GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE
Examen Especial al proceso precontractual, contractual y de ejecución de la subasta inversa electrónica SIE-GADPZCH-054-2015 obtención de un mixer hormigón (auto cargable) dentro del proyecto de adquisición de equipo caminero para el mantenimiento y mejoramiento de la red vial provincial de Zamora Chinchipe,, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2014 y el 30 de abril de 2017
AUDITORÍA EXTERNA OP ZAMORA CHINCHIPE Zamora - Ecuador
RELACIÓN
DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
SIGLAS Y ABREVIATURAS
SIGNIFICADO
%
Porcentaje
AP-GADPZCH
Aprobación
de
UTILIZADAS
Pliegos
-
Gobierno
Autónomo
Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe Atrtotiz~ción
AUT-SERCOP
-
Servicio
Nacional
de
Contratación
'. · P(lblic·ii: ·• . . . CIF
...
....
COMEX
· · · Costo, seguro
: ..' '....
y flete
Comité de Comercio Exterior Código Orgánico Organización Territorial, Autonomía y
COOTAD
Descentralización · :·::·
y Equipo Caminero
Sociedad
Delegación Provincial de Zamora Chinchipe
.
iQ~4~0PZCH-Ae· . ·..
Técnica
Anónima
.·.··.··.· .
Distribuidora
Dirección Regional 4 - Delegación Provincial de Zamora _
_
. Chin~pipe.
-Auonoría .~terna .
.
. Gobíerri.O Autónomo Descentralízado
.. GADPZCH-DF
Provínclal
de.
Zamora Chinchipe ~ Dirección. Financiera
H:
Honorable
IVA:·:·.·
Impuesto al Valor. Agreg~~o
NCI·
Norma de Control Interno · ·..
PN
Producción nacional
R.O.
Registro Oficial
SERCOP
SERCOP-CZL. ·."· ·.·
. . . ..
. .
·.
Servicio Nacional de Contratación Pública . . .-:· ... Servicio
Nacional
de.
Contratación
Pública
C.oordinación zon.alloJci .. SIE~GADPZCH
S~ba$ta. Inversa. Eledrónic~·. ~ Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe
SPI
Sistema de Pagos lnterbancarios
uso
Dólares de los Estados Unidos de América
ÍNDICE CONTENIDO
PAGINAS
Carta de presentación
1
CAPITULO 1 INFORMACION INTRODUCTQRIA Motivo del examen. '. Objetivos Alcance Base
..
•
det.ex_¡;¡rnen.··•· ..' ·. delexamen ·
·.
.. . ·. . .
2
<>
2 2
Jegal
3
Estrtlcb.1ra. orgánica .: ... · ..
3
Ob.jetj\¡osde la entidad•.•··
5
M.i:>htgde recursosexarninados
5
Ser,Viddres retacíonados
5
CAPITULO 11 RESULTADOS
DEL EXAIVIEN · ·
Anticipo contractual
. .
..
. .
..
·· .. ·.·······. entregado fuera del término leQ.al
.. ·.
·:.
Liquidación del contrato sin descontar la multa por mora · .·. . . .. · ..
..
·•·.·······.······
Modíficaciones al objeto del contrato y al presupu~sto referencial ·.... . . . ·. . ··.. .
·.
··:··:
....
.·. ·.
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10
.··.·.21··
ANEXOS Anexo 1: N6miria de servidores relacionados
25
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Ref: Informe apr
Zamora, Señor Prefecto Provincial Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe Ciudad. De mi consideración: La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectúo el examen especial al proceso precontractual, contractual y de ejecución de la subasta inversa electrónica SIE-GADPZCH-054-2015 obtención de un mixer hormigón (auto cargable) dentro del proyecto de adquisición de equipo caminero para el mantenimiento y mejoramiento de la red vial provincial de Zamora Chinchipe, del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2014 y el 30 de abril de 2017. La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad,
e
r>
Dr.;V'ice te Gabriel Berrú Apelo, Del~ado rovincial de Zamora Chinchipe
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN
INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, se realizó en cumplimiento alaorden de trabajo 0004-DR4-DPZCH-AE-2017 de 22 de mayo de 2017, modificada con memorando 173-DR4-DPZCH-AE de 5 de junio de 2017, y de conf9r1T1idad al plan operativo de control del año 2017, de Auditoria Externa deJaDelegación Provincial de Zamora Chinchipe, de la Contraloría General del
. -.
Estado.•.. •. •.. . ·. ~-·. .
. .
Objetiv~~ del examen .. / <
.
.
. ··..
. .
• < Ú.ornprobarsj.los. procesos precontractual, contractual y de ejecución de la subasta <inv~~sa electrónidá SIE-GADPZCH.;054-2015, se desarrollaron observando las -: ~is~osiciones legales.yen las condiciones más.tavorables para la entidad; • •· Determinar el cumplimiento de las fases del procedimiento de contratación SIE·.• GA.t)P.ZCH-054-2015,desde la preparación hasta la fase pos contractual; Y; .: ~Ompr~bar si los mecanismos de calificación de I~ ofertés técnica y econémica
•
inlcíal.del procedimiento de contratación SIE-GADPZCH"'.054-2015,se cumplieron
.-·
de acuerdo a las condiciones definidas en los pliegos y en las disposiciones legales. Alcance del
examen • • ·.
El examen especial cubrió el análisis de los procesos precontractual, contractual y de ejecución de la subasta inversa electrónica SIE-GADPZCH-054-2015 obtención de un mixer hormigón (auto cargable) dentro del proyecto de adquisición de equipo caminero para el mantenimiento y mejoramiento de la red vial provincial de Zamora Chinchipe, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2014 y el 30 de abril de 2017.
.>:;· (
2
Base legal
La provincia de Zamora Chinchipe fue creada con Decreto Legislativo de 8 de enero de
1953, sancionado por el Ejecutivo el 28 de octubre del mismo año y publicado en el R.O. 360 de 10 de noviembre de 1953; disposición legal con la que se organizó el H. Consejo Provincial de Zamora Chinchípe. . .
.
Por resolución del.Conséjo.Previnclal, en sesión ordinaria de 14 de marzo de 2008, cambió la denominación de·H. Consejo Provincial de Zamora Chinchipe, a "Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe".
--
El cambio de denominación de. Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe a Gobierno Autóno1119 Descentrálizado Provincial de Zamora Chinchipe, se realizó mediante Ord~náhza aprobada por el Consejo en sesión ordinaria de 26 de mayo de 2011 .
...•.· .. ·.....
.·.•.·· .. ··
· ... · . ··
.
. ..
....
De conformidad al artículo 40 del COOTAD, el Gobierno Autónomo Descentralizado Prcvinéial de Zamora· Chinchipe, es unapersona jl,ltídica de derecho público, .con autenomla política, administrativa y finan~iera; está integradp por las funciones.. de pa.r.ticipación ciudadana; legislación y fiscalización; y, ejecutiva, para el ejercíclo de las
turicí~né~y competencias que Je corresponcJén; Estructur~orgánica
.-
..
El artículo 17 del Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico de Gestión órganizacional por Proceso~ deLGobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamor~ Chinchipe, .
.
.
