in och söker frånvaro i systemet, kan se all information kring sina semesterdagar, sin lön, lönespecifikation etc.

• Visma (fd Aditro) (ekonomisystem). Hanterar det mesta som rör ekonomi och den löpande bokföringen.

• Evolution (Dokument- och ärendehanteringssystem) 2015-. Här diarieför vi allt som ska diarieföras, systemet hanterar även våra pågående avtal och varnar när förlängningsdatum närmar sig.

Sociala medier

”Sociala medier” betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll t.ex. chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum” (SKL 20100428). De sociala medier som Rättviks Fastigheter AB använder måste alltid först godkännas av VD och det är endast dessa (t ex bloggar och Facebooksidor) som utgör allmän handling och som redovisas i informationshanteringsplanen. Det är också viktigt att ansvariga har tillgång till alla inloggningsuppgifter för att kunna bevaka och hantera informationen. Social media som bolagets personal använder uteslutande för privata ändamål blir inte allmän handling.

Den information som upprättas och inkommer till bolagets sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid sin aktualitet. Observera dock att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i bolagets diarium och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och ge den till arkivredogörare). Detsamma gäller även i de fall du får information via en privat blogg eller Facebook-sida riktad till dig som tjänsteperson eller förtroendevald.

Den som är ansvarig för t ex en blogg måste också ha uppsikt över denna för att kunna hindra missbruk av tjänsten. Det kan gälla t ex brott som uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring (brottsbalken). Vid missbruk tas informationen bort av ansvarige efter det att man skrivit ut en skärmdump som sedan registreras i diariet. I de fall man går vidare med polisanmälan anger man adressen till bloggen, när det skedde samt bifogar skärmdumpen. Polisen kommer därefter att ta kontakt med det företag som tillhandahåller tjänsten.

Ordförklaringar

Handlingstyp:

En grupp av handlingar som tillkommer genom det dagliga arbetet.

Bevaras:

Innebär att handlingen bevaras för all framtid. Levereras till kommunarkivet löpande eller senast 10 år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid.

Gallra:

Innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallringen bör ske under kontroll genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarige själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Gallring efter 2 år innebär att handlingen kan gallras tidigast två kalenderår utöver det år handlingen inkom/ upprättades.

Databärare:

Fysiskt underlag för handlingar. Om handlingen är digital i ett verksamhetssystem anges här systemets namn. Handlingar som skall bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier.

Minnesanteckningar:

Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som ”arbetsmaterial” eller ”minnesanteckningar” (kan t ex vara lathundar och mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar.

Handlingar av tillfällig och ringa betydelse

Kommunstyrelsen har fattat beslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet i kommunens samtliga verksamheter. Det kan t.ex. vara handlingstyper som:

1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion och det finns arkivexemplar hos bolaget med samma innehåll.

2. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de även i övrigt är av ringa betydelse.

3. Inkomna handlingar som inte berör bolagets verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga.

4. Register, listor, cookie-filer, loggar över internettrafiken och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta bolagets arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera bolagets verksamhet.

5. Mottagnings- och delgivningsbevis, loggar för e-post och fax, handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av eller bevis för överföringen och att det inte heller behövs för att söka de handlingar som ska bevaras.

6. Handlingar som överförts till annan databärare eller annat format, t ex genom utskrift på papper eller att arkivexemplar ersätts med nya exemplar. En förutsättning är att eventuell äkthetsgaranti genom till exempel elektroniska signaturer kan kvalitetssäkras och att sökmöjligheter eller möjligheten att se samband mellan handlingar inte går förlorade.

7. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För handling som inkommit till bolaget i form av röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgift under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet.

8. Förfrågningar och meddelanden i sociala medier. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse.

9. Handling som inte är äkthetsgaranterad t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede, om inte anteckningar av betydelse för bolagets beslut gjorts på handlingen. Om den först inkomna handlingen fått ankomststämpel bör den bevaras till dess ärendet avslutas om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet berör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen sparas tills tiden för överklagande löpt ut.

Rättviks Fastigheter AB

1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Styrelsen utses i praktiken av kommunfullmäktige i enlighet med den mandatfördelning som blivit följd av senaste kommunalvalet. Styrelsens uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning samt att utse VD som i sin tur ansvarar för att den löpande förvaltningen bedrivs i enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen beslutar också i ärenden som inte betraktas som löpande, det vill säga i frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Stämman är aktieägarnas forum för att utöva direkt inflytande. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

Handlingstyp

Bolagstämmoprotokoll med bilagor Nej

Papper/Digitalt Bevaras

Kronologiskt datum

Original finns i pärm i kassaskåpet/ kopia i Teams/RFABstyrelsen/skannade protokoll. x

Förteckning över Styrelseledamöter Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt datum Finns i Teams/RFAB-styrelsen /styrelsepapper/bolagsverket/registreringspapper. x

Arvode styrelseledamot Nej

Papper/Digitalt Bevaras

Lönesystem Förvaras hos HR-avdelningen. x

Kallelse/Dagordning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Sparas i Teams/RFAB-styrelsen under respektive år. x

Styrelseprotokoll med bilagor och presentationsmaterial. Nej

Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Original finns i pärm i kassaskåpet. Kopia finns i Teams/RFAB-styrelsen/skannade protokoll. x

Bolagsordningar Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Utdrag från bolagsverket finns i pärm hos VD. Kopia finns i teams/RFAB-styrelsen /styrelsepapper/bolagverket.

Ägardirektiv Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Finns i pärm hos VD. Finns i teams/RFAB-styrelsen/ styrelsepapper/styrdokument.

Arbetsordning VD/Styrelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Original finns i pärm i kassaskåpet. Kopia finns i Teams/RFAB-styrelsen/ styrelsepapper/styrdokument.

VD-instruktion Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt datum Original finns i pärm i kassaskåpet. Kopia finns i Teams/RFAB-styrelsen/ styrelsepapper/styrdokument.

Minnesanteckningar med bilagor ledningsgrupp

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Korrespondens av betydelse Ja

Digitalt

Verksamhetsmål Nej Digitalt

Bevaras

Bevaras

Kronologiskt efter datum

Kronologiskt efter datum

Attestinstruktion och sakattest Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Finns digitalt i teams/Rättviks Fastigheter/Chefer/Anteckningar. x

Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. Likväl annan korrespondes av betydelse. x

Övergripande mål framgår av affärsplan som finns i teams/Rättviks Fastigheter AB/ General/Affärsplan. Enheternas verksamhetsmål sparas hos respektive enhet samt på samma sökväg som affärsplanen.

Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Behörigheter för attest hanteras i IOF Navigator som är kopplat till vårt ekonomisystem. Attestinstruktion finns i excel och förändringar dras i styrelse. Excellistan finns sparad i Teams/General/ Attestinstruktion.

Delegeringsordning

vid

Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Ligger på Teams/Rättviks Fastigheter/ General/Policy och styrdokument/ Delegationsordning.

Ansvarig för hanteringen: VD 1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument

Beskrivning

Dessa dokument tas upp i högsta ledningen för att årligen revideras. Detta sker i enlighet med årshjul/kalendarium.

Delegeringsordning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument

Beskrivning

förändringar dras i styrelse. Excellistan finns sparad i Teams/General/ Attestinstruktion.

Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Ligger på Teams/Rättviks Fastigheter/ General/Policy och styrdokument/ Delegationsordning.

för hanteringen: VD

Dessa dokument tas upp i högsta ledningen för att årligen revideras. Detta sker i enlighet med årshjul/kalendarium.

Handlingstyp

Årshjul/Kalendarium Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Affärsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Riktlinjer och rutiner Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Policydokument Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Personalhandboken Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Arbetsmiljöhandbok Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Krisstyrdokument Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Funktions- och beslutsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Jämställdhetsplan Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Lönekartläggning Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Kontuitetshanteringsplan för arbetsuppgifter och vid ev. kris Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Informationshanteringsplan Diarium Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Sparas i Teams/Allmänt/Policy- och styrdokument.

Sparas i Teams/Allmänt/Affärsplan.

Sparas i Teams/Allmänt/Rutiner.

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Sparas i Teams/Allmänt/Policy- och styrdokument.

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Lönekartläggning hanteras av HR-enheten och sparas hos dom i verksamhetssytem.

Varje funktion tar fram sin plan. Sparas i Teams/Allmänt/Policy- och styrdokument/Årshjul.

Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar.

Konteringsanvisning/ Budgetanvisning Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Sparas i Teams/Ekonomi/Budget.

1.1.4 Dokumentera bolagets ägande

Innehåller personuppgift

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut, pärm hos enhetschef, gamla fullmakter sitter i pärm hos VD. x

Innehåller personuppgift

Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Original finns i pärm hos VD. Sparas i Teams/RFABstyrelsen/Styrdokument/ bolagsverket. x

Aktiebok Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparad i Teams/Rättviks Fastigheter/General/aktiebok.

Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns ej.

1.1.5 Hantera personuppgifter

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

I denna hantering hanteras det löpande arbetet med att uppfylla kraven i Dataskyddsförordningen, GDPR.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Begäran Registerutdrag från Momentum Momentum/ diariet Digitalt Bevaras År, Diarienr Skriftlig begäran diarieförs. Registerutdrag skapas och skrivs ut från Momentum och skickas/ lämnas ut till berörd person, sparas ej. x

Incidentrapportering Diariet Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Rapport sätts i pärm i kassaskåp. Om det inte är osannolikt att personer riskerar något sker även anmälan till IMY.

Registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum Noteras i Draft it Privacy records. Vilken information som innehåller personuppgifter noteras även i informationshanteringsplan.

Dataskyddsombudets revisionsrapport till styrelse

Nej

Dataskyddsombudets rapport till ledningsgrupp

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Informationsmaterial till hyresgäster, anställda och sökande

Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum I dagsläget har RFAB inget dataskyddsombud.

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum I dagsläget har RFAB inget dataskyddsombud.

Diariet Papper Bevaras År, Diarienr Avtalen bevaras i pärm som är inlåst i avtalsskåpet. x

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt alfabetisk ordning Finns i Teams/Rättviks Fastigheter AB/General/GDPR.

Samtycken anställda Nej Papper Vid inaktualitet I personalakt Samlas tillsammans med anställningsavtal som förvaras hos HR-avdelningen. x Samtycken hyresgäster och övriga Momentum Papper/Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Samtycke godkänns vid påskrift av hyresavtal. Original som ej signerats digitalt förvaras i pärm i avtalsskåp. Digitalt signerade avtal sparas i Momentum. x

Policys, riktlinjer och rutiner rörande hantering av personuppgifter

Kamerabevakning

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt alfabetisk ordning Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Innehåller personuppgift

revisionsrapport till styrelse efter datum

Dataskyddsombudets rapport till ledningsgrupp

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Informationsmaterial till hyresgäster, anställda och sökande

Nej

Diariet

Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum I dagsläget har RFAB inget dataskyddsombud.

Papper Bevaras År, Diarienr Avtalen bevaras i pärm som är inlåst i avtalsskåpet. x

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt alfabetisk ordning

Finns i Teams/Rättviks Fastigheter AB/General/GDPR.

Samtycken anställda Nej Papper Vid inaktualitet I personalakt Samlas tillsammans med anställningsavtal som förvaras hos HR-avdelningen. x

Samtycken hyresgäster och övriga

Policys, riktlinjer och rutiner rörande hantering av personuppgifter

Momentum

Papper/Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt alfabetisk ordning

Samtycke godkänns vid påskrift av hyresavtal. Original som ej signerats digitalt förvaras i pärm i avtalsskåp. Digitalt signerade avtal sparas i Momentum. x

Sparas digitalt på draftit. Uppdateras av HR.

Kamerabevakning System kamerabevakning Digitalt Gallras efter 3 dagar Se anmärkning Filmfrekvenser uppstår efter rörelsecensor. Vi går endast in och kollar om något hänt. logg för detta förs och sparas i teams Rättviks Fastigheter/kundtjänst/kamerabevakning. Filmerna raderas automatiskt efter 72 timmar. Kamerabevakning stationshuset sköts av Securitas. x

1.2.1 Hantera ledningens genomgång

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: VD

Syftet med ledningens genomgång är att högsta ledningen skall utvärdera hur väl verksamheten passar för organisationens verksamhet och mål. Underlag för ledningens genomgång är interna och externa revisioner, uppföljningar av miljömål, lagstiftning och riskanalyser samt uppkomna avvikelser och förändringar i verksamheten. Ledningens genomgång utförs normalt 2 gånger per år i enlighet med årshjulet.

Handlingstyp

Rutin för vad som ska gås igenom

Protokoll ledningens genomgång

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej Digitalt

1.2.2 Ta fram mätningar och analyser

Beskrivning

Bevaras

Kronologiskt efter datum

Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Chefer/Övergripande revision - Ledningens genomgång.

Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Chefer /Övergripande revision - Ledningens genomgång. x

Ansvarig för hanteringen: Controller

Hanteringen senast

Löpande kundenkäter mäts i Office 365:s mätverktyg och skickas ut digitalt. Sammanställda enkäter sparas i Teams. Vartannat år genomförs en större kundundersökning av extern part och då sköter dem hela hanteringen. Resultatrapporten sparas i teams. Medarbetarundersökningar sker via Prevent.se och enkäten heter OSA-enkäten. Den skickas digitalt och resultatet kommer i PDF som sparas i Teams. Likabehandlingsenkät hanteras av kommunen och resultatrapporten sparar vi i Teams.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Större Kundenkäter sammanställningar/ rapporter

Nej Digitalt

Kundmätning: Inflyttning och efter felanmälan Nej Papper

Bevaras Kronologiskt efter datum

Bevaras Kronologiskt efter datum

Övriga kundundersökningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Medarbetarenkät OSA, sammanställning/ rapporter Nej Digitalt

Bevaras Kronologiskt efter datum

Sker via extern part/verktyg, rapport och ev. Powerpointpresentation sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/ Kundtjänst/kundenkäter/ Större kundundersökning vartannat år. x

Undersökning skickas ut digitalt en gång per kvartal. Resultatrapport och ev. PPT sparas i i verktyg alt. Teams/Rättviks Fastigheter A /Kundtjänst/kundenkäter/Löpande kundundersökningar.

Görs andra undersökningar sker det digitalt via enkätverktyget i Office 365 och sparas i Teams/Rättviks Fastigheter AB /Kundtjänst/kundenkäter/Övriga kundundersökningar.

Vi genomför enkäten genom att skapa länk på prevent.se som sedan skickas ut till medarbetarna. Enkäten sammanställs och alla personuppgifter tas bort automatiskt innan vi får resultatrapporten. Den sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Personal/ medarbetarenkäter/OSA-enkäten.

Innehåller personuppgift

Bevaras

Likabehandlingsenkät, aktiva åtgärder Nej Digitalt

Övriga icke regelbundna mätningar, sammanställningar/ rapporter

Åtgärdsplaner till genomförda undersökningar

Nej Digitalt

Kronologiskt efter datum

Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej

Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

HR genomför enkäten och samman-ställningen. Resultatrapporten sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/ Personal/Medarbetarenkäter/Aktiva åtgärder (enkät via Rättviks kommun).

Övriga enkäter som inte är kundenkäter eller personalenkäter skapas i enkätverktyg och sparas i verktyget eller i Teams/Rättviks Fastigheter AB/General/Övriga enkäter.

Utifrån resultatet tas åtgärder fram för respektive undersökning. Detta sparas i Teams under respektive sökväg ovan.

1.2.3 Hantera Internkontroll och extern granskning

Ansvarig för hanteringen: Teknik och egenkontroll-samordnare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-24

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Innehåller personuppgift Övriga utredningar som kan komma till i verksamheten Nej Digitalt Bevaras År

Revisionsrapport bokslut Lekmannarevision

Revisionsrapport från höstens granskning - extern revisionsfirma

Revisionsrapport bokslutsgranskning extern revisionsfirma

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum

Internkontrollplan Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Revisionsrapporter/Övriga utredningar.

Original bifogas bokslutshandlingen.

Sammanställning får efter bokslutsarbetet och sparas på Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Revisionsrapporter.

Original bifogas bokslutshandlingen och sparas i kassaskåpet.

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Policy- och styrdokument/Internkontrollplan.

Körjournaler från fordon Nej Digitalt Se anmärkning Finns digitalt via systemet.

1.2.4 Ta fram budget samt löpande uppföljning och prognos

Beskrivning

Budget antagen helårs Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Lönebudget Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

för hanteringen: Controller

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Ekonomi/Budget.

Underlaget sparas i Insikt. Lönepåslag klart sparas i teams/ Rättviks Fastigheter/Chefer. x

Räntebudget Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Underlag hämtas från KI Finans. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Ekonomi/ Budget.

Underhållsbudget, kostnad och investering Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Utfall och prognos Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Ekonomi/Budget/Investeringsbudget.

Ligger som bilaga till styrelsebeslut samt under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Ekonomi/Budget/Prognos

Likvidetsbudget Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år Tas fram och sparas i KI Finans modul för likviditet.

