Tools en sjablonen
4.9
Oprichting van een feitelijke vereniging
Samenwerken op bedrijventerreinen Leidraad
Bedrijventerreinen van de Toekomst juni 2026
4.9 Oprichting van een
feitelijke vereniging
Overwegende dat onderhavige ondertekenaars zich wensen te verenigen om gezamenlijk activiteiten te ontplooien ter verwezenlijking van een belangeloos doel, en dit zonder rechtspersoonlijkheid, sluiten de ondertekenaars de navolgende overeenkomst (de “Overeenkomst”).
Artikel 1: Naam, zetel en doelstelling
Naam
De feitelijke vereniging draagt de naam “ ”, hierna benoemd als de “Vereniging".
De Vereniging betreft een louter formeel samenwerkingsverband, zonder rechtspersoonlijkheid, tussen haar leden.
Zetel
De feitelijke zetel wordt gevestigd in
Doelstellingen
De Vereniging heeft een belangeloos doel en verricht daartoe activiteiten die uitsluitend op dit doel zijn gericht, desgevallend inclusief ondersteunende economische activiteiten voor zover ze het belangeloos doel dienen.
De doelstellingen van de Vereniging hebben betrekking op het volgende ………………………. [definiëren van bedrijventerrein].
Concreet heeft de Vereniging tot doel:
- Het bevorderen van een duurzame, toekomstgerichte ontwikkeling van het bedrijventerrein;
- Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van haar leden op het gebied van veiligheid, infrastructuur, duurzaamheid, innovatie, circulariteit, samenwerking, leefbaarheid en de uitstraling van het bedrijventerrein.
- Het samenbrengen van leden en bedrijven onderling met het oog op een betere samenhang en samenwerking.
- Het vertegenwoordigen van de leden naar overheden, instanties en derden.
- Het initiëren en ondersteunen van projecten die bijdragen aan de doelstellingen van de Vereniging.
Artikel 2: Lidmaatschap
Leden
Leden van de Vereniging zijn personen die deze Overeenkomst ondertekenen bij aanvang of nadien toetreden conform dit artikel 2.
Leden van de Vereniging kunnen onder meer zijn: alle ondernemingen, bedrijven en instellingen die gevestigd zijn op het bedrijventerrein, dan wel actief betrokken willen zijn bij de Vereniging.
Soorten lidmaatschap
Er zijn twee soorten lidmaatschap:
- Gewoon Lidmaatschap: bedrijven, instellingen, ondernemingen die zich op het bedrijventerrein bevinden en een directe bijdrage willen leveren aan de activiteiten en ontwikkeling van de Vereniging.
- Aspirant-lidmaatschap: bedrijven, instellingen, ondernemingen die niet op het terrein gevestigd zijn, maar actief betrokken willen zijn bij de Vereniging. Aspirant-leden hebben een adviserende rol, zonder stemrecht.
Aanmelding
Aanmelding voor het lidmaatschap vindt plaats door middel van een schriftelijke aanmelding gericht aan het bestuur, waarin het potentieel nieuw lid verklaart zich te willen conformeren aan de Overeenkomst van de Vereniging.
Het bestuur beslist over de toelating van de nieuwe leden.
Nadat het bestuur heeft beslist tot toelating van het nieuwe lid, zal deze laatste slechts toetreden door ondertekening van deze Overeenkomst (m.i.v. het aanvaarden de werking en bestaande rechten en verplichtingen in voormelde Overeenkomst).
Beëindiging lidmaatschap
Beëindiging van het lidmaatschap kan op 2 manieren:
- Opzegging door het lid: een lid kan het lidmaatschap opzeggen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan het bestuur, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden voor het einde van het verenigingsjaar.
- Opzegging door het bestuur: het bestuur kan het lidmaatschap beëindigen indien het lid niet voldoet aan zijn/haar verplichtingen of het doel van de Vereniging schaadt. Het betreffende lid heeft in dat geval de mogelijkheid om binnen de vier weken na kennisgeving door het bestuur van haar intenties tot opzegging van het lidmaatschap, een schrijven te richten aan het bestuur met het verzoek om te worden gehoord omtrent de mogelijkheid tot beëindiging van het lidmaatschap. Het bestuur geeft gevolg aan dit verzoek en zal het betreffende lid uitnodigen om gehoord te worden.
Een uittredend lid blijft in alle geval aansprakelijk voor verbintenissen ontstaan vóór de uittreding uit de Vereniging.
Verplichtingen van leden
Leden zijn verplicht de jaarlijkse contributie tijdig te betalen.
Leden dienen zich actief in te zetten voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de Vereniging.
Leden dienen zich te houden aan deze Overeenkomst en alle overige bindende beslissingen van de Vereniging.
Artikel 3: Bestuur
Samenstelling Bestuur
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden, met een minimum van drie personen, waaronder de volgende functies:
- voorzitter; en - secretaris; en - penningmeester.