.
expedido el 30 de septiembre de 2015, establece la estructura organizativa por procesos alineada a la misión institucional, de.la siguiente forma: MACROPROCESOS
PROCESOS/SUBPROCESOS
GOBERNANTE:
Direccionamiento
Estratégico
Provincial
(Consejo
Provincial) Gestión Estratégica Provincial Primer Ejecutivo Provincial: Prefecto o Prefecta Provincial Segundo Ejecutivo Provincial: Vice prefecto o Vice prefecta
3
MACROPROCESOS
PROCESOSISUBPROCESOS
AGREGADORES DE VALOR:
Obras Públicas y Vialidad Distritos Zonales A, B, C, D, E y F Unidad de Fiscalización Mantenimiento de Maquinaria y Transporte Mecánica General Bodega Satélite para el Parque Automotor Transporte Gestión Social, Turismo e lnterculturalidad Gestión Social Turismo e lnterculturalidad Gestión Ambiental
.-
Riego y Drenaje HABILITANTES:
DE ASESORIA: Procuraduría Síndica Planificación Ordenamiento Territorial Estudios y Diseños Tecnología e Información Proyectos Comunicación Social DE APOYO: Secretarla General Prosecretaria Administrativa Talento Humano Seguridad y Salud Ocupacional Bodega General Financiera Presupuesto Contabilidad Tesorería General Compras Públicas
DESCONCETRADOS:
Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Empresa Pública Hidroeléctrica Zamora Chinchipe
4
MACROPROCESOS.
PROCESOS/SUBPROCESOS Empresa Pública para
el Fomento Agropecuario y
Productivo de Zamora Chinchipe
Objetivos de. la entidad De conformidad al artículo 17 del Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, se. considera como objetivos o ejes estratégicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, los siguientes: •
Fomentar ~I mejoramiento del sistema económico productivo de la provincia, con enfoque de cadenas de valor, territorios de producción limpia, turismo cornunítano y
gata.J)tl~ •
de; soberanía, .: .. ·. ·.·
Reducir brechas de accesibilidad y comunicación inte.rmodal de la provincia para
· facilitar las relaeiones de intercambio comercial e intercultural; .<~n!Obuir
en
eiprcceso
de fortal~L,ento del sistema sociocultural, el dialogo
.· .
int~rcultural y el des~rrolló participativo e inclusivo; .
•
CC)ntribuira mejorar el equilibrio del medió.alTibie¡ntey la diversidad ecológíé~ de la <provirtqia; y,
·-
• ..
Fortalec~r de competencia del . . . el accionar institucional para la garantía dé derechos . . . . Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe.
Monto de recursos examínados .
.
.. .
..
.
.
.
.:
.
.
.
Los recursos examinados ascienden a 126500,QOp~D. que corresponde al valor de la compra del mixer hormigón, financiado con crédito del Banco del Estado conferido a través del contrato de financiamiento y fideicomiso suscrito el 25 de julio de 2014, y aplicado a la partida del presupuesto institucional 84.01.04.01 Maquinaria y Equipos. Servidores relacionados Ver detalle en anexo 1 5
CAPÍTULO 11 RESULTADOS DEL EXAMEN Anticipo contractual entregado fuera del término legal Mediante comprobante de gasto financiero 4888 de 4 de noviembre de 2015, se contabilizó el anticipo del 50% correspondierite al ·RlC>A.to del contrato suscrito el 18 de septiembre de 2015 con la casa comercialDrricAS,A.,
acreditándose los fondos en la cuenta corriente
del contratista el 18 del mismo mes y año, según consta en el detalle de órdenes de pago
ínterbancertas: transcurriendo 40 días término desde la celebración del contrato hasta la entrega efectiya del anticipo. El Dir~c.torFinanciero mediante oficio 0224-GADPZCH-DF de 4 de julio de 2017, presentó fotoe6pia certificada
Pl'~viri¿í~I.
ciel memorando efe .30
con el cJa1 le remitió a. dk~ha .unidad la documentación del proceso de
contr~tación SIE-GADPZCH-054-2015, paráque
de octubre de 2015 suscrito por el Prefecto
entr~ ellos el contrato suscrito con DITECA S.A.,
proceda con la entrega delaníicipo, demostra~do que desde que recibió la
doctlrnentación hasta la transferenc;:ia del anticipo ttanscurríeron 17 días, de los cuales 9
fuerond.e descanso obligatorio según la Ley,eltiempo rest~ntefue utilizado en larevisión de\l~documentación;
y, concluye señalando quelaDirección
Financiera no ha tetarclado
la entrega del anticipo. En la Cláusula Quinta.- Forma de pago del proyecto de contrato previsto en los pliegos aprobado~mediante.Resolución . ·. .
026-AP-GADPZCH-2015 de 7 de agosto consta . de2015, . . .
la siguiente descripción: . " ... (En esta cláusula /a JEn.tidad Coi'itrªti3qte qeta11a'11 contemplarse Ja entrega d~ anticipo (ha1t~
la
forma de pago. De
ü.~ máxim6 del 70%) del valor contractual,
se deberá establecer/a fecha máxima del pago del mismo)... ". A pesar de lo señalado en el párrafo descrito, el contrato celebrado el 18 de septiembre de 2015, entre el Prefecto Provincial y el apoderado de la representante legal de la casa comercial DITECA S.A. y suscrito además por el Director de Procuraduría Síndica como responsable de su revisión; en la cláusula quinta se estipuló la entrega del 50% del monto ~
,,;, -,
6
del contrato en calidad de anticipo, pero no se estableció la fecha máxima para su pago; por tanto, incumplieron el artículo 71.- Cláusulas obligatorias de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, que obliga a pactar el plazo para la entrega del anticipo el que no podrá exceder del término de treinta (30) días.
Por falta de la disposición contractual invocada, el Prefecto Provincial tardó 30 días hábiles para disponer al Director Financiero proceda con la entrega del anticipo,
y dicho servidor
10 días más para efectivizélrlo; hechos que dilataron la ejecución del contrato referido, puesto que, según . las. especiñcaciones técnicas que constan en la cláusula tercera del . . mismo documento, . el plaio para la entrega del bien objeto del contrato fue de 45 días contados a partir de 1SI entrega del anticipo. En consecuencia, el Prefecto Provincial al suscribir el contrato sin verificar ni exigir que el plazo
páta la entrega del anticipo conste en el documento, y el Director de Procuraduría
Síndi~>al revisary legalizar el contrato. prescindiendo de lo señalado, a más de la di~p()siciónlegal Citada, incumplieron elartículo 382 primer inciso del COOTAD, donde
estabíeee que los procedimientos administrativos que se ejecuten en los gobiernos . . .
.
autónomos descentralizados observarán entre otros, los principios de legalidad y co(lfianza legítima; e lnobservaron el artículo 1.2, Jetra a) del control previo de laLey Or~áni9a de la Contraloría Gen~ral del Estado; referente a que los servidores de la in$tit~ci6n, analizarán las actividades institucionales .• propuestas, antes•
de
su
autorización o ejecución, respecto de su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad y pertinenCia. El Director de Procuraduría Sindica, incumplió además las atrib4cicmesy responsabilidades señaladas en la cláusula 3.1. 1 letra b) números 6 y 12 del Estatuto Sustitutivoal Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.delGobierno . .
.
.