1.2.5 Ta fram årsredovisning

Ansvarig för hanteringen: Redovisningsansvarig

Korrespondens av betydelse Diarium Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Diarieförs, skannas in. Ingen bokslutspärm, sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Ekonomi/Årsbokslut. x

Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt)

Nej Papper

Nej

Papper

Bevaras

Kronologiskt efter år

Arkiveras, förvaras i kassaskåpet.Kopior av tryckt version sparas i källarens kassaskåp. x Årsredovisning undertecknad original

Bevaras Kronologiskt efter år

1.2.6 Hantera förbättringsförslag och avvikelser

Original sparas i kassaskåp. Ev. vidare till Centralarkiv. Inskannat ex i Teams/Rättviks Fastigheter/General/Årsredovisning. x

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Klagomål riktat mot hyresgäster Nej Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning

Klagomål mot våra hyresgäster sparas i Momentum i form av kommentarer. Lista på antal klagomål sparas i Teams. Kundtjänst-Allmänt-General-Inkomna klagomål. x Inkomna klagomål riktat mot RFAB

Diariet Digitalt 2 år År, Diarienr Scannas in och läggs i Evolution. x Gjorda polisanmälningar Ja Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt Polisanmälningar som vi upprättar sparas i Evolution. x

1.3.1 Samverka med personal

Innehåller personuppgift

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25 Beskrivning

Avser protokollförda möten med medarbetare.

Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt) Nej Papper

Årsredovisning undertecknad original Nej Papper

1.2.6 Hantera förbättringsförslag och avvikelser

Klagomål riktat mot hyresgäster

Gjorda polisanmälningar

1.3.1 Samverka med personal

Beskrivning

Avser protokollförda möten med medarbetare.

Protokoll APT- möten Vasagatan 6 med bilagor

Protokoll APT- möten Filaren med bilagor

Protokoll Samordningsgruppens SAMO, möten med bilagor.

Presentationsmaterial presenterat vid APT, samordningsgrupp och bolagsinformation

1.3.2 Samverka med kommun

Beskrivning

rörande administrering av kravhantering

förhandlingar med facket, utan det sker

efter år Arkiveras, förvaras i kassaskåpet.Kopior av tryckt version sparas i källarens kassaskåp.

Kronologiskt efter år Original sparas i kassaskåp. Ev. vidare till Centralarkiv. Inskannat ex i Teams/Rättviks Fastigheter/General/Årsredovisning.

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

mot våra hyresgäster sparas i Momentum i form av kommentarer. Lista på antal klagomål sparas i Teams. Kundtjänst-Allmänt-General-Inkomna klagomål.

Ansvarig för hanteringen: VD

ligger i Teams/Rättviks Fastigheter AB/Personal/Möten.

och

med överenskommelser förvaras hos HR.

1.3.4 Samverka och förhandla i hyresfrågor

Beskrivning

Förhandling och samverkan med Hyresgästföreningen.

Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor

Förhandlingsöverenskommelse

i bifogat epost, bekräftelsehandling återsänds på samma sätt. Framställan och bekräftelse sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Kundtjänst/Hyresförhandlingar.

Skrivs löpande. Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. original spara i kassaskåp med ÖK, kopia sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Kundtjänst/ Hyresförhandlingar.

År diarienummer Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. Offentliggörande enligt notering i överenskommelse. Sparas i pärm i kassaskåp. Kopia under Teams/Rättviks Fastigheter AB/

Förhandling

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Påkallan hyresförhandling Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter år

Protokoll

Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor

Förhandlingsöverenskommelse

Diariet Papper Bevaras Kronologiskt efter år

Innehåller personuppgift

Förhandlingsframställan skickas i bifogat epost, bekräftelsehandling återsänds på samma sätt. Framställan och bekräftelse sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Kundtjänst/Hyresförhandlingar.

Skrivs löpande. Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. original spara i kassaskåp med ÖK, kopia sparas under Teams/Rättviks Fastigheter AB/Kundtjänst/ Hyresförhandlingar. x

Diariet Papper Bevaras År diarienummer Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. Offentliggörande enligt notering i överenskommelse. Sparas i pärm i kassaskåp. Kopia under Teams/Rättviks Fastigheter AB/ Kundtjänst/Hyresförhandlingar.

Rättvis Hyra Nej Digitalt

Leverantörsfaktura original Papper Ja. Ekonomisystemet Papper 7 år

Leverantörsfaktura original elektronisk Visma Ftb Digitalt

Betalningsförslag/ betalningsuppdrag

anmärkning System som driftas av Trimma men ägs av RFAB. Alla hyresjusteringar beräknas i detta system, utom för presumtionshyror. Likaså lägenhetsdeklarationer som kan fås på begäran av hg.

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

Hanteringen senast uppdaterad:

Kronologiskt per ankomstdatum

Förvaras i pärm "leverantörsfakturor" i kassaskåpet. Pappersoriginalen skannas även in och registreras i Visma. x

Visma Autopay Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Betalningsfiler Visma Autopay Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt efter datum

Fakturorna signeras av två i förening i VISMA. Betalfil skickas sedan på signerade fakturor. Sparas under \\fmsapp\raeikk_ror $\Link Skickade filer. Har ersatts mot autopay under 2024.

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift Faktureringsunderlag Visma/ Momentum Papper/ Digitalt 7 år Egen nummerserie (fakturaoriginal)

Digitala underlag sparas i teams. Rättviks Fastigheter/Ekonomi/Inskannade dokument/ underlag kundfakturor. Underlag i pappersform sparas i pärm "Kundfakturor Visma" och underlag till Momentum sparas i "Momentum fakturering" i kassaskåpet. x

Faktura och kopia Visma/ Momentum Papper/ Digitalt 7 år Egen nummerserie

Bokföringsunderlag Visma Digitalt 7 år Egen nummerserie

Kundfakturona från Visma finns i ekonomisystemet. Momentums fakturor skrivs ut och sätts i pärmen "Momentum Fakturering" i kassaskåpet tillsammans med underlaget. x

Avstämningslista sparas digitalt i Visma. Logglista och debeteringslista sätts i pärm "Kundfakturor" i kassaskåpet. x

Inbetalningsfil Visma/ Momentum Digitalt 7 år Egen nummerserie Hämtar inbetalningsfil ifrån banken som läses in i Visma, filer till Momentum läses in per automatik. x

Inkassoärende, underlag/listor Inkasso AB Marginalen

Autogirouppdrag

Aviseringslista,

2.1.4 Administrera löpande bokföring

anmärkning

anmärkning Inkasso AB Marginalen sköter allt. Allt papper förvaras där. Vi har tillgång att logga in hos dem. x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

Filen sparas Z:\Husarfiler\Autogiro betalfiler. Skickas till banken. Sparas i mappar under Z:\Husarfiler\Autogiro betalfiler och årsvis. x

anmärkning Hyresavier skickas till IDATA för utskrift. Z:\EPP-XMLPDF. Fil med avier för utskrift. Fakturor skrivs ut på kontoret och skickas.

Kronologiskt efter datum Ansökan är i pappersform, den sparas så länge kunden bor kvar.Sparas i Z:\Autogiro medgivande och årsvis. x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

betalfiler och årsvis.

Aviseringslista, vid avikörning Momentum Digitalt 7 år Per produktnummer Filen sparas under Z:\EPP-XML-PDF. x Utskriftsfil Momentum Digitalt 7 år Se anmärkning Hyresavier skickas till IDATA för utskrift. Z:\EPP-XMLPDF. Fil med avier för utskrift. Fakturor skrivs ut på kontoret och skickas.

Autogiromedgivande Momentum Digitalt/Papper 7 år Kronologiskt efter datum

2.1.4 Administrera löpande bokföring

Ansökan är i pappersform, den sparas så länge kunden bor kvar.Sparas i Z:\Autogiro medgivande och årsvis. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-25 Handlingstyp

Bokföringsavi/ Bokföringsorder Visma Digitalt/Papper 7 år

Amortering av lån Visma

Autogirofakturor från leverantör

Papper/Digitalt 7 år

Visma Papper/Digitalt 7 år

Banktransaktioner, manuella Visma Papper/Digitalt 7 år

Betalning/bokning av preliminärskatt

Visma Papper/Digitalt 7 år

Förskott löner Visma Papper/Digitalt 7 år

Lönebidrag Visma Papper/Digitalt 7 år

Moms- och arbetsgivaravgifter Visma Papper/Digitalt 7 år

Skattekontotransaktioner Visma Papper/Digitalt 7 år

Transaktioner mellan dotteroch moderbolag Visma Papper/Digitalt 7 år

Upplupen fastighetsskatt Visma Papper/Digitalt 7 år

Utbetalningar Internetbank Visma

Papper/Digitalt 7 år

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Dagbokföringsserie

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

De flesta bokföringsordrar hanteras digitalt i ekonomisystemet. Annars sparas de i pärm i kassaskåpet. x

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen. x

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen. x

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen. x

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen.