Verkiezing en Termijn
Bestuursleden worden door de Algemene Ledenvergadering benoemd voor een termijn van drie jaar en zijn maximaal twee keer herkiesbaar.
Bij tussentijdse stopzetting van een bestuursmandaat wijst het bestuur een interim-bestuurslid aan tot de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
Verantwoordelijkheden Bestuur
Het bestuur draagt zorg voor de naleving en uitvoering van deze Overeenkomst en de besluiten van de Algemene Ledenvergadering.
Daarnaast is het bestuur verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het meerjarenplan en het jaarplan.
Besluitvorming Bestuur
Besluiten binnen het bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van het bestuur doorslaggevend.
Dagelijkse Bestuurstaken
De voorzitter leidt de vergaderingen, vertegenwoordigt de Vereniging en onderhoudt externe contacten.
De secretaris is verantwoordelijk voor de notulen van vergaderingen, ledenadministratie en correspondentie.
De penningmeester beheert de financiën en legt jaarlijks verantwoording af middels een financieel jaarverslag.
Vertegenwoordiging ten aanzien van derden – in rechte
De Vereniging wordt ten aanzien van derden en in rechte vertegenwoordigd:
[door alle leden gezamenlijk of een uitdrukkelijk door alle leden gemandateerde lasthebber].
Vergoeding
Bestuursleden verrichten hun taken op vrijwillige basis.
Eventuele onkosten die aantoonbaar verband houden met de uitoefening van de functie kunnen worden vergoed na overlegging van bewijsstukken.
Artikel 4: Organisatie en Vergaderstructuur
Algemene Ledenvergadering (de “Algemene Ledenvergadering”)
DeAlgemene Ledenvergadering ishethoogste orgaan vande Vereniging enwordt tenminste éénmaal per jaar gehouden, binnen zes maanden na het einde van het verenigingsjaar.
Daarnaast kan het bestuur een Algemene Ledenvergadering bijeenroepen indien een dringende aanleiding hiertoe bestaat of op schriftelijk verzoek van ten minste 10% van de leden.
DeAlgemene Ledenvergadering isbevoegdvoor:
- Het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening;
- Het benoemen en ontslaan van de leden van het bestuur;
- Het wijzigen van de Overeenkomst;
- Het goedkeuren van het meerjarenplan en het jaarplan.
- Het ontbinden van de Vereniging;
- Het vaststellen van het contributiereglement.
Kwartaalvergaderingen
Naastde Algemene Ledenvergadering organiseert de Vereniging elkkwartaal vergaderingen (de“kwartaalvergaderingen”)voor alle leden.
Deze vergaderingen dienen ter evaluatie van lopende projecten, het bespreken van de voortgang van commissies en het informeren van leden over ontwikkelingen op het terrein.
Uitnodiging en Agenda
Wijzigingsvoorstellen voor de Overeenkomst dienen ten minste vier weken voor de Algemene Ledenvergadering schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur.
Voor zowel de Algemene Ledenvergadering als de Kwartaalvergaderingen wordt de uitnodiging, inclusief agenda, ten minste drie wekenvoor de vergadering verstuurd.
Leden kunnen tot twee weken voor de vergadering agendapunten indienen.
Stemrecht
Elk lid heeft één stem. Besluiten worden genomen bij gewonemeerderheid van stemmen, met uitzondering van:
- een de wijzing van de Overeenkomst: wijzigingenaandeOvereenkomst kunnen slechts worden doorgevoerd met een tweederdemeerderheid (2/3)van de stemmen tijdens een Algemene Ledenvergadering; - de ontbinding van de Vereniging: tot ontbinding van de Vereniging kan slechts worden beslotenmet een viervijfdemeerderheid (4/5) van de stemmen tijdens een Algemene Ledenvergadering;
Artikel 5: Commissies en werkgroepen
Specifieke commissies en werkgroepen
De Vereniging kan commissies en werkgroepeninstellen om specifieke thema’s en projecten te ondersteunen. Deze commissies zijn bedoeld om concrete doelstellingen te realiseren en de belangen van de leden te behartigen binnen hun specifiek werkveld.
De Vereniging kan specifieke commissies en werkgroepen instellen om bepaalde taken en projecten uit te voeren, zoals:
- Duurzaamheidscommissie: Adviseert en ondersteuntleden bij verduurzaming van hun bedrijfsvoering en terreinbeheer.
- Veiligheidscommissie: Organiseert gezamenlijke veiligheidsinitiatieven zoals buurtpreventie en alarmnetwerken.
- Energiecommissie: Richtzich op het onderzoeken, bevorderen en implementeren van duurzame energieoplossingen, zoals de aanleg van gezamenlijke zonnepanelen, smart grids, en energieopslag. De commissie ondersteunt leden in het behalen van energiebesparende doelstellingen en de transitie naar hernieuwbare energiebronnen.