Provincial de Zamora Chinchipe vigente desde el 4 de febrero de 2011 hasta el 29 de septiembre de 2015, que en su orden dispone: estudiar los proyectos de contratos; y, diseñar, aplicar y asegurar el funcionamiento permanente de procedimientos de control interno relacionado con las actividades de su área•. Con oficios 0029 y 0030~0004-DR4-DPZCH-AE~2017de 25 de julio de 2017 se comunicaron los resultados provisionales al Prefecto Provincial y al Director de Procuraduría Síndica, servidores que no dieron respuesta. Luego de la lectura del borrador del informe, el Director de Procuraduría Síndica, mediante
!\"''•"'. ',_)
7
oficio 520-DPS-GADPZCH de 09 de agosto de 2017, con relación al anticipo contractual entregado fuera del término legal, señaló: "... 2. En el caso concreto de la observación del equipo de control, la celebración del contrato entre el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe
y representante legal de la empresa O/TECA S.A, para la adquisición de un mixer autocargable, en el cual no se ha fijado la fecha para la entrega del anticipo del 50% del valor del contrato, s€Jgú.n
Ja
Cláu.sµla Quinta del Proyecto del contrato previsto en
los pliegos aprob.a(:Jos mediante tf3sdlución Nro. 026-AP-GADPZCH-2015 agosto de 2015:-Alrespecto contrato previstó
en los
de 07 de
es necesario destacar lo siguiente: .- El proyecto de
pliegos, en la cláusula Quinta.- Forma de pago.- dice: De
conte.(nplatse la entrega de anticipo (hasta un máximo del 70%) del valor contractual, se d~bérá. establecer.la fecha máxima de pago ... no se ha procedido a fijar la fecha (día) en que debía ~mtreg~rse el anticipo acordado, toda vez que, este depende de la d.lSJJO$ición que.imparta el señotPrefecto
a la Dirección Financiera para su pago y no
d.~tlJirector de Pro~uraduría Sín~ica.-Ahora bien, el artículo 71 de la Ley Orgánica dél
Sistema Nacionatqe
Contratación Púl:)lica, que estipula la fijación la (sic) obligación de
-: pabtar un plazo para la entrega del anticipo que no podrá exceder del término de treinta
<. . .dí~s, circunstancia . .
lega/que difiere y contrasta. con/a cláusula quinta contemplada en . . .
· .: e/proyecto del contrato prevista en los pliegos dados por el SERCOP, lo que gtmera . duda en su aplicación, debido a que en dicho pliego exige que se fije una fecha y no Ún término de tiempo. - Respecto del comentario de/equipo
auditor que /afal.ta
de
fijaci()n de la fecha para la entrega del anticipo ha r~tarcladola ejecución de la entrega del ~b)eto del contrato, considero que no es adecuado ni pertinente, ya que el proveedor recién con fecha 6 de enero de 2016, cuando ha vencido en exceso el plazo para Ja entr(!!Jga d(3/ mixer materia del contrato, ingresa al puerto marítimo dicho bien, mismo que finaf(11enteesentreyado
el 19 de abrilde.201.6; conformese desprende de
la copia certificada· delácta de~ntregat~cepción expuesto vendrá a su conocimiento qr¡e mi
qlJe aÚjÜnfo ~domo justificativo.
ectueaon en
- De lo
calidad de Director Jurídico
como responsable de la revisión y no de la elaboración del contrato que se cuestiona, no se encuentra inmersa en lo previsto en el Art. 9 literales a) y b) del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades de la Contraloría General del Estado, por tanto no he obrado con una conducta positiva en perjuicio de los intereses del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, arrogándome atribuciones que no m~ corresponden .... ~ PETICIÓN.- Como queda justificado, el ejercicio de mi función
/\
,,,t._Q .
.. )
8
como Procurador
Síndico del Gobierno Autónomo
Zamora Chinchipe,
la he venido desempeñando
Descentralizado
Provincial de
y la desempeño con solicitud,
eficiencia, eficacia, diligencia y empeño que empleo generalmente en Ja administración de mis propias actividades, en estricto cumplimiento a los mandatos constitucionalesy legales, con lo cual demuestro que no he inobservado /as disposiciones legales y estatutarias que expresa en (sic) equipo auditor, dentro del contrato suscrito entre el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe y la empresa O/TECA S.A., para Ja adquisiciém de . un mixer autocargable, por tanto tampoco he . . contraviniendo (sic) lo <ii$puesto en la (sic) Atribuciones y Responsabilidades del Director de. Procdrad~ría Síndica del Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe, previstas en los numerales 3 y 6 del numeral
2.1.2 del Estatuto Sustitutivo al
Reglamentó Orgánico de Gestión Organizacionalpor Procesos del GADP de Zamora
Chinchipe y /os artículos 22 de la LOSEP, como expresa el equipo auditor en el
borractor del
ex;im:?h materia de la presente justificación.- Por todo lo expuesto,
i~ornedidamente. solicito se
me.
exc;luya del citado informe
y
de las presuntas
>re.s~onsabilidades que pudieran originarse en mi contra con motivo del presente
iif3>Cf)inen especial,..•". Lo mánifestado por el eervídor no jústifican la. omisión.de consignar en el contrato 131 plazo
err.c¡u~ la entidad debía proceder al paqo dél anticipo, observando que el límite para hacerlo;.no podía exceder del término de treintadias,yaque para suscribir el docurn~nto fue
de su responsabilidad la revisión del documento; en consecuencia no se modifica el
com~~tarí()del informe. Conclusión El Prefecto Provincialy~lapqd~rado.de la representanteleqalde.la.empresa DITECAS.A., suscribieron el 18 de septierl1brede 2Ó15 el .contrat~ para la éid~uisiciónde un mixer de . hormigón (auto cargable), y firmado además por el Director de Procuraduría Sindica como responsable de su revisión. En la cláusula quinta se estipuló la entrega del 50% del monto del contrato en calidad de anticipo, pero no se estableció la fecha máxima para su pago, conforme el proyecto de contrato que consta en los pliegos aprobados. El Prefecto Provincial tardó 30 días hábiles para disponer la entrega del anticipo, y el Director Financiero 10 días más para efectivizarlo, lo cual se efectuó el 4 de noviembre de 2015 con comprobante de gasto financiero 4888, acreditándose los fondos en la cuenta del ~'~y
9
contratista el
18 del mismo mes y año; hechos que dilataron la ejecución del contrato, ya
que el plazo fijado para la entrega del bien objeto del contrato fue de 45 días contados a partir de la entrega del anticipo; en consecuencia, incumplieron los artículos 71.- Cláusulas obligatorias de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública;
382 primer
inciso del COOTAD;
y, 12, letra a) de la ley Orgánica de la Contraloria General del
Estado; el Director
de Procuraduría
responsabilidades
Síndica incumplió además, las atribuciones y
señaladas en cláusula
3.1.1 letra b) números 6 y 12 del Estatuto
Sustitutivo al Reglamento OrgáJ:licO. eje Ge~tión Organizacional por Procesos del Gobierno Provincial de Zamora Ghinehipe de
4de febrero
de 2011.
Recomendaciones
:.:. ··.· .. .
. .: ·.:··:· .. . . : . . .
Prefe«o ~r()vincial:
AJ
: ::..
·.·:··.· ..... ·.. ..
1. ·
. ...