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen. x

Inkassoärenden Inkasso AB Marginalen Papper/Digitalt Se anmärkning Se anmärkning Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen. x

Återvunna hyresförluster Visma

2.1.5 Ta fram bokslut

Papper/Digitalt 7 år

Dagbokföringsserie

Sparar i Teams Rättviks Fastigheter AB/ Ekonomi/Dagbokföring/År/dag. Underlag i pappersformat sparas i dagbokföringspärmen på ekonomiavdelningen. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-25 Handlingstyp

Ansvarig för hanteringen: Redovisningsansvarig

Balans- och resultatrapport

Bevaras Se anmärkning Sparas i bokslutsprogrammet Capego.

Bokslutsanvisningar Nej Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Bokslutsdokumentation Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Koncernavstämningar, mellanhavanden Nej Digitalt 7 år Kronologiskt efter år

Kontoavstämningar Nej Papper 1-2 år Kronologiskt efter år

Kontoutdrag och engagemangsbesked bank/post Nej Digitalt/Papper 7 år Kronologiskt efter år

Korrespondens av betydelse Diarium Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt efter år

Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/General/Rutiner.

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Ekonomi/Årsbokslut.

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Ekonomi/Årsbokslut.

Sparas i Capego bokslut och i Teams/Rättviks Fastigheter/Ekonomi/Årsbokslut.

Engagemangsbesked för lån finns på KI Finans. Kontoutdrag hämtas löpande till dagbokföring och finns i pärmen för dagbokföring. Engagemangsbesked sparas digitalt i Teams/Ekonomi/Årsbokslut.

Diarieförs, skannas in. Sparas även ner i Teams/Rättviks Fastigheter/Ekonomi/Årsbokslut.

Balans- och

Bokslutsanvisningar Nej Digitalt 7 år

Bokslutsdokumentation

Koncernavstämningar, mellanhavanden

Kontoavstämningar

Kontoutdrag och engagemangsbesked bank/post

Nej Papper/Digitalt 7 år

Nej Digitalt 7 år

Nej Papper 1-2 år

Nej

Korrespondens av betydelse Diarium

Underlag kund- och hyresförluster Nej

Digitalt/Papper 7 år

Papper/Digitalt Bevaras

Papper/Digitalt 7 år

Kronologiskt efter år

Kronologiskt efter år

Kronologiskt efter år

Kronologiskt efter år

Kronologiskt efter år

Kronologiskt efter år

Kronologiskt efter år

Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/General/Rutiner.

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Ekonomi/Årsbokslut.

Digitalt material som behöver sparas finns i Capego samt på Teams/Rättviks Fastigheter/ Ekonomi/Årsbokslut.

Sparas i Capego bokslut och i Teams/Rättviks Fastigheter/Ekonomi/Årsbokslut.

Engagemangsbesked för lån finns på KI Finans. Kontoutdrag hämtas löpande till dagbokföring och finns i pärmen för dagbokföring. Engagemangsbesked sparas digitalt i Teams/Ekonomi/Årsbokslut.

Diarieförs, skannas in. Sparas även ner i Teams/Rättviks Fastigheter/Ekonomi/Årsbokslut.

Sparas i pärm i dokumentskåp. Digitalt material som behöver sparas finns på Teams/Rättviks Fastigheter/ Ekonomi/Årsbokslut.

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Handlingstyp

Avtal banktjänster/ finansiella tjänster

Kommers

Papper/digitalt Bevaras

Papper/Digitalt Bevaras

Kronologiskt Förvaras i avtalspärm samt kopia i Kommers. Kan vara avtal såsom Bank-ID etc. x Fullmakter bank och skatteverket Nej

Förfrågningsunderlag, offert och tilldelningsbeslut KI finans

Skuldebrev/lånereverser

Kronologiskt Generella och specifika bankfullmakter avseende tex internetbank, filöverföring med BG-centralen förvaras i pärm i dokumentskåp. Skatteverket godkänns via Bank-ID. x

Se anmärkning Offertförfrågan sker via KI Finans.

Se anmärkning KI Finans. Signeras elektroniskt. x Finanspolicy Nej

Bevaras Se anmärkning Ligger som bilaga till styrelsebeslut. Det är Rättviks kommuns Finanspolicy. Kontroll att den följs görs via rapport i KI Finans.

2.3.1 Hantera inköp

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Beslut om anskaffning Teams Digitalt 7 år Kronologisk Kopia kan läggas upp i Teams/Allmänt/Inköp och upphandling. x

Förfrågningsunderlag Teams Papper/Digitalt 7 år Egen nummerserie Kopia kan läggas upp i Teams/Allmänt/Inköp och upphandling. x

Utvärdering Teams Digitalt 7 år Egen nummerserie

Om det sker, sparas det i Teams/ Allmänt/Inköp och upphandling. x Avtal, löpande Kommers Elite Papper/Digitalt 10 år Alfabetisk ordning Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet. x Köpeavtal Diariet Papper/Digitalt Original sätts i avtalspärm, kopia skannas in i evolution (diariet).

2.3.2 Direktupphandling

Beskrivning Definieras i Lagen om Offentlig Upphandling ; Lag (2016:1145) om offentlig upphandling Anbud/offert

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Helst 3 st. offerter skall tas in. Lagras i Kommers. Handlingar sparas i Kassaskåpet. Kan även ske via blankett som sparas digitalt i Teams/Rättviks Fastigheter/Allmänt/ Inköp och upphandling/Direktupphandling.

Anskaffningsbeslut Kommers Elite Digitalt 7 år Kronologiskt Dokumentation som bekräftar beslut om inköp finns i Kommers. Kopia kan läggas upp i Teams/Allmänt/Inköp och upphandling/Direktupphandling.

Löpande avtal Kommers Elite Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Förfrågningsunderlag Kommers Elite Digitalt 7 år Egen nummerserie

Utvärderingsprotokoll Kommers Elite Papper 7 år Egen nummerserie

Riktlinjer direktupphandling Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt

Om det sker i Kommers iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet.

Iaktta sekretess under upphandlings-förfarandet. Sparas som digital kopia i Teams/Rättviks Fastigheter/Allmänt/ Inköp och upphandling/Direktupphandling.

Riktlinjer för direktupphandling tas fram 2024 av chefsgruppen. Riktlinjerna förvaras i Teams/Allmänt/Inköp och upphandling/Direktupphandling.

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Löpande avtal Kommers Elite Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Förfrågningsunderlag Kommers Elite Digitalt 7 år Egen nummerserie Om det sker i Kommers iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet.

2026 och upphandling/Direktupphandling.

Utvärderingsprotokoll Kommers Elite Papper 7 år Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlings-förfarandet. Sparas som digital kopia i Teams/Rättviks Fastigheter/Allmänt/ Inköp och upphandling/Direktupphandling.

Riktlinjer direktupphandling Nej Digitalt

Bevaras

2.3.3 Hantera offentlig upphandling

Handlingstyp

Anbud antaget (tilldelning) Kommers Elite Digitalt

Anbud ej antagna (ej tilldelning)

Kronologiskt Riktlinjer för direktupphandling tas fram 2024 av chefsgruppen. Riktlinjerna förvaras i Teams/Allmänt/Inköp och upphandling/Direktupphandling.

för hanteringen: Fastighetschef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-24

personuppgift

Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Lagring sker i Kommers. x

Kommers Elite Papper 2 år År, Diarienr

Annons Kommers Elite Papper

Anskaffningsbeslut/ inköpsinrikting

Löpande avtal

Kommers Elite Papper

Kommers Elite Papper

Bevaras År, Diarienr

Bevaras Egen nummerserie

Bevaras Egen nummerserie

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Lagring sker i Kommers. x

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Lagring sker i Kommers. x

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet.Dokumentation som bekräftar beslut om inköp finns i styrelseprotokoll. Kopia kan läggas upp i

Teams/Allmänt/ Inköp och Upphandling/Upphandling LOU.

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet. x Avtal ej löpande t.ex. entreprenörskontrakt

Evolution Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Beställning/avrop Kommers Elite Papper Bevaras Egen nummerserie

Efterannons Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Original sparas i avtalspärm i kassaskåp, kopia sparas i Evolution.

Iaktta sekretess under upphandlings-förfarandet. Beställning sker via personer som fått mandat via beslutsunderlaget. x

Lagring sker i Kommers eLite. x Frågor & svar under annonseringstiden

Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Lagring sker i Kommers eLite. x Förfrågningsunderlag

Underrättelse om tilldelningsbeslut (Tilldelningsbeslut)

Kommers Elite Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie

Utvärdering Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie

Lagring sker i Kommers eLite. x

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet. x Öppningsprotokoll Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet. x Överklaganden (ingår svar och dom)

2.3.4 Hantera avtal

Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet.

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

personuppgift

Löpande avtal skannade kopior

Kommers Elite Digitalt/Papper Vid inaktualitet Egen nummerserie

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet. x Löpande originalavtal samtliga (ej hyresavtal)

Kommers Elite Digitalt/Papper Bevaras Egen nummerserie

Kommers Elite Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt

Lagring sker i Kommers avtalsdatabas. Original sparas i avtalspärm i kassakåpet. x Lista löpande årsavtal leverantör

2.4.1 Rekrytera och anställ

Beskrivning.