- Circulariteitscommissie: Stimuleert initiatieven ophet gebied van circulaire economie. De commissie onderzoekt enfaciliteert gezamenlijke projecten voorhet hergebruik van grondstoffen enmaterialen,afvalbeheer,en het bevorderen van eencirculairebedrijfsvoering bij leden.
- Innovatiecommissie: Stimuleert samenwerking op het gebied van technologische ontwikkelingen, digitalisering en slimme oplossingen.
Andere commissies kunnen op ad hoc basis worden ingesteld door het bestuur, afhankelijk van de actuele behoeften en strategische doelstellingen van de Vereniging.
Samenstelling
Een commissie kanbestaan uit leden vande Vereniging,aangevuld metexterne expertendie specifieke kennisof ervaring hebbeninhetbetreffende domein(bvb. duurzaamheid, veiligheid, energie, etc.).
De samenstelling kan variëren afhankelijk van het onderwerp en de projectdoelen, waarbij ook ad hoc commissies opgerichtkunnen wordenvoor tijdelijke of projectmatige initiatieven.
Desamenstelling van commissies wordttijdenseen vergadering inonderling overleg of opbasis van stemmen vastgesteld, waarbij ten minste één lid van het bestuur als aanspreekpunt fungeert.
Commissies rapporteren ………………………. [periodiek]aan het bestuur.
Werking en projectbasis
Commissies kunnen op permanente of projectbasis worden samengesteld. Voor elk nieuw project wordt een afzonderlijk werkplan en tijdschema opgesteld, waarin de verantwoordelijkheden, doelen en looptijd van de commissie worden vastgelegd.
Voor tijdelijke projecten worden externe experten ofspecifieke partners (zoals consultancybureaus, technologische specialisten of overheidsinstanties) betrokkenop basis van hun expertise en bijdragen aan het project.
Per project worden aanvullende afspraken gemaakt die schriftelijk worden vastgelegd,zoals het takenpakket, de rapportagelijnen en eventuele vergoedingen.
Artikel 6: Financiën
Contributie
De jaarlijkse contributie voor de leden wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering in het contributiereglement.
De contributie dient jaarlijks voor 1 april te worden voldaan door de leden.
Beheer van de Financiën
De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beheer.
Uitgaven die het door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurde budget overschrijden, dienen vooraf door het bestuur te worden goedgekeurd.
Kascommissie
De Algemene Ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee leden die niet tot het bestuur behoren, om de financiële administratie te controleren.
De kascommissie brengt verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 7: Gedragscode en Sancties
Gedragsregels
Leden dienen zich te houden aan de normen van goed ondernemerschap, met respect voor medegebruikers en omwonenden van het bedrijventerrein. Misbruik van het terrein, zoals onder andere: vervuiling, overtreding van milieuwetgeving en veiligheidsnormen, is niet toegestaan.
Sancties
Bij overtreding van de gedragsregels kan het bestuur, na het lid de mogelijkheid te hebben gegeven zich te verantwoorden, eensanctie opleggen. Mogelijke sancties zijn:
- Een schriftelijke waarschuwing; of
- Tijdelijke schorsing van het lidmaatschap; of
- Beëindiging van het lidmaatschap.
Artikel 8: Duur, ontbinding en bestemming vermogen
Duur
De Vereniging wordt aangegaan voor onbepaalde duur.
Een verenigingsjaar loopt van 1 januari tot 31 december van een respectievelijk jaar.
Ontbinding
Ontbinding van de Vereniging kan plaatsvinden in de volgende gevallen:
- bij doelbereiking;
- ernstige contractuele wanprestatie;
- door beslissing van de Algemene Ledenvergadering.
Het overlijden, de ontbinding of uittreden van een lid leidt niet automatisch tot ontbinding van de Vereniging.
Vereffening en bestemming
Bij ontbinding komen de activa die louter ter beschikking werden gesteld aan de Vereniging opnieuw toe aan het lid, die opnieuw volledig over het goed kan beschikken.
Bij ontbinding zal het saldo van het vermogen een bestemming krijgen in overeenstemming met het doel waarvoor de Vereniging werd opgericht en heeft gewerkt.
Artikel 9. Wettelijke toepassingen en Slotbepalingen
Slotbepalingen
Op deze Overeenkomst zijn de gemeenrechtelijke bepalingen inzake overeenkomsten van toepassing, samen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (voor zover verenigbaar met het belangeloos doel van een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid)
Volmacht voor vertegenwoordiging
De leden verlenen hierbij een volmacht aan de hierna aangeduide lasthebber(s) om de Vereniging namens alle leden te vertegenwoordigen binnen de grenzen van deze Overeenkomst:
Aldus overeengekomen en in zoveel exemplaren als er leden zijn, te .............................., op .............................., door de navolgende leden:
Naam: ................................................
Handtekening: ...............................
Naam: ................................................
Handtekening: ...............................
Naam: ................................................
Handtekening: ...............................