Suscribirá los contratos administrativos establecidos a la Ley Orgánica del Sistema Na.cional de ó.ontratación
> Óbiiáatorias,
Pública, observando
que se incorporen
entre ellas el plazo para I~ entrega del anticipo en caso de haberlo, el
>¿u~Jno podrá exc$der del término d~lreinta (30J días;disposiciones
>
las cláusulas
que constarán
ta"1bién en los proyecto~ de c()ntrato qué forman parte de los pliegos aprobacJÓ.s
·•. para el efecto.
Al
D.irectorde Procuraduría
Sindica:
... ·. . .... ·.··
2. Revis~rá
.
los contratos
y
administrativos
todos
los que
la entí(ia.d euscriba,
verificando. . y exigiendo que en ellos consten las cláusulas obligatorí~s coníorme a .. . . . . .. .
.
.
los proyectos de contrato que figuran en los pliegos aprobados, como el plazo para la entrega del anñcípo
que no
podráexceder
dettérmin'o
cté treinta
(30) días.
Modificaciones al objeto. del . c~nltato Yal presupuesto .:~ncial El Coordinador Zonal 7 del SERCOP, como parte del proceso de monitoreo realizado al procedimiento de contratación SlE-GADPZCH-054-2015
para la obtención de un mixer
de hormigón (auto cargable), tramitado por el Gobierno Autónomo
Descentralizado
Provincial de Zamora Chinchipe, mediante oficio SERCOP-CZL-2015-0637-0
de 3 de
septiembre de 2015, comunicó a la Prefecta Provincial, encargada, que de la revisión
~,,.,_~..
10
del pliego precontractual
y la información
publicada
en el portal institucional
del
SERCOP, ha observado dos hallazgos, que fueron motivo de análisis en la presente acción de control, de ellos el siguiente:
" ... Se ha verificado las especificaciones técnicas tanto del procedimiento de subasta inversa electrónica y del proceso de verificación de producción nacional, encontrándose incongruencias en la determinación de las mismas .... - Análisis.Revisado el pliego de/prpcilá.irnieátonµmeral 2.3 Especificaciones técnicas, se debe manifestar que
en ei Ü~rrr 1,24 f.uf!das se solicita
7 neumáticos incluido uno de
emergencia; c~ridic1ir)qr:i~ concuerda con las especificaciones técnicas del proceso de verific~tión dé producción nacional código PN-GADPZCH-002-2015 y de las cualriJ.$01.$ERCOPemitió la respectiva autorización la (sic) adquisición de un mixer
hottni§~n;en consecµencl~no
se entiende como la entidad contratante durante la
~t~~á. J.epreguñt~~ ~CJ~f~tiones.sostiene que se trata de un error involuntario se (~¡bjh;;o const~r~Ü~ se requier~; .Tneumáticos incluido uno de emergencia, cuando
iéh. '.realidadseff3C,uiere de 4 neumáticos más el de emergencia, por lo tanto dentro
/ d8.1Jtem antes •.~eñalado se debe.'iai~er de la siguiente manera: 1.24 Ruedas
Y pii1')ensiones rfríni,j,a~ 405!70x2.6? de 12 capas, 4 neumáticos, más et. de > ~~~tgencia. - Se desc~hocen los critet(os que adoptó la. entidad contratante paf.aJa ·) d.~tetminación de las especificaci~nes técnicas .. resoecso a las condicion~s
> fU.~damentalesy
funcionales ya que las mis~~s. sóh c~m.biadas en la et~pa de
preg~ntas y aclaraciones específicamente lo n31~~lon~d9a Iµ; ruedas sin .considerar qÜ~
é;.tas ya fueron establecidas en la verificacióT1de ~roducción nac;onaL.;';
·.
En la fas&<!~ lir~untas y respuestas, el proveedor UNIVERSAL[)E 90MERCIO UNIDECO
S.A,; ~114ae
agosto de 2015 a las 9:40, preguntó qu~ ~onfirfuen el tiempo
4s días.que consta.en 1a descripción técnr~~;. i:>regllnta que fue atendida por la Comisión Técnic~ en se~i0.n cje17 dé ~go~t() de 2015 ~~gún consta del Acta de
de entrega de
Preguntas y Respuestas suscrita ~ la~
14.:21; ~in ~mbargo, a más de contestar dicha
pregunta, en la misma acta señalan que el presupuesto establecido por la institución fue en el año 2014 y que en el presente año rigen nuevos precios, producto de la sobretasa arancelaria establecida por el Pleno del Comité de Comercio Exterior mediante Resolución 011-2015 de 6 de marzo de 2015, por tanto resuelven solicitar a la Dirección de Compras Públicas que eleve al portal la siguiente aclaratoria, misma que se publicó
-:
el. mismo día a las 15:46, con el siguiente texto: (
·--,·~
11
"
El presupuesto
referencia/
de la institución
es de
$ 173.600,00000 (Ciento
Setenta y Tres Mil Seiscientos dólares 000001100000centavos) dólares de Estados Unidos de América, sin incluir el /VA, precio CIF y el plazo estimado para la ejecución del contrato es de 45 días, contado DESDE LA FECHA DE NOTIFICACIÓN QUE EL ANTICIPO SE ENCUENTRA DISPONIBLE. Adicionalmente, la Comisión Técnica previa coordinación con la Dirección de Maquinaria, aclara, que dentro del ítem 1.24 de numeral 2.3 de las especificaciones técnicas, por un error involuntario hizo constar que se requiere, 7 neumáticos incluido uno de emergencia, cuando en realidad se teqiJíere de 4 neumáticos, más el de emergencia, por lo tanto dentro del ítem antes señalado se deberá leer de la siguiente manera: 1.24 Ruedas Dimensiones mínimas 405í10x20? de 12 capas. 4 neumáticos, más el de emergencia ... ". Los miembros de la Comisión Técnica no se percataron que la aclaración realizada modlñcaba el proceso de contratación; respecto del mecanismo de compra del mixer
hormigón; por tas siguientes razones: • · El presupuesto referencial sigue siendo de 173 600;00 USD sin incluir IVA, conforme . consta en la convocatoria; pero, se añade que será precio CIF, y se modifica el plazo de ejecución del contrato de 30 días previsto en Ja convocatoria a45 días contados desde la fecha de notificación de que el anticipo se encuentra disponible. •
El precio CIF, implica que la entidad pagará al contratista el.costo, seguro y flete del bien a importar, Jo que no constaba en los pliegos; sin embargo, esta modificación varió radicalmente el mecanismo de pago normal, por ello correspondía también precisar en los pliegos quien debía asumir los tributos .al. comercio exterior y las tasas por servicios aduaneros.