Rättviks Fastigheter arbetar efter egna rutiner.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering

Lagring sker i Kommers eLite.

Ansvarig för hanteringen: VD

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Innehåller personuppgift

Annonsering av tjänst Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Sker i media som lämpar sig för ändamålet. Även i interna kanaler så som Insidan. x Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst

Nej Papper 2 år Kronologiskt efter sökt tjänst

Bevaras pga möjlighet att överklaga, sekretess kring personuppgifter m.m. Förvaras hos respektive verksamhetschef. Återsänds om så önskas. x

Ansökningshandlingar erhållen tjänst Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. förvaras hos HR. x

Intresseanmälningar och spontanansökningar

Nej Papper Vid inaktualitet Se anmärkning Intresseanmälningar administreras av respektive verksamhetschef. x

Kravprofiler för våra tjänster Nej Papper Se anmärkning Kronologiskt Krav specifikation för tjänster finns i Besluts- och funktionsplan.

Utlåtande från referenser på erhållen tjänst Nej Papper Vid inaktualitet Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Utlåtande från referenser på ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester ej erhållen tjänst

anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Förvaras hos respektive verksamhetschef.

Kravprofiler för våra tjänster Nej Papper Se anmärkning Kronologiskt Krav specifikation för tjänster finns i Besluts- och funktionsplan.

Utlåtande från referenser på erhållen tjänst

Utlåtande från referenser på ej erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester erhållen tjänst

Bedömningsunderlagutfallintervjuer och tester ej erhållen tjänst

Erbjudande/bekräftelse på kommande anställning, kommunikation (e-post, post, noteringar, telefonsamtal)

Efterleva diskrimineringslagar

Nej Papper Vid inaktualitet Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper Bevaras Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Se anmärkning Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive verksamhetschef. x

Nej Papper Bevaras Kronologiskt efter datum Hantering/rutin finns i Personalpolicy. Uppföljning sker via likabehandlingsenkät. x

Anställningsavtal Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter. Original sparas i personalakt hos HR, kopia sparas hos respektive verksamhetschef. x

2.4.2 Introducera medarbetare

Beskrivning

Sekretessförbindelser Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt hos HR. x Anhöriglista Lönesystem Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Finns sparat i lönessystemet Heroma, respektive chef kommer åt sina medarbetare. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Detta sker av RFAB med stöd av HR-enheten på Rättviks kommun.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Fullmakter för att företräda bolaget i vissa sammanhang Nej Papper/Digitalt 10 år Personalakt Företrädande av bolaget, internetbank och dylikt. Original sparas i kassaskåp. x

Innehåller personuppgift

Mall Introduktionsprogram Nej Digitalt/Papper Bevaras Personalakt Mallen finns för utskrift digitalt i vår personal-handbok. Underskrivet dokument sparas till-sammans anställningsavtal hos HR-enheten. x

Skriftliga instruktioner med kvittering

Nyckel samt passerkortskvittenser

Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt Gäller säkerhetsarbete. Sparas med anställningsbevis. Gallras vid avslutad anställning. x

Nej Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Kvitteras ut hos kundtjänst och sparas i pärm i avtalskåp. x

Samtycken GDPR Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt Skrivs under i samband med anställningsavtal. Sparas tillsammans med anställningsavtalet hos HR-enheten. x

Befattningsbeskrivning Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Befattningsbeskrivningarna finns i funktions och beslutsplan. Hämtas och bifogas till anställningsavtal, finns under Teams/Rättviks Fastigheter/General/Policy- och styrdokument/Funktions- och beslutsplan.

2.4.3 Administrera anställningar

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd. Handlingstyper är avstämda med HRavdelningen.

Handlingstyp

Personalakter Nej Papper Bevaras Personalakt Aktuella förvaras hos HR. Lämnas till kommunens centralarkiv efter avslut. Gallras en gång/år. x

Innehåller personuppgift

Personalförteckningar Nej Digitalt Bevaras Lönesystem Förteckning ligger i Heroma. Skrivs ut vid behov. x

Arbetsgivarintyg Nej Digitalt/Papper 2 år Lönesystem Skrivs ut vid behov. Skickas till anställd. x Uppsägning/bekräftelse av uppsägning Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt. x

Beslut och överenskommelser om avgångsvederlag Nej Papper Bevaras Personalakt Origninal i personalakt. x LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Original i personalakt. x

LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt. x

Omplaceringsutredningar Nej Papper

Bevaras Personalakt Förvaras i pärm hos HR under utredning sedan i personalakt. x

Polisanmälan Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Samtalsanteckningar Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Förvaras hos ansvarig chef. Om det leder till vidare hantering såsom skriftlig varning följer anteckningar med till personalakt. x Skriftlig varning Nej Papper

Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Tjänstgöringsintyg/ betyg Nej Papper

Nej Papper

Bevaras

Bevaras Personalakt Skrivs ut vid behov. Skickas till anställd. x Checklista och samtalsunderlag vid avslutning av tjänst.

Överenskommelse om extra övertid (Dispensärenden) Nej Papper 2 år efter avslutad

Personalakt Förvaras i personalakt. x

Personalakt Förvaras i personalakt. x

överenskommelser om avgångsvederlag

LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut

LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Original i personalakt. x

Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt. x

Omplaceringsutredningar Nej Papper

Bevaras Personalakt Förvaras i pärm hos HR under utredning sedan i personalakt. x

Polisanmälan Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Samtalsanteckningar Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Skriftlig varning Nej Papper

Personalakt Förvaras hos ansvarig chef. Om det leder till vidare hantering såsom skriftlig varning följer anteckningar med till personalakt. x

Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Tjänstgöringsintyg/ betyg Nej Papper

Nej Papper

Bevaras Personalakt Skrivs ut vid behov. Skickas till anställd. x Checklista och samtalsunderlag vid avslutning av tjänst.

Överenskommelse om extra övertid (Dispensärenden)

Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Förvaras i personalakt. x

Intyg om anställning och lön Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Statistik till årsredovisning mm. (underlag) Nej Papper Vid inaktualitet Lönesystem Tas ut från Heroma, underlag kastas sedan. Innehåller inga personuppgifter.

Dokumentation kränkande särbehandling mm.

2.4.4 Utveckla och utbilda

Nej Papper

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt. x Hanteringen senast uppdaterad:

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd. Handlingstyper är avstämda med HRavdelningen.

Handlingstyp Registrering Format

Behörighetsgivande utbildning och fritidsstudier

Dokumenterade överenskommelser (tex utvecklings- och lönesamtal)

Samtalsunderlag (tex. Utecklings- och lönesamtal)

Utbildningsplaner för hela bolaget

2.4.5 Administrera löner

Beskrivning

Innehåller personuppgift

Nej Papper Bevaras Personalakt Sparas i personalakt med bilagor. x

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Sparas i pärm hos närmsta chef. x

Personalakt Sparas i pärm hos närmsta chef. x

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas i pärm hos närmsta chef. x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomichef

Rättviks Fastigheter AB köper HR-tjänster av Rättviks kommun. Det innefattar bland annat lönehantering och HR-stöd. Handlingstyper är avstämda med HRavdelningen. Står inget annat sparas det hos HR-enheten.

Handlingstyp Registrering

Löneunderlag & löneberedning Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Timrapporter Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Löneavdrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Skatteavdrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Avräkningslista/ attestlista Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Banklista Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Ledighet med lön för fackligt uppdrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Ledighetsansökningar kortare än 6 månader

Ledighet barn, studie, starta verksamhet och ledighet över 6 månader

Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Heroma Digitalt/Papper Bevaras Personalakt och lönesystem

Avtal, mobiltelefon (avdrag på lön) Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Jourjournal Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Kontrolluppgifter Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Lönebidrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Lönelistor Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Lönespecifikationer Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Sjuk och friskanmälningar Heroma Digitalt Vid inaktualitet Enligt lönesystem och personalakt

Sjuklön, försäkran för Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Heroma, alla löneunderlag sparas i pappersform. x

personuppgift

Heroma, alla löneunderlag sparas i pappersform. x

Heroma, gällande skattetabell läses in i systemet. x

Heroma, gällande skattetabell läses in i systemet. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform i pärm. x

Heroma, lönefil går digitalt. x

Heroma. Längre ledighet söks på papper. Kortare direkt i systemet. Godkänns av chef. x

Läggs in i Heroma. Längre ledighet söks på papper. Kortare direkt i systemet. Godkänns av chef. x

Läggs in i Heroma. Längre ledighet söks på papper. Godkänns av chef. x

Heroma, avtal motorvärmare. Söks på papper. x

Läggs in direkt på schemat i Heroma. x

Kontrolluppgifter görs ej längre då vi använder AGDI. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm. x