•
El incremento de los precios producto de la sobretasa arancelaria aplicada por el COMEX el 6 de marzo de 2015, fue la justificación para cambiar el presupuesto referencial a la modalidad CIF, mecanismo que le ahorraría el pago de los tributos al comercio exterior, pero para beneficiarse de éstas exoneraciones la institución debía convertirse en importadora del equipo, acogiéndose al artículo 125 literal d) del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, por ello la ' ~i:,:'~zación
estaria bajo su responsabilidad, proceso que además ocuparía
12
tiempo adicional que no fue considerado ni como parte del plazo de ejecución o fuera de él; aspectos que tampoco constan en los pliegos aprobados. •
El trámite de la contratación con un presupuesto referencial bajo la modalidad CIF, cambia también el pago de la liquidación económica del contrato, que impide aplicar las retenciones
del IVA e impuesto a la renta como una transacción
comercial
normal; puesto que la nacionalización corresponde a la institución importadora, pero con factura emitida por el fabricante a nombre del contratista, situación que tampoco se consideró en los pliegos; en consecuencia,
el proceso precontractual
estuvo
encaminado a seleccionar la empresa que tramitaría la importación del bien y no a seleccionar al proveedor del bien importado. •
La aclaración
relacionada
especificaciones
con la modificación del ítem 1.24, numeral 2.3 de las
técnrcas, altera también el objeto del contrato, puesto que al
disminuir el número de neumáticos (de 7 a 4), cambia también la funcionalidad de la máquina que se proyectó adquirir; además, la entidad en forma previa a iniciar el proceso SIE-GADPZCH-054-2015, ·tramitó con las mismas especificaciones · · técnicas el proceso de verificación de producción nacional PN-GADPZCH-002-2015 del mixer de hormigón, que concluyó con la autorización AUT-SERCOP-4425, por
· -Io que no se trata de un error deforma, sino de las características del bien objeto de contratación. En consecuencia, las aclaraciones realizadas por iniciativa propia de los miembros de la Comisión Técnica, dieron lugar a la modificación de los pliegos alterando el objeto del contrato y el presupuesto referencial, procedimiento que incumplió lo previsto en el artículo 22 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacíonal de Contratación Pública, donde señala que la máxima autoridad de la entidad contratante, su delegado o la comisión técnica, según el caso, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a través de aclaraciones ·podrá modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial de los mismos. Para incorporar las reformas al objeto del contrato y al presupuesto referencial, de conformidad al artículo 34 número 2 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, le correspondía a la máxima autoridad declarar . cancelado el procedimiento; sin embargo, no adoptó esta figura legal a pesar de que en el penúltimo considerando de la Resolución 026-AP-GADPZCH-2015 de 7 de agosto de 2015, con e
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13
la que aprueba los pliegos y autoriza el inicio de la subasta inversa, señala que la institución se acoge al derecho de adquirir el bien sin aranceles ni tributos es decir aplicando la modalidad precio CIF, por consiguiente, la decisión de la Comisión Técnica de solicitar al Director de Compras Públicas que publique las reformas a los pliegos como aclaraciones, fueron de su conocimiento.
La Prefecta Provincial, encargada, y los miembros de la Comisión Técnica intervinieron en la sesión de negociación
llevada a cabo el
28 de agosto de 2015, con el único
proveedor habilitado (Compañía DITECA S.A.), para mejorar la oferta económica inicial presentada; sin embargo, consta en el número 2 del acta suscrita, que luego de varias consideraciones el único oferente calificado manifiesta, que puede considerar un ,.-··
descuento total de 47 100,00 USD con relación al presupuesto referencial de la institución, quedando la oferta final en 126 500,00 USO más IVA; de lo indicado se advierte que la citada negociación no se realizó observando el presupuesto referencial modalidad precio CIF, por cuanto señala que el precio final es más IVA, a pesar de que ... ·..
. .
el valor. negociado tenía relación con los precios de mercado según la información obtenida para este propósito.
La Prefecta Provincial, encargada, mediante Resolución 009-A-GADPZCH-2015 de31 de agosto de 2015, adjudicó el proceso de contratación SIE-GADPZCH-054-2015, en las condiciones neg.ociadas y de acuerdo a la oferta técnica calificada, por tanto el 18 de septiembre del indicado año, se celebró el contrato de adquisición con el apoderado ..
.
.
especial de la Compañía DITECA S.A., con un plazo de 45 días contados a partir de la entrega del anticipo que se realizó el 18 de noviembre del mismo año. Las aclaraciones realizadas en la etapa de preguntas y respuestas correspondía agregarse al proyecto de contrate y hacerse constar en el proyecto definitivo, sin embargo, se modificó únicamente el objeto del contrato, en lo. relacionado al número de neumáticos constante en las especificaciones técnicas; pero, olvidaron incluir lo relacionado al presupuesto referencial precio CIF y sus efectos en el objeto, precio y plazo del contrato. Con el propósito de corregir las distorsiones que originaron las "aclaraciones" realizadas en la fase de preguntas y respuestas, la Prefecta Provincial, encargada, a pedido de los miembros de la Comisión Técnica, expidió la Resolución 004-MODIFICATORIA\
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14
GADPZCH-2015
de 28 de diciembre de 2015, con la cual modificó la resolución de
adjudicación que ya tuvo efecto jurídico con la celebración del contrato, añadiendo a continuación del artículo 2, lo siguiente:
" ... De conformidad a la oferta CJF presentada por el oferente COMPAÑÍA DITECA S.A., la compra se la realizará bajo la metodología de precio CIF, es decir, el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, se acoge al legítimo derecho de exoneración de impuestos ... ". El contrato modificatorio se celebró el 28 de diciembre de 2015, donde consta que en la Cláusula tercera- Objeto del contrato, después del numeral 3.02 del documento principal, se agregan los siguientes numerales:
"··: 3..ó3 EL CONTRATANTE adquirirá Jos bienes requeridos al CONTRATISTA bajo ·.la modalidad de "Importación Directa". Para el efecto, el CONTRATISTA, endosará los documentos de importación a favor del CONTRATANTE previo a la nacionalización ae los equipos.- 3.04 EL CONTRATISTA aun cuando ceda los . >documentos a favor del CONTRATANTE, está obligado a realizar el proceso de • nacionalización por cuenta de/CONTRATANTE; por Jo que deberá incurrir en todos · los gastos pertinentes, valores que se encuentran incluidos en el precio del contrato.-
3.05 EL CONTRATISTA procederá a la facturación de los bienes importados aplicando el valor CIF y bajo Ja modalidad de reembolso; pot /o que no generará el impuesto al valor agregado /VA. .. ". Además se modificó la Cláusula cuarta.- Precio del contrato, de la siguiente forma: ". .. 4. 1 El valor del presente comreto y que la ENTIDAD CONTRATANTE pagará a Ja COMPAÑÍA O/TECA S:A., es de CIENTO VEINTE Y SEIS MI QUINIENTOS CON
001100 centavos de dólar de Jos Estados Unidos de América, precio CIF ($ 126 500,00), de conformidad con la oferta presentada por el contratista ....- 4. 2 Los precios acordados en el contrato, constituirán la única compensación al CONTRATISTA por todos sus costos, inclusive cualquier impuesto, derecho o tasa que tuviese que pagar, conforme se menciona en el numeral 4.1... ". La modificación a la resolución de adjudicación y al contrato suscrito, no solucionaron
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•
15
todas las deficiencias Cláusula
ocasionadas
por las citadas aclaraciones,
séptima.- Plazo del contrato, no se estableció
de nacionalización
al suscribir
al liquidar
los plazos,
disposición
legal ni contractual,
la desaduanización
los miembros
de la Comisión
de Recepción,
Técnica,
excluyeron del plazo de ejecución 84 días utilizados
mediante
una aclaración
al permitir que los integrantes
modifiquen
y no exigir que las modificaciones
e incorporadas
en el contrato;
el objeto
sustantivamente
más de la disposición
y los miembros de dicha
el objeto de la contratación
y el presupuesto
legal y reglamentaria invocadas, incumplieron
en los gobiernos
autónomos
descentralizados
principios de legalidad y confianza legítima; Ley Orgánica institución,
de la Contralorla analizarán
las
autorización o ejecución,
en la fase al
los pliegos, referencial,
a
el artículo 382 primer administrativos
observarán
e inobservaron
y el
Comisión
para modificar
inciso del COOTAD, el cual dispone que los procedimientos ejecuten
en
de la
del contrato
sean consideradas
por iniciativa propia que se publique la aclaración
alterando
sin contar con
del equipo.