Finns digitalt i Heroma, skrivs ut vid behov. x

Finns digitalt på Swedbank, mobilt Bank-ID krävs. x

Original sparas i pappersform i personalakt. Årlig kontroll av vad som skall sparas (bedömning görs av HR). Sjukintyg lämnas till närmsta chef. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm hos HR. x

Läkarintyg (sjukintyg) Nej Papper Vid anställnings avslutande Kronologisk Sparas hos närmsta chef. Om indragen sjukpenning ska intyg sparas hos HR. x Skatter (jämkningar mm) Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

Läggs in i Heroma av lön om underlag finns. x

Jourjournal

Kontrolluppgifter Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Lönebidrag Heroma Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Lönelistor Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Lönespecifikationer Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Sjuk och friskanmälningar Heroma Digitalt Vid inaktualitet Enligt lönesystem och personalakt

Sjuklön, försäkran för Heroma

Digitalt 7 år Enligt lönesystem

Läkarintyg (sjukintyg) Nej Papper Vid anställnings avslutande

Skatter (jämkningar mm) Heroma

Digitalt 7 år

Vård av Barn Heroma Digitalt 7 år

Läggs in direkt på schemat i Heroma. x

Kontrolluppgifter görs ej längre då vi använder AGDI. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm. x

Finns digitalt i Heroma, skrivs ut vid behov. x

Finns digitalt på Swedbank, mobilt Bank-ID krävs. x

Original sparas i pappersform i personalakt. Årlig kontroll av vad som skall sparas (bedömning görs av HR). Sjukintyg lämnas till närmsta chef. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm hos HR. x

Kronologisk Sparas hos närmsta chef. Om indragen sjukpenning ska intyg sparas hos HR. x

Enligt lönesystem och personalakt

Närvaro- och frånvarostatistik Heroma Digitalt/Papper Bevaras Enligt lönesystem

Läggs in i Heroma av lön om underlag finns. x

Alla rapporter skrivs ut och sparas i pappersform pärm hos HR-avdelningen. x

Forskningsunderlag. Rapport tas ut ur lönesystem och sparas i pärm. x Återbetalda löneskulder Heroma

(Lönespec, lönelistor).

Arbetsglasögon

Dokument om uttag av arbetsglasögon förvaras hos närmsta chef. x Sjukvårdsförsäkring Heroma

I pappersform personalakt hos HR-avdelningen.

Rehabiliteringsutredningar pågående

Rehabiliteringsutredningar, avslutade

hos HR-avdelningen. x

Försäkringskassans beslut med bilagor Nej Papper Bevaras Personalakt Pärm personalakt hos HR-avd. Lönerelaterat sparas i akten. x Läkarintyg (sjukintyg) Nej Papper Vid anställnings avslutande Se anmärkning Sparas hos närmsta chef. Om indragen sjukpenning ska intyg sparas hos HR. x Omplaceringsutredningar Heroma Digitalt Bevaras Enligt lönesystem

Förvaras i Heroma under Hälsosam. x

Friskvårdsatsningar (dokumentation av) Nej Papper Bevaras Se anmärkning Pärm hos närmsta chef. x

Remisser Företagshälsovården Nej Papper 2 år Personalakt

Listor Företagshälsovården

Behandlingsöverenskommelser Nej

Anmälan av arbetsskada eller allvarligt tillbud

Anmälan till Fora (Kollektivanställda)

Betalning av pensionspremie (fakturaspecifikation)

Listor och överenskommelser om löneväxling

Listor och överenskommelser om individuell pensionsplan

Överenskommelser om avtalspension

hos aktuell företagshälsovård.

2.5.1 Förvalta IT-stöd och system

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

Är egentligen ingen hantering i strikt mening, men detta förvaltande är centralt för Rättviks Fastigheters informationshantering. Vi har även valt att räkna de viktigaste IT-stöden och systemen.

Handlingstyp Registrering

Ekonomisystem Visma Business Visma Digitalt x Momentum RC RC Digitalt

Hanterar taxeförbrukningar, molntjänst. x Heroma Heroma Digitalt

Lönesystem. x Momentum fastighetssystem PM Digitalt Molntjänst. x Evolution Evolution Digitalt

Insikt innefattar budget prognos samt investeringar Insikt Digitalt

Poängen - Hyra Poängen - Hyra Digitalt

Dokument- och ärendehanteringssystem. x

Lagring sker i molnet. x

Lagring sker i molnet. x Poängen - Komponent PoängenKomponent Digitalt

Lagring sker i molnet. x PAAM system hantering nycklar (nyckelskåp) PAAM Digitalt x TAC (övervakningssystem ventilation) TAC Digitalt

Capego Capego Digitalt

Bokslutssystem. x RCO (tagg-system) RCO Digitalt x Mitel (telefonväxel) Mitel Digitalt x Wolters-Kluwers - Skatteoch deklarationsprogram Capego Digitalt

Övriga IT-system och moltjänster

Utgör register Digitalt

Lista över samtliga IT-tjänster och system finns på Teams/administration/Budget. x FieldTrack FieldTrack Digitalt Färdskrivare bilar. x Kartteknink Digitalt

FAR Online Digitalt

Byggdagboken Digitalt Tidsredovisning. x KI Finnans Digitalt

Ahlsell Storage Digitalt Lagersystem.

Kommers Digitalt

Datcha Digitalt Värderingsverktyg.

ILOOQ Digitalt *

Webport Digitalt

Schneider Electrics Digitalt

TIBB Digitalt

Eco Online Digitalt Kemikalier.

Draftit Digitalt

Draftit Digitalt

Dotkeeper Digitalt

Dotkeeper Digitalt

Ramboll Digitalt Lagbevakning.

Ramboll Digitalt

Sitevision Digitalt

Lagbevakning.

Sitevision Digitalt

2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning

2.5.2

Ansvarig för hanteringen:Teknik- och egenkontrollsamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet

Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet

Listor för maskinunderhåll Park och väg. Nej Papper Vid inaktualitet

Listor för maskinunderhåll Park och väg. Nej Papper Vid inaktualitet

Register över maskiner, fordon och dylikt Nej Digital Bevaras

Register över maskiner, fordon och dylikt Nej Digital Bevaras

Pärmar för Drift och Skötsel finns på respektive områdes undercentral, fläktrum eller maskinrum. Förvaras även i förrådet vid kontoret.

Pärmar för Drift och Skötsel finns på respektive områdes undercentral, fläktrum eller maskinrum. Förvaras även i förrådet vid kontoret.

Förvaras i lådhurts i verkstaden.

Förvaras i lådhurts i verkstaden.

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Attestinstruktion/Allmänna listor/Bilobjekt.

Incidentrapportering maskiner Nej Digitalt Se anmärkning Se anmärkning Om det blir ett tillbud eller olycka hanteras det i IAsystemet. Om maskin går sönder utan tillbud eller olycka rapporteras det till arbetsledare. x

2.6.1 Planera för Nödläge

2.6.1 Planera för Nödläge

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Attestinstruktion/Allmänna listor/Bilobjekt. Incidentrapportering maskiner Nej Digitalt Se anmärkning Se anmärkning Om det blir ett tillbud eller olycka hanteras det i IAsystemet. Om maskin går sönder utan tillbud eller olycka rapporteras det till arbetsledare. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp

Krishanteringsplan Nej Digitalt viaTeams Bevaras

2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete

2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Policy- och styrdokument/Policydokument/Krispolicy.

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Policy- och styrdokument/Policydokument/Krispolicy.

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Handlingstyp

Krishanteringsplan Nej Digitalt viaTeams Bevaras

2.6.2 Bedriva

arbetsmiljöarbete

Handlingstyp

Arbetsmiljömål

Arbetsmiljöplaner som upprättas vid egna projekt

Nej

Nej

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Teams/Rättviks Fastigheter/ Allmänt/Policy- och styrdokument/Policydokument/Krispolicy. Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Ansvarig för hanteringen: Teknik- och egenkontrollsamordnare

Digitalt Bevaras Se anmärkning Vi hanterar alla mål i vår affärsplan.

Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Kronologiskt efter datum

Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastigheter/Alla fastigheter/Pågående projekt/ Investeringsprojekt/Arbetsmiljöplan. x Instruktioner till arbetsuppgifter med arbetsmiljörisker

Teams/Rättviks Fastigheter/ Personal/Arbetsmiljö/Riskinventering och Skyddsronder.