presupuesto referencial,
solicitar
del contrato; esta
el acta de entrega recepción definitiva, donde
Por lo expuesto, la Prefecta Provincial, encargada,
de negociación
que en la
el tiempo que duraría el proceso
y si éste era o no imputable al plazo de ejecución
situación generó dificultades
Comisión
puesto
el artículo
que se
entre otros,
los
12, letra a) de la
General del Estado, referente a que los servidores de la actividades
institucionales
respecto de su legalidad,
propuestas,
veracidad,
conveniencia,
antes
de
su
oportunidad
y pertinencia, como parte del control previo.
Con oficios 0034, 0035, 0036, 0037-0004-DR4-DPZCH-AE-2017 se comunicaron
los resultados provisionales
de 25 de julio de 2017,
a la Prefecta Provincial, encargada y a los
miembros de la Comisión Técnica, sin obtener respuesta.
Luego de la lectura
del borrador del informe,
mediante comunicación
de 8 de agosto de 2017,
los miembros
de la Comisión
Técnica,
respecto a las modificaciones al objeto
del contrato y al presupuesto referencial, en lo principal expusieron:
" ... la determinación de las especificaciones técnicas con relación a las condiciones fundamentales y funcionales, le corresponde a la Dirección de Mantenimiento de Maquinaria previa coordinación con la Dirección de Obras Públicas, mismas que están en la capacidad de establecer las especificaciones técnicas de un vehículo (
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•
16
o
maquinaria de acuerdo a las necesidades institucionales y disponibilidad de dichos bienes en el mercado. En consecuencia, la elaboración de un documento técnico se tiene que elaborar considerando las mejores opciones de trabajo para la institución.Por otro lado, debemos indicar, que la elaboración de un documento técnico, implica realizar el respectivo
análisis de las especificaciones
técnicas del bien
a ser
adquirido y al momento de elaborar un documento técnico, se puede cometer errores de tipeo, por lo tanto, los mismos pueden ser enmendado (sic) en el transcurso de su trámite mediante aclaraciones del caso, tal y como lo faculta el Art. 31 de la LOSNCP. En éste caso, el error cometido no constituye un error sustancial que vaya a comprometer la funcionalidad u operación del bien, sobre todo, porque en el mercado no existen bienes con características similares al mixer de hormigón que contengan 7 neumáticos .... - Con respecto a que la Comisión Técnica mediante la aclaración realizada
modifica sustancialmente el proceso
de contratación
manifestamos, que en ningún momento se modificó el presupuesto referencial, ya que desde la Resolución de inicio se habla que la institución se acogía a comprar el bien de acuerdo a lo que determina el Art. 125 del COPCI, es decir se acoge al legítimo derecho de adquirir sin aranceles y demás tributos que se generen el (sic) proceso ... , tal y como le indicó a usted oficio (sic) SIN de fecha 26 de junio de 2017. Así mismo se le indico (sic) que dentro de los pliegos no se podía establecer que el presupuesto era precio C/F, ya que los mismos fueron elaborados mediante módulos facilitadores USHA Y, mismos que fueron establecidos por el SERCOP mediante resolución Nº RE-SERCOP-2014-0000015, de fecha 02 de octubre de 2014, los cuales contenían formatos predefinidos que no pueden ser modificados, es decir, es un utilitario informático, Por lo tanto, con el fin de evitar malas interpretaciones por parte de los proveedores invitados, organismos de control y para conocimiento general, la
Comisión
Técnica procedió
a realizar la debida aclaración.
Adicionalmente debemos manifestar que el precio es CIF y no FOB, y por lo tanto, se reconoce el costo del bien, seguro y flete, por lo tanto, ya no era necesario precisar que el oferente debía asumir los tributos al comercio exterior y las tasas por servicios aduaneros, debido a que era obligación del oferente entregar el bien en las instalaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe previa nacionalización por parte de la entidad adquiriente.- Con respecto
a que no se consideró dentro de los pliegos al tiempo adiciona/ que emplearía la nacionalización de los bienes, debemos manifestar que la Comisión Técnica si consideró el tiempo adicional por motivos de nacionalización, es por ello, que dentro \~
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(l.((~¿c .S•
.e; •
17
de la etapa de preguntas y respuestas se acepta un plazo de 45 días contados
a
partir de la fecha notificación de que el anticipo se encuentre disponible, dentro de este plazo también se consideró que el oferente a parte del tiempo establecido en el contrato, contaría con un plazo adicional de 30 días, que más o menos se estimó para la entrega del anticipo, de conformidad con LOSNCP.- En lo que concierne a que el proceso estuvo encaminado a seleccionar a que la empresa tramite la importación del bien y no a seleccionare/ proveedor importado (sic) debemos indicar que el proceso estuvo encaminado a la OBTENCIÓN DE UN MIXER HORMIGÓN (AUTOCARGABLE) dentro de (sic) proyecto de ADQUISICIÓN DE EQUIPO CAMINERO PARA EL MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LA RED VIAL PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE, bajo la figura precio CIF, de conformidad y en estricto apego a lo que señalan las leyes ecuatorianas vigentes relacionadas con el trámite, y en lo que en el borrador se manifiesta, son elucubraciones que carecen de fundamento técnico y legal.- Por otro lado, en lo referente a que la aclaración realizada modifica del (sic) ítem 1.24, numeral 2.3 de las especificaciones técnicas, alterando también el objeto del contrato, puesto que al disminuir el número de neumáticos (de 7 a 4), cambia también la funcionalidad de la máquina que se proyecta adquirir, debemos manifestar que la función del mixer es la preparación y transportación de hormigón y que en ningún momento el bien ha perdido su funcionalidad como se lo señala .... - debemos manifestar que la aclaración realizada no constituye una reforma sustancia/ al proceso de contratación que implique cambio al objeto de contratación, ya que el mismo, es la adquisición de un Mixer de Hormigón y como tal, se adquirió el bien, por consiguiente no aplicaba declarar cancelado el proceso, ya que como se explicó anteriormente, la aclaración realizada no implica alterar la funcionalidad del bien ... ". La Viceprefecta de Zamora Chinchipe, mediante oficio 0037-VCP-GADPZCH de 3 de agosto de 2017. en relación a las modificaciones al objeto del contrato y al presupuesto referencial, en lo pertinente señaló: "... En legítimo derecho a mi defensa, comparezco e impugno los fundamentos de hecho y de derecho de mi supuesto (sic) culpabilidad en el acto administrativorealizado al Examen Especial al Proceso Precontractua/, Contractual y de ejecución de la Subasta Inversa Electrónica SIE-GADPZCH-054-2015, obtención de un Mixer
¡~
hormigón (auto cargable) dentro del proyecto de adquisición de Equipo Caminero para \,..lv#• .s.e».
)
18
el mantenimiento y mejoramiento de la red vial provincial de Zamora Chinchipe, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, por el período comprendido entre el 01 de mayo de.2014 y el 30 de abril de 2017. Por lo que dentro del plazo concedido me pennito manifestar lo siguiente:. - a) Dentro de las atribuciones del Prefecto Provincial está: "Suscribir contratos, convenios e instrumentos que comprometan al gobierno autónomo descentralizado provincial, de acuerdo a la ley. b) Dentro de las atribuciones de la Viceprefecta está: "Subrogar al prefecto o prefecta, en caso de ausencia temporal mayor a tres días, durante el tiempo que dure la misma.d) Así mismo el Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por procesos del Gobierno Provincial .de Zamora Chinchipe, establece "La responsabilidad que tienen cada unidad Administrativa de Asesorar a la máxima Autoridad en todos los actos administrativos, jurídicos y financieros".- e) Mediante resolución Administrativa Nº 008CCT·GADPZCH-2017; .cJe fecha 26 de mayo del 2014, el ... Prefecto Provincial de Zamora Chinchipe, .nombró la comisión técnica para dicho proceso-
f) El 28 de
diciembre de 2015, he finnado /aResolución Nº 004-MODIFICATORIA-GADPZCH-
2015, en atención al oficio sin número del 28 de diciembre del 2015, suscrito por (sic) ·. miembros de Ja Comisión Técnica paré} Ja contratación del proceso No. SIE-GADPZCH. ·. 054-2015, quienes tienen el pleno conocimiento de lo actuado. - SOLICITUD. - Por las · · ··.consideraciones jurídicas expuestas, en mi ca.lidad de Viceprefecta, no he inc(;)mplido
. en el control previo señalado en el artículo 382 primer inciso del COOTAD y e/Ad. 12, literal a) de la Ley Orgánica de Ja Contraloría Genera/del Estado; toda vez qué; ante la ~UsfmCia del Prefecto he cumplido con los actos a.dministrativos encaminados por él, no sin antes dejar constancia que mi actuar ha sido en base a los informes técnicos y adininístrativos de los Asesores de la Entidad Provincial. En. consecuencia,·. solicito se . . digne desvanecer cualquier responsabilidad administrativa que s~ pretenda en mi contra ... ", Los miembros de la Comisión Técnlca emiti.eron observaciones al comentario, señalando que la aclaración realizada durante la fase de preguntas y aclaraciones no constituye una reforma sustancial al proceso de contratación que implique cambios al objeto de contratación y al presupuesto referencial, sin agregar documentación adicional que justifique sus aseveraciones; por el contrario, el análisis de auditoría confirma que las aclaraciones generó distorsiones en la ejecución del contrato suscrito el 18 de septiembre de 2015, lo que originó la modificación tanto de la resolución de adjudicación como del contrato, éste último a través de un contrato modificatorio para enmendar los \. ~ (¡,(..,~.,,.: ..,,,,.-e ,
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19
supuestos errores, donde precisamente se modificaron las cláusulas relativas al objeto y al precio del contrato, hechos que no modifican los resultados del examen.
La Viceprefecta,
en
constitucionales, Resolución
el texto
de
su comunicación,
004-MODIFICATORIA-GADPZCH-2015, de 2015 de los miembros proceso
algunas
y concluye señalando
legales y reglamentarias,
de 28 de diciembre
citó
disposiciones
que suscribió
la
en atención al oficio sin número de la Comisión
SIE:-GAOPZCH-054-2015,
Técnica
quienes
para la
contratación
del
tuvieron
pleno
conocimiento
de lo actuado; afirmación con la cual no desvirtúa los resultados del
examen, respecto. de las aclaraciones que realizó la Comisión Técnica durante la fase
de preguntas
y aclaraciones,
mismas
presupuesto· referencial,
errores
condición · de
Provincial
modificaciones
Prefecta
que alteraron
corregidos
el objeto del contrato
por la prenombrada
encargada,
mediante
la
autoridad
y el en su
suscripción
de
la
a la resoürcíón de adjudicación y del contrato original.
Conclusión
Los miembros de la Comisión Técnica previo conocimiento encargada, y durante la fase de preguntas. . . .
de la Prefecta Provincial,
y actaracíones. realizaron aclaraciones que . .
modificaron los pliegos, alterando el objeto del contrato respecto de las especificaciones. . técnicas y el presupuesto
referencial en relación a la modalidad dé pago precio CIF,
incumpliendo la prohibición establecida en el artículo 22 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; no obstante, en el acta de negociación
de 28 de agosto de 2015, suscrita con el único proveedor
(Compañía blTECA S.A.), en la Resolución 009-A-GADPZCH-2015 2015, de adludícación .del proceso de contratación
incluyeron lo relacionado
al presupuesto
de 31 de agosto de
SIE-GADPZCH-054~2015
contrato de adquisición celebrado el 18 de septlernbredel solamente la reforma de las especificaciones
habilitado
y en el
mismo año, se hizo constar
técnicas. (de 7 a 4 neumáticos),
referencial precio CIF
y no
y sus efectos en el
objeto, precio y plazo del contrato; situación que ocasionó problemas en la ejecución del contrato, por ello la Prefecta Provincial, encargada, en base al requerimiento
de los
miembros de la Comisión Técnica, con Resolución 004-MODIFICATORIA-GADPZCH2015 de 28 de diciembre de 2015, modificó la resolución de adjudicación que ya tuvo efecto jurídico con la celebración del contrato, donde refiere que la oferta presentada
3·. .:«.
por DITECA S.A., es precio CIF, y dispuso
20
a la vez que se formule el contrato
modificatorio
para enmendar los errores,
2015, donde se agregó a la Cláusula y 3.04,
y se modificó
solucionaron
que en la Cláusula
tercera.- Objeto del contrato, los numerales
la Cláusula
parcialmente
documento celebrado el 28 de diciembre
cuarta-
los problemas
séptima.-
Precio
contrato;
en la desaduanización
porque en la liquidación
sin contar
excluyeron del plazo de ejecución 84 días utilizados
del equipo; en consecuencia
los artículos
de plazos del acta
de Recepción,
la Prefecta Provincial,
los miembros de la Comisión Técnica a más de la disposición incumplieron
ya
al plazo de ejecución del
de entrega recepción definitiva, los miembros de la Comisión legal ni contractual,
que
no se estableció el tiempo que duraría
y si éste era o no imputable
contrato, lo que también generó dificultades,
con disposición
variaciones
3.03
provocados por las citadas aclaraciones,
Plazo del contrato,
el proceso de nacionalización
del
de
382 primer
inciso del COOTAD
encargada,
reglamentaria
y
invocada,
y 12, literal a) de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Recomendación Al Prefecto Provincial y a los Miembros de la Comisión Técnica:
3. Realizarán las aclaraciones necesarias para modificar los pliegos dentro de la fase de preguntas y aclaraciones de los procesos de contratación, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial; de ser necesario incluir reformas que modifiquen el objeto de la contratación,
la máxima autoridad,
declarará
cancelado el procedimiento y de persistir el requerimiento convocará a un nuevo procedimiento de contratación. Liquidación del contrato sin descontarla multa por mora Los responsables financieros a través de los comprobantes de movimiento financiero 1959 de 8 de julio de 2016 y gasto financiero 2428 de igual fecha, contabilizaron la liquidación y ejecutaron el pago, respectivamente, del contrato para la adquisición de un mixer de hormigón (auto cargable), celebrado el 18 de septiembre de 2015 con la Compañia
DITECA
S.A.,
descontando
previamente
el
anticipo
conferido
con
comprobante de gasto financiero 4888 de 4 de noviembre de 2015. En la liquidación y pago de los valores adeudados consta el acta de entrega recepción ~
,w.Í'wr•J
21
definitiva suscrita por los miembros de la Comisión de Recepción el 19 de abril de 2016, sin embargo los responsables financieros no se percataron que en los numerales 4 y 6 del citado documento figura la liquidación de plazos y económica del contrato, donde establece que la Compañía DITECA S.A., incurrió en 24 días de mora, por la cual se calculó
la multa de 3 036,00 USO, valor que inadvertidamente
omitieron descontar al
ejecutar el pago del saldo adeudado, ocasionando perjuicio económico a la institución en el señalado monto.