Anmälan om avvikelse, tillbud och olyckor

Anmälan om tillbud och olyckor till arbetsmiljöverket

Årssammanställningar över arbetsskador/ tillbud

Ansvarsfördelning arbetsmiljö

Skyddsrond protokoll

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

av tillfällig, ringa eller kortvarig betydelse

Korrespondens av betydelse

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Diarieförda handlingar Diarium Papper/digitalt Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess. Papper/digitalt beroende på hur orginalet x Ärendekort Diarium Papper/digitalt

År/Diarienr Skrivs ut och fogas till akten i samband med

Årslista över diarieförda ärenden Nej Papper/digitalt Bevaras Alfabetisk x

Beslut med besvärshänvisning

besvärshänvisning

Domstolshandlingar

Korrespondens av betydelse Diarium Papper/digitalt Bevaras

rörande

2.7.4 Arkivering

Handlingstyp Registrering

Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i diaret.

Gallringsbeslut Diarium Papper Bevaras Kronologiskt I de fall de inte är fastställda i informationshanteringsplanen.

Arkivförteckningar Visual Arkiv Digitalt Se anmärkning Kommunarkivet ansvarar för bevarande

2.8.1

Information Hemsida Nej

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Vid inaktualitet Se anmärkning Hemsidan uppdateras löpande, sida för sida. Sker vid regelbundna månadsmöten. x Trycksaker Nej Digitalt

Press och media Nej

Bevaras Kronologiskt efter datum

Bevaras Kronologiskt efter datum

Uppdateras vid inaktualitet. Digital version sparas. Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/Kundtjänst/Informationsmaterial.

Förvaras i Teams /Rättviks Fastigheter/kundtjänst/Informationsmaterial. x Mina sidor Momentum Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Information kan läggas ut på mina sidor. Hanteras i fastighetssystemet. x

Kundtidning Nej

Digitalt/Papper

Bevaras

Kronologiskt efter datum

Sociala medier (Facebook) Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum

Anslagen information i fastigheter

Direktutskick till blivande och befintliga hyresgäster

Nej

Nej

Tas fram av Riesbeck Reklam. Digitalt exemplar sparas. Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/ kundtjänst/ Informationsmaterial/ Kundtidning. Sparas även på vår hemsida. x

Notera att meddelanden från besökare är allmänna handlingar och detta skall vara tydligt för besökare. x

Digitalt/papper Vid inaktualitet Se anmärkning Information som publiceras i digitala trapphustavlor sparas i systemet. x

Digitalt/papper Vid inaktualitet

Utskick kommer framförallt att ske via mina sidor. Ev pappersutskick av betydelse sparas digitalt i Teams/Rättviks Fastigheter/Kundtjänst/Informationsmaterial/Hyresgäster.

Fotografier Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla bilder skall finnas i en bildbank. Förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/Kundtjänst/ Informationsmaterial/Bilder.

i urval. Endast handlingar av betydelse.Varje funktion/anställd ansvarar för att spara ner handlingar av betydelse i enlighet med infortmationshanteringsplanen.

blir ett separat ärende och ges ett eget

Investeringsbeslut Nej Papper Bevaras Projekt

Planerade investeringar tas på styrelsemöte i dec. Investeringar över 2 500 000 kr kräver nytt styrelsebeslut, investeringar därunder beslutas av VD.

Arbetsmiljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Kvalitetsplan Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Miljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Adress och distributionslista nyproduktionsprojekt Nej Digitalt 10 år efter garantitid

Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt. x

Avtal med entreprenör Diarium Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie

Tidplaner Nej Digitalt 10 år efter garantitid

Protokoll startmöte Nej Digitalt Bevaras

Protokoll projekteringsmöte Nej Digitalt

Original förvaras i kassaskåp, kopia sparas i kommers elite.

Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Riskanalys Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Handlingar (ansökan och beslut) rörande sökt bygglov, kontrollplan, rivning

Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket

Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt. Registreras även hos kommunen.

Diarium Papper Bevaras Projekt Totalentreprenören gör detta.

Miljöinventering Nej Digitalt Bevaras Projekt När det är klart sparas den i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll från ansvarsbesiktningar, för- och efterbesiktningar

Diarium Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll byggsamråd Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll byggmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Original förvaras i pärm hos fastighetschef. Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll ekonomimöte ÄTAhantering (ändring tillägg avgående) Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Protokoll samordningsmöte Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Tvisteärenden inom projektet Diarium

Papper/Digitalt Bevaras Projekt Skapas eget protokoll. Utgör eget ärende i Evolution. Hittas ingen gemensam lösning går det vidare till domstol.

Korrespondens av betydelse Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Kallelser rörande besiktning Nej Digitalt Bevaras Projekt Kallas via outlook samt anges i besiktningsprotokoll. Det är besiktningsmannen som kallar.

Protokoll löpande besiktningar och lutbesiktningar Nej

Papper/Digitalt Bevaras Projekt Original förvaras i pärm hos fastighetschef. Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Entrepenadgarantier Nej Papper/Digitalt Bevaras Fastighet Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt. Projektförsäkringar Nej Digitalt Bevaras Projekt Kopia sparas under Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt.

Ritningar / Relationsritningar Nej Papper/Digitalt Bevaras Fastighet Sparas i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Nyproduktionsprojekt. Beställningar inköp Se 2.3.1

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering

Utredningar som ligger till grund för planerat och löpande underhåll

Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/1 Alla fastigheter/ Underhållsplan.

årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/1 Alla fastigheter/ Underhållsplan.

Handlingstyp

Underhållsplaner

Utredningar som ligger till grund för planerat och löpande underhåll

Genomförande av mindre projekt Nej

4.1 Bedriva interna projekt

Handlingstyp

Bevaras Projekt

personuppgift

Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/1 Alla fastigheter/ Underhållsplan.

Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/1 Alla fastigheter/ Underhållsplan.

Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas under Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Mindre projekt.

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

personuppgift Avtal Diarium Papper

Delrapporter Nej Papper/Digitalt

Ekonomisk slutredovisning Nej Papper

Förstudier Nej Papper

Bevaras Egen nummerserie

Bevaras Projekt

Bevaras Projekt

Bevaras Projekt

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt

Förvaras även i avtalspärm i kassaskåp. x Ansvarig för hanteringen: Controller

Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Minnesanteckningar Nej Digitalt/papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Protokoll med bilagor Nej Papper

Projektdirektiv Nej Papper

Projektplaner Nej Papper

Slutrapporter Nej Papper

Uppdragshandlingar Nej Papper

Utvärderingar Nej Papper

Beslut Nej Papper

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

Projektdokumentation Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

PM Nej Papper Bevaras Projekt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt

5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt Fysiska dokument förvaras hos Fastighetschef. Digitalt förvaras de under Teams/Rättviks Fastigheter/1 Alla fastigheter\Pågående projekt Hanteringen senast uppdaterad:

Inom denna hantering hanteras all uthyrning och uppsägning, även den som sker i samband med nyproduktion. Det bedrivs även ett samarbete med Rättviks kommun, Socialförvaltningen.

5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning

Beskrivning

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Inom denna hantering hanteras all uthyrning och uppsägning, även den som sker i samband med nyproduktion. Det bedrivs även ett samarbete med Rättviks kommun, Socialförvaltningen.

Reg av kundprofil

Hyreskontrakt garage/p-plats

Hyreskontrakt lägenhet

Vid inaktualitet Tas bort enligt branschstandard 1 år efter utflytt och skulder är reglerade.

Digitalt+papper Vid inaktualitet Bokstavsordning per objekt

Uppsägning Momentum Digitalt+papper 1 år

Gallras 1 år efter avtalets slut. Sparas i bokstavsordning i pärm. x

Digitalt signerade avtal sparas i Momentum, övriga sparas i pärm. Uppgifterna finns i Momentum, avpersonifieras enligt branschstandard. x

Hyrespärm + Momentum Kan sägas upp via Mina sidor och sparas då i Momentum. Uppsägning på annat vis sparas i gallringspärm "Uppsagda lägenheter" årsvis. Uppgifterna finns i Momentum - avpersonifieras enligt branschstandard. Gallras 1 år efter avflyttning. x

Uppsägningsbekräftelse Momentum Digitalt+papper 1 år Pärm + Momentum Sparas med kontraktet i 1 år. x

Ansökan om direktbyte internt och externt Momentum Papper Vid inaktualitet

Uthyrningsunderlag

Fram till kontraktskrivning

om andrahandsuthyrning

Ansökan om näringslivsförtur

Se uthyrningspolicy för underlag som kan behöva inhämtas. Raderas efter kontraktskrivning eller avslag. x

Hämtas in vid byte med extern part och medgivande inhämtas. Lämnas även till myndigheter vid förfrågan. x

i

och sparas i pärm med avtalet. x

hämtas via vår hemsida. x

Beslut om att 20 % av omflyttningarna kan gå till någon form av förtur. Vilka det är framgår av vår uthyrningspolicy. Tilldelning sker innan lägenhet läggs ut. Inflyttningsorsak noteras och kan följas upp.