En consecuencia, el DirectorFinanciero al suscribir los comprobantes de liquidación y autorizar
la transterencia
contabilizar
la óbliqación
de recursos
a través
del SPI, el Contador
General
al
y la Tesorera General al tramitar y ejecutar el pago,
incumplieron el articulo 12, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, ref.erente a que IQ~ servidores institucío.nales
propuestas,
legalidad, veracidad,
de la institución, analizarán
antes de su autorización
conveniencia,
oportunidad
las actividades
o ejecución, respecto de su
y pertinencia, como parte del control
previo; e inobservaron la NCI 403-08 Control previo al pago, letra d}, que obliga a
veríñcar la existencia de asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de .las ..óbligaciones a.pagar. El
Director
Financiero,
incumplió
además
las
.f(mcione$,
atribuciones
y
responsabilldades : .
previstas en los números 20 y.22.. .del :E. statuto Sustitutivo al. . . Estatuto ,' . . Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno ·Ai.Jtonomo
Orgánico · de Desce~~tal.izado
Provincial de Zamora Chinchipe de 3b:~e·$ep.tiembre
de 2.0t5.,·que en
su orden obliqan a: verificar y calcular las retenciones correspondiente al impuesto a la renta, IVAy otros, en cada uno de los egresos que realice la institución provincial; y, a la revisión de
los comprobantes
de transferencia de pago a los acreedores.
Con oficios 0031, 0032 y 0033-0004-DR4-DPZCH':'AE-2017
de. 25 de julio de 2017, se
comunicaron los resultados provisionaíes al Director Financiero, al Contador General
ya
la Tesorera General.
El Director Financiero, mediante oficio 0260-GADPZCH-DF de 25 de julio de 2017, entre otros aspectos indicó que con oficio 0207-GADPZCH-DF
de 26 de junio de 2017 ha
entregado en cuatro carpetas copias certificadas del expediente solicitado, tanto del anticipo, liquidación y documentación fuente, que incluye la recaudación de la multa por \ < J~~.t;<'l<.lt.l.
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22
mora; y, nuevamente
adjuntó copias certificadas del comprobante
de movimiento
financiero 1308 de 15 de junio de 2017, que contiene la liquidación de la factura 004-002000000685 de 16 de junio de 2017 por 6297,11 USO, correspondiente a la adquisición de repuestos a la Compañía DITECA S.A., en la cual consta además el reconocimiento del derecho de cobro por la mora de 3 036,00 USO no descontada en la compra del mixer hormigón auto cargable y la respectiva recaudación vía descuento en la citada obligación de pago; en consecuencia, el perjuicio económico irrogado a la entidad ha sido restituido durante el examen. Luego de la lectura del borrador del informe, el Director Financiero, mediante oficio 0279GADPZCH-:DF de 1 O de agosto de 2017, en relación a la omisión de descuento de la mora, en lo pertinente señaló: ".:. En/o que respécta
a las supuestas
inobsetvancias al control previo señalado en el
• Arl .. 12, literal a) de la LOCGE y a los numerales 20 y 22 del ESEOGOPGADPZCH, que señala retencíón correspondiente al impuesto a Ja renta, /VA y otros, no me . específica a que retenciones se refiere, porque en el expediente de copias cerlificadas .· adjunte toda la documentación, incluye retenciones delos impuestos que según la ley . correspondía retener, así como.de la recaudación dela multa por mora.- Ratificándome . en el contenido y la ... Jefe de Equipo no ha considerado/a documentación de descargo del: cobro de la multa a la casa proveedora DITECA S.A., previo a la lectura del bort~dor, acto con el cual también estaría vulnerando midera.cho a la defensa tal como lo señala el literal c) del numeral 7 del Arlículo 76 de la. Constitución de la República de/Ecuador.- El valor correspondiente a la multa ha sido recaudado por la dirección fínancier{J, sin que haya mediado comunicación alguna del Equipo Auditor Externo para realizarlo ... "; El Director Financiero agregó nuevamente . en $Ü comurncacrón el comprobante de movimiento financiero 1308 de 15 de junio de 201 Tque contiene la contabilización del pago a la empresa DITECA S.A., por la compra de repuestos, donde consta la retención de la multa que no se descontó en la liquidación del contrato de adquisición del mixer de hormigón; documentos que ya fueron presentados en respuesta a la comunicación provisional de resultados; por tanto, la afirmación de que no fueron considerados los documentos que respaldan la recaudación de la multa por mora no tiene sustento, tampoco la declaración de que el valor de la multa fue recaudada sin intervención del equipo auditor, (
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23
puesto que el 22 de mayo de 2017 al iniciar el examen y solicitar
la documentación
pertinente, se determinó dicha omisión que fue comunicada al apoderado de DITECA S.A., y al Contador General, éste último admitió y ofreció descontar el valor en las obligaciones pendientes que tenía la entidad con la empresa, como en efecto lo hizo el 15 de junio de 2017 a través del comprobante
referido, lo cual no modifica el comentario del informe.
Conclusión
Los responsables financieros a través de los comprobantes de movimiento financiero 1959 de 8 de julio de 2016 y gasto financiero 2428 de igual fecha, contabilizaron la liquidación y ejecutaron el pago, del contrato para la adquisición de un mixer de hormigón (auto cargable}, celebrado el 18 de septiembre de 2015 con la Compañía DITECA S.A., anexando el acta de entrega recepción definitiva de 19 de abril de 2016; sin embargo, no descontaron del saldo adeudado la multa de 3 036,00 USO correspondiente a 24 días de mora determinada en los números 4 y 6, sobre la liquidación de plazos y económica del acta en referencia, omisión que ocasionó perjuicio económico a la institución en el citado valor que fue recuperado en el curso del examen. Incumplieron el artículo 12, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, e inobservaron la NCI 403-08 Control previo al pago, letra d). Recomendación
Al Director Financiero, al Contador General y a la Tesorera General: .-..
4. Gestionarán la liquidación y pago de los contratos de adquisición de bienes, verificando que se hayan efectuado todas las retenciones señaladas en la liquidación de plazos y económica que figuren en las actas de entrega recepción definitiva.
9r. Vic nte Gabriel Berrú Apelo 13)~gado Provincial de Zamora Chinchipe
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