5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden

Beskrivning Alla handlingar inom hanteringen

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Fotografier

5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden

Beskrivning

Alla handlingar inom hanteringen omfattas av sekretess

Handlingstyp

Klagomål/ störningsärenden Momentum

Varningsbrev

Brev om uppsägning

Övrig kommunikation i ärendet, t ex mail, telefon

5.1.6 Administrera kravhantering

Utskick krav/ ifrån ekonomi

Handlingar rörande skuldsanering från Kronofogdemyndigheten

Varningsbrev pga sena hyresinbetalningar/ obetalda hyror

Uppsägning pga sena hyresinbetalningar/ hyresskuld

Inkassoärenden

5.1.7 Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Gallras efter 1 år om ej rättslig hantering uppstått. x

Kopia på brev sparas på kund i fastighetssystemet. Ingen kopia sparas fysiskt. x

Skall skickas rekommenderat. Kopia sparas i Momentum. x

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

till Marginalen efter 7 arbetsdagar

skickas ut enligt mall samt kopia som sparas under kund i Momentum. x

när det skickas. x

Bevaras Se anmärkning Ärendet hanteras hos Marginalen. x Hanteringen senast uppdaterad: dec-25 Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift Brev om uppsägning till hyresgäst och socialtjänsten

Nej Papper

Beslut från domstol eller hyresnämnd

Ansökan om avhysning till Kronofogdemyndigheten

Utslag / Beslut från kronfogden

Minnesanteckningar i ärenden

Korrespondens av betydelse

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

Bevaras Se anmärkning Marginalen sköter utskick till hg och kopia skickas till socialtjänsten. x

5.2.1 Hantera uthyrning av lokal

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Annons på ledig lokal Nej Hemsida Vid inaktualitet Per objekt Avslag på lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet Per objekt x Ekonomisk upplysning lokalhyreskund

Innehåller personuppgift

Nej Digitalt+Papper Vid inaktualitet Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kredit-upplysning. Sparas tillsammans med avtal. x LokalhyresansökanSpecifika Objekt

Nej Digitalt Vid inaktualitet Per objekt Intresseanmälan går att göra via formulär på hemsidan. x

Lokalhyresavtal Momentum Digitalt+Papper Bevaras Per objekt Nya avtal signeras digitalt och sparas i Momentum. Äldre x Besiktningsprotokoll

Nej

Digitalt Vid inaktualitet Per objekt Sparas digitalt i Momentum. Gallras när nytt besiktningsprotokoll har upprättats. x Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs.

5.2.2 Hantera uppsägning av lokalkontrakt

Handlingstyp

Brev om uppsägning/ villkorsförändring av lokal

Dom i tvistemål lokalhyreskontrakt

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

i avtalspärm. Uppsägningsdatum registreras i Momentum. x

Kopia finns i avtalspärm. x Hyresnämndens medlingsbeslut

5.2.3 Hantera överlåtelse av verksamhet

Ansvarig för hanteringen: Uthyrningssamordnare

personuppgift Förfrågan om att överlåta verksamhet Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Sparas på kund i Momentum. x Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Teams-administration-hyresavtal lokaler. x Överlåtelseavtal Momentum Papper Bevaras Per objekt Läggs ihop med hyresavtalet i avtalspärm. x Besiktningsprotokoll Nej Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm.

5.2.4 Hantera uppläggning av blockuthyrning

Beskrivning

Ex servicebostäder, gruppbostäder mm. I samverkan med kommunen. Upplägg av kontrakt.

Ansvarig för hanteringen: Ekonomiassistent

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Innehåller personuppgift Blockhyresavtal, per fastighet Momentum Papper/Digitalt Bevaras Sortering per objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Momentum om avtalen signeras digitalt. x Korrespondens av betydelse Nej Digitalt Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs. x

5.3.1 Hantera felanmälningar

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25 Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Arbetsorder - Felanmälan Momentum Digitalt 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet Momentum per objekt

Arbetsordrar internt och felanmälan externt behandlas på samma sätt i Momentum. x

Innehåller personuppgift

5.3.2 Hantera inre och yttre skötsel

E-post Hemsida+ Telenor Digitalt Vid inaktualitet Per objekt Information som är viktig skall registreras i Momentum med datum för meddelandet. x Hantering senast uppdaterad: dec-24

Ansvarig för hanteringen: Fastighetschef

Handlingstyp

Innehåller personuppgift Skötselscheman Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt efter datum Skötselplan yttre skötsel rörande gräsytor och rabatter förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/1 Alla fastigheter/Skötselplan.

Protokoll obligatoriska besiktningar Nej Papper 2 år Kronologiskt per objekt. Scheman och ronderingar samt vilka besiktningar det rör sig om finns i Momentum samt bygg-dagboken. Fysiska protokoll förvaras hos teknik- och egenkontrollsamordnare. Digitala protokoll i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Drift och skötsel.

Jourschema intern Nej

Jourtelefonlista

Risklistor

Hanteras i Lönesystem samt hos Fastighetschef. x

Finns hos Fastighetschef/ arbetsledare och kundtjänst. x

Fastighet/Risklistor.

i Lönesystem samt hos Fastighetschef.

Skötselscheman

Protokoll obligatoriska besiktningar

Skötselplan yttre skötsel rörande gräsytor och rabatter förvaras i Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/1 Alla fastigheter/Skötselplan.

Nej Papper 2 år Kronologiskt per objekt. Scheman och ronderingar samt vilka besiktningar det rör sig om finns i Momentum samt bygg-dagboken. Fysiska protokoll förvaras hos teknik- och egenkontrollsamordnare. Digitala protokoll i Teams/Rättviks Fastigheter/Fastighet/Drift och skötsel.

Jourschema intern Nej

Jourtelefonlista intern och extern

Digitalt/Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Hanteras i Lönesystem samt hos Fastighetschef. x

Nej Digitalt/Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Finns hos Fastighetschef/ arbetsledare och kundtjänst. x

Risklistor Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Teams/Rättviks Fastigheter/ Fastighet/Risklistor. x Snöjour Nej

Fotografier kopplat till serviceordrar Momentum

Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt Hanteras i Lönesystem samt hos Fastighetschef. x

Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas i Momentum.

Filmer Nej Digitalt Vid inaktualitet Kronologiskt Ex. filmning av avloppsrör och dyl. Sparas vid ev reklamationer. Sparas hos Fastighetschef/arbetsledare.

5.3.3 Informationshantering för lås- och passersystem

Beskrivning

Hanterandet och administrerandet av information som genereras i digitala lås - och passersystem.

Ansvarig för hanteringen: Kundtjänsthandläggare

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25

Handlingstyp

Information kopplad till nycklar till hyresgäster R-card Digitalt+papper Vid inaktualitet. Digitalt sökbart Hyresgästen tilldelas en kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. x Information kopplad till nycklar till anställda

Information kopplad till nycklar till entreprenörer

R-card +papper Digitalt+papper Vid inaktualitet. Digitalt sökbart Anställda tilldelas en kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Utdrag av registrerade kan göras om det efterfrågas. x

R-card +PAAM Digitalt Vid inaktualitet. Digitalt sökbart Kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Utdrag av registrerade kan göras vid behov. x

Information rörande ID06 R-card Digitalt Vid inaktualitet. R-card

Kodbricka. Passeringar loggas löpande. ID06 ge behörighet till bland annat byggarbetsplatser. Vissa anställda har detta. ID06 kan förses med behörighet i lås- och inpasseringssystem. x

Hanteringen senast uppdaterad: dec-25 Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning

Nyckelkvittenser/ fullmakter Momentum PAAM

Digitalt+papper 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet Bokstavsordning

Trapphusblad i trapphus Momentum+ Rcard Digitalt+papper Vid inaktualitet

Nyckelkvittens tidsbegränsad utlåning

Inkommande handlingar och frågor (brev, e-post och telefon)

Innehåller personuppgift

Signeras på papper och sparas i pärmar per objekt med hyresavtal. x

Skapas och sparas i Momentum. Skrivs ut vid uppdateringar. x

PAAM Digitalt Vid inaktualitet Per datum Utlåning av nycklar och utrustning till hyresgäst och leverantör. Uppgifter sparas så länge de är utlånade. x

Telefon+e-post Digitalt+papper Vid inaktualitet Kronologiskt Om det inte är ett rent informationsärende, vidarebefordra till ansvarig person och noteras i Momentum och/eller i diariet. Frågor i telefonmeddelande besvaras eller vidarebefordras till ansvarig person. x

Uppgifter till Mina sidor Momentum Digitalt 1 år efter avflytt. Vid inaktualitet Kronologiskt per objekt

Genereras i marknadssystemet, skickas till folkbokföringsadress eller identifieras med Bank-ID. x

Kvittenser för ID06 kort (ej vanliga ID kort) R-card Digitalt 1 år Digitalt sökbart x

Rättviks Fastigheter AB

Besöksadress: Vasagatan 6, 795 30 Rättvik

Postadress: 795 80 Rättvik

info.rfab@rattvik.se | www.rattviksfastigheter